Окончание статьи. Начало в № 3, 2019 г.
Как избежать кассовых разрывов?
Как сформировать реестр платежей?
Как проконтролировать исполнение платежей?
Как наладить бюджетный контроль?
Формируем реестр платежей
Реестр платежей (платежный календарь) — это основной инструмент финансового руководителя. Интерфейс окна «Реестр платежей» представлен на рис. 12. Для создания реестра платежей применена сводная таблица: вкладка Вставка → Сводная таблица → На новый лист. Список полей сводной таблицы представлен на рис. 13.
Реестр платежей представляет собой двумерную таблицу, в столбцах которой расположены периоды с детализацией в день, а в строках — сгруппированная аналитика расходов.
Обратите внимание!
Для построения реестра платежей задействован сложный (служебный) столбец «Контрагент+Заявка+Документ» (об особенностях его настройки см. ч. 1 статьи). Он позволяет «сжать» реестр. Для интерактивной фильтрации данных применены срезы: вкладка Вставка → Срезы.
Рассмотрим, как в реестре платежей сформировать план платежей на следующую (12-ю) неделю.
Сумма всех неоплаченных заявок — 663 350 руб. (см. рис. 12). В реестре отражены остаточные суммы по заявкам (см. графу «Ост. по заявке, руб.» Журнала заявок (табл. 4, ч. 1 статьи), т. е. учтены уже осуществленные частичные оплаты по заявкам.
Так как оплаченные заявки финансового руководителя уже не интересуют, то отобраны заявки со статусами «Заявлен» и «Частично» (подробнее об аналитиках см. ч. 1 статьи).
В компании есть просроченные заявки (рис. 7, ч. 1), поэтому кроме 12-й недели (18–24 марта) с помощью среза отобраны и предыдущие недели — 8–11-ая, на которые приходятся граничные даты оплаты. Планировать платежи между компаниями группы не будем, поэтому в фильтре Группа выбираем Внешний (рис. 12).
По оценкам руководителя финансовой службы, имеющихся денежных средств для оплаты всех заявок (663 350 руб.) недостаточно. Поэтому на 12-ю неделю запланировали оплату заявок только с высоким приоритетом (табл. 5). Но и в этом случае сумма платежей остается значительной — 593 400 руб. Из них будут оплачены просроченные заявки № 4015 и 4020. Основная сумма платежей придется на зарплату (420,5 тыс. руб.) и налоги (34,9 тыс. руб.).
Чтобы снизить риски кассовых разрывов, финансовая служба:
- в договорах с покупателями предусматривает условия для предоплаты;
- отдельные категории клиентов переводит на расчеты по предоплате;
- открывает расчетные счета как минимум в двух банках. Это позволит оперативно направить клиентские оплаты на активный расчетный счет, если один из банков лишится лицензии;
- при направлении финансовых ресурсов на банковский депозит заключает договор с правом досрочного снятия средств;
- заключает договор с банком на овердрафт или факторинг;
- оформляет договоры займа с собственниками компании или аффилированными лицами;
- заключает договоры цессии, например перевод долга на более платежеспособную в настоящий момент компанию группы.
К сведению
При регулярном контроле задолженностей холдинговых компаний между собой финансовая служба часто обнаруживает встречные обязательства. Опытные финансовые руководители не гасят их в полном объеме — частичный остаток задолженности в дальнейшем можно использовать для решения проблем кассовых разрывов.
Быстро привлечь средства по договору цессии можно в случае, если с одной стороны отражена дебиторская задолженность по договору уступки права требования (перевода долга) к третьей стороне, а с другой — займы, предоставленные ранее для реализации проекта.
При внезапных кассовых разрывах:
- оценивают возможные последствия невыполнения платежа — штрафы, пени, блокирование расчетного счета. Штрафные санкции в договорах с поставщиками — это их право, а не обязанность, поэтому небольшая задержка в оплате часто не влечет за собой штрафов и пеней;
- просят покупателей погасить задолженность, произвести досрочные платежи или внести предоплату;
- приостанавливают платежи поставщикам, при этом направляют гарантийные письма с указанием срока платежа;
- если компания организована как группа, проблему кассового разрыва сглаживают оперативным внутрихолдинговым перетоком денежных средств.
