Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc
Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.
Элементы протокола
После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.
В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.
После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.
Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.
Формулировка
После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.
Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.
Специфика
Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.
Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.
Что должно быть зафиксировано
Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.
Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.
Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.
Какие могут быть цели встречи с клиентом
Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:
- Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
- Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
- Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
- Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
- Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.
Другие формы
Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:
- В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
- В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
- В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).
Сбор информации
Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:
- Сфера деятельности.
- Размер организации клиента, годовой оборот активов.
- Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
- Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
- Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.
Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.
Как составить протокол совещания
Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Какую форму используют для протокола
Выделяют три формы документа:
- краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
- полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
- стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
Для всех форм предусматривается наличие в тексте:
- названия документа;
- даты, места, времени проведения мероприятия;
- информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
Краткая
Полная
Стенографическая
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
ПРОТОКОЛ № 12
аппаратного совещания у руководителя
| г. Санкт-Петербург | «01» февраля 2021 г. |
Присутствовали:
1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.
2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.
3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.
4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.
5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.
6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.
Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.
Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.
Повестка дня:
Выплата премий за январь 2021 г.
Слушали:
1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.
2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.
Решили:
1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.
Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.
2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.
Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.
Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович
Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна
Правила оформления протоколов
Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:
- наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
- название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
- список присутствующих лиц;
- данные председателя и секретаря;
- повестку собрания;
- голосование, если оно проводилось;
- общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.
Образцы
Собрания
Совещания
Заседания
Самоловских Наталья
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
45
Публикаций
934
Дней на портале
0
Комментариев
Автор месяца
Гончарова Валерия
Персональным данным власти уделяют много внимания, поэтому от работодателей, которых официально приравняли к остальным операторам таких сведений, необходимо подготовить документацию по обработке и защите личной информации работников. В пакет документов входит и приказ о данных сотрудника на рабочем месте, который обязателен для каждой компании, вне зависимости от ее формы собственности и сферы деятельности.
Читать дальше
Работодатель вправе в случаях, установленных законом, изменять условия трудового договора. О предстоящих изменениях необходимо письменно уведомить сотрудника. Рассказываем, как составить уведомление и какую информацию в него включить обязательно.
Читать дальше
Получить справку об отсутствии судимости срочно можно в МВД, МФЦ или через портал госуслуг. Оформляют документ, подтверждающий наличие либо отсутствие судимости, в течение 30 дней бесплатно. Кроме паспортных данных, никакой информации не потребуется.
Читать дальше
Показать еще
Встречи играют решающую роль в компаниях и организациях, выступая в качестве платформы для обсуждения и решения проблем и управления внутренними делами для достижения прогресса. Чтобы уловить суть этих встреч, будь то виртуальные или личные, Протокол заседаний имеют решающее значение для ведения заметок, обобщения основных обсуждаемых тем и отслеживания принятых решений и резолюций.
Эта статья поможет вам составить эффективный протокол собрания с примерами и шаблонами для использования, а также с рекомендациями, которым нужно следовать.
- Что такое протокол собрания?
- Кто такой хронометрист?
- Как написать протокол встречи
- Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)
- Основные выводы
Надеемся, что эта статья поможет вам больше не испытывать трудности с составлением протоколов совещаний. И не забывайте быть креативными и интерактивными на каждой из ваших встреч с помощью:
- Общедоступный шаблон AhaSlides
- Стартовая встреча проекта
- Совещание по стратегическому руководству
- Встречи в бизнесе | Общие 10 распространенных типов и рекомендации
- Повестка дня встречи | 8 ключевых шагов, примеры и бесплатные шаблоны
- Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания — это письменный отчет об обсуждениях, решениях и действиях, происходящих во время собрания.
- Они служат справочным материалом и источником информации для всех участников и тех, кто не может присутствовать.
- Они помогают гарантировать, что важная информация не будет забыта и все будут в курсе того, что обсуждалось и какие действия следует предпринять.
- Они также обеспечивают подотчетность и прозрачность, документируя решения и обязательства, принятые на собрании.
Кто такой хронометрист?
Ведущий протокол отвечает за точную запись дискуссий и решений, принятых во время встречи.
