Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.
Этапы организации мероприятия
Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.
Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.
Этап 1. Конструирование
На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:
- Команда
Правильная команда – залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут – четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.
- Цель
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия – один из основополагающих этапов подготовки ивента.
- Тематика
Тематика мероприятия – основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)
- Формат
Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.
В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.
Этап 2. Подготовка
После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.
При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.
Этап 3. Проведение
Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия – это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.
Как составить план мероприятия?
Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.
Что же такое план мероприятия?План мероприятия – это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.
Написание плана мероприятия – не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.
Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.
Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.
В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.
Структура плана
Давайте сразу к делу 🙂
Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:
- Общие области работ
- Ответственные за общие области работ
- Конкретные задачи в каждой области работ
- Дедлайны
- Исполнители
- Финансы
Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных
Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:
- Организация места – в организацию места входит закупка или аренда оборудования и самого помещения, подготовка сцены, уборка зала и многое другое.
- Продвижение – на тему правильного digital-продвижения мероприятия у нас есть отдельная статья, советуем с ней ознакомиться .
- Поиск выступающих – поиск спикеров, обсуждение и утверждение их речи, подготовка логистики для спикеров и т. д.
Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.
Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты
Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн – дату начала и завершения работы над ней.
Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи – считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное – не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.
Шаг 3. Переходим к реализации
После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.
Как составить программу ивента?
Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.
Для начала вкратце обсудим тему составления программы.
Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.
Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.
- Выделите ключевой посыл, который вы хотите донести до аудитории. Процесс очень напоминает выработку слогана или миссии для бизнеса.
- Сформируйте внутреннюю сюжетную линию. Необходимо выстроить логику и структуру подачи информации зрителям, а также понять, какой уровень активности участников должен преобладать в разные моменты времени.
- Выделите блоки мероприятия по смысловому фактору. Смысловые блоки могут быть привязаны к конкретным выступающим, а могут к информации, которая будет доноситься до аудитории
- Найдите выступающих, подготовьте текст или обсудите с ними их речь.
При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).
То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.
За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.
Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!
08.10.2014
«Цели, задачи и результат мероприятия”
Одной из проблем, стоящих перед методистом является неумение молодых специалистов правильно определять цели и ставить задачи к мероприятиям и занятиям. На данном семинаре молодые специалисты имеют возможность не только получить теоретические знания о способах формулировки целей и задач, актуальности проблемы целеполагания, но также принять участие в работе по выявлению типичных ошибок при постановке целей и задач мероприятия.
Оценить
20602
Содержимое разработки
Автор:
Татаринцева Елена Владимировна
МБУ ЦРДПиМ «Факел» г.Ноябрьск, ЯНАО
методист
Семинар
«Цели, задачи и результат мероприятия»
Цель:повышение компетентности начинающего педагога-организатора по формированию умений грамотно ставить цели и задачи мероприятия и занятия.
Задачи:
Выявить уровень сформированности умения ставить цели и определять задачи.
Провести теоретическую подготовку самообразовательной деятельности по постановке целей мероприятия, отбора содержания материала в соответствии с целями.
Раскрыть связь конечного результата с поставленными целями и задачами.
Форма проведения: семинар.
Участники мероприятия: педагоги-организаторы, тренеры-преподаватели, специалисты по работе с молодёжью.
Материалы, необходимые для проведения упражнений: листы формата А4, ручки, раздаточный материал «Алгоритм постановки цели мероприятия (занятия)» (Приложение 1 ), «Требования к формулировке цели» (Приложение 2).
План проведения:
Теоретическая часть
1.1.Формирование целей и задач мероприятия
1.2. Виды целей
1.3. Результат
1.4.Ошибки, связанные с нарушением логики целеполагания
Практический блок
Аннотация
Одной из проблем, стоящих перед методистом учреждения сферы молодёжной политики является неумение молодых специалистов, не имеющих специального образования, правильно определять цели и ставить задачи к мероприятиям и занятиям. Поэтому возникла необходимость проведения специального семинара, на котором были даны определение понятия “цели мероприятия”, требования к постановке задач; представлены алгоритм и способы постановки целей.На данном семинаре молодые специалисты имеют возможность не только получить теоретические знания о способах формулировки целей и задач, актуальности проблемы целеполагания, но также принять участие в работе по выявлению типичных ошибок при постановке целей и задач мероприятия.
Вы не можете попасть в цель, которую не видите.
