Как составить реестр писем на почту образец

10.04.2022

Нередки случаи, когда нужно одновременно отправить целую партию бандеролей, деловой или почтовой корреспонденции по России. Юридическим языком это называется регистрируемые партионные отправления (сокращенно РПО) количеством от 5 штук и более. Отправка возможна, как по одному, так и по нескольким различным адресам.

Как правильно отправлять РПО

Прием РПО осуществляется по форме 103. Официальный бланк утвержден ФГУП «Почты России», Приказ № 98-п 07 марта 2019 года.

Список можно создать в личном кабинете на сайте почты России или в любой программе, которая установлена на ПК компании, а также поддерживает функцию создания таблиц и реализацию механизма изменения шаблона под нужды пользователя. Формат произвольный, главное, соблюдать последовательность пунктов и включить все необходимые элементы.

Скачать форму 103

Форму 103 можно скачать и заполнить от руки или автоматически в Excel:

• Форма 103 Почта России – бланк скачать PDF
• Форма 103 – скачать EXCEL
• Форма 103 – образец заполнения

Так же есть сервисы, которые помогут заполнить форму 103 онлайн и распечатать.

Основную часть документа, необходимого для отправки партионных почтовых отправлений в пластиковых пакетах, коробках или другой разрешенной упаковке, занимает список отправляемой корреспонденции или посылок, входящих в одну партию.

Уже в отделении почты перечень подается оператору, а после подачи отправитель получает 1 общую квитанцию и второй экземпляр заполненного бланка, на оборотной или титульной стороне которых ставится оттиск штемпеля с датой приема и отправки.

В чеке указываются:

• Регистрационный номер списка;
• Дата приема;
• Количество отправлений;
• Стоимость пересылки в различные регионы РФ;
• Общая сумма с учетом НДС;
• Дополнительные услуги;
• Другие важные сведения. Например, «особое назначение» ценного или хрупкого груза.

Форма используется различными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

Когда нужно оформлять бланк Ф 103

В категорию партий отправлений входят письма, почтовые карточки, бандероли, стандартные и нестандартные посылки количеством от 5 штук и более. При этом отправка возможна, как одному, так и разным адресатам. Доставка осуществляется водителем-курьером, доступны услуги EMS обычное или оптимальное, «Бизнес курьер», «EMS Тендер» и «Бизнес курьер экспресс».

Ограничения по количеству отправлений

Существуют ограничения по максимально допустимому количеству РПО. В один реестр партионной почты можно включать не более:

• 35 отправлений одного вида;
• 50 почтовых переводов;
• 10 посылок, массой и размерами превышающих средние допустимые значения.

Отправитель формирует список, объединив отправления в группы, исходя из вида РПО и адреса доставки. Одновременно можно создавать и сдавать на почту неограниченное количество реестров. Исключение составляют контейнеры и негабаритные бандероли.

Правила заполнения Ф 103

Сформировать один список намного проще, чем оформлять много однотипных документов. Отправитель формирует реестр в модуле «Предпочтовая подготовка» в ППП (доступ возможен только для корпоративных клиентов через FTP-сервер), в личном кабинете или в собственном ПО, установленном на компьютере. После заполнения бланк нужно распечатать в 2 экземплярах.

Бланк содержит минимум граф и прост для заполнения.

В пустые графы необходимо внести следующую информацию:

• Номер списка;
• Дата передачи в почтовое отделение;
• Данные о месте приема (наименование, индекс отделения почты);
• Количество позиций;
• Вид и категория отправлений (письма, в т.ч. заказные, с уведомлением или без, бандероли, посылки);
• Количество страниц и листов реестра.

Работник почты присваивает списку регистрационный номер и прописывает дату оформления документа. Также оператор указывает отправителя и место доставки (почтовое отделение, лично в руки адресата).

В таблице отображаются сведения о каждом отправлении:

• Порядковый номер;
• Данные адресата;
• ШПИ (штриховой идентификатор внутреннего регистрируемого РПО);
• Вес в килограммах;
• Объявленная ценность;
• Сумма наложенного платежа;
• Стоимость почтовых услуг по отправке, пересылке и курьерской доставке с учетом НДС;
• Примечания и дополнительные опции.

Если определенные услуги не входят в заказ, то заполнять строку не нужно.

В нижней части бланка прописываются сведения об отправителе – ФИО гражданина РФ или уполномоченного организацией сотрудника с указанием должности, ставится личная подпись и печать.

Компания “ТОП Экспресс” предоставляет курьерские услуги для юридических лиц, осуществляет доставку корреспонденции по всей России и за рубеж в течении от 1 до нескольких дней. Специалисты помогут оформить всю сопроводительную документацию, включая оформление реестра по форме 103. Если вы не хотите тратить время на заполнение сопроводительных документов – обращайтесь к нам!

