Составьте расписание на неделю для СПиР, чтобы оно отвечало следующим требованиям:
Составьте расписание на неделю для СПиР, чтобы оно отвечало следующим требованиям:
– 8-часовой рабочий день;
– 2 администратора (receptionists) в смену;
– отдых между сменами – не меньше 2 смен;
– 2 выходных дня в неделю (необязательно вместе)
– условные обозначения У – утренняя смена с 07. 00 до 15. 30
Д – дневная смена с 15. 00 до 23. 30
Н – ночная смена с 23. 00 до 07. 30
О – выходной день
М – промежуточная смена (может усиливать любую смену)
Заполните таблицу-расписание, используя условные обозначения. Рассчитайте необходимое количество администраторов. ФИО администраторов могут быть выбраны произвольно.
1 способ
| ФИО администратора | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс |
| Иванов | У | У | У | У | У | О | О |
| Петрова | О | О | У | У | У | У | У |
| Романова | Д | Д | Д | Д | Д | О | О |
| Герман | О | О | Д | Д | Д | Д | Д |
| Борисова | Н | Н | Н | Н | Н | О | О |
| Белоусова | О | О | Н | Н | Н | Н | Н |
| Григорьева | У | У | М (10-19) |
О | О | У | У |
| Корец | Д | Д | О | М (10-19) |
О | Д | Д |
| Ковалева | Н | Н | О | О | М (10-19) |
Н | Н |
Составьте расписание на неделю для СПиР, чтобы оно отвечало следующим требованиям:
– 8-часовой рабочий день;
– 2 администратора (receptionists) в смену;
– отдых между сменами – не меньше 2 смен;
– 2 выходных дня в неделю (необязательно вместе)
– условные обозначения У – утренняя смена с 07. 00 до 15. 30
Д – дневная смена с 15. 00 до 23. 30
Н – ночная смена с 23. 00 до 07. 30
О – выходной день
М – промежуточная смена (может усиливать любую смену)
Заполните таблицу-расписание, используя условные обозначения. Рассчитайте необходимое количество администраторов. ФИО администраторов могут быть выбраны произвольно.
2 способ
| ФИО администратора | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс |
| Иванов | У | Д | Н | О | О | У | Д |
| Петрова | У | Д | Н | О | У | О | У |
| Романова | Д | Н | О | У | Д | Н | О |
| Герман | Д | Н | О | У | Д | Н | О |
| Борисова | Н | О | У | Д | Н | О | У |
| Белоусова | Н | О | У | Д | Н | О | М (10-19) |
| Григорьева | О | У | М (10-19) |
О | У | Д | Н |
| Корец | О | У | Д | Н | О | У | Д |
| Ковалева | О | М (10-19) |
Д | Н | О | Д | Н |
Составьте расписание на неделю для СПиР, чтобы оно отвечало следующим требованиям:
– 8-часовой рабочий день;
– 2 администратора (receptionists) в смену;
– отдых между сменами – не меньше 2 смен;
– 2 выходных дня в неделю (необязательно вместе)
– 1 сотрудник может выходить на смены строго со вторника по субботу
– 1 сотрудник может выходить на смены строго с понедельника по пятницу
– условные обозначения У – утренняя смена с 07. 00 до 15. 30
Д – дневная смена с 15. 00 до 23. 30
Н – ночная смена с 23. 00 до 07. 30
О – выходной день
Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести
Содержание
Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Что такое рабочее время по ТК РФ
Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.
Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.
Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.
Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.
Форма Т-13
Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.
В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.
Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.
Понятие режима рабочего времени
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Существуют следующие режимы рабочего времени:
- Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
- Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
- Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
- Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.
Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре
Виды учета рабочего времени
Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Поденный учет
Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.
Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.
Понедельный
Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени. Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.
Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.
Суммированный
По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:
- месяц;
- квартал;
- год.
Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.
Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.
Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.
Предложения от наших партнеров
Методы учета
Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:
- табели в таблицах Excel или Google документах;
- журналы контроля присутствия на входе;
- видеонаблюдение и/или аудиозапись;
- программы бухгалтерского учета;
- контроллеры и карточки доступа;
- CRM–системы;
- специальные программы тайм-трекеры.
Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс организации учета рабочего времени более удобный и эффективным. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.
Табель в таблице Excel – это нестареющая классика. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.