Но если вы видите ясную цель и продолжаете в нее стрелять,
то, в конце концов, в нее попадете.
Брайан Трейси
1.Теоретическая часть
1.1.Формирование целей и задач мероприятия
Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи. Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.
Цели – то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление.
Задачи – конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий.
Формирование целей и задач мероприятия – ключевой момент для начала работы. Это совершенно обязательный этап. Во всей литературе, посвященной организации мероприятий, он проходит красной нитью. Пропустив его, можно потерять смысл и направление всей остальной работы.
Это не пустые слова. Организация мероприятий – в целом творческая работа и увлекательный процесс. Тут много деталей, возможностей для реализации идей и фантазий, и всегда хочется скорее заняться обсуждением и подготовкой чего-то конкретного. Поэтому риск упустить связь идей с целями и задачами проведения мероприятия очень велик.
Как-то известный американский сатирик Марк Твен бросил такую насмешливую фразу: «Кто не знает, куда направляется, очень удивится, что попал не туда». А много веков тому назад римский писатель и философ Сенека утверждал, что «для того, кто не знает, в какой гавани бросить якорь, любой ветер попутный». Как видим, проблема целенаправленности деятельности человека не нова, и в принципе она сводится к утверждению: без цели – нет управления, без цели – нет результата. Почему?
Да потому, что сама цель есть заранее запрограммированный результат, который человек должен получить в будущем в процессе осуществления той или иной деятельности.
Обратите внимание! Это самая распространенная ошибка! Весь процесс подготовки мероприятия должен постоянно сверяться на соответствие сформулированным целям и задачам. Мелкие огрехи при подготовке и реализации исправить просто. Куда хуже, если вы упустите главное – цель, зачем все это делается.
Цель выступает как фактор, обусловливающий способ и характер деятельности, она определяет соответствующие средства ее достижения, она является не только спроектированным конечным результатом, но и исходным побудителем деятельности, ясность цели помогает всегда найти в работе «главное звено» и сосредоточить на нем усилия.
Говоря о технологии целеполагания занятия или мероприятия, необходимо четко и конкретно представлять себе не только и не столько средства, но, прежде всего, четко сформулированные цели, и, соответственно, конкретные, зафиксированные результаты, которые легко поддаются анализу учителя.
Если специалист забудет поставить цель, то, естественно, он не будет искать средства их осуществления, а потому идея, которая могла быть заложена в цели, не появится в результатах. Требования специалистов к самим себе и к воспитанникам в постановке целей должны быть максимально четкими и ясными.
1. Поймите, зачем вы делаете мероприятие.
2. Поймите, зачем люди идут на мероприятие.
Цель должна быть посильной, диагностичной (проверяемой в измеряемых показателях), адекватной ресурсам и соотнесённой с возрастными и психологическими особенностями воспитанников. Педагог-организатор должен ставить лишь ту цель, в выполнении которой он уверен. Ведь четкая постановка целей и их достижение создает ситуацию успеха и радости на мероприятии, без чего общение может превратиться в тяжелый, нудный труд. И следует отметить, что одной из черт современных технологий является, прежде всего, диагностика целей. т.е. каждый специалист, ставя цель должен быть, уверен, что она будет выполнена. Если уверенности нет, то цель должна быть на ступеньку снижена. Педагог-организатор должен брать не количеством затраченного времени, а четко поставленной целью и ее достижением.
Каждый этап мероприятия может иметь свою цель.
При постановке целей следует обращать внимание на следующее:
– проблемность материала;
– наглядность;
– воздействие на эмоции и чувства;
– стиль общения;
– применение знаний на практике;
– развитие способностей воспитанников;
– содержание материала;
– совокупность решений множества задач.
1.2. Виды целей
Цели мероприятия и занятия: образовательные, воспитательные, развивающие.
Образовательные цели
Вы пишите, что воспитанники узнают на занятии или мероприятии (конкретно): факты, события, термины, даты.
Пример:
На основе анализа фактов… подвести воспитанников к пониманию того, что…
Обеспечить освоение воспитанниками следующих фактов…, понятий…, идей…, терминов…
Выявить и осмыслить причины…, сущность…, значение…
Воспитательные цели
Это – эмоции, чувства, убеждения, отношение. Так как на одном занятии невозможно сразу же воспитать студента, то в формулировке воспитательных целей лучше использовать слова: «стремиться воспитать»; «способствовать воспитанию».
