Как составить распорядок дел

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

• Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

• Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
• В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
• Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

• синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

• Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

• В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

• Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

• Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

1. План на день.
2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
3. Долгосрочный план на годы.
4. Генеральный план достижения глобальной цели.
5. Глобальная жизненная цель.
6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

• Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

1. План на день.
2. План на неделю / месяц.
3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Цель должна быть:

• Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
• Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
• Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
• Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
• Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

• К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Открывая интернет-магазин и работая из собственной квартиры, многие предприниматели думают, что теперь могут сами планировать свой рабочий день. Казалось бы, красота: хочу – работаю, хочу – отдыхаю. Можно вообще рвануть в отпуск и продавать прямо из номера гостиницы на берегу океана. А на практике все превращается в бардак: вечное откладывание дел на потом, бесцельное хождение по дому и сон до полудня. Как результат – низкая эффективность работы. О том, как этого избежать и структурировать время правильно – наша новая статья.

Правило первое: железная дисциплина

Главный плюс работы на себя – это отсутствие назойливого начальника. Никто не стоит над душой, не забегает в офис каждые 5 минут с целью раздать бесценные указания и дать очередное задание. Но это же и большой минус. Если в случае с руководителем вся дисциплина идет извне, то когда работаешь из дома, этот фактор отсутствует полностью. На деле отсутствие начальника может привести к постоянному прокрастинированию.

Дело в том, что без мотивирующего пинка заставить себя работать довольно сложно. Такова уж человеческая натура. Единственный выход – воспитать в себе железную самодисциплину. Пока ее нет, отсутствует смысл идти дальше: расписывать для себя режим дня, ставить напоминалки на телефон и скачивать приложения для тайм-менеджмента. Вы просто проигнорируете сигналы о том, что пора бы и поработать.

Дисциплинировать себя любимого не так просто, как кажется на первый взгляд. Эволюция постаралась и сделала так, что наш организм старается сохранить энергию в любой ситуации, когда это возможно. Работа из дома – одна из них. Ваш мозг не понимает, зачем напрягаться, если можно пойти и попить чаю, а потом посмотреть очередной сериал.

В общем, единственный выход – усилие воли. Нужно просто взять себя в руки и заставить работать. Но задачу можно значительно облегчить при помощи нескольких способов:

• записаться на тренинги. Есть масса профессиональных психологов, которые помогут вам с самодисциплиной. Посетите несколько таких занятий – индивидуальных или групповых. Там прямо на практике отрабатываются различные ситуации для поднятия дисциплины. Готовьтесь: будет очень некомфортно: придется выполнять неудобные и непривычные задания;
• работать с партнером. Когда от вашей дисциплины зависите не только вы, но и посторонние люди, это сильно мотивирует. Уж если на 9:00 назначен созвон по скайпу с партнером – никуда от этого не денешься. Стимул не подводить человека сработает как нельзя лучше;
• почитайте мотивирующую литературу: биографии успешных предпринимателей, книги по самоконтролю и саморазвитию;

• найдите внешний мотиватор. Самое простое – попросить членов семьи напоминать вам о рабочих часах и времени отдыха. И, конечно, прислушиваться и делать, когда это напоминание получите.

Правило второе: разработайте режим дня

Первое, с чем сталкиваются бизнесмены, работающие из дома – отсутствие внятного и налаженного режима. “Буду работать когда захочу” – не более, чем заблуждение. Подводный камень в том, что это самое “захочу” не наступит никогда – проверено. Пока не начнет гореть дедлайн, многие к работе не приступят.

Именно поэтому структурирование времени работы и отдыха стоит на втором месте после дисциплины. Не стоит перегибать палку и разрабатывать многоуровневый режим дня с описанием перерывов в работе и прочими деталями процесса. Вполне достаточно определить рабочие часы в течение дня. Например, с 10 утра до 6 вечера – работа с перерывом на обед. Этого хватит. Главное – не давать себе поблажек и придерживаться установленного расписания.

Плюс удаленной работы в том, что рабочие часы можно установить в любое время. Если вы жаворонок и наиболее эффективно работаете в утренние часы – ставьте рабочее время с 8 утра до 5 вечера. Совам можно сдвинуть сроки на несколько часов вперед и трудиться, скажем, с 11:00 до 20:00.

В дальнейшем режим дня можно корректировать и дополнять подробностями. Например, включить в ежедневный распорядок время занятия спортом, чтение книг и саморазвитие, походы в кино и другие развлечения. И помните: не так важно наличие режима, как его неукоснительное соблюдение.

Правило третье: планирование

Планирование и режим дня – это не одно и то же. В режиме дня учтен только сам факт рабочего времени, без учета того, как оно будет использоваться. При планировании нужно разработать список конкретных дел на некоторое время вперед. Например, завтра в 10 утра сделать важный звонок, поработать с документами или сдать декларацию в налоговую. Это позволит не откладывать важные задачи на потом.

Как технически решить этот вопрос – дело ваше. Если удобно записывать задачи в ежедневнике или на листе бумаги – не вопрос. Предпочитаете мобильные приложения – замечательно, лишь бы это работало.

Виды планирования

Один из отцов основателей Соединенных Штатов Америки – Бенджамин Франклин – разработал свою систему планирования. Портрет этого человека помещен на стодолларовой купюре, как будто напоминая предпринимателям: время – деньги. Его система планирования называется пирамидой Франклина. Суть в том, что все задачи располагаются в пирамиде в зависимости от приоритетности:

1. План на день. Это текущие рабочие вопросы, которые могут быть решены за одну рабочую смену.
2. Краткосрочный план. Это задачи, требующие более детальной проработки и подготовки. Для интернет-магазина это может быть смена поставщика, расширение ассортимента продукции и так далее. Составляется на несколько месяцев.
3. Долгосрочный план на год или несколько лет. Включает в себя стратегические задачи бизнеса.
4. Генеральный план достижения цели. Это те вещи, которые помогают достичь главного: заработать миллиард долларов, стать лидером продаж в регионе.
5. Глобальная цель. То, к чему вы стремитесь в своей жизни.
6. Главные жизненные ценности.

Суть подхода в том, что вся пирамида должна быть подчинена высшей задаче. А она у каждого своя. Кто-то мечтает стать миллионером, а кто-то – жить на Багамских островах.

Правило четвертое: расставляйте приоритеты

Все рабочие вопросы имеют разную ценность. Есть более срочные дела, а есть те, которые могут и подождать. Еще один популярный эксперт в области менеджмента – Стивен Кови – предложил свою систему расстановки приоритетов. Согласно этой системе все задачи можно поделить на:

• важные и срочные. Такие вопросы нужно решать в первую очередь, причем самостоятельно;
• важные, но не срочные. Это основной блок задач, которому нужно посвятить большую часть времени. Именно решение важных несрочных задачи Кови считает локомотивом прогресса;
• срочные, но не важные. Мелкие рабочие вопросы, которые нужно сделать здесь и сейчас. Например, заказать товар: вроде бы просто текущий момент, но если его вовремя не решить, последствия будут печальными;
• не важные, не срочные. Строго говоря, их можно сделать когда угодно или вообще поручить кому-то другому. Например, вы давно хотели сделать ремонт в офисе. Это почти не влияет на рабочий процесс, если, конечно трубы не текут и плитка не отваливается.

Возвращаемся к планированию рабочего времени. Если вы будете ставить на первый план дела из второго и третьего блоков, то обязательно столкнетесь с проблемами в виде цейтнотов, проваленных сроков и невыполненных задач. Нужно сосредоточиться на первых двух и сделать их в первую очередь. А вопросы из последнего пункта можно вообще принести в жертву или отложить до лучших времен.

Правило пятое: режим – это вопрос привычки

Как говорят психологические исследования, если что-то делать 30 дней подряд, то это войдет в привычку, даже если сначала будет тяжело. Можно использовать этот прием и для выработки подходящего режима рабочего времени. Не стоит дожидаться того момента, когда все войдет в свое русло само собой: лучше потерпеть месяц, а потом наслаждаться результатом – все будет происходить как само собой разумеющееся.

Вот несколько полезных навыков, которые помогут эффективно распоряжаться рабочим временем:

• вставать и ложиться в одно и то же время;
• заниматься делами в рабочей обстановке: за рабочим столом, в кафе или другом месте;
• выработать режим питания;
• выделять время на отдых в течение рабочего дня;
• соблюдать режим.

Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу

Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь – релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.

Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.

В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.

Правило седьмое: сон всему голова

Плохо организованный сон сильно снижает эффективность работы. Ловушка состоит в том, что вам, в отличие от офисного работника, завтра рано не вставать. В эту засаду попало немало предпринимателей, работающих на дому. Смотреть телевизор или сидеть в интернете до 2 ночи – могут, умеют, практикуют. А наутро пожинают плоды в виде низкой работоспособности, рассеянного внимания и других прелестей бессонной ночи. Чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться несложных правил:

• ложиться и вставать в одно и то же время;
• не думать в кровати о проблемах бизнеса;
• после пробуждения не бросаться с места в карьер и приступать к работе, а дать себе время прийти в себя, спланировать день и наметить другие дела;
• идти спать, даже если работа не закончена. Утро вечера мудренее, а все дела все равно не переделаешь.

Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска

Структурировать нужно не только рабочий день, но и неделю и даже календарный год. Устраивайте себе хотя бы один выходной в неделю, например, воскресенье. Выключайте телефон, не проверяйте почту и вообще думайте о работе по минимуму. А еще лучше провести время с пользой: побыть с семьей, посетить культурное мероприятие или просто прогуляться. Это позволит восстановить силы и с удвоенной энергией приступить к работе в понедельник.

Отдельная тема для разговора – отпуск. Не думайте, что за неделю дела в интернет-магазине встанут, сотрудники начнут халтурить и вы упустите выгодный контракт. Есть достаточный арсенал инструментов сделать так, чтобы этого не произошло. Например, делегировать полномочия, правильно распределять задачи или назначить временного заместителя.

Никто не будет спорить, что отпуск – это маленькая жизнь. Проведите его с максимальной пользой: съездите в туристическую поездку, устройте путешествие, словом, отдохните, как следует. Многие бизнес-идеи приходят как раз в те моменты, когда вы максимально отвлекаетесь от рутинных дел. Это позволяет встряхнуться и посмотреть на бизнес со стороны.

А мы желаем вам правильно распоряжаться своим временем, ведь время – это деньги. Удачи в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Жить по распорядку мало кто любит, признаемся честно. Тем, кто не привык к некоторой строгости, кажется, что планирование дня — это создание ограничений и сложностей.

Проще ведь жить так, как заблагорассудится. Когда захотел — проснулся, когда захотел — поработал и отдохнул. Даже обед получается плавающим: сегодня в час, завтра в 2.

Психологически такой образ жизни комфортен, это факт.

Однако есть одно НО.

Подводный камень жизни без распорядка

При таком неопределённом расписании дня удаётся выполнить меньше дел, чем при упорядоченной деятельности. Следовательно, достижений будет меньше. Добираться до целей (личных и рабочих) станет сложнее. Да и вероятность того, что цели будут достигнуты, автоматически снижается на 20-40%.

Всё дело в «потоках». Поток — это состояние максимальной концентрации на каком-либо деле. Когда ты сосредоточен, работаешь быстро и с максимальным КПД. Чем больше времени за день ты находишься в потоке, тем больших результатов сможешь достичь.

Если ты не составил план на день, появляется множество отвлекающих факторов, которые не дают тебе побыть хоть немного времени в потоке.

Наиболее частые отвлекающие факторы:

1. Выполнение каких-либо приятных дел (вместо других: важных, но скучных)
2. Передышки (отдых, перекур)

Есть ещё одна причина, почему отсутствие распорядка приводит к низкой результативности. Причина в том, что бОльшая часть дел выполняется в неправильное время. Известно, что максимальная концентрация и мозговая производительность наблюдается до полудня. Чаще всего это драгоценное время тратится на мелкие и не важные дела или вовсе на отдых. Следующий пик располагается ближе к 5 вечера. Если в эти ценные периоды помещать незначимые занятия, то итоговые достижения будут микроскопическими, даже нулевыми.

3 правила, позволяющие грамотно составить распорядок

Правило 1
Самые сложные и трудозатратные дела помещайте в первую половину дня.

Правило 2
Похожие занятия располагайте одно за другим, чтобы выполнять их скопом.

Новички, которые задумываются о том, как правильно составить распорядок дня, часто упускают из виду это правило. Например, вам требуется заказать несколько товаров для дома в разных интернет-магазинах. Это необходимо сделать за один присест, не раскидывая задачи на утро, обед и вечер.

Правило 3
Планируйте перерывы

Если составить распорядок без зон отдыха, то длительные рабочие марафоны снизят продуктивность и вы выполните меньше, чем в случае с передышками.

Особенности распорядка в зависимости от рода занятий

Три правила, которые указаны выше, применяются в любых сферах деятельности.

Четко составленный распорядок дня — это залог успеха в любой из этих сфер. Это наглядно можно увидеть при внедрении его в свою повседневность.

Мы хотим также показать, как составить распорядок дня, учитывая род занятий. Продемонстрируем на примере учащихся школ и университетов. Многие родители задаются вопросом, как составить распорядок дня для школьника.

Особенность дневного плана школьника:

1. В расписании присутствует множество мелких дел длительностью менее часа
2. Высокая мыслительная активность наблюдается в течение всего дня

Следовательно, в распорядок необходимо внести несколько коротких перерывов, длительностью 5-10 минут.

Инструменты для создания дневного распорядка

Вы знаете, как составить трудовой распорядок. Осталось выяснить, с помощью каких инструментов это можно сделать.

Составить распорядок дня онлайн можно посредством некоторых особенных приложений.

Самыми удобными являются специальные программы-планировщики. Одна из простейших и удобнейших — программа ЛидерТаск. Картинки для статьи были сделаны именно в ней.