1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
(в ред. Федерального закона от 27.12.2009 N 352-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. В протоколе общего собрания акционеров указываются:
место и время проведения общего собрания акционеров;
общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества;
количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Протокол годового общего собрания акционеров — документ, который готовят по итогам встречи владельцев акций АО. Хотя собирать участников в 2020 году разрешили позже, а очную форму встреч порекомендовали заменить на заочную, требования к самому мероприятию и его документальному оформлению остались жесткими.
Пункт 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» предписывает проводить годовое общее собрание акционеров. Требования к организации этого мероприятия оговорены в этой же законодательной норме. Рассмотрим, на каком основании и по какой форме протокол общего собрания акционеров составляется, кто и в какие сроки его готовит.
Подготовка
Общее собрание акционеров (ОСА) — это высший орган управления обществом. Поскольку все его решения судьбоносные, они записываются в протокол акционерного собрания, после чего заверяются нотариально.
Частота встреч акционеров определяется уставом. Но регулярные годовые встречи необходимо проводить не ранее чем за два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года. На основании ст. 12 БК РФ финансовый год равен календарному. Следовательно, сроки проведения годового ОСА за 2023 год: 01.03.2024 — 30.06.2024.
В связи с карантином власти утвердили новые сроки проведения ОСА. В Федеральном законе от 07.04.2020 №115-ФЗ заявлено, что проводить встречи по итогам 2019 года допустимо не позже 30 сентября 2020 года.
Подпунктом 4 п. 1 ст. 65 закона №208-ФЗ предусмотрено, что решение о сборе принимает совет директоров. Но инициатором выступает не только совет директоров, но и руководители общества, акционеры или другие лица, которые обладают не менее чем 2% голосующих акций в уставном капитале общества. Помимо инициаторов ОСА, в протокол совещания акционеров вписывают и планируемые темы для совместного обсуждения. Среди них, например:
- реорганизация и ликвидация компании;
- изменение и дополнение устава;
- избрание совета директоров;
- прекращение полномочий совета директоров;
- распределение дивидендов;
- изменение размера уставного капитала.
Учтите: по общим правилам, ОСА нельзя проводить в форме заочного голосования, если в повестку включены вопросы об:
- избрании совета директоров (наблюдательного совета) либо ревизионной комиссии АО;
- утверждении аудитора АО;
- утверждении годового отчета, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Но в связи с карантином издан Федеральный закон от 18.03.2020 №50-ФЗ, который отменяет этот запрет до 2022 года. Ссылаясь на этот законодательный акт, Банк России в информационном письме от 03.04.2020 №ИН-06-28/48 рекомендует отказаться от всех очных мероприятий и заменить их заочными. Решение о смене формы мероприятия принимает совет директоров или иной уполномоченный уставом орган.
Когда готовится протокол совета директоров о созыве годового собрания акционеров, уточняется не только дата, но и конкретное время, список участников, форма проведения встречи. Полный перечень деталей четко определен в ст. 54 закона, и ответственность за подготовку лежит на совете директоров.
Формирование списка участников и их уведомление
После принятия решения о проведении собрания формируют список его участников. На основании п. 1 ст. 51 Закона его готовят не менее чем за 25 дней до даты мероприятия. Если в его повестке поднимается вопрос о реорганизации общества, то этот срок составляет 35 дней.
Уведомить участников следует не менее чем за 20 дней до запланированной даты. Если в повестку включили рассмотрение вопроса реорганизации, этот срок составляет 30 дней. Уведомлять разрешено различными способами: заказным письмом, в СМИ, на сайте компании, посредством телефонного звонка или электронного письма.
Протокол годового ОСА в 2023 году
Проведение общей встречи акционеров недопустимо без регистратора или нотариуса. Их роль заключается в том, чтобы разработать сценарий мероприятия и проследить за тем, чтобы он соблюдался. По сути, эти специалисты являются распорядителями. Этих же лиц допустимо назначить ответственными за подготовку протокола.
Согласно ст. 63 Закона, краткий протокол общего собрания акционеров (выписка) и его «полная версия» готовятся в течение трех дней. Документ формируют в двух экземплярах, и оба подписывает секретарь и председатель собрания.
