Как составить расписание на день неделю месяц

Итак, у вас в руках наш планер, и вы не знаете с чего начать?

Не страшно! Сейчас покажем и расскажем!

Смотрите видео:

А так же читайте, далее:

Начинать важно с плана на месяц. Месяц — отличный промежуток, чтобы сфокусироваться на чем-то большом, но не глобальном. Сначала намечаем крупные цели. Конечно, их может быть много, но на месяц желательно ставить две или три. Иначе есть риск, что все не будут выполнены!

Заполняете даты месяца => Основные дела => Цели на месяц или ваш фокус в этом месяце.

ПРИМЕР:
Подготовиться к экзамену по литературе 20 века к 29 числу.

Это был пример крупной цели. Теперь дробим ее на задачи. Они должны быть понятные и простые, а главное — выполняемые!

ПРИМЕР:

• Подготовить 20 билетов;
• Выучить основные положения;
• Прочесть 7 глав из книги *** и т.д.

Такие задачи «конечные» — ясно, когда задачу можно считать выполненной. Видите, уже становится понятно, что нужно будет делать в этом месяце. Также в плане на месяц нужно прописать основные дела на текущий месяц, важные даты, мероприятия и встречи, которые вы точно не хотите пропустить!

ПРИМЕРЫ СОБЫТИЙ:

• Дни рождения;
• Рабочие встречи;
• Спортивные тренировки;
• Концерты;
• Другие подобные мероприятия.

Для удобства в левой стороне плана на месяц есть место для заметок, приоритетных дел, важных событий — там можно проставить маркировки. Выделите крупные цели, чтобы не забыть о них.

Планирование на месяц заполнено — идем дальше.

Здесь важно прописать свои дела на начало следующей недели. И так на каждую неделю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ НА:

1. Важные дела, которые уже отмечены;
2. Цели и задачи, которые нужно выполнить в этом месяце.

Это нужно, чтобы выполнить цель по шагам. В недельном планировании отмечайте задачи крупных целей, которые у вас в фокусе. Такие задачи приблизят вас к завершению цели на месяц.

ЧТО ПРОПИСАТЬ В «ПЛАНИРОВАНИИ НА НЕДЕЛЮ»:

• Важные дела, даты, мероприятия и т.д.;
• Подробно прописанную задачу на каждый день этой недели;
• Советую выделить 2—3 фокус-задачи: на что стоит делать упор в этот день.

Перед каждым следующим днём можно сверять задачи, что-то добавлять или переносить. Это удобно, чтобы не потерять важные дела. Можно закончить на недельном планировании, если вам это удобно, и вести только его. Можно перейти к ежедневному планированию после недельного. Кто-то, кстати, пропускает недельное и переходит сразу к ежедневному, о котором расскажем ниже. Поймите, как удобнее вам и используйте этот метод.

Конечно, оно опирается на планирование месяца или недели. Обязательно обратите внимание на фокус-задачи конкретного дня. Они подскажут, как расставить акценты сегодня. Теперь прописываем основные дела на день.

МОИ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ЗАДАЧ:

• Пропишите абсолютно ВСЕ ДЕЛА на день. Даже мелочи, которые нужно не забыть. Это может быть задача «Помыть посуду»;
• Выпишите все дела ПО ВРЕМЕНИ. Варьировать промежуток можно от 15 минут (на мелочи) до 2 часов. Это нужно, чтобы не потерять счет минутам и не упустить что-то важное.

В ежедневнике можно отслеживать не только задачи, но и питание. Например, записывать, что сегодня нужно приготовить или поесть. Это пригодится тем, кто следит за ритмом питания. Также можно отслеживать и водный баланс. Например, закрашивать или зачеркивать выпитый стакан, чтобы визуально понять выпита ли норма.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ:

КАК ПЕРЕНОСИТЬ ДЕЛА:

Понятно, что иногда что-то не успеваешь сделать по объективным причинам: форс-мажор, неверно рассчитано время, кто-то сильно отвлек. Но если задача перенеслась больше двух раз, нужно понять, почему.

Задайте себе вопрос: мне точно нужно выполнить это дело, для какой цели?

Если это необходимо выполнить, переходим к следующему пункту.
Если нет — вычеркиваем задачу!

Переформулируйте задачу, возможно она неправильно задана?
Писать задачи нужно в повелительном наклонении.

Подумайте, возможно ваша задача слишком большая и требует слишком больших усилий?
Если да, разбейте ее на мелкие подзадачи и разбросайте на пару дней. Помните, задача должна быть конечной.

ЛАЙФ-ХАКИ И МЕТОДИКИ:

Если вы пишете очень много, и вам не хватает места в планере (такое бывает:), заведите стикеры-листочки. На них удобно записывать срочные или дополнительные задачи, которые могут перемещаться по дням. Можно выписывать на них что-то, на что нужно обратить внимание.

Если вы новичок и вам сложно планировать, попробуйте начать с одной из техник. Они проверены и всегда помогают.

