Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5. Цифровой способ оформления даты
Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты
Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Содержательная часть протокола, текст
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:
- кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
- что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).
Пример 22
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011
Пример 23
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Оформляющая часть протокола
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25. Отметка о заверении копии протокола
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Пример 26
Пример 27. Пример оформления протокола
Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.
Для чего требуется протокол?
Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.
Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.
Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.
Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.
Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.
Кто занимается составлением протокола?
Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.
Основные разновидности документа
Протоколы подразделяются на эти разновидности:
- Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
- Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
- Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.
Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.
Особенности составления
Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:
- Название компании.
- Название документа.
- Дата обсуждения.
- Номер протокола и место его составления.
- Текст документа: название, само «тело» документа.
- Подписи и визы.
- Название коллегиальной структуры.
Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:
- Руководители обсуждения.
- Лицо, которое вело протокол.
- Присутствующие на собрании.
- Приглашенные лица.
- Обсуждаемые вопросы.
Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.
К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.
Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.
Выписки из протокола
Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:
- Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.
- Заголовок.
- Реквизиты вводной части и оформляющей части.
Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.
– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе.
фильм «Гараж»
Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ
Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел. Они сохранили традицию протоколирования. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе. Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике.
Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют.
ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ
Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:
- протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
- протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
- протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
- протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту. Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.
Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению).
Реквизиты протокола совещания, оформление
При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.
В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:
- «Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
- «Наименование организации – автора документа» (реквизит 05). Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
- «Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
- «Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.
- «Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
- «Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.
- «Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
- «Заголовок к тексту» (реквизит 17). Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2019 года».
- «Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.
На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут «Приглашенные». Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют.
Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения. После каждого вопроса повестки указывают докладчика.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2019.
При поступлении устного или письменного заявления о совершенном преступлении следователь и другие должностные лица проводят осмотр, в котором принимают участие понятые, потерпевшие, иные стороны. Протокол осмотра содержит подробное описание территории и найденных предметов. Образец протокола осмотра места происшествия и правила его составления подробно описаны в материале.
Скачать образец бланка протокола можно в конце статьи.
Законодательная база
Протокол является основным документом, который фиксирует результаты осмотра. Он составляется следователем или привлеченным им специалистом.
В нем описывается все, что удалось обнаружить в результате обследования места происшествия. Последовательность описания должна соответствовать последовательности осмотра – например, сначала коридор, затем кухня, потом комната и т.д. В документе обязательно приводится точное время и дата осмотра, а также обстановка (погода, уровень освещенности помещения).
Протокол осмотра места происшествия составляется в присутствии понятых (2 и более человек). Каждое лицо обязано подписать этот документ, ознакомившись с его текстом после обследования территории. Однако оно может и отказаться от подписи – тогда следователь заносит в протокол соответствующую запись и поясняет причины отказа со слов гражданина.
Осмотр места происшествия производится при условии сообщения о нем от любого лица – такое заявление может быть сделано устно или письменно, в том числе и путем совершения явки с повинной. Однако заявление не должно быть анонимным, поскольку в таком случае возбудить уголовное дело запрещается.
Образец и правила составления протокола осмотра места происшествия
Документ составляется в соответствии с требованиями УПК. Как правило, он занимает несколько страниц рукописного или печатного текста. Протокол состоит из нескольких разделов, содержание которых описано ниже.
Вводная часть
В первой части документа необходимо указать:
- дату осмотра;
- место проведения;
- точное время (начало обследования и окончание);
- ФИО и полные названия должностей лиц, проводивших осмотр (следователь, криминалист, другие специалисты);
- ФИО и адреса регистрации понятых;
- отметка о том, что перед началом осмотра следователь или иные лица разъяснили понятым их основные права, обязанности и ответственность;
- подписи понятых, подтверждающие этот факт;
- ссылки на статьи УПК, регулирующие процедуру осмотра и составление протокола.
Основная часть
Именно эта часть содержит описание осмотра места происшествия – самого процесса, а также его результатов (характеристика помещения, описание найденных предметов). В основной части подробно указывают такие данные:
- Местонахождение (адрес, описание) места происшествия, его границы, по которым можно легко выделить территорию, характеристика. При описании осмотра в любом помещении указывают не только его адрес, но также назначение здания, количество этажей, расположение по отношению к другим домам.
- Пути, которые ведут к месту, где произошел инцидент, описание входа и выхода из этого помещения (1 или нескольких).
- Характеристика поверхностей – стены, окна, пол, потолки.
- Характеристики освещения и отопления.
- Все объекты с указанием способа их фиксирования – устное описание, копии документов, фотографии, видеозапись и др.