Преимущества метода:
- просто использовать;
- не требует дополнительных вложений;
- понятен и привычен.
Если система учета рабочего времени должна работать не только с количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом приходится часы по сменному графику.
Табличка в Excel годится только для небольших компаний. Когда счёт сотрудников идёт на десятки, без автоматизации процесса уже не обойтись. Табель в Google Docs отличается только тем, что его не нужно ежемесячно пересылать в бухгалтерию — можно предоставить доступ.
Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у вахтёра и работники проставляют время прихода/ухода и ставят подписи.
Работодатели, которые стремятся контролировать качество рабочего времени, всё чаще выбирают системы видеонаблюдения. Этот метод полон противоречий, поскольку вносит напряжение в работу для многих людей, поэтому выбирать его стоит только в действительно оправданных случаях.
Важно: на установку системы видеонаблюдения или аудиопрослушивания необходимо получить согласие работников. Делать её скрытой незаконно.
Видеонаблюдение может быть различной ценовой категории и, соответственно, функционала. Можно поставить простенькую камеру, а можно оснащенную микрофоном и даже записывающим устройством. Стоит помнить, что на этом расходы организации не ограничиваются. Для просмотра записей и фиксации фактов нарушений трудового распорядка потребуется отдельный сотрудник, иначе система будет малоэффективна.
Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и удобнее, чем заполнять их вручную.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Преимущества:
- возможность автоматизировать расчеты;
- минимум времени на заполнение;
- ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.
Примерами могут служить 1С:Бухгалтерия, Небо, Контур.Бухгалтерия и другие. В большинстве случаев штатный бухгалтер организации и так использует какую-либо из них, поэтому доплачивать за эти операции не придётся.
Формирование табеля в программе 1C:Бухгалтерия
Многие офисы оборудуются специальными устройствами — контроллерами. Чтобы войти в кабинет, работник прикладывает карту к нему, а система фиксирует время. Это позволяет вести не просто часовой, а даже поминутный учёт.
Преимущества:
- точность измерений;
- минимум трудозатрат в использовании;
- можно запрограммировать работникам доступ только в отдельные помещения, а в другие ограничить.
Недостатки:
- дорогостоящее оборудование;
- большие сложности, если оно внезапно выйдет из строя. Сотрудники не смогут попасть в кабинеты до приезда мастера;
- карты легко потерять, а ещё их могут украсть.
Современные CRM-системы имеют встроенные таймеры для контроля как общего времени работы, так и отдельных задач. Приходя на рабочее место и открывая программу, сотрудник запускает таймер, а оканчивая работу останавливает. То же и в том случае, если нужно определить время выполнения отдельной задачи.
Преимущества:
- простое решение, если в офисе уже используется определенная CRM;
- дисциплинирует сотрудников и побуждает их к самоконтролю.
Чтобы система действительно работала, придётся постараться. В первые дни в офисе найдётся немало забывчивых, которые будут постоянно пропускать это действие. Так получатся работающие сверхурочно всю ночь, которые ушли домой, не выключив таймер, а также «прогульщики», которые не запустили его в начале дня.
Если установить на компьютеры сотрудников программу тайм-треккер, можно сосредоточиться на качестве выполняемых задач. Это программное обеспечение фиксирует включение и выключение устройства, а также делает скриншоты рабочего стола через определенные промежутки времени.
В отличие от видеонаблюдения, использование этих программ не требует получения согласия от работников. Работодатель получает полную картину дня сотрудника, может выявить часто отвлекающихся и самых продуктивных. Подробнее о конкретных сервисах речь пойдёт ниже.
Многие компании сталкиваются с тем, что ни один из методов учета не может удовлетворить их потребности полностью. Например, когда в коллективе есть офисные работники, и те, кто трудится на удаленном доступе. В этом случае остаётся комбинировать несколько способов для достижения результатов.
Впрочем, часто и для офисных сотрудников устанавливаются различные режимы контроля. Это объясняется характером их работы, которая может быть стационарной или разъездной, временем, которое они проводит у компьютера, доступом к материальным ценностям и т.п.
Кто должен вести учет
Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.
Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.
Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.
Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:
- фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
- проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
- закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.
Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.
Эффективный маркетинг с Calltouch
- Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
- Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI
Узнать подробнее
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Ответственность за несоблюдение требований об учете рабочего времени
Наладить систему учета рабочего времени — важнейшая задача работодателя. И не только потому, что «все должно быть по полочкам». В случае возникновения каких-либо конфликтов с работниками по начислению заработной платы, именно табель становится основным документом для их разрешения.
