Как составить расходы на офис

Расходы организаций на благоустройство офисов и рабочих мест воспринимаются неоднозначно. С одной стороны, они заметно улучшают условия труда сотрудников. С другой – являются причиной доначисления налогов, поскольку налоговики далеко не всегда считают эти расходы обоснованными. В данной статье мы рассмотрим спорные расходы сразу с нескольких точек зрения.

Какие расходы на офис могут повлечь претензии налоговой

Покупка организациями недвижимости, транспортных средств, промышленного оборудования, офисной мебели, ККТ, рабочих компьютеров, ПО и оргтехники по большей части не вызывает у налоговиков никаких претензий.

Такие расходы изначально воспринимаются как экономически оправданные и целесообразные. И поскольку все перечисленные объекты так или иначе используются для решения производственных или управленческих задач организаций, то проблем с отнесением их в состав расходов, как правило, не возникает.

Но все меняется, когда речь заходит о расходах на благоустройство рабочих мест и создание для сотрудников комфортных условий труда. К спорным с точки зрения экономической оправданности и целесообразности зачастую относят расходы на приобретение в офисы:

• кондиционеров, увлажнителей/осушителей воздуха, ионизаторов и другой климатической техники;
• холодильников, бытовых морозильных установок;
• телевизоров, игровых приставок;
• газовых и электроплит, микроволновок, грилей, электрочайников, кофемашин, кофеварок;
• диванов, кресел, кроватей и другой подобной мебели;
• бассейнов, саун, бань;
• аквариумов, террариумов, вольеров и других средств содержания животных, птиц и рыб;
• бильярдных столов и т.д.

По таким расходам позиции налогоплательщиков и налоговиков могут кардинальным образом расходиться. И что одним кажется вполне естественным и обоснованным, для других – непозволительная роскошь и расточительство, компенсировать которые за счет увеличения бюджетных потерь нельзя.

Что думают налогоплательщики о расходах на благоустройство офисов

Обустройство офисов, оборудование обеденных помещений, создание комнат отдыха и приобретение дорогой современной бытовой техники – далеко не всегда добрая инициатива самих работодателей. Зачастую они попросту выполняют возложенные на них законные обязанности.

Напомним, в соответствии со ст. ст. 22 и 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, а также санитарно-бытовое и медицинское обслуживание работников.

Согласно же ст. 223 ТК РФ работодатели обязаны оборудовать на своих предприятиях санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, а также комнаты для отдыха и психологической разгрузки работников.

Помимо ТК РФ существуют еще и многочисленные санитарные нормы и правила, которые также обязательны для организаций и ИП. Например, СанПиН 2.2.4.548-96, утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 № 21. Данный акт устанавливает, что в холодный период года температура в офисах должна быть на уровне 22–24 °C с влажностью воздуха 60–40%, а в теплое время года – 23–25°C с такой же влажностью воздуха. Разумеется, добиться таких значений можно только при приобретении и установке соответствующей климатической техники.

В связи с этим оборудование офисов кондиционерами, кулерами, комнатами отдыха, холодильниками, диванами, креслами, телевизорами, газовыми и электроплитами и другой бытовой техникой представляется уже не как прихоть работодателя, а как производственная необходимость.

В противном случае работодатель рискует нарушить целый ряд законных требований. И экономия на диванах и кулерах может обернуться целой чередой штрафов от ГИТ.

Само собой, что все расходы на благоустройство офисов и комфорт работников организации стремятся учесть в расходах, уменьшив тем самым налогооблагаемую прибыль. Тем более, что пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ прямо позволяет относить к прочим расходам затраты организаций на обеспечение нормальных условий труда работников.

В зависимости от срока полезного использования приобретенного имущества и его стоимости оно относится либо к основным средствам (если стоимость свыше 100 000 рублей), либо к материально-производственным запасам (если стоимость меньше 100 000 рублей). В первом случае стоимость имущества списывается через начисление амортизации, во втором – путем отнесения к расходам после сдачи в эксплуатацию или после ее полной оплаты.

Что делают налоговики с расходами на благоустройство офисов

В отличие от работодателей, при контроле спорных расходов налоговики исходят в первую очередь из интересов экономии бюджетных средств и буквального толкования пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Действительно, данная норма не уточняет, что следует понимать под расходами на обеспечение нормальных условий труда и не предусматривает конкретного перечня подобных расходов. Это приводит к спорам и разногласиям относительно того, какие именно расходы можно учесть в целях исчисления налога на прибыль.

