Как составить программу внутренних аудитов

Программа внутреннего аудита: примеры и способы автоматизации

Программа внутреннего аудита — это детальное пошаговое описание и содержание процедур, обязательных к проведению для достижения целей аудиторского задания. Перед ее подготовкой нужно рассчитать риски и уровни существенности.

О нюансах ее составления, планах внутреннего аудита и применениях аудиторских процедур на своем вебинаре Методики организации и проведения аудиторской проверки рассказывала тьютор, дипломированный аудитор и член Международного Института Внутренних Аудиторов Наталья Гойло. Этот вебинар лег в основу материала. Его дополнили информацией об этапах планирования и примерами ручной и автоматизированной программы аудита.

Место и значение программы при организации внутреннего аудита

В настоящее время выделяют четыре подхода к формированию методик аудиторской проверки: учетный, правовой, отраслевой и специальный. Какую бы методику ни выбрал аудитор, в нее входят следующие элементы:

• нормативная база;
• информационная база;
• ожидаемые или часто встречающиеся нарушения;
• программа проверки;
• применяемые процедуры и их последовательности.

Программа проверки относится к одному из основных элементов методики. А если разделить проведение аудита на этапы, то разработка программы относится к этапу планирования.

При планировании необходимо рассчитать риски и уровни существенности, составить план и программу внутреннего аудита.

Программа внутреннего аудита — это результат планирования. В ней детально пошагово прописывают содержание тех процедур, которые будут применять для достижения аудиторского задания.

Программа проверки может быть типовой или индивидуально разработанной для проверки конкретного объекта.

В службе внутреннего аудита чаще всего хранится набор стандартных рабочих программ, в которые сотрудники вносят изменения в зависимости от целей и объемов задания. А для проведения новых видов аудита, которые ранее в компании не проводили, СВА разрабатывает индивидуальные программы.

Разработанная программа не остается неизменной до конца проверки. В ходе проведения аудита в программу можно, и даже нужно вносить изменения.

Готовую программу, как и все последующие изменения к ней утверждает руководитель СВА. Это дает уверенность в том, что:

• будут выполнены необходимые процедуры для достижения цели;
• сформировано четкое представление у каждого члена аудиторской команды о необходимых процедурах;
• исключено дублирование работ членами команды;
• работа будет выполнена в установленных временных и бюджетных рамках.

Примеры составления программы внутреннего аудита

Рассмотрим пример программы для проведения проверки долговых обязательств. Вначале соберем предпосылки для подготовки финансовой отчетности либо утверждения, которые должны быть проверены в ходе аудита (таблица 1).

Таблица 1 — Предпосылки для проведения проверки долговых обязательств
No п/п	Предпосылка / утверждение	Цель
1	Полнота	Все кредиты и займы полностью отражены в бухгалтерской отчетности
2	Существование / возникновение	Все кредиты и займы, отраженные в бухгалтерской отчетности, реально существуют и относятся к отчетному периоду. Хозяйственные операции и события имели место в отчетном периоде
3	Точное измерение	Кредиты и займы соответствуют деятельности клиента
4	Представление, раскрытие	Все кредиты и займы правильно сгруппированы в бухгалтерской отчетности и соответствующим образом раскрыты
5	Полнота, существование, точное измерение	Все проценты по кредитам начислены и отражены в бухгалтерской отчетности

Далее разработаем программу, в которой каждую из указанных предпосылок надо раскрыть. В нее включим цели и перечень процедур. Часть готовой программы показана в таблице 2.

Таблица 2 — Программа аудита долговых обязательств
№	Аудиторские процедуры	Цели (предпосылки из табл.1)	Дата	Исполнители
1.1	Остатки по счетам, подлежащие проверке в данном разделе, должны соответствовать остаткам по сальдовой ведомости (Главной Книге) клиента. Проверьте правильность математических вычислений. Сделайте перекрестные ссылки с рабочих документов на сальдовую ведомость.	1, 3
1.2	Получите перечень всех долговых обязательств, которые должны соответствовать данным бухгалтерской отчетности и содержать расшифровку по краткосрочной и долгосрочной задолженности. Проверьте точность математических вычислений. Рассмотрите: кредиты от банков; займы от прочих юридических и физических лиц.	3, 4
2.1	Получите подтверждение существенных долговых обязательств или займов, не погашенных на отчетную дату составления баланса	4

Такая программа используется на небольших аудиторских заданиях, где кредиты и займы занимают значительный удельный вес среди объектов бухгалтерского учета.

Как правило, программу создают в виде таблиц в редакторах MS Word или Excel. Еще в последнее время используют таблицы и документы Google. В них могут одновременно вносить данные несколько сотрудников, что упрощает процесс оформления аудиторской проверки.

