Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного реестра сдачи документов по форме ТОРГ-31 .xlsСкачать образец сопроводительного реестра сдачи документов по форме ТОРГ-31 .xls
Общие сведения
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).
Несколько слов о форме ТОРГ-31
Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.
Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.
Заполняем реестр по форме ТОРГ-31
Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:
- Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
- Структурное подразделение.
- Вид деятельности компании.
- Номер документа и дату его составления.
- Отчетный период.
В табличной части нужно указывать такие данные:
- Название организации-поставщика.
- Ее код по ОКПО.
- Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
- Количество листов в документе.
- Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.
На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.
После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.
Разрешено ли вносить исправления в документ?
Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:
- Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
- Рядом или над строкой написать правильные данные.
- Далее нужно написать: «Исправленному верить».
- После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.
Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.
Часто в компании возникает необходимость в оперативном предоставлении реестра определенных видов документов или справочников для налоговой, руководителей и для обычных сотрудников. Сформировать реестр документов 1с Бухгалтерия 3.0 можно несколькими способами, в зависимости от вида документов или справочников.
Рассмотрим каждый из способов.
Необходимо предоставить реестр документов реализаций за период.
Первый способ:
Заходим Продажи — Реализации(акты, накладные, УПД)
По кнопке «Печать» – «Реестр документов».
Откроется отчет, в котором указываем период, за который необходимо сформировать реестр. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем необходимую организацию.
По кнопке «Показать настройки» можно сделать дополнительные отборы или настроить вывод дополнительных полей в реестре документов.
Можно сделать отбор только по документам, в которых была реализация товаров или только реализация услуг, выбрав необходимую настройку.
Также можно сделать отбор по контрагенту или списку контрагентов.
На вкладке «Оформление» можно настроить отражение дополнительных колонок из документов.
А так же необходимость вывода в отчете заголовка или подписи ответственного лица, установив соответствующие галочки в настройках.
Аналогично можно форматировать реестр и в других журналах документов: банковских выписках, поступление товаров и услуг, счетов-фактур и т.д.
Второй способ:
В журнале документов настроить необходимые отборы, например период и отбор по контрагенту.
По кнопке «Ещё» – «Вывести список».
Галочками отмечаем поля, которые необходимо вывести.
По кнопке «Ок» формируется реестр.
Способ менее удобен, по сравнению с первым способом, т.к нет возможности вывести наименование отчета и подписи ответственного, так же количество полей для вывода ограничено. Но его можно использовать в журналах, в которых не предусмотрена печать реестра документов, например в журнале операций введенных вручную или если необходимо вывести список из справочника, например, вывести список контрагентов.
Третий способ
Еще один вариант для формирования реестра, можно воспользоваться Универсальным отчетом.
Заходим в меню Отчеты — Универсальный отчет.
Выбираем тип объекта по которому необходимо сформировать реестр.
В данном случает, тип объекта будет документ.
В поле «Имя объекта» выбираем вид документа по которому необходимо сформировать реестр.
Указываем период, за который необходимо сформировать реестр, и в настройках указываем отборы.
На вкладке «Поля и сортировки» указываем поля, которые нам необходимо вывести.
По кнопке «Закрыть и сформировать» формируем отчет.
Статья составлена специалистом нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Реестр документов из 1С может понадобиться многим пользователям — от рядовых сотрудников до налоговых органов. В этой статье покажем, как легко и быстро в 1С сделать реестр документов и справочников, используя типовые механизмы.
Содержание
- Реестр документов в 1С
- Отбор информации в реестр
- Отбор документов по временному промежутку
- Отбор документов по параметрам
- Последовательность выводимой информации
- Любой реестр в 1С
Сформируйте реестр документов в 1С 8.3 Бухгалтерия, используя Журнал операций (Операции – Журнал операций), нажав кнопку Реестр документов.
Список документов в реестре определяется двумя вариантами:
- настройками списка в журнале операций перед нажатием кнопки Реестр документов;
- непосредственно в отчете Реестр документов.
Рассмотрим настройки вывода информации в самом отчете.
Реестр можно сформировать за определенный период.
А также настроить список выводимых документов по кнопке Показать настройки. На вкладке Отбор укажите параметры, по которым отбираются документы.
На вкладке Оформление выберите, какая информация выводится в отчет.
Отбор информации в реестр
Разберем основные механизмы:
- отбор по дате;
- отбор по параметрам (например, Тип документа).