В то время когда организации в обоснование затрат на обеспечение нормальных условий труда указывают на санитарные требования и нормы ТК РФ, налоговики ссылаются на неэффективность и экономическую нецелесообразность этих расходов. Кстати, для этого у них также имеется вполне логичное и законное обоснование.

По закону для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям ст. 252 НК РФ. То есть расходы должны быть не только документально подтверждены, но еще и обоснованы с экономической точки зрения и направлены на получение дохода.

Следовательно, если организация тратится на создание работникам нормальных условий труда, то она должна обосновать, что такие расходы непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.

Иными словами, плательщикам необходимо объяснить, каким именно образом покупка холодильника или дивана связана с деятельностью их работников, занятых, скажем, оказанием консультационных услуг. В свою очередь контролеры должны обосновать, что консультантам не нужен ни холодильник, ни диван.

Снимая с работодателей подобные расходы, налоговики руководствуются правилом, установленным в соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ. Данная норма гласит, что для целей налогообложения прибыли организаций не должны учитываться расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

И если на списание в расходы стоимости электрочайников, холодильников и СВЧ-печей контролеры зачастую смотрят еще сквозь пальцы, то амортизационные отчисления на телевизоры, игровые приставки, кинотеатры, музыкальные системы и бильярдные столы – это уже выше их сил. Мимо таких затрат контролеры уже не пройдут.

Кого поддерживают суды

По большей части судебная практика рассмотрения таких споров складывается в пользу налогоплательщиков. Но для удачного исхода дела мало представить в суд документы, подтверждающие реальное приобретение и принятие на учет спорного имущества. Не менее важно еще и обосновать экономические причины приобретения этого имущества. Если с приобретением ГСМ, спецтехники и строительных материалов все понятно, то необходимость покупки телевизоров, кофемашин и мягких кресел придется доказать.

При этом организации и ИП вправе ссылаться на нормы трудового и санитарного законодательства, обязывающие создавать для работников достойные и комфортные условия для труда и отдыха. Например, на положения ст. ст. 108 и 223 ТК РФ. Согласно данным нормам, работодатель обязан предоставить работникам обеденный перерыв, а также оборудовать специальное помещение для приема пищи. Это значит, что предоставить отдельное помещение для обеденных перерывов еще недостаточно. Важно оснастить такое помещение всей необходимой техникой, позволяющей хранить, готовить и разогревать пищу и напитки.

Понятно, что, с точки зрения налоговиков, чай и кофе для сотрудников вполне может заменить вода из-под крана, а горячие обеды – сыроедение и лечебное голодание. Но в ст. 264 НК РФ говорится об обеспечении именно нормальных, а не экстремальных условий труда. Поэтому расходы на чайники, холодильники, кофеварки, электроплиты и СВЧ-печи и даже содержание столовой, в которой питаются сотрудники, суды признают целесообразными и не нуждающимися в дополнительном обосновании (например, см. постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 № 27-27287/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.06.2014 № А40-54415/13).

Та же ст. 223 ТК РФ позволяет отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда затраты на приобретение в офис кресел, диванов и телевизоров. Согласно данной статье, в обязанности работодателей входит в том числе обустройство комнат для отдыха сотрудников в рабочее время. Поэтому такие затраты не окажутся лишними и также будут признаны судами обоснованными (постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.06.12 № А40-50869/10-129-277).

То же самое касается и расходов на приобретение разного рода игр, аквариумов, комнатных растений, картин, животных и так далее. Поскольку, помимо всего прочего, на работодателей возлагаются обязанности по оборудованию специальных помещений для психологической разгрузки сотрудников, данные затраты также можно отнести к расходам (постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.05.2011 № А40-95142/10-13-451).

Но стоит учитывать, что приобретенное имущество, обеспечивающее комфорт сотрудников, должно использоваться ими именно в рамках производственного процесса, в пределах территории работодателя и в рабочее время. Если организация построит и оборудует за пределами территории предприятия место для отдыха работников в нерабочее время, такие затраты суды не разрешат учесть в расходах (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.04.2017 № А42-8232/2014).

Таким образом, организациям разрешается учесть по сути любые затраты на создание комфортных условий в офисах. Главное – обосновать такие затраты нуждами и интересами самих работников. И если даже налоговики снимут с организации такие расходы, шансы отстоять их в суде довольно велики.

Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) по ПБУ 18/02 учитывать ОС, которые не смогли списать в расходы

Как составить программу снижения затрат

Шаг 1. Анализ структуры затрат за последние три года 

Чтобы выявить эффективные способы сокращения затрат — проанализируйте их структуру и динамику: помесячно и поквартально. Возьмите данные из бухгалтерского и управленческого учета, и составьте подробную схему.