Ниже приводим часть программы внутреннего финансового аудита расчетов с подотчетными лицами. В ней указано:

• кто проводит проверку;
• в пределах какого периода;
• какие процедуры будет выполнять;
• какими документами руководствоваться;
• каким способом проводить проверку.

В примечаниях аудитор отразит найденные ошибки, напишет выводы и заключение.

Программа аудита для проверки учета запасов

Пример программы проведения внутреннего аудита

Еще один образец программы внутреннего аудита, созданный в Excel. Здесь указаны аудиторские процедуры и исполнители, а также сделаны гиперссылки на страницы с рабочими документами. Исполнители будут ставить отметки о выполнении и писать выводы и примечания.

Программа аудита дебиторской задолженности

Существует также специализированное программное обеспечение для проведения аудиторских проверок и их документирования. В нем можно видеть общую программу: раскрывать риски, расписывать необходимые процедуры внутреннего аудита для подтверждения той или иной предпосылки финансовой отчетности и т. д.

Программа аудита, составленная в ПО CaseWare

Ниже более детально показан контрольный лист учета запасов, в который вынесено:

• какие будут выполняться процедуры;
• какие будут оцениваться и проверяться предпосылки подготовки финансовой отчетности;
• какие результаты, замечания и ссылки сделает аудитор;
• возможность подсчета предварительного и итогового уровня существенности для данного субъекта хозяйствования.

Программа аудита для проверки учета запасов

Программное обеспечение для автоматизации внутреннего аудита

В предыдущем разделе мы упомянули, что существует специализированное программное обеспечение, в котором удобно создавать аудиторскую документацию. Теперь кратко расскажем о нескольких его представителях.

1. CaseWare Audit — программный продукт, разработанный компанией CaseWare International (CWI). Предлагает следующие возможности:
   • использование встроенных шаблонов документов и создание новых;
   • использование встроенной библиотеки рисков для управления рисками и обеспечения контроля;
   • встроенный оптимизатор аудита: команда может начать аудит с файла, специально созданного для ее участия;
   • создание пробного баланса, который в дальнейшем позволяет автоматически создавать финансовые отчеты, ведомости и коэффициенты;
   • совместная работа в реальном времени.
2. AuditXP Professional — программа для автоматизации проверок и документирования аудита по международным стандартам аудита. Возможности:
   • автономная работа на ноутбуках с последующей выгрузкой результатов в единую базу;
   • подписание документов электронной подписью;
   • сравнение данных бухгалтерской базы и бухгалтерской отчетности клиента;
   • добавление разделов и процедур с внешних файлов;
   • полный комплект рабочих документов по МСА и ФСАД.
3. AutoAudit — программное обеспечение от компании Refinitiv. Возможности:
   • встроенные функции для оценки рисков, с помощью которых можно создавать и применять собственные методы оценки рисков для улучшения процесса планирования аудита;
   • централизованный подход — позволяет облегчить процесс проверки для всех сотрудников, в том числе для аудиторов, работающих в удаленном режиме;
   • использование стандартных и создание собственных настраиваемых документов; для создания отчетов данные извлекаются непосредственно из приложения.

Итоги

Программу внутреннего аудита составляют в конце этапа планирования и утверждают у руководителя СВА.

Основные пункты, которые вносят в программу:

• перечень процедур для проведения внутреннего аудита;
• проверяемые предпосылки;
• исполнитель;
• результат.

Удобнее всего ее создавать в таблицах Excel или Google, а также с помощью специализированного ПО для работы в области аудита.

Внутренний аудит — это возникающая непосредственно на предприятии система контроля за происходящими на нем процессами. О том, зачем такая система создается, на чем базируется и как функционирует, читайте в нашей статье.

Внутренний аудит на предприятии: цели, задачи и виды

Внутренний аудит представляет собой деятельность по контролю за фактами хозяйственной жизни, возникающими в процессе работы предприятия. Организовать такую деятельность обязывает п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако собственники или руководителей предприятия также заинтересованы в аудите, поскольку полученная в результате контрольных мероприятий информация позволяет предпринимать своевременные шаги для роста эффективности бизнеса. 

Цель внедрения внутреннего аудита — эффективное систематическое наблюдение за всеми обстоятельствами, значимыми для деятельности организации, чтобы оперативно влиять на эти обстоятельства. При этом детализировать их перечень вправе само предприятие в зависимости от масштабов. Юрлицам, подлежащим обязательному аудиту, особое место в этом перечне придется отвести контролю за ведением бухучета и формированием бухотчетности (п. 2 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

Задачи внутреннего аудита:

• отслеживание моментов, влияющих на результаты работы предприятия;
• выявление ошибок, недочетов, злоупотреблений;
• предупреждение возможных рисков.

