Как составить расписание своих дел

От того, как вы распоряжаетесь временем, зависит ваше благополучие, продуктивность, хорошее настроение. Воспользуйтесь этими советами и создавайте такое расписание, нарушить которое было бы практически смертным грехом.

1. Работать нужно без перерыва

Если вы занимаетесь преимущественно интеллектуальным трудом (например, вы дизайнер, инженер, писатель, учёный), вам необходимо сосредоточиться на поставленной задаче и поймать так называемый поток. Чтобы хорошо и продуктивно работать, оставьте в расписании чёткие промежутки времени, в течение которых вы не будете отвлекаться, прерываться, уходить с рабочего места. Используйте эти временные окна только для работы.

Оптимальное же количество времени легко рассчитать по правилу, которое предложил менеджер Facebook* Дэвид Гиллис (David Gillis).

В вашем расписании на неделю должно быть не менее шести промежутков продолжительностью не менее трёх с половиной часов, отведённых строго для работы без перерыва.

Это сложно, но стремиться к этому необходимо. По сути, вам нужно работать каждый день до обеда по три с половиной часа. И найти день, когда вы будете работать три с половиной часа без перерыва и после обеда.

Просмотрите своё расписание. Есть ли в нём место для воплощения этого правила? Если места нет, у вас проблема. И вам срочно нужно её решать.

Что случится, если не следовать этому правилу?

• Вы не будете продуктивно работать.
• Вам придётся доделывать работу внеурочно, по ночам, или тратить на неё свои выходные.

Долго в таком состоянии вы, очевидно, не протянете. Поэтому постарайтесь перестроить своё расписание так, чтобы оно соответствовало правилу. Для этого можно:

• перенести встречи так, чтобы они не отвлекали вас от работы;
• найти день, на протяжении которого не будет ни встреч, ни собраний, ни планёрок;
• поговорить с вашим менеджером: наверняка он готов оптимизировать ваш день так, чтобы вы работали эффективнее.

Когда вы составите расписание, в котором строго определены эти временные блоки, обращайтесь с ним так, будто это бабушкины драгоценности. Священная корова. Бутылка коллекционного вина.

Чтобы было легче следовать новому расписанию, объясните себе, зачем это нужно. Поставьте перед собой цель. Например, скажите: «Я хочу закончить проект за неделю».

Вам будет легко и приятно работать. Найдите удобное место, отключите уведомления на телефоне, выпейте кофе. Поймайте поток и включайтесь в процесс.

2. Еженедельно пересматривайте расписание

Определитесь с приоритетами

В вашем расписании должно быть 30-минутное окно, запланированное на понедельник. Используйте это время для того, чтобы пересмотреть календарь на будущую неделю. Определитесь, какие три главные цели вам нужно достичь за следующие семь дней. Каковы ваши приоритеты?

Обязательно проверьте все встречи, назначенные на эту неделю. Они не должны прерывать рабочие временные блоки.

• Если вы приглашены участвовать в событии, о котором ничего не знаете, напишите организатору и попросите программу мероприятия.
• Если у вас запланирована встреча с человеком, но обсуждать вам в этот раз нечего, отмените её.
• Если у вас запланировано собрание или презентация, запланируйте ещё и время на подготовку.
• Если встреча не запланирована, но у вас есть несколько важных вопросов к человеку или команде, запланируйте встречу, собрание или хотя бы телефонный звонок.

Активное планирование — это непросто. Зато взамен вы получите приятное ощущение полного контроля над своим временем в течение семи дней.

3. Спросите себя, так ли вам нужно быть на этой встрече

Встречи, собрания, презентации — всё это съедает очень много вашего времени. Обычно такие события назначены неудобно и совершенно неэффективны. Зачем они вообще нужны?

Почему мы на них появляемся?

• Мы не хотим расстроить другого человека. Он же назначил вам встречу, значит, ему нужно что-то обсудить. Нехотя вы соглашаетесь прийти на встречу, жертвуя своими важными делами.
• Чувствуем себя включёнными в процесс. Например, если вся команда собирается, чтобы обсудить проект, вам кажется, что нужно обязательно прийти. Иначе коллеги подумают, что вы не так преданы делу, как остальные.
• Желание быть в курсе дел. Если встреча кажется важной (например, на ней будет присутствовать кто-то из руководства или планируется принятие судьбоносного решения), естественно вам хочется быть на ней.

На самом же деле ваш КПД мог быть выше, если бы вы остались на рабочем месте и не отрывались от процесса. Как понять, на какую встречу нужно приходить, а какую можно пропустить? Используйте это правило.

На встречу нужно приходить, если:

а) вы уверены, что ваше присутствие повлияет на результат собрания,

б) вы повысите свою эффективность благодаря этой встрече.

Чтобы понять, повлияет ли ваше присутствие на результат собрания, спросите себя, собираетесь ли вы говорить о своей работе или хотите сидеть молча. Возможно, в зале будет тот, кто сможет выразить ваше мнение увереннее и лучше.

