Как составить расчетную ведомость по зарплате в 1с

В вопросе не уточнена конфигурация, но, руководствуясь тегом, положим, что автора интересует конфигурация Бухгалтерия предприятия. Под расчеткой, стало быть, подразумевается расчетная ведомость – один из отчетов по зарплате.

Чтобы получить данный отчет, необходимо перейти в интерфейс “Зарплата и кадры” – “Зарплата” – “Отчеты по зарплате”

В открывшемся списке отчетов находим отчет “Расчетная ведомость (Т-51)”

В форме отчета указываем период и, если в базе ведется более одной организации, можно установить отбор по организации.

Если необходимо, можно поиграть и другими настройками (кнопка “настройки”). Отчет готов.

Содержание:

1.    Определение, что такое расчетная ведомость Т-51 в 1С

2.    Как подготовить Расчетную ведомость по форме Т-51 в автоматизированной учетной системе 1С:Предприятие 8.3 ЗУП  

1.    Определение, что такое расчетная ведомость Т-51 в 1С

В 1С расчетная ведомость Т-51 – это форма, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации. Она представляет собой документ, применяемый организациями для расчета причитающейся работникам заработной платы и иных сумм выплат (к ним относятся отпускные, больничные и т.п.). В ней же рассчитывается сумма налога и итоговые суммы к выплате работникам.

Периодичность формирования данного документа – один раз в месяц при начислении зарплаты. Документ можно формировать и при начислении аванса, но в этом случае данные по НДФЛ в нем не отражаются. Также данный документ может быть оформлен в индивидуальном порядке в любое число месяца при увольнении или расчете отпускных оплат для сотрудника. 

2.    Как подготовить Расчетную ведомость по форме Т-51 в автоматизированной учетной системе 1С Предприятие 8.3 ЗУП

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом документ Расчетная ведомость по форме Т-51 представляет собой отчет Расчетная ведомость в 1С (Т-51). Заполняется он на основании зафиксированных в программе данных первичных документов по учету рабочего времени и других документов по начислению оплаты труда.

Доступен отчет в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате 1С.

Для заполнения отчета по зарплате в 1С необходимо указать период, за который его нужно сформировать, например, прошлый месяц. Период задается точными датами от и до.

Можно выбрать организацию. Если оставить поле Организация пустым, то отчет сформируется по всем организациям, учет по которым ведется в рабочей базе.

Если установить флаг «Разбивать по подразделениям», то для каждого структурного подразделения будет выведена отдельная таблица. В противном случае все данные попадут в общий реестр без дополнительной разбивки.

После надо запустить процедуру формирования отчета в 1С, нажав кнопку «Сформировать».

В отчет попадают все сотрудники организации, по которым в системе проведены первичные документу по начислению заработной платы, независимо от того, каким образом они получают заработную плату (наличными или на банковские карты).

В шапке отчета представлены следующие данные:

·         Полное наименование формы и данные о ее утверждении;

·         Название организации и структурного подразделения (если в отчете установлена разбивка по подразделениям);

·         Код ОКПО – берется из карточки организации;

·         Код ОКУД – 0301010 заполняется автоматически согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации;

·         Номер – не заполняется системой, его можно внести, сохранив отчет на свой ПК;

·         Дата составления – заполняется текущим числом;

·         Отчетный период соответствует периоду формирования отчета в 1С.

Таблица отчета в 1С отображает следующие данные:

·         Номер по порядку;

·         Табельный номер сотрудника;

·         Фамилия и инициалы сотрудника;

·         Должность (специальность, профессия) сотрудника;

·         Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад);

·         Количество отработанных дней (часов);

·         Начисления;

·         Удержания и зачеты;

·         Итоговые суммы к выплате.

По каждой странице выводятся итоговые данные. В конце таблицы отчета в 1С выводятся итоговые данные по ведомости, а также строка для подписи ответственного за составление отчета лица.

Как и многие другие типовые отчеты 1С Расчетную ведомость можно отредактировать, распечатать и сохранить.

Для внесения корректировок (например, добавления номера документа) надо включить режим редактирования. По умолчанию ячейки отчета защищены и ручные правки в нем недоступны. Для снятия защиты с ячеек отчета надо перейти в меню Еще → Таблица и выбрать режим Редактирование. После этого любые ячейки отчета можно изменить вручную.

Для печати отчета предназначена кнопка «Печать результата отчета», отображенная в виде пиктограммы.

Для сохранения отчета на свой ПК предназначена кнопка «Сохранить результат отчета в файл». При сохранении доступен выбор место сохранения и формат сохраняемого файла.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Косьяненко Зоя

Опубликовано 27.10.2018 17:01

Автор: Administrator

Просмотров: 65736

Тема создания ведомостей на выплату зарплаты в 1С: ЗУП и ЗГУ 8 редакции 3.1 уже несколько раз обсуждалась в наших статьях (перечень прошлых публикаций вы сможете найти в конце этого материала). А сейчас мы продолжим раскрытие темы немного с другого ракурса и более детально рассмотрим документы выплаты зарплаты, как говорится, «снаружи» и «внутри». 

 Для начала определим такой момент, что журнал «Все ведомости на выплату зарплаты» (далее будем называть Журнал ведомостей) объединяет три нижестоящих вида документов: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу».