Организуемый внутренний контроль дает возможность оперативно выявлять факторы, отрицательно сказывающиеся на деятельности предприятия, качестве его продукции и финансово-экономических показателях, и быстро выбирать оптимальные меры для исправления ситуации.

Среди видов внутреннего аудита выделяются связанные с контролем:

• организационных моментов (работа администрации, подразделений или даже конкретных сотрудников, обеспеченности подразделений имуществом);
• соблюдения в основной деятельности требований действующего законодательства или определенных предписаний;
• ведения бухучета и составления отчетности.

Последний из видов обязателен для каждого предприятия, поскольку именно он обеспечивает выполнение предъявляемого к бухотчетности требования о достоверности (п. 1 ст. 13 закона № 402-ФЗ). Прочие виды контроля устанавливаются на усмотрение собственника/руководителя предприятия.

Функции и принципы внутреннего аудита

Функции внутреннего аудита сводятся не только к контролю. Также это:

• информирование и консультирование работников предприятия;
• анализ полученных данных;
• разработка предложений по устранению имеющихся недостатков.

Деятельность службы внутреннего аудита базируется на положениях:

• законодательных актов, предназначенных для лиц, осуществляющих деятельность в сфере аудита (прежде всего закона «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 № 307-ФЗ);
• разработанных Минфином России (информация № ПЗ-11/2013) рекомендаций по организации контроля, предусмотренного ст. 19 закона № 402-ФЗ;
• созданных на самом предприятии нормативных документов, посвященных вопросам внутреннего контроля.

В сравнении с внешним аудитом, проводимым, как правило, при уже составленной за период отчетности и оценивающим деятельность предприятия в целом, внутренний аудит позволяет более детально и оперативно отслеживать отдельные процессы.

Принципы внутреннего аудита схожи с действующими для аудиторов, приглашаемых со стороны:

• Аудит проводится по графику или по мере возникновения необходимости.
• Он должен быть единообразным, объективным и открытым, с соблюдением норм профессиональной этики.
• Проверяющие не должны зависеть от проверяемых.
• Все действия, результаты и выводы документируются.
• По выявленным недостаткам в процессе контроля даются рекомендации по устранению.

Согласно Международному стандарту аудита 610 «Использование работы внутренних аудиторов», введенному в действие на территории РФ приказом Минфина России от 24.10.2016 № 192н, результаты работы службы внутреннего аудита могут быть использованы внешними аудиторами.

Как создается и функционирует служба внутреннего аудита в организации

Служба внутреннего аудита в организации создается на основании приказа руководителя. Для нее разрабатываются необходимые методологические документы. К работе могут привлекаться сторонние специалисты (п. 18.2 информации Минфина России № ПЗ-11/2013).

Образец приказа о проведении внутреннего аудита вы можете скачать в КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

Методологические документы должны содержать описание:

• целей, задач и объектов контроля;
• функций, закрепляемых за службой внутреннего аудита;
• структуры службы и распределения обязанностей в ней;
• применяемых процедур;
• видов оформляемых документов;
• критериев оценки результативности работы службы.

Каждая внутренняя проверка (вне зависимости от того, плановая она или внеплановая) обязательно будет состоять из трех этапов:

1. Подготовительного, на котором определяются круг проверяемых вопросов, сроки проведения и методы проверки.

   Образец плана внутреннего аудита организации скачайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

2. Основного — во время него и осуществляется контроль.
3. Заключительного, предназначенного для обработки данных и составления отчета.

Составить заключение по результатам проведения внутреннего аудита вам поможет образец, который можно скачать в КонсультантПлюс, бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

Подлежащие проверке вопросы вносятся в чек-лист, отражающий:

• предмет и метод проверки;
• вопросы, детализирующие ситуацию по предмету проверки;
• результаты ответов на эти вопросы;
• комментарии проверяющих.

Чек-лист позволяет логически правильно организовать процесс контроля, поэтому это основной рабочий документ при проведении проверки.

Образец разработанного порядка хранения документов по внутреннему аудиту смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Примеры вариантов службы внутреннего аудита

Объем формируемой на предприятии службы внутреннего аудита определяют стоящие перед ней задачи. Круг этих задач зависит:

• от масштаба предприятия;
• видов выполняемого на нем аудита;
• требований к детальности освещения подлежащих контролю вопросов.

Качество же проверки напрямую определяет компетентность проводящих ее специалистов.