Чтобы понять, будете ли вы работать эффективнее после этой встречи, спросите себя, узнаете ли вы что-то новое на этом собрании. Если вы не узнаете ничего нового, не собираетесь задавать вопросы, не будете рассказывать о своей работе и, следовательно, не ожидаете конструктивной критики, тогда ваша эффективность вряд ли возрастёт.

Если ни в первом, ни во втором случае вы не можете себе пояснить, зачем же нужно приходить на эту встречу, пропустите её. Ваше время ограниченно, и вам нужно разумно использовать каждую минуту.

4. Сделайте собрания эффективными

Некоторые собрания и встречи могут проходит эффективнее и приносить больше результата. Проверьте, соответствует ли ваше рабочее событие таким критериям, и ответьте на несколько вопросов.

• Есть чёткая повестка и цель проведения встречи. Если их нет, предложите организатору объявить, чего же именно нужно достичь по завершении собрания.
• Присутствуют ли на встрече те, кто не принимает участия в собрании? Чем масштабнее планёрка, тем дороже она обходится каждому члену команды, тем больше навыков и умений требуется от руководителя.
• Нельзя ли разделить большое собрание на несколько маленьких встреч? Таким образом, вся команда будет работать во время встречи, высказывать своё мнение, обсуждать проделанную работу.
• Не уходит ли дискуссия в сторону? Следите за временем: когда меняется тема разговора, легко отвлечься и забыть о том, сколько минут осталось до конца встречи. Не позволяйте себе тратить драгоценное время так бездумно. Напомните коллегам: «У нас осталось 10 минут, а несколько вопросов мы так и не затронули».

5. Оставьте время на учёбу и творчество

Не все важные задания нужно срочно выполнять. Но обязательно запланируйте время для таких занятий.

В зависимости от того, какую цель вы перед собой ставили, оставьте окно для учёбы, творчества или поиска вдохновения. Оно может быть совсем небольшим — буквально пара часов. Зато через несколько лет вы скажете себе спасибо за эти счастливые часы. Даже такая маленькая инвестиция в будущем даст прибыль.

Например, я очень люблю рисовать и считаю, что этот навык терять нельзя. Поэтому в моём расписании есть два часа, отведённых только на рисование. Я рисую в воскресенье — это наименее загруженный день в моём расписании. Этого хватает, чтобы получать удовольствие и не забывать, как держать кисть в руках.

6. Запомните: выполнять нужно всё, что запланировали

Независимо от того, любите вы этим заниматься или не любите.

Я вот очень люблю двойной чизбургер, но ем его намного реже, чем салаты, каши и супы. Просто потому, что, постоянно питаясь двойными чизбургерами, здоровым и сильным не будешь. Иногда очень тяжело заставить себя есть правильную пищу. Но эти слабости нужно перебороть, потому что это полезно для здоровья.

То же самое касается и вашего расписания. Делайте то, что вы любите. Делайте и то, что любите не так сильно, но то, что полезно для вас, вашей карьеры, здоровья, развития. Пункты в вашем расписании появились не просто так: всё ненужное мы уже отбросили, осталось только то, что поможет вам стать лучше.

Теперь расписание нарушать нельзя.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.

В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.

1. Спонтанное планирование

Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.

И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.

Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.

Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.

Подробнее: Спонтанное планирование

2. Метод самой важной задачи

Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.

Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.

Подробнее: Метод СВЗ

3. Простой список дел

Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.

Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.

Подробнее: Список дел на день

4. Метод Айви Ли

Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.

Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.

Подробнее: Метод Айви Ли

5. Метод 1-3-5

Планируйте на день только девять задач:

• Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
• Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
• Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.

Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.

Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.

Подробнее: Метод 1-3-5

6. Метод трех результатов

Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.

Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results

7. Энергетический список

Составьте список дел и разделите дела на три группы:

• Очень трудные задачи.
• Задачи средней сложности.
• Легкие задачи.

Например:

Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.

Подробнее: Энергетический список

8. Обязательно — Желательно — Не обязательно

Разбейте задачи в своем списке на три группы:

• Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
• Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
• Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.

Например:

Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.

Подробнее: Обязательно — Не обязательно

9. Относительное расписание

Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.

Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.

Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Относительное расписание

10. Недельный спринт

Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.

Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.

Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.

Подробнее: Недельный спринт

11. Автофокус

Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:

1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.

2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.

3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.

4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.

Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.

Подробнее: Автофокус

12. Матрица Эйзенхауэра

Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:

В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.

Подробнее: Матрица Эйзенхауэра

13. Метод АБВГД (оценка последствий)

Составьте список задач и разбейте его на пять групп:

• А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
• Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
• В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
• Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
• Д — то, что лучше не делать совсем.

Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.

Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.

Подробнее: Метод АБВГД

14. Техника Pomodoro

Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:

1. Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
2. После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
3. Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
4. Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
5. После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.

Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».

Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.

Подробнее: Техника Pomodoro

15. Блочное расписание

Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».

Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.

Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.

Подробнее: Блочное планирование

16. Жестко-гибкий план дня

Разбейте свои задачи на две группы:

• Жесткие, привязанные к конкретному времени.
• Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.

Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.

Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.

Подробнее: Жестко-гибкое планирование

17. Антирасписание

Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.

Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.

Подробнее: Антирасписание

18. Простое расписание

Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.

Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.

Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.