- Особые обстоятельства – это описание обстановки, которая характерна конкретно для данного происшествия: например, предметы, имитирующие нападение, грабеж, инсценировка и т.п.
Все помещения описываются последовательно, по мере осмотра. Приводятся качественные и количественные характеристики территории (площадь, высота потолков, если это имеет значение).
В заключение необходимо описать предметы, которые были изъяты с места осмотра в качестве вещдоков.
Им следует дать подробную характеристику, указав на состав, внешние признаки, характерные детали, упаковку при наличии.
Подписи участников осмотра
Заключительная часть документа содержит подписи всех сторон, участвовавших в процедуре. Здесь же необходимо указать, что участники были заведомо уведомлены о том, какие именно способы фиксирования фактов будут использоваться в ходе осмотра (фотографирование, аудио-, видеозапись и т.п.). Граждане ставят свои подписи и расшифровки подписей (фамилия, инициалы).
Что еще может быть указано в документе
Также при необходимости в протоколе указывают:
- любые факты отказа граждан от участия в следственных действиях или в подписании документа;
- заявления от каждого участника, которые могут поступить как до, так и во время обследования;
- согласие со стороны собственников и/или проживающих в жилом помещении с обследованием;
- вопросы и замечания защитника подозреваемого либо его законного представителя.
Все эти сведения выносятся в заключительную часть. Таким образом, в осмотре сначала следует собственно описание помещения/территории и найденных предметов, а затем – замечания от участников процедуры (при наличии).
Приложения к протоколу
В качестве приложений предоставляются бумаги и другие материалы, которые наглядно характеризуют обследованный объект. Это могут быть:
- планы;
- схемы;
- чертежи;
- зарисовки с описанием;
- результаты фото- или видеосъемки;
- диски и другие носители аудиозаписи;
- слепки с предметов, оттиски и др.
Видео комментарий с реконструкцией осмотра места происшествия
Скачать образец бланка протокола:
Скачать пустой бланк протокола осмотра места происшествия (word)
Скачать заполненный образец протокола осмотра места происшествия (word)
Поделиться ссылкой:
(133
Протокол осмотра места ДТП: бланк и образец заполнения
Самым первым документом, который составляется на месте аварии, является специальный протокол. Именно в этой форме содержатся все необходимые сведения, которые характеризуют происшествие в полной мере.
Протокол составляется должностным лицом, наделенным соответствующими полномочиями или участниками ДТП (так называемый Европротокол), когда повреждения носят незначительный характер и нет пострадавших в аварийной ситуации лиц. Людям, имеющим отношение к подобным происшествиям, стоит уделить внимание структуре документа, а также порядку его составления, о чем и будет рассказано в данной статье.
Когда нужен и кем составляется протокол осмотра места ДТП
Составлять документ требуется на специальном бланке, который используется сотрудниками дорожной полиции. Есть несколько разновидностей форм, которые сегодня применяются уполномоченными лицами:
- Протокол осмотра места происшествия, используется при делах об административном правонарушении.
- Специальный бланк применяется при оформлении происшествий, в результате которых был причинен тяжкий вред здоровью либо возник летальный исход.
Для каждой формы предусмотрен свой порядок заполнения и выбор подходящей формы зависит от того, насколько тяжелой была аварийная ситуация и какие последствия она имеет.
Важно подчеркнуть, что протокол осмотра места ДТП является первичной документацией и в дальнейшем именно на его содержании строится обвинение или защита виновного лица.
Должностное лицо, занимающееся оформлением протокола должно иметь общее представление о правилах составления документации, но водителям следует также знать о порядке заполнения таких форм, чтобы не стать жертвой сговора и фальсификации документов.
Сроки осмотра места происшествия
Достаточно часто лицам, попавшим в аварийную ситуацию, требуется дождаться приезда сотрудников ГИБДД, которые займутся осмотром места происшествия и составят все необходимые документы.
В это время участники ДТП не имеет права покидать место аварии и даже менять расположение автомобиля. К сожалению, подобная ситуация приводит к возникновению заторов и вызывает недовольство со стороны других участников дорожного движения.
Регулированием этого вопроса занимается Приказ МВД № 185, где подробно описаны разные моменты, касающиеся оформления документов и выполнения прочих действий при аварийной ситуации.
Что касается прибытия сотрудника на место происшествия, то здесь стоит обратиться к ст. 207—219 указанного документа.
В этих положениях сказано, что есть четкие сроки прибытия госинспектора на место происшествия. В частности:
- 20 минут — для Москвы и СПб;
- до 15 минут — в других городах страны;
- до часа — если авария произошла на трассе.
По завершению этого периода, участники событий могут покинуть место происшествия и это не будет являться нарушением общего регламента.
