Как составить резюме для работы секретарем

В его задачи, как правило, входят, заполнение документов, обеспечение связи по телефону и по приему факса, встреча посетителей, организация совещаний и т. д. Более детально о работе секретаря будет рассмотрено в предлагаемой статье.

Обязанности

Секретарь является, своего рода, правой рукой руководителя учреждения, так как от его деятельности зависит эффективность работы фирмы.

К обязанностям секретаря можно отнести:

1. Оформление и заполнение служебной документации.
2. Исполнение распоряжений директора.
3. Решение организационных мероприятий.

В зависимости от размера компании, направления деятельности учреждения — функции секретаря, да и само название должности, могут быть различны:

• Работа секретаря-делопроизводителя обязывает его обеспечить приём корреспонденции, разговоры по телефону с клиентурой, организацию совещаний и проведение делопроизводства.
• Секретарь на ресепшн — обеспечивает прием гостей и клиентуры, сервисное обслуживание переговоров, разговор по телефону, факсу и электронному адресу с клиентурой.
• Секретарь администратор — организовывает эффективное взаимодействие персонала офиса, обеспечивает контроль и порядок в рабочем кабинете, участвует в создании бизнес-планов, организовывает работу на базе передовых технологий в соответствие с безопасными условиями труда.
• Личный секретарь — обязан всегда быть в курсе важных событий, планировать график мероприятий в учреждении, выполнять основную личную работу директора, облегчая ему деятельность по управлению фирмой.
• Судебный секретарь, обычно, привязан конкретному судье. Данное лицо обеспечивает заполнение документов, участвует на судебных заседаниях. К основным обязанностям такой должности относится подготовка бумаг для судебного производства, обеспечивая:
  • архивирование документов и передачу их в канцелярию;
  • знание законодательных нормативов государства;
  • заполнение протоколов заседаний суда;
  • отправление повесток;
  • приглашение лиц, участвующих в судебном производстве.
• Пресс-секретарь осуществляет поиск и подбор работников для пресс центра, занимается рекламой бренда, готовит актуальные новости, презентации. К главному направлению его работы относится общение со СМИ.

Как видно, обязанности секретаря могут быть обширны и требуют определенного образования, знаний и навыков.

(Видео: «Пример резюме на «Ассистента руководителя»»)

Образование

В зависимости от того какие функции возлагаются на секретаря, требуется соответствующее образование. Например, для занятия вакансии судебного секретаря, требования, предъявляемые к соискателю довольно высокие. Такому специалисту нужно обладать:

1. Высшим юридическим образованием.
2. Стажем работы не менее 2-х лет.
3. Продвинутым пользователем компьютера.

Трудоустроится в офис на свободную вакансию обыкновенного секретаря, для трудовой деятельности в приемном кабинете учреждения, можно и без опыта. При этом, образование и навыки такого претендента на вакансию секретаря должны соответствовать следующему:

• Иметь среднее образование.
• Умение пользоваться компьютерными программами.
• Знание делопроизводства.
• В некоторых случаях — знание английского языка.

Немаловажным моментом для секретаря – имеет внешний вид и привлекательность претендента.

Пример заполнения раздела

Достижения и навыки

В данном разделе, при заполнении резюме секретаря надо будет отобразить успехи, которых добился секретарь на прошлом рабочем месте, работая на такой должности. К таковым можно отнести следующие примеры достижений:

• Анализировала повседневные задачи, необходимые для начальника, составляла его расписание на каждую встречу (до 6 встреч в день).
• Организовала 180 деловых и 90 частных поездок начальника (авиа- и ж/д билеты, открытие виз, страховки, трансфер, рестораны, отели, разработка программы посещений).
• Принимала и распределяла свыше 200 входящих телефонных звонков за день при помощи местной АТС.
• Принимала клиентские заказы — свыше 100 входящих телефонных звонков в день и 20 исходящих.
• Еженедельно организовывала 5 совещаний для офисного персонала.
• Обеспечивала ежемесячное снабжение учреждения канцтоварами, водой и продуктами.
• Создала 3 должностные инструкции, приведшие к повышению эффективности труда секретариата в 1,4 раза.
• Добилась набора текста до 300 знаков в минуту.
• Создала электронный документооборот, сокративший затраты времени на ведение документации и т. д.

Перечисленный список показывает, какими навыками и достижениями нужно владеть секретарю. При наличии таких достижений и навыков, можно смело рассчитывать на победу в конкурсе на получение свободной вакансии секретаря.

