Как составить резолюцию совещания

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.

Подписаться на
журнал сейчас

Получать бесплатные
статьи на e-mail

Жанр резолюции и его особенности в деловой документации

В системе документационного обеспечения существуют различные жанры, которые можно отнести по выполняемой ими коммуникативной функции к четырем группам:

1. Управленческие (приказы, распоряжения, резолюции).
2. Организационные (письма, справки).
3. Распорядительные (отчеты, протоколы, докладные).
4. Инструктивно-методические (положения, инструкции, рекомендации).

Среди указанных жанров особое место занимает жанр резолюции, речевые особенности которого слабо изучены современной лингвистикой, особенно ее разделами, занятыми изучением жанров официально-делового стиля речи – документной лингвистикой.

Резолюция может быть рассмотрена с двух точек зрения – с лингвистической и с прагматической, как часть системы распорядительной документации учреждения, предприятия.

Как тип распорядительных документов резолюция представляет собой типовой документ, который создается в рамках требований, предъявляемых к делопроизводству организации, и подлежит обязательному учету.

Как речевой жанр резолюция характеризуется рядом особенностей, которые обусловлены ее коммуникативной функцией и местом в системе распорядительной документации учреждения:

1. Стандартная организационная структура, содействующая осуществлению распорядительной функции документа и принятию управленческих решений.
2. Вытекающий из первого свойства критерий устойчивости формы – наличия всех обязательных реквизитов, к которым относятся сведения об адресате и исполнителе, название документа, тело документа, дата его создания, а также собственно резолюция – решение руководителя.
3. Определенное пространственное расположение текста на бланке (листе), которое можно отнести к пространственной модели текста резолюции.
4. Официальность и устойчивость используемых языковых формул, воспроизводящихся как стандартный набор речевых клише.
5. Соблюдение этикетных норм, предъявляемых к документам делового стиля, которые проявляются в беспристрастности и безоценочности тона, нейтральном стиле изложения.

«Жанр резолюции и его особенности» 👇

Все эти особенности характерны для жанра резолюции, однако в реальной практике деловой коммуникации они нередко нарушаются, что приводит к ослаблению жесткой жанровой структуры резолюции. При этом довольно часто в практике делопроизводства резолюция, выносимая руководителем по поводу какого-либо делового предложения, докладной записки, жалобы, отчета и проч., ограничивается визой на документе, состоящей из нескольких слов («в работу», «для внесения в дело», «подготовить в срок до…», «утвердить», «не утверждаю») без указания конкретного исполнителя и детального разъяснения сути решения. В этом случае необходимо ориентироваться на общепринятые нормы делопроизводства, традиции, принятые в данной организации, а также повышать организационно-методическую культуру работы.

Особенности составления резолюции по итогам заседания (конференции)

Задача такого типа резолюции состоит в том, чтобы донести до участников мероприятия, а также широкой общественности результаты работы конференции (заседания), а также информировать о принятых на основании этой работы решениях, имеющих важное научно-практическое, управленческое или методическое значение.

Резолюции конференций составляются по типовой схеме:

1. В преамбуле содержатся основные сведения о мероприятии: название, дата и место проведения, целевое назначение, тематика и проблематика докладов и выступлений.
2. В теле резолюции содержатся решения, принятые рабочей группой или руководящим органом конференции (заседания), которые обычно представлены как совокупность рекомендаций или распоряжений, выносимых для исполнения ответственными лицами.
3. В заключение содержится вывод о значении принятых решений и их роли в улучшении работы организации или отрасли в целом.

При написании резолюции необходимо ориентироваться на языковые особенности текстов официально-делового стиля, используя характерные для них речевые средства:

1. Лексические средства официально-делового стиля, а также устойчивые речевые обороты: довести до сведения; назначить ответственного исполнителя; признать недействительным / утратившим силу; рекомендовать использовать и проч.
2. Синтаксические структуры, характерные для текста резолюции: сложные предложения с причинно-следственными отношениями между частями, а также предложения с однородными членами, оформляемыми в виде списка с построчным разбиением на пункты.

При этом следует избегать употребления эмоционально-окрашенной лексики, слов и выражений, содержащих оценку, а также речевых и грамматических ошибок.

Грамотно составленная резолюция, отвечающая стилевым требованиям распорядительной документации, значительно повышает эффективность реализации решений руководства.

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет  1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

• представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

• Ф.И.О. участников;

• их должности;

• наименование организации, которую представляет каждый участник;

• населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

• логотип организации, которую представляет участник;

• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко,  если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания:

• Уточните у председателя регламент каждого выступления.

• Запланируйте перерывы, если это необходимо.

• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

20 %.

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Выделяют следующие виды протоколов:

• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.

5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.

Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:

Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».

Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

Шаг 3: Оформляем протокол

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5

Бланк протокола

Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

• Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:

• Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

• Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают:

• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;

• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);

• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).

В основной части указывают (по каждому докладу):

• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;

• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;

• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…».

Шаг 4: регистрируем протокол

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).

Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:

• дроби;

• дефисы;

• буквенные индексы.

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.      

ПРИМЕР 6

Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

Шаг 5: контролируем поручения

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel

По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).

Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом. 

В. Иритикова, член Гильдии Управляющих
Документацией

Основными факторами, влияющими на скорость
документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых
придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью
простой управленческой техники – оформления резолюций.

Организационной основой любой системы
документооборота является четкое распределение функций и ответственности
органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей
между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и
полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам
нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления,
подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются
прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо
понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет
право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в
конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности.
Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и
сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для
руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения,
зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной
форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на
контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя,
действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную
службу компании.

Общие правила оформления резолюции

Одна из операций в технологии делопроизводства, которая
предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на
исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с
письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель,
рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным
сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по
своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или
делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую
косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к
вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к
сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному
документу.