Если обиженный работник обратиться в Инспекцию по труду или другие контролирующие инстанции и в компанию придёт проверка, первое, с чего начнут специалисты, будет изучение табелей. Если таковые отсутствуют или ведутся ненадлежащим образом, для работодателя предусмотрена ответственность в виде штрафов.
Ответственность работодателя за некорректно проводимый учет рабочего времени сотрудников предусматривает статья 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях. Юридическим лицам она грозит штрафом от шестидесяти тысяч рублей с увеличением суммы, если компания будет поймана на нарушениях повторно.
Сервисы для учета рабочего времени
Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.
Kickidler
- Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
- Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
- Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
- Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.
Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.
Crocotime
- Интегрируется с IP-телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
- Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
- Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
- Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.
У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.
Time Doctor
- Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
- Возможность контролировать использование интернета;
- Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
- Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.
Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.
Заключение
Учет рабочего времени должен вестись в каждой организации по закону. И пренебрежение им может дорого обойтись компании. Но при правильной организации процесса из него можно извлечь и другие выгоды. Например, проанализировать загрузку сотрудников, снять или перераспределить неэффективные функции, повысить уровень дисциплины и самосознания в коллективе.
Для организации учета доступны разнообразные методы — от простейших табличек в Excel, заполняемых вручную, до комплексных программ, которые способны автоматизировать каждый шаг и предлагают разнообразные дополнительные функции. Остаётся только выбрать подходящий вариант.
График рабочего времени на 2023 год имеет некоторые отличия от аналогичных графиков предыдущих лет. На что обратить внимание при его составлении и как может выглядеть его бланк, расскажет наш материал.
График рабочего времени на 2023 год
График рабочего времени на 2032 год представляет собой многокомпонентный документ, информирующий о следующем:
- норме рабочего времени;
- количестве выходных и рабочих дней;
- границах и длительности рабочего дня;
- сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.
ВАЖНО! В 2023 году работающим в режиме привычной пятидневки необходимо отработать 247 рабочих из 365 календарных дней. Аналогично было и в 2022 году — 247 из 365.
Сравнивая годовой график рассматриваемого периода с предыдущим, можно отметить следующее:
- В 2023 году численность рабочих и календарных дней совпадает с их количеством в 2022 году.
- Из указанных в первом пункте рабочих дней возможность законно недорабатывать 1 час позволительна 3 раза: 22 февраля, 7 марта, 3 ноября (в 2022 году такое было возможно также 3 раза).
- Число выходных и праздничных дней в 2023 году составит 118 дней (как и в 2022 году).
См. также производственный календарь на 2023 год.
Нюансы составления графика рабочего времени
Подход к составлению графиков заключается в следующем:
- определить период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
- если в компании установлены для разных работников различные рабочие режимы, необходимо произвести разбивку членов трудового коллектива по применяемым режимам рабочего времени (пятидневка, шестидневка, предоставление выходных по гибким графикам и др.);
- рассчитать норму рабочего времени для каждого применяемого в компании режима;
- произвести группировку рабочего времени в сочетании с днями отдыха, учитывая законодательно установленное требование о длительности еженедельного непрерывного 42-часового отдыха — если действующими нормативами не установлено иного (ст. 110 ТК РФ).
Постановлением Правительства России от 01.08.2022 № 1365 определены особенности регулирования трудовых отношений в организациях оборонно-промышленного комплекса. Данный норматив, в частности, допускает установление продолжительности еженедельного непрерывного отдыха длительностью не менее 24 часов.
Пример
В компании часть работников трудится с понедельника по пятницу в режиме 8-часового рабочего дня. При этом работу выполняют не только совершеннолетние работники, но и подростки 15–16 лет. Учитывая, что для них предусмотрена иная продолжительность рабочего дня, для данной возрастной группы необходимо рассчитать годовую норму рабочего времени следующим образом:
- уточнить законодательный норматив длительности рабочей недели для данной категории работников: не более 24 часов;
- рассчитать продолжительность рабочего дня: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа;
- определить норму рабочего времени для данной группы работников: 248 рабочих дней × 4,8 часа – 5 часов предпраздничных недоработок = 1185,4 часа.
