Как составить рабочий план проекта

Иллюстрация: Mike Dotta / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

О плане проекта рассказал

Эксперт в области управления цифровыми проектами с 17-летним международным опытом. Бизнес-архитектор. Студент программы Skillbox и СПбГУ MBA «Лидеры изменений».

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального результата, например продукта или услуги. У проектов есть свои ограничения по времени, бюджету, содержанию. Чтобы прийти к намеченному результату, нужен план.

В этом материале Skillbox Media расскажем о плане проекта.

• Что такое план проекта и зачем он нужен
• Что входит в планирование
• Как планировать по PMBoK
• Как устроено планирование в Agile
• Где брать шаблоны

---

План проекта — документ, в котором описан проект. В него обычно включают ряд последовательных действий, мероприятий или задач. Эта последовательность показывает, как команда будет достигать цели в установленный срок и с ограниченными ресурсами.

Вот какие элементы ещё есть в документе:

• цели, задачи — к чему нужно прийти;
• заинтересованные стороны — все, кому важен результат;
• график работ, в котором можно наметить контрольные точки;
• бюджет, все необходимые ресурсы;
• коммуникация — как команда проекта и заинтересованные стороны будут обмениваться информацией.

План может быть мультисценарным. Это значит, что в нём будет указано несколько сценариев развития проекта и последовательность действий для них. Это помогает снизить риски — если что-то пойдёт не так, вы будете готовы активировать план Б или использовать резерв времени или бюджета.

План проекта составляют на этапе подготовки. Сначала он может быть укрупнённым — только с важными ограничениями и этапами. Позже его могут детализировать, уточнять или корректировать. Но работают с ним всегда в одном документе, чтобы не упустить из виду ничего важного.

План проекта нужен менеджерам, команде и всем заинтересованным сторонам. Он помогает координировать действия и достичь намеченной цели. Можно сказать, что проект без плана — как корабль без навигации и карты:

• невозможно определить, держит он курс или нет;
• нельзя понять, есть ли проблемы и в чём они состоят;
• есть риск, что команда проекта выгорит, потеряет мотивацию, не достигнув цели.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет освоить проектный менеджмент

• «Профессия Менеджер проектов» — изучить разные методологии и управлять бюджетом, сроком и командой.
• «Управление проектами» — сопровождать проекты из любой отрасли на каждом этапе, от брифования до поддержки.
• «Управление командами» — управлять конфликтами, мотивировать и развивать сотрудников.

Планирование — это процесс создания плана. За него обычно отвечает менеджер проекта. Но он может подключать к нему членов команды и заинтересованные стороны, чтобы согласовать цели, задачи, ограничения и другие важные элементы плана.

Приступить к планированию невозможно без формулировки цели проекта и определения его заинтересованных сторон. Только после этого можно отвечать на вопросы: что и зачем делаем, как, когда, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и что будет, если что-то пойдёт не так.

Поиск ответов на эти вопросы — и есть планирование. Подробнее обо всех его этапах можно почитать в отдельной статье. Здесь перечислим принципы, которых нужно придерживаться для успешного планирования:

• Держите цели и задачи в фокусе. Менеджеру проекта важно проявить лидерские качества и повести за собой команду к общей цели. Поэтому он сам должен фокусироваться на ней.
• Сделайте планирование коллективным творчеством. Подключайте к процессу как можно больше участников и заинтересованных сторон. Это сделает план проекта проработанным и устойчивым.
• Используйте принцип меритократии. Он подразумевает, что важные решения должны принимать компетентные люди. Поэтому учитывайте все мнения, но они должны влиять на проект в разной степени. Создавайте такие условия, чтобы объективно талантливые люди могли влиять на принятие решений.
• Не бойтесь вносить изменения в план. Управляйте ими умно и проактивно. Помните, что план устаревает в момент, когда он готов. Поэтому старайтесь предвидеть возможные трудности и действуйте на опережение.

Дополнительный совет — развивайтесь сами и развивайте свою команду. Изучайте принципы и подходы к планированию, которыми пользуются ваши коллеги и конкуренты по отрасли. Со временем это поможет проще планировать, работать и взаимодействовать с командой.

PMI — институт управления проектами — выпускает PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами. В PMBoK среди прочего описано планирование.

Согласно PMBoK, планирование — постоянный процесс. Для него менеджер должен использовать почти все области знаний, описанные в своде. Это управление:

Содержанием. На этом этапе идёт сбор требований заказчиков и заинтересованных сторон, определение целей: чего нужно достичь. На нём можно составить иерархическую структуру работ — список всех небольших задач, необходимых для достижения цели.

Сроками. Чтобы оценить сроки, нужно определить состав работ, взаимосвязи между задачами, необходимые ресурсы. Потом оценить длительность операций и разработать расписание работ.

Стоимостью. Это стоимостная оценка работ и необходимых ресурсов. Когда она проведена, менеджер может разрабатывать бюджет.

Качеством. Это планирование уровня качества и контрольных точек, на которых его нужно проверять.

Ресурсами. На этом этапе разрабатывают план управления человеческими ресурсами — распределяют роли и формируют команду. Это особенно важно в проектах, связанных с серьёзными изменениями в организации. На нём также определяют необходимые ресурсы — например, какой понадобится софт.

Коммуникациями. На этом шаге определяют форматы, глубину, частоту и каналы коммуникаций — как все участники проекта будут взаимодействовать между собой.

Рисками. Это поиск и идентификация рисков, их качественный, количественный анализ и разработка планов действий для случаев, если риски наступят.

Интеграцией. Это сборка всех «элементов» в единый план управления, согласование с командой и заинтересованными сторонами. Интеграция позволяет объединить усилия всех сторон для достижения цели.

Этот список можно использовать как чек-лист, чтобы убедиться в полноте плана проекта. Если какая-то область знаний не учтена, постарайтесь понять, как это исправить. Например, можно привлечь кого-то в качестве заинтересованного лица, спонсора, партнёра или члена команды, чтобы он помог вам в управлении рисками или ресурсами.

Agile — методология гибкого управления. Её особенность в том, что команда работает короткими циклами. Результат проекта может быть неизвестен, главная цель разработки — сделать продукт, полезный пользователям. Так как результат неизвестен, нельзя составить план проекта перед его запуском.

Но в Agile составляют планы при формировании бэклога спринта. Спринт — это цикл работы, бэклог — перечень задач, которые нужно выполнить в этом цикле. Исходя из этих задач, менеджер планирует ресурсы, длительность, стоимость каждого спринта и приоритет работ в нём.

Поэтому планирование в Agile остаётся, но этот процесс совмещён с фазой исполнения и «растворён» в ней. Вы можете часто встречаться с командой и клиентом, чтобы контролировать и корректировать план.

В программах для управления проектами встречаются готовые шаблоны планов. В некоторых программах форматы планов подобраны для разных проектов и подходов к управлению.

В Skillbox Media есть подборка из восьми программ для менеджера проектов. Здесь мы перечислим главное, что о них нужно знать:

• MS Project — самое популярное, но сложное решение, оплата которого сейчас недоступна в России.
• Wrike — облачный сервис для планирования и управления проектами.
• Comindware — сервис с облачной и локальной версией, большим числом шаблонов. Подходит для Agile-разработки.
• «Аспро.Cloud» — российский облачный сервис, подходящий для Agile.
• Podio — программа с открытым исходным кодом, которую можно интегрировать с любыми сервисами.
• Worksection — сервис, который прекратил работу с пользователями из России.
• Advanta — российская программа, поддерживающая методологии Scrum и Agile.
• Jira — сервис, который работает на сервере или облаке. Оплатить его из России нельзя.
• «Битрикс24» — российский комплексный софт, в котором есть функция управления проектами.

Редакция «маркетинг» рекомендует

Как узнать больше об управлении проектами

• Управление проектами — отдельное направление в менеджменте. В нём много методик, принципов, концепций и практик. Начать изучение темы можно с этого материала Skillbox Media.
• Чтобы правильно составить план проекта, можно использовать декомпозицию. Это значит разобрать проект на небольшие части, или задачи. Так вы поймёте, сколько ресурсов и времени понадобится на достижение цели. Прочитайте наш гайд, чтобы научиться декомпозиции.
• За управление проектами отвечают менеджеры. Они умеют планировать, выстраивать систему коммуникаций, управлять командой и процессами и много что ещё. Узнать о профессии подробнее можно в этом материале Skillbox Media.
• Если вы хотите стартовать в профессии, приходите на курс Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём учат определять цели проекта, собирать команду, работать с бюджетом, общаться с заказчиком. Также на курсе можно научиться готовить презентации и работать с Excel: делать сложные расчёты и готовить отчёты.

Другие материалы Skillbox Media о проектном менеджменте

• Что такое проект и что может быть его целью
• Главное о PMBoK — своде знаний по управлению проектами
• Что такое KPI, какие они бывают, как их разработать и показать графически
• Пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта
• Что такое матрица RACI и как она помогает достигать целей в срок

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Все процессы, понятия и предметы начинаются с идей, которые затем доносятся до других людей, обсуждаются, разрабатываются, производятся. И лишь потом оказываются на всеобщем обозрении, где ими массово пользуются люди.

Управление проектами в деятельности менеджера не является исключением. Оно тоже должно с чего-то начинаться. И в большинстве случаев первый этап будущего дела состоит из формирования плана проекта. Но что же оно из себя представляет?

Планирование проекта с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

В этой статье попробуем подробно разъяснить, как создать такой план, зачем нужно планирование, какие существуют стратегии по его созданию, какие процессы планирования проекта необходимо пройти, как довести дело до конца и какие инструменты в этом вопросе служат главными помощниками.

Что такое планирование проекта

Само по себе планирование (planning) представляет собой процесс создания и принятия системы целевых установок, выявления путей по наиболее плодотворному и оперативному их достижению. Такие установки зачастую формируются в виде дерева целей и описывают будущее.

Его значимость связана с рядом причин, наиболее важными из которых являются неопределенность будущего, координирующая роль плана и оптимизация экономических результатов. Планирование позволяет обеспечить максимальные показатели вероятности и уровня достижения целей, базируясь на систематической подготовке решений.

Главным инструментом внедрения участников в проект перед началом работ является его план. Создание и дальнейшее принятие плана всей рабочей группой, включая руководителя и менеджера, помогает лучше понять личную ответственность и собственные задачи.

Что такое план проекта

Последовательный план составления проекта — это не список механических заданий для персонала и участников проектной группы, а организация и контроль. В плане проекта отображаются ключевые темы, задачи проекта, порядок шагов, возможные трудности и способы их преодоления в процессе деятельности.

Во время планирования менеджер выполняет оценку, определяется с первостепенными целями, командой исполнителей, подрядчиками и распределением заданий, продумывает график выполнения задач. При этом он должен понимать, что по ходу деятельности план будет корректироваться и дополняться.

Таким образом, план создается для упорядочения будущей работы проектной группы и минимизации рисков, прописывания обязанностей каждого участника команды, простоты контроля и избежания ненужной суеты.

Зачем создавать план

Необходимость в создании плана заключается в том, что он решает и закрывает собой сразу несколько важных задач. Без него вряд ли получится многого добиться и преодолеть возможные трудности, которые встретятся на пути реализации проекта.

Во-первых, на этапе планирования утверждается и согласуется с основными участниками рабочей группы непосредственно сам проект. Во-вторых, ведется создание и уточнение процедур по управлению, детализируются цели и задачи, устанавливается объем работ, контрольные точки и качественный состав мероприятий.

Кроме того, на стадии планирования конкретизируется порядок будущего взаимодействия в коллективе, оцениваются возможные риски и методы решения, борьбы с ними, выясняется потребность в ресурсах и возможность их получения, разрабатывается бюджет и реальный график выполнения работ.

Основы проектного планирования

Процесс составления плана, включающий в себя все этапы создания и выполнения проекта, называется его планированием. Стадия введения начинается с разработки концепции проектным менеджером. Затем для него выбирается стратегия, конкретизируются детали.

Происходит презентация или лекция о проекте и его методиках инвесторам, топ-менеджерам, руководителям и главам фирмы. Отбираются участники для рабочей группы, заключаются контракты. После чего выполняются непосредственные работы, а проект благополучно завершается.

Кроме того, на стадии планирования обозначаются ключевые характеристики осуществления согласованного процесса. В их число обычно входят следующие компоненты:

• продолжительность всех контролируемых элементов проектной деятельности;
• потребность в ресурсах (к примеру, трудовых, финансовых, материально-технических);
• календарные сроки и место поставки обязательного оборудования, комплектующих деталей, сырья, материалов и пр.;
• формат привлечения подрядчиков и сторонних организаций.

Планирование проекта — это ключевой процесс, от которого напрямую зависит результат деятельности всей команды. Поэтому все этапы планирования должны выступать гарантией осуществляемости процесса в поставленные сроки и с соблюдением требований (стоимости, нормативов, качества). А за его исполнение должны нести ответственность конкретные лица, назначенные на должности.

Сущность планирования заключается в нескольких основных и вспомогательных процессах. При этом первые в нем присутствуют всегда. К ним относятся:

• протоколирование, описание содержания плана;
• формулирование базовых этапов выполнения проекта, декомпозиция, установление более мелких составляющих (подзадач, подпроектов);
• разработка сметы и оценивание стоимости ресурсной составляющей, необходимой для реализации;
• составление календарного цикла работ;
• оценивание и планирование ресурсов (трудовых, временных, материальных и т.д.);
• формирование бюджета;
• выявление рисков, ограничений, критических барьеров во время выполнения работ;
• сбор результатов иных процессов планирования, компоновка в единую документацию;
• разработка пошагового плана, гарантирующего результат и благополучное завершение трудовой деятельности.

Вспомогательные процессы, в отличие от основ, могут отсутствовать или включаться в планирование по мере необходимости. К ним чаще всего относятся проектирование, обоснование и установление стандартов качества, подбор людей, распределение между ними функционала, ответственности и норм субординации, логистика и мн. др.

Результаты планирования включают в себя все необходимые данные, дифференцированные по уровням, срокам, моделям, фазам и пр. Они выстраиваются по принципам «обратной связи», обеспечивают регулярное сравнение плановой и фактической информации, придают деятельности больше эффективности и гибкости.

Какие существуют стратегии и методы планирования проектов

При составлении плана работы следует учитывать несколько факторов, к которым относятся длительность выполнения работы, прямая прибыль от готового проекта, косвенная прибыль или экономия ресурсов, количество издержек, стоимость задержек и возможность получения выгоды от разрабатываемого продукта до самого завершения проектной деятельности.

В зависимости от совокупности всех этих факторов следует выбирать одну из двух стратегий по составлению плана. Среди них такие варианты:

1. Все ресурсы бизнеса направлены на создание и реализацию одного, но крупного и прибыльного проекта с целью его оперативного исполнения.
2. Компания ведет одновременную и непрерывную разработку нескольких проектов, равных по значимости и выделенных на них ресурсов.

При этом первая стратегия подразумевает высокий уровень взаимодействия всех участников, постоянную взаимопомощь. А отсутствие своевременной поддержки от коллег значительно снижает уровень мотивации исполнителя, вместе с этим сильно понижая скорость реализации.

Как составить план проекта: пошаговое руководство

Итак, приступим к созданию календарного графика по шаблону. Он позволит руководителю, менеджеру, участникам рабочей группы оставаться уверенными, что все детали проекта максимально проработаны, готов каждый этап и беспокоиться не о чем.

1. Представить план в виде проектной карты

Перед непосредственным составлением плана следует составить маршрутную карту, в которой будут содержаться ответы на следующие вопросы:

• какое значение несет в себе данный проект;
• кто будет заниматься его осуществлением;
• какие контрольные точки он будет содержать, какое между ними примерное расстояние, сроки;
• какие препятствия, барьеры могут встретиться на пути;
• какие альтернативные решения предусмотрены;
• как понять, что проект завершен.

Не обязательно расписывать проектную карту максимально подробно. Однако она должна дать общее понимание того, в какую сторону двигаться и как составить план.

2. Составить календарный график работ

Чрезмерный оптимизм при планировании проекта недопустим. Рекомендуется внимательно изучить возможные проблемы, которые могут возникнуть в будущем, их влияние на график. Пообщаться с менеджерами и сотрудниками, уже занимавшимися подобными проектами, выяснить у них примерные сроки выполнения работ.

3. Познакомиться с участниками

Главные помощники в достижении цели — это люди, с которыми менеджеру предстоит долгая и упорная работа. Поэтому один из первых этапов на пути к наилучшему планированию, выполнению и завершению проекта — это общение с сотрудниками.

С персоналом необходимо заранее познакомиться, затем представить их друг другу, далее совместно обсудить организацию процесса и рабочие моменты. Важно оценить потребности и ожидания коллектива, добиться получения обратной связи. В дальнейшем это избавит от возможного недопонимания между коллегами, будет помогать поддерживать благоприятную рабочую атмосферу в команде.

4. Привлечь помощников

Не стоит закрываться в кабинете и взваливать всю ношу по планированию на одного себя. При разработке проекта важно привлекать к нему все заинтересованные стороны, будущих участников, руководителя. Совместная работа позволяет создать более эффективный план, мобилизовать силы для поддержки частей проекта.

5. Определить основные цели

Четкое представление о нужности, важности проекта, необходимости вложить в него деньги помогут коллективу, партнерам, инвесторам, руководителю удостовериться в том, что идея достойна внимания. Тогда ни у кого не возникнет сомнения в том, что реализация принесет выгоду, прибыль и всеобщее удовлетворение.

6. Определить объем работ

Также важно наметить серию задач с продолжительностью выполнения каждой из них. Это позволит прийти к пониманию, сколько потребуется времени на дальнейшую реализацию проекта в целом, избавит от последующих недоразумений, недовольных вопросов руководства и лишних затрат.

7. Определить роли и обязанности, назначить ресурсы

Затем необходимо обозначить оборудование, финансирование и материально-технические средства, которые понадобятся для достижения цели. Не забыть указать количество персонала, нужных специалистов. Подробно расписать ответственных исполнителей, подотчетных, консультантов и иных сотрудников, ставящихся в известность о выполненных действиях и принятых решениях.

При этом очень важно учитывать умения и навыки отдельных людей из рабочей группы. Нужно четкое понимание, на кого можно возлагать те или иные обязанности, а от чьего участия в команде лучше отказаться.

8. Оценить риски

В ходе выполнения проекта могут возникнуть различные внештатные ситуации, форс-мажоры. К ним обычно относятся дополнительные расходы, срочные командировки, болезнь или увольнение одного либо нескольких сотрудников, привлечение сторонних специалистов, срыв сроков конкретных задач. Их также следует заранее предусмотреть, провести анализ, обсудить с командой и наметить возможные пути решения.

9. Написать и проверить план

После проведения масштабных подготовительных работ, обсуждений, составления вороха стикеров и бумажек необходимо сразу же приступить к написанию плана. В его структуре должны содержаться основные моменты: название, срок сдачи, бюджет, цели, контрольные точки, исполнители, подробности заданий, уточняющие замечания, возможные риски и методы их предотвращения.

При этом не следует оперировать слишком сложными понятиями, слишком досконально вдаваться в детали. Чем проще будет звучать проект на бумаге, тем лучше. Не забудьте перед сдачей досконально проверить план. При необходимости можно дать прочитать его незаинтересованным лицам.

10. Поделиться планом и запустить проект

Последний пункт — показать план участникам будущей рабочей группы, руководителю, инвесторам и иным заинтересованным лицам. Если какие-то моменты останутся для них непонятными, то переписать или добавить их на бумагу. Если план удовлетворит коллег, то начинать согласованный проект и не бояться возможных трудностей. Главное, сосредоточиться на деле, придерживаться составленного плана и методично идти к поставленной цели.

Платформа ЛидерТаск для создания плана проектов

Специализированная программа для планирования проектов не позволит упустить важные детали в крупных целях и своевременно закроет все поставленные менеджером задачи. Именно поэтому большинство отечественных компаний все чаще прибегает к помощи онлайн-платформы ЛидерТаск.

Сервис предоставляет команде возможность составлять ежедневное расписание и список задач, устанавливать стандартные и регулярные напоминания, создавать общие и личные проекты, добавлять в них участников, получать правки от руководителя в корпоративном онлайн-чате.

Кроме того, ЛидерТаск позволяет выделять главные моменты, которые нельзя упустить, с помощью цветных меток, функции «В фокусе», статуса задач. Сервис удобен в управлении, делегировании задач, обсуждении проектов, отправке файлов и документов, добавлении заметок и чек-листов.

Синхронизация программного обеспечения делает возможным управление проектами с любого сетевого устройства. При этом занятые менеджеры могут применять голосовой ввод задач. Благодаря данному функционалу программы сотрудники соблюдают дисциплину и работают максимально продуктивно.

Тарифы:

• бесплатный — 0 рублей (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рубля в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате, от 2 и более участников (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов — от 7 дней (по договоренности с разработчиком). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и некоммерческих организаций.

Без планирования невозможна эффективная работа ни одного менеджера. Предварительно составленный и подробный график делает деятельность команды, отдела или рабочей группы слаженной, успешной и помогает закончить проект в четко оговоренные сроки.

Удаленка, многопроектность и участие в работе с международными организациями требуют от сотрудников еще более рачительных и детальных процессов планирования и управления. В этом случае подробный план, созданный на автоматизированной платформе ЛидерТаск является отличным решением.

Программа позволяет одновременно и доносить бизнес-цели руководителю, партнерам, подчиненным, и наглядно отображает рабочие процессы в режиме реального времени, и информирует всех участников проекта о происходящих изменениях и правках.

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

• Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
• Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
• Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
• Конечный пользователь;
• Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

• Создавать и распределять задачи;
• Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
• Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
• Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
• Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
• Устанавливать стоимость ресурсов;
• Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
• Следить за ключевыми событиями;
• Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

• Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
• Плохо обозначенные требования и пожелания;
• Плохо обозначенные роли и ответственности;
• Перемены в требованиях;
• Новые требования;
• Сокращение бюджета;
• Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Если бы все знали, как писать план проекта, в мире было бы меньше сорванных сроков, нехватки денег, переработок и, возможно, меньше несделанных домашек. Но мы живем в реальности, где случаются неудачи, потому что люди не умеют планировать.

Чтобы ни у кого не осталось вопросов, давайте зафиксируем базовые понятия. Проект — это ряд действий и мероприятий для достижения уникального результата. Им может быть услуга, новый продукт или улучшение старого. Например, строительство Эйфелевой башни, создание приложения для знакомств и разработка нового меню — все это проекты. Подробнее об отличиях проектного подхода от процессного мы рассказали в другой статье.

План проекта — документ с важной для проекта информацией и всеми задачами, вписанными в график. У каждой из них есть описание, исполнитель, стадия готовности и т. д. 

План — это не только технические задания для сотрудников, но также ясность и прозрачность работы. Поэтому план создается на единой платформе, доступной всем, где хранятся комментарии, замечания и другие данные.

Разработка плана проекта — основа, фундамент, если хотите, надежда и опора команды для успешного, а главное размеренного движения проекта. От задумки до воплощения, из пункта А в пункт Б без поворотов не туда. Хорошо проработанный план гарантирует, что сложный проект остается на верном пути, ведь есть четкий маршрутный лист. 

Зачем составлять план развития проекта?

Помимо очевидных плюсов, описанных выше, с планом проекта вы можете прогнозировать потенциальные проблемы, заранее наметить решения и скорректировать курс. Чем детальнее проработка, тем результат ближе к идеалу. Или как минимум дальше от полного провала.

Перед тем как приступить к делу определяется главный менеджер и «дружная команда», которая не гарантирует счастливый конец. Да, это должны быть хорошие спецы, но они не покажут свою мощь без продуманного плана. 

Для его составления достаточно 7 пунктов:

1. Познакомьтесь с участниками;

2. Определите цель;

3. Раздайте задачи;

4. Создайте список заинтересованных и согласуйте бюджет;

5. Составьте реалистичный график работ;

6. Организуйте обмен информацией и способы проверки;

7. Оцените риски и составьте план Б;

Итак, как создать план проекта за 7 этапов

1. Познакомьтесь с участниками

Убедитесь, что в команде все друг друга знают и готовы взаимодействовать. Обсудите их потребности, ожидания и предложения. Легкое общение в начале работы даст положительный настрой и уменьшит недопонимание впоследствии. Позвольте людям сказать, что они думают, и постарайтесь учесть комментарии.

2. Определите цель

Цель должна быть предельно конкретной и одинаково понятной всем участникам. Для этого стоит ответить на вопросы самостоятельно или в команде:

1. Какая польза от проекта? Какие проблемы он решает и какие потребности удовлетворяет? —  например, сервис по доставке еды позволяет людям не тратить дополнительное время на поход в магазин.

2. Почему он стоит вложенных денег? — здесь можно упомянуть уникальное торговое предложение. Например, сотрудничество с магазином, которого нет больше ни в одном приложении по доставке продуктов. 

3. Какой результат вас устроит, а какой — нет?

Ваши ответы будут отправной точкой для постановки более детальных целей. В этом помогает техника SMART. Она включает пять критериев, которые делают цели сильными. По критерию на каждую букву:

1. S (specific — конкретность) — формулировка цели должна быть максимально точной и узкой. Например, повысить узнаваемость бренда не просто в соцсетях, а в ВКонтакте с помощью хэштегов и вирусного контента.

