Как составить резюме для делопроизводителя

Работа делопроизводителя предполагает наличие таких качеств, как внимательность, скрупулезность, способность обрабатывать большие объемы информации. Однако сегодня простого перечисления личных характеристик уже недостаточно. Рекрутеры ищут в резюме доказательств качества и скорости вашей работы. Используйте цифры, чтобы показать свою эффективность и выделить свое резюме среди множества других.

Эксперты Superjob cоставили для вас шаблон, с помощью которого можно заполнить в своем резюме поле «Обязанности и достижения». Чтобы устроиться на высокооплачиваемую работу и получить возможность вырасти до позиции помощника руководителя или начальника секретариата, укажите в своем резюме следующие данные:
— Переносила вручную кассовые операции в программу «1С» (2100 чеков в месяц).
— Оформляла первичные документы: акты, договоры (подпись и проставление печатей) — более 300 в день.
— Организовала системное хранение и архивирование первичной документации в бумажном и электронном виде (от 150 до 200 документов в день).
— Отправляла курьерской службой первичную бухгалтерскую документацию (с проверкой отправляемых документов на правильность оформления, карточки клиента — на правильность оформления), около 250 документов ежедневно.
— Готовила документы к отправке, оформляла накладные, вызывала курьера — около 120 отправлений в месяц.
— Регистрировала входящую корреспонденцию — более 200 писем ежедневно.
— Совершала исходящие звонки клиентам для уточнения контактной информации (более 30 звонков в день), вносила информацию в карточку клиента.
— Организовала работу с почтовым отделением для обеспечения бесперебойной отправки документов.
— Контролировала наличие расходных материалов (конвертов, марок).
— Готовила ежемесячный отчет по наличию расходных материалов.

Каких знаний и навыков ждет от делопроизводителя работодатель? Проверьте, все ли вы указали в своем резюме, используя наш пример:
— Грамотная устная и письменная речь.
— Отличное знание офисных программ Word, Excel, «1С».
— Организаторские способности.
— Навыки приема входящих звонков, регистрации документов.
— Опыт работы с большим объемом документов — 150 ежедневно.
— Опыт работы в системе электронного документооборота, знание ЕМИАС.
— Знание ГОСТов и стандартов делопроизводства, составления документов.
— Умение из большого объема информации выделять главное.

Обязанности делопроизводителя для резюме — это один из наиболее значимых разделов, который потенциальный работодатель будет просматривать в первую очередь. Узнать, как правильно заполнить этот раздел, а также скачать образец резюме делопроизводителя для устройства на работу вы сможете из нашего материала.

История профессии

Такая профессия как делопроизводитель появилась недавно, в конце XX века. Ранее аналогичные функции выполняли другие специалисты — секретари, личные помощники чиновников. Еще раньше работу с документами вели писари. По некоторым данным, нормы составления документации существовали на Руси еще в X веке.

Обязанности делопроизводителя

В целом, все операции с документами — это и есть обязанности делопроизводителя. Для резюме же, как правило, выделяют более четкие должностные обязанности. В них входит:

• прием, регистрация и учет корреспонденции, ее передача адресатам. Входящую корреспонденцию он должен зарегистрировать в установленном порядке, передать на исполнение, а затем сохранить в подходящем разделе архива;
• оформление карточек регистрации для поступающей корреспонденции;
• направление адресатам исполненной документации;
• сбор и хранение текущего архива документации;
• обеспечение сохранности документов.

Такой специалист, в целом, должен делать все для того, чтобы документация была доставлена по адресу, вовремя исполнена, затем передана обратно и сохранена. Ведение архива также входит в обязанности делопроизводителя, а значит, он гарантирует, что любой документ до истечения срока давности будет быстро найден.

В отличие от секретаря, этот специалист, как правило, не контактирует напрямую с сотрудниками компании или ее клиентами. Он занимается исключительно документами.

В крупных компаниях делопроизводитель может заниматься также переводом корреспонденции и документов на другие языки.

Требования к делопроизводителю

Такой специалист должен иметь начальное профессиональное образование либо пройти спецподготовку. Некоторые навыки делопроизводителя для резюме особенно важны. Среди них:

• знание важных положений Единой госсистемы делопроизводства;
• умение работать с офисной техникой;
• знание основ охраны труда;
• знание ключевых положений трудового законодательства РФ.