1. Стратегическая картонка — удобная и интересная штука по структурированию планов. В начале недели прописываешь на лист или картонку все-все свои дела. Потом уже с этой картонки переносишь дела на неделю или дни.
2. Принцип помидора
3. Методика flow list — https://instagram.com/p/BoGZDLahFot/
4. Техника лягушка — https://instagram.com/p/BmnF1TLliBO/
5. Принцип приоритетности задач — https://instagram.com/p/BkhQXMSFBKQ/

БОЯЗНЬ ЧИСТОГО ЛИСТА:

Бывает, что начать вести планер сложно из-за того, что он совсем новенький. Помните, что вы не одиноки, это и правда распространенный страх! Но с ним можно справиться!

• Дайте себе право на ошибку! Ошибки — это не критично. А еще из планера всегда можно убрать лишние странички, как в школе с «неудобными» оценками или помарками.
• Начните с того, что вам жизненно необходимо сделать сегодня. Пропишите все до мелочей: помыть посуду, наложить маску на лицо, подстричь кота и т.д.
• Попробуйте сначала написать карандашом, а затем обвести ручкой.
• Можно писать ручкой со стираемыми чернилами

В конце концов, вы привыкните к планированию, и это войдет в одну из любимых привычек!

КАК СДЕЛАТЬ ПЛАНЕР КРАСИВЕЕ:

Если кажется, что у в планере пусто и не очень-то красиво, не переживайте! Можно сделать его еще ярче при помощи простых средств.

• Добавляйте разные стикеры.
• Выделяйте маркерами фокусные задачи.
• Клейте наклейки — сейчас это снова в тренде!
• Рисуйте! Даже если умеете только цветочек или звездочку — так станет индивидуальнее. Для тех, кто не умеет рисовать, в своём посте я рассказывала о крутой технике: https://instagram.com/p/BptdKQJlyl7/
• Вклеивайте листочки с записями или рисунки, билеты или открытки!

Все это поможет не только разбавить планер, но и замотивирует возвращаться к нему снова и снова!

Надеюсь, эта статья поможет вам начать вести планер и сделать свои дни, недели и месяцы эффективными!

Несмотря на обилие цифровых инструментов для планирования под любые запросы, рука иногда сама тянется к простому листу бумаги. Эксперты говорят, что выписывание дел из головы вручную помогает разгрузить мозг, приобрести ясность и даже снизить уровень стресса.

Чтобы эффективнее использовать силу бумаги с ручкой и не запутаться в своих записях, можно скачать и распечатать шаблоны планера на день, неделю и месяц. В отличие от простых листов ежедневника, они уже структурированы и форматированы. Расскажем, как планировать день с помощью бумажных шаблонов, какие есть плюсы и минусы у такого подхода, и когда лучше задуматься об альтернативах.

Какие шаблоны использовать для планирования

Чтобы организовать свое время на бумаге и не утонуть в длинном to-do листе, выбери для себя подходящий шаблон (или используй комбинацию из нескольких для разных задач):

1. План на день (горизонтальный и вертикальный) — универсальный шаблон для планирования, в который можно записать все задачи на сегодня или вынести только приоритетные. Есть версии с трекерами привычек.

   

2. План на неделю (горизонтальный и вертикальный, с заметками и с чеклистами) — шаблон дает обзор дел на неделю вперед, в него можно внести все обязательства и рутину, чтобы лучше видеть, сколько у тебя свободного времени на входящие задачи. Есть 4 версии шаблонов на неделю, в том числе с местами для заметок и боксами чек-листа рядом с каждой задачей — чтобы ставить любимые галочки.

   

3. План на месяц (горизонтальный и вертикальный) — для тех, кто любит видеть еще более объемную картину. В ежемесячный планер можно занести все главные даты, важные дедлайны и повторяющиеся обязательства. Например, когда заплатить за интернет или аренду.

   

4. Буллет-джорнал (горизонтальный/вертикальный) — для любителей классических буллетов. Шаблон можно использовать для планирования в свободной форме, для составления списка задач или чек-листов. Подойдет для ежедневников или папок на кольцах.

   

5. Листы для заметок с буллетами и линиями (горизонтальный и вертикальный) — комбинация привычных разлинованных листов и буллетов. Подойдет для заметок, список идей, чек-листов.

   

Шаблоны для ежедневника: когда это удобно и какие преимущества есть у планирования на бумаге

1. Одно из главных правил успешного планирования — не храни задачи в голове, вынеси их на внешний носитель. Для многих людей важно, чтобы этот носитель был именно физическим и аналоговым. Работа с листом бумаги и ручкой помогает разгрузить сознание, посмотреть на свои задачи со стороны, организовать их, как реальные физические объекты. К тому же само занятие, если оно доставляет тебе удовольствие, может быть анти-стресс упражнением.

2. Аналоговый подход стимулирует креативность, в процессе переноса разрозненного списка на лист бумаги, могут возникать необычные идеи и сами собой всплывать неожиданные решения. Поэтому многие писатели, например, предпочитают писать первые черновики или хотя бы тезисную структуру своих произведений именно от руки.

3. Физическая напоминалка перед глазами. Чтобы свериться со списком задач в цифровом планировщике, надо открыть его на телефоне или запустить на десктопе. Хочешь проверить to-do лист в бумажном ежедневнике — придется открыть и найти нужный день и список. Все это создает дополнительную последовательность движений. Проще распечатать планер с основными задачами и он может всегда лежать на твоем рабочем столе, висеть на пробковой доске или на стене. Так перед глазами будут основные приоритеты.

Как планировать свое время с помощью распечатанных шаблонов

Планирование по шаблонам не требует покупки каких-то сложных чек-листов от инфлюенсеров, достаточно выбрать и бесплатно скачать планер для распечатки.

Шаг 1: Выгрузи задачи в общий список. Начинаем все с того же золотого правила — выгрузить все из головы. На старте выпиши на лист бумаги все задачи, о которых ты помнишь — от горящих до ежедневных, регулярных обязательств и рутины. Удели особое внимание задачам, которые уже привязаны к конкретным срокам, например, назначение к врачу, мероприятие или встреча.

Для простой выгрузки можно распечатать листы для заметок или готовые шаблоны bullet journal:

Чтобы точно ничего не забыть, пройдись по списку из разных сфер жизни и деятельности — работа, творчество, здоровье, быт, личные отношения и т. д. Собери всё, что тебе нужно или просто хотелось бы сделать.

Шаг 2: Расставь приоритеты. Вопреки обещанной ясности груда разнородных задач, выписанная в один длинный чек-лист, может только еще больше запутать. «За что хвататься, с чего начинать?». После этапа «свалки», обязательно нужно распределить задачи по категориям и приоритетам. Существует множество методик для этих целей, одна из самых популярных — матрица Эйзенхауэра.

Матрица состоит из четырех квадрантов, которые помогают классифицировать задачи по двум критериям: важность и срочность.

• Важные и срочные задачи (квадрат A) — требуют немедленного внимания и должны быть выполнены первыми. Выдели их как приоритетные.
• Важные, но несрочные задачи (квадрат B) — важны для достижения долгосрочных целей, но их выполнение можно отложить.
• Срочные, но не важные задачи (квадрат С) — могут казаться приоритетными из-за срочности, но не приведут к долгосрочным результатам и могут отвлекать от более значимых задач.
• Неважные и несрочные задачи (квадрат D) — их можно отложить в долгий ящик, делегировать или вообще вычеркнуть из списка.

На этом этапе также стоит воспользоваться правилом двух минут — все что можно сделать за 2 минуты надо сделать прямо сейчас, потому что приоритизация и перенос этой задачи займет больше времени, чем ее выполнение.

Шаг 3: Занеси задачи с привязкой ко времени в шаблон планера на месяц или неделю. После этапа приоритизации, можем начинать составлять расписание. Начать лучше с задач, у которых уже есть конкретный дедлайн, либо установленное количество повторений. Например, ходишь в спортзал в среду и пятницу в 20:00 — заноси эту задачу в шаблон расписания на неделю.

Расстановка по местам рутинных повторяющихся задач или разовых обязательных мероприятий поможет тебе лучше понимать, каким временным бюджетом ты располагаешь. Часто нам кажется, что у нас есть куча времени, просто мы не умеем им пользоваться и сливаем впустую. Вычитая заранее все обязательные временные расходы, ты будешь видеть более реалистичную картину свободных часов каждый день, неделю или месяц.

Шаг: 4. Планирование конкретного дня. Расставив все известные в настоящий момент задачи на неделю и месяц, ты можешь перейти к заполнению шаблона расписания на день. Лучше делать это вечером накануне.

Добавляй задачи на день, опираясь на уровень приоритетности задачи. Если используешь матрицу Эйзенхауэра, то сначала выдели время для дел из квадрата А — позаботься о том, чтобы разобраться с ними в первую очередь. При этом срочные и важные задачи в идеале не должны занимать основную часть твоего расписания, иначе жизнь будет похожа на один сплошной аврал. Больше времени уделяй важным, но не срочным задачам — именно они, как правило, привязаны к твоим целям и ценностям.

Срочные, но неважные дела из квадрата C хорошо бы делегировать. Если есть такая возможность для конкретной задачи, занеси в планер, кому ты ее передашь и когда нужно это сделать. С задачами из квадрата D можно смело попрощаться и не занимать ими место в твоем планировщике.

При планировании дня пользуйся методом тайм-блокинга — выделяй отдельный блок под конкретный проект, задачу или группу задач, объединенных тематически. Например, проверку мессенджеров, входящей почты и ответы клиентам можно включить в один блок коммуникаций, выделив на него полчаса-час (смотря сколько у тебя сообщений) в течение дня. Это куда эффективнее, чем прерываться каждые 20 минут и проверять почту, сбивая фокус.

Не стремись подробно расписать вперед несколько дней. Для общего представления о задачах и обязательствах у тебя есть шаблон планера на неделю, а конкретное расписание на день имеет довольно короткий срок годности. Обстоятельства меняются слишком быстро, переносятся вчерашние задачи и т. д., не торопись забегать вперед.