Поэтому вариантов такой службы множество. Минфин России в информации № ПЗ-11/2013 (п. 18.1) в качестве примеров службы внутреннего аудита на предприятии называет:

• управляющие предприятием органы;
• ревизора или ревизионную комиссию;
• главбуха или иное лицо, которому поручено ведение бухучета;
• внутреннего аудитора или службу внутреннего контроля;
• специальное лицо или подразделение, предусмотренное иными (не законом № 402-ФЗ) законодательными актами;
• иное лицо или подразделение, имеющееся на предприятии.

То есть служба внутреннего аудита может быть представлена как самостоятельной разветвленной структурой со своими органами управления, так и отдельным специалистом. На предприятиях с филиалами возможно создание таких служб в каждом из филиалов. На малом предприятии все функции по контролю может взять на себя руководитель (п. 20 информации Минфина России № ПЗ-11/2013).

Итоги

Организация внутреннего аудита на предприятии предусмотрена законом № 402-ФЗ, т. е. предполагает контроль за процессами, отраженными в бухучете и бухотчетности. Однако круг задач такого аудита может быть шире. Определяет сферу применения внутреннего контроля само предприятие. Оно же разрабатывает структуру службы, осуществляющей контрольные мероприятия, перечень функций и методологию проведения проверок.

Что такое внутренний аудит компании

Внутренний аудит — это система контроля происходящего на предприятии. Его организуют непосредственно в компании. 

Если не относиться к проверкам формально и не выполнять их лишь для галочки, то они могут рассказать много интересного о вашем предприятии. Также внутренний аудит часто проводят, когда компания находится на пороге изменений. Инвестор или новый партнер наверняка захочет знать подробности о состоянии организации.

Ну сухом языке закона аудит — это независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности и оценка ее достоверности.

Регулярный внутренний контроль — прямая обязанность любой компании, которая ведет бухгалтерский учет. Это касается всех форм организации бизнеса, кроме индивидуальных предпринимателей.

Есть категории организаций, для которых аудиторская проверка обязательна, а требования к проверяющим определяет министерство финансов. К таким юрлицам относятся: 

• госкомпании;
• инвестиционные фонды;
• АО, среди акционеров которого государство, регион или муниципальное образование;
• банки;
• МФО;
• бюро кредитных историй;
• и другие.

Предприятия, которые нельзя отнести к этим категориям, могут самостоятельно определять, с какой частотой проводить проверки и чьими силами — собственных сотрудников или наемных аудиторов. 

Цели и задачи 

Цель внутреннего финансового аудита — выявить и оценить риски, с которыми может столкнуться предприятие. А также определить потенциал изменения бизнес-процессов, чтобы повысить эффективность производства.

Задачи внутренней проверки можно определить так:  

• выявить проблемные участки бизнес-процессов, которые негативно влияют на результаты работы;
• найти системные ошибки, недочеты, а также злоупотребления;
• определить возможные риски и предложить пути их минимизации;
• дать руководству представление о положении дел на предприятии; 
• оценить эффективность работы подразделений;
• проконтролировать соблюдение стандартов управления, принятых в компании; 
• убедиться в достоверности отчетности;
• найти потенциал для оптимизации ресурсов.

Виды внутренней проверки 

Есть несколько разновидностей аудита, у каждой из них свои задачи.

• Финансовый. Внимание — на бухгалтерскую отчетность. Главная цель — оценить эффективность расходов. Также важно обратить внимание на налоги: насколько правильно и своевременно их оплачивают, всегда ли вовремя передают отчетность в налоговую службу, оптимален ли налоговый режим. Возможные нарушения лучше найти и устранить самостоятельно, не дожидаясь штрафов от профильного ведомства. 
• Операционный. Акцент на контроль бизнес-процессов: насколько эффективно выстроена работа структурных подразделений, выполняются ли планы, удается ли придерживаться смет, нет ли злоупотреблений со стороны сотрудников.
• Криминальный — выявление рисков, связанных с нарушением закона. Слабые места — налоговый учет и обязательные отчисления в бюджет разного уровня.
• Аудит соответствия. Главный вопрос — насколько тщательно соблюдаются законодательство и отраслевые нормы регулирования? Позволяет понять, что ждет организацию в случае внеплановой проверки, например, пожарной или трудовой инспекции. На крупных предприятиях с развитой филиальной сетью также важно отслеживать, удается ли придерживаться корпоративной политики на местах.  
• Экологический аудит актуален для производственных предприятий. Цель — определить, соблюдает ли предприятие требования норм по защите окружающей среды.
• Аудит информационных технологий. С ростом цифровизации и автоматизации многих процессов увеличивается значимость именно этого вида проверки. Важно периодически оценивать безопасность и эффективность управления в информационной системе предприятия.

