Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного реестра сдачи документов по форме ТОРГ-31 .xlsСкачать образец сопроводительного реестра сдачи документов по форме ТОРГ-31 .xls
Общие сведения
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).
Несколько слов о форме ТОРГ-31
Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.
Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.
Заполняем реестр по форме ТОРГ-31
Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:
- Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
- Структурное подразделение.
- Вид деятельности компании.
- Номер документа и дату его составления.
- Отчетный период.
В табличной части нужно указывать такие данные:
- Название организации-поставщика.
- Ее код по ОКПО.
- Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
- Количество листов в документе.
- Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.
На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.
После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.
Разрешено ли вносить исправления в документ?
Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:
- Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
- Рядом или над строкой написать правильные данные.
- Далее нужно написать: «Исправленному верить».
- После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.
Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.
Данная форма введена документом:
ПРИКАЗ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
(ред. от 15.06.2020 с изменениями, вступившими в силу с 27.09.2020)
Указания по заполнению данной формы установлены документом:
ПРИКАЗ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
(ред. от 15.06.2020 с изменениями, вступившими в силу с 27.09.2020)
Данная форма вступила в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н и применяется при формировании учетной политики субъекта учета начиная с 2015 года (пункт 6 Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н)
Данное приложение другого формата содержится в следующем файле:
45768.xls
Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец описи документов для передачи в архив
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется – с 1 января 1999 года
Утверждена – Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
Скачать форму сопроводительного реестра сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31):
– в MS-Excel
Материалы по заполнению сопроводительного реестра сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31):
– Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
– Статья: Особенности отраслевого учета: производство, торговля, строительство (Агафонова М.Н.) (“Налоговый вестник”, 2011)
– Статья: Тематический выпуск: Первичные учетные документы (порядок применения, комментарии официальных органов, арбитражная практика) (часть I) (Смирнов Д.А., Митрофанова И.А., Каратаева Г.Е., Проняева Л.И., Васильева М.В.) (“Налоги и финансовое право”, 2008, N 2)
– Статья: Документы при хранении и отпуске товаров (Елина И.А.) (“Главбух”. Приложение “Учет в торговле”, 2005, N 2)
– Статья: Бухучет в оптовой и розничной торговле (Агафонова М.Н.) (“Бератор-Пресс”, 2003)
—————————————-
Часто в компании возникает необходимость в оперативном предоставлении реестра определенных видов документов или справочников для налоговой, руководителей и для обычных сотрудников. Сформировать реестр документов 1с Бухгалтерия 3.0 можно несколькими способами, в зависимости от вида документов или справочников.
Рассмотрим каждый из способов.
Необходимо предоставить реестр документов реализаций за период.
Первый способ:
Заходим Продажи — Реализации(акты, накладные, УПД)
По кнопке «Печать» – «Реестр документов».
Откроется отчет, в котором указываем период, за который необходимо сформировать реестр. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем необходимую организацию.
По кнопке «Показать настройки» можно сделать дополнительные отборы или настроить вывод дополнительных полей в реестре документов.
Можно сделать отбор только по документам, в которых была реализация товаров или только реализация услуг, выбрав необходимую настройку.
Также можно сделать отбор по контрагенту или списку контрагентов.
На вкладке «Оформление» можно настроить отражение дополнительных колонок из документов.
А так же необходимость вывода в отчете заголовка или подписи ответственного лица, установив соответствующие галочки в настройках.
Аналогично можно форматировать реестр и в других журналах документов: банковских выписках, поступление товаров и услуг, счетов-фактур и т.д.
Второй способ:
В журнале документов настроить необходимые отборы, например период и отбор по контрагенту.
По кнопке «Ещё» – «Вывести список».
Галочками отмечаем поля, которые необходимо вывести.
По кнопке «Ок» формируется реестр.
Способ менее удобен, по сравнению с первым способом, т.к нет возможности вывести наименование отчета и подписи ответственного, так же количество полей для вывода ограничено. Но его можно использовать в журналах, в которых не предусмотрена печать реестра документов, например в журнале операций введенных вручную или если необходимо вывести список из справочника, например, вывести список контрагентов.
Третий способ
Еще один вариант для формирования реестра, можно воспользоваться Универсальным отчетом.
Заходим в меню Отчеты — Универсальный отчет.
Выбираем тип объекта по которому необходимо сформировать реестр.
В данном случает, тип объекта будет документ.
В поле «Имя объекта» выбираем вид документа по которому необходимо сформировать реестр.
Указываем период, за который необходимо сформировать реестр, и в настройках указываем отборы.
На вкладке «Поля и сортировки» указываем поля, которые нам необходимо вывести.
По кнопке «Закрыть и сформировать» формируем отчет.
Статья составлена специалистом нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