Чтобы осматривать место дорожно-транспортного происшествия, госинспектору заранее придется подготовить специальный протокол для внесения всех необходимых данных, полученных при осмотре.
Документ имеет определенную форму и структуру. Его составные части должны быть заполнены в соответствии с действующим образом, а также сообразно предлагаемой инструкции.
Далее в статье будет рассмотрен общий порядок заполнения формы протокола более детально.
Особенности заполнения вводной части
Первая часть протокола — это вводная.
В этом разделе должны присутствовать такие данные:
- Населенный пункт, где оформляется протокол.
- Дата составления документа.
- Время начала и окончания необходимых мероприятий (осмотр, оформление протокола).
- Ф. И. О., звание и должности инспектора, выполнявшего осмотр.
- Ф. И. О., контактные данные, удостоверения личности понятых.
- Ф. И. О., адрес, принадлежность транспорта, участников ДТП.
- Все необходимые сведения на транспортные средства.
- Ф. И. О. и контактные данные, включая телефон и прописку, очевидцев происшествия.
Скачать образец протокола
Данные о свидетелях вносятся в документ на основании произведенного опроса лиц, находящихся на месте происшествия в момент ДТП или со слов участников происшествия. Иногда бывает так, что очевидец не может дождаться приезда дорожной полиции, но согласен дать показания в другое время, для чего оставляет свои контактные данные участникам аварии.
До начала обследования места происшествия и составления протокола каждому участнику аварии инспектор ГИБДД обязан разъяснить им права и обязанности, а также порядок и суть предстоящей процедуры. В подтверждение этого в вводной части протокола все лица обязаны поставить свои подписи.
Требования к описательной части
Описательная часть протокола является очень важной и о время судебного заседания по ДТП будет играть значительную роль. Перед заполнением этого раздела, сотрудник ГИБДД должен указать:
- В какую погоду выполнялся осмотр (ясную, пасмурную либо дождливую).
- Вид происшествия, имеющего место в конкретной ситуации (наезд, столкновение, опрокидывание автомобиля).
После удостоверения всех перечисленных моментов, можно будет приступить к оформлению описательной части, где обязательны к изложению следующие данные:
- Место происшествия (максимально точно) и его координаты.
- Участок дороги, где произошла авария, с его подробным описанием (тип покрытия и наличие выбоин).
- Дорожная разметка, таблицы, знаки.
- Какой была видимость из кабины водителя, насколько хорошо просматривался участок дороги.
- Расположение авто на месте происшествия, в отношении друг от друга и окружающей транспортной инфраструктуры.
- Повреждения видимого характера.
- Обнаруженные следы (следы шин, торможения, подтверждение направления движения машины).
- Какие элементы были отделены от автомобиля в результате столкновения с другим транспортом или иным препятствием.
На этом данная часть считается законченной и можно приступать к заполнению следующего раздела протокола.
Заключительная часть протокола
Заключительная часть, размещена на последней странице документа, причем, здесь речь пойдет об определении и указании квалификации действий лица, нарушившего ПДД. В данном разделе обозначается ссылка на соответствующую статью КоАП РФ, с учетом того, какое происшествие имеет место быть. Здесь должны содержаться такие сведения:
- Использование специальных тех. средств для составления схемы ДТП;
- Список приложений к протоколу, включающий схему ДТП и фототаблицу;
- Информация о заявлениях, поступивших от участников или очевидцев происшествия (с расшифровкой подписи);
- Наличие замечаний к проведению осмотра.
В конце протокола ставятся подписи всех лиц, если необходимо, документ должен быть прочтен вслух, составившим его человеком.
Как правильно составляется при ДТП без пострадавших
Бланк и заполненный образец протокола осмотра места происшествия без пострадавших имеется у каждого из владельцев полиса ОСАГО. Речь идет о европротоколе, которые можно составить без вызова сотрудников ГИБДД, если происшествие:
- Не имеет пострадавших людей.
- Имуществу третьих лиц не было нанесено ущерба.
- Размер платы не должен превышать 100 тыс. рублей.
Кроме этого, водители должны быть в адекватном состоянии, у каждого должен иметься полис ОСАГО. Вызывать сотрудников ГИБДД необходимо лишь в том случае, когда между участниками происшествия возникло недопонимание по поводу выяснения виновного лица. Порядок составления протокола, аналогичный тому, который описан выше, только без участия сотрудника дорожной полиции.
Подготовка к осмотру авто
Непосредственно до начала осмотра автомобиля, важно произвести некоторую подготовку:
- Выполнить все обязательные действия по обозначению места происшествия, как аварийного.
- Оказать помощь пострадавшим.