Учитывая, что протокол ОСА — это документ, который обязательно формируют по итогам встречи владельцев акций АО, его содержание регламентируется той же ст. 63 и п. 4.29 Положения о проведении собраний акционеров (утверждено приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н). В протоколе обязательно указывают следующие сведения:
- место и время проведения;
- полное название акционерного общества и его местонахождение;
- тип и форма ОСА;
- дата составления списка участников;
- общее количество голосов, которыми обладают владельцы голосующих акций;
- количество голосов, которыми обладают акционеры-участники;
- информация о председателе и секретаре;
- повестка дня.
Здесь же фиксируются основные тезисы выступлений, вопросы, поставленные на голосование, его результаты и принятые решения. Рекомендуем посмотреть пример протокола голосования акционеров на общем собрании, чтобы корректно зафиксировать результаты волеизъявления участников встречи. В нем указывается время начала и конца подсчета голосов и количество голосов за каждый вариант.
Все принятые решения заверяются нотариусом.
Образец протокола общего собрания акционеров 2023 (бланк)
Может пригодиться:
- что должен содержать годовой отчет акционерного общества;
- образец протокола общего собрания акционеров.
В каком порядке проводится собрание акционеров? В какие сроки должно быть проведено собрание? Как документально оформить итоги проведенного собрания акционеров?
Высшим органом управления АО является общее собрание акционеров (ст.47 Закона №208-ФЗ, п.1 ст.103 ГК РФ).
К исключительной компетенции общего собрания акционеров относятся:
- изменение устава АО (это касается и изменения его размера);
- избрание членов совета директоров и ревизионной комиссии АО, а также досрочное прекращение их полномочий;
- образование исполнительных органов и досрочное прекращение их полномочий (если уставом АО эти вопросов не отнесены к компетенции совета директоров);
- утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибылей и убытков общества и распределение его прибылей и убытков;
- решение о реорганизации или ликвидации АО (п.1 ст.103 ГК РФ).
Важно!
Общее собрание акционеров может быть годовым (т.е.очередным) или внеочередным, а также в ряде случаев проводиться путем заочного голосования (без совместного присутствия участников) и в форме дистанционного присутствия (п.1 ст.65.3, п.1 ст.181.2 ГК РФ, п.1 ст.47, п.11 ст.49, ст.50 Федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ, далее по тексту – Закон №208-ФЗ).
В соответствии с требованиями законодательства проведение годового общего собрания акционеров – обязательная процедура, которая, на первый взгляд, несложная.
Однако она включает различного рода формальности, нарушение которых может привести к значительным штрафам. Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний акционеров влечет за собой меры административной ответственности, предусмотренные ст.15.23.1 КоАП РФ.
В целом процедуру проведения годового общего собрания акционеров можно условно разделить на несколько этапов.
Этапы проведения годового собрания акционеров
Годовое собрание акционеров включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка и созыв годового общего собрания акционеров.
2. Проведение годового общего собрания акционеров.
3. Документальное оформление решений годового общего собрания акционеров.
Каждый из перечисленных этапов должен проводиться по определенным правилам.
Сроки проведения собрания акционеров
АО обязано ежегодно проводить годовое общее собрание акционеров в сроки, установленные ее уставом, но не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания отчетного года (п.1 ст.47 Закона №208-ФЗ).
Подготовка и созыв годового общего собрания акционеров
Подготовка, созыв и проведение внеочередного общего собрания акционеров АО производится в порядке, установленном уставом, с учетом требований, установленных ГК РФ, Законом №208-ФЗ, а также рекомендаций из Кодекса корпоративного управления, утв. письмом ЦБ РФ от 10.04.2014 г. №06-52/2463, Положением ЦБ РФ от 16.11.2018 г. №660-П.
На данной стадии проводится заседание совета директоров по вопросам проведения годового собрания акционеров, определяется повестка дня, о проведении собрания уведомляются акционеры, производится ознакомление акционеров с информацией (материалами), предоставляемой при подготовке к проведению общего собрания акционеров. Общее собрание акционеров не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня собрания, а также изменять повестку дня (за исключением проведения общего собрания акционеров непубличного АО, на котором присутствуют все акционеры).