Как организовать внутренний аудит

Внутренний контроль регламентируют учредительные документы компании. Детали зависят от масштабов организации, ее структуры, выбранной системы документооборота.

Кто 

Закон не ограничивает круг потенциальных проверяющих. Министерство финансов оговаривает несколько вариантов:

• руководитель, это рабочий вариант для небольшого предприятия; 
• комиссия из сотрудников, чья квалификация позволяет проводить инспекцию;
• специально созданный и постоянно функционирующий отдел. Оправданно для крупных организаций.

При этом для аудита бизнеса любого масштаба допустимы специалисты, приглашенные со стороны. 

Виктор Котыхов, исполнительный директор IT-компании «Энтера»: 

«Чтобы сделать внутренний аудит более эффективным, можно привлечь внешних специалистов, которые помогут взглянуть на внутренние процессы компании со стороны.

Если у вас есть возможность организовать отдел внутреннего аудита, постарайтесь построить его работу так, чтобы он был независим от других подразделений. Лучше, чтобы собранные данные он передавал только руководству. Таким образом можно избежать конфликта интересов внутри компании. 

Нельзя забывать и про современные средства цифровизации и автоматизации, которые стали активно внедрять в свои бизнес-процессы компании. Например, современные ERP системы помогут оценить эффективность каждого из отделов в зависимости от их метрик и KPI. 

Эффективность и точность аудита повысят электронные архивы. Документы в таком формате намного лучше структурированы, и к ним проще получить доступ». 

Как часто 

Периодичность проверки устанавливает руководитель предприятия. 

Важно исходить из потребностей компании и ее возможностей. Если организация небольшая и для проверки придется отвлекать сотрудников от их основных обязанностей, частые ревизии вряд ли целесообразны.  

Однако если речь идет о крупном предприятии, где аудитом занимается специально выделенное структурное подразделение, то проверки можно проводить несколько раз в год.

Для большинства ситуаций оптимальная частота — один раз в квартал. Такая периодичность актуальна для проверки налоговых отчислений и бухгалтерской отчетности в целом.

Этапы 

Основанием для начала проверки служит приказ. В документе следует указать: дату проведения, ответственное лицо, условия работы аудитора.

В проведении внутренней инспекции можно выделить следующие этапы.

1. Составление плана. Нужно подготовить методическую основу для работы проверяющих. В ней описывают цели и объекты проверки, процедуру, распределение функций между внутренними и внешними специалистами (если их привлекают к работе), критерии, по которым будут оценивать результаты аудита.
2. Начало аудита. Важно правильно выстроить взаимодействие аудиторов и сотрудников, рассказать, что их ждет, почему проводится проверка, каковы ее сроки, а также открыто ответить на вопросы. 
3. Собственно процедура проверки. 
4. Подведение итогов. Как правило, отчет по результатам проверки предоставляют руководству предприятия или собственнику бизнеса.

Итог аудита 

В отчет о внутренней аудиторской проверке обычно включают следующую информацию: 

• сведения о предприятии (название, адрес, организационно-правовая форма);
• данные проверяющего;
• предмет проверки — например, это может быть перечень проверенной отчетности;
• перечисление действий, которые предпринял аудитор; 
• заключение. Пожалуй, это самая интересная часть. В ней описывают найденные нарушения с отсылкой на документ, в котором они обнаружены, и на источник, который регламентирует проблемный бизнес-процесс. 

Также в заключении указывают список мер, призванных устранить обнаруженные ошибки, нарушения и злоупотребления.  

При правильной организации внутренний аудит на предприятии поможет избежать множества неприятных сюрпризов и сделает работу компании более эффективной.

В 2022 году в стандарты ВФА внесли изменения. С 11 октября в стандарт «Определения, принципы и задачи внутреннего финансового аудита» из приказа № 196н ввели определение финансового менеджмента и детально прописали направления работы аудиторской службы органа, казенного учреждения для повышения качества финансового менеджмента и подготовки предложений о повышении результативности и экономности использования бюджетных средств. В стандарте устранили пробел по аудиту бюджетных процедур, которые осуществляют в рамках полномочий главных администраторов и администраторов доходов бюджета.

Должностные лица, на которых возложена контрольная функция, несут ответственность за полноту и достоверность аудиторского заключения и качество разработанных рекомендаций.

Положение о внутреннем финансовом контроле

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет:

• цели, задачи и объекты внутреннего финансового контроля Администрации;
• организацию внутреннего финансового контроля в Администрации;
• критерии оценки состояния системы финансового контроля;
• порядок оформления результатов внутреннего финансового контроля Администрации.

1.2. Внутренний финансовый контроль направлен:

• на установление соответствия проводимых финансово-хозяйственных операций требованиям нормативных правовых актов и учетной политики Администрации;
• установление полноты и достоверности отражения совершенных финансово-хозяйственных операций в учете и отчетности Администрации;
• предупреждение и пресечение финансовых нарушений в процессе финансово-хозяйственной деятельности Администрации;
• осуществление контроля за сохранностью муниципального имущества.

1.3. Целями внутреннего финансового контроля являются:

• подтверждение достоверности бюджетного учета и отчетности;
• обеспечение соблюдения законодательства РФ, нормативных правовых актов и иных актов, регулирующих финансово-хозяйственную деятельность Администрации.

1.4. Внутренний финансовый контроль осуществляется непрерывно руководителями (заместителями руководителей), иными должностными лицами Администрации, организующими и выполняющими внутренние бюджетные процедуры.

Основными задачами внутреннего финансового контроля в Администрации являются:

• контроль за соблюдением бюджетного законодательства и иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения;
• контроль за полнотой и достоверностью отчетности о реализации муниципальных программ, в том числе отчетности об исполнении муниципальных заданий;
• контроль за соблюдением законности при использовании бюджетного финансирования, законности финансовых и хозяйственных операций, за наличием и движением имущества, обеспечением сохранности материальных и денежных средств;
• контроль за соблюдением законодательства РФ, нормативных правовых актов РФ в сфере закупок товаров, работ, услуг для нужд Администрации;
• разработка мер по совершенствованию внутреннего финансового контроля за соблюдением финансовой дисциплины, по экономному расходованию, обеспечению сохранности муниципальных средств и имущества, по организации учета и отчетности, использованию внутрихозяйственных резервов.

1.5. Объектами внутреннего финансового контроля являются:

• плановые документы (сметы и иные плановые, прогнозные документы);
• договоры (контракты) на приобретение товаров (работ, услуг);
• постановления (распоряжения) Администрации;
• первичные учетные документы и регистры учета;
• хозяйственные операции, отраженные в учете Администрации;
• бюджетная (финансовая), налоговая, статистическая и иная отчетность Администрации;
• иные объекты по распоряжению главы Администрации.

2. Организация внутреннего финансового контроля

2.1. Внутренний финансовый контроль в Администрации осуществляется в соответствии с утвержденной картой внутреннего финансового контроля.

Ответственность за организацию внутреннего финансового контроля возлагается на главу Администрации.

2.2. Внутренний финансовый контроль в Администрации осуществляют:

• должностные лица Администрации;
• отдел внутреннего финансового контроля Администрации.

2.3. Внутренний финансовый контроль в Администрации осуществляется в следующих видах:

• предварительный контроль — мероприятия, направленные на предупреждение и пресечение ошибок и (или) незаконных действий должностных лиц Администрации до совершения факта хозяйственной жизни Администрации;
• текущий контроль — мероприятия, направленные на проведение повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджетной сметы, ведения бюджетного учета, мониторинга расходования целевых средств по назначению, оценки эффективности и результативности их расходования;
• последующий контроль — мероприятия, направленные на установление законности действий должностных лиц Администрации после совершения факта хозяйственной жизни.

Предварительный контроль в Администрации осуществляют должностные лица Администрации (руководители структурных подразделений, их заместители, сотрудники правового отдела) в соответствии с должностными (функциональными) обязанностями в процессе финансово-хозяйственной деятельности Администрации.

К мероприятиям предварительного контроля относятся:

• проверка документов Администрации до совершения хозяйственных операций в соответствии с графиком документооборота;
• контроль за принятием обязательств Администрации в пределах смет;
• проверка законности и экономической целесообразности проектов заключаемых контрактов (договоров);
• проверка проектов постановлений (распоряжений) Администрации;
• проверка бюджетной, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до утверждения или подписания.

Текущий контроль на постоянной основе осуществляется специалистами отдела учета и отчетности.

К мероприятиям текущего контроля относятся:

• проверка расходных денежных документов (расчетно-платежных ведомостей, заявок на кассовый расход, счетов и т.п.) до их оплаты. Фактом прохождения контроля является разрешение принять документы к оплате;
• проверка полноты оприходования наличных денежных средств, полученных в банке;
• контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;
• сверка данных аналитического учета с данными синтетического учета.

Последующий контроль в Администрации осуществляется:

• должностными лицами Администрации в соответствии с их должностными (функциональными) обязанностями в процессе финансово-хозяйственной деятельности Администрации;
• отделом внутреннего финансового контроля Администрации.

К мероприятиям последующего контроля со стороны должностных лиц Администрации относятся:

• проверка первичных документов Администрации после совершения хозяйственных операций в соответствии с графиком документооборота;
• анализ полноты исполнения показателей бюджетных смет Администрации;
• проверка достоверности отражения хозяйственных операций в учете и отчетности Администрации.