Это может быть административный сотрудник, секретарь, помощник или менеджер или член команды волонтеров, выполняющий задание. Очень важно, чтобы протоколист хорошо организовывал и делал заметки, а также мог эффективно подводить итоги обсуждения.
Веселое посещение встреч с AhaSlides
Собирайте людей в одно и то же время
Вместо того, чтобы подходить к каждому столу и «проверять» людей на случай, если они не появятся, теперь вы можете привлечь внимание людей и проверить посещаемость с помощью веселых интерактивных викторин с AhaSlides!
🚀 Получите бесплатные шаблоны ☁️
Как написать протокол встречи
Для эффективных протоколов совещаний, во-первых, чтобы они были объективны, были фактическим протоколом встречии избегайте личных мнений или субъективных интерпретаций дискуссий. Следующий, оно должно быть кратким, четким и легким для понимания, сосредоточьтесь только на основных моментах и избегайте добавления ненужных деталей. Окончательно, она должна быть точной и обеспечивать актуальность и актуальность всей записанной информации.
Давайте углубимся в детали написания протокола встречи со следующими шагами!
8 основных компонентов протокола собрания:
- Дата, время и место встречи
- Список участников и извинения за отсутствие
- Повестка дня и цель встречи
- Резюме обсуждений и принятых решений
- Проведенные голосования и их результаты
- Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения
- Любые следующие шаги или последующие действия
- Заключительные замечания или перерыв в заседании
Шаги для написания эффективных протоколов совещаний
1/ Подготовка
Перед собранием ознакомьтесь с повесткой дня собрания и любыми соответствующими справочными материалами. Убедитесь, что у вас есть все необходимые инструменты, такие как ноутбук, блокнот и ручка. Также рекомендуется просмотреть протоколы предыдущих собраний, чтобы понять, какую информацию следует включать и как ее форматировать.
2/ Ведение заметок
Во время встречи делайте четкие и краткие записи обсуждений и принятых решений. Вы должны сосредоточиться на том, чтобы зафиксировать ключевые моменты, решения и действия, а не расшифровывать всю встречу дословно. Не забудьте указать имена докладчиков или любые ключевые цитаты, а также любые действия или решения. И избегайте использования аббревиатур или сокращений, которые могут быть непонятны другим.
3/ Организуйте протокол
Просмотрите и систематизируйте свои заметки, чтобы создать последовательное и краткое изложение ваших протоколов после собрания. Вы можете использовать заголовки и маркеры, чтобы протоколы было легко читать. Не принимайте личные мнения или субъективные интерпретации обсуждения. Сосредоточьтесь на фактах и на том, что было согласовано во время встречи.
4/ Запись деталей
В протоколе встречи должны быть указаны все важные детали, такие как дата, время, место и участники. Упомяните любые важные обсуждаемые темы, решения и назначенные действия. Обязательно записывайте все голоса, которые были проведены, и результаты любых обсуждений.
5/ Действия
Обязательно перечислите все назначенные действия, включая ответственных и крайний срок выполнения. Это важная часть протокола собрания, поскольку она гарантирует, что каждый знает свои обязанности и сроки их выполнения.
6/ Обзор и распространение
Вы должны проверить протокол на точность и полноту и внести необходимые изменения. Убедитесь, что все ключевые моменты и решения отмечены. Затем вы можете разослать протокол всем участникам лично или по электронной почте. Храните копию протокола в централизованном месте для быстрого доступа, например, на общем диске или в облачной платформе хранения.
7/ Последующие действия
Убедитесь, что действия, принятые на собрании, выполняются и выполняются быстро. Используйте протоколы для отслеживания прогресса и обеспечения выполнения решений. Это поможет вам сохранить подотчетность и обеспечит продуктивность и эффективность встречи.
Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)
1/ Пример протокола собрания: простой шаблон собрания
Уровень детализации и сложности простого протокола собрания зависит от цели собрания и потребностей вашей организации.
Как правило, простые протоколы собраний используются для внутренних целей и не должны быть такими формальными или всеобъемлющими, как другие типы протоколов собраний.