Подробнее: Как составить расписание на один день

19. АБВ-анализ

Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:

• Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
• Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
• Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.

Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.

Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.

Подробнее: АБВ-анализ

Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:

1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.

2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.

3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.

Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.

Подробнее: Метод «Альпы»

Несколько советов

1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.

Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».

2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.

3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.

Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.

4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.

5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.

6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.

7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.

Поделиться:

Расписание — это техника планирования дня, лишь немногим уступающая по популярности обычному списку дел. Расписание позволяет человеку максимально контролировать свое время и эффективно распоряжаться каждой минутой. Но когда дело доходит до составления расписания, у людей обычно возникает множество вопросов. Какие задачи выполнять? В каком порядке? Сколько времени на них выделить?

Сегодня мы разберем алгоритм планирования, который помогает легко создавать расписания любой сложности. Сперва с его помощью мы составим расписание на листе бумаги, а затем — в современном планировщике.

Расписание на бумаге

Чтобы составить расписание на бумаге, нужны три листа: два для промежуточных списков и один для финальной версии. Впрочем, все это можно проделать и на одном листе.

Шаг 1. Составь список «жестких» задач. Запиши на отдельном листе все сегодняшние занятия, которые изначально привязаны к конкретному времени. Например: завтрак в 7:30, встреча с клиентом в 11:30, тренировка в 17:00. Получится примерно такой список:

Шаг 2. Запланируй время на «жесткие» задачи. Например, на обед и обеденный перерыв можно отвести один час, а на встречу с клиентом — 30 минут. В случае сомнений лучше перестраховаться и выделить на задачу чуть больше времени.

Шаг 3. Подсчитай размер «окон». «Окна» — это ничем не занятые промежутки времени между двумя задачами. Чтобы подсчитать их размер, воспользуйся формулой:

Размер «окна» = Начало занятия № 2 — Начало занятия № 1 — Продолжительность занятия № 1.

Например, в нашем примере размер «окна» между завтраком и встречей с клиентом составит 3 часа 30 минут (11:30 — 7:30 — 0:30). Точно так же нужно рассчитать остальные «окна».

Шаг 4. Составь список «гибких» задач. Возьми второй лист бумаги и запиши все задачи на день, которые не привязаны к конкретному времени. Например, ты можешь в любой момент сходить в магазин или проверить электронную почту.

Шаг 5. Расставь приоритеты. Пронумеруй «гибкие» задачи в порядке важности. Самая важная задача должна идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д. Все дела нумеровать не обязательно: достаточно отметить только самые важные.

Шаг 6. Подсчитай время на «гибкие» задачи. Напиши рядом с каждой задачей, сколько времени она займет. Если возникнут сомнения, увеличивай время в большую сторону.

Шаг 7. Объедини списки. Возьми третий лист бумаги (это будет уже готовое расписание) и перенеси на него задачи из первых двух списков. «Гибкие» дела записывают в порядке их важности в «окнах» между «жесткими» задачами. Уже запланированные задачи из первоначальных списков вычеркивают.

Вот как выглядит этот процесс:

Если какая-то задача не влезает в «окно», ее можно разделить на части или перенести в следующее «окно». Задачи, которые вообще не поместились в расписание, можно отменить или перенести на завтра.

Окончательное расписание будет выглядеть так:

В процессе составления расписания можно корректировать время на задачи, объединять их в серии, разбивать на подзадачи и т. д. Планирование дня — это творческий процесс.

Расписание в программах для планирования

Для создания расписания подойдет любая программа, которая поддерживает календарную сетку. Мы будем пользоваться планировщиком SingularityApp.

Обрати внимание: планировать в программе проще, чем на бумаге, поэтому этапы будут отличаться.

Шаг 1. Составь список «гибких» задач. Открой папку «Сегодня» и запланируй те задачи, которые не привязаны к конкретному времени. Например, ты можешь когда угодно написать статью в блог или заняться уборкой.

Шаг 2. Расставь приоритеты. Выбери самые важные задачи (от 3 до 5) и пронумеруй их в порядке важности. В Сингулярити важные задачи можно не нумеровать, а просто присвоить им высший приоритет (горячие клавиши CTRL+1).

Шаг 3. Запланируй «жесткие» задачи. Открой календарную сетку на сегодня и добавь в нее те занятия, которые уже привязаны к конкретному времени. Например: обед в 13:00, встреча с коллегой в 11:00, тренировка в 18:00.

Сразу установи продолжительность «жестких» занятий. Для этого перемести их границы с помощью указателя мыши.

Шаг 4. Объедини списки. Перенеси «гибкие» задачи в сетку (в порядке приоритетности), и сразу запланируй время на их выполнение. Чем важнее задача, тем ближе к началу списка она должна находиться.

Иногда бывает так, что задача в свободное «окно» не помещается. В этом случае ее можно разделить на части (если это допустимо) или же переместить в следующее «окно».

Расписание готово. Если неудобно работать с задачами прямо в сетке, открой папку «Сегодня». Там будет вот такая красота:

Если какие-то «гибкие» задачи не поместились в расписание, перенеси их на завтра. Обычно незапланированными остаются малозначительные дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать вовсе.

Как улучшить расписание

Напоследок несколько советов, которые помогут сделать расписание более надежным и эффективным.

1. Планируй с запасом. Отводи на задачи чуть больше времени, чем они требуют. Например, если на уборку комнаты обычно уходит 15 минут, выдели на это занятие 20 минут. Если во время выполнения задачи ты столкнешься с непредвиденными трудностями, то справишься с ними за счет резерва, и расписание не пострадает.
2. Добавь в свой план «зеленые зоны». Так называются промежутки времени, на которые в расписании ничего не запланировано. Если появится новая задача, ты выполнишь ее за счет «зеленой зоны», а потом спокойно вернешься к работе по расписанию.
3. Избегай микропланирования. Совсем уж мелкие задачи не стоит добавлять в расписание, иначе оно станет громоздким и неудобным. Такие дела лучше объединять в тематические блоки. Например:
4. Планируй отдых.Даже небольшие «островки» отдыха в расписании помогают дольше сохранять работоспособность. Планируют отдых точно так же, как и обычные задачи. Например:
5. Если досрочно выполнил задачу, переходи к следующей. Некоторые люди рассматривают сэкономленное время как свободное: они награждают себя социальными сетями, видеороликами, пасьянсами и т. д.

   Проблема в том, что время на выполнение задач может отклоняться в любую сторону. Если на одну задачу уйдет на 10 минут меньше, чем планировалось, то на другую — на 10 минут больше. Эти отклонения частично компенсируют друг друга. Но когда мы теряем сэкономленное время, опоздания начинают накапливаться, и расписание срывается.

   Отдыхать лучше в специально отведенное для этого время, или когда все запланированные задачи будут выполнены.

6. Заканчивай день досугом. В конце любого расписания должен находиться блок «Свободное время». Он не только помогает восстановить силы после трудового дня, но и является мощным источником мотивации. Если мы твердо знаем, что работа однажды закончится, нам легче ее выполнять.

Была ли эта статья полезной?

Сейчас самое время навести порядок в своем списке дел и завести новый онлайн-планировщик, органайзер или календарь, чтобы в этом году уж наверняка стать более эффективным и продуктивным.

В этом обзоре подробно разобрана тема продуктивности и ее основные методы, а также собрана коллекция различных приложений, ежедневников для организации задач и чек-листов, которые мы разобрали по полочкам, выделив только самое основное и важное, чтобы вы без утомительного поиска выбрали то, что действительно подходит именно вам.

Что такое продуктивность?

Быть продуктивным означает успевать эффективно выполнять максимальное количество важных дел в установленные сроки. Тут никак не справиться без системного подхода. Список дел необходимо составлять последовательно, учитывая приоритетность и объем задач. Грамотно составленный, он служит жестким каркасом для вашей продуктивной деятельности в течение дня, недели или месяца, не позволяя распыляться на второстепенные дела и прокрастинировать. Для этого существуют определенные методы и инструменты, которые помогут четко структурировать все задачи и последовательно разложить их во временном пространстве.

Какие существуют основные методы и инструменты продуктивности?

Существует несколько популярных методов планирования и управления задачами, которые в той или иной мере создатели приложений интегрируют в свои продукты.

GTD — Getting Things Done

Метод самоорганизации, предложенный Дэвидом Алленом (David Allen) и основанный на одноименной книге. Основные постулаты:

• Записывать абсолютно все дела, роящиеся в голове, освобождая свою оперативную память. Наш мозг — как компьютер, если одновременно открыто множество вкладок, работа мозга замедляется, а то он и вовсе может зависнуть, перегрузившись выполняемыми процессами.

• Сортировка и приоритизация задач. Все, что может быть сделано за две минуты — делаем прямо сейчас. Задачи, которые можно делегировать — смело перепоручаем.

• Остальные дела, требующие действий и большего времени, сортируем, разбиваем на шаги и решаем, какие нужно делать и в какой последовательности.

• Начинаем делать прямо сейчас. Правильно расставленные в порядке приоритетности и таймлайна задачи вырисовывают четкий план действий, позволяя доводить дела до конца без лишнего стресса.

Метод позволяет концентрироваться на важном, правильно расставлять приоритеты и заканчивать начатое.

Канбан-доски

Методология канбан пришла к нам с японского завода Toyota и в контексте этой концепции переводится как “сигнальная карточка”. Этот метод в первую очередь про визуализацию задач и управление их потоком, а также он идеально подходит для многоступенчатых проектов.

Основные правила просты:

• для персонального канбана достаточно доски (реальной или виртуальной) из трех столбцов, которые по сути отражают текущий статус расположенных в них задач: “To do” — задачи, ждущие своей очереди, “In Progress” — то, что вы делаете сейчас и “Done” — завершенные дела. Столбцов может быть любое количество, в зависимости от этапов и специфики работы. Задачи-карточки последовательно перемещаются слева направо, проходя все стадии, в финальную точку.

• Канбан, как и GTD, требует ограничения количества задач, находящихся в процессе выполнения. В идеале — это одно дело, которое доводится до конца, и лишь тогда следует приступать к следующему.

Эта система организации задач позволяет видеть вашу реальную загруженность, положение дел в текущий момент и отслеживать прогресс в достижении запланированного.

Метод Pomodoro

Этот метод повышения продуктивности появился благодаря студенту колледжа Франческо Чирилло еще в 1980-х годах. Основой является разбивка рабочего времени на четкие временные отрезки, во время которых необходимо концентрироваться и выполнять задачи, и периоды отдыха между ними. А название метод получил благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который использовал сам Франческо, устанавливая на нем время для выполнения своих дел.

Четыре простых действия:

1. Определяете задачи на день
2. Устанавливаете таймер на 25 минут
3. Концентрируетесь на одной задаче из вашего списка
4. Сделав ее, берете пятиминутную паузу. И приступаете к следующему делу.

После цикла из четырех задач делаете полноценный перерыв в 15-30 минут.

Подойдет тем, кто хочет научиться глубоко концентрироваться и покончить с прокрастинацией, задав себе четкие временные рамки на выполнение задач.

Paper-like

Paper-like — это не совсем метод или инструмент, а скорее особенность некоторых приложений. Бумага и ручка неизменно остаются доступным и привычным для многих способом организации своего времени и дел. Несмотря на тотальное господство гаджетов, многие люди не хотят отказываться от наглядного и удобного им способа планирования. Поэтому некоторые разработчики делают свои приложения похожими на привычные бумажные планировщики, будь то внешний вид, раскладка или звук пишущего карандаша при печатании.

Для тех, кто хочет более продуктивно планировать свои дела, сохраняя знакомую форму и наглядность.

Трекеры привычек

Еще один полезный инструмент, способствующий повышению личной продуктивности. Позволяет обзавестись полезными привычками или избавиться от ненужных. Нужно лишь выбрать желаемое действие и добавить его в ежедневное расписание, а затем просто отмечать выполнение и следить за своим прогрессом в достижении цели.

Для тех, кто хочет совершенствоваться и закрепить полезные действия на уровне привычки.

Обзор приложений

Насыщенные функциями и разветвленные приложения подойдут тем, кто ежедневно загружен различными задачами, любит все скрупулезно записывать, помечать, структурировать и раскладывать по папочкам и коробочкам, а более простые — тому, кто предпочитает тратить минимум времени на внесение и обработку своих дел, любителям наглядности и минимализма.

Но независимо от типа планировщика, главные критерии, по которым выбраны приложения в этом обзоре, неизменны: функциональность в балансе с наглядностью и интуитивностью использования. От простого к сложному.

Tweek Calendar

#метод: GTD, paper-like weekly calendar
#сложность: простейший (simplicity)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: Web, iPhone, Android

Описание

Самый свежий — TWEEK, основная особенность — только недельный вид, который, по мнению самих разработчиков, является наиболее наглядной раскладкой для организации и планирования дел.

Это действительно удобно, особенно в web-версии, а самое главное — очень просто. В Tweek’e не нужно вникать и разбираться, а можно сразу приступить к составлению списка дел и планированию.

Очень полезная функция автоматического переноса незавершенных дел на следующий день позволяет оставить в прошлом только выполненные задачи; забыть или пропустить незавершенное не получится.

Так выглядит десктоп-версия приложения

Ультра-лаконичный дизайн, симпатичная птичка-символ, название немного созвучно с твиттером, но оно и лучше для узнаваемости.

В нижней части экрана место для задач без определенного срока исполнения и рандомных списков. Немного не хватает заголовков для структуризации to-do списков, но при наличии смекалки их легко можно создать самостоятельно, выделив первый пункт по списку цветом.

Можно создавать параллельно несколько отдельных календарей, например личный и рабочий. Их можно вести совместно с другими пользователями, коллегами, семьей и делиться в интернете по ссылке.

Функционал

Подзадачи и выделение приоритетов цветом:

Редактирование записи

Отметить важную задачу или событие можно цветом, как мы привычно делали в додигитальную эру ярким маркером в бумажном ежедневнике. Там же есть опция добавления заметок, подзадач или чек-листов к записи.

Напоминания:

Напоминания приходят в виде сводки на мейл, что удобно для тех, кто начинает свой день с проверки писем и делает это постоянно.

Удобная версия для печати:

Если все-таки соскучились по бумаге и ручке, можно распечатать шаблон вашей недели и заполнять ее уже в оффлайне; на бумаге она будет выглядеть точно так же, как и на экране компьютера.

Dark mode:

Полуночники оценят.

Стоимость:

Базовая версия — бесплатно
Premium — $4/месяц, $34/год

Teuxdeux

#метод: GTD, paper-like weekly calendar
#сложность: простейший (simplicity)
#использование: для персонального использования

Доступен для Web, iPhone, IPad, Apple Watch

Описание

Это Teuxdeux:

Веб-версия

Мобильное приложение

Простой и понятный еженедельник с минималистичным дизайном, существует уже более 10 лет, имеет своих преданных адептов. Минимальное количество функций.

Разделен на две части: развернутая неделя сверху и список to-do листов под ней.
Из минусов в наглядности: визуальная раскладка вмещает 5 дней, тогда как неделя — это все-таки семь.

В нижней части экрана место для создания независимых тематических to-do листов: мини-проектов, списка покупок, книг. Количество списков to-do не ограничено, можно менять заголовки и переставлять по порядку.

Функционал

В teuxdeux нет выделения текста цветом, если требуется выделить задачу из общей массы — есть возможность использовать *курсив* или **шрифт пожирнее**, выделив текст одной или двумя звездочками с обеих сторон.

Возможность изменить цвет приложения:

Цвет шапки/активного текста под настроение можно поменять на любой другой, выбрав из RGB палитры. Также доступна Dark Mode версия.

Удобно реализованная функция добавления повторяющихся событий:

Повторяющиеся события

Добавляя к задаче фразу every day, every month или every year — событие автоматически начинает повторяться в заданный день через указанный промежуток времени.

Летающий кот:

Flying cat

Забавная деталь, которую можно активировать в настройках — летающий кот, проносящийся по экрану в момент зачеркивания выполненного дела, не несет никакого функционального смысла, но нравится многим.

Напоминания высылаются на мэйл в указанное время в виде списка на день.

Стоимость
Trial — 1 месяц
Premium — $3/месяц, $24/год

Timepage by Moleskine Studio

#метод: paper-like calendar
#сложность: простейший (simplicity)
#использование: для персонального использования

Доступен для iPhone, IPad, Apple Watch.

Описание

Максимально приближенный к своей бумажной версии, известному по всему миру ежедневнику в обложке из “кротовой кожи”. Выглядит как привычная страница ежедневника с недельной раскладкой. Впрочем, количество дней, помещающихся на экран, можно менять с трех до десяти, кому как нагляднее. Доступен и вид на месяц с удобной градацией дней по цвету, где он варьируется в зависимости от количества задач на день — чем светлее оттенок, тем более занятой у вас день.

Из минусов — списки придется составлять где-то в другом месте, функции to-do листов тут нет, это календарь.

Функционал

Выглядит просто и элегантно:

Основной вид

Moleskine всегда отличался безупречным цветовым кодом своих ежедневников, так же и в электронной версии — цветовая гамма подобрана так, что меняя интерфейс, ошибиться невозможно. Можно даже поменять цвет иконки приложения, чтобы она подходила к выбранной теме.

Не совсем стандартное введение данных:

Внесение событий

Новое событие можно добавить, перетянув плавающую кнопку на нужный день. Еще удобнее устанавливать время и дату — просто потянув вправо-влево.

Расчет времени:

Если добавить время и геолокацию к событию, то календарь рассчитает маршрут и время на дорогу, а затем отправит push-уведомление, когда пора выезжать, чтобы прибыть в срок. Можно выбирать способ передвижения, подключать Waze, Google Maps или Apple Maps.

Немного расширить кругозор:

Нажав на любой пустой еще день, можно прочесть случайный любопытный факт, которым этот день отметился в истории. Ну и погода никогда не лишняя.

Стоимость

Trial — 1 неделя
Premium — $1.99/месяц, $11.99/год

Do! — Simple To Do List

#метод: paper-like to-do list
#сложность: простейший (simplicity)
#использование: для персонального использования

Доступен для iPhone, IPad и Apple Watch.

Описание

Очень простое приложение, тем не менее достаточно популярное. Как заявляют сами создатели — вам не нужно будет изучать это приложение, просто следуйте своему инстинкту. Так и есть.

Выглядит как обычный линованный to-do лист, куда добавляются все ваши задачи на ближайшее и не очень будущее. Но настройки позволяют превратить его в полноценный планировщик.

Функционал

Так выглядит Do!:

Общий вид

Все запланированные дела находятся в основном общем списке. Сортировка задач мануальная или автоматическая: по дате, цвету, алфавиту, кому как нравится. Сортировка по дате размещает события в календарном порядке, а задачи без определенного срока выполнения в конец листа.

Группирование:

Внешний вид:

Можно изменить интерфейс приложения, установить шрифт, похожий на почерк. Реалистичности также добавляет звук пишущего карандаша при печатании и скомканной бумаги при зачеркивании.

Стоимость

Бесплатно, если готовы мириться с ненавязчивой рекламой.
Либо — все так же бесплатно, но с единоразовой оплатой $5.99 за отключение рекламы.

Google Tasks

#метод: GTD, Kanban
#сложность: простейший (simplicity)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: iPhone, Ipad, Android, macOS, Windows

Описание

Google Tasks — это менеджер задач, который подойдет для тех, кто предпочитает планировать свои дела и структурировать задачи в виде канбан-доски. Обладает аскетичным и интуитивным интерфейсом.

Десктоп-приложение Google Tasks

Мобильная версия Google Tasks

Функционал

Редактирование записей:

Редактирование записей достаточно ограничено — можно установить дату события, добавить подзадачи и заметки. Задачи можно сортировать в своем порядке или по дате выполнения. Это все. Впрочем, премиум-версия позволяет делиться контентом с другими пользователями, создавать одновременно несколько отдельных досок, выделять списки аккуратными цветными шильдиками и тегировать задачи.

Интеграция с Google Calendar и Gmail:

Google Calendar: задачи из Google Tasks выделены отдельным значком в календаре

Удобнее использовать Google Tasks будет тем, кто параллельно пользуется календарем Google. Все задачи, имеющие дату в Google Tasks, будут отображаться и в календаре. Также удобно сразу переносить важные мейлы в задачи, используя sidebar в Gmail.

Стоимость
Базовая версия — бесплатно
Premium — $5.99/месяц, $39.99/год
Enterprise — $99.99/год

Microsoft To-Do

#метод: GTD
#сложность: функциональный (functionality)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен для iPhone, Android, macOS, Windows, Web.

Описание

Бывший Wunderlist, слегка видоизмененный, но такой же простой, интуитивно понятный и самое приятное — бесплатный. Обладает всеми базовыми функциями персонального планировщика, ничего лишнего. Позволяет создавать задачи с подзадачами, сортировать, приоритизировать и группировать.

Функционал

Рабочая зона:

Десктоп-версия

Мобильное приложение

Все просто — все задачи попадают в раздел Tasks; приоритетные, помеченные звездочкой — дублируются в Important. Отдельно можно создавать всевозможные списки и сортировать их по группам.

Структурированный вид по датам — в разделе Planned.

Вид My Day:

Список рекомендуемых дел

Здесь отображаются все дела, датированные сегодняшним днем, и сюда также можно одним нажатием кнопки добавить любую задачу, пусть даже если она запланирована на следующую неделю или является подпунктом любого вашего списка.

My Day также предлагает список рекомендованных к добавлению дел, основанный на недавно добавленных событиях и задачах, чтобы быть проактивным и начинать делать завтрашнее уже сегодня.

Интеграция с Outlook

Активировав эту функцию, письма, отмеченные флажком в Outlook, будут автоматически появляться в списке заданий, где ими можно управлять прямо в приложении. Максимальное количество писем-задач — 10, сроком давности не более двух недель.

Шеринг:

Поделиться отдельными задачами с другими пользователями не получится, но можно дать доступ к своим спискам. Отправить приглашение присоединиться можно также по AirDrop. Все списки, которыми поделились с вами, находятся в разделе Assigned to you.

Стоимость
Бесплатно

TickTick

#метод: GTD, Kanban, Pomodoro, habit tracker
#сложность: функциональный (functionality)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: Web, iPhone, Ipad, Apple Watch, Android, macOS, Windows

Описание

TickTick — кросс-платформенное приложение для управления задачами с достаточно широким функционалом.

Выглядит просто и понятно, задачи отображаются в виде списка на день, неделю или в календарной сетке. Отдельные задачи, состоящие из нескольких шагов, могут отображаться в виде списка или канбан-доски. Дизайн обычный, не отвлекающий внимания, но при желании можно установить нарядные обои с картинками, доступные в премиум версии.

Десктоп-приложение TickTick

Мобильное приложение TickTick

Функционал

Сортировка и структурирование:

Панель редактирования задач

Задачи можно собирать в списки, сортировать по проектам и папкам, помечать разноцветными тегами и уровнями важности. Далее можно еще усложняться и разбивать задачи на подзадачи, присоединять вложения, оставлять комментарии. Можно добавлять других пользователей и следить за процессом активности в выполнении задач.

Pomodoro таймер:

Для борьбы с прокрастинацией есть встроенный Pomodoro таймер, который позволяет устанавливать таймер (обычно 25 минут) на любое из заданий. Можно варьировать время на выполнение заданий и перерывы между ними. Доступна статистика.

Трекер полезных привычек:

Позволяет следить за ежедневным прогрессом в освоении новых привычек и навыков.
Желаемые действия выбираются из предложенного списка и автоматически появляются в списке запланированных дел.

Стоимость
Базовая версия — бесплатно
Premium — $2.79/месяц, $27.99/год

Todoist

#метод: GTD, Kanban
#сложность: функциональный (functionality)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: Web, iPhone, Ipad, Apple Watch, Android, Wear OS, macOS, Windows, Linux

Описание

Одно из популярнейших приложений для менеджмента времени и задач. Напичкан функциями, как бабушкин кекс изюмом, но при этом не перегружен.
Инбокс-интерфейс со всеми стандартными функциями добавления, редактирования и сортировки задач. Небольшие задачи в основном списке можно дополнить подзадачами, а крупные превратить в отдельные проекты: структурированные списки задач.

Todoist десктоп-приложение

Todoist мобильное приложение

Можно вести проекты совместно с другими пользователями, отслеживать действия и процесс достижения целей.

Функционал

Доски:

Канбан-доска проекта

Для тех, кто любит канбан-доски — инструмент для визуализации этапов задачи и процесса продвижения к цели. Можно вернуться обратно в вид списка, например, для наглядности на экране телефона. Activity Log позволяет отслеживать последовательность действий.

Шаблоны проектов:

Готовый шаблон списка вещей в бизнес-поездку

Todoist предлагает загрузить разнообразные готовые шаблоны проектов, где все уже продумано за вас, задачи структурированы и разложены по полочкам. Остается только подкорректировать, добавить нужные шаги и приступать к выполнению. Также можно создать собственный шаблон.

