Как составить расписание мероприятий

Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий

 Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий

23.12.2020

В процессе организации большого мероприятия важно учесть множество деталей: скоординировать работу группы людей, проработать до мелочей происходящее на мероприятии в каждый момент времени и в каждом месте. Систематизировать большое количество разнородной информации непросто, а это необходимо для того, чтобы мероприятие прошло гладко.

Мы в Светловке разработали несколько типов документов – координационных таблиц, которые помогают нам ничего не забыть и наладить работу нескольких человек из разных отделов.

Далее вы найдете эти таблицы в формате Excel – их можно скачать и использовать в работе.

План-график мероприятия

Документ «План-график» – это сводная таблица со всеми задачами, которые нужно выполнить при подготовке мероприятия, а также с указанием того, кто несет ответственность за ту или иную задачу. Обычно мы разбиваем такую таблицу на отдельные большие области («Подготовка сценария», «Продвижение», «Полиграфия» и т. д.).

Чаще всего такая таблица создается в сервисе Google Таблицы, а у каждого причастного к проекту есть к ней доступ. Ответственные обозначают статус своей задачи («В работе» / «Готово»).

С помощью этого документа все участники могут отслеживать прогресс проекта, а также узнать, к кому обращаться за информацией по той или иной задаче.

Скачать план-график

Технический план

Такой план требуется нам только для мероприятий, сложных с точки зрения технического сопровождения (звукового, визуального) и требующих синхронизации действия множества людей на самом мероприятии. Например, технический план был важной составляющей такого события, как Фейл-конференция.

В этом плане прописываются отдельные области ответственности (например, «Звук», «Свет», «Экран») и поминутно то, что происходит в каждой из этих областей.

Скачать технический план

Сценарный план

Сценарный план помогает продумать и контролировать содержание мероприятия. В нем прописывается, что, где, в какой момент происходит и кто за это отвечает. Полезно, если мероприятие идет одновременно в нескольких помещениях.

Скачать сценарный план

Концепция

Концепция – инструмент фиксирования самой идеи мероприятия. В нем прописываются ключевые для мероприятия параметры: тема, целевая аудитория, инструменты и прочее. Этот документ помогает зафиксировать важные для проекта моменты.

Скачать концепцию

Чек-лист

Этот документ используется нами для контроля выполнения плана. В нем мы заранее прописываем, что в какой срок должно быть готово, а позже отмечаем готовность или корректируем план. Такой чек-лист может существовать как в целом для проекта, так и для каждого сотрудника – по своим задачам.

Скачать чек-лист

Здесь вы можете увидеть примеры заполнения всех этих документов:

Шаблоны документов для организации мероприятий (пример)

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

  • Команда

Правильная команда – залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут – четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

  • Цель

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия – один из основополагающих этапов подготовки ивента.

  • Тематика

Тематика мероприятия – основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

  • Формат

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия – это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия – это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия – не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу 🙂

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

  • Общие области работ
  • Ответственные за общие области работ
  • Конкретные задачи в каждой области работ
  • Дедлайны
  • Исполнители
  • Финансы

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

  • Организация места – в организацию места входит закупка или аренда оборудования и самого помещения, подготовка сцены, уборка зала и многое другое.
  • Продвижение – на тему правильного digital-продвижения мероприятия у нас есть отдельная статья, советуем с ней ознакомиться .
  • Поиск выступающих – поиск спикеров, обсуждение и утверждение их речи, подготовка логистики для спикеров и т. д.

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн – дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи – считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное – не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

  • Выделите ключевой посыл, который вы хотите донести до аудитории. Процесс очень напоминает выработку слогана или миссии для бизнеса.
  • Сформируйте внутреннюю сюжетную линию. Необходимо выстроить логику и структуру подачи информации зрителям, а также понять, какой уровень активности участников должен преобладать в разные моменты времени.
  • Выделите блоки мероприятия по смысловому фактору. Смысловые блоки могут быть привязаны к конкретным выступающим, а могут к информации, которая будет доноситься до аудитории
  • Найдите выступающих, подготовьте текст или обсудите с ними их речь.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.

План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.

Определение плана мероприятий

План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.

План мероприятий

Проект в электронном виде

При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.

На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.

Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.

Создание

Имеет программа мероприятия образец.

План мероприятий

Планирование

Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:

  1. Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
  2. Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
  3. Обозначить ожидаемый результат.
  4. Прописать сроки.
  5. Упомянуть ответственных лиц.
  6. Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
  7. Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
  8. Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.

Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.

Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий

Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:

  1. Описание праздника.
  2. Примерное количество участников.
  3. Время и место проведения.
  4. Исполнители и ответственные лица.
  5. Обоснование.
  6. План-график.
  7. Отчетность и контроль.
  8. Желаемый результат по каждой позиции.
  9. Финансирование в цифрах.
  10. Иные приложения.

План мероприятий

Образец

Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.

На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.

Что нужно предусмотреть

Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:

  • Количество присутствующих.
  • Подбор меню.
  • Оформление зала.
  • Техническое оснащение.
  • Фото и видео съемку праздника.

Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.

Образец плана на месяц

Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.

План мероприятий

Заполненный образец

Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.

Форма годового плана

План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.

Основные требования к документации:

  1. Указать полные реквизиции компании.
  2. Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
  3. Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.

Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.

План мероприятий

форма написания годового проекта

Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.

Подробный план праздника, деловой встречи или тимбилдинга называется таймингом мероприятия. Разработка такого графика предполагает составление точного расписания с указанием, сколько минут займет каждый конкурс, выступление или иной элемент, а также каждый блок и программа целиком. Взяв время под контроль, вы полностью реализуете сценарий.

тайминг мероприятия необходим для достижения его целей

Зачем нужен тайминг: цели и задачи

Подробный план события важен для организаторов, чтобы отвести под каждый этап достаточное количество минут, правильно рассчитать период аренды площадки, условия приглашения выступающих и другие моменты, без которых событие не будет успешным. Тайминг помогает:

  • понимать, сколько времени длятся шоу-номера, мастер-классы, игры;
  • знать, сколько минут отвести на поздравления, благодарности, шутки;
  • планировать длительность перерывов для отдыха и время подачи блюд;
  • успеть провести все самые интересные и веселые развлечения;
  • контролировать процесс, при необходимости быстро перераспределяя время между этапами.

Определить оптимальное время для элементов события можно по опыту прошлых мероприятий, а также исходя из наполнения конкретных блоков сценария. Этапы в плане нужно располагать в хронологическом порядке, чтобы впоследствии не было путаницы.

Составим уникальный сценарий для вашего праздника!

Как составить тайминг

Оформление графика зависит от ваших предпочтений. Он может быть интегрирован в полный сценарий, где расписаны слова ведущих и участников. Также удобно составлять отдельную таблицу, где в первой колонке обозначается время, во второй — пункт программы, а в третьей пишутся примечания. Хорошо, если таблица будет и в распечатанном, и в электронном виде.

Для тайминга мероприятия можно использовать следующий образец:

Время Событие Примечания
17:00–17:30 Встреча гостей в welcome-зоне Направлять прибывающих к фуршетному столу, предложить сфотографироваться в фотозоне
17:35–17:45 Рассадка гостей за столы Показать, где находится план рассадки, подсказать каждому его место
17:50–18:10 Приветственные слова Речь ведущего, первый тост

И так далее для каждого пункта

Чтобы корпоративное событие прошло без проблем, требуется составить отдельный тайминг для подрядчиков, прописав:

  • время прибытия и ухода специалистов, их задачи;
  • технические данные элемента программы (оборудование и пр.).

В этой части тайминга отмечается: когда надо украсить зал, приехать для уборки, вернуть арендованный реквизит и т. п.

Планы распечатываются в нескольких экземплярах, чтобы можно было раздать членам ивент-команды. Если музыкант или ведущий конкретного мастер-класса не будут присутствовать на мероприятии постоянно, для них достаточно распечатать только ту часть графика, когда они задействованы.

локация проведения мероприятия

Иногда случаются срывы тайминга. Основных причин этого 3:

  • некорректный расчет времени на дорогу;
  • недостаток реквизита для мероприятия;
  • неправильное планирование.

Чтобы избежать этого, для трансфера лучше закладывать на 10–20 % больше времени, чем обычно требуется. Чтобы все необходимое было на месте, нужен реквизитор — сотрудник, который будет контролировать наличие, качество и количество необходимых предметов. Чтобы исключить неправильное планирование, ознакомьтесь с образцами готовых таймингов или проконсультируйтесь с ивент-специалистом.

Ниже представлен тайминг мероприятия по случаю юбилея компании, сокращенный пример:

  • 17:00–18:00 НАЧАЛО: приезд гостей, работа интерактивных зон, фуршет.
  • 18:00–22:00 БАНКЕТ: подача блюд, конкурсы, шоу-программа, вручение призов.
  • 22:00–22:30 ФИНАЛ: слова напутствия для коллектива, подведение итогов, отъезд гостей.