Не знаете как правильно структурировать затраты? Воспользуйтесь нашей схемой.

Шаг 2. Распределите идеи экономии по затратности

• Беззатратные. Например, снижение брака и хищений.
• Малозатратные. Например, замена стандартных светильников на энергосберегающие.
• Высокозатратные. Например, покупка новой линии производства, которая выпускает продукцию при меньшем потреблении сырья.

Шаг 3. Составьте программу реализации идей по сокращению затрат

Она должна учитывать предыдущий анализ затрат и содержать конкретные меры с учетом определенных сроков. 

Например, можно взять за основу наш образец.

Читайте также: Кому платить в первую очередь, когда не хватает денег

Как сократить расходы на производство или оказание услуг

Перейдите на экономное производство

1. Внедрите энергосберегающие лампы, перерабатывайте отходы и повторно используйте тару.
2. Не производите впрок. Большое количество товара на складе — дополнительные расходы на его хранение. 
3. Покупайте дешевые аналоги сырья. Компенсируйте потерю качества низкой ценой товара: в текущих условиях это привлекательно как для постоянных, так и для новых клиентов.
4. Создайте номенклатуру и откажитесь от редких сырьевых позиций. По ходовым позициям можно увеличить объем, чтобы добиться скидок в закупке.

Оптимизируйте процессы

• Перераспределите нагрузку мощностей

Например: кто-то из ваших работников хочет выполнить большее количество заказов, и его станок работает без перерыва. Другой — предпочитает большие обеденные перерывы, а его станок включается крайне редко. Перераспределите производственную нагрузку  — автоматически сократятся  расходы на амортизацию оборудования.

• Исключите дублирование операций в отделах

Например: менеджер отдела продаж рассчитывает стоимость продукции и готовит контракт. Далее, правильность расчета повторно рассчитывает бухгалтер, а юрист проверяет формулировки контракта. Решение — сделать универсальную форму контракта, а расчет производить в специальной программе с общим доступом. 

Снижайте стоимость производства

1. Попросите поставщиков пересмотреть старые договоренности или объединитесь с партнером — так вы увеличите объем закупки и добьетесь снижения цены.
2. Ищите других поставщиков с помощью тендерных закупок и электронных аукционов, чтобы выйти на новые рынки и снизить цены на сырье в ходе торгов.
3. Берите кредит только в крайнем случае. Установите приоритетность каждого платежа и лимиты трат, активизируйте работу с дебиторской.

Что еще можно сделать:

Исключите мошенничество и внутреннее воровство. По данным PWC, российский бизнес теряет 12,8 млн долларов в год из-за воровства сотрудников. 60% — доля руководителей, 26% — менеджеров среднего звена, остальная доля приходится на рядовых сотрудников. Проводите периодические и внезапные ревизии, устройте независимый бухгалтерский аудит, установите систему видеонаблюдения в зоне производства товара или оказания услуг. 

Как сократить расходы на маркетинг и навести порядок в кредитах 

Откажитесь от лишних расходов

1. Дорогие маркетинговые мероприятия: можно на время отказаться от выставок, дегустаций и крупных городских мероприятий.
2. Ведение страничек и блогов компании, особенно в заблокированных соцсетях.

Наведите порядок в скидках и кредитах

1. Подумайте об отмене скидок. Например, если вы единственный поставщик товара в области, и полная цена для клиента все равно выгоднее, чем покупка в другом регионе.
2. Проверьте свои кредиты и реструктурируйте на более выгодных условиях.
3. Сделайте рейтинг платежеспособности клиентов и на его основе принимайте решения о графике поставки продукции и отсрочки платежа. 
4. Ликвидируйте убыточные офисы компании. 

Что еще можно сделать

Воспользуйтесь господдержкой. В 2023 году правителство продлило большинство льгот и субсидий для малого и среднего бизнеса: налоговые послабления, мораторий на проверки, кредитные каникулы и другие программы.

Читайте также: Какую поддержку получит бизнес в 2023 году

Как снизить траты на офис

Пересмотрите расходы на аренду и обслуживание 

1. Поищите варианты с более дешевой арендой или усадите сотрудников плотнее и сдайте освободившуюся площадь в субаренду.
2. Снизьте потребление электроэнергии. Ограничьте использование обогревателей и кондиционеров, замените персональные чайники на общий кулер в обеденной зоне.
3. Откажитесь от уборщиц в штате в пользу сотрудников клининговой компании с почасовой оплатой.
4. Покупайте дешевые канцтовары. Цену закупки можно снизить за счет централизованного электронного аукциона для всех филиалов.