Направление документа на исполнение находит свое
документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе.
Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его
технологической обработки.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» установлен порядок оформления резолюции:
«Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает
в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при
необходимости), срок исполнения, подпись и дату… Допускается оформление
резолюции на отдельном листе» (п. 3.17). Не рассматривая последнее допущение
(резолюция может отсутствовать на самом документе), обратим внимание на четкую
последовательность и состав элементов резолюции.

Основной речевой формулой для выражения собственно решения
или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к
какому сроку». Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы
оформляются после фамилии.

Поручения руководителя в резолюции могут быть
индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными
(перечислены несколько фамилий). Но ответственным исполнителем всегда является
тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения,
окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о
результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой
контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения.
Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения,
созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их
руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее правило
обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних
нормативных документах компании.     

Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции
руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих
функций и зон ответственности.

Формулировка решения должна начинаться с глагола,
например: представить на утверждение к…,
включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу
подготовить ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль управления,
которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной
этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.

Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции,
является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве
основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено
вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из
значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в
документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной
переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать
одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов
с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение
вопроса, лучше подготовить в тот же день.

Отмечая для себя сроки исполнения документов с
повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус
(вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь
может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения
документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти
типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть
подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива
или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота
своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.)
секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных
нормативно-методических документов (например, Государственная система
документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых
сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень).

Особенности практики

Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей,
секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:

●     резолюция
– это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который
содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;

●     резолюция
должна быть подписана и датирована ее автором;

●     резолюция
проставляется, как правило, на самом документе;

●     резолюция
является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом»
руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов,
отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;

●     резолюцией
определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем
подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить
проекты необходимых/ответных документов.

Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому
руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании
документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и
полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные
компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые
курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации,
органов государственного управления (министерств, ведомств) и их
территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов,
контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют
незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого
зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник.
Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке
рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и
корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в
инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила
предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также
внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным
вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях
управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные
записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или
варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая
часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем,
что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять
согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а
один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет
резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный
ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки
информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и
контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о
покупке бизнеса и т.п.).

Таким образом, практика бизнеса и установленная система
принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию
контроля исполнения в любой компании.

Интересны сведения, полученные нами в результате анализа
техники личной работы руководителей в крупной российской компании.

В целом первый руководитель и его заместители понимают
важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на
документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать –
когда».

Но ее полная форма, с указанием срока исполнения,
используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70
проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок
исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются
руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения
поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты,
которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении,
этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени,
сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в
электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и
оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при
исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также
необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен
быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его
получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются
заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной
резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих
заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в
приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной
инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме
финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не
распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому
заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее
поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких
длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая
зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации. 

При рассмотрении документов руководитель обычно
руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне
системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило,
заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти
каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ
показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного
исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться
определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Характер резолюций

Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели
резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание
на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля
управления. Интересны, например, такие варианты:

●     Прошу предложений.

●     Прошу решить и подготовить необходимые
документы.

●     Прошу совместного решения.

●     Прошу предложений о сотрудничестве.

●     Прошу подготовить распоряжение.

●     Прошу согласовать позиции.

●     Прошу обеспечить выполнение к указанному
сроку.

●     Прошу представить план реализации.

Подобные формы резолюции отражают демократичный и
доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил,
четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа
сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена
самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на
рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и
документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании
инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в
форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного
обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании
культуру эффективного взаимодействия.

Иногда руководитель вместе с поручением «Что
сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или
предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для
исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной
связи:

●     Оплатить. Это важно.

●     Согласен. Опасно.

●     Прошу учесть. Интересно.

●     Разумно.

●     Надо решить. Предлагайте.

●     Что это?

●     Зачем?

Такие резолюции важно научиться правильно читать и
понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты,
воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто
обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта
решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных
случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию
поручения.

Нестандартные резолюции

Особого внимания требуют необычные формы резолюций,
которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе
рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка
и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и
секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в
компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными
и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования
инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя,
означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется
руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных
записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие
проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями
исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной
резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием
(инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения
штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического
документа и др.

В дополнение к подписи, заменяющей положительную
резолюцию, руководитель может проставить утвердительное
слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с
предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение,
оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или
докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента.
Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да»
и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные
проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения
руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными
разъяснениями не всегда удобно.

Часто резолюция оформляется как простое адресование
«Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя
или без). Подобная форма означает, что документ по существу не
рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его
заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной
сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о
которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В
этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое
распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции
«направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе,
руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с
такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные
вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель
поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных
подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе
совершенствования системы делегирования полномочий – для подготовки новых
версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности,
должностных инструкциях и т.п.

Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на
документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые
означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение
отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено.
Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку)
секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего
корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или
сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и
составляет его документальный фонд.

Памятка секретаря

Секретарь должен:

●     …помнить,
что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса
зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот
вопрос.

●     …понимать,
что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и
проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании
и играет решающую роль в организации документооборота.

●     …направлять
документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в
котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки.
Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться
направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.

●     …изучить
правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р
6.30-2003).

●     …постоянно
анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления
резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса
и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые
расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.

●     …опираться
в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и
представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и
нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.

●     …кратко
сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все
предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции
подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для
направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.

●     …укреплять
сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции
управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении
исполнительской дисциплины в компании.