Для делопроизводителя важна внимательность, пунктуальность, отличная память. Специалист должен наизусть знать нормы работы с документами, а также хорошо ориентироваться в структуре компании, например знать, кто в чьем подчинении находится, какие отделы есть и как они взаимодействуют между собой. Ему предстоит направлять руководству и сотрудникам массу документов, и знание состава компании поможет сделать это быстро. Делопроизводитель часто имеет доступ к коммерческой тайне, поэтому руководство заинтересовано в честных сотрудниках.

Образец резюме

В каждой сфере есть высокооплачиваемые вакансии. Чтобы претендовать на подобное место, кандидату нужно составить правильное резюме на работу, образец 2023. Делопроизводитель в отклике на вакансию предоставляет работодателю возможность оценить не только свой опыт работы и квалификацию, но и аккуратность, внимательность.

В хорошем образце обязательно присутствуют полные контактные данные, важно указать желаемый уровень оплаты труда. Обязательными являются и сведения об образовании, предыдущих местах работы, приобретенных навыках, важных для работы.

Как стать делопроизводителем

Чтобы получить эту должность, бывает достаточно окончить курсы профподготовки. Их проводят при вузах, техникумах либо колледжах. Можно также пройти курс переподготовки от центра занятости. Этот вариант подходит для официально безработных. Обучение занимает порядка 40 часов. После этого ваш образец резюме специалиста по делопроизводству можно направлять потенциальным работодателям и претендовать на должность.

Зарплата делопроизводителя

Оплата труда специалиста такого профиля зависит от его опыта, квалификации. Больше платят в крупных компаниях с большим объемом документации.

В Москве делопроизводителям предлагают в среднем 35 000–50 000 рублей в месяц. Каждый кандидат направляет свое резюме делопроизводителя (образец) на работу. Примут на высокооплачиваемую должность, как правило, специалиста с опытом и профильным образованием.

Где пройти обучение

Есть возможность получить среднее специальное либо высшее образование по специальности «Делопроизводство». Такое направление подготовки есть не во всех учебных заведениях.

Курсы для тех, кто решил освоить новую профессию во взрослом возрасте, организуют, как правило, при этих же вузах и ссузах.

Хороший образец резюме делопроизводителя для устройства на работу содержит сведения о пройденных курсах повышения квалификации.

Образец резюме специалиста по делопроизводству

Деятельность частных компаний и государственных предприятий, общественных организаций и фондов, сопровождается документацией. Приказы, договора, входящие и исходящие письма – все они подлежат учету и хранению. Делопроизводитель отвечает за движение документов. Успешная работа невозможна без собранности, ответственности, многозадачности и профессионализма.

Правильно составленное резюме профильного специалиста – это первый шаг к успешному трудоустройству в ведущих компаниях страны.

Грамотный образец в 2023 году

Мы подготовили для вас типичный и актуальный образец резюме делопроизводителя.

Если вам неинтересно читать наши рекомендации, то вы можете прямо сейчас скачать его на рабочий стол вашего ПК и заменить информацию по пунктам – своей.

Если вы считаете, что ваших знаний для составления документа недостаточно, то дочитайте статью до конца. Мы вместе с вами разберем важные моменты, на которые следует обязательно обратить внимание при написании резюме, и в конце представим вашему вниманию наглядный пример. Продолжим…

Содержание резюме

Делопроизводитель владеет навыками составления документации, его резюме — это и есть первый документ, с которым знакомится работодатель, поэтому нужно составить его грамотно и качественно. Приступим…

В первой части традиционно указывается должность, на которую претендует соискатель, название компании, график работы, тип занятости, готовность к переезду и командировкам, а также обозначается нижняя граница зарплаты. 

Вторая часть содержит личные данные:

• Фамилия, имя, отчество и возраст;
• Семейное положение и наличие детей;
• Адрес регистрации, фактическое место жительство и гражданство.

Здесь же находятся контактные данные: телефон, электронная почта и мессенджеры. Прикрепите к резюме актуальную фотографию хорошего качества, в деловой одежде, на нейтральном фоне.  

Опыт предыдущей работы и профессиональные навыки

В третье части резюме делопроизводителя идет перечисление предыдущих мест работы, начиная с последнего, с указанием должности, названия организации, даты начала и окончания работы.

Для каждого рабочего места нужно написать список основных обязанностей и личных достижений. Чем больше у соискателя полезных навыков, тем больше его шанс получить работу. Перечисление обязанностей должно быть конкретизировано:

• Осуществляла прием входящей корреспонденции, отправку исходящей и фиксацией ее в соответствующих журналах;
• На основании резолюции руководителя, передавала документы в структурные подразделения;
• Осуществляла контроль за исполнением распоряжений руководителя;
• Подготавливала документы к перемещению их в архив;
• Осуществляла систематизацию архивной документации;
• Принимала, регистрировала и передавала на подпись руководителю внутренние документы предприятия с проверкой правильности их составления;
• Обеспечивала контроль за сохранностью документов;
• Принимала входящие звонки и другую информацию, приходящую посредством электронной почты и мессенджеров;
• Производила мониторинг рейтинга предприятия по отзывам в сети Интернет;
• Наполняла контентом соцсети;
• Осуществляла контроль за наличием канцелярских принадлежностей в административном офисе, и за исправностью оргтехники;
• Принимала участие в переговорах с партнерами фирмы.

Перечень обязанностей, выполняемых на предыдущем месте работы, дает представление о профессионализме сотрудника.

Достижения

Если вам удалось на предыдущем месте работы внедрить систему (упорядочить процессы), способствующую повышению производительности, то следует упомянуть об этом в своих достижениях. Хороший работодатель оценит и примет вашу инициативность.

Давайте, приведем пример такого внедрения: организовала эффективную систему движения и учета входящей документации, что позволило увеличить скорость ее обработки, в среднем на 30%.

Навыки и компетенции

Основная информация находится в этой части резюме. В зависимости от размера компании и сферы ее деятельности, функционал делопроизводителя может включать в себя не только оформление и фиксацию движения документов, но и общение с клиентами и партнерами фирмы.

Должностные обязанности делопроизводителя могут пересекаться с обязанностями секретаря, офис-менеджера, архивариуса и личного помощника руководителя.

• Практические навыки ведения делопроизводства на предприятии (документирование, документооборот, архивное дело);
• Опыт работы с реестрами, базами данных;
• Навыки работы с единой госсистемы делопроизводства;
• Практический опыт ведения деловой переписки с контрагентами;
• Навыками ведения устных переговоров с клиентами;
• Опытный пользователь ПК, офисного программного обеспечения и оргтехники.

Обучение

Традиционно, указываем основное образование (форму обучения, место, дату его получения, профессию). Например, Уровень: Высшее, Форма обучения: Очная, Московский финансово-экономический институт, Государственно-правовая, Профессия: Бухгалтерский учет, аудит.

Если соискатель помимо этого, проходил курсы повышения квалификации, или освоил иные навыки, способствующие успешной работе, следует написать об этом, указав название курса, место и дата его проведения.

Например, «Особенности делопроизводства на предприятии», «Центр обучения и профессионального развития ДелЛайн».

Знание иностранных языков неоспоримое преимущество, укажите степень владения каждым из них.  

Личные качества

Помимо профессиональных навыков, необходимо перечислить личные качества, востребованные на должности делопроизводителя, только те, которыми вы обладаете. Разделим их на две группы (профессиональные и «человеческие»).

1 группа:

• Аналитический ум и хорошая память;
• Способность к обработке больших объемов информации;
• Способность к концентрации на решении проблемы и работе в режиме многозадачности.

2 группа:

• Честность и порядочность;
• Коммуникабельность и доброжелательность;
• Стрессоустойчивость;
• Самокритичность и адекватная реакция на критику.

Этот список не исчерпывающий, можно добавить в него и другие черты своего характера, которые помогут выполнению обязанностей по должности.

Образец заполнения

Резюме при отсутствии опыта

При отсутствии опыта работы делопроизводителем, резюме составляется по такому же принципу, за тем исключением, что графа опыта на предыдущем месте не заполняется.

Вместо перечисления опыта работы на предыдущем месте, изъявите готовность приобретения нового опыта и хорошей обучаемости.

При наличии профильного образования, нужно выразить готовность применить полученные знания на практике. Если соискатель проходил практику по профессии, можно указать обязанности, возложенные на него наставником.    

Сопроводительное письмо

Делопроизводитель грамотно составляет документацию. Наличие сопроводительного письма скажет о профессионализме соискателя. Письмо дополняет, но не дублирует резюме. 

Пример:

                         ТРУДко, ИНФО

Образец резюме делопроизводителя поможет заполнить сведения о своих навыках, опыте, достижениях и личных качествах соискателям вакансий, связанных с документированием, ведением документооборота и работой с архивом предприятий и организаций.

В небольших фирмах нередко ведением документооборота ведает секретарь руководителя. В крупных компаниях делопроизводством чаще занимаются специалисты, имеющие профильное образование. Чем меньше фирма, тем более высока вероятность совмещения обязанностей делопроизводителя с другими офисными функциями.

Основные должностные обязанности связаны с документированием, ведением документооборота, архивным делом — со всеми тремя составляющими понятия «делопроизводство». Чем меньше компания, тем больше шансов, что ведение делопроизводства будет совмещаться с выполнением функций секретаря, а то и кадровика или другого офисного работника.

Примеры должностных обязанностей для резюме делопроизводителя:

1. Работа с первичной документацией, подготовка коммерческих предложений и договоров.
2. Регистрация и распределение входящей корреспонденции, регистрация исходящей корреспонденции и документов, составление и согласование договоров, запрос документов.
3. Делопроизводство (проверка, согласование, учёт, архив).
4. Ведение кадрового документооборота.
5. Осуществление перевода архивных документов в электронную форму.
6. Контроль сотрудников и ведение табеля учёта.
7. По мере необходимости совершение поездок для доставки документации, доставка через курьерскую службу.
8. Передача документов в другие подразделения предприятия и контроль их исполнения.
9. Ведение документооборота бухгалтерских документов.
10. Поиск и подборка документов по запросу.
11. Ведение журналов исходящей и входящей почты.
12. Группирование документов в соответствии с номенклатурой и сроками хранения, другие операции с архивным фондом.
13. Регистрация и хранение приказов компании.
14. Проверка правильности оформления документов.
15. Ведение электронного документооборота.

В ключевые навыки, необходимые для эффективного делопроизводства, входит знание основ архивного дела, документирования и документооборота, в том числе электронного, умение работать с компьютером и офисной техникой, обладание навыками машинописи (владение десятипальцевым «слепым» методом набора текста).

Документы чаще всего набираются в Word, для их учёта используются Excel и 1C. Существует множество сервисов для ведения электронного документооборота. Всё это стоит указать в знаниях компьютерных программ. Не помешает упомянуть и знание нормативно-правовой базы делопроизводства. В резюме нередко указывают навыки работы с офисной оргтехникой. Стоит это делать лишь в том случае, если опыта работы у вас ещё нет. Если же вы уже работали на должности делопроизводителя или секретаря-делопроизводителя, умение обращаться с МФУ, ксероксом и другой оргтехникой подразумевается по умолчанию.

Примеры ключевых навыков для резюме делопроизводителя:

1. Знание делопроизводства (документирование, документооборот, архивное дело).
2. Навыки составления и согласования договоров.
3. Знание нормативно-правовой базы делопроизводства.
4. Навыки работы в системе ЭДО ТЕЗИС.
5. Навыки разработки унифицированных систем документации.
6. Навыки работы с офисной оргтехникой.
7. Навыки делового общения, знание деловой этики.
8. Уверенное знание ПК: MS Office, Libre Office, 1C.
9. Навыки ведения переговоров.
10. Навыки машинописи (слепой метод набора текста).
11. Навыки работы в СЭД.

Достижения делопроизводителя редко можно подтвердить улучшением количественных показателей хозяйственной деятельности предприятия. Работа с документами не влияет ни на оптимизацию налогов, ни на снижение затрат, ни на рост прибыли, расширение клиентской базы или объёмы реализованной продукции или услуг. Вряд ли работодателя заинтересует, сколько именно вы обрабатывали документов в день и как часто составляли и согласовывали договора по заключённым не вами сделкам.