Расставляя блоки в шаблоне плана на день, также сначала укажи уже занятые временные отрезки. Например, тебе требуется 1 час на дорогу до работы, 1,5 часа на обед и по 30 минут перерыва после каждой большой рабочей задачей. Отмечая это, ты помогаешь себе ориентироваться в количестве действительно свободного времени.

Оценивая время на каждый блок, всегда планируй его чуть дольше, чем кажется на первый взгляд. Люди склонны переоценивать свою скорость выполнения задач, поэтому, чтобы не создать спешку или не допустить «наложения» одной задачи на другую, создавай буферные отрезки между ними.

После заполнения шаблона на день, неделю и месяц, остается только выполнять намеченные задачи и держать план в пределах видимости. Можно также сделать несколько копий, чтобы не потерять.

Недостатки планирования на бумаге: чего не хватает аналоговым методам

Как бы нас не тянуло к традиционным и простым ручке с бумагой, в таком подходе все же есть несколько недостатков:

• нет напоминалок;
• нет навигации по задачам;
• сложно редактировать и удалять задачи;
• сложно систематизировать, отмечать приоритеты, расставлять по категориям;
• есть риск потерять свой план, пролить на него кофе и тогда придется все разрабатывать заново;
• неудобно работать в команде или с близкими, если тебе нужно поделиться с кем-то задачей или добавить к ней участников;
• в отличие от цифровых инструментов, которые всегда в телефоне или на десктопе, бумага не всегда под рукой;
• сложно планировать большое количество мелких задач, просто не хватит места на бумаге;
• повторяющиеся задачи придется переносить каждый раз вручную;
• задачи и события из календарей и почты тоже придется добавлять вручную, в отличие от цифрового планировщика, который может автоматизировать этот процесс за счет интеграций.

Как сочетать распечатанные шаблоны для планирования и цифровой планировщик

Необязательно останавливаться на чем-то одном, оба формата планирования могут при необходимости вполне комфортно уживаться и дополнять друг друга.

• Бумагу можно использовать для вдохновения — если переписывание задач на физический носитель помогает тебе находить пути их решений — пользуйся распечатками для подготовительного этапа планирования.
• В распечатанных шаблонах можно хранить только самые приоритетные задачи, которые хочется всегда держать перед глазами. На лист выпиши 3-5 главных задач на день и основные события на месяц, а остальную рутину оставь для приложения-планировщика.
• Переноси с бумажного носитель в электронный формат те задачи, которые требуют регулярных напоминалок, частых повторений или необходимости совместного доступа с коллегами.

Заключение

Готовые шаблоны для планирования подойдут любителям работать с аналоговыми инструментами и тем, кому лучше думается с ручкой в руках. Но если при этом ты все же не хочешь отказываться от всех удобств, которые несут цифровые инструменты, подумай над синергией планировщика и «бумаги». Два этих носителя могут успешно дополнять друг друга и помогут построить твою собственную систему, которая будет использовать сильные стороны каждого.

1. Начните с плана

Специалисты рекомендуют в конце рабочего дня обязательно составлять план на следующий. Можно делать это от руки в ежедневнике или используя приложения. Главное — точно знать, какие задачи нужно выполнить за день.

«Для эффективного планирования советую выполнить такие действия:
1. Определите, во сколько вам комфортнее просыпаться и ложиться спать.
2. Посчитайте, сколько времени нужно на завтрак и утренние процедуры.
3. Решите, во сколько вы приступите к работе. Посчитайте продолжительность рабочего дня и добавьте короткие перерывы. После одного часа работы можно сделать перерыв на 10–15 минут.
4. Запланируйте долгий перерыв на обед — 45–60 минут.
5. Рассчитайте, сколько времени уйдёт на ту или иную задачу. А затем включите все задачи в расписание, учитывая время на перерывы и на личные дела».

Если вы работаете не из дома, не забудьте добавить к расчётам время на дорогу.

2. Используйте приложения

Современные приложения для планирования могут с лёгкостью заменить личного ассистента. Вот несколько популярных вариантов.

Google Календарь

Одно из самых простых и доступных приложений. Есть версия как для компьютера, так и для телефона. С помощью Google Календаря можно:

• планировать задачи на день, неделю, месяц и даже год;
• ставить напоминания;
• создавать несколько календарей под разные цели — работу, занятия спортом, дни рождения и т.д.;
• назначать и проводить онлайн-встречи;
• создавать расписания с совместным доступом, что очень удобно при работе в команде.

ЛидерТаск

Есть бесплатная и платная версии. Доступно для использования на десктопе и в телефоне. С помощью приложения можно:

• записывать планируемые дела;
• разбивать крупные задачи на более мелкие;
• прикреплять вложения;
• расставлять приоритеты в выполнении дел, отмечая их разными цветами;
• настраивать уведомления;
• создавать чек-листы.

TickTick

С его помощью вы можете:

• составить расписание на день, неделю или месяц;
• выделить наиболее важные дела;
• создать списки, задачи и чек-листы;
• установить сроки и дедлайны;
• настроить напоминания;
• прикрепить файлы;
• включить таймер, чтобы чередовать периоды работы и отдыха.

