Как составить расписание приема врачей

Настройка расписания работы специалистов и кабинетов

Программа «1С-Рарус: Управление санаторно-курортным комплексом, редакция 2» автоматизирует одну из самых трудоемких задач медицинского персонала — подбор времени приема и отпуска медицинских процедур с учётом их совместимости и загруженности специалистов и кабинетов.

При планировании и оформлении оказания медицинских услуг в программе используется расписание работы специалистов. Грамотная настройка и полноценное использование всех возможностей данного функционала предоставляют пользователю широкие возможности при работе с программным продуктом.

Настройка программы

Для работы с расписанием работы специалистов в программе требуется произвести его предварительную настройку в последовательности, приведенной далее.

Важно!
Настройку расписания необходимо осуществлять перед запуском самого расписания. В случае если настройка осуществляется после запуска объекта, использующего расписание, для корректной работы необходимо выполнить перезапуск этого объекта.

1. Справочник «Подразделения компании».

Для того чтобы подразделение компании, а также связанная с ним информация отображались в расписании, на форме соответствующего элемента справочника «Подразделения компании» на закладке «Параметры амбулатории» надо установить флажок «Отображать в расписании».

1. Справочник «Графики работ».

Справочник используется для хранения описания и параметров графиков работ как всего предприятия, так и отдельных сотрудников. В этом справочнике надо создать используемые графики работ медицинских специалистов.

График работы может быть:

• Фиксированным — в этом случае элемент справочника выступает в роли шаблона расписания, данные которого будут использоваться при определении параметров расписания на конкретную дату.
• Детальным — тогда график работы заполняется на каждую конкретную дату как с использованием данных шаблона, так и в произвольном порядке.

На иллюстрации ниже показан фиксированный график.

При создании графика указывается его периодичность. Возможные значения:

• Неделя;
• Декада;
• Месяц;
• Квартал;
• Год;
• Произвольный;
• Четные/нечетные дни.

В поле «Начало» указывается дата начала действия графика.

С помощью группы реквизитов «Значения по умолчанию» задаются значения, которыми будет заполнен шаблон графика по умолчанию согласно указанной периодичности.

Для графика также указывается вид:

• Обычный.
• Персональный (дополнительно указываются сотрудник, для которого создается график, его специализация, подразделение и места приема).
• Регламентированных работ (используется для ведения учета уборки номеров, дополнительно указываются тип номера, номер и вид работы).

Важно!
При создании персонального графика выбор сотрудника можно произвести только из списка сотрудников, для которых график еще не задан.

Закладка «Шаблон графика» содержит временные интервалы, количество которых равно количеству строк табличной части шаблона графика и определяется периодичностью графика. Одна строка табличной части определяет временные показатели одного дня. Для разбития временных интервалов используется реквизит табличной части «Смена» (см. далее описание справочника «Смены»).

Важно!
В шаблоне персонального графика обязательно должны быть указаны специализация сотрудника, подразделение и место приема.

Форма детального графика содержит дополнительную закладку «График работ календарный», на которой график работ заполняется на каждую конкретную дату с учетом шаблона графика.

При нажатии на кнопку «Заполнение» производится автозаполнение календарного графика. Меню этой кнопки содержит следующие пункты:

• Очистить;
• Заполнить по графику;
• Вытеснить графиком.

При выборе соответствующего пункта меню открывается диалоговое окно «Заполнение календарного графика».

С помощью данной формы указывается наименование графика работы, для которого производится заполнение, вид и периодичность заполнения.

Важно!
В детальном персональном графике обязательно должны быть указаны специализация сотрудника, подразделение и место приема.

1. Справочник «Смены».

Справочник «Смены» применяется для описания графика работы сложной структуры в рамках одного дня. Данный справочник используется для разбиения интервала одного дня на множество интервалов.

Для каждого интервала указывается:

• начало;
• окончание;
• вид (рабочее время, обеденный перерыв и т.п.);
• длительность приема.

Флажок «Персональная» является признаком персональной схемы работы. При его установке для каждого интервала можно указать также:

• специализацию сотрудника;
• подразделение;
• место приема (помещение).

1. Справочник «Сотрудники».

В карточке сотрудника должны быть заполнены следующие данные:

• Реквизит «Подразделение компании» — влияет на вывод информации о специалисте по выбранному подразделению наряду с подразделением расписания.
• Флажок «Не отображать в расписании» должен быть снят для отображения сотрудника в расписании.
• График работы сотрудника выбирается из справочника «Графики работы».
• В области «Специализации» приводится перечень специализаций сотрудника с указанием длительности и места приема. Для разных специализаций одного и того же сотрудника могут быть заданы различные значения параметров приема.

1. Справочник «Помещения».

На форме элемента справочника «Помещения» следует указать:

• Флажок «Не отображать в расписании» должен быть снят для отображения помещения в расписании.
• График работы помещения выбирается из справочника «Графики работы».
• «Подразделение» — указывается для отражения помещения в перечне кабинетов выбранного подразделения при работе с расписанием.
• «Мест в кабинете» — количество мест в помещении (если этот реквизит не задан, то считается, что помещение одноместное). Используется при автопланировании назначений.
• «Использовать групповой прием» — признак группового приема пациентов в назначенное время. Используется при автопланировании назначений.
• «Групповое назначение» — реквизит становится доступным при установке флажка «Использовать групповой прием». Номенклатура (процедура), время выполнения которой определяет график записи пациентов в кабинет при автопланировании назначений.

1. Установка прав.

В зависимости от особенностей работы компании, для пользователя могут быть установлены права, определяющие его работу с расписанием:

• «Разрешить запись пациентов к специалисту или в кабинет на одно время».
• «Разрешить запись нескольких пациентов к одному специалисту на одно время в многоместный кабинет».
• «Разрешить запись на нерабочее время».
• «Интервал отображения сетки расписания по умолчанию (мин.)».
• «Минимальное значение показателя времени для отображения расписания».
• «Количество отображаемых в расписании специалистов».