- Обеспечить безопасное движение другим ТС и пешеходам.
- Обеспечить охрану следов и не перемешать объекты, имеющие важное значение.
Помимо перечисленных моментов, участники ДТП должны быть ознакомлены с процедурой и административной ответственностью.
Осмотр транспортного средства после ДТП
Аварийная ситуация — это событие, которое нарушает стандартное расписание и привычный уклад жизни многих людей.
Обычно, ДТП имеет все признаки уголовного преступления, если в нем имеются пострадавшие лица.
Когда очевидцы, пострадавшие или виновные лица звонят для того, чтобы передать сообщение о случившемся, каждое уполномоченное лицо обязано принять эту информацию и осуществить все необходимые действия.
Осмотр транспорта, участвующего в аварии, является таким же обязательным мероприятием, как и изучение места происшествия. Осмотр проводится для выявления различных следов и улик, подтверждающих или опротестовывающих вину подозреваемого водителя. Кроме того, осмотр позволяет выявить обстоятельства, имеющие существенное значение для последующего расследования.
Для понимания суть этого мероприятия, читателям стоит изучить образец акта осмотра автомобиля после ДТП. В документе содержатся все важные сведения, полученные при осмотре транспорта. Порядок проведения осмотра описан в ст. 179 УПК, включая действие определенных норм и правил, регулирующих заполнение такого документа, как протокол осмотра.
Скачать образец акта осмотра
Протокол осмотра места происшествия (Бланк 8)
- ПРОТОКОЛ
- осмотра места происшествия
- ___________________________ «__» ___________ 20__ г.
- (место составления)
- Осмотр начат в ____ ч ___ мин
- Осмотр окончен в ____ ч ___ мин
- _______________________________________________________________________
- (должность следователя (руководителя следственного органа,
- дознавателя),
- __________________________________________________________________________,
- специальное или воинское звание, фамилия, инициалы)
- получив сообщение _________________________________________________________
- (от кого, о чем)
- __________________________________________________________________________,
- прибыл ____________________________________________________________________
- (куда)
- и с участием __________________________________________________________
- (процессуальное или иное положение, фамилия, имя, отчество
- каждого лица,
- ___________________________________________________________________________
- участвовавшего в следственном действии, а в необходимых случаях
- ___________________________________________________________________________
- его адрес и другие данные о его личности)
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
в соответствии с (ч. 1 ст. 144), ст. 164, 176, ч. 2 — 4 и 6 ст. 177 УПК РФ
- произвел осмотр
- ___________________________________________________________________________
- (чего)
- ___________________________________________________________________________
- Перед началом осмотра участвующим лицам разъяснены их права,
- обязанности, ответственность, а также порядок производства осмотра места
- происшествия.
- Участвующие лица: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Понятым, кроме того, до начала осмотра разъяснены цель следственного
действия, их права и ответственность, предусмотренные ст. 60 УПК РФ .
- _______________________ ___________________
- (подпись понятого) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись понятого) (инициалы, фамилия)
- Специалисту (эксперту) ________________________________________________
- (фамилия, имя, отчество)
- разъяснены его права, обязанности и ответственность, предусмотренные ст. 58
- (57) УПК РФ.
- Об уголовной ответственности за дачу заведомо ложных показаний по ст.
- 307 УК РФ предупрежден.
- Специалист (эксперт) _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Лица, участвующие в осмотре места происшествия, были заранее
- предупреждены о применении при производстве следственного действия
- технических средств _______________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- (каких именно и кем именно)
- ___________________________________________________________________________
- Осмотр производился в условиях ________________________________________
- (температура воздуха, погода,
- освещенность)
- ___________________________________________________________________________
- Осмотром установлено: _________________________________________________
- (что именно, описываются все действия
- следователя,
- ___________________________________________________________________________
- а также все обнаруженное при осмотре места происшествия в той
- последовательности, в какой производился осмотр,
- ___________________________________________________________________________
- и в том виде, в каком обнаруженное наблюдалось в момент осмотра места
- происшествия, выявленные при их производстве
- ___________________________________________________________________________
- существенные для данного дела обстоятельства, а также излагаются
- заявления (пояснения) лиц, участвовавших
- ___________________________________________________________________________
- в осмотре места происшествия; технические средства, примененные в ходе
- производства следственного
- ___________________________________________________________________________
- действия, условия и порядок их использования, объекты, к которым эти
- средства были
- ___________________________________________________________________________
- применены, и полученные результаты)
- Понятые: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Специалист (эксперт) _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Иные участвующие лица: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- В ходе осмотра проводилась ____________________________________________
(фотосъемка, видео-, аудиозапись и т.п.)