Круг вопросов, которые рассматриваются на годовом общем собрании акционеров:
- об избрании совета директоров (наблюдательного совета);
- об избрании ревизионной комиссии (если в соответствии с уставом общества наличие ревизионной комиссии является обязательным);
- об утверждении аудитора;
- об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности (если уставом это не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета));
- о распределении прибыли (в т. ч. выплате (объявлении) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам I квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков АО по результатам финансового года.
Важно!
По решению акционеров непубличного АО, принятому единогласно, в устав общества могут быть включены положения о том, что в АО применяется отличный от установленного законодательством порядок созыва, подготовки и проведения общих собраний, принятия ими решений при условии, что такие изменения не лишают его участников права на участие в общем собрании и на получение информации о нем (п.2, п.3 ст. 66.3 ГК РФ).
Годовое собрание акционеров может проводиться в форме:
- совместного присутствия акционеров на собрании.
В настоящее время все чаще используются информационные технологии, которые позволяют обеспечить возможность дистанционного участия в общем собрании акционеров без присутствия в месте проведения собрания;
- заочного голосования (т.е. без совместного присутствия).
При этом нельзя проводить общее собрание акционеров в форме заочного голосования, если повестка дня включает вопросы избрания совета директоров (наблюдательного совета), ревизионной комиссии, утверждения аудитора общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, о распределении прибыли (в т.ч. выплате (объявлении) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам I квартала, полугодия, девяти месяцев отчетного года) и убытков АО по результатам отчетного года (п.2 ст.181.2 ГК РФ, пп.11, 11.1 п.1 ст. 48, п.11 ст.49 Закона №208-ФЗ).
На этом же этапе готовится список лиц с правом на участие в общем собрании. Такой список составляется держателем реестра (регистратором) по требованию АО на дату, указанную в этом требовании.
Предоставить список АО держатель должен в течение 15 рабочих дней с даты получения требования, а если дата, определенная в требовании, наступает позднее дня получения требования, – в течение 15 рабочих дней со дня наступления этой даты.
Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов к составлению списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 тыс. до 4 тыс. руб., на должностных лиц – от 20 тыс. до 30 тыс. руб. или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц – от 500 тыс. до 700 тыс. рублей (п.3 ст.15.23.1 КоАП РФ).
О проведении общего собрания акционеров нужно сообщить каждому из списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании:
- не позднее чем за 21 день до даты его проведения;
- или не позднее чем за 30 дней до даты его проведения – если на повестке дня будет стоять вопрос о реорганизации АО, за исключением некоторых вопросов, предусмотренных п.8 ст.53 Закона №208-ФЗ.
Сообщение может быть направлено заказным письмом, вручено под подпись или направлено иным способом (способами), предусмотренным уставом АО, например:
- передано в виде электронного сообщения по адресу электронной почты;
- передано по телефону или по электронной почте в виде текстового сообщения о порядке ознакомления с сообщением о проведении общего собрания акционеров;
- опубликовано в печатном издании;
- размещено на сайте общества в сети Интернет.
При этом общество должно хранить информацию о направлении сообщений о проведении общего собрания акционеров в течение пяти лет с даты проведения собрания (ст.52, п.2 ст.76 Закона №208-ФЗ, п.3.1 Положения ЦБ РФ от 16.11.2018 г. №660-П).
Уклонение от созыва общего собрания акционеров влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 тыс. до 4 тыс. руб., на должностных лиц – от 20 тыс. до 30 тыс. руб. или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц – от 500 тыс. до 700 тыс. руб. (п.1 ст. 15.23.1 КоАП РФ).
Кроме того, нарушение установленных сроков проведения годового собрания акционеров влечет прекращение полномочий совета директоров (наблюдательного совета) общества, за исключением полномочий по подготовке, созыву и проведению годового общего собрания акционеров (п.1 ст.66 Закона №208-ФЗ).
Проведение годового общего собрания акционеров
Проводятся регистрация прибывших акционеров, выдача бюллетеней (если голосование очное), процедура голосования по вопросам повестки дня, может проводиться оглашение результатов голосования.
Прибывшие на собрание акционеры должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале регистрации участников собрания и учета выдаваемых в ходе собрания бланков бюллетеней.
Регистрация лиц, участвующих в общем собрании, проводимом в форме совместного присутствия, ведется по адресу места проведения общего собрания.