Однако это не значит, что в достижениях писать абсолютно нечего. В успехи можно записать и аттестацию по профильному уровню квалификации, и повышение эффективности документооборота за счёт автоматизации и перехода на ЭДО, и даже осваивание непрофильных офисных навыков. Вполне можно считать достижением выполнение функций отдела кадров. Ведь вы получили новые навыки. Например, опыт проведения первичных собеседований, знание кадрового документооборота.

Примеры достижений в резюме делопроизводителя:

1. Получила 6-й уровень квалификации документоведа.
2. По совместительству выполняла обязанности кадровика (собеседования, кадровый учёт).
3. Прошёл курсы профессиональной переподготовки по направлению «Документационное обеспечение управления. Современная организация работы архива».
4. Неоднократно поощрялась руководством за отличную работу.
5. Исполняла обязанности старшего специалиста центра документооборота.

Работа делопроизводителя требует внимательности, усидчивости, аккуратности, собранности, ответственности, скрупулёзности, высокой работоспособности и умения быстро обрабатывать большие объёмы информации.

Но делопроизводителю, особенно если должность совмещается с выполнением секретарских функций, приходится иметь дело не только с документами, но и с людьми: руководством и сотрудниками различных отделов организации, контрагентами и посетителями офиса. Поэтому не менее важны коммуникабельность, умение построить диалог и найти точки соприкосновения при возникновении конфликтных ситуаций.

Примеры личных качеств в резюме делопроизводителя:

1. Пунктуальность.
2. Аккуратность и внимательность.
3. Высокая работоспособность.
4. Высокая степень ответственности.
5. Умение работать в команде.
6. Исполнительность.
7. Умение самостоятельно решать поставленные задачи.
8. Дисциплинированность.
9. Скрупулёзность.
10. Усидчивость.
11. Собранность.
12. Умение работать с большими объёмами данных.
13. Быстрая обучаемость.
14. Стремление к саморазвитию и профессиональному росту.
15. Коммуникабельность.
16. Устойчивость к стрессам.
17. Умение работать с людьми.

Мы будем рады, если образец резюме делопроизводителя, который мы подготовили, поможет вам составить отличное резюме и успешно трудоустроиться на хорошую работу. Кстати, быстро создать своё резюме вы сможете, используя наш шаблон.

Скачать готовый пример резюме делопроизводителя вы можете в формате doc. Профессиональный шаблон поможет вам распределить информацию по блокам в правильном порядке. Заполните свое резюме на работу правильно и грамотно.

Кропотливая работа с документацией и ведением архива лежит на плечах делопроизводителя. Для получения такой должности кандидат должен обладать определенными навыками и качествами. Резюме позволит рассказать работодателю о себе.

Рекомендуем начать заполнение анкеты с важного раздела – опыт на аналогичной должности. Ведь именно на это наниматель обращает внимание в первую очередь. Изложите информацию о каждом месте службы подробнее, описав свои обязанности и личные достижения. В следующей графе укажите учебное заведение, которое вам довелось окончить. К этому добавьте годы учебы, факультет и форму (дневная или заочная).

Для соискателя немаловажно наличие дополнительного образования. Речь идет о курсах, на которых повышают квалификацию, обучаются новым специальностям, изучают языки. Если у вас имеются сертификаты оттуда, приложите их к резюме и укажите на это в сопроводительном письме.

Обозначьте свои ключевые профессиональные знания и перечислите их кратко и емко. Для делопроизводителя важно уметь:

• Уверенно владеть ПК и оргтехникой.
• Организовывать работу архива.
• Систематизировать документы.
• Составлять опись.

Данная профессия требует от работника таких личных качеств, как усидчивость и внимательность. Компании также будут интересны сотрудники, нацеленные на карьерный рост.

Добавьте в анкету свою фотографию, сделанную на однотонном фоне. Укажите адрес проживания, номер телефона и электронную почту. Напоследок проверьте документ на отсутствие грамматических ошибок.

Дополнительно, вам может понадобится сопроводительное письмо к резюме делопроизводителя. Используйте его, чтобы отправить готовый документ на рассмотрение в выбранную компанию.

Дата публикации материала: 29-06-2022, 11:50