Читать так же:

Как заполнить опись вложения

Как заполнять таможенную декларацию

ТОП-10 курьерских служб

Реестр почтовых отправлений

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Список для отправки партионных почтовых отправлений по форме 103 применяется для  грамотного оформления  партионного приема. Партионными именуются почтовые внутренне регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовых пластиковых пакетах и другой почтовой упаковке учреждениями, организациями, предприятиями в количестве пяти и более штук на один либо несколько различных адресов.

На предприятия связи сформированные почтовые партионные отправления подаются со списками формы 103. Поименно в один список может быть включено не более 35 почтовых отправлений одного вида (если речь идет о денежных переводах – то до 50). В случае необходимости отправления в один адрес 10 посылок и более (а крупногабаритных до 10) формируются отправителем прямые группы непосредственно до мест назначения и составляется в отдельном порядке на каждую группу список формы 103. Число сдаваемых одновременно по нескольким спискам почтовых отправлений ограниченным не является, исключение составляют лишь контейнеры посылки. По отдельным спискам формы 103 сдаются телеграфные переводы.

В квитанции при этом указываются дата приема, номер списка, общее число отправлений с перечислением номеров и общая сумма платы за дополнительные услуги и пересылку. Необходимые отметки делаются при необходимости в строке “Особое назначение” на самой квитанции. Оригинал квитанции предоставляется отправителю вместе со вторым экземпляром списка. Оттиск календарного штемпеля проставляется на оборотной стороне квитанции. 

В сервисе печати бланков скачиваете бесплатно онлайн ФОРМУ 103, заполняете, распечатываете.

КОНТАКТЫ ФГУП “ПОЧТА РОССИИ”

Центральный офис: 131000, Москва, Варшавское шоссе, 37
тел.:   +7 (495) 956-20-67
факс:  +7 (495) 956-99-51
тел.:   8 800 1 000 000 (звонок бесплатный)
e-mail: client@russianpost.ru

Линия доверия: 131000, Москва, Варшавское шоссе, 37
тел.:   +7 (495) 739-47-12
факс:  +7 (495) 232-49-86
e-mail: hotline@russianpost.ru

Ваш регион: узнать контакты УФПС “Почты России” вашего
региона можно на странице региональных контактов

Справочная служба ФГУП «Почта России» 8-800-2005-888 (звонок из любой точки России бесплатный)
Cправочная служба «EMS Почты России»  8-800-2005-055 (звонок из любой точки России бесплатный)

КАЧЕСТВО ОБСЛУЖИВАНИЯ

По вопросам качества обслуживания, поиска почтового отправления, несоблюдения сроков прохождения и доставки, нарушения сохранности, повреждения, недостачи вложения или хищения, вы можете обратиться в филиал Почты России чтобы подать обращение.

Контакты филиалов почтовых отделений вы можете найти на странице Филиалы официального сайта ФГУП «Почта России». Ознакомиться с порядком предъявления претензий и подачи заявлений по этим вопросам можно на странице «Общественная приемная».

Магазин почтовой упаковки

ФОРМА РЕЕСТРА

ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

ФГУП “ПОЧТА РОССИИ”

                                                 -----------------------¬

                              Список N _____     ¦<УНИКАЛЬНЫЙ ШТРИХ-    ¦

                                                 ¦КОДОВЫЙ ИДЕНТИФИКАТОР>¦

                                                 ¦СПИСКА EAN-13>        ¦

                                                 L-----------------------

___________________________ адресованные в ________________________________

 (вид почтовых отправлений)                (номер отделения почтовой связи)

Отправитель: <НАИМЕНОВАНИЕ ИНСПЕКЦИИ ФНС РОССИИ ПО ЦОД>

-------T-------------------T----------------------T-------T-------T-------¬

¦  N   ¦     Кому/Куда     ¦ Номер идентификатора ¦ Масса ¦ Плата ¦ N з/п ¦

¦ п/п  ¦                   ¦                      ¦  (г)  ¦(руб.) ¦       ¦

+------+-------------------+----------------------+-------+-------+-------+

¦      ¦                   ¦                      ¦       ¦       ¦       ¦

¦      ¦                   ¦                      ¦       ¦       ¦       ¦

¦      ¦                   ¦                      ¦       ¦       ¦       ¦

¦      ¦                   ¦                      ¦       ¦       ¦       ¦

¦      ¦                   ¦                      ¦       ¦       ¦       ¦

L------+-------------------+----------------------+-------+-------+--------

 Итого: <КОЛИЧЕСТВО ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ НА СУММУ> ХХХХХ   YYYYYY

------------------------------------------------¬

¦Образ факсимиле ЦОД                            ¦       ------------¬

¦                                               ¦       ¦           ¦

¦                                               ¦       ¦           ¦

¦                                               ¦       ¦           ¦

¦                                               ¦       ¦           ¦

¦                                               ¦       L------------

¦                                               ¦        оттиск

¦                                               ¦        календарного

L------------------------------------------------        штемпеля