Приложение отличается интуитивно понятным интерфейсом. TickTick можно установить на телефон или работать в нём в браузере.

3. Выстройте границы

Чётко разграничьте рабочее и личное время. Невозможно быть на связи 24/7 без последствий для здоровья и отношений с близкими.

Определите личный график работы и сообщите о нём клиентам и партнёрам. Помните: клиентоориентированность не означает, что вы обязаны отвечать на сообщение или звонок в час ночи.

«Я советую работать по графику. Мне и самой это нравится, и мои партнёры об этом знают. Вечер лучше освобождать для себя и своих близких. И не забывать устраивать выходной, чтобы соскучиться по работе, иначе пропадает желание вообще что-либо делать».

Научитесь говорить нет. Не бойтесь отказываться от новых заказчиков, если вы чувствуете, что ваш рабочий день трещит по швам. Не берите срочную работу на выходные. Конечно, бывают форс-мажоры. Но следите за тем, чтобы они были исключением, а не правилом.

4. Займитесь спортом

Физическая активность помогает оставаться бодрым в течение всего дня. Выберите время, когда вам удобно заниматься фитнесом, и делайте это регулярно. Это может быть утренняя зарядка, бег, езда на велосипеде, занятия в зале на тренажёрах или аэробика дома. Главное — держать мышцы в тонусе.

«Я считаю, что физические нагрузки помогают оставаться эффективным и не выгорать. Это необязательно должен быть серьёзный профессиональный спорт. Достаточно будет даже небольших упражнений или ходьбы. Главное — делать это каждый день».

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это методика, как все успевать при ограниченном количестве времени.

Тайм – это время.

Менеджмент – управление.

Буквально – управление временем. Ключевое слово здесь – управление. С первого взгляда кажется, что все понятно. Но единицы людей могут на практике это делать. Спросите себя и своих коллег, как они применяют тайм-менеджмент, и вы не получите конкретного ответа. Это происходит не потому что, управление временем – очень сложное дело. А потому, что мало кто понимает, что такое управление.

Все станет понятно, если мы проясним, что управление – это конкретная технология. Управлять можно своим автомобилем, бизнесом, обучением своего ребенка, производственным процессом или временем.

В каждом из этих случаев вы должны применять один и тот же алгоритм.

Управление состоит их элементов:

Если вы их последовательно применяете, то вы управляете объектом. Если не применяете, то получается хаос или полное непонимание, что нужно делать, как в случае с тайм-менеджментом.

Вам нужно начать управлять своим временем, есть ли сейчас у вас есть такие проблемы

Время – ограниченный ресурс

У нас в сутках 24 часа.

8 часов вам нужно на сон, еще 4 часа на еду, уход за собой, семьей и домом.

Итого остается 12 часов.

Из них минимум 8 часов большинство людей проводит на работе. И только 4 часа остается на что-то еще.

Время – очень ограниченный ресурс. Вы не сможете успеть в своей жизни абсолютно все. Вам необходимо осознанно решать, на что тратить этот ценный ресурс, а на что нет.

Начнем с целеполагания в жизни

Сначала вам нужно определить свои приоритеты. И начать нужно с глобальных жизненных приоритетов.

У нас в жизни есть очень много важных областей, где мы можем реализовать себя. Но у нас ограниченное количество времени. В сутках всего 24 часа, а в году всего 365 дней. Вы никогда не успеете стать одновременно и космонавтом, и профессором химии, и предпринимателем, и танцовщиком, и хирургом и лучшим родителем на земле. Всегда придется выбирать, от чего нужно отказаться.

Сделайте упражнение. Выпишете на листок все сферы жизни, которые вам интересны.

Это мои список приоритетов, которые были важны в моей жизни в разные ее периоды. У вас список может быть другой.

Полноценным и счастливым может быть человек, который отдает свое время только одному или двум пунктам из этого списка. И за счет хорошего фокуса достигает в них результатов и самореализации.

И человек может жить в хаосе и без чувства удовлетворения, если он пытается втиснуть в свою жизнь все эти приоритеты.

В разные периоды жизни набор ваших приоритетов может меняться и вы можете осознанно направлять свой фокус на них. Выделите в этом списке 3 самых важных приоритета на этот год. Только три.

Сформулируйте, какой результат вы хотите получить по этим трем направлениям через год. И осознайте важную вещь: вы можете и должны пренебречь менее приоритетными направлениями в жизни в этот период. Сначала вам нужно тратить время, фокус и силы на три приоритетных направления, а только потом, если ресурсы останутся, тратить время на два дополнительных.

Это очень простое правило. Оно позволяет легко делать выбор на счет своих дел, своего расписания. И оно избавляет от сомнений.

У меня лично 2 приоритета не покидают этот список уже лет 15 – это моя работа и мое здоровье. Третий приоритет периодически меняется. И у меня уже сформировалась железная привычка: в моем расписании ежедневно выделено конкретное время на работу и на спорт. И это позволяет мне всегда очень просто делать выбор, куда потратить время.