Отбор документов по временному промежутку
Установите временной промежуток нужных документов, используя кнопку
Установить период 
Если кнопка не отображается?
Отбор документов по параметрам
Для приведения информации в нужный вид используйте команду Настроить список по кнопке Еще.
В открывшемся окне перейдите на вкладку Отбор для вывода нужной информации.
Последовательность выводимой информации
По кнопке Еще – Настройка списка запустите форму настройки списка и перейдите на вкладку Сортировка для настройки последовательности выводимой информации.
Любой реестр в 1С
Для формирования реестра в 1С 8.3 не нужны специальные обработки. Вывести его можно в любом журнале, используя типовые механизмы 1С для работы со списками, в т. ч. команду Вывести список по кнопке Еще.
Подробнее Как настроить списки документов, справочников, регистров
См. также:
- Где найти Журнал операций и что в нем можно сделать
- Как настроить в одном журнале Реализация (акт, накладная) + счета-фактуры выданные
- Как настроить в одном журнале Поступление (акт, накладная) + счета-фактуры полученные
- Как вывести Журналы документов покупателей и поставщиков
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Приложение N 6
к Контракту
от “__” ______ 20__ г. N ___
Рекомендуемый образец
СВОДНЫЙ РЕЕСТР
ТОВАРНЫХ НАКЛАДНЫХ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА <17>, <20>
от “__” ________ 20__ г. N ____
По Государственному контракту <1> от “__” ______ 20__ г. N ____
Поставщик ИНН/КПП ______________________________
Сводный счет от “__” __________ 20__ г. N ___
|
N п/п |
Получатель |
Накладная |
Количество |
Цена за ед., руб. |
Стоимость, руб. |
|||
|
ИНН/ КПП |
ОКАТО (ОКТМО) |
Наименование |
Дата |
Номер |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
ИТОГО |
От Поставщика _______________________________
Подпись, расшифровка подписи
М.П. (при наличии)
Примечание: При формировании реестра на нескольких страницах следует соблюдать следующие правила:
второй и последующие листы не должны содержать заголовков таблицы;
данные последней строки на втором и последующих листах не должны переходить на последующий лист таблицы.
Инструкция для конфигурации 2.0:
Для формирования реестра документов можно воспользоваться обработкой «Групповая обработка справочников и документов». Для этого необходимо перейти в пункт меню «Сервис – Групповая обработка справочников и документов».
.png "Инструкция для конфигурации 2.0")
В поле «Тип объекта» необходимо из списка выбрать «Документы»:
.png "Инструкция для конфигурации 2.0 2")
По кнопке «Добавить» в табличной части документа устанавливаем отбор по документам, реестр которых необходимо сформировать.
.png "Инструкция для конфигурации 2.0 3")
При необходимости можно использовать специальные фильтры:
.png "Инструкция для конфигурации 2.0 4")
Далее следуя рекомендациям на рисунках указываем дату.
.png "Инструкция для конфигурации 2.0 5")
Используя кнопку «Отобрать», в нижней части формы, получаем список выбранных документов.
В качестве действия выбираем «Печать документов» и нажимаем «Выполнить»
.png "Инструкция для конфигурации 2.0 6")
В результате получается сформированный реестр документов.
.png "Инструкция для конфигурации 2.0 7")
Инструкция для конфигурации 3.0:
Для формирования реестра документов в конфигурации 3.0:
Необходимо открыть журнал документов, по которому нужно вывести реестр (например документов реализации), и по кнопке «Печать» выбрать «Реестр документов»
.png "Инструкция для конфигурации 3.0")
В открывшемся окне будет сформирован реестр документов, для его редактирования в форме представлены доп. настройки. Возможно указать период формирования и установить отбор по организации.
.png "Инструкция для конфигурации 3.0 2")
По кнопке «Показать настройки» откроются настройки, где возможно указать дополнительные параметры отбора и оформления.
По кнопке «Добавить» можно установить дополнительные отборы для формирования реестра.
.png "Инструкция для конфигурации 3.0 3")
На закладке «Оформление» возможно включать дополнительные поля для вывода в реестр.
.png "Инструкция для конфигурации 3.0 4")
После указания всех необходимых настроек, по кнопке «Сформировать», будет сформирован реестр выбранных документов.
.png "Инструкция для конфигурации 3.0 5")
