Как составить расчет командировочных расходов

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в статье 168 ТК РФ. Суточные — денежные средства, направленные на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Согласно п. 11 положения о служебных командировках суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути

На практике сотрудник получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. В том же положении о командировках говорится, что при направлении в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются. Если работодатель решится выплачивать суточные за однодневные командировки, могут возникнуть риски, связанные с налогообложением — такие выплаты не считаются суточными и должны облагаться взносами и НДФЛ в полной сумме.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив его во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные для командировок по России 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 1 января 2022 года актами Президента РФ или Правительства могут быть установлены повышенные суточные для командированных на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ч. 7, 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ).

Суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно, если это не предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 × 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Согласно НК РФ, рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал). Удержать НДФЛ следует с ближайшей выплаты дохода, например, зарплаты или премии.

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Срок уплаты НДФЛ с суточных зависит от даты удержания:

• удержан с 1 по 22 января — уплатить не позднее 28 января;
• удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего — уплатить не позднее 28 числа текущего месяца;
• удержан с 23 по 31 декабря — уплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Напомним, что с 2023 года НДФЛ перечисляется в качестве единого налогового платежа.

Страховые взносы с части суточных, превышающей лимит, уплатить необходимо до 28 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ). Все взносы, кроме травматизма, также уплачиваются в составе единого платежа.

Принять к учету командировочные расходы можно при условии, что подтверждена деловая цель поездки. Компания вправе самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Вернувшись из командировки, работник должен представить работодателю авансовый отчет. В соответствии с положением о служебных командировках он должен быть сдан в течение трех рабочих дней, однако согласно абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У срок оформления и сдачи этого документа определяет руководитель компании. Рекомендуем все же установить его равным трем рабочим дням, чтобы не нарушать правила.

Авансовый отчет составляется в свободной форме: можно разработать свою или использовать унифицированную форму АО-1,  утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы.

• расходы на проезд: железнодорожный или авиабилет, чек об оплате такси, документ об оплате оформления проездного документа и т.п.
• расходы на проживание: кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности;
• иные расходы: счета, чеки, бланки строгой отчетности и прочие документы, подтверждающие любые расходы в командировке, связанные с деловой целью поездки и произведенные с разрешения работодателя

Если подтверждающего документа нет, бухгалтерия в праве отказать в компенсации соответствующего расхода.

Пример. Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ему отказала в выплате, так как  на руках у сотрудника не было документа, подтверждающего перелет. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы, подтверждающие расходы на билет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т.п.

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить сумму, потраченную на получение визы, кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение правил перевозки.

Если в самой командировке случился форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т.п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании. Это касается и других типов расходов, подтверждающие документы по которым не соответствуют форме.

Официальная позиция Минфина, высказанная в письмах, состоит в том, что затраты на командировочные расходы не могут быть включены в расходы компании, если авансовые отчеты составлены с нарушением унифицированной формы. Однако есть судебные акты, согласно которым нарушение унифицированной формы первичного документа не опровергает факта совершения сделки.

Кроме того, документы, составленные не по унифицированной форме, могут подтверждать произведенные расходы, если содержат все необходимые реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание – платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2023 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы рассказали в статье.  

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2022-2023 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

0

Сотруднику, направленному в командировку, должны быть выплачены:

• средний заработок за дни командировки;
• командировочные расходы.

Средний заработок за дни командировки

Средний заработок за дни командировки считается (ст. 139 ТК РФ; п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922):

• исходя из среднего дневного заработка. Рассчитать его можно с помощью калькулятора на нашем сайте;
• исходя из количества рабочих дней в командировке, включая рабочие дни, проведенные в месте командировки, и рабочие дни, проведенные в пути.

Если работник провел в пути свой выходной день или работал в командировке в выходной день, то этот день нужно оплатить как работу в выходной (Письмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).

Командировочные расходы

Работнику, направленному в командировку по распоряжению руководителя, должны быть оплачены (ст. 168 ТК РФ):

• суточные за каждый день командировки. Их размер каждая организация устанавливает самостоятельно. Законодательство определяет лишь необлагаемый размер суточных для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов;
• проезд до места командировки и обратно;
• проживание в месте командировки;
• иные расходы, которые будут произведены командированным работником с ведома и разрешения руководителя.

Как правило, нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем внутреннем локальном акте, к примеру, в Положении о командировках, образец которого можно посмотреть здесь.

До отъезда в командировку работнику должен быть выдан аванс (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Рассчитать сумму аванса командировочных расходов можно в бухгалтерской справке-расчете, образец которой мы привели ниже.

Расчет командировочных: пример

Приведем пример расчета командировочных расходов перед направлением сотрудника в командировку:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Налогообложение командировочных расходов

В расходы для налога на прибыль можно включить всю сумму суточных, установленную ЛНА организации, а также подтвержденные документально расходы на проезд и проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Иные расходы, понесенные работником в командировке, можно учесть в уменьшение налоговой базы, если они обоснованы, документально подтверждены и произведены с разрешения руководителя (ст. 252 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы начисляются только на неподтвержденные документально расходы на проживание, а также на суточные сверх норм (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• при командировках по России – 700 руб. в сутки;
• при загранкомандировках – 2 500 руб. в сутки.