Чтобы получился развернутый пример, потребуется указать в части банкета точное время подачи закусок, горячего, десертов. Между этими этапами вставить время выступления каждого артиста, длительность каждого тоста и пр.

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Как составить план мероприятия

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Как составить план мероприятий

Учитываются следующие позиции:

  • количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
  • место проведения мероприятия;
  • оформление и техническое оснащение;
  • транспорт (если мероприятие выездное);
  • фото- и видеосъёмка;
  • приглашение ведущего, артистов;
  • призы и подарки;
  • освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

  1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
  2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
  3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
  4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
  5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
  6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
  7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
  8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
  9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
  10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
  11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное – составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

Утверждаю

—————

—————

(должность руководителя компании)

————————————- (Ф.И.О.)

(подпись)

План мероприятий по подготовке и проведению

——————————————————

(наименование мероприятия)

Дата проведения:

Место проведения:

Цель мероприятия:

Виды работ Сроки выполнения Ответственные
1. Создание оргкомитета 15.12.2014 Ф.И.О.
2. Составление культурной программы 15.12.2014 Ф.И.О.
3.

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Как составить план мероприятий на год

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, нужно проанализировать деятельность компании за уходящий год. По результатам аналитической работы составляется отчёт, содержание которого позволит поставить цели на следующие 12 месяцев. На достижение именно этих целей будут направлены мероприятия, проводимые в новом календарном году.

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц – решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании. Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

Наименование мероприятия Результаты Сроки выполнения Исполнители Примечания
Начало Окончание ООО ОАО ЗАО
1. Международная конференция Сборник тезисов докладов 15.01 17.01 Ф.И.О. Ф.И.О. Ф.И.О. Привлекаются студенты профильных вузов
2. Презентация нового сорта сыра Отчёт о презентации нового сорта сыра 16.02 17.02 Ф.И.О. Ф.И.О. Ф.И.О. Привлекаются технологи предприятий
3.

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

Таблица 3. Образец временного графика работ

Наименование мероприятия Результаты Исполнители 2014 год Примечания
Январь Февраль Март
1. Международная конференция Сборник тезисов докладов

ООО

ОАО

ЗАО

1.1. Подготовка информационного письма Информационное письмо Офис-менеджер
2. Презентация нового сорта сыра Отчёт о презентации нового сорта сыра
2.1. Подготовка рекламных проспектов Рекламные проспекты Отдел маркетинга

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

  • финансовая документация;
  • план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
  • анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

  • утренники (тематические и к праздничным датам);
  • спортивные праздники;
  • дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
  • родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении

Утверждаю:

заведующий

—————(Ф.И.О.)

«____» ______________ 2014 года

Согласовано:

заместитель заведующего по УВР

——————————(Ф.И.О.)

«____» ______________ 2014 года

План мероприятий Дня здоровья (дата)
Время и место проведения Название мероприятия Группа Ответственные

8.00 – 8.30

Спортплощадка

Утренняя гимнастика Все группы Воспитатели групп

10.00 -10.30

Спортивный зал

Эстафеты Старшая группа Инструктор по физической культуре, воспитатель группы

15.00 – 15.20

Бассейн

Физкультурный досуг “К нам пришёл Нептун” Средняя группа Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня Фоторепортаж с Дня здоровья Все группы Воспитатели групп, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Как составить план мероприятия пример

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные. При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

Таблица 5. Образец плана мероприятий на школьные каникулы

Утверждаю

директор средней школы №

—————————(Ф.И.О.)

План воспитательных мероприятий на осенние каникулы
Мероприятие Дата Класс Время
1. Посещение Театра музкомедии 28.10.2013 11 16.00
2. Операция “Вылечи книгу” 29.10.2013 5-6 12.00
3.

Детская библиотека

Как составить план мероприятий образец

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

Форма мероприятия Название мероприятия Аудитория Дата проведения
1. Театрализованное представление К Дню святого Валентина Старшеклассники 14.02
2. Вечер вопросов и ответов “Кто знает больше сказок?” Дошкольники и учащиеся младших классов 18.03
3.

Оздоровительный лагерь

Как правильно составить план мероприятий

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Таблица 7. Образец плана-сетки мероприятий в оздоровительном лагере

План работы на смену

1 день

Заезд

Операция “Уют”

Кругосветка “Здравствуй, лагерь”

Вечер знакомств

2 день

Кругосветка “Верёвочный курс”

Конкурс “Алло, мы ищем таланты!”

3 день

Открытие смены

Праздничный концерт

….

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Добавить комментарий