Ниже представлен пример заполнения данного раздела

Сертификаты, курсы

Грамотное резюме нельзя заполнить без отображения важных знаний специалиста. А знания можно повышать путем прохождения соответствующих курсов по повышению квалификации.

Работодателю хочется знать не только основное образование соискателя, но какие дополнительные курсы посещал кандидат, которые касаются, именно, открытой вакансии секретаря, и какие знания он получил при этом.

В качестве образца о прохождении подобных курсов можно привести следующий пример для заполнения резюме:

Ключевые навыки секретаря

В некоторых случаях работодателю требуется, например, не просто секретарь, а секретарь-референт. И в этом случае на человека, занимающую такую должность, накладывается немного больше обязанностей, к примеру:

1. Подготовка докладов, проектов, документов.
2. Сбор информационно-аналитических материалов, и т.д.
3. Нередко секретарю-референту нужно знание конкретного иностранного языка.

И в этом варианте соискателю на такую должность в данном разделе нужно перечислить свои ключевые навыки, такие как:

• Знание делопроизводства.
• Умение пользоваться офисной оргтехникой.
• Способность хранить конфиденциальную информацию.
• Знание офисных компьютерных программ Word, Excel, PowerPoint, Outlook и пр.
• Умение пользоваться электронной почтой и т. д.

Данный раздел можно опустить, если такие навыки соискателя уже отображены в разделе «Достижения и навыки», или выделить отдельно раздел достижений и раздел навыков.

Профессиональные качества секретаря

К профессиональным качествам секретаря можно отнести, те качества, которые характеризуют его знания и опыт работы, а также приобретенные навыки за время своей трудовой деятельности.

Работодатель, обычно ищет секретаря, обладающего следующими качествами, свидетельствующими о профессионализме соискателя:

1. Свободное владение английским языком.
2. Знакомство с деловым этикетом.
3. Умение пользоваться офисными программами, редакторами, Paint и Photoshop и навыками дизайна In Design.
4. Способность проведения переговоров и общения с первыми лицами.
5. Опыт трудовой деятельности в многозадачном режиме, готовность к сверхурочному труду.
6. Способность выделения приоритетов, оперативность в трудовой деятельности.
7. И конечно же — умение быстро набирать текст.

Пример заполнения данного раздела расположен ниже

Дополнительные сведения

В этот раздел включаются сведения о соискателе, которые не были отображены в прочих разделах резюме. Сюда можно отнести личностные качества, с подкреплением их доказательствами, к примеру:

• Высокий профессионализм и хорошая работоспособность.
• Способность защищать интересы фирмы.

Кроме этого в данный раздел можно включить такие навыки, как:

• Уверенный пользователь компьютером.
• Знакомство с офисной оргтехникой.
• Знания иностранных языков, с указанием уровня.

Также можно отметить соискателю наличие у него водительских прав и личного автомобиля и т.д.

Пример

Примеры для раздела «О себе»

Одним из наиболее неоднозначных разделов в резюме является пункт «О себе». Многие кандидаты на должность секретаря не понимают, что указывать здесь, поэтому нередко используют, или шаблонные фразы, или через-чур описывают свои качества и увлечения.

Что отображать в данном разделе?

1. В первую очередь, конечно надо изложить правду.
2. Излагать требуется только те личные качества, которые имеют отношение к работе секретаря.
3. Описывать здесь нужно кратко, например, соблюдаю здоровый образ жизни, имею активную жизненную позицию и позитивный настрой. Не имею вредных привычек.

В качестве примеров описания раздела о себе — можно привести следующие личные и деловые черты:

• Отзывчивость.
• Вежливость.
• Уверенность в себе.
• Бесконфликтность.
• Оптимизм.
• Стрессоустойчивость.
• Умение общаться с посетителями.
• Поддержание деловых контактов.
• Способность расставления приоритетов.
• Наличие активного жизненного настроя.
• Способность решения поставленной цели.
• Способность эффективного планирования своего времени.
• Креативное мышление.
• Внимательность к посетителям.
• Инициативность.
• Приятная элегантная внешность.

Если соискатель на вакансию секретаря увлекается какими-то хобби или имеет религиозные и политические взгляды – это не желательно отображать в резюме. Даже на собеседовании не стоит об этом распространяться.

Что бы претендент не отобразил в резюме, надо готовиться к собеседованию, где потребуется подтвердить написанное в отправленном документе.

Пример

(Видео: «Ошибки при отправке резюме работодателю по электронной почте»)

Образец резюме секретаря

Оформить резюме грамотно — для получения вакансии секретаря — можно самому. Для этого можно пересмотреть образцы подобных документов в Интернете и на их основе заполнить такой документ.

Можно также скачать в Интернете заполненный бланк резюме, например, в формате (doc, docx) и затем его подредактировать, исправив данные, внесенные в бланке, на свои.

Примечание. Надо иметь ввиду, что унифицированного образца резюме не существует. Каждый документ является уникальным, и его структура может отличатся.

Ниже предлагается один из заполненных примеров резюме секретаря, которым соискатель может воспользоваться.

Скачать образец и бланк резюме для секретаря

• Бланк, doc
• Образец, doc

Давно искали хороший пример резюме секретаря? Представляем образец резюме для устройства на работу секретарем, составленный нашими лучшими специалистами. Вы можете скачать его в форматах DOC (WORD) и PDF.

Как выглядит образец резюме секретаря

---

Правильный образец резюме секретаря

Подольская Ирина

Желаемая должность: Секретарь

Желаемый уровень дохода: 80 тыс. рублей

Дата рождения: 11.02.1986
Проживание: г. Санкт-Петербург, м. «Московская»
Не готова к командировкам.

Контактная информация:
Телефон: +7 (9хх) ххх-хх-хх
Электронная почта: ispodolskaya@ххх.ru

Ключевые знания и навыки:

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Знание норм и правил оформления различных типов документов;
• Ведение деловой перепиской;
• Владение оргтехникой, мини-АТС;
• Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Умение находить общий язык с разными людьми.

Достижения:

• Внедрила систему обработки входящей корреспонденции, что помогло сократить время на взаимодействие с каждым документом в среднем на 30%;
• Оптимизировала электронный документооборот в офисе.

Опыт работы:

11.2013–04.2015 Офис-менеджер

ООО «Бизнес-дизайн», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: создание и продвижение сайтов

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Работа с корреспонденцией и входящими звонками;
• Организация совещаний, оповещение участников;
• Поддержание порядка и бесперебойной работы офиса.

08.2012–08.2013 Секретарь

ООО «Метрополис», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: риэлторские услуги

• Делопроизводство, ведение деловой переписки;
• Прием посетителей, заказ пропусков;
• Работа с корреспонденцией;
• Планирование рабочего дня руководителя;
• Информирование сотрудников о событиях и распоряжениях.

11.2009–05.2012 Секретарь-референт

ООО «Профиль», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: изготовление и установка пластиковых окон

• Получение и отправка корреспонденции;
• Прием и распределение входящих телефонных звонков.

Образование:

2014 Учебный центр «Коннессанс», г. Санкт-Петербург – курс «Офис-менеджер», диплом о повышении квалификации

2009 Санкт-Петербургский университет профсоюзов, г. Санкт-Петербург

Факультет культуры, специальность «Социальная работа», диплом о высшем образовании

Дополнительная информация:

Иностранные языки: английский язык – Intermediate.

Знание ПК: уверенный пользователь (MS Office, СЭД), владение оргтехникой, мини-АТС.

Рекомендации предоставляются по запросу.

---

Для вашего удобства вы можете скачать наш образец резюме секретаря в формате DOC (WORD) или PDF:

• Скачать образец резюме секретаря в формате DOC (WORD)
• Скачать образец резюме секретаря в формате PDF

Скачивайте
резюме

Размещайте
онлайн

Примеры резюме в смежных специализациях:

• Документовед
• Администратор
• Оператор ПК
• Помощник руководителя
• Секретарь-делопроизводитель

Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.

Общие рекомендации

Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами. Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах. Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.

По большому счету, секретарь – это не только полноценный помощник начальника, но и лицо компании. Именно с ним происходит первое общение клиентов, поставщиков продукции и представителей контролирующих органов.

Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом. Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье. При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

1. срок работы в должности;
2. обязанности секретаря на прошлой работе;
3. достижения секретаря (если имеются);
4. название организации.

Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

Пример одного из опытов работы

На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями. К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно. Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.

При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.

Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:

Пример опыта работы секретаря:

• Период:

  09.2017 — н. в.

• Организация:

  ООО «Спейс-веб»

• Должность:

  Секретарь-референт

• Обязанности:

  — Работа с входящей корреспонденцией
  — Прием и распределение входящих телефонных звонков
  — Организация приема посетителей
  — Организация командировок руководителя и сотрудников компании
  — Контроль своевременного исполнения приказов руководителя
  — Обеспечение жизнедеятельности офиса.

• Достижения (за 2 года):

  — Внедрила собственный алгоритм обработки входящей информации. Сократила время работы с документами на 25-30%. Оптимизировала электронный оборот офисной документации. Принимала активное участие в разработке тренинга для офис-менеджеров.

Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря. Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.

Резюме специалиста без опыта

Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже. В такой ситуации важно проанализировать все имеющиеся навыки и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря. Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.

Увеличит шансы соискателя хорошее образование или такие личные качества, как коммуникабельность и способность быстро принимать решения.

Заполнение блока «Образование»

Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы. При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому. К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку», так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.

Пример: базовое образование

• Среднее спец.:

  Колледж бизнеса и технологий СПбГЭУ

• Факультет:

  Экономика и бухгалтерский учет

• Специальность:

  Делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование

• Год окончания:

  2017

Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.

Пример: дополнительные курсы

• Год окончания:

  2018

• Название:

  «Секретарское дело с использованием ПК»

• Проводившая организация:

  Coursera

Как презентовать навыки секретаря

Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко. Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.

Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.

Помните, что перечисление навыков должно происходить с учетом приоритета.

При заполнении резюме пример секретаря делопроизводителя, на первом месте располагайте ключевые знания, а в самом конце косвенные и дополнительные. Ознакомившись и информацией, работодатель должен правильно оценить ваши компетенции. Ключевые навыки в резюме секретаря могут выглядеть следующим образом:

Пример профессиональных навыков секретаря:

Пользователь ПК	Грамотная устная и письменная речь
Делопроизводство	Документооборот
Деловой этикет	Прием входящих звонков
Работа с корреспонденцией	Отчетность
Владение оргтехникой	Выполнение поручений руководителя
Многозадачность	Встреча посетителей
Организация совещаний	Жизнеобеспечение офиса

Что писать в блоке «О себе»

Главной ошибкой многих соискателей является плохое качество заполнения раздела с личной информацией. Первым делом многие пытаются скачать бланк готового резюме и буквально скопировать пункты раздела «О себе». Вы должны понимать, что при заполнении резюме соискателя на должность секретаря важно правильно заполнить абсолютно все разделы, не делая исключений. Говорить о себе много не надо – достаточно рассказать об особенностях характера и чертах, присущих профессиональному секретарю.

Пример раздела «О себе»:

• Высокая работоспособность, готовность работать сверхурочно, умение отстаивать интересы компании. Наличие лидерских качеств, коммуникабельность и способность организовать работу коллектива. Имею опыт работы с различными базами данных. Умею готовить и проводить презентации.

Не стоит говорить о любви к детям, о своих пристрастиях и хобби, так как на этапе изучения анкеты соискателя работодателю это абсолютно не важно. Помните, что за день работодатель может просмотреть массу документов, поэтому на этом этапе важно донести информацию о себе в сжатой форме.

Если директор захочет узнать о ваших пристрастиях и личной жизни, он сам задаст этот вопрос на собеседовании, но, чтобы получить приглашение на него, вы должны создать уникальный документ, который будет выгодно отличаться от конкурентов.

Заполнение контактных данных секретаря-референта

Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты. Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.

Пример заполнения контактов в анкете:

• Телефон:

  +7 812 000-00-01

• Email:

  sekretar@myresume.ru

• Skype:

  SekretarMyresume

• FB:

  /sekretar_myresume/

Для достижения главной цели, а на первом этапе трудоустройства это получение приглашения на собеседование, необходимо указать максимально подробно полный список доступных контактов. Долгожданное сообщение с большой долей вероятности может прийти на Skype, ваш Viber или WhatsApp. Однако, указав все эти каналы, не забывайте о том, что их придется регулярно проверять, чтобы не пропустить приглашение на работу.

Заключение

Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.  

Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации. Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу. Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.

Много споров идет относительно того, нужно ли к резюме секретаря образец которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.

Работодатели хотят видеть не только сухие фразы, но и визуально представлять, с кем им придется работать. Поэтому если вы хотите увеличить свои шансы на трудоустройство, начните с визуального знакомства посредством фотографии.

Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.

При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.  