2. M (measurable — измеримость) — значит, вы можете объективно оценить успех/провал проекта или этапа и знаете как. Например, запустить пять вирусных мини-роликов для привлечения 1000 подписчиков.

3. A (achievable — достижимость) — у вас есть люди, способные выполнить задачи, и необходимые ресурсы. Если чего-то не хватает, цель надо пересмотреть.

4. R (relevant — релевантность) — результат проекта должен быть полезным, актуальным и выполнять определенную функцию. Например, запустить пять вирусных мини-роликов для привлечения 1000 подписчиков, чтобы расширить аудиторию и создать прочную репутацию.

5. T (time-bound — ограниченность во времени) — есть дата достижения цели и все ее придерживаются. 

После определения целей делайте их еще более осязаемыми: делите на подцели, подцели — на задачи.

3. Раздайте задачи

С целями все более-менее понятно, но многие теряются в ворохе задач. А ведь именно из них состоит график проекта. Кажется, что надо расщепить проект на молекулы, выбрать из них нужные и убрать лишние. А как понять, что они лишние? Некоторые кажутся не очень-то и нужными. Как делать план проекта, когда с задачами все так неоднозначно?

Писать задачи — увлекательно, и по мере их добавления план может сильно разрастись. Важно помнить про объем проекта и исключать то, что не попадает в его границы. Это предотвращает ползучесть масштаба, когда идея выходит за рамки первоначального замысла.

В составлении ТЗ помогает структура декомпозиции работ WBS (work breakdown structure). Декомпозиция — деление чего-то большого на части, в данном случае проекта на ряд небольших действий. Есть два типа WBS: на основе фаз и на основе результатов. Второй более популярный, на нем и остановимся.

Шаблоны ТЗ

Собрали для вас шаблоны ТЗ для разных сфер бизнеса. Получите их на свою почту вместе с примерами заполнения.

WBS на основе результатов сначала разбивает проект на основные области. Затем делит их на результаты, внутри которых есть связанные задачи — пакеты работ. В самом верху пишется сам проект, ниже — результаты по уровням, каждый из которых детальнее и меньше предыдущего. Но сильно мельчить тоже не обязательно. Деление кончится, когда уникальный результат с пакетами задач назначен одному человеку.

С точки зрения мотивации WBS фокусирует внимание не на процессе работы, а на готовом результате. Согласитесь, формулировка: «пользователи больше не жалуются» звучит лучше, чем задача: «снизить жалобы пользователей». Это не единственный плюс, структура WBS настолько детальна, что заказчик не сможет вдруг закинуть еще пару идей в ходе проекта, ведь их не было в плане. А если закинет, у вас уже расписаны все ресурсы, и виден объем, в который новая задача уже не поместится.

Чтобы отслеживать прогресс, делайте задачи измеримыми:

• они конкретные и однозначные;

• они подробные;

• их действительно можно достичь;

• у них есть фиксированное количество;

• и дедлайн.

Если каждая задача будет соответствовать этим критериям, вы сможете их контролировать и оценить успех проекта.

Раз уж начали мотивировать, то идем до победного. При обсуждении задач проговаривайте, как работа того или иного специалиста влияет на результат. Человек более заряжен, когда понимает, для чего старается и что без его вклада проекта не будет. Но нет демотивации ужаснее, чем конфликты. Часто одной задачей занимаются несколько сотрудников. Важно развести их по разным углам и распределить зоны ответственности, чтобы каждый не тянул одеяло на себя.

4. Создайте список заинтересованных и согласуйте бюджет

Большой проект выходит за пределы рабочей команды и привлекает людей со стороны. Это все, на кого влияют результаты проекта. Кто-то согласует решения и конечные варианты, кого-то надо информировать о завершении этапов, а кому-то предстоит тестировать продукт. Прописывайте в плане этих людей и какие у них функции.

Когда вы определитесь с командой, задачами и заинтересованными сторонами, поговорите со спонсорами. Так вы более конкретно сформируете бюджет и обозначите сроки. 

Как управлять бюджетом проекта?

Контролировать финансы и работу над задачами намного проще с системой Аспро.Cloud.

5.Составьте реалистичный график работ

План создания проекта без календарного графика невозможен. Ставить сроки целесообразнее вместе с командой. Кто если не сами исполнители знают все нюансы и сколько занимает их работа? У каждой задачи фиксируется ответственный, необходимые ресурсы для выполнения и время начала и конца, лучше с запасом. Учитывайте выходные, праздники, сессии и сезонные простуды.

