При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять инспекторам необходимые документы. В каком виде необходимо передавать документы? Как правильно заверять бумажные копии, если документ многостраничный или это подшивка документов? Когда должны быть поданы документы в электронном виде? Как составить опись документов для проверяющих? В какие сроки следует представить документы в ходе камеральной, выездной и встречной проверок? Какая ответственность грозит за невыполнение требований инспекторов? Обо всем этом и пойдет речь в нашей статье.
Инспектор, проводящий налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Как правило, способ их представления выбирает налогоплательщик. Рассмотрим, как правильно подготовить и передать документы в налоговую инспекцию.
В каком виде представлять документы
При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
- лично или через представителя;
- по почте заказным письмом;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
Бумажные экземпляры
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).
К сведению
Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-20131).
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия предоставленных сведений и сведений, содержащихся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками (письмо Минфина РФ от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).
Заверяем копии
Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-20032):
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Образец заверения см. в Примере 1.
Пример 1
Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Многостраничные документы
Чиновники в письмах ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 (направлено письмом ФНС России от 29.08.2014 № АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
- исключить возможность механического расшития подшивки;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
- заверительная надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения;
- надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).
Образец заверения см. в Примере 2.
Пример 2
Подшивка документов
НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в письмах ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374.
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.
Судебная практика
Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу № А75-10187/2011.
В то же время, мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Судебная практика
Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: «Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО «Тривиум-ХХ1» экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.». Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определение ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10)).
Электронные документы
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).
Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка):
1) подтверждение даты отправки;
2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.
При получении от инспекции квитанции о приеме документа в электронном виде исчезает необходимость представлять данный документ в инспекцию на бумажном носителе (п. 5 Порядка). Если вы не получили квитанцию, то истребуемый документ нужно направить в инспекцию на бумажном носителе в установленный срок (п. 24 Порядка).
Учтите, что представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России. Если документы составлены в электронной форме не по установленным форматам, то их следует распечатать на бумажном носителе и в виде заверенных копий представить в налоговый орган. На это было указано в письмах ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@ и Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2.
К сведению
В конце мая 2015 г. в первом чтении был принят проект Федерального закона № 688389-6 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования»3. Документ затрагивает порядок представления истребуемых документов в налоговые органы в электронной форме. Предлагается на проверяемое лицо возложить обязанность по перечислению представляемых документов в описи с указанием наименования и индивидуальных признаков каждого документа.
Опись документов
Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме (Пример 3).
Пример 3
Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу – опись вложения. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 1074. Заполнить бланк можно на официальном сайте Почты России5.
Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.
Сроки предоставления документов
Камеральные и выездные проверки
Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).
Пример 4
Бизнесмен 30.10.2015 получил требование о представлении документов на камеральную проверку.
В данном случае крайний срок представления документов – 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.
Если ИП не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (Пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в продлении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.
Пример 5
Судебная практика
НК РФ предусматривает наряду с правом налогового органа продлить срок представления документов право налогоплательщика обратиться с ходатайством о продлении такого срока в случае, если требуемые документы не могут быть представлены в указанный срок (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.2009 по делу № А55-8517/2008).
Налоговый орган в случае отказа в продлении срока для представления документов обязан мотивировать такой отказ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2010 по делу № А44-152/2010).
При продлении срока представления документов налоговики учитывают указанные налогоплательщиком причины, объем документов, наличие факта частичного представления документов, сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить документы. Таким образом, ИФНС самостоятельно определяет, на какой период возможно продлить срок подачи документов (письмо Минфина РФ от 05.08.2008 № 03-02-07/1-336).
К сведению
В случае направления требования налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования (письмо Минфина РФ от 06.05.2011 № 03-02-07/1-159).
Встречные проверки
Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец уведомления для такой ситуации см. в Примере 7.
Пример 6
ИП 02.11.2015 получил требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов ? 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни: 3, 5, 6, 9, 10 ноября.
Пример 7
Срок представления документов также может быть увеличен по ходатайству лица, у которого истребованы документы (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Ответственность
Камеральные и выездные проверки
Если бизнесмен не представил в установленный срок документы, он будет оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 рублей за каждый документ, если в течение года он совершит аналогичное повторное нарушение (п. 2 и п. 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, письмо Минфина России от 24.07.2012 № 03-02-08/64).
Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (письмо Минфина России от 17.10.2013 № 03-02-08/43377).
Судебная практика
Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 15333/07).
Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Встречные проверки
В данном случае отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговиков карается штрафом в размере 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Судебная практика
В п. 2 ст. 126 НК РФ субъект правонарушения – не сам налогоплательщик, а третье лицо, у которого имеются документы, содержащие сведения об интересующем налоговый орган налогоплательщике (п. 18 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.03.2003 № 71).
Также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если истек срок хранения документов
По нашему мнению, если истребуемые документы не представлены в связи с истечением срока их хранения, то ни о каких штрафах по ст. 126 НК РФ речи быть не может.
Судебная практика
Суд установил, что требуемые документы не были представлены в связи с истечением срока их хранения. Поэтому арбитры признали необоснованным привлечение заявителя к налоговой ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ в связи с отсутствием его вины (постановление ФАС Дальневосточного округа от 03.06.2013 № Ф03-6629/2012).
Арбитры отмечают, что согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны только в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.
Судебная практика
В отношении привлечения налогоплательщика к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление налоговому органу счета-фактуры от 31.10.1997 суды исходили из отсутствия оснований для привлечения к ответственности в связи с истечением срока хранения первичных документов (постановление ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-С3 (определение ВАС РФ от 04.03.2010 № ВАС-1745/10)).
Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец описи документов для передачи в архив
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.
Законодательное обоснование
Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:
- Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
- Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
- Инструкция ЦБ.
Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.
Особенности применения описи
Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.
Делопроизводство
В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.
Архив
Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:
- Титульный лист.
- Наименование описи.
- Оглавление.
- Предисловие.
- Опись.
- Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
- Указатели.
- Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
- Библиография.
- Перечень используемых терминов.
- Лист-заверитель.
После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.
Составление различных видов описи
Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.
Для отправки в госорганы: налоговая, суд
Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.
Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:
- Наименование компании, ее адрес.
- Исходящий номер.
- Заголовок.
- Список документом, указание номера каждого из них.
- Общее число документов.
Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.
Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей
Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:
- Номер личного дела.
- Название.
- Число листов.
Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.
Для почты
Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:
- ФИО получателя или наименование фирмы.
- Стоимость.
- Число отправленных ценностей.
Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.
Для направления бумаг в архив
Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.
Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.
На уничтожение документации
Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:
- Закончился срок хранения.
- Бумага больше не нужна.
Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.
На изъятие документации
Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.
На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.
К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.
Как составить опись передаваемых документов
Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.
Нормы составления
Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Включите в бланк следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.
Если документы передаются другой организации
Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).
При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.
Если дела передаются в архив
Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.
Подробнее: Правила ведения архивного делопроизводства
Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