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- Понятые: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Специалист (эксперт) _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Иные участвующие лица: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- При производстве осмотра места происшествия изъяты: _______________________
- (перечень изъятых
- ___________________________________________________________________________
- предметов с указанием их индивидуальных признаков и особенностей, способа
- ___________________________________________________________________________
- упаковки, опечатывания (какой печатью) и отметки о заверении подписью
- следователя (руководителя следственного органа,
- ___________________________________________________________________________
- дознавателя), куда предметы направлены после изъятия или место их
- последующего хранения)
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- Все обнаруженное и изъятое при производстве осмотра места происшествия
- предъявлено участникам следственного действия.
- К протоколу прилагаются ___________________________________________________
- (фотографические негативы и снимки,
- ___________________________________________________________________________
- киноленты, диапозитивы, фонограммы, кассеты видеозаписи, чертежи, планы,
- схемы, слепки и оттиски следов,
- ___________________________________________________________________________
- выполненные при производстве осмотра места происшествия, электронные
- носители информации, полученной
- ___________________________________________________________________________
- или скопированной с других электронных носителей информации в ходе
- производства осмотра места происшествия)
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- Понятые: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Специалист (эксперт) _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Иные участвующие лица: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Протокол предъявлен для ознакомления всем лицам, участвовавшим в
- осмотре места происшествия. При этом указанным лицам разъяснено их право
- делать подлежащие внесению в протокол оговоренные и удостоверенные
- подписями этих лиц замечания о его дополнении и уточнении.
- Ознакомившись с протоколом путем __________________________________________
- (личного прочтения или оглашения протокола
- __________________________________________________________________________,
- следователем (руководителем следственного органа, дознавателем) по просьбе
- (кого именно)
- участники осмотра места происшествия замечания о его дополнении и уточнении
- ___________________________________________________________________________
- (не сделали, сделали — какие именно (указываются процессуальное положение,
- фамилия
- ___________________________________________________________________________
- и инициалы участника следственного действия и содержание сделанных им
- дополнений
- ___________________________________________________________________________
- и уточнений к содержанию протокола)
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- ___________________________________________________________________________
- Понятые: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Специалист (эксперт) _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Иные участвующие лица: _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- _______________________ ___________________
- (подпись) (инициалы, фамилия)
- Настоящий протокол составлен в соответствии со ст. 166 (167) и 180 УПК
- РФ.
- Следователь (руководитель следственного органа, дознаватель)
- _____________________________________ _______________ ___________________
- (специальное или воинское звание) (подпись) (инициалы, фамилия)
———————————
В соответствии с ч. 1.1 ст. 170 УПК РФ понятые принимают участие в осмотре места происшествия по усмотрению следователя.
Если по решению следователя понятые в осмотре места происшествия не участвуют, то применение технических средств фиксации хода и результатов осмотра места происшествия является обязательным.
Если в ходе осмотра места происшествия применение технических средств невозможно, то следователь делает в протоколе соответствующую запись.
Данная графа заполняется в случае, если в производстве осмотра места происшествия участвуют понятые.
Следственные действия
Информация обновлена:
Следственные действия – это мероприятия, которые следователь проводит, чтобы установить:
- кто и как совершил преступление;
- кому причинен вред;
- какие факты подтверждают вину обвиняемого.
Следователь может проводить только те следственные действия, которые перечислены в Уголовно-процессуальном кодексе РФ. Вот они:
- осмотр нежилого помещения или местности;
- освидетельствование;
- обыск;
- выемка;
- допрос обвиняемого, свидетеля, потерпевшего;
- арест почтово-телеграфных сообщений;
- прослушивание переговоров;
- проверка показаний на месте;
- очная ставка;
- следственный эксперимент;
- опознание.
Помните: все эти действия должны проводиться строго по закону. Доказательства, добытые сотрудниками полиции с нарушением требований Уголовно процессуального кодекса, не могут быть использованы в суде.
Следственные действия нельзя проводить в ночное время, то есть с 22 часов вечера до 6 утра. Исключение составляют случаи, когда промедление приведет к потере доказательств или нарушению прав граждан.
Пример
По подозрению в совершении мошенничества полицейские задержали в 22:00 гражданина Смирнова С. В. на основании внешнего сходства с разыскиваемым преступником. Чтобы определить, совершал ли задержанный мошенничество, следователь в 22:15 провел его допрос, а в 23:40 – опознание заявителем.
Закон разрешает следователю использовать в ходе следственных действий технические средства. Например, он вправе провести допрос или очную ставку с применением видеокамеры. Обвиняемый не может отказаться от участия в допросе только потому, что его слова будет фиксировать видеокамера. До начала допроса следователь обязан предупредить, что будет применять видео или звукозапись.