После того как вся информация, внесенная в резюме, будет проверена, вы можете скачать готовый шаблон в формате PDF и использовать его для рассылки по электронной почте. Также специалисты рекомендуют брать один экземпляр с собой на собеседование.   

Шаблоны, созданные профессионалами

Все шаблоны составлены ведущими HR-специалистами: четкая структура,
улучшенная читабельность и красивое оформление

Резюме

Сопроводительные письма

Настроение

Универсальный шаблон со стильными минималистичными деталями

Свобода

Элегантный шаблон резюме с инфографическими элементами

Возрождение

Привлекательный формат резюме с инфографикой для творческих натур

Интуитивность

Бланк с правильной структурой и оригинальными цветными акцентами

Утонченность

Лаконичный макет резюме с четкими линиями и правильной структурой

Воображение

Современное резюме на работу с интересными графическими решениями

Великолепность

Яркий шаблон резюме для любителей нестандартных решений

Классический

Стандартный бланк резюме для приверженцев классического стиля

Образец резюме секретаря поможет в составлении анкеты для трудоустройства соискателям вакансий секретарь-референт, ресепшионист, секретарь-делопроизводитель, секретарь-переводчик, секретарь офиса, секретарь руководителя. Вне зависимости от специализации, секретарская должность требует наличия пусть и не самых глубоких, но разносторонних знаний и умений.

Секретарь-референт — работник офиса с широким спектром обязанностей, начиная с приёма звонков и заканчивая ведением деловой переписки и документации и выполнением поручений руководства. В целом схожие функции выполняет ресепшионист, однако в этой специализации есть свои нюансы работы.

Функциональные обязанности секретаря, вне зависимости от специализации, обычно включают в себя работу с документацией, входящими и исходящими звонками и корреспонденцией, а также приём посетителей. Обычно на этой должности приходится также заниматься приёмом посетителей, организацией жизнеобеспечения офиса (взаимодействие с курьерскими службами, клининговыми компаниями и так далее).

Примеры должностных обязанностей для резюме секретаря:

1. Приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции (направление в структурные подразделения).
2. Организация приёма гостей руководителя.
3. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот.
4. Приём и обработка входящих звонков.
5. Поиск информации в интернете.
6. Обеспечение порядка в офисе.
7. Осуществление пропускного контроля.
8. Своевременное информирование сотрудников управления о поставленных руководством задачах.
9. Работа с курьерскими службами (заказ воды, закупка канцтоваров и других офисных принадлежностей).
10. Взаимодействие с клининговыми сервисами.
11. Контроль отправки документов в банк и получения документов из банка.
12. Организация деловых поездок (бронирование отелей, заказ железнодорожных и авиабилетов).
13. Выполнение поручений руководителя.
14. Протоколирование совещаний.

От секретаря обычно не требуются глубокие знания бухгалтерского дела, макроэкономической теории или сложных программных комплексов. В большинстве случаев достаточно базовых навыков работы на компьютере, достаточных для набора текста в Word, поиска информации в интернете и работы с электронной почтой.

Навыки обращения с офисной оргтехникой и ведения документооборота быстро приобретаются во время работы, однако будет дополнительным плюсом, если они у вас уже есть. Не будет лишним скоростной набор текста. Если вы обладаете навыком десятипальцевого метода печати, обязательно обозначьте этот момент в резюме.

Для секретаря, выполняющего функции переводчика (секретарь-переводчик), определяющим является знание одного или нескольких иностранных языков. Этот навык стоит отметить в резюме, даже если работа напрямую не связана с необходимостью перевода.

Примеры ключевых навыков для резюме секретаря:

1. Навыки работы с мини-АТС.
2. Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Office, FineReader, 1С:Жизнеобеспечение офиса.
3. Навыки работы с офисной техникой (МФУ, ксерокс, сканер, факс).
4. Навыки ведения электронного документооборота.
5. Знание английского на уровне C1, Advanced.
6. Знание делового этикета, навыки проведения совещаний, встреч и других мероприятий.
7. Навыки «слепого» набора текста (десятипальцевый метод печати).
8. Знание делопроизводства (ведение и учёт внутренней документации).

Достижения секретаря редко можно представить в цифрах. На этой должности не похвастаешься ни ростом продаж или объёмов производства, ни сэкономленными миллионами за счёт оптимизации налогообложения, ни снижением затрат времени на складскую операцию. Однако это не значит, что в секретарском деле не может быть успехов.

Достижением можно посчитать приобретение дополнительных навыков, прохождