Как составить расписание на 5 человек

Голосование за лучший ответ

Mel-lisa

Мастер

(1056)


7 лет назад

График 3/2. Нужно работников пронумеровать от 1 до 5. График скользящий. Каждый день сдвигаем на одного человека. Таким образом первый день работает 123, отдыхают 45, на второй день 234 работают, 51 отдыхают, на третий день 345 работают, 12 отдыхают, четвёртый день 451 работают, 23 отдыхают, пятый день 512 работают, 34 отдыхают. Потом сначала. Цикличность 5 дней. Таким образом каждый человек 3 дня работает 2 отдыхает.

1. 

   1

   Определите, сколько времени занимают ваши обычные обязанности. Записывайте, столько вам нужно времени, чтобы собраться утром, позавтракать, постирать вещи, сходить за продуктами в магазин, ответить на электронные письма, выполнить домашнюю работу и другие повседневные задачи. Отслеживайте время в течение недели в блокноте, таблице или специальном электронном приложении.^[1]
   

   • Недельные наблюдения за привычными делами помогут вам точно оценить время, необходимое на выполнение конкретных задач.
   • Также можно найти способы повысить свою продуктивность. Может оказаться, что вы потратили 10 часов на видеоигры, а вам нужно больше заниматься учебой.

2. 

   2

   Попробуйте использовать блокнот, ежедневник и электронное приложение. Экспериментируйте с разными рукописными и цифровыми вариантами, когда будете составлять первое расписание. Для работы с чистого листа используйте блокнот или приложение для заметок. Если вам нужна готовая таблица с датами и временными окнами, используйте ежедневник или электронный календарь для ПК и смартфонов.^[2]
   

   • Выберите метод, который соответствует вашим личным предпочтениям. Если вам не нравится работать с бумагой, то используйте приложение. Если же записи от руки помогают вам следовать намеченному пути, то вооружитесь ручкой и бумагой.
   • В процессе работы вы поймете, какие аспекты вам нравятся, а какие вызывают неудобства. Вам следует придерживаться выбранного метода. Все задачи следует хранить в организованном виде в одном месте, будь то блокнот, ежедневник или приложение.

3. 

   3

   Укажите даты и дни недели. Если они не указаны автоматически, внесите такую информацию на страницы расписания в верхней части листа. Выделяйте каждому дню целую страницу, чтобы иметь возможность сосредоточиться на текущих задачах и делать дополнительные заметки по мере необходимости.^[3]
   

   • Названия дней недели помогут вам вести учет задач, которые выпадают на конкретные дни (это могут быть уроки музыки по понедельникам и средам).
   • В блокноте с чистыми страницами слева можно указывать задачи в хронологическом порядке, а справа записывать ежедневные приоритеты и другие примечания.

4. 

   4

   Заполните постоянные временные окна. Уроки, регулярные встречи и другие постоянные задачи станут основой вашего расписания. Начните с постоянных временных окон вроде «8:30 — занятия по психологии» или «16:00 — тренировка».^[4]
   

   • При использовании блокнота с чистыми страницами или таблицы рекомендуется указывать окна времени с получасовым интервалом в левой части страницы. Оставляйте по 2 или 3 строки между каждым получасовым интервалом, чтобы позже создать маркированный список под задачей.
   • В ежедневнике или электронном приложении уже имеются такие временные интервалы.

   Реклама

1. 

   1

   Составьте список задач на отдельном листе бумаги. Указать постоянные задачи просто, однако структурировать оставшееся время несколько сложнее. Для начала запишите все предстоящие вам задачи на отдельном листе или в новом электронном документе. Присваивайте каждому заданию цифру или букву, чтобы определить приоритеты.^[5]
   

   • Например, укажите 1 (или А) напротив самых важных задач. Их следует внести в расписание в первую очередь. Далее укажите 2 (или Б) напротив задач среднего уровня важности и 3 (или В) напротив задач с низким приоритетом.
   • При записи задач в расписании можно указывать уровень приоритетности рядом с пунктом или просто ставить звездочку либо восклицательный знак для самых важных дел.
   • При составлении расписания на неделю напишите список своих еженедельных задач. Такой же список ежедневных дел потребуется в том случае, если вы составляете расписание на один день.