Следственные действия, проводимые с целью обнаружения и фиксации следов преступления и доказательств, которые требуют их незамедлительного закрепления, изъятия и исследования, называют неотложными. Их проводят уже после возбуждения уголовного дела и только если производство предварительного следствия обязательно (п. 19 ст. 5 УПК РФ).
Как правило, неотложные следственные действия проводит дознаватель, который, обнаружив преступление, возбудил дело. Их неотложность связана с опасностью потери доказательств. После проведения этих действий дознаватель обязан передать дело руководителю следственного органа. Это единственный случай, когда часть предварительного следствия проводит не следователь, а дознаватель.
На практике такие случаи редки. Обычно оперативники собирают материал проверки, а потом несут его следователю или начальнику следственного отдела, который и принимает решение о возбуждении дела.
Если все же дело возбудит орган дознания, то самое большее, на что решаются оперативники, – провести осмотр места происшествия или обыск.
Однако действовать они могут только по письменному поручению дознавателя.
Любое следственное действие следователь должен оформить протоколом. Если он этого не сделает или протокол будет составлен с нарушением закона, результаты следственного действия нельзя использовать в суде.
Обычно следователь заполняет протокол на специальном типографском бланке. Бывает, что у следователя нет при себе бланка. Тогда он может составить протокол от руки с заполнением всех необходимых реквизитов.
В протоколе нужно указать:
- дату и место, где проводилось следственное действие, время его начала и окончания с точностью до минуты;
- Ф. И. О., а при необходимости – адрес и другие данные всех участвующих в следственном действии. Требуйте, чтобы указывались полные имена и адреса. Иначе потом будет сложно разыскать участника следственного действия;
- все действия в том порядке, в котором они проводились;
- выявленные в ходе следственного действия обстоятельства;
- технические средства, которые использовались в ходе следственного действия, и результаты их использования.
В протоколе обязательно должна быть пометка о том, что всем гражданам, участвующим в следственном действии, разъяснены их права и обязанности, а также порядок производства следственного действия.
Обычно следователь составляет протокол во время или сразу по окончании следственного действия. Но если проводилась видеозапись, протокол составляют чуть позже.
Участников следственного действия в тот же день приглашают в помещение, где можно посмотреть отснятое. Смотрите внимательно – возможно, вы что-то упустили во время следственного действия.
Имейте в виду: видеозапись не должна «прокручиваться» в ускоренном режиме.
После просмотра вы вправе высказать свои замечания, которые также записывают на видеокамеру. Затем следователь составляет протокол, который подписывают все участники следственного действия.
Перед подписанием следователь должен спросить, есть ли у вас замечания и дополнения к протоколу. Если сотрудник полиции зафиксировал ваши замечания не в полном объеме или неправильно, впишите их сами в графу «Замечания к протоколу».
Бывает, что места на бланке протокола недостаточно. Тогда изложите свои замечания собственноручно на отдельном листе бумаги.
Только не забудьте отразить этот факт в протоколе, например, так: «Замечания к протоколу изложены мною собственноручно на отдельном листе и прилагаются к протоколу».
Если следователь откажет вам в собственноручном изложении замечаний, обратите на это внимание всех присутствующих и отразите в протоколе. Просите следователя не оставлять в протоколе пустых мест – пусть поставит прочерки. Это нужно, чтобы потом сотрудники полиции не смогли вписать в протокол ничего лишнего.
Если в ходе следственного действия изъяты нежелательные предметы или документы, воздержитесь от подписания протокола и не давайте никаких объяснений.
При обыске, копировании данных на электронные носители информации (при выемке), личном обыске, опознании должно участвовать не менее двух понятых (при других следственных действиях понятые участвуют по усмотрению следователя).
Понятой – это незаинтересованный гражданин, которого приглашает следователь, чтобы удостоверить ход и результаты следственного действия.
Имейте в виду: рядом с каждым сотрудником полиции, проводящим следственное действие, должно находиться не менее двух понятых.
Пример
Предпринимателя Иванова привлекли к ответственности за незаконное хранение огнестрельного оружия. В суде выяснилось, что, когда в гараже предпринимателя был найден обрез ружья, один понятой находился в гараже, а второй – в доме Иванова. Суд признал обыск незаконным и снял обвинение в хранении оружия.
Бывает, что оперативники «разбегаются» по помещениям фирмы, оставив понятых одних. Вы можете использовать это обстоятельство в суде в свою пользу. Попросите судью допросить понятых о том, как проводилось следственное действие. На основании их показаний результаты следственного действия будут признаны незаконными.