Итак, если вам срочно нужно, а встреча вращается вокруг простого, не слишком важного контента, вы можете использовать следующий шаблон:
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена]
Повестка дня:
[Вставить пункт 1 повестки дня]
[Вставить пункт 2 повестки дня]
[Вставить пункт 3 повестки дня]
Итог встречи:
[Вставьте краткое изложение обсуждений и решений, принятых во время встречи, включая любые ключевые моменты или действия.]
Пункты действий:
[Вставьте список всех действий, которые были назначены во время собрания, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения.]
Следующие шаги:
[Вставьте любые следующие шаги или последующие действия, которые обсуждались во время встречи.]
Заключительные замечания:
[Вставьте любые заключительные замечания или объявление о перерыве собрания.]
Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]
2/ Пример протокола собрания: шаблон собрания совета директоров
Протоколы заседаний правления записываются и распространяются среди всех членов, обеспечивая запись принятых решений и указаний организации. Поэтому он должен быть четким, полным, подробным и формальным. Вот образец протокола заседания правления:
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена тех, кто извинился за отсутствие]
Повестка дня:
1. Утверждение протокола предыдущего собрания
2. Обзор финансового отчета
3. Обсуждение стратегического плана
4. Какой-нибудь другой бизнес
Итог встречи:
1. Утверждение протокола предыдущего собрания: [Вставить основные моменты предыдущего собрания, которые были рассмотрены и утверждены]
2. Обзор финансового отчета: [Вставьте основные моменты текущей финансовой ситуации и рекомендации по будущему финансовому планированию]
3. Обсуждение стратегического плана: [укажите, что совет обсудил и внес изменения в стратегический план организации]
4. Любые другие вопросы: [укажите любые другие важные вопросы, которые не были включены в повестку дня]
Пункты действий:
[Вставьте список любых действий, которые были назначены во время встречи, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения]
Следующие шаги:
Правление проведет последующее заседание в [Указать дату].
Заключительные замечания:
Встреча завершилась в [Вставьте время].
Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]
Это всего лишь базовый шаблон собрания совета директоров, и вы можете добавлять или удалять элементы в зависимости от потребностей вашего собрания и организации.
3/ Пример протокола встречи: шаблон управления проектом
Вот пример протокола собрания для шаблона управления проектом:
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена тех, кто извинился за отсутствие]
Повестка дня:
1. Обзор статуса проекта
2. Обсуждение рисков проекта
3. Обзор прогресса команды
4. Какой-нибудь другой бизнес
Итог встречи:
1. Обзор состояния проекта: [вставьте любую обновленную информацию о ходе выполнения и выделите все проблемы, которые необходимо решить]
2. Обсуждение рисков проекта: [Укажите потенциальные риски проекта и план по снижению этих рисков]
3. Обзор прогресса команды: [Вставьте рассмотренный прогресс и обсуждение любых возникших вопросов]
4 Любые другие вопросы: [укажите любые другие важные вопросы, которые не были включены в повестку дня]
Пункты действий:
[Вставьте список любых действий, которые были назначены во время встречи, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения]
Следующие шаги:
Команда проведет последующую встречу в [Укажите дату].
Заключительные замечания:
Встреча завершилась в [Вставьте время].
Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]
Основные выводы
Цель протоколов собрания — предоставить общий обзор собрания для тех, кто не смог присутствовать, а также зафиксировать результаты собрания. Поэтому протоколы должны быть организованы и понятны, а самая важная информация должна выделяться четко и лаконично.
Протокол встречи деловых партнеров (на русском языке с подписями сторон)
Пример оформления протокола деловых переговоров. Скачайте этот образец в Word и вставьте в него свои данные. Справа сбоку собраны статьи про организацию переговоров
Выбери свой вариант доступа
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.
Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.
Протокол встречи
Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.
Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.
До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.
Содержание протокола
По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.
В заголовочной части рекомендуется отражать следующие данные:
- наименование организации (полное и сокращенное);
- название документа;
- номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи.
Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.
В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.
В основной части излагаются:
- вопросы, которые обсуждались на встрече;
- выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
- решения, принятые по поставленному вопросу.
Итоговый протокол подписывается секретарем, председательствующим, делается отметка о согласии с протоколом и об ознакомлении с ним всех присутствующих на встрече лиц.
Ниже расположен типовой бланк и образец протокола встречи вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