Примеры формулировок воспитательных целей:
1. Стремиться к воспитанию чувства гуманизма, коллективизма, уважения к старшим, взаимопомощи, чувства субординации, чувства такта. отзывчивости, отрицательного отношения к алкоголизму. наркомании, стремление к физическому здоровью;
2. Стремиться воспитать чувство ответственности за порученное дело, исполнительности, аккуратности, добросовестности, чувства долга, ответственности за сохранение тайны;
3. Стремиться воспитать чувство гордости за избранную профессию, бережного отношения к психике больного, умению управлять эмоциями.
Способствовать формированию чувств…, или эмоций, показав …
Укрепить взгляд в том, что…
Воспитание бывает разным: нравственное, патриотическое, эстетическое, трудовое воспитание и т.д.
Развивающие цели
Делятся на две категории:
Развитие мышления (анализ, синтез, индукция, дедукция, сравнение).
Навыки-умения (речь, память, воображение, составление плана, хронология, конспект, работа с красками).
Примеры формулировки развивающих целей занятия:
1. Способствовать развитию логического мышления;
2. Развивать память:
3. Развивать умения правильно обобщить данные и сделать вывод;
4. Развивать умение выделить главные свойства ..;
5. Развивать умение сравнивать, обобщать, анализировать.
6. Развивать наблюдательность
7.Paзвивать внимание.
8.С целью развития умения… организовать систему познавательных заданий…
1.3. Результат
Результат – это:
– конечный продукт
– достижение целей
– выполнение поставленных задач
– использование знаний в новых ситуациях
– использование знаний в жизни
– качество знаний и умений
– саморазвитие, самообучение, самообразование.
3. Планируемый результат:
– знания,
– умения,
– навыки.
1.4.Ошибки, связанные с нарушением логики целеполагания
1. Воспитательные задачи не соответствуют целям. Например, задача развития познавательных интересов не соответствует цели формирования у воспитанников активной гражданской позиции, поскольку решение задачи напрямую не связано с достижением поставленной цели.
2. Содержание мероприятия не соответствует целям и задачам. Например, цели и задачи мероприятия связаны с патриотическим воспитанием, а его содержанием является развлекательно-игровая деятельность воспитанников, слабо связанная (или никак не связанная) с формированием любви к родине, гордости за неё, знания истории Отечества и родного края, а также с другими компонентами, входящими в понятие «патриотическое воспитание».
3. Форма воспитательного мероприятия не соответствует целям и задачам.
Пример. Цель – «воспитывать культуру общения, формировать навыки общения». Форма построена на монологическом информировании: сначала педагог-организатор рассказывает аудитории о культуре общения, затем рассказывают, что они узнали на мероприятии о культуре общения. Возможно, что при такой форме воспитанники много узнают о нормах культурного общения, но они не получат навыков, отвечающих этим нормам: избранная форма просто не позволяет достичь поставленной цели.
4. Цели и задачи не соответствуют возрасту воспитанников.
Пример. Для детей 10-11 лет цель «Помочь воспитанникам в выборе профессии» неактуальна, потому что преждевременна для данного возраста, а в 16-18 лет цель «Познакомить с миром профессий» неактуальна, потому что от «знакомства» давно пора перейти к выбору профессии. В этом примере правильней было бы поменять цели местами.
5. Цели и задачи заведомо невыполнимы на одном-единственном мероприятии.
Например, бессмысленно ставить на мероприятии цели типа «воспитать коллективизм», «научить демократии», «сформировать толерантность» и т.п.
Вышеперечисленные ошибки возникают из-за отсутствия у специалиста чётких представлений о цели мероприятия и способах её достижения, т. е. фактически мероприятие лишено цели и не рассчитано на достижение какого-либо прогнозируемого результата.
Обобщая вышесказанное можно сформулировать требования к формулировке цели:
Цель выражается простыми словами, желательно одним предложением.
Цель должна легко «раскладываться» на последовательные шаги – задачи, которые необходимо решить, чтобы добиться результата.
Цель может быть достигнута в определённый период времени.
Цель может быть достигнута усилиями вашего коллектива или вашими усилиями.
Вы легко можете определить достигнута цель или нет.
2. Практический блок
1. Выявление типичных ошибок при постановке целей и задач;
2. Выработка рекомендаций по постановке целей и задач.
Список использованной литературы
Кириллова, Г.Д. Теория и практика урока в условиях развивающего обучения, М. Просвещение, 1980.