Перенести, отсрочить или сократить арендные платежи поможет аутсорсинг бухгалтерии. Специалисты подготовят к переговорам с арендодателем и помогут уменьшить аренду. 

Сократите расходы на связь

1. Перейдите с телефонной связи на IP-телефонию.
2. Сократите список список сотрудников с оплачиваемой сотовой связью и снизите их лимиты.
3. Контролируйте почтовые расходы. Договоритесь с поставщиками о переходе на ЭДО, исключите дорогую курьерскую доставку и экспресс-почту.

Что еще можно сделать

• Откажитесь от обслуживания автопарка

Например: договоритесь о компенсации ГСМ работникам — это выйдет дешевле, чем обслуживание собственного авто вместе с оплатой труда водителю. Свободные автомобили сдайте в аренду. 

• Сократите расходы на офисную провизию

Например: замените капсульную кофемашину на обычную — это снизит себестоимость одной чашки кофе с 35 до 8 рублей.

• Переведите часть сотрудников на «удаленку» или гибридный график — офисные расходы на электроэнергию и уборку снизятся.

Как правильно сократить кадровые расходы — читайте здесь

Величина расходов на содержание офиса – параметр, которые важен как для владельцев коммерческой недвижимости, так и для арендатора. Первых интересует прибыль, которая формируется в результате предоставления помещений во временное пользование, а для вторых характерно желание не переплачивать за арендуемые площади. Поэтому нет ничего удивительного в актуальности вопроса о том, как рассчитать расходы на содержание офисных помещений правильно и максимально точно. Ответ на него приводится в статье.

Методика расчета

Стоимость аренды формируется одним из двух стандартных методов. Первый предусматривает использование сложившихся на рынке пропорций между отдельными статьями затрат. К их числу относятся четыре категории расходов:

• эксплуатация здания;
• обеспечение функционирования систем безопасности и защиты;
• коммунальные услуги;
• управленческие расходы.

Значение каждой статьи затрат зависит от условий, сложившихся в конкретном регионе на рынке коммерческой недвижимости. Типовое распределение расходов происходит в следующей пропорции: 45%/25%/20%/10%. Указанные значения являются приближенными и могут существенно изменяться.

Второй способ расчета предусматривает детальный учет расходов на содержание и обслуживание офиса. В этом случае в состав затрат входят:

• коммунальные выплаты на канализацию, водоснабжение, отопление и освещение;
• расходы на покупку инструмента для ухода за помещениями и зарплату тех служащих;
• затраты на электроэнергию общественных мест здания, например, лифтов, холла и других подобных помещений;
• расходы на монтаж и обслуживание систем сигнализации и охраны;
• приобретение и обслуживание средств пожаротушения;
• налог на имущество, включая объект недвижимости и землю, на которой он расположен.

Дополнительной статьей расходов становится прибыль, которую планирует получать владелец офисных помещений. Она также включается в стоимость аренды, хотя и не связана с непосредственным содержанием недвижимости.

Оба метода расчета предусматривают классификацию расходов на две категории. К первой относятся постоянные затраты, например, на обслуживание сигнализации или заработную плату уборщиц. Во вторую включают переменные расходы. К ним причисляют, например, плату за электроснабжение здания, так как она рассчитывается по факту потребления ресурса.

Факторы, определяющие стоимость аренды

Итоговая стоимость аренды включает содержание офисных помещений. Она зависит не только от конкретных значений перечисленных выше статей расходов, но и от нескольких дополнительных факторов. К ним относятся:

• место расположения здания;
• уровень развития инфраструктуры;
• текущее состояние постройки, степень морального и физического износа;
• технологии и материалы, которые использовались в ходе строительства;
• функциональное предназначение постройки;
• эффективность внутренних коммуникаций здания.

Действующее законодательство не регламентирует процедуру расчетов между владельцами и арендаторами коммерческой недвижимости. Исключение составляют государственные и муниципальные учреждения, которые арендуют офисные помещения, принадлежащие частным структурам. В этом случае требуется предварительное проведение тендера и выбор лучшего предложения из представленных.

В любом случае основанием для расчета арендной платы становится учет издержек на содержание и обслуживание здания, включая функционирующие инженерные сети. Серьезный владелец офисов без проблем предоставляет обоснование стоимости аренды, которое базируется на калькуляции реально понесенных расходов.