К мероприятиям последующего контроля со стороны отдела внутреннего финансового контроля Администрации относятся:

• проверка результатов финансово-хозяйственной деятельности Администрации;
• проверка результатов инвентаризации имущества и обязательств Администрации.

2.4. Отдел внутреннего финансового контроля проводит плановые и внеплановые проверки.

Периодичность проведения проверок:

• плановые проверки — в соответствии с утвержденной картой внутреннего финансового контроля;
• внеплановые проверки — по мере необходимости при поступлении информации о возможных нарушениях.

2.5. Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде заключения о проведении внутренней проверки. К нему прилагается перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.

Результаты проведения последующего контроля оформляются актом и отражаются в журнале учета результатов внутреннего финансового контроля.

Должностные лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют главе Администрации объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

Отдел учета и отчетности разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц. План утверждает глава Администрации.

3. Оценка состояния системы финансового контроля

3.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля осуществляется должностными лицами Администрации, организующими и выполняющими внутренние процедуры составления и исполнения бюджета, ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности, и рассматривается на специальных совещаниях, которые проводятся руководителями структурных подразделений (заместителями руководителей структурных подразделений) Администрации.

3.2. Оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляется начальником отдела учета и отчетности Администрации.

В рамках указанных полномочий начальник отдела учета и отчетности представляет главе Администрации результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля, а в случае необходимости — разработанные предложения по их совершенствованию.

4. Оформление результатов внутреннего финансового контроля Администрации

4.1. В целях обеспечения эффективности внутреннего финансового контроля структурные подразделения, ответственные за результаты выполнения внутренних бюджетных процедур, составляют ежеквартальную и годовую отчетность о результатах внутреннего финансового контроля.

4.2. Данные о выявленных в ходе внутреннего финансового контроля недостатках и (или) нарушениях при исполнении внутренних бюджетных процедур, сведения об источниках бюджетных рисков и предлагаемых (реализованных) мерах по их устранению отражаются:

• в журнале внутреннего финансового контроля;
• отчетах о результатах внутреннего финансового контроля.

4.3. Отчеты о результатах внутреннего финансового контроля подписываются начальником структурного подразделения Администрации, ответственного за результаты выполнения внутренних бюджетных процедур, и до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются на утверждение главе Администрации.

4.4. К отчетности прилагается пояснительная записка, в которой содержатся:

• описание принятых и (или) предлагаемых мер по устранению нарушений и (или) недостатков, причин их возникновения в отчетном периоде;
• сведения о количестве должностных лиц, осуществляющих внутренний финансовый контроль;
• сведения о ходе реализации мер по устранению нарушений и недостатков, причин их возникновения, а также о ходе реализации материалов, направленных в структурное подразделение, ответственное за внутренний финансовый контроль, правоохранительные органы.

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Что такое внутренний аудит

Для начала стоит разобраться, что подразумевается под этим словом. В узком смысле, который утверждён законодательно, — это инспекция бухгалтерской отчётности на достоверность. Любой аудит может быть внешним с привлечением сторонних проверяющих или внутренним — с помощью собственных ресурсов.

Внутреннюю проверку бухгалтерских документов обязана делать любая организация, ведущая бухгалтерский учёт. То есть аудит должны проводить все бизнесмены, кроме индивидуальных предпринимателей.

На практике процедура вроде обязательна, но не очень: чёткий регламент проведения отсутствует, а ответственности за уклонение нет. Так что многие устраивают «потёмкинский аудит»: прописывают всё в документах, но фактически ничего не проверяют (и зря, но об этом позднее).

Есть несколько категорий организаций, которым аудит предписано проводить по всем правилам и отчитываться перед государством. Но инспекция уже не совсем внутренняя: её могут проводить только аудиторские компании или индивидуальные аудиторы, включённые в реестр Минфина. Такая процедура обязательна для госкорпораций, инвестиционных фондов, акционерных обществ, банков и микрофинансовых организаций, а ещё фирм с доходом от 800 миллионов в год или с активами бухгалтерского баланса свыше 400 миллионов на конец года. Полный список обширен (его можно посмотреть в подборке «КонсультантПлюса»), но к подавляющей части бизнесменов не относится.

Так что мы остановимся на аудите, который предписан большинству компаний.

Зачем нужен внутренний аудит

Здесь самое время вспомнить, что у аудита есть более широкое значение.

Речь идёт не только о проверке финансовой отчётности, но и об инспекции деятельности вашей организации в целом. Цифрам, конечно, необходимо уделить основное и приоритетное внимание. Но если есть возможность копнуть глубже, погрузиться в процессы, то лучше это сделать.

Результаты такого аудита нужны не для предъявления проверяющим органам. Инспекции необходимы прежде всего руководителям бизнеса, чтобы достигнуть нескольких целей:

• Проверить достоверность отчётности и увидеть, как на самом деле обстоят дела с финансами. Конечно, если работа ведётся ответственно, вы и так в курсе, что происходит. Но от ошибок никто не застрахован. Аудит позволит убедиться, что с документами всё в порядке.
• Определить, насколько эффективно работает компания и её подразделения.
• Выявить и оценить риски, с которыми организация сталкивается во время работы.
• Подготовиться к общению с инвестором или кредитором. Заключения аудита красноречиво продемонстрируют, как идут дела в фирме.
• Найти статьи для экономии.

Что стоит проверить во время внутреннего аудита

Ограничений нет, но обратите внимание на эти пункты:

• Финансовая отчётность. Мы уже обсудили важность проверки бухгалтерских документов, здесь всё ясно.
• Налоги. Что и когда платится, вовремя ли бумаги передаются в ФНС, нет ли недостач, оптимально ли выбран налоговый режим и так далее.
• Соответствие законам и нормативным актам. Все ли процессы отлажены с точки зрения законодательств и не найдут ли инспекторы, если придут, нарушений. Причём вспомнить стоит обо всех проверяющих — пожарных, экологах и так далее.
• Информационная безопасность. Как хранятся документы и данные, обучены ли сотрудники не подвергаться атакам злоумышленников.

Как организовать внутренний аудит

Есть несколько основных этапов.

Определить, кто будет проводить аудит

Главное условие здесь — независимость. Скажем, просить бухгалтера проверить финансовые отчёты по очевидным причинам странно. Он же сам их составлял. Нужен кто‑то с независимым взглядом. Но при этом важно, чтобы человек разбирался в вопросе, который будет инспектировать.

Внутренним аудитом могут заниматься сотрудники предприятия, отдельное подразделение, если оно есть, или сам руководитель. Можно также привлечь подрядчика.

Издать приказ руководителя

В бумаге стоит указать даты проверки, указать, кто её проводит и на каких условиях.

Определиться, чего вы хотите от инспекции

Перед внутренним аудитом нужно составить документы. В них фиксируется, зачем проводится проверка, то есть каких целей вы хотите достигнуть. Также стоит прописать, кто чем будет заниматься, как и что будут проверять аудиторы, как они должны представить свои выводы. Не забудьте указать, по каким критериям будет оцениваться эффективность работы проверяющих. Это особенно важно, если привлечён подрядчик и с ним надо расплачиваться.

Приступить к проверке

Ответственные лица проверяют документы, беседуют с сотрудниками, делают всё то, что от них требуется.

Составить отчёт об аудите

Если говорить об аудиторском заключении по результатам проверки бухгалтерских документов, оформленном по всем правилам, в нём должны быть:

• наименование «Аудиторское заключение»;
• указание заказчика — кому будет предоставлен отчёт;
• реквизиты проверяемой компании;
• сведения о проверяющем;
• перечень документов, которые были проверены;
• данные о работе, которую проделали аудиторы;
• информация о выявленных нарушениях;
• дата составления заключения.

В целом можно руководствоваться этим планом. Или оформить его по‑другому, если это документ исключительно для внутреннего пользования.

Изучить отчёт и решить, что делать дальше

Если аудит проводится не для галочки, полученную информацию надо проанализировать и понять, как быть. Например, привести документы в соответствие с законами или перестроить процессы в неэффективном подразделении.

Однако важно не рубить сплеча. Надо не только изучить отчёт, но и понять, как и почему могли появиться описанные в нём ошибки. Стоит также учитывать, что иногда проверяющие слишком стараются найти недочёты и в результате обнаруживают проблемы там, где их нет. В общем, не спешите карать и миловать не разобравшись.

Как часто нужно проводить внутренний аудит

Сроки устанавливаются руководителем компании. На деле необходимо исходить из специфики фирмы и её потребностей. Например, если организация маленькая и документов немного, а для проверки надо оторвать часть сотрудников от их непосредственной работы, вряд ли нужно проводить аудит часто. Ну а если это огромная фирма, возможно, стоит делать инспекции несколько раз в год.

Читайте также 📑🧮

• Как составить бизнес-план, который поможет прийти к успеху
• Стоит ли вести бизнес с друзьями и чем это может обернуться
• 10 бизнес-советов от самых богатых людей мира
• Кто такой ментор и чем он может помочь вашему бизнесу
• Хочу открыть своё дело. Как понять, будет ли бизнес успешным? Объясняем на тортиках