Правильно составить план проекта без отдельного внимания к ресурсам не получится. Сюда входит: персонал, оборудование, материалы и бюджет. Для распределения ресурсов надо обозначить в плане, кто отвечает за поиск, приобретение, оплату каждого ресурса и кто им управляет.

Не забудьте прописать зависимости процессов. Возможно, некоторые задачи нельзя начинать, пока не закончены другие. Также промаркируйте вехи — ключевые моменты на временной шкале проекта. Они отмечают конец важных задач или этапов. Контрольные точки помогают следить, что проект идет по графику или выбивается из него, оставляя вам люфт для маневров. Если что, успеете вовремя обновить план.

Упорядочить весь этот хаос поможет наглядная диаграмма Ганта. Это перечень мероприятий в виде диаграмм-столбцов, каждый столбик — отдельная задача. Они записаны по вертикали, а временные интервалы — по горизонтали. Задачи по мере готовности заполняются цветом. Вы видите прогресс, загруженность каждого участника и какие задачи идут параллельно, а какие взаимосвязаны. Работать с ней — одно удовольствие, особенно если вы уже составили WBS на этапе 3.

Покажите готовый график команде и заинтересованным лицам. Их отзывы сделают план продуктивнее.

6. Организуйте обмен информацией и способы проверки

Люди не должны полдня искать сообщения в общем чате или письма на почте. Еще страшнее ситуация, когда человек гуглит 2 часа, потому что не знает, у кого спросить.

Коммуникационный план проекта — как составить

Чтобы определить способы обмена информацией, ответьте на вопросы:

1. Сколько вы проведете совещаний и на какую тему?

2. Через какие промежутки: раз в день/неделю/месяц?

3. Где будут актуальные данные, объявления и важные новости?

4. В каком формате?

5. Кто ответственный за отчеты и взаимодействия в каждом отделе?

6. К кому обращаться с вопросами и в случае спорных ситуаций?

Коммуникационный план должен быть частью общего плана проекта. Настройте его и получите дышащий, живой организм с движением информации и внутренним ритмом. Для некоторых процессов стоит подготовить инструкции и хранить их в базе знаний. Это поможет сэкономить время и не объяснять одну и ту же задачу несколько раз.

7. Оцените риски и составьте план Б

Ни один проект не обходится без рисков. Это может быть урезание бюджета, технические проблемы, чрезвычайные ситуации или изменения в бизнес-требованиях. Надеяться, что пронесет — не вариант. Куда надежнее определить на этапе планирования наиболее рисковые ситуации и их решения. 

Советы для избежания проблем:

1. Заложите больше времени на сверхсложные задачи.

2. Честно спросите у основных участников, какие проблемы вас могут ждать.

3. Согласуйте с заказчиком несколько раз. Клиент может понять, что «все не то» в середине рабочего цикла, поэтому важно уточнять.

4. «Будущее всегда в движении», не старайтесь предусмотреть вообще все.

Вам будет хотеться дописать, переписать, разозлиться и написать заново весь план проекта, чтобы каждый элемент был отточен. Так делать на надо. Доведение плана до совершенства будет задерживать проект. Единственный правильный вариант — быть гибким и готовым оперативно подстраиваться под изменения. Сделайте акцент на достижении результатов, а не на улучшении плана.

Разработка плана проекта — это та еще головная боль для новичка. Но впоследствии она помогает избежать других болей, связанных с нехваткой времени, ресурсов, суеты и путаницы. Или хотя бы свести их к минимуму. 

Проектный план — это уверенность менеджера, что сотрудники и заинтересованные стороны видят бизнес-цели и рабочие процессы одинаково, и что они в курсе всех событий. Но расслабляться рано. После того как план проекта разработан и внедрен, начинается не менее веселая часть. Его надо мониторить, регулярно менять в зависимости от ситуации, отслеживать прогресс и быстро решать проблемы.

И, как уже было сказано, всего предусмотреть нельзя. Как бы серьезно вы не готовились, что-то пойдет не по плану. Проект зависит от многих людей и процессов. И не на все вы можете повлиять. Просто помните, что 100%-й результат невозможен, но к нему можно стремиться.

Подписаться на рассылку

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.