У меня каждый день 1 час выделен на спорт. Раньше, когда я работала в офисе, легче всего этот час было выделить в обед. Вечером мы всегда устаем или бываем заняты семьей, поэтому большинство людей бесконечно начинают и бросают заниматься спортом по вечерам. Каждый день в обед у меня был пробежка или йога на 40 минут, потом душ и еда за 5 минут. Все мои сотрудники и руководитель знали, что это железное правило, и никогда ни у кого не возникало идеи его нарушать. Все знали, что благодаря этому режиму у меня прекрасно работает мозг, и дела делаются быстрее.

Еще пример. На 2022 год у меня есть новый приоритет – развитие себя как профессионала, я поставила цель поступить в аспирантуру. Этот приоритет помогает мне спокойно делать выбор на счет моего отпуска. Я готовлюсь в аспирантуру, поэтому я проведу отпуск на даче с учебниками. И каждый день я с удовольствием буду заниматься без сожалений, что где-то далеко плещется море или стоят неосмотренные достопримечательности. У меня раньше были годы, когда приоритетом было исследование мира, чужих культур, языков и путешествия, и тогда я тратила отпуск на это.

У меня нет хобби, и это не делает меня несчастной или неполноценной, потому что в трех моих главных приоритетных направлениях я успеваю все.

Четкие приоритеты дают возможность решить, на что не надо тратить время. И четкие приоритеты дают мне уверенность, когда я говорю “нет”.

Выделите 3 главных приоритета в своей жизни и 2 второстепенных. И на эти приоритеты мы будем выделять время в вашем расписании.

Как использовать целеполагание в работе

В работе целеполагание и определение приоритетов работают так же хорошо, как в жизни вообще.

Определите свои цели, проекты, приоритеты на год. Составьте список на листе бумаги. Осознайте важную вещь: если вы сможете выполнить эти цели, то в конце года у вас будет материальный результат, это будет победа. Вы продвинетесь как профессионал вперед.

Если цели не будут выполнены, то вы останетесь ровно в той же точке, в которой находитесь сейчас. Это всегда тормозит карьеру и порождает в нас ощущение рутины и погруженности в болото.

Чтобы цели были выполнены, вам нужно выделить на них время.

Список годовых приоритетов всегда нужно держать перед глазами. Иначе текущие задачи засасывают вас и ваш фокус сбивается. Повесьте ваш список приоритетов на стену возле рабочего стола.

Теперь вам нужно принять решение, сколько времени в неделю вы должны выделять на решение этих задач. Это может быть 30% или 50%, или больше. Все зависит от вашей работы и количества пожаров в ней. Но этот фонд времени должен быть выделен в вашем расписании.

При планировании я использую:

Планируем ваше расписание

Вы выделили 3 главных приоритета в жизни и 2 второстепенных на этот год. Теперь нужно переложить это решение на календарь.

Я очень часто вижу людей, которые соглашаются со мной, что очень важно заниматься своим здоровьем. Но только все они говорят, что не успевают заниматься спортом. Почему? Не хватает времени. На самом деле это означает, что они не выделили на спорт время. Здоровье не является их настоящим приоритетом.

Важное правило: если вы чем-то не занимаетесь, то на самом деле это для вас не важно. Если вы говорите, что хотите пробежать марафон, но при этом вечерами лежите на диване и смотрите сериалы – вам важны сериалы.

Если вы говорите, что вам важно реализовать сложный рабочий проект, но не приступаете к нему, а занимаетесь малозначимой текучкой, то для вас не важен этот проект. Все наши действия – это всегда настоящие последствия наших решений о приоритетах. Реальность не обманешь.

Будьте честными с самими собой.

Используйте гугл-календарь. Если вы не применяете никакого планировщика, у вас не получится управлять временем. Это точно. Можно применять бумажный ежедневник, но удобнее электронные календари. В этом деле главное дисциплина. Если вы решили навести порядок в своих делах, то календарь должен стать вашим рабочим инструментом.

Планирование – это регулярная процедура. Она состоит в том, чтобы расписать конкретные задачи, которые вы будете выполнять и выделить на эти задачи время в своем календаре.

1 раз в месяц нужно выделить 30 минут на планирование месяца. Лучше всего это делать 28-30 числа предыдущего месяца.

По понедельникам утром нужно выделить по 20 минут на недельное планирование.

И каждый день утром нужно выделить 10 минут на планирование дня.

Каждую задачу в календаре нужно формулировать четко и в двух тезисах:

Пример.

Название задачи в календаре: Встреча с подрядчиком по СRМ.

В описании задачи формулировка результата: подписать дорожную карту по проекту.

Зачем нужно формулировать результат по каждой задаче? Чтобы каждый ваш шаг имел смысл, и чтобы в конце дня можно было оценить себя. Слишком много в нашей жизни встреч с подрядчиками, которые длятся по 2 часа, в ходе которых мы обсуждаем много вопросов, и с которых уходим без подписанной дорожной карты.