После того как проблема кассовых разрывов решена, необходимо восполнить резервы (например, направить средства на депозит), а также учесть партнерские действия поставщиков и покупателей, которые помогли компании преодолеть дефицит, стимулируют дальнейшее сотрудничество (например, погасить поставщику кредиторскую задолженность).
Так, поставщик ОАО «РТИ» был исключен из реестра высокоприоритетных оплат (см. табл. 5), при этом он согласился продлить сроки оплаты без штрафных санкций. Но после того как кассовый разрыв успешно устранен, этому поставщику оплачивают всю сумму задолженности — 24 400 руб. (табл. 6).
Возможна и обратная ситуация — денежные поступления превышают плановые. В таких случаях надо эффективно использовать временно свободные деньги: закупить больше материалов (при заказе большой партии отдельные поставщики предоставляют скидки), направить их на депозит или вложить в инвестиционные проекты.
В нашем случае, например, можно ускорить оплату имеющихся заявок по двум инвестиционным проектам (а значит, и их реализацию; табл. 7):
- 42 «Строительство производственного корпуса № 3»;
- 45 «Модернизация цеха массозаготовки».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 4, 2019.
Реестры оплаты в 1С помогут увидеть список поступлений и списаний денежных средств за определенный период. Рассмотрим, как формировать реестры платежей в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Содержание
- Реестр платежей в 1С 8.3 — как сформировать
- Настройки реестра оплат
- Сохранение и печать реестра
Реестры оплат доступны в журнале банковских выписок, кассовых документов и операций по платежным картам. В этой статье рассмотрим на примере выписок — в других журналах порядок формирования реестров такой же.
Зайдите в меню Банк и касса — Банковские выписки.
Нажмите кнопку Реестр документов.
Сформируется отчет.
В отчете выводится информация:
- Период — по умолчанию ставится текущий месяц. Можно указать любой другой период и заново вывести отчет по кнопке Сформировать.
- Организация — выводится на основании организации, указанной в списке банковских выписок.
- В таблице выводится информация по выпискам: дата, номер, сумма, валюта и т.д.
- После таблицы отображается раздел с подписями ответственного лица.
В отчете, формируемом по умолчанию, поступления и списания денег выводятся в колонке Сумма, а хотелось бы видеть информацию по отдельности. В следующем разделе рассмотрим настройки реестра.
Настройки реестра оплат
Для изменения реестра нажмите кнопку Показать настройки.
На вкладке Оформление снимите флажок для поля Сумма и установите флажки для полей Поступление и Списание.
При необходимости добавьте в отчет другие поля.
Для перемещения полей вверх или вниз используйте кнопки с синими стрелками.
Чтобы вернуться к настройкам по умолчанию, нажмите кнопку Стандартные настройки.
На вкладке Отбор при желании настройте фильтры.
Например, можно вывести реестр по конкретным банковским счетам, контрагентам, посмотреть операции с крупными суммами и другим параметрам.
Для отображения отчета с новыми настройками нажмите кнопку Сформировать.
Сохранение и печать реестра
Чтобы реестр оплат сохранить в файл или распечатать, используйте кнопки Сохранить и Печать на верхней панели отчета.
Мы рассмотрели, как сформировать реестр платежей в 1С.
См. также:
- Директ банк 1С — подключение, настройка
- Банковские выписки в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Классификатор банков в 1С 8.3
- Поступление и списание с расчетного счета в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Комиссия банка в 1С 8.3 Бухгалтерия
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Содержание:
- Создание и предназначение документа «Реестр платежей» в 1С
- Корректное заполнение аналитик в документе Реестр платежей в 1С
- Маршрут согласования документа
Создание и предназначение документа «Реестр платежей» в 1С
Документ Реестр платежей в 1С Управление холдингом 8 применяется, когда порядок, принятый в организации, перед формированием платежных поручений требует утверждения подготовленного списка выплат. Этот режим включается переключателем Запрещать непосредственное создание платежных поручений на основании заявок, минуя реестр платежей, расположенным в разделе Общие справочники и Настройки – Казначейство – Заявки и платежи.
Документ в 1С УХ предназначен для утверждения подготовленного списка выплат. В документ попадают заявки только в статусе «Утверждена».
Документ создается из «Платежного календаря», из «Платежной позиции» или из формы списка документа Реестры платежей. В табличном поле документа после его создания и заполнения полей Организация и Дата оплаты отображается список выплат по заявкам, размещенным на исполнение, с банковских счетов выбранной организации в указанную дату. Чтобы выплата попала в реестр текущих платежей, должен соблюдаться ряд условий:
- заявка на операцию должна быть утверждена;
- выплата не содержится в другом реестре платежей, который отправлен на согласование или уже согласован;
- у выплаты не установлена пометка, запрещающая осуществление платежа.
После отправки документа на согласование появляется возможность в строках табличной части устанавливать пометку, запрещающую осуществление платежа.
Для формирования реестра в программе Управление холдингом 8 необходимо перейти в подсистему «Казначейство» в системе Управление холдингом. Открыть журнал документов «Реестры платежей».
Реестр текущих платежей создает казначей или пользователь, ответственный за проведение платежей организации.
Нажать кнопку «Создать».
Корректное заполнение аналитик в документе Реестр платежей в 1С
По правилам формирования реестра в открывшейся форме документа заполнить значение поля «Организация». После этого в табличной части автоматически отобразятся все существующие заявки в статусе «Утверждено» (команда панели навигации «Согласование»). Поле «Дата оплаты» автоматически заполняется значением текущей даты. Значение доступно для редактирования в 1С Управление холдингом 3.1.
Если требуется исключить заявку из текущего реестра платежей – установить галочку в поле «Исключена» в строке с нужной заявкой. После завершения работы с документом нажать кнопку «Записать».
Если требуется изменить банковский счет организации плательщика, необходимо выделить те заявки, в которых нужны изменения и нажать на кнопку «Установить банковский счет», система Управление холдингом 8 предложит выбор доступных счетов организации для оплаты.
Нажать кнопку «На согласование» для отправки документа на согласование. Система предложит провести документ перед запуском процесса обработки документа, нажать кнопку «Да».
Из табличной части удалены исключенные заявки, документ изменил статус на «На утверждении». Закрыть документ.
Маршрут согласования документа
Маршрут согласования для документа «Реестр платежей». Увидеть маршрут согласования документа можно по кнопке , расположенной в верхней рабочей панели документа.
После согласования документа всеми участниками маршрута согласования документ перейдет в статус «Утвержден».
Специалист компании «Кодерлайн»
Содержание
- Составление платежного календаря
- Предотвращение кассовых разрывов
- Платежное поручение
- Форма платежного календаря состоит из следующих областей
Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.
Составление платежного календаря
Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.
Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.
Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.
Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).
Предотвращение кассовых разрывов
Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».
Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.
Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.
Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.
Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).
Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).
Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.
Платежное поручение
На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С – «WA:Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Форма платежного календаря состоит из следующих областей
Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В настройках платежного календаря можно:
- Установить период формирования, задать его периодичность;
- Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных, одним кликом вывести либо сводную информацию, либо детализировав её до документа оперативного планирования движением денежных средств;
- Выбрать тип платежного календаря. В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
- обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
- предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
- Открыть меню настроек Платежного календаря, в котором пользователь может:
- Управлять основными настройками;
Рисунок 4. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
- Настроить группировки вывода информации;
Рисунок 5. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
- Установить отборы.
Рисунок 6. Реестр платежей в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
- Управлять основными настройками;
Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.
В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.
Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.
Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.
Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке 
После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.
На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
-
Что такое платёжный календарь организации и для чего он нужен
-
Содержание платёжного календаря
-
Как составить платёжный календарь денежных средств
-
Контроль исполнения ПК
-
Пример заполнения и ведения платёжного календаря
-
Как сформировать плановый платёжный календарь в Excel
-
Чем отличается платёжный календарь от бюджета движения денежных средств
Что такое платёжный календарь организации и для чего он нужен
Платёжный календарь — это краткосрочный план компании. В специальной таблице, с разбивкой по дням, отражают приход и расход денег на опредёленный период в будущем. В плане нужно указывать ожидаемые суммы поступлений от покупателей и плановые перечисления поставщикам.
Платёжный календарь компании содержит также данные об остатках денежных средств на начало и конец каждого рабочего дня планируемого периода (это может быть неделя, декада, месяц).
Необходимость в платёжном календаре
hidden>
Правильно заполненная форма позволяет своевременно исполнять взятые на себя финансовые обязательства перед контрагентами и кредиторами предприятия. Кроме этого, оперативный платёжный календарь способен помочь с решением проблем по кассовым разрывам. При недостатке средств на расчётном счёте, фирма не сможет вовремя:
- расплатиться с поставщиками;
- выплатить заработную плату сотрудникам;
- погасить кредиты и проценты;
- перечислить налоги и обязательные платежи.
И, как результат, — арест расчётного счёта и временный паралич деятельности. Допускать кассовые разрывы нельзя. Поэтому очень важно правильно планировать потоки денежных средств по операционной деятельности и источники покрытия их возможного дефицита (краткосрочные кредиты и овердрафты).
Содержание платёжного календаря
Планированием платёжного календаря занимается бухгалтер или экономист, ответственный за финансовую деятельность организации. В крупных компаниях и в холдингах эта деятельность подконтрольна финансовому директору.
Такой инструмент, помимо борьбы с кассовыми разрывами, помогает оперативно управлять финансами. В платёжный календарь, составленный на календарный месяц, включаются данные о:
- поступлениях денег от клиентов;
- планирующихся к оплате суммах поставщикам;
- налоговых платежах;
- просроченных выплатах;
- ещё не поступивших на расчетный счёт инкассированных суммах;
- планируемых к зачислению средствах согласно договорам эквайринга.
Платёжный календарь и план движения денег очень актуален для организаций малого и среднего бизнеса, поскольку у них часто возникают ситуации с нехваткой денежных средств.
Крупным компаниям ПК позволяет эффективно распределять средства между структурными подразделениями и филиалами, а также значительно упрощает контроль за финансами.
Формат документа
hidden>
ПК составляется в виде таблицы, по которой наглядно видно, в каком из предстоящих дней компания столкнётся с дефицитом средств для покрытия текущих расходов. Благодаря плановому платёжному календарю руководитель организации увидит предстоящие кассовые разрывы, и сможет заранее к ним подготовиться:
- например, договорится с поставщиком об отсрочке платежа;
- или предложит покупателю скидку за авансовое перечисление;
- или перенесёт покупку дорогого актива на более поздний срок.
Таким образом он сохранит репутацию компании — а это очень важно в условиях высокой рыночной конкуренции.
Таблицу можно составить в Excel, сформировать в специальных приложениях для ведения бюджета или в бухгалтерской программе.
Пример платёжного календаря
Как составить платёжный календарь денежных средств
Заполнить форму ПК не сложно. В документе отражаются следующие данные:
- статьи доходов или расходов;
- наименование проекта под который составляется ПК;
- контрагенты;
- даты поступления или перечисления денежных средств;
- суммы расхода или прихода денежных средств;
- важные пояснения для статей платёжного календаря.
Список далеко не полный, его можно дополнять другой нужной информацией или сокращать, при необходимости. Например, иногда бывает необходимо
- выделить крупных клиентов;
- распределить данные по филиалам;
- указывать центры финансовой ответственности;
- разделить платежи по разным ставкам НДС или расчётным счетам.
Чтобы систематизировать работу с ПК, желательно утвердить регламент платежей по предприятию. Это внутренний документ, в котором прописывается порядок сбора и утверждения заявок на расходы в соответствии с утверждённым бюджетом. Руководители структурных подразделений, в пределах выделенных лимитов, могут расходовать средства на поддержание деятельности компании.
В регламенте нужно прописать приоритетность платежей. При недостатке средств финансист сможет регулировать платежи в соответствии с утверждённой очерёдностью. Например, наивысший приоритет будет для уплаты налогов, заработной платы и процентов по кредитам.
Самое трудное в подготовке платёжного календаря – это наполнение его плановыми показателями. Часто возникают сложности с выяснением сумм и даты ожидаемых поступлений и платежей по дням месяца. Чтобы составить план, понадобится помощь сотрудников всех основных подразделений предприятия:
| Наименование структурного подразделения | Тип заявки |
|---|---|
| Отдел продаж | Календарный план поступлений от покупателей |
| Отдел материально-технического снабжения | Планируемые объёмы закупки сырья, материалов, товаров |
| Административно-хозяйственный отдел | Хозяйственный инвентарь, затраты на обслуживание здания, коммунальные расходы |
| Отдел маркетинга | Сведения по финансированию рекламных акций |
| Инженерная служба | Расходы на обслуживание и ремонт оборудования |
| Бухгалтерия | Планируемые к перечислению: заработная плата, налоги, сборы, проценты и кредиты |
| Отдел капитального строительства | Расходы по капремонту или возведению зданий и сооружений |
Собранную информацию надо разбить по контрагентам и статьям расходов. Распределить налоги поможет налоговый календарь. Дни выплаты аванса и заработной платы указаны в коллективном договоре. Далее вам остается разнести все перечисления по конкретным дням и строкам платежного календаря.
После этого появится возможность сравнить приходы с расходами. Станет ясна реальная картина – в какие из дней может возникнуть дефицит денег.
Далее нужно проанализировать все планируемые расходы по приоритетности. Что-то передвинуть, от чего-то отказаться.
Нужно учитывать «репутационные» платежи — их можно просрочить, но это повлияет на имидж компании в будущем. Например, первые закупки у крупного холдинга, с которым планируется работать на постоянной основе.
Контроль исполнения ПК
После заполнения плановых показателей финансист должен отслеживать исполнение ПК. Для этого нужно выгрузить данные по расчётному счёту в программе «банк-клиент». Обороты по кассе берутся из бухгалтерской программы. Можно делать это ежедневно или по итогам недели.
Специалист сравнивает фактические показатели денежных потоков с плановыми, и выявляет отклонения. Таким образом, он постоянно контролирует финансовое положение компании и выявляет возможные кассовые разрывы. При отклонении показателей доходности, он связывается с работниками отдела продаж чтобы активизировать работу по поступлению денег.
Сумма плановых платежей поставщикам иногда превышает размер поступлений. Это нормально, если компания в состоянии оплачивать нехватку за счёт остатков денежных средств на банковском счёте или овердрафтного кредита.
Пример заполнения и ведения платёжного календаря
Финансист ООО «Сфера Плюс» составил платёжный календарь на месяц. Он собрал все платежи со структурных подразделений в одну таблицу и распределил их по дням. Для упрощения покажем часть календаря — первую декаду:
| Статья | 1.10.21 | 4.10.21 | 5.10.21 | 6.10.21 | 7.10.21 | 8.10.21 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Остаток денег на начало дня | 153000 | 116000 | 132500 | 122500 | -65000 | 8000 |
| Поступления от продаж | 75000 | 18000 | 62000 | 0 | 93000 | 68000 |
| Закупка сырья и материалов | 112000 | 0 | 0 | 0 | 20000 | 0 |
| Хозяйственные расходы | 0 | 1500 | 0 | 7500 | 0 | 8000 |
| Налоги | 0 | 0 | 72000 | 0 | 0 | 0 |
| Зарплата | 0 | 0 | 0 | 180000 | 0 | 0 |
| Уплата процентов за кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6000 |
| Остаток денег на конец дня | 116000 | 132500 | 122500 | -65000 | 8000 | 62000 |
