Как составить программу обучения сотрудника

Конкурентная среда рынка постоянно требует все новых и новых компетенций персонала. Текущих навыков любого специалиста может не хватить для выполнения поставленных задач. Потому успех бизнеса зависит от постоянного развития сотрудников. Open Academy рассказывает, как грамотно организовать процесс обучения сотрудников. 

Организация корпоративного обучения персонала предполагает несколько основных этапов.

Выявите необходимость обучения

Для начала определите, насколько реальная ситуация соответствует желаемому результату. Создайте профиль для каждой должности с учётом существующих компетенций. Опишите, что именно знают и умеют ваши сотрудники на текущий момент.

Возможно, что для оценки навыков потребуется проведение аттестации персонала, глубокое изучение личных дел сотрудников и анализ деятельности в период работы в вашей компании. 

Затем создайте профили должностей, исходя из желаемых компетенций. Подумайте, каких знаний и навыков не хватает вашим сотрудникам для улучшения профессиональных результатов. 

На этом этапе вы поймете, чему нужно обучать персонал.

Установите желаемые цели

Сформулируйте цели обучения по SMART. То есть цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Нужно четко определить:

• чему научатся сотрудники;
• какой результат действий считать хорошим;
• насколько реально научить сотрудников;
• какое значение будет иметь достижение целей для вашей компании;
• сколько времени потребуется на обучение.

Чтобы можно было оценить качество обучения, нужно установить учебные цели так, чтобы результаты были выражены в действиях участников. Например: после обучения сотрудник научится пользоваться определенными инструментами или вырастет производительность труда.

Определите методы обучения 

Обучать сотрудников можно по-разному. Например, возможны такие варианты:

• Обучение в процессе работы. Такой формат подойдет, если в компании есть высококвалифицированные сотрудники, способные стать наставниками. Привлекать к обучению сотрудников собственных специалистов можно, если подобные обязанности прописаны в должностной инструкции и/или они оплачиваются отдельно. Также можно рассмотреть возможность стажировки отдельных сотрудников в других компаниях (к примеру, у заграничных партнёров).
• Готовые системы дистанционного обучения. Этот метод целесообразен, если нужно изучить определенное направление. К примеру, программисту нужно освоить новый язык или бухгалтеру необходимо освоить возможности конкретного ПО.
• Специально организованные учебные мероприятия. В этом случае вы можете самостоятельно разработать программу обучения, включив в неё только реально полезные навыки, которых не хватает вашим специалистам.

При выборе наставничества или стажировки вы можете лишь косвенно влиять на процесс обучения. В частности, от вас потребуется постановка целей для наставника или стажёра. Выбирать готовые программы стоит только в том случае, если они соответствуют вашим целям. При разработке собственной системы обучения вы вправе самостоятельно решать, чему и как обучать.

Выберите преподавателей 

При выборе преподавателя обратите внимание на следующие критерии:

• Практический опыт в сфере обучения. В частности, является ли преподаватель теоретиком или практиком, добившимся определённого успеха.
• Методическая подготовка. Преподаватель должен разбираться в особенностях обучения взрослых людей, иметь навыки подготовки учебных материалов.
• Навыки преподавательской деятельности. Выясните, умеет ли преподаватель понятно излагать важную информацию, давать качественную обратную связь и управлять групповым обучением.
• Коммуникабельность. Любому хорошему преподавателю нужно уметь общаться с аудиторией и разговаривать с ней на одном языке.

Подготовьте сотрудников 

После того как вы выбрали специалистов, которых следует обучать, нужно убедиться, что сотрудники:

• согласны пройти обучение и имеют такую возможность;
• понимают, что от них требуется не только получение знаний, но и последующее использование их на практике;
• в точности знают и понимают поставленные цели обучения;
• готовы к проверке полученных знаний и навыков после обучения;
• знают, по каким параметрам будут оцениваться результаты обучения.

Определите содержание процесса обучения 

Качественное обучение должно строиться на принципах естественного получения опыта. Схема обучающего мероприятия может выглядеть следующим образом:

1. Передача информации.
2. Практическое задание.
3. Контроль знаний.
4. Обратная связь.

То есть после изучения темы участник должен на практике показать, что он понял и чему научился. Далее преподаватель проверяет готовую работу и дает рекомендации и/или разбирает ошибки. 

Что касается подачи информации, то выбор методов зависит только от ваших возможностей и предпочтений.

Например, можно:

• организовать офлайн-лекции;
• показывать вебинары в записи;
• вести онлайн-обучение в режиме реального времени;
• осуществлять смешанное обучение (офлайн + онлайн).

Разработайте критерии оценки эффективности обучения

Один из самых известных способов оценки эффективности обучения — модель Дональда Киркпатрика. Согласно этой модели, нужно разделить процесс обучения на четыре уровня, которые и нужно оценивать:

1. Реакция. Проверяем, понравилось ли обучение участникам и как они планируют применять знания. Способы оценки — опросные листы, интервью, фокус-группы.
2. Обучение. Оцениваем качество полученных знаний. Инструменты оценки — тесты, практические задания, опросники.
3. Поведение. Определяем изменения в поведении участников. В частности, используют ли сотрудники новые знания в рабочей деятельности. Способы оценки — обзор поведения и результатов работы, изучение рабочих планов, опросы участников.
4. Результаты. На данном этапе оценивают экономическую эффективность обучения. Для этого нужно до начала обучения замерить определенные бизнес-показатели и после внедрения полученных знаний вновь замерить эти же показатели. Например, можно оценивать уровень продаж, повышение производительности, качество сервиса.

Обучение сотрудников жизненно необходимо компаниям, которые хотят соответствовать рыночным требованиям. Частая ошибка многих руководителей состоит в том, что они пытаются обновить штат при необходимости повышения уровня сотрудников. Это не лучший способ, поскольку знания и новых сотрудников со временем устаревают. Гораздо эффективнее обучать персонал самостоятельно по мере необходимости. Но важно правильно сформулировать цели обучения и чётко обозначить желаемые результаты.

Форум для бухгалтера:

Шаг 1. Примите положение об обучении сотрудников

Обучение — это такая же корпоративная процедура, как выдача рабочих компьютеров или подключение к общей мобильной связи. Чтобы выстроить прозрачную систему обучения, нужно принять специальное положение. В нем нужно закрепить:

• цели и задачи обучения;
• правила, формы и сроки обучения;
• ответственность за несоблюдение правил;
• права и обязанности сотрудников;
• перечень ответственных лиц;
• расходы на обучение.

Содержание документа не регламентируется законами и постановлениями, поэтому компании могут составлять положение в свободной форме.
Некоторые организации составляют дополнительные документы, например политику и регламент обучения. Они помогают более детально описать образовательный процесс. В политике обычно указывают принципы и формы обучения, а в регламентах — сроки, перечень программ и методов оценки. Но все эти правила можно включить и в положение об обучении сотрудников — ограничений нет.

Шаг 2. Составьте программы обучения

Сотрудники обладают разным уровнем знаний и навыков, поэтому проводить одинаковое для всех обучение неэффективно. Чтобы персонал получал новые полезные знания, сначала нужно выделить целевые группы, например:

• новые сотрудники;
• сотрудники со стажем от 6 месяцев;
• сотрудники со стажем работы от 1 года.

Группы нужно разделить на подгруппы по специальности или должности. От этого будет зависеть, по какой программе будет учиться сотрудник. Например, одна программа — для новичков-дизайнеров, вторая — для опытных копирайтеров.

Когда определитесь с группами сотрудников, разработайте программы обучения. Они должны включать:

• цели обучения и ожидаемые результаты;
• перечень курсов и тренингов, которые нужно пройти сотрудникам;
• ответственных за обучение специалистов, тренеров.

Обычно программы обучения составляют в форме таблиц. Их утверждает руководитель компании, а ответственные лица должны ознакомиться с программой под роспись.

Шаг 3. Выбрать образовательные мероприятия

Обучение сотрудников бывает:

• внутренним и внешним;
• очным и дистанционным.

От выбора формата зависит, какие образовательные мероприятия нужно включить в программу обучения.

Внутреннее обучение. Используется для обучения новых сотрудников. Руководители отделов и ведущие специалисты проводят первичный инструктаж, рассказывают про взаимодействие сотрудников внутри команд и компании в целом, показывают основные программы и сервисы для работы.

Обычно внутреннее обучение проводят в форме семинаров или индивидуальных занятий. Если компания небольшая, проще собрать сотрудников в одном офисе и провести очную встречу. В крупных организациях используют дистанционный формат: сотрудники подключаются к онлайн-семинарам по видеосвязи или IP-телефонии.

Внешнее обучение. Используется для расширения компетенций действующих сотрудников. Если компания готова инвестировать в сотрудников, она может обратиться за помощью к экспертам. Например, договориться с профессиональным тренером или заключить договор с образовательной организацией.

Внешнее обучение бывает как очным, так и дистанционным. Но в условиях коронавирусных ограничений онлайн-образование стало более популярным. Поэтому многие компании обращаются к специальным сервисам и приложениям, чтобы сотрудники могли учиться прямо из дома.

Шаг 4. Разработать систему обратной связи

Чтобы оценить эффективность обучения, нужно проверить его результаты. Самый простой способ — провести тестирование. Можно составить обычную анкету и добавить несколько разноплановых вопросов. Главное — учесть цели обучения. Например, если целью было знакомство с командой, то нужно задать несколько вопросов о ролях каждого сотрудника, этапах согласования и способах коммуникации.

Оценить результаты обучения в долгосрочной перспективе помогает ежегодное подтверждение квалификации. Компания создает комиссию из руководителей отделов и ведущих специалистов, которые на очном интервью задают вопросы и оценивают компетенцию. Если комиссия приходит к выводу, что сотруднику недостаточно знаний, она отправляет его на повторное обучение.