Для остальных работников данной компании при работе в режиме пятидневки норма рабочего времени составит: 8 часов × 247 рабочих дней – 4 часа = 1 972 часа.
ВАЖНО! Норма рабочего времени уменьшается на суммарную длину перерывов в осуществлении трудовых функций: отпуска, больничные, донорские дни и иные подобные временные промежутки, когда работник не трудится.
Скачать образец приказа об изменении графика работы вы можете по ссылке.
Где бесплатно скачать образец графика рабочего времени
В отличие от множества форм документов кадрового учета, специального единого бланка с названием «График рабочего времени» не существует.
Компании, чей рабочий режим не зависит от особенностей работы оборудования или нюансов организации трудового процесса, не утруждают себя составлением подобных графиков, а прописывают специфику трудового режима во внутреннем локальном акте.
В каком документе отразить все параметры трудового режима, узнайте из материала «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2022-2023».
В тех компаниях, где организована круглосуточная работа или сочетания трудовых будней с днями отдыха отличаются от привычной пяти- или шестидневки, разрабатывают формат графиков самостоятельно.
Подготовить такие графики «с отклонениями» вам помогут образцы, которые разработали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный демодоступ к системе и узнайте, как правильно составить график работы при сменном режиме. А в этом готовом решении вы узнаете нюансы составления графика для суммированного учета рабочего времени.
Поскольку в обязанности каждого работодателя входит обязательный учет фактически отработанного сотрудниками времени, наиболее приемлемой считается форма графика, разработанная на основе табеля учета рабочего времени.
Познакомиться с таким графиком и скачать его бланк вы можете на нашем сайте по ссылке ниже::
Скачать образец графика рабочего времени
Итоги
График рабочего времени содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.
График рабочего времени в 2023 году во многом подобен аналогичным графикам предыдущих лет. Как и в 2022 году, текущий год характеризуется стандартным набором выходных/праздников (118 дней) и рабочих дней (247 дней).
Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика сменности .docСкачать образец приказа об утверждении графика сменности .docСкачать пустой бланк графика сменности .docСкачать образец заполнения графика сменности .doc
Когда применяется сменный график работы
Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.
Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.
Количество смен и работников в них
Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.
Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).
Зачем нужен график сменности
График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.
На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.
Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.
Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.
Законодательное регулирование, обязательные условия
Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.
Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:
- недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
- каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
- сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
- работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.
Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).
При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.
Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.
Что не считается сменным графиком
Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.
Некоторые моменты, касающиеся оплаты
Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).
Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.
Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.
Закрепление порядка работы
Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.
Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.
Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.
Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.
Процесс формирования графика сменности
Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.
Образец приказа об утверждении графика сменности
Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.
График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.
Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.
После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.
На какой период составляется бланк
График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.
Можно ли менять в нем сведения
В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.
Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.
Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.
Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности
Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.
За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.
А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.
Кто составляет документ
Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.
При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.
Как согласовывать с работниками
С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.
Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.
Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.
Особенности формирования графика сменности, общие сведения
Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.
Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.
Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:
- реквизиты компании;
- информация о месте и времени составления;
- сам график.
Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.
Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.
График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).
Как учитывать график сменности
Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.
Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.
Образец графика сменности
Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.
Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:
- название документа;
- дата, место его формирования;
- номер (по внутреннему документообороту предприятия);
- период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).
Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).
Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:
- ФИО работника;
- дата;
- номер смены, в которую он выйдет на работу;
- сведения о выходных днях.
Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.
Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.
Опубликовано: 10-10-2022
5 лучших программ для составления расписания работы сотрудников на 2022 год (сравнение)
Ищете лучшее программное обеспечение для составления расписания работы сотрудников, чтобы ваша команда работала продуктивно?
Программное обеспечение для составления расписания имеет решающее значение для любого бизнеса. Сегодня мы поделимся с вами лучшими решениями для составления расписания работы сотрудников в 2022 году. Мы уверены, что в этом списке вы найдете программу, которая удовлетворит ваши потребности.
Готовы? Давайте начнем!
1. Shifton
Онлайн-приложение Shifton предлагает широкий спектр инструментов для управления компаниями, проектами и составления расписаний, а также 7 языков интерфейса на выбор.
Пользователи сервиса также могут самостоятельно устанавливать предпочтительные часы работы, запрашивать перерыв или обмениваться сменами с коллегами.