Пример
Сотрудники фирмы силой удерживали на своем складе руководителя конкурирующей компании.
После освобождения, уже находясь в отделении полиции, потерпевший пояснил, что ему связали руки, но он смог разрезать веревку и оставил ее на полу. Следователь провел осмотр складского помещения и действительно нашел на полу кусок веревки. Но сказал об этом понятым, только когда взял находку в руки.
На суде адвокат обвиняемого заявил ходатайство об исключении веревки из списка доказательств. Допросив понятых, суд признал, что веревка была обнаружена с нарушением закона, и удовлетворил ходатайство адвоката.
Нередки случаи, когда следователь привозит с собой внештатных сотрудников полиции или курсантов учебного заведения МВД. Такие понятые всегда дадут «нужные» следствию показания. Поэтому, если следователь приехал со «своими» понятыми, попросите заменить их. Если вам откажут, обязательно занесите свои возражения в протокол.
Часто расследование начинается с осмотра места происшествия. Это следственное действие, в ходе которого следователь осматривает место, где произошло преступление. Цель осмотра – поиск и изъятие всего, что может помочь в расследовании (документов, вещей и т. д.).
Пример
Следователь выехал в магазин, где оперативники задержали граждан, подозревавшихся в продаже фальсифицированной водки. Он провел осмотр подсобных помещений магазина, а также прилавков, где обнаружил 205 бутылок водки. В тот же день были проведены осмотры еще двух торговых точек. По результатам осмотра было возбуждено уголовное дело по статье 171 УК РФ – незаконное предпринимательство.
Осмотр места происшествия закон разрешает проводить до возбуждения уголовного дела (ч. 2 ст. 176 УПК РФ). Однако для этого нужны веские основания. Если следователь ничего не найдет, а значит, и не возбудит уголовного дела, можете обратиться в суд: осмотр незаконен.
Перед осмотром следователь (или дознаватель) должен предъявить вам свое служебное удостоверение и объяснить, какое преступление у вас произошло и какие помещения он будет осматривать.
Протокол об административном правонарушении является процессуальным документом, служащим основанием для возбуждения производства по делу об административном правонарушении, поскольку в данном документе фиксируется факт совершения соответствующего нарушения.
В соответствии с требованиями ч.2 ст. 28.2 КоАП РФ в протоколе об административном правонарушении указываются следующие сведения:
• дата и место его составления;
• должность, фамилия и инициалы лица составившего протокол;
• сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении;
• фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие;
• место, время совершения и событие административного правонарушения;
• статья КоАП РФ или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение;
• объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело;
• иные сведения, необходимые для разрешения дела.
Протокол составляется практически во всех случаях совершения правонарушений. Кодексом установлены исключения из этого общего правила. Во-первых, дела о некоторых категориях административных правонарушений возбуждаются только прокурором, который выносит соответствующие постановления (ст. 28.4 КоАП РФ). Во-вторых, предусмотрены случаи, когда административное наказание в виде предупреждения или штрафа назначается на месте совершения правонарушения, где и происходит процессуальное оформление соответствующих действий, не требующих составления протокола (ст. 28.6 КоАП РФ). В-третьих, Федеральным законом от 24.07.2007 N 210-ФЗ в ст. 28.6 КоАП РФ введена часть 3, которая устанавливает, что протокол не составляется при выявлении правонарушения в области дорожного движения (гл. 12 Кодекса), зафиксированного с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств или средств фото- и киносъемки, видеозаписи.
В протокол заносятся сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело. Применительно к физическому лицу помимо его фамилии, имени и отчества необходимо фиксировать дату его рождения, поскольку административная ответственность наступает с 16-летнего возраста, а к лицам в возрасте от 16 до 18 лет применяются меры воздействия, предусмотренные федеральным законодательством о защите прав несовершеннолетних.
В протоколе об административном правонарушении указываются фамилии, имена, отчества, адреса потерпевших и свидетелей в случае, если таковые имеются. Важно обратить внимание на то, что наличие свидетелей не является обязательным условием при составлении протокола.
Подробное описание события совершенного правонарушения необходимо для его правильной квалификации, т.е. определения статьи Особенной части Кодекса или статьи закона субъекта Российской Федерации, которой предусмотрена административная ответственность за подобные действия (бездействие).
В протоколе указывается статья Особенной части Кодекса или статья закона субъекта Российской Федерации, устанавливающая ответственность за совершенное нарушение.
В протоколе фиксируются и иные сведения, необходимые для разрешения дела. Это касается, например, описания нанесенного ущерба, который является одним из обстоятельств, подлежащих выяснению по делу.