2. 

   2

   Планируйте самые важные задачи на такие моменты дня, когда вы наиболее бодры и продуктивны. Начните с самых важных задач. Оцените, сколько времени потребуется на каждое дело, а затем назначьте для главных дел такие временные промежутки, когда вы наиболее продуктивны, а количество отвлекающих факторов — минимально. Добавьте звездочки, подчеркивания или выделения, чтобы привлечь дополнительное внимание к задачам.^[6]
   

   • Например, если вы наиболее продуктивны по утрам, то планируйте выполнить важные проекты до обеда. Раскладывать документы и удалять письма можно уже во второй половине дня.
   • Ставьте перед собой выполнимые цели. Не пытайтесь вместить домашнее задание или встречу с клиентом в 30 минут, если вы знаете, что дело займет около часа.
   • После самых важных пунктов внесите в расписание менее приоритетные задачи вроде стирки и покупок.

3. 

   3

   Указывайте подробности, чтобы точно вспомнить, что нужно сделать. Когда вносите в расписание задачи, указывайте конкретные сведения, чтобы четко понимать суть записи. Из кратких записей не всегда ясно, что значит «Встреча» или «Проверка».^[7]
   

   • Если вам предстоит встреча, укажите время, место и присутствующих. Также можно записать в виде маркированного списка темы, которые необходимо обсудить.
   • Не нужно превращать каждую задачу в сочинение. Укажите лишь самые необходимые сведения, на основании которых вы сможете восстановить информацию.

4. 

   4

   Указывайте время начала и завершения каждой задачи. Когда вы вносите задачи в электронное или бумажное расписание, время начала и завершения помогут вам лучше структурировать свой день. Вы сможете четко понимать, как будут развиваться события и где вы будете находиться в конкретные моменты времени.^[8]
   

   • Например, вам нужно составить план с 9:30 до 10:30, посетить занятия с 11:00 до 12:15, пообедать в 12:30 и провести совещание с 13:00 до 13:45.
   • Помните, что цели должны быть выполнимы. Сверяйтесь со своими наблюдениями по затратам времени, чтобы точно оценивать время выполнения каждой задачи.

5. 

   5

   Находите время для отдыха, семьи и развлечений. Невозможно круглосуточно сохранять 100% продуктивность, поэтому находите время для близких людей, отдыха и развлечений. Если вы из тех, кто забывает про отдых, то вам крайне важно включать подобные пункты в свое расписание, чтобы не только работать.^[9]
   

   • Например, запишите «Вторник, 18:30 — ужин с Юрой и Андреем (закончить работу до 17:45!)» или «Суббота, 12:00 — сходить в парк с Мариной».

   СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА

   Кэти Бернс — сертифицированный профессиональный организатор (CPO) и основательница консультационной фирмы Organized and Energized!, цель которой — помочь людям обустроить среду и сформировать персональный имидж путем контроля, изменений и организации своей жизни. Имеет более 17 лет опыта в сфере организации, о ее работе говорилось в Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America и Entrepreneur. Получила диплом бакалавра коммуникации в Университете Огайо.

   

   Частой ошибкой при составлении расписания становится перегруженность дня делами. Позвольте себе говорить нет. Если вас просят приготовить печенье для ярмарки, то поблагодарите человека за предложение и скажите, что вам нужно подумать. Если не соглашаться сразу, у вас будет время решить, можете ли вы найти свободное время или это просто возможность сделать человеку приятное.

6. 

   6

   Оставляйте примерно 25% свободного времени. Если составить слишком плотное расписание, то у вас не останется пространства для маневра. Оставляйте время, чтобы помехи или задержки не выбивали вас из колеи. Предусмотрите 15 свободных минут между задачами, чтобы внести в план гибкость.^[10]
   

   • Если вам нужно куда-то ехать, всегда добавляйте 10–15 минут на случай пробок.
   • Даже если вы приедете вовремя или не будете отвлекаться, то в оставшееся время можно будет передохнуть, сделать зарядку или начать другую задачу.

   Реклама

1. 

   1

   Составляйте расписание в одно и то же время каждый день. Такое постоянство позволит сделать планирование частью вашего заведенного порядка. Превратите работу над расписанием в ритуал, который можно совмещать с чашкой утреннего кофе или выполнять вечером.^[11]
   

   • Некоторым удобно планировать дела на неделю вечером воскресенья, а затем вносить разные изменения и формировать списки ежедневных задач по утрам или вечерам.

2. 

   2

   Храните расписание в доступном месте. Блокнот, ежедневник или приложение всегда должны быть под рукой. Если они будут покрываться пылью, то вам будет сложнее воплощать в жизнь цели из своего расписания.^[12]
   

   • В случае с приложением установите его и синхронизируйте на всех электронных устройствах. Используйте виджеты для ПК и мобильных устройств, чтобы выводить задачи на главный экран.
   • Также полезно разместить в рабочем кабинете лекционную доску или календарь с наглядной информацией вроде ключевых дат и еженедельных целей.

3. 

   3

   Вычеркивайте выполненные задачи, чтобы сохранять мотивацию. Звучит очень просто, но подобное действие приносит невероятное удовлетворение. Вычеркивайте все выполненные задачи, чтобы видеть свои успехи и обязанности в перспективе.^[13]
   

   • Не нужно паниковать, если вы не смогли выполнить все задачи. Оставшиеся дела необходимо перенести на следующий день и присвоить им высокий уровень важности.

4. 

   4

   Поощряйте себя за выполненные задачи. Справиться с делами проще, если в конце вас будет ждать награда, особенно когда задача скучная и утомительная. Например, если весь день вам предстоят презентации, встречи и завершения проектов, тогда вознаградите себя перерывами, мороженым или другим угощением.^[14]
   

   • Помимо небольших наград за выполнение отдельных задач, поощряйте себя за продуктивные дни. Примите расслабляющий душ, играйте в видеоигры, посмотрите фильм или займитесь чем-то другим, что приносит вам радость.

5. 

   5

   Используйте приложения для продуктивности, чтобы не отвлекаться. Если вы склонны открывать посторонние страницы или социальные сети во время работы, тогда загрузите приложения вроде StayFocused или Focusbar. Они блокируют отвлекающие сайты в указанные периоды времени и не позволяют вам медлить.^[15]
   

   • Также полезно убирать телефон со стола в карман или в сумку. В случае необходимости он всегда рядом, но отсутствие устройства в поле зрения позволит вам реже отвлекаться.

6. 

   6

   Планируйте регулярный отдых, чтобы избежать выгорания. Напряженный график без перерывов может обескураживать и стать причиной проволочек. Также работа на износ сильно снижает продуктивность. Находите время для отдыха, чтобы лучше справляться с рабочей нагрузкой и не допускать умственного и физического переутомления.^[16]
   

   • Например, в выходной день можно заниматься делами по дому. При этом сделайте воскресенье днем отдыха, если в субботу вы работаете на грядках, стираете, убираете и готовите.
   • Каждый вечер старайтесь находить хотя бы 1–2 часа времени перед сном, чтобы развеяться. В такое время можно почитать книгу, принять душ или послушать спокойную музыку.

   Реклама

Советы

• Составьте одно расписание со всеми делами в блокноте, ежедневнике или приложении. Если записывать задачи в разных местах, можно запутаться.^[17]
  
• Проявляйте гибкость, пишите карандашом и пересматривайте свой график. Не паникуйте, если не все идет по плану.^[18]
  
• Используйте небольшие временные промежутки. Вместо просмотра социальных сетей за 15 минут до встречи попробуйте заняться любой ежедневной задачей. Также можно перекусить, сделать зарядку или прогуляться.^[19]
  
• Учитывайте отвлекающие факторы, но старайтесь эффективно бороться с ними. Если вам звонят или в офис пришел гость, скажите: «У меня всего несколько свободных минут», — или: «Я с радостью выслушаю твой вопрос, но дам ответ немного позже».^[20]
  
• Не медлите. Задачи быстро накапливаются, если откладывать дела, а ваше расписание станет перегруженным.^[21]
  
• Если не удается следовать расписанию, не теряйте уверенность и вносите небольшие изменения, которые помогут вам справиться.

Реклама