Планируем месяц

В конце каждого месяца я открываю календарь и намечаю контуры своего расписания на будущий месяц. В этот момент моя задача – распределить время между моими глобальными приоритетами.

Как правило, рабочие задачи стремятся заполнить собой все время. Я работаю с 9 до 18, и этот промежуток времени я не трогаю, оставляю его, чтобы вносить туда конкретные рабочие задачи.

И в первую очередь я резервирую время на обучение, тренировки и семью. Именно эти задачи могут быть вытеснены из жизни работой, если на них железно не выделен ресурс. Когда вы захотите назначить вечером деловую встречу, вы заглянете в календарь, а там уже будет отмечено, что в это время вас ждет тренировка или поход в цирк с семьей. И вы сможете ответить “нет”.

Потом я смотрю на список годовых приоритетов, который висит на стене. Я пишу в ексель-таблице список задач по годовым приоритетам, которые нужно сделать в будущем месяце. Я выделяю из этих задач 3 самые важные и 2 второстепенные. И резервирую время на эти задачи в календаре.

Только 5 важных задач, из них 3 я должна сделать обязательно. Я никогда не расписываю длинные, подробные, пошаговые списки задач, и не заношу их в календарь. Это отняло бы много времени и в реальности вы все равно будете действовать по ситуации. Я устанавливаю для себя ориентиры на месяц, и двигаюсь к ним.

Я контролирую, чтобы в моем расписании осталось не меньше 50% времени на текущие и непредвиденные задачи. Если у меня есть регулярные встречи, то я вношу их в календарь.

Планирование недели

По понедельникам утром нужно выделять 20 минут на сессию личного планирования.

Сначала откройте календарь прошлой недели и оцените, какие задачи были выполнены. Откройте описание задач, прочтите формулировки результата и сделайте вывод – время было потрачено продуктивно или зря. Мысленно поставьте себе оценку. Выпишите на бумагу задачи, которые нужно перенести на новую неделю.

Посмотрите на список годовых приоритетов на стене, верните свой фокус на важные задачи. В течение месяца вы погружены в текущую деятельность и ваш фокус сбивается. В работе возникают пожары и непредвиденные задачи. И они вытесняют в вашем дне приоритетные задачи. Каждый понедельник нужно возвращать свои фокус к главному. Вспомните, какой % времени вы должны выделять на эти задачи из общего фонда.

Далее определите 3 самых важных приоритета на неделю и 2 второстепенных и внесите корректировки в календарь. Примите решение, от каких задач вы будете отказываться, какие задачи делегировать, какие задачи переносить.

Ваш план на неделю готов.

Планирование дня

В начале дня откройте календарь и определите 5 задач на день: 3 обязательных и 2 дополнительных.

Сформулируйте по каждой задаче четкий результат. Это нужно, чтобы настроить себя на работу именно ради этого результата.

Внесите корректировки в календарь.

Не ставьте больше пяти задач на день. У вас обязательно в течение дня возникнут какие-то непредвиденные дела, и ваше внимание будет отвлечено. Длина рабочего дня должна быть ограничена. Нельзя длительное время работать по 12-16 часов и сохранять высокую мотивацию и продуктивность. Усталый человек – непродуктивный человек.

Если вы каждый день будете выполнять до конца хотя бы 3 самых приоритетных дела и получать по ним результат, вы будете преуспевающим человеком.

Тратьте на процедуру планирования не больше 10 минут.

Контроль

Ни один план не работает хорошо без контроля. Вы можете идеально распланировать свой календарь, но двигаться по плану вас заставит только контроль.

Управление – это система с обратной связью. Вы ставите цель, планируете, двигаетесь по плану. Контроль заключается в том, что вы постоянно получаете информацию о том, как идет исполнение, сверяетесь с планом и корректируете свои действия. В этом смысл обратной связи.

В течение дня я держу открытым в отдельном окне гугл-календарь. Я периодически обращаюсь к нему и сверяюсь, иду ли я по плану. Мы, люди, существа увлекающиеся, мы очень часто склонны идти на поводу у обстоятельств. Выполнение любой задачи дает вам новые данные, возникают новые идеи и задачи. И вы можете ими увлечься. При этом в моменте очень сложно оценить, насколько новые задачи, идеи и решение проблем приблизит вас к главной цели.

Именно поэтому я использую в своей работе процедуру возвращения к цели.

На совещаниях и деловых встречах я всегда формулирую цель совещания на листе бумаги, озвучиваю ее и держу лист бумаги всегда перед собой на столе. У меня есть привычка в течение совещания переносить свое внимание на этот лист и оценивать, соответствует ли сейчас дискуссия этой цели. Я уже давно выработала в себе способность в любой момент сказать: коллеги, мы отклонились от темы, давайте вернемся к ней. И эта способность спасла не одно совещание от ухода в пустой разговор.

Это пример контроля.

В течение дня я обращаю свое внимание на календарь со списком задач на сегодня и за долю секунды оцениваю, нахожусь ли в плане и не отклонилась ли я от него. Если я отклонилась от плана и это не оправданно, то я быстро корректирую свою работу, останавливаю лишние дела, говорю “нет”, то есть возвращаюсь к приоритетам.