Манвелов С.Г. «Конструирование современного урока», М. Просвещение, 2002 г.
Инернет-ресурсы
Материалы сайта http://www.kakprosto.ru
Материалы сайта http://www.totfip.ru
Материалы сайта http://sch25.minsk.edu.b
Приложение 1
Алгоритм постановки цели мероприятия (занятия)
1
Не совершайте главной ошибки большинства молодых специалистов. Цель мероприятия ставится до составления основного конспекта, а не после. Постановка цели как вывод из уже готового плана – это отписка и формальность. Именно из цели мероприятия должен вытекать его формат, ход заданий, которые вы дадите детям, а не наоборот.
Поймите, что такое цель мероприятия. Цель – это то, к чему вы стремитесь, то, чего хотите добиться, проведя данное мероприятие.
2
Определите тип цели, которую хотите поставить. Все цели можно условно разделить на четыре большие группы – образовательные, воспитательные, коррекционные и развивающие. Возможно, вы собираетесь поставить сразу все эти цели, а может быть, вам хватит и какой-то одной.
К образовательным относятся цели, ориентированные на обучение детей. То есть, такие цели начинаются словами «объяснить», «дать», «научить».
К воспитательным – те цели, которые направлены на воспитание духовного и морального облика. Это цели «сформировать отношение», «узнать, какие эмоции вызывает…», «способствовать развитию… (того или иного чувства)».
К развивающим относятся те, которые направлены на развитие того или иного навыка. Например, «Научить анализировать лирическое произведение» или «Привить навыки работы с красками».
Коррекционные цели ставятся лишь в крайних случаях, например, в работе с детьми с ограниченными возможностями.
4
Поставьте цель. Умейте отличать цель от задачи. Если говорить в общем и целом, то задачи – это пути достижения цели, это те пункты, выполняя которые вы добьетесь поставленной цели.
Приложение 2
Требования к формулировке цели
Цель выражается простыми словами, желательно одним предложением.
Цель должна легко «раскладываться» на последовательные шаги – задачи, которые необходимо решить, чтобы добиться результата.
Цель может быть достигнута в определённый период времени.
Цель может быть достигнута усилиями вашего коллектива или вашими усилиями.
Вы легко можете определить достигнута цель или нет.
Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/64971-celi-zadachi-i-rezultat-meroprijatija
Также вас может заинтересовать
- Система работы педагогов над темами самообразования
- Требования к учебному занятию в учреждении дополнительного образования
- Анализ работы художественно-эстетического направления за 2011-2012 учебный год
- Образовательная программа инновационной образовательной практики
- Профилактика стресса. Управление стрессом.
«Свидетельство участника экспертной комиссии»
Оставляйте комментарии к работам коллег и получите документ
БЕСПЛАТНО!
Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.
Что такое план мероприятий
План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.
План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.
Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.
Для чего нужен план мероприятий
Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.
Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.
Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.
Как написать план мероприятий
Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:
- Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
- Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
- Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
- Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
- Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
- Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.
Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.
Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.
План мероприятия пример
Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.
| Цель | мероприятие | срок | ресурсы | ответственный | ожидаемый результат |
| рост выручки с сайта на 50% в 2016 году | Ежедневная публикация минимум 3х новостей | ежедневно | бюджет 15000р | Пупкин В.П. | обеспечить рост трафика на 30% в месяц |
| поменять расположение рекламных блоков | до 01.12.2015 | договорится с программистом | Иванов И.И. | CTR с РСЯ 0,8 | |
| Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам | еженедельно | спланировать время, 1 час в неделю | Иванов И.И. | не менее 1000 переходов в неделю с писем | |
| Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно | ежемесячно | 5000р/мес | Иванов И.И. | рост трафика с продвигаемых запросов на 1000% |
Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.
Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.
План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.
Определение плана мероприятий
План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.
При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.
На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.
Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.
Создание
Имеет программа мероприятия образец.
Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:
- Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
- Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
- Обозначить ожидаемый результат.
- Прописать сроки.
- Упомянуть ответственных лиц.
- Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
- Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
- Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.
Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.
Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий
Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:
- Описание праздника.
- Примерное количество участников.
- Время и место проведения.
- Исполнители и ответственные лица.
- Обоснование.
- План-график.
- Отчетность и контроль.
- Желаемый результат по каждой позиции.
- Финансирование в цифрах.
- Иные приложения.
Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.
На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.
Что нужно предусмотреть
Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:
- Количество присутствующих.
- Подбор меню.