Использование расписания для оказания медицинских услуг пациентам.

1. АРМ Амбулатория в режиме «Расписание».

АРМ Амбулатория вызывается нажатием кнопки «Регистратура» на закладке «Медицина» функциональной панели или при нажатии кнопки  в АРМ Гости.

Для перевода АРМ в режим «Расписание» надо нажать соответствующую кнопку главной формы АРМ Амбулатория.

Данный режим используется для просмотра расписания работы специалистов и кабинетов, посещений пациентов, а также для создания направлений на прием к специалисту.

В левой части вкладки расположен календарь. Под календарем находится описание цветовой кодировки, используемой при отображении расписания.

Переключатели «Специалисты–Кабинеты» и «Кабинеты–Специалисты» определяют вид расписания: по специалистам или по кабинетам. В первом случае на пересечении значений времени приема и специалиста указывается место приема, во втором случае — на пересечении значений времени приема и помещения указывается специалист.

Флажок «Показывать нерабочие дни» является признаком необходимости отображения в расписании нерабочих дней.

Кнопки командной панели формы расписания позволяют выполнить следующие действия:

В правой нижней части АРМ выводится список специалистов (если установлен переключатель «Специалисты-Кабинеты») или список мест приема (если установлен переключатель «Специалисты-Кабинеты»).

Важно!
В список попадают специалисты, для которых задан график работы. Для отображения сотрудника в списке специалистов в графике его работы обязательно должна быть указана специализация, подразделение и место приема.

Список специалистов или кабинетов можно отфильтровать по подразделению, выбранному в правой верхней области формы. Установив флажок «По текущему специалисту» или «По текущему кабинету», можно задать отображение расписания только для текущего элемента списка. При нажатии кнопки «По специализации» появляется возможность произвести отбор специалистов по указанной специализации.

Существует несколько способов отображения расписания. Они выбираются при помощи закладок нижней части формы АРМ:

• «День» — отображает дневное расписание сотрудника (или дневное расписание кабинета), выбранного в правой части АРМ. Отображается расписание за день, выбранный в календаре. На закладке «День» возможно отображение расписания сразу по нескольким специалистам (кабинетам), если для них в их графиках работы задано расписание на указанный день. Каждый из этих графиков отображается в виде отдельной колонки. С помощью контекстного меню можно изменить временной интервал сетки расписания или произвести обновление расписания.
  
• «Неделя» — отображает недельное расписание сотрудника (кабинета), выбранного в правой части АРМ. Отображается расписание за неделю, к которой принадлежит выбранный в календаре день. С помощью контекстного меню можно изменить временной интервал сетки расписания или установить/отключить автообновление событий расписания.
• «Месяц» — отображает месячное расписание сотрудника (кабинета), выбранного в правой части АРМ. Отображается расписание за месяц, к которому принадлежит выбранный в календаре день. В нижней части формы дополнительно отображается график работы на выбранный день.
• «Графики работы» — режим подобен режиму отображения «Месяц» для сотрудника, выбранного в правой части АРМ. С помощью кнопки «Заполнить» в данном режиме можно внести изменения в графики работы специалистов.

1. АРМ Врача

АРМ Врача вызывается нажатием кнопки «АРМ Врача» на закладке «Медицина» функциональной панели.

При переключении в АРМ Врача программа в первую очередь предлагает выбрать параметры работы.

После заполнения параметров следует нажать кнопку ОК, после чего откроется основная форма АРМ Врача.

В левой части АРМ Врача пользователю будет выведено расписание специалиста, указанного в параметрах работы, на текущий день. Дату можно изменить, нажав на кнопку представления даты над расписанием. Также можно изменить временной интервал расписания.

Используя расписание врач, может создавать направления на прием, документы приема специалистов.

1. Документы медицинского блока

При работе с медицинскими документами можно открыть форму расписания на указанную дату для заданных специалиста и места приема при помощи кнопки , расположенной в поле даты.

Работа с данной формой аналогична работе с расписанием в АРМ «Амбулатория» (см. выше).

Более подробно о работе в АРМ Амбулатория и АРМ Врача, а также о работе с документами см. в документации к программе «1С-Рарус: Управление санаторно-курортным комплексом, редакция 2».

1. Опыт внедрения автоматизированных типовых медицинских процессов

Формирование расписания
приема врачей
Организация работы регистратуры
Опыт внедрения
автоматизированных
типовых медицинских
процессов

2. Недостатки в организации деятельности поликлиники на этапе «предпилота»

При не укомплектованности кадрами, нерациональное использование
кадровых ресурсов – часть функций, которые выполняет врач-терапевт
участковый (врач-педиатр участковый) могут быть переданы в
исполнение среднему медицинскому персоналу, персоналу ОМП,
ОМСП
В организация приема пациентов
в поликлинике, смешивание
потоков плановой (в том числе
профилакти-ческой) и
неотложной медицинской
помощи; очереди перед
кабинетами врачей
составление
расписания
приемов врачей без ориентации
на структуру обращаемости, без
учета
движения
потоков
пациентов,
не
оптимальное
разделение потоков
В
организации
деятельности
регистратуры; не оптимальное
деление
потоков
пациентов,
очереди, отсутствие комфортных
условий

3. Период реализации «пилотного» проекта «Новая модель регистратуры», внедрения типовых медицинских процессов «Запись на прием к