Назначение каждого документа и, соответственно, доступные функции и настройки в каждом из этих разделов разные.

Теперь давайте обратим внимание на 10 интересных нюансов работы с ведомостями на выплату зарплаты.

1. Отображение подразделения в форме списка

Для тех организаций, которые формируют ведомости по подразделениям, важна наглядность этой информации.

В разделах отдельных видов ведомостей этот столбик есть,

а в Журнале ведомостей – нет, но это можно исправить. Каким образом?

Переходим по кнопке «Ещё» – «Изменить форму…» в окно «Настройка формы». Ставим курсор на строку «Ссылка», становится активной кнопка «Добавить поля». В открывшемся окне ставим галочку напротив строки «Подразделения» и «ОК».

Появившуюся строку «Подразделение (ссылка)» поднимаем наверх, нажимая на кнопку «Переместить вверх», затем – «Применить» и «ОК». Получаем удобный вид.

Таким же образом можно вынести в столбец, например, статьи финансирования и любые другие элементы, доступные в перечне полей для размещения на форме.

 2. Поиск по сотруднику

Обратите внимание на то, как работает строка поиска по сотруднику в разделах всех видов ведомостей. Функция поиска ограничена количеством видимых символов в строке по сотрудникам, то есть в нашем примере во всех ведомостях присутствуют выплаты сотруднику Савельевой, но её фамилию мы видим только в журнале ведомостей в кассу за период с сентября 2016 года по май 2017 года.

При попытке произвести поиск Ведомостей в кассу, в которых есть суммы выплат по Савельевой, программа выдает нам ведомости только за этот период, что вводит в заблуждение.

Для отбора ведомостей по определенному сотруднику правильнее пользоваться журналом «Все ведомости на выплату зарплаты». Здесь есть возможность поставить галочку, указать интересующее физическое лицо в строке отбора, и тогда вам будут представлены достоверные данные по этому человеку по всем местам его работы и должностям.

3. Перечень печатных форм и документов для ввода на основании

Доступный перечень форм для печати по кнопке «Печать» и возможности по кнопке «Создать на основании» различаются в разных разделах ведомостей и в самом журнале «Все ведомости на выплату зарплаты».

Перейдем внутрь ведомостей и рассмотрим ещё некоторые моменты.

4. Ошибки при выборе месяца выплаты

Очень распространенная ошибка бухгалтеров – проставлять в поле «Месяц выплаты» неверные данные.

Напоминаем: этот реквизит обозначает, ЗА какой МЕСЯЦ выплачиваем начисленную зарплату, т.е. если зарплата ЗА ДЕКАБРЬ, выплачиваемая в январе, то ставим ДЕКАБРЬ. А в окне «Дата», соответственно, январь.

5. Корректировка нумерации

В ситуации, когда мы восстанавливаем учет в программе за прошлые периоды, возникает необходимость нумерации в соответствии с уже имеющимися в распечатанном виде ведомостями. В таком случае поможет ручная корректировка номера. Да, при попытке поменять нумерацию система запросит уточнение на проведение данной процедуры, но при вашем согласии разрешит операцию.

При формировании следующей ведомости в программе автоматически будет проставляться верный очередной номер.

6. Наименование подразделения в ведомости

Возможность появления в ведомости поля для указания наименования подразделения определяется настройками программы, а именно, галочкой в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом».

Если она установлена, то этого поля не будет.

7. Финансирование

Поле «Финансирование» станет обязательным для заполнения в случае наличия галочки в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Проверять заполнение финансирования в ведомостях».

Если её убрать, окошко остается, но указание статьи финансирования и статьи расходов станет необязательным.

8. Почему нет кнопки «Выгрузить файл»?

Если в документе «Ведомости в банк» отсутствует кнопка «Выгрузить файл», значит, вы забыли поставить галочку «Использовать обмен электронными документами» в настройках банка в разделе «Выплаты» – «Зарплатные проекты», и, естественно, внести всю информацию для обмена с банком.

9. Номера лицевых счетов сотрудников

Бывает, что при заполнении документа «Ведомость в банк» сотрудниками в графе лицевых счетов будут отсутствовать их номера.

В этом случае, скорее всего, вы не заполнили в разделе «Кадры» – «Сотрудники» по ссылке «Выплаты, учет затрат» в карточке сотрудника данные о лицевом счете и банке.

Или, при наличии этих данных, в самом документе «Ведомость в банк» не указали зарплатный проект.

10. Защита от редактирования после выгрузки

После выгрузки файла в банк документ «Ведомость в банк» может становиться недоступным для редактирования при установке определённой настройки в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Автоматически защищать платежные документы от редактирования после выгрузки из системы».

Убрать её и отредактировать документ можно, перейдя по верхней кнопке «Ещё» и сняв галочку на строке «Передан для выплаты».

В этой статье я рассказала про документы по выплате зарплаты только частично. Надеюсь, что эта информация оказалась для вас полезна. В следующих материалах продолжим обсуждение этой темы. Приятного пользования программой!

Автор статьи: Мадина Тлисова

Другие статьи на тему выплаты зарплаты в 1С:

Этапы расчета заработной платы в программах 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ ред.3.1
Выплата зарплаты и её настройка в 1С: Зарплата и управления персоналом 8 редакции 3
Зарплатные проекты в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов