Как составить путевой лист для директора

Часто случается так, что личный автомобиль директора компании используется им не только в личных нуждах, но и в интересах фирмы. В таком случае имеется возможность официально оформить данный факт и уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Из данной статьи вы узнаете, как правильно составить путевые листы, если используется автомобиль директора для командировок и иных служебных поездок, что подразумевается под арендой имущества у сотрудников предприятия, и каковы правила заключения договора аренды с работником компании.

Аренда имущества у работника для использования в служебных целях

Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы – пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.

Важно! Заключать слишком много договоров аренды личного имущества с сотрудниками не безопасно – налоговая инспекция может выдвинуть претензии, назначить внеплановые проверки и доначислить налог, если выяснится, что подобные соглашения заключались с целью ухода от страховых взносов. Лучше, чтобы все арендованное у работников имущество всегда находилось в нужном месте.

За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями – непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Важно! Именно потому, что арендная плата не облагается страховыми взносами, не следует делать так, чтобы данная сумма превышала зарплату сотрудника. Это вызовет подозрение контролирующих органов.

Как заключить договор аренды, чтобы использовать автомобиль директора для командировок

Договор аренды личного автомобиля работника фирмы, в том числе директора, может быть представлен в двух вариантах:

• договор аренды автомобиля с экипажем (не только авто переходит в пользование фирмы, но его владелец также оказывает услуги по технической эксплуатации и управлению ТС);
• соглашение об аренде личного авто без экипажа (машина переходит во временное пользование компании, срок оговаривается в договоре).

В первом случае обычно заранее оговаривают общую сумму выплаты по договору (и за пользование машиной, и за услуги владельца-водителя). Но так поступать не следует, и вот почему. Та часть выплаты, что приходится на переход имущественных прав в отношении автомобиля, действительно, не облагается страховыми взносами. Зато та часть суммы, что является оплатой услуг водителя, облагается. И когда налоговый инспектор обнаружит, что арендная плата не разбита на составляющие, страховые взносы будут начислены на все выплаченные суммы, полностью, без разбивки на целевые выплаты. Выгоднее для работодателя указать небольшую сумму за услуги собственника автомобиля, а выплату крупнее оставить в части оплаты за пользование авто.

С договором аренды без экипажа все проще – страховых платежей не будет совсем (но останется НДФЛ по ставке 13%), и в сумму выплаты разрешено включить любые затраты сотрудника на содержание транспортного средства. Налоговые инспекторы непременно проверят, кто является водителем автомобиля – если первичные документы укажут на то, что авто управляет сам владелец, договор аренды автоматически признается соглашением об аренде транспорта с экипажем (соответственно, начислят и страховые взносы).

Важно! Если на фирме используется автомобиль директора для командировок и иных служебных поездок, а директор при этом не является ИП и не нанимает наемных рабочих, рекомендуется подписывать сразу 2 договора – по аренде транспортного средства (без экипажа) и по оплате услуг по управлению машиной и ее технической эксплуатации.

Экспертное мнение к вопросу о том, каковы особенности оформления служебной поездки, если используется автомобиль директора для командировок

Как уже было сказано, директор компании является таким же сотрудником, как наемные работники. А потому вождение собственного автомобиля руководителем во время командировки считается использованием личного имущества сотрудника. Поэтому рекомендуется, во избежание претензий со стороны налоговых инспекторов, оформлять путевой лист. При проведении проверки затрат фирмы данный документ предъявлять не обязательно, но с ним будет значительно проще доказать, что машина эксплуатировалась именно в служебных целях, и бензин был потрачен на нужды предприятия.

Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 разрешает руководителям предприятий разрабатывать собственные формы путевых листов. Однако, существует условие – в документе должны присутствовать все без исключения обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152:

• наименование документа, номер;
• сведения о времени действия путевого листа;
• сведения о собственнике машины;
• сведения о самом автомобиле;
• данные водителя.

Фирма имеет право на то, чтобы включить в состав затрат, уменьшающих налог на прибыль, расходы на ГСМ. Недостатком использования унифицированной формы путевого листа является необходимость указания места отправления и назначения, в противном случае не получится учесть бензин в составе расходов, придется уплатить НДФЛ со стоимости бензина как с доходов работника, и не получится принять к вычету НДС.

Следует помнить и о том, что бензин невозможно учитывать в расходах в неограниченном количестве – положения НК РФ хоть и не содержат ограничений на этот счет, руководствоваться следует Методическими рекомендациями (Приложение к Распоряжению Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р). В Письме Минфина РФ от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6 содержатся указания относительно расчета норм расходования ГСМ для автомобилей, для которых не утверждены нормы расхода бензина.

Типичные ошибки

Ошибка: С директором фирмы заключили договор аренды автомобиля с экипажем, в котором указана общая сумма ежемесячной выплаты за использование машины и за услуги водителя ТС.

Комментарий: В договоре аренды авто с экипажем следует разделить выплату на арендную плату за машину и на оплату услуг водителя, поскольку с первой выплаты страховые взносы не удерживаются, а со второй – удерживаются.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить служебную поездку, если использовался автомобиль директора для командировок

Вопрос №1: Сотрудник, вернувшись из командировки, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, помимо прочего, чеки на оплату бензина. Мы отправили в эту служебную поездку сразу несколько работников на личном транспорте. Но бензин оплачивал исключительно водитель, поэтому не у всех командированных имеется платежный документ об оплате ГСМ, привлечет ли это внимание налоговой инспекции?

Ответ: Если командированных на собственных автомобилях несколько, путевой лист следует оформить только на водителя. В Вашем случае покупкой бензина занимался именно водитель, поэтому от остальных работников не требуется предоставления чеков на оплату ГСМ.

Вопрос №2: Наша фирма использует собственный, разработанный внутри компании, бланк путевого листа. Сотрудники налоговой службы собираются подать на нас в суд за уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на стоимость бензина, который был израсходован в командировке директором, поехавшим на личном автомобиле. Претензия заключается в том, что в путевом листе не указан маршрут поездки. Следует ли нам опасаться суда?

Ответ: Как показывает судебная практика, подобные суды всегда выигрывает фирма-налогоплательщик. Если вы используете собственный бланк путевого листа, и в нем присутствуют все обязательные реквизиты (маршрут поездки к таковым не относится), и у вас имеются подтверждающие расходы документы, налоговые органы не смогут взыскать «не уплаченный» налог на прибыль.

С 11 марта 2023 года действует электронный формат путевого листа. Также Минтранс России утвердил порядок, в котором нужно оформлять путевые листы, и состав сведений в них. Как теперь заполнять путевые листы с учетом новых норм — рассказали в статье и показали на образцах форм.

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист обязательно нужен, если:

• организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов с использованием транспортных средств, которые в вашей собственности;
• вы предоставляете транспортное средство во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Оформить путевой лист следует и в случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это следует из обязанностей, предусмотренных для тех, кто эксплуатирует транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ). 

Внимание

Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство.

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

• водитель предоставил его полиции по их требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
• подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затрат на ГСМ;
• начислить зарплату водителям (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
• подтвердить использование работником личного транспортного средства в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@);
• подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее — при аренде транспортного средства.

Какие сведения и обязательные реквизиты указать в путевом листе

Сведения

В путевой лист нужно вносить сведения: 

Обязательные реквизиты 

Обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По какой форме составить путевой лист

Путевой лист можно сформировать в электронном виде или составить на бумаге. Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, который действует с 11 марта 2023 года (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Формы путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

Как заполнять путевой лист

На каждое транспортное средство оформляйте один путевой лист. Если одно транспортное средство используют посменно разные водители, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (пп. 10, 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

Проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль можно в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Как оформить медицинский осмотр

Отметки в путевом листе о дате, времени и результате предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотров водителей делает медработник. Когда оформляется бумажный документ, он заверяет данные собственноручной подписью. Если формируется электронный путевой лист, для заверения требуется УКЭП или УНЭП. Указывают фамилию, имя и отчество (при наличии) медработника, наименование медорганизации, если он состоит в штате, серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение медосмотров (п. 12 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

По результатам медосмотров медработник выносит заключение о состоянии водителя: 

• «Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — если по результатам медосмотра нет признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и его остаточных явлений; 
• «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» — если по результатам послесменного, послерейсового медосмотра нет таких же признаков. 

Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы водителей служебных легковых автомобилей

Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре

Как проводят технический контроль транспорта

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортного средства проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Его назначает руководитель своим решением. Ответственный работник указывает в путевом листе дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля. 

Вопрос: Кто может быть назначен ответственным за предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств

Если готовите документ на бумажном носителе, работник заверяет данные собственноручной подписью, а если формируете электронный путевой лист, он использует УКЭП или УНЭП. Кроме того, работник приводит фамилию, имя и отчество. По результатам контроля проставляют  отметку «Выпуск на линию разрешен» или «Выпуск на линию не разрешен», если выявили несоответствие требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

Если водители работают посменно на одном транспортном средстве, контроль проводят до начала рейса или смены водителя, который первым выезжает с парковки (п. 5 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств). 

Как вести журнал учета движения путевых листов

Обязанность вести журнал учета движения путевых листов не предусмотрена нормативными актами. Вместе с тем целесообразно регистрировать в журнале их выдачу и возврат. Его можно вести как в бумажной, так и электронной форме. Если журнал на бумажном носителе, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. 

Журнал учета путевых листов в электронной форме нужно заверять УКЭП. Также целесообразно предусмотреть возможность его печати на бумажном носителе. 

Скачать образец журнал учета движения путевых листов

Как исправлять ошибки в путевых листах

Исправляйте ошибки по схеме:  

• ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать; 
• внесите корректную запись; 
• сделайте надпись «Исправлено» и укажите дату исправления; 
• заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации. Обычно это диспетчер и водитель. 

Такой порядок применяют для исправления документов бухучета, в частности первичных учетных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Номер путевого листа

Порядок нумерации путевых листов не установлен нормативными актами. Номер документа не относится к обязательным реквизитам. Для организации учета путевых листов целесообразно ввести их внутреннюю нумерацию. 

С 1 марта 2023 года путевой лист может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде. Вне зависимости от формы, документ должен быть заполнен так, чтобы исключить претензии со стороны контролирующих служб. Поэтому к заполнению путевого листа привлекают специалистов разных направлений.

Конец ознакомительного фрагмента статьи
Комментарии (0)

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

1. Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
2. Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
3. Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

Статья про учёт расходов на автомобиль на УСН «Доходы минус расходы»

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

1.  Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП. 

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

1. Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.
2. Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
3. Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью. 

Как изменилось оформление путевых листов 

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС. 

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта. 

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Статья актуальна на 

28.01.2022