Основные параметры пилота
Период реализации «пилотного» проекта «Новая модель регистратуры»,
внедрения типовых медицинских процессов «Запись на прием к врачу»,
«Движение медицинской карты», «Электронная очередь», формирование
инфозоны регистратуры:
05.03.2013г.- 20.05.2013г.
Оптимизация типовых медицинских процессов – постоянно
Входные данные:
Поликлиника осуществляет прием пациентов по следующему графику:
Понедельник-пятница с 08.00-20.00 Суббота с 09.00-16.00 Воскресенье с 09.00-14.00
При обращении пациента, в зависимости от повода обращения, оказывается плановая
и неотложная медицинская помощь в поликлинике и на дому
ММАУ «Городская поликлиника №7»
Плановая
мощность/ факт
посещений в смену
Прикрепленное население
/тыс.человек/
В целом по поликлинике (8 лечебнодиагностических отделений, 4 ФАПа,
филиал), в том числе:
549/615
Всего 55 399
Лечебно-профилактические отделения
№1 и №2
196/279
Взрослое население – 42 594
Педиатрическое отделение
85/145
Детское население – 12 805
Женская консультация
78/115
Женщины – 24 278
Диагностическое отделение
Отделение восстановительного лечения
83
58
55 399

4. Входные данные: Функциональная схема МИС ГП 7

Просмотр
графических изображений
и заключений специалистов
БД Валента
БД Кардиотехника
Межсетевой экран
БД Лаборатория
Базовый
БД Рентгенпром сервер
SAP ERP
В единую сеть объеденены 156 АРМ врачей, средних мед.работников,
мед.регистраторов,операторов. Единая база данных доступна всем ЛПДО
Диагностическое
отделение
Акушерскогинекологическое
отделение
Лечебнопрофилактическ
ие отделения
Педиатрическое
отделение
ОАО Фармация
Аптека
Отделение
восстановительного
лечения

5. Желаемые результаты

Создание оптимальной структуры лечебно-профилактических
отделений, регистратуры, ориентированной на рациональной
использование ресурсов, деление потоков пациентов по
кабинетам при оказании плановой и неотложной помощи
терапевтами, педиатрами.
Создание новой модели регистратуры
Сокращение времени ожидания пациентов при оформлении
записи на прием к врачу в регистратуре
Внедрение электронных услуг и средств коммуникаций по
принципу «должна «бегать» информация, а не пациент» для
записи на прием без обращения в регистратуру
Обеспечение всех видов записи на прием (по единому городскому
телефону, при обращении в регистратуру, по телефону
регистратуры, через инфокиоск, посредством портала в сети
Интернет), формирование комфортной среды
Ликвидация очереди и сокращение времени ожидания пациентом
приема врача у кабинета
Установление контроля за поиском, движением, доставкой в
кабинет врача медицинской карты по принципу «точно
вовремя», создание и ведение электронной картотеки
Минимизация бумажного документооборота путем введения
электронного документооборота, электронной медицинской
карты (медицинской документации)

6. Пути решения вопросов организации приема пациентов

Оптимальным решением будет разделение основных
потоков пациентов на плановый и неотложный прием
к врачам-терапевтам участковым (педиатрам
участковым) по кабинетам
• Формирование потоков пациентов, нуждающихся в
различных профилактических осмотрах, через отделение
медицинской профилактики
• Ведение приема пациентов с вопросами срочности
оказания медицинской помощи отдельно в кабинетах
дежурного врача и неотложной медицинской помощи.
Кадровое обеспечение неотложного приема может
осуществляться силами фельдшеров
• Для улучшения доступности медицинской помощи осуществление вызовов на
дому централизуется и осуществляется силами врачей/фельдшеров выездной
бригады отделения неотложной медицинской помощи
Длительность приема участковых врачей увеличивается до 6 часов. В
оставшееся время врачи осуществляют диспансерный прием, посещают на дому
пациентов с хроническими заболеваниями, состоящих на диспансерном учете

7.

Формирование расписания
Разделение потоков пациентов
Для структурирования потоков пациентов и
эффективной работы регистратуры необходимо
оптимально сформировать расписание приема врачей.
Расписание приема врачей терапевтов и
педиатров составленное с учетом разделения
потоков по кабинетам на неотложный и
плановый прием, позволяет распределить
нагрузку на врачей, сокращает время
ожидания приема пациентами у кабинетов
Рациональная организация структуры и
деятельности работников регистратуры
обеспечивает сокращение времени нахождения
пациента в регистратуре, ожидания приема
врача. Создание комфортных условий
пребывания пациентов в холле
регистратуры также влияет на сокращение
временных затрат пациента. Все вместе
создает клиентоориентированный подход к
оказанию медицинских услуг пациентам в
поликлинике.

8.

Расчет потребности амбулаторной медицинской
помощи в 2014 году при формировании ТПГГ
(данные ТФОМС ТО)
Посещения с профилактической целью – 52%
Структура посещений при
оказании первичной медикосанитарной помощи в
амбулаторных условиях
Посещения в неотложной форме – 9%
Посещения по поводу заболевания (в составе
обращений) – 39%
Регистр пациентов, страдающих хроническими
заболеваниями
Расчет потребности
Форма статистической отчетность № 12
Структура заболеваемости приписного населения
Численность приписного населения
(половозрастная структура населения согласно
регионального сегмента ЕРЗ)
По персонифицированным сведениям об
оказанной медицинской помощи
Диагностические исследования
в целях раннего выявления
онкологической патологии
План проведения маммографии, определение
уровня ПСА, скрининговое эндоскопическое
исследование органов ЖКТ
8

9. Формирование потоков пациентов

Лечащий врач
Инфокиоск
Поток
пациентов
Регистратура –все виды
записи
Городской единый телефонный центр

10.