- Оформление зала.
- Техническое оснащение.
- Фото и видео съемку праздника.
Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.
Образец плана на месяц
Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.
Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.
Форма годового плана
План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.
Основные требования к документации:
- Указать полные реквизиции компании.
- Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
- Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.
Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.
Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке “Файлы работы” в формате PDF
От степени разработанности плана мероприятия зависит его продуктивность и эффективность.
План мероприятия – это документ, который определяет цели, конкретные действия мероприятия, требования к его результату, сроки выполнения и исполнителей этих действий. Совокупность мероприятий может представлять собой:
проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов,
программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.
Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. План мероприятий требует кропотливой и вдумчивой работы. Хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта [2].
Самая простая структура плана мероприятия выглядит следующим образом:
– наименование мероприятия;
– цели и задачи мероприятия;
– целевая аудитория;
– временные сроки мероприятия;
– база проведения мероприятия;
– исполнители мероприятия;
– смета мероприятия;
– ожидаемые результаты (показатели);
– приложение [3].
Наименование мероприятия должно быть не длинным и замысловатым, более кратким и отражать всю сущность мероприятия. Также можно использовать простые слова, но с двойным смыслом.
Цель мероприятия должна быть одна, а задач может быть много. Ведь задачи являются механизмами с помощью, которых достигается цель. Для того, чтобы цель была достижима и реальная, существуют критерии при постановки цели. Примерные критерии при постановки целей:
– Конкретность (понятие «конкретность» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь);
– Измеримость (в постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы: когда будет считаться, что цель достигнута? какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута? какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?);
– Достижимый (цели по должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к 0);
– Значимый (для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач учреждения);
– Ограниченность во времени (цель должна быть ограничена по выполнению во времени, а значит должен быть определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении цели. Установление временных рамок и границ для выполнения цели позволяет сделать процесс управления контролируемым) [1].
Оптимальное количество задач для мероприятия от 3 до 5. Если более 5 задач, то это уже проект, а не одно мероприятие или задачи повторяются, просто по-разному сформулированы, а суть одна.
Целевая аудитория – это та возрастная и социальная категория людей, на которых направленно данное мероприятие. Успех мероприятия зависит от правильно выбранной целевой аудитории. Если данное мероприятие не подходит под возрастную категорию, или хуже того, под социальную, то насколько не была бы насыщенная программа и четко разработанный план, людям участвовать в нем будет не интересно.
Временные сроки нужны для того, чтобы контролировать и следить за, подготовкой и проведением мероприятия. Подготовка и проведение мероприятия не должны быть затянутыми, для этого и ставятся временные сроки.
Изначально планируя, проведение мероприятия, команда организаторов должна знать, на какой базе они будут его проводить. Если своей базы не имеется, то организаторы должны составить договоренность с администрацией учреждения, которая предоставляет базу.
Исполнители мероприятия – это команда организаторов, которая разрабатывает и проводит само мероприятия. Иерархия в команде может быть различной. Примеры иерархий в команде:
– Руководитель, информационный сектор, методический сектор, исполнительный сектор;
– Менеджер, супервайзер, тим-лидер, волонтеры [4].
Смета мероприятия разрабатывается заранее, т.к. нужно просчитать все позиции, которые понадобятся при организации мероприятия. Смета сначала разрабатывается исполнителями, затем отправляется на рассмотрение, если одобряется, то позиции закупаются. Это очень долгий и важный процесс, поэтому нужно подходить к этому вопросу серьезно.
Организация и проведение любого мероприятия должна иметь на выходе получение каких-либо позитивных изменений. Для того, чтобы отслеживать изменения, прописываются ожидаемые результаты и показатели, с помощью которых показываются эти результаты. Если показатели ожидаемого результата по факту ниже чем был запланирован, значит, мероприятие не эффективное и продуктивно [3].
В приложение добавляются различные сценарии конкурса, игр, интерактивных площадок, официальных частей, всё то, что будет проводиться в рамках мероприятия.
Соблюдая данную структуру плана мероприятия можно его точно и четко прописать.
Список литературы
Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб.пособие. – М.: ИНФРА – М, 2005.
Кравченко В.П., Уткин Э.А. Проект – менеджмент. – М.: Теис, 2002.
Королев Д., Эффективное управление проектами. – М.: Олма-Пресс, 2003. -128 с.;
Мазур И. Л., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М: Высшая школа, 2001. -875 с.