Выяснилось, что 6 октября возможен кассовый разрыв — нужно выплачивать заработную плату, а достаточных денег на счёте не будет. Финансист обратился к менеджерам продаж чтобы они договорились с покупателем о переносе оплаты за товар на один день раньше, не 7, а 6 октября. Переговоры прошли успешно, и ПК удалось сбалансировать:
| Статья | 1.10.21 | 4.10.21 | 5.10.21 | 6.10.21 | 7.10.21 | 8.10.21 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Остаток денег на начало дня | 153000 | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 |
| Поступления от продаж | 75000 | 18000 | 62000 | 93000 | 0 | 68000 |
| Закупка сырья и материалов | 112000 | 0 | 0 | 0 | 20000 | 0 |
| Хозяйственные расходы | 0 | 1500 | 0 | 7500 | 0 | 8000 |
| Налоги | 0 | 0 | 72000 | 0 | 0 | 0 |
| Зарплата | 0 | 0 | 0 | 180000 | 0 | 0 |
| Уплата процентов за кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6000 |
| Остаток денег на конец дня | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 | 62000 |
По итогам 1 декады октября получилось следующее:
| Статья | 1.10.21 | 4.10.21 | 5.10.21 | 6.10.21 | 7.10.21 | 8.10.21 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Остаток денег на начало дня | 153000 | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 |
| Поступления от продаж | 75000 | 18000 | 62000 | 93000 | 0 | 0 |
| Закупка сырья и материалов | 112000 | 0 | 0 | 0 | 20000 | 0 |
| Хозяйственные расходы | 0 | 1500 | 0 | 7500 | 0 | 0 |
| Налоги | 0 | 0 | 72000 | 0 | 0 | 0 |
| Зарплата | 0 | 0 | 0 | 180000 | 0 | 0 |
| Уплата процентов за кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6000 |
| Остаток денег на конец дня | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 | 2000 |
Запланированный на 8 октября платёж не поступил, в связи с этим пришлось в первую очередь уплатить проценты за кредит, так как это более приоритетный платёж. Оплату хозяйственных расходов перенесли на более поздний срок.
Как сформировать плановый платёжный календарь в Excel
Это самый простой способ формирования ПК — без применения специальных программ и шаблонов.
В файле нужно создать два листа:
- реестр платежей;
- платёжный календарь для организации.
Реестр платежей заполняется следующим образом:
Реестр платежей ООО «Сфера Плюс»
Нужно отформатировать его как таблицу, установить фильтры, чтобы легко найти нужные данные. Суммы по поступлениям ставятся положительные, по платежам — отрицательные.
На 2 листе формируется платёжный календарь — как сводная таблица из показателей реестра платежей (Вставка — Сводная таблица — Выбрать диапазон).
Денежные потоки, статьи, контрагенты переносятся в строки, дата — в столбцы, сумма — в значения. Получится вот такая таблица:
Платёжный календарь для руководителя ООО «Сфера Плюс»
Добавить строки «Сальдо на начало дня» и «Сальдо на конец дня», связать их формулами:
Сальдо на конец дня = Сальдо на начало дня + Поступления – Платежи;
Сальдо на начало текущего дня = Сальдо на конец предыдущего дня.
Очень удобно — когда заполняют реестр платежей, данные автоматически переносятся в платёжный календарь. Не надо делать двойную работу.
Чем отличается платёжный календарь от бюджета движения денежных средств
Не надо путать ПК и БДДС — это разные инструменты планирования со своими конкретными целями.
ПК — это оперативный, краткосрочный документ, его цель — не допустить кассовых разрывов. Пользователю ПК нужно, чтобы суммы и сроки платежей были максимально точными. Ему надо знать откуда и куда пойдут деньги.
БДДС формируют на длительный срок — от года и больше. Он носит стратегический характер. Не важно от кого придут и куда уйдут деньги. Денежные потоки не детализируются. Цель БДДС — определить платёжеспособность фирмы и выявить потребность в заёмных средствах на период планирования.
ПК формируют на основании фактических данных (заключённых договоров, счетов на оплату, накладных, и т.д.), а БДДС — на основе расчётов и экспертных данных.