Оптимизация
деятельности регистратуры
Картотека: АРМ медрегистратор-логистик (контроль за движением медкарт с
помощью информационной технологии,
поиск и подготовка медкарт)
РМ медрегистратор-картоноша (поиск и подготовка медкарт, доставка в кабинет
на прием в день обращения)
«Окна» регистратуры:
окно №1
АРМ
Медрегистратор
предварительн
ая запись на
прием по
обращению
окно №2
АРМ
Медрегистрато
р
прдварительна
я запись
запись на
прием по
обращению
окно № 3
АРМ
медрегистратор
запись на прием
в день
обращения
Разделение рабочих мест медицинских регистраторов по
выполняемому функционалу:
•Запись на прием в день обращения
•Запись на прием при обращении по срочным поводам
•Предварительная заппиь на прием
•Запись на прием по телефону
•Запись вызовов на дом (в том числе по телефону, работа с
диспетчером СМП)
• Контроль за движением медкарт в поликлинике с
использованием информационной технологии.
Поиск и
подготовка медицинских карт на прием врача
•Выделение зоны приема посетителей и формирование
инфозоны. Дежурный администратор холла регистратуры
окно №4
АРМ
Медрегистрато
р
запись на
прием в день
обращения
окно №5
АРМ
Медрегистратор
Запись на
выписку
рецептов, на
прием
льготных
категорий граждан
На рабочих местах медицинские
регистраторы выполняли одинаковые
функции:
•Запись на прием в день обращения (в
том числе по срочным поводам)
•Запись на прием по телефону
•Предоставление справочной
информации
•Поиск и подготовка медицинских карт на
прием врача

11. Модель медицинской организации: Структура – Типовые медицинские процессы – Матрицы ответственности. Менеджмент качества

Отдел
Информационны
х тенологий
Зам. главного
врача по
экспертизе
Зам главного
временной
врача по
нетрудоспособност
медицинской
и,
части
экспертизе
качества
медицинской
помощи
Лечебно профилактическое
отделение №1
Зав. отделением
Отдел
оргметодработы
Кабинет ОМР
Кабинет МС
Диагностическое
отделение
(в т.ч. .КДЛ)
Зав.отделением
Отделение
восстановительного
лечения с дневн.
стационаром
Зав. отделением
Отделение
медицинской
профилактики
Зав. отделением
Модель медицинской организации:
Структура – Типовые медицинские процессы
Матрицы ответственности.
Менеджмент качества
Главны
й врач
Зам. главного
врача по детству и
родовспоможению
Педиатрическое
отделение
Зав. отделением
Отделение
организации
медпомощи детям
в ОУ
Лечебно профилактическое
отделение №2
Зав. отделением
Фельдшерскоакушерские
пункты
Заведующие
Здравпункт Зап.Сиб. Колледжа
Зав.здравпунктом
Филиал (ОВОП)
пос. ДОКа Красный
Октябрь
Зав.филиалом
Зав.отделение
м по
оказанию
платных
медицинских
услуг
Отделение
по
населению
оказанию
платных
медицинских
услуг
населению
Акушерскогинекологичесое
отделение
Главная
медицинска
я сестра
Централизован
ное
стерилизационн
ое отделение
Начальник по
гражданской
обороне и
мобилизационн
ой работе
Секретарь машинистк
а
Начальник
плановоэкономическ
ого отдела
Плановоэкономист
экономический
отдел
Главный
бухгалтер
Начальник
хозяйственного
отдела
Бухгалтерия
Хозяйственный
отдел
Делопроизводи
тель
Служба охраны
Инженер по
ТБ
Начальник
отдела
кадров
юрисконсуль
т

12.

Основные этапы изменения структуры регистратуры
Изменение
структуры регистратуры – разделение рабочих мест медицинских
регистраторов, согласно потоков пациентов по обращаемости: предварительная запись
при личном обращении, Call-Центр (запись по телефону), запись в день обращения),
выделение рабочего места медрегистратора –логистика (контроль за движением
мед.карт и работой картоноши), рабочие места картонош, выделение администратора
холла (инфозоны) регистратуры
формирование
инфозоны (зоны приема
посетителей) с включением:
электронного табло расписанием
приемов врачей с наличием информации
о свободных временных промежутках
приема, инфокиоска для
предварительной самозаписи,
инфостендов с маршрутами пациентов
в зависимости от повода обращения,
терминала «электронной очереди»,
видеогида с маршрутами пациентов и
справочной информацией, рабочего
места администратора инфозоны в
холле регистратуры
Создание единой информационной
системы записи к врачу
Разработка нормативных документов
(операционных инструкций, алгоритмов
действий)
Обучение медрегистраторов работе в
новых функционалах АРМ, навыкам
коммуникаций, владению операционными
инструкциями, применению алгоритмов
действий

13.

Разделение рабочих мест медицинских
регистраторов, согласно потоков пациентов по
обращаемости: предварительная запись при
личном обращении, запись на прием в день
обращения по срочному или неотложному поводу.
Выделение «окон» регистратуры по поводу
обращения:
1,2 окно – запись на прием к врачу при личном
обращении в регистратуру в день приема
3 окно – предварительная запись на прием
4,5 окно – предварительная запись на прием по
телефону, запись вызовов врача на дом по
телефону
6,7 окно – запись на прием льготных категорий
граждан, граждан пожилого возраста
8 окно – оформление листка нетрудоспособности

14.

Формирование картохранилища с
применением боксов для подбора по
предварительной записи и хранения
медицинских карт пациентов
с длительными сроками лечения, листком
нетрудоспособности, для экспертизы
Организация рабочего места
медрегистратора-логистика
(осуществление контроля за
движением медицинских карт и
работой картоноши)
Выделение в отдельную функцию
деятельности медрегистраторакартоноши.

15.