Важной гарантией полноты и достоверности сведений, содержащихся в протоколе об административном правонарушении, является то, что физическому лицу и законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом. При этом указанные лица наделены правом представить свои объяснения и замечания по содержанию протокола, которые затем прилагаются к протоколу в качестве материалов дела.
После составления протокола об административном правонарушении его копия вручается под расписку физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, а также потерпевшему.
В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» разъясняется, какие недостатки протокола следует считать существенными или несущественными.
К существенным недостаткам относятся отсутствие данных, прямо перечисленных в ч. 2 ст. 28.2 КоАП РФ, а также отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела (например, данных о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело, языком, на котором ведется производство).
К несущественным недостаткам протокола относятся:
• те, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу;
• составление протокола в отсутствие лица, в отношении которого возбуждено дело, если ему было надлежащим образом сообщено о времени и месте составления протокола, но оно не явилось в назначенный срок и не уведомило о причинах неявки или эти причины были признаны неуважительными.
Протокол об административном правонарушении и особенности его составления
Протокол об административном правонарушении является процессуальным документом, служащим основанием для возбуждения производства по делу об административном правонарушении, поскольку в данном документе фиксируется факт совершения соответствующего нарушения.
В соответствии с требованиями ч.2 ст. 28.2 КоАП РФ в протоколе об административном правонарушении указываются следующие сведения:
• дата и место его составления;
• должность, фамилия и инициалы лица составившего протокол;
• сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении;
• фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие;
• место, время совершения и событие административного правонарушения;
• статья КоАП РФ или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение;
• объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело;
• иные сведения, необходимые для разрешения дела.
Протокол составляется практически во всех случаях совершения правонарушений. Кодексом установлены исключения из этого общего правила. Во-первых, дела о некоторых категориях административных правонарушений возбуждаются только прокурором, который выносит соответствующие постановления (ст. 28.4 КоАП РФ). Во-вторых, предусмотрены случаи, когда административное наказание в виде предупреждения или штрафа назначается на месте совершения правонарушения, где и происходит процессуальное оформление соответствующих действий, не требующих составления протокола (ст. 28.6 КоАП РФ). В-третьих, Федеральным законом от 24.07.2007 N 210-ФЗ в ст. 28.6 КоАП РФ введена часть 3, которая устанавливает, что протокол не составляется при выявлении правонарушения в области дорожного движения (гл. 12 Кодекса), зафиксированного с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств или средств фото- и киносъемки, видеозаписи.
В протокол заносятся сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело. Применительно к физическому лицу помимо его фамилии, имени и отчества необходимо фиксировать дату его рождения, поскольку административная ответственность наступает с 16-летнего возраста, а к лицам в возрасте от 16 до 18 лет применяются меры воздействия, предусмотренные федеральным законодательством о защите прав несовершеннолетних.
В протоколе об административном правонарушении указываются фамилии, имена, отчества, адреса потерпевших и свидетелей в случае, если таковые имеются. Важно обратить внимание на то, что наличие свидетелей не является обязательным условием при составлении протокола.
Подробное описание события совершенного правонарушения необходимо для его правильной квалификации, т.е. определения статьи Особенной части Кодекса или статьи закона субъекта Российской Федерации, которой предусмотрена административная ответственность за подобные действия (бездействие).
В протоколе указывается статья Особенной части Кодекса или статья закона субъекта Российской Федерации, устанавливающая ответственность за совершенное нарушение.
В протоколе фиксируются и иные сведения, необходимые для разрешения дела. Это касается, например, описания нанесенного ущерба, который является одним из обстоятельств, подлежащих выяснению по делу.
Важной гарантией полноты и достоверности сведений, содержащихся в протоколе об административном правонарушении, является то, что физическому лицу и законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом. При этом указанные лица наделены правом представить свои объяснения и замечания по содержанию протокола, которые затем прилагаются к протоколу в качестве материалов дела.
После составления протокола об административном правонарушении его копия вручается под расписку физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, а также потерпевшему.
В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» разъясняется, какие недостатки протокола следует считать существенными или несущественными.
К существенным недостаткам относятся отсутствие данных, прямо перечисленных в ч. 2 ст. 28.2 КоАП РФ, а также отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела (например, данных о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело, языком, на котором ведется производство).
К несущественным недостаткам протокола относятся:
• те, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу;
• составление протокола в отсутствие лица, в отношении которого возбуждено дело, если ему было надлежащим образом сообщено о времени и месте составления протокола, но оно не явилось в назначенный срок и не уведомило о причинах неявки или эти причины были признаны неуважительными.