Вы сможете видеть сразу, кто из ваших сотрудников отсутствует, болеет или работает сверх нормы. При перестановках смен сотрудники получат оповещения с помощью push-уведомлений. Они всегда будут иметь доступ к своему расписанию. Вы также будете получать уведомления, когда они принимают, отклоняют или выполняют задания.
Сервис Shifton поддерживает расписания для любого количества сотрудников, которые могут использовать модуль “Задачи”. Этот модуль позволяет управлять заданиями и связанными с ними данными клиентов, назначать задачи сотрудникам или разрешать им выполнять их самостоятельно, устанавливать время на выполнение задач, прикреплять контрольные списки, которые сотрудники заполняют после выполнения задач.
2. Connecteam
Connecteam – это не просто программа для составления расписания работы сотрудников. Эта платформа отлично подходит для командного общения и управления задачами.
С помощью Connecteam вы можете создавать расписания за считанные минуты и сразу же делиться ими со своей командой в один клик. Кроме того, вы можете создавать свободные смены для своих сотрудников.
Поскольку Connecteam имеет мобильное приложение, у вас есть доступ ко всем данным, даже если вы находитесь в разъездах.
Имеется коммуникационное приложение, позволяющее вашей команде общаться друг с другом. Оно отлично подходит для объявлений, рассылки информационных бюллетеней или просто для того, чтобы держать друг друга в курсе всех дел по проектам.
3. When I Work
When I Work – это программное обеспечение для составления расписания работы сотрудников для компаний, которые вынуждены постоянно распределять смены. Она способствует более быстрому составлению расписания, эффективному учету рабочего времени и улучшению коммуникации между членами команды.
С помощью этого инструмента вы можете управлять запросами на отгулы несколькими нажатиями. Вы можете заменить смену, если сотрудник оформил больничный, предоставив другим возможность заработать. Работодатель может ставить задачи на день и следить за их выполнением в режиме реального времени. А вы можете видеть доступность каждого сотрудника.
Вы можете использовать данные GPS, чтобы видеть, где находятся ваши сотрудники. Так что даже если они забудут отметиться, вы будете знать, что они находятся недалеко от места работы. Есть возможность корректировки табеля учета рабочего времени, для того чтобы он точно отражал количество отработанного времени. Это также отличное программное обеспечение для управления перерывами в работе сотрудников.
4. On The Clock
On The Clock – это веб-программа для учета рабочего времени, которая помогает владельцам бизнеса следить за своими сотрудниками – удаленными или обычными. Пользователи могут входить в систему с телефона, компьютера или с помощью отпечатка пальца.
Вы можете использовать это программное обеспечение для планирования рабочего времени, чтобы отслеживать, где находятся ваши сотрудники, для обеспечения их контроля во время рабочей смены.
Программное обеспечение для учета рабочего времени можно использовать в качестве карточек учета рабочего времени для расчета заработной платы. Вы можете интегрировать сторонние программы расчета заработной платы, такие как Quickbooks, Gusto, Accounting CS, Paychex и ADP.
Сотрудники также могут использовать эту платформу для запроса на отгул. Менеджеры получат оповещение о том, кто запрашивает отгул, и смогут одобрить или отклонить его через это же приложение.
Поскольку On The Clock работает через Интернет, вся информация о сотрудниках доступна в любом месте и синхронизируется на всех устройствах.
5. Homebase
Homebase – это платформа, которая позволяет составлять расписание работы сотрудников и выполнять другие задачи, повышающие производительность труда на рабочем месте.
Она позволяет создавать расписание и сразу же делиться им со своей командой. Сотрудники получают уведомления по СМС, электронной почте и через приложение Homebase (Android и iOS). А если произойдут изменения, все заинтересованные работники получат уведомление. Более того, вы получите подтверждение того, что они видели изменения, чтобы не было путаницы и недоразумений.
Для создания расписания можно использовать шаблон. Но у вас также есть возможность использовать функцию автоматического составления расписания. Вы также можете разместить свободные смены, на которые может претендовать любой член вашей команды. Все изменения видны в режиме реального времени, поэтому корректировки можно вносить на ходу.
Какое лучшее программное обеспечение для составления расписания работы сотрудников? По нашему мнению, Shifton – это лучшее программное обеспечение для планирования работы персонала. В программе есть все функции, необходимые для управления сотрудниками, и она проста в использовании.