Todoist карма:

Визуализация и статистика продуктивности, прогресс в выполнении задач можно наблюдать в виде ежедневного или ежемесячного графика, а также получать пункты и бейджи в процессе оттачивания своих навыков продуктивности.

Стоимость

Базовая версия — бесплатно
Premium — $4/месяц, $36/год
Team — $6/месяц, $60/год

Any.do

#метод: GTD, Pomodoro
#сложность: функциональный (functionality)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: Web, iPhone, Ipad, Apple Watch, Android, Wear OS, macOS, Windows, Huawei

Описание

Беспорядок — это не что иное, как отложенные решения, напоминают нам создатели этого приложения, обладающего дружественным интерфейсом и всеми необходимыми функциями, позволяющими упорядочить свои дела и больше не откладывать их на потом.

Рабочая зона практически такая же, как у большинства приложений такого типа:

Внешний вид десктоп-приложения

Мобильная раскладка

Задачи сортируются по дате/времени и отображаются в виде структурированного списка. Далее, по необходимости к каждой задаче добавляются подзадачи, напоминания, заметки, теги и вложения. Свой контент легко заколлаборировать с другими пользователями. Чтобы удалить из списков все выполненные задачи, достаточно просто потрясти телефон из стороны в сторону.

Функционал

Добавление задач из WhatsApp:

Whatsapp-робот Any.do

Помимо доступной и у некоторых других приложений функции, позволяющей превращать мейлы в задачи, Any.do пока единственные, у кого есть очень удобная функция добавления напрямую в список задач сообщений из WhatsApp. Доступна только премиум пользователям, но оно того стоит.

Умный список покупок

Автоматически сортирует добавленное по соответствующим группам продуктов, что существенно облегчает поход в магазин и экономит время. Интуитивный текстовый ввод позволяет быстро выбрать из предложенных рекомендаций нужный продукт и сразу добавить его в свой список.

Focus:

Одна задача — плюс одно дерево

Аналог таймера Pomodoro, функция фокусирования на выполнении задач, только вместо помидоров здесь растущие деревья и дополнительная звуковая опция в виде белого шума.

Стоимость

Базовая версия — бесплатно
Premium — $5.99/месяц, $26.94/полгода, $35.88/год

Remember the milk

#метод: GTD
#сложность: функциональный (functionality)
#использование: для персонального и совместного использования

Доступен: Web, iPhone, Ipad, Apple Watch, Android, Wear OS, macOS, Windows

Описание

Одно из самых первых приложений, появившееся в далеком 2005 году и с тех пор все еще достаточно популярное. Немного устаревший дизайн, но море функций для кастомизации приложения под свои нужды, одна из отличительных особенностей — внушительный список шорткатов, на освоение которого понадобится время, но это значимо ускорит процесс пользования в дальнейшем.

Рабочая зона Remember the Milk, десктоп-версия

Мобильное приложение Remember the Milk

Функционал

Добавление задач:

Добавление и редактирование задач в мобильной версии

Добавлять задачи достаточно удобно, если вы любите, чтобы все атрибуты были сразу под рукой и отображались в задаче. Но любителям минимализма может не зайти, такой вид слегка перегружает интерфейс.

Умный шеринг и делегирование:

Можно делиться своими списками и проектами с другими людьми, позволяя им вносить изменения или предоставлять доступ без возможности редактирования вашего контента.

Делегировать другим пользователям можно и одиночные задачи, например, напомнить домочадцам захватить по пути домой то самое молоко. Все ваши контакты имеют персональные карточки, где отображаются порученные им задачи.

Smart Lists:

Ввод параметров для создания смарт-листа

По сути смарт-листы — это сохраненные поисковые запросы, агрегирующие задачи, которые обладают отмеченными критериями. К примеру, можно создать лист, в котором из всех ваших задач будут отображаться лишь те, которые должны быть сделаны до пятницы, надиктованы через Siri и имеют заданное ключевое слово.

Стоимость
Базовая версия — бесплатно
Premium — $39.99/год

И наконец, бонусом для тех, кто перепробовал все и решил пойти от обратного — от сложного к простому:

Бумага и ручка

Бумага и ручка неизменно остаются самым доступным инструментом для планирования своего времени и дел. И все больше людей возвращаются обратно в реальный мир к физическим вещам, пройдя все круги виртуального в поисках наиболее подходящего для себя планировщика задач и времени.

Доказано, что когда человек пишет от руки, мозг в процессе написания обрабатывает переносимую на бумагу информацию и она откладывается в памяти, тогда как печатание куда более машинально. То есть, зафиксировав запланированное на бумаге, вы автоматически делаете бэкап в мозг и, возможно, функция напоминания извне уже будет не нужна.

Bullet Journaling

Описание

Можно вернуться к бумажному планировщику, а можно попробовать метод Bullet Journal. Все, что для этого нужно — размеченный точками блокнот, пишущие принадлежности и немного времени, чтобы освоить нехитрые правила ведения бумажного планировщика.

Сравнительная таблица всех сервисов

P.S.

Эта же статья на Медиуме (ENG)