Формирование Call –Центра
С централизацией функции
работы по телефону:
предварительная запись на прием к
врачу по телефону, запись вызова
врача на дом,
Консультации при обращении
по телефону
Обеспечение медицинских
регистраторов Call –Центра
удобной гарнитурой и
телефонным аппаратом для
освобождения рук в период
работы для осуществления
работы в функционале
«Регистратура» SAP ERP

16.

Рабочее место администратора
холла приема посетителей
(инфозоны) регистратуры
Функции Дежурного Администратора:
Разделение потоков до направления в
регистратуру
Предоставление пациентам актуальной и
полной справочной информации
Контроль за работой табло электронного
расписания, «видеогида», навигаторов,
инфокиоска и терминала, за наличием
актуальной информацией на стендах, наличием
маршрутных листов.
Помощь в получение талона через терминал
«электронной записи», помощь в самозаписи
посредством портала в сети Интернет через
инфокиоск.
Разрешение конфликтных ситуаций, обучение
пользованием сервисами по записи

17.

Формирование инфозоны
(зона приема посетителей) с
включением сервисов:
Электронного табло с расписанием
приемов врачей с наличием
информации о свободных временных
промежутках приема
Размещение инфокиоска для предварительной
самозаписи пациентов посредством портала IRIS
72 в сети Интернет рядом с электронным табло
На стенде около инфокиоска имеется
инструкция для пациентов по правилам
самозаписи через портал

18.

Размещение информационных стендов и стендов с
маршрутами пациентов в зависимости от повода обращения
в доступном виде на уровне «вытянутой руки»
Терминал «электронная очередь» в
кабинеты в кабинеты: оказания
неотложной мед.помощи,
дежурного врача, флорографии и
другие кабинеты с «живой
очередью»

19. На навигаторе представлена информация по движению потоков пациентов, какие мед.услуги можно получить без обращения в

Разработана и реализована
информационная система «видеогид»
Также в холле установлен стенд – навигатор
Таким образом пациенту предлагается наиболее комфор
для него вид восприятия информации
о порядке оказания медицинской помощи и видах
деятельности поликлиники
На навигаторе представлена
информация по движению
потоков пациентов, какие
мед.услуги можно получить
без обращения в регистратуру
за медицинской картой
На мониторе «видеогида»
транслируется справочная
информация для посетителей
поликлиники
А также тематическая
информация по
профилактике заболеваний

20. Достижение результата:

Создание комфортной среды в регистратуре для пациентов, обеспечение доступной
своевременной информации пациентам с помощью современных средств о видах и порядке
получения медицинской помощи в МО путем организации зоны приема посетителей в
регистратуре, формирования инфозоны
Визуализация маршрутов пациентов – навигаторы, «видеогид»
Развитие кадрового потенциала – обучение, тренинги; приоритет – высшее или среднее
специальное образование
Ликвидация очереди и сокращение времени ожидания пациентом приема врача у кабинета:
составление расписания приема врачей с учетом потоков пациентов и видов медицинской
помощи .
Установление контроля за поиском, движением (передачей) доставкой в кабинет врача
медицинской карты, создание и ведение электронной картотеки. Минимизация бумажного
документооборота
Альтернативные виды записи на прием
Внедрение новых информационных технологий
Организация разделения потоков
Неотложная медицинская помощь
Плановая медицинская помощь
Кабинет доврачебного приема льготной категории граждан
Отделения медико-социальной помощи
Распределение ролей медрегистраторов, согласно функционала, оптимизация
процессов с учетом эргономики рабочих мест. Формирование коллектива
регистратуры с пониманием целей и задач своей работы и деятельности поликлиники.

Вы читаете вторую часть статьи по антикризисному управлению клиникой “Финансовая буря усиливается: что делать руководителю частной клиники?” Первая часть статьи доступна по этой ссылке.

Анализируем и исправляем расписание

Правильно выстроенное расписание – краеугольный камень эффективной работы клиники и ключ к ее загрузке. При анализе расписания следует обращать внимание на два ключевых аспекта:

• Насколько расписание удобно для пациентов?

• Обеспечивает ли оно максимально эффективное использование ресурсов клиники?

Эффективное расписание должно отвечать следующим требованиям:

• Врачи «базовых» для клиники специальностей перекрывают все время работы клиники, с самой первой минуты;

• Узкие специалисты ведут прием в удобное для пациентов время (то есть перекрывая пики посещаемости);

• Плановая запись к базовым специалистам и проведение ключевых исследований всегда доступны в течение 24 часов после обращения, к узким специалистам – не дольше 4 дней;

• Позволяет сформироваться рабочим «связкам» смежных специалистов. В частности, обеспечивает возможность провести в день заранее запланированного обращения к узкому специалисту базовые исследования, которое необходимы ему для установления диагноза;

• Расписание введено в медицинскую электронную систему (МИС) на месяц вперед, количество «перестановок» минимально.

На практике

Придите несколько раз к самому открытию клиники, посмотрите, в каком расположении духа приходят в нее врачи. Доктора, которые «влетают» в клинику минута в минуту (или даже опаздывают!), на лету надевают халат и приглашают пациента в неподготовленный кабинет, вряд ли смогут правильно организовать работу при высокой загрузке благодаря эффекту домино (и особенно странно будут звучать из их уст слова о неуважении пациентов к профессии врача). Задержитесь и до позднего вечера. Проанализируйте, все ли записанные на самые поздние часы работы клиники пациенты получили намеченные медицинские услуги вовремя? Этот прием позволяет обнаружить ситуации, когда исследования и манипуляции были выполнены много раньше, а доктора покинули клинику задолго до окончания рабочего дня.

Логично, что проблемы с расписанием решаются путем переговоров с работниками. С теми, кто не смог подстроиться под требуемый график работы, порой лучше расстаться, даже если они хорошие специалисты. А вот для того, чтобы «расширить» занятость специалиста или решить открыть еще одну ставку простого наличия «большой очереди к доктору» недостаточно.