Регистрация осуществляется при условии идентификации явившихся лиц (например, путем сравнения данных, содержащихся в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании, с данными документов, предъявляемых (представляемых) указанными лицами).
Право на участие в общем собрании акционеров осуществляется акционером как лично, так и через своего представителя. Представитель акционера действует на основании нотариальной доверенности, экземпляр которой должен быть приобщен к журналу регистрации участников собрания и учета выдаваемых в ходе собрания бланков бюллетеней.
Принявшими участие в общем собрании акционеров считаются:
- акционеры, зарегистрировавшиеся для участия в нем (в т.ч. на указанном в сообщении о проведении общего собрания акционеров сайте в сети Интернет);
- акционеры, бюллетени которых получены (электронная форма бюллетеней которых заполнена на указанном в сообщении о проведении общего собрания акционеров сайте в сети Интернет) не позднее двух дней до даты проведения общего собрания акционеров.
Принявшими участие в общем собрании акционеров, проводимом в форме заочного голосования, считаются акционеры, бюллетени которых получены (или электронная форма бюллетеней заполнена) до даты окончания приема бюллетеней.
Регистрация лиц, имеющих право на участие в общем собрании, не зарегистрировавшихся для участия в общем собрании до его открытия, заканчивается после завершения обсуждения последнего вопроса повестки дня общего собрания (последнего вопроса повестки дня общего собрания, по которому имеется кворум) и до начала времени, которое предоставляется для голосования лицам, не проголосовавшим до этого момента (п.1 ст.58 Закона №208-ФЗ, п. 4.7- 4.12 Положения ЦБ РФ от 16.11.2018 г. №660-П).
Общее собрание правомочно только при наличии кворума.
Общее собрание акционеров правомочно, если в нем приняли участие акционеры, обладающие в совокупности более чем половиной голосов размещенных голосующих акций (50% акций + 1 акция). Кворум определяется отдельно, если повестка дня общего собрания акционеров включает вопросы, голосование по которым осуществляется разным составом голосующих (п.1 ст.181.2 ГК РФ, п.2 ст.58 Закона №208-ФЗ).
Важно!
Правила определения кворума содержатся в п.4.24 Положения ЦБ РФ от 16.11.2018 г. №660-П.
Проведение общего собрания акционеров при отсутствии кворума, необходимого для его проведения, или рассмотрение отдельных вопросов повестки дня при отсутствии необходимого кворума влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 тыс. до 4 тыс. руб., на должностных лиц – от 20 тыс. до 30 тыс. руб. или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц – от 500 тыс. до 700 тыс. рублей (п.6 ст.15.23.1 КоАП РФ).
Решения на общем собрании акционеров принимаются путем голосования по принципу «одна голосующая акция общества – один голос» (п.1 ст.181.2 ГК РФ).
Важно!
Голосование может проходить с использованием или без использования бюллетеней для голосования. Бюллетень используется, если собрание проводится в форме заочного голосования либо число акционеров (владельцев голосующих акций) превышает 50 (п.1 ст.60 Закона №208-ФЗ).
Документальное оформление решений годового общего собрания акционеров
По итогам голосования счетная комиссия или лицо, которое выполняет ее функции, составляет протокол об итогах голосования, который подписывается членами счетной комиссии или лицом, выполняющим ее функции.
О принятых решениях общего собрания акционеров АО по каждому вопросу повестки не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания составляется протокол в двух экземплярах.
Протокол о проведении общего собрания акционеров должен содержать информацию о месте и времени проведения общего собрания акционеров; общем количестве голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества; количестве голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании; председателе (президиуме) и секретаре собрания, повестке дня собрания и иные вопросы (пп.1-2 п.3 ст.67.1,п.3, п.4 ст.181.2 ГК РФ, ст.63 Закона №208-ФЗ).
Важно!
К протоколу общего собрания приобщаются протокол об итогах голосования на общем собрании и документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания. Протокол должен быть подписан лицом, председательствующим на собрании, а также секретарем собрания.
Нарушение председателем или секретарем общего собрания акционеров требований к содержанию, форме или сроку составления протокола общего собрания акционеров, а равно уклонение указанных лиц от подписания указанного протокола влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тыс. до 2 тыс. руб., на должностных лиц – от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификацию на срок до шести месяцев (п.9 ст.15.23.1 КоАП РФ).