Пока у вас нет привычки регулярно переносить внимание на себя и контролировать свою занятость, можно использовать технику Помодоро.

Название этой техники произошло от кухонного таймера в виде помидора, который использовал один итальянский студент, чтобы держать фокус на учебе.

Поставьте таймер в своем телефоне на 25 минут. Таймер зазвонит – вы должны переключить свое внимание на себя и проверить – все ли идет по плану. Эта процедура занимает 1-2 секунды. После этого нажимаете таймер снова и работаете следующие 25 минут. Если вы попробуете эту методику, то будете обнаруживать себя, отвлекшимся на постороннюю беседу или за раздумьями, не относящимися к делу. Таймер будет возвращать вас каждый раз к цели. Методика Помодоро помогает сохранять высокую концентрацию на конкретной задаче. Это бывает сложно, поэтому после четырех циклов желательно сделать перерыв на 10 минут и налить себе чаю. А каждые 4 часа нужно делать перерыв на час. И лучше этот час потратит на йогу или пробежку.

Эту технику не придется использовать долго. У меня за неделю она сформировала привычку периодически автоматически переводить свое внимание на себя и план дня и возвращать фокус на нужные задачи.

Контроль недельного плана заключается в анализе того, что сделано и почему. Один раз в неделю вам нужно сосредоточиться на себе, своем плане прошлой недели и результатах и дать себе ответ на вопрос, что выполнено, а что нет и причинах этого. Работа с собой и своим временем всегда требует переноса внимания на себя и результат своих действий. В результате вы должны сделать выводы, какие ваши действия были успешны, а где были допущены ошибки, и что повторять нельзя.

Этот анализ можно делать мысленно, этого вполне достаточно. При желании можно вести дневник и свои выводы записывать в него.

Ответственность за управление всем своим временем и реализацию своих жизненных приоритетов вы целиком несете сами. Но у вас всегда есть возможность разделить контроль своих рабочих задач со своим руководителем.

План задач на месяц, неделю и день можно согласовывать со своим руководителем и давать ему короткий отчет, что выполнено, а что нет. В этом случае у вас появляется внешний контроль и давление на вашу исполнительность усиливается.

Вы можете использовать это в работе со своими подчиненными, чтобы навести порядок в их делах. Заведите правило, что подчиненные обязаны присылать вам каждое утро список их вчерашних пяти задач с отметками о выполнении и план на сегодня. Требуйте от них фокуса на этих пяти задачах и достижения результата, и вы увидите, как это повлияет на их текущую работу.

Анализ и оценка

Анализ и оценка – это следующий слой системы обратной связи. Анализ есть смысл применять на периоде от месяца.

Когда вы контролируете выполнение недельного или дневного плана и задаете себе вопрос – достиг ли я результата и почему, то вам мозг все равно занимается анализом. Но в этом случае вы его не формализуете. Происходит ваша внутренняя работа над собой. Она может быть более или менее эффективна в зависимости от особенностей вашего мозга.

Чтобы управление временем сделать эффективным, один раз в месяц нужно провести анализ и зафиксировать его письменно. Любое письменное упражнение заставляет вас быть точными и данными полными. Значительно полнее и точнее, чем в любом мысленном или устном упражнении.

Откройте ексель-таблицу, в которой вы писали список задач на месяц. Для каждой задачи был сформулирован целевой результат. Теперь пропишите, какой фактический результат был получен. Дальше в отдельной ячейке напишите, почему получен именно такой результат. В следующей ячейке напишите, это было успешно или нет. И еще в одной ячейке напишите, как вам нужно скорректировать свое поведение в будущем: повторять это поведение или вести себя иначе.

В конце подведите итог – успешный ли был месяц, дали бы вы себе премию за такую работу.

Это упражнение можно проводить совместно со своим руководителем. В этом случае он помогает вам работать над своим развитием, давая вам обратную связь. И такое упражнение полезно проводить со своими подчиненными с целью развить их подходы к управлению своим временем и ресурсами.

Резюме

Тайм-менеджмент – это технология управления своим временем. У нее есть конкретные алгоритмы. Их можно изучить, применить в своей жизни и превратить в привычки.

Управление всегда включает в себя этапы:

Если вы применяете эти этапы в комплексе, то тайм-менеджмент работает. Если вы упускаете часть, то результат не получается.

Тайм-менеджмент – это искусство сказать твердое “нет” лишним действиям и потратить свои ресурсы на короткий список приоритетов, которые дадут вам максимальный результат.

Тайм-менеджмент требует от вас честности с собой и дисциплины. И в ответ на ваши усилия он дает порядок в делах и ощущение достаточности времени. А это очень ценно.

Советую попробовать внедрять тайм-менеджмент не с начала и годового планирования, а с конца – с планирования дня. Начните с постановки 5 задач на день, контроля фокуса, отказа от лишних задач. И вы увидите первый результат, войдете во вкус и захотите перейти к постановке долгосрочных целей.