До того, как открыть новую вакансию нужно сделать следующее:

• Проверить, что время, отведенное на прием и проведение манипуляций оптимально (в большинстве случаев оптимальное время приема составляет 30 минут, сокращать его до менее чем 20 минут может привести к резкому снижению качества);

• Проанализировать резервы в расписании и исключить все лишние;

• Проверить, что потребность в специалисте стойкая, наблюдается не менее двух месяцев;

• Удостовериться, что в коллективе точно нет доктора, который может оказывать необходимые медицинские услуги (например, за счет наличия нескольких сертификатов);

• Убедиться, что у вас есть все рычаги, позволяющие влиять на загрузку данной специальности;

Уточнить, что новая ставка или расширяемые часы приема хорошо встраиваются в имеющееся расписание (есть необходимая для эффективной работы линейка специалистов, нет конфликтов, связанных с использованием оборудования и проч.).

Но для некоторых региональных клиник «хронические» проблемы с расписанием кажутся нерешаемыми: они просто не могут позволить себе нанять врачей «редких» специальностей, даже если без них невозможно построить нормальную работу клиники. Есть ряд практических мер, которые могут помочь даже, казалось бы, в безвыходной ситуации.

__Итак, решаем задачку поиска уникального специалиста и встраивания его в расписание:
__

1. Нужно внимательнее посмотреть на свой коллектив, возможно, у одного из докторов есть заветный сертификат или навыки, или даже просто интерес к новой сфере. Нередко хорошие доктора не хотят работать по второму сертификату или боятся использовать навыки, так как не уверены в своих силах ввиду, например, небольшого опыта или перфекционизма. Такого доктора можно убедить «прикрыть» на какое-то время клинику, пообещав в ближайшее время отправить его на короткие обучающие курсы, либо инициировать прохождение первичной переподготовки. Такие циклы переподготовки обычно длятся всего несколько месяцев, и вот уже у вас в штате есть заветные детские кардиолог и мануальный терапевт, гинекологи обучены УЗИ, а кардиологи делают ЭХО. Некоторые врачи каким-то образом умудряются пройти эти курсы без полного отрыва от производства, что, конечно, противоречит нормативным актам. Но торопитесь – совсем скоро будет введена новая система аккредитации медицинских работников, и по состоянию на декабрь 2015 года ни у кого нет ясного понимания, как она будет функционировать в наших реалиях.

2. Проведите новый раунд переговоров с известными в городе «уникальными» специалистами. Как правило, они очень хорошо устроены и просто «перекупить» их не всегда возможно по разным причинам.

Но попробуйте создать для них такие условия работы, которые позволят им работать более продуктивно, чем на другом месте. Поверьте, для хорошего доктора качественные расходные материалы, доступность УЗИ в часы приема, грамотная медицинская сестра, а также удобная и простая МИС порой значат больше, чем зарплата на старте!

Конечно, перед вами будет стоять непростая задачка встроить доктора в расписание клиники, но подходящее для всех решение найти можно, например, в педиатрии создать «диспансерные дни».

1. Наконец, нужно задуматься – а точно ли вам нужен доктор этой специальности, может быть, будет выгоднее заключить партнерское соглашение с одной из специализированных клиник вашего города и начать обмениваться пациентами? Опасность того, что в такой ситуации конкуренты будут «перетягивать клиентов», порой бывает сильно преувеличена, – ведь потенциальных пациентов очень много.

На практике

Классический пример переформатирования неэффективно построенного расписания. Небольшой частной клинике удается договориться с местной «звездой» – гинекологом или колопроктологом – открыть прием, всего один день в неделю и, конечно, в удобное для известного доктора время. Порой это середина буднего дня, когда доктор может уйти пораньше с основного места работы, где он оперирует. К удивлению директора клиники, загрузка авторитетного доктора и через 2 месяца не превышает 50 %. Но если после серии сложных переговоров удается открыть второй день приема – загрузка врача резко возрастает. Подумайте, почему?

Подсказка для организаторов здравоохранения с экономическим образованием: попробуйте проследить путь пациентов, которым доктор провел мини-инвазивные вмешательства в вашей клинике.

В следующей части мы рассказываем, как правильно оптимизировать затраты на оборудование и расходные материалы.

Правила внутреннего распорядка для пациентов поликлиники

I. Общие положения.

В соответствии с пунктом 3 статьи 27 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Граждане обязаны соблюдать правила поведения пациента в медицинских организациях.

1. Правила поведения для пациентов, а также иных посетителей поликлиники включают:
• порядок обращения в поликлинику;
• права и обязанности пациента, а также иных посетителей поликлиники;
• порядок разрешения конфликтных ситуаций между поликлиникой и пациентом, а также иными посетителями поликлиники;
• порядок предоставления информации о состоянии здоровья пациента;
• порядок выдачи справок, выписок из медицинской документации пациенту или другим лицам;
• график работы поликлиники и ее должностных лиц;
2. Настоящие правила поведения обязательны для всех пациентов, проходящих обследование и лечение в поликлинике, а также иных посетителей поликлиники.
3. Настоящие правила поведения для пациентов, а также иных посетителей поликлиники должны находиться в доступном месте (в справочном окне регистратуры), информация о месте нахождения Правил должна быть вывешена в организации на видном месте.

II. Порядок обращения пациентов в поликлинику.

1. В целях профилактики заболеваний, современной диагностики и лечения в амбулаторных условиях граждане закрепляются за организациями здравоохранения по месту постоянного жительства. Если пациент не проживает на территории обслуживания учреждения, вопрос прикрепления решается с согласия руководителя учреждения и участкового врача, к которому прикрепляется пациент.
2. При состояниях, требующих срочного медицинского вмешательства (несчастный случай, травма, другие состояния и заболевания, угрожающие жизни или здоровью гражданина или окружающих его лиц), необходимо обратиться в службу скорой медицинской помощи по телефону : 03 круглосуточно.
3. Медицинская помощь населению осуществляется по территориальному принципу непосредственно в поликлинике в будни дни с 8⁰⁰ до 17^00, в субботу с 10⁰⁰ до 12⁰⁰ часов.
4. При состояниях, не требующих срочного медицинского вмешательства, пациент или его законный представитель должен обращаться в регистратуру учреждения либо записаться на прием через электронную Единую регистратуру. При первичном или повторном обращении в регистратуру учреждения пациент или его законный представитель обязан представить документ, удостоверяющий личность (паспорт) и действующий страховой полис пациента. В регистратуру учреждения при первичном обращении на пациента заводится медицинская карта амбулаторного больного, в которую вносятся следующие сведения о пациенте: фамилия, имя, отчество (полностью), пол, дата рождения (число, месяц, год), адрес по данным прописки (регистрации) на основании документов, удостоверяющих личность, серия и номер паспорта, серия и номер страхового медицинского полиса. Медицинская карта пациента является собственностью поликлиники и должна храниться в регистратуре. Медицинская карта выдается на руки пациенту в случае направления лечащим врачом пациента на консультацию в другое лечебное учреждение .Информация о выдаче амбулаторной карты на руки заносится в специальный Журнал. Не разрешается самовольный вынос медицинской карты из поликлиники без согласования с руководством!
5. Необходимым предварительным условием медицинского вмешательства является дача информированного добровольного согласия гражданина или его законного представителя на медицинское вмешательство. Поскольку в отношении несовершеннолетних информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство дает один из родителей или иной законный представитель, несовершеннолетних пациентов поликлинике в возрасте младше пятнадцати лет должен сопровождать их законный представитель.
6. Организация предварительной записи на прием к врачам – специалистам и участковым врачам в поликлинике осуществляется непосредственно через окно регистратуры, по телефонному звонку либо самостоятельно через « Электронную регистратуру ». Больные, нуждающиеся в скорой и неотложной помощи, принимаются врачами-специалистами в часы работы поликлиники либо дежурным врачом приемного покоя стационара.
7. Информацию о времени приема врачей всех специальностей, о порядке предварительной записи на прием к врачам, о времени и месте приема населения главным врачом и его заместителями, пациент может получить в регистратуре в устной форме и наглядно – с помощью информационных стендов, расположенных в холле учреждения.
8. В день приема перед посещением врача пациент или его законный представитель обязан получить статистический талон в регистратуре с предъявлением документа, удостоверяющего личность (паспорта) и действующего страхового полиса и передать его на приеме врачу или медицинской сестре. Стат. талон на пациента, записанного по предварительной записи в день приема находится в кабинете врача.
9. Направление на плановую госпитализацию пациентов, нуждающихся в стационарном лечении, осуществляется после предварительного обследования больных.
10. Экстренная госпитализация больных с острой патологией осуществляется по направлению врача педиатра, врача терапевта либо врача специалиста, с привлечением сил и средств отделения скорой медицинской помощи.

III. Права и обязанности пациентов и иных посетителей поликлиники.

Права и обязанности пациентов установлены в соответствии с Федеральным законом от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (глава 4).

1. При обращении за медицинской помощью и ее получении пациент имеет право
• уважительное и гуманное отношение со стороны медицинских работников и других лиц, участвующих в оказании медицинской помощи;
• информацию о фамилии, имени, должности и квалификации его лечащего врача и других лиц, непосредственно участвующих в оказании ему медицинской помощи;
• обследование, лечение и нахождение в учреждении здравоохранения в условиях, соответствующих санитарно-гигиеническим и противоэпидемическим требованиями;
• облегчение боли, связанной с заболеванием и (или) медицинским вмешательством, доступными способами и средствами;
• перевод к другому лечащему врачу с разрешения руководителя организации (ее структурного подразделения) при согласии другого врача;
• обжалование поставленного диагноза, применяемых методов обследования и лечения;
• добровольное информированное согласие пациента на медицинское вмешательство в соответствии с законодательными актами;
• отказ от медицинского вмешательства, от госпитализации, за исключением случаев, предусмотрительных законодательными актами;
• обращение с жалобой к должностным лицам учреждения здравоохранения, в котором ему оказывается медицинская помощь, а также к должностным лицам государственных органов или в суд в соответствии с Порядком обращения граждан с жалобами и обращениями;
• сохранение медицинскими работниками в тайне информации о факте его обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья, диагнозе и иных сведений, полученных при его обследовании и лечении, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;
• получение в доступной для него форме полной информации о состоянии своего здоровья, применяемых методах диагностики и лечения, а также на выбор лиц, которым может быть передана информация о состоянии его здоровья.
2. Право на внеочередное оказание медицинской помощи имеют :
• дети-инвалиды;
• ветераны ВОВ;
• ликвидаторы аварии на ЧАЭС.
3. Пациент и сопровождающие его посетители обязаны:
• соблюдать правила внутреннего распорядка и поведения для пациентов, а также иных посетителей поликлиники;
• бережно относиться к имуществу поликлиники;
• уважительно относиться к медицинским работникам и другим лицам, участвующим в оказании медицинской помощи;
• уважительно относиться к другим пациентам, соблюдать очередность, пропускать лиц, имеющих право на внеочередное обслуживание с законодательством РФ;
• предоставлять медицинскому работнику, оказывающему ему медицинскую помощь, известную ему достоверную информацию о состоянии своего здоровья ( здоровья его ребенка ), в том числе о противопоказаниях к применению лекарственных средств, ранее перенесенных и наследственных заболеваниях;
• выполнять медицинские предписания;
• сотрудничать с врачом на всех этапах оказания медицинской помощи;
• соблюдать санитарно-гигиенические нормы: (вход в отделения поликлиники в сменной обуви или бахилах, верхнюю одежду оставлять в гардеробе). Соблюдать правила запрета курения в медицинских учреждениях.
4. Посетители поликлиники не вправе оскорблять медицинских работников и других лиц, участвующих в оказании медицинской помощи, а также других пациентов и посетителей поликлиники. Оскорбление, то есть унижение чести и достоинства другого лица, выраженное в неприличной форме является административным правонарушением в соответствии со статьей 5.61 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ. При этом поликлиника (её работники) вправе осуществлять (производить) фото- и киносъёмку, звуко- и видеозапись посетителей поликлиники и использовать полученные материалы в качестве доказательства. Ознакомившись с настоящими правилами, пациент и иные посетители поликлиники считаются предупрежденными о проведении в отношении них фото- и киносъёмки, звуко- и видеозаписи.
5. Всем лицам, находящимся на территории поликлиники, запрещается:
• Распивать спиртные напитки, входить в поликлинику в нетрезвом состоянии, а также в состоянии наркотического или токсического опьянения.
• Самовольно проникать в служебные помещения поликлиники.
• Приносить в поликлинику легковоспламеняющиеся, отравляющие, токсичные, ядовитые вещества, предметы и жидкости, бытовые газовые баллоны, огнестрельное оружие, колющие и легкобьющиеся предметы, лыжи и коньки без чехлов или надлежащей упаковки, а также животных.
• Пользоваться открытым огнём, пиротехническими устройствами (фейерверками, петардами и т.п.)
• Передвигаться на роликовых коньках, досках, самокатах, велосипедах, колясках и всех подобных средствах в помещении поликлиники.
• Осуществлять любую агитационную деятельность, адресованную неограниченному кругу лиц.

IV. Порядок разрешения конфликтов между пациентом и поликлиникой.

Порядок рассмотрения жалоб и обращений определен в соответствие с Федеральным Законом Российской Федерации от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» В случае конфликтных ситуаций пациент (его законный представитель) имеет право непосредственно обратиться в администрацию поликлиники или к дежурному администратору (дежурному врачу) согласно графику приема граждан или обратиться в администрацию поликлиники в письменном виде.

1. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Содержание устного обращения заноситься в Журнал приема по личным вопросам. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в Журнале приема по личным вопросам. В остальных случаях делается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрено в порядке, установленном Федеральным законом.
3. В случае, если в обращении содержаться вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование учреждения, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
5. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
6. Письменное обращение, поступившее администрации поликлиники, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в порядке, установленном Федеральным законом.
7. Ответ на письменное обращение, поступившее в администрацию поликлиники , направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

V. Порядок получения информации о состоянии здоровья пациента.

1. Информация о состоянии здоровья предоставляется пациенту в доступной, соответствующей требованиям медицинской этики и деонтологии форме лечащим врачом, заведующим отделением или иными должностными лицами организации здравоохранения. Она должна содержать сведения о результатах обследования, наличии заболевания, диагнозе и прогнозе, методах обследования и лечения, связанном с ними риске, возможных вариантах медицинского вмешательства и их последствиях, а также о результатах проведенного лечения и возможных осложнениях. Информация о состоянии здоровья пациента сообщается членам его семьи, если пациент не запретил сообщать об этом или не назначил лицо, которому должна быть передана такая информация.
2. В отношении несовершеннолетних и лиц, признанных в установленном законом порядке недееспособными, информация о состоянии здоровья пациента предоставляется его законному представителю.
3. В случае отказа пациента от получения информации о состоянии своего здоровья делается соответствующая запись в медицинской документации.
4. Информация, содержащаяся в медицинской документации, составляет врачебную тайну и может предоставляться без согласия пациента только по основаниями, предусмотренным законодательными актами.

VI. Порядок выдачи справок, выписок из медицинской документации пациенту или другим лицам.

1. Порядок выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, а также выписок из медицинской документации утверждается Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
2. Документации, удостоверяющими временную нетрудоспособность больного, являются установленной формы листок нетрудоспособности или справка о временной нетрудоспособности (форма 095-у – для учащихся), или справка об освобождении от служебных обязанностей. Документы, удостоверяющие временную нетрудоспособность, выдаются лечащим врачом после личного осмотра и подтверждаются записью в медицинской документации, обосновывающей временное освобождение от работы ( учебы ) . В случае заболевания учащихся, студентов средних, специальных и высших учебных заведений для освобождения их от учебы выдается справка установленной формы.
3. За необоснованную выдачу, неправильное оформление листка нетрудоспособности (справки) врачи, которым предоставлено право их выдачи, привлекаются к ответственности в установленном законодательством порядке.
4. Полученные пациентом листки нетрудоспособности и справки о временной нетрудоспособности должны быть заверены печатями установленного образца в регистратуре поликлиники.

VII. График работы поликлиники и ее должностных лиц.

1. График работы поликлиники и ее должностных лиц определяется правилами внутреннего распорядка поликлиники с учетом ограничений, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации.
2. Режим работы поликлиники и ее должностных лиц определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), а также рабочие и выходные дни, время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работы по сменам, а также рабочее время должностных лиц.
3. Индивидуальные нормы нагрузки персонала (график работы) устанавливаются главным врачом в соответствии с типовыми должностными инструкциями персонала организации здравоохранения и по согласованию с профсоюзными органами. График и режим работы утверждаются главным врачом.
4. Прием населения (больных и их родственников) главным врачом или его заместителем осуществляется в установленные часы приема. Информацию о часах приема можно узнать в справочном окне или на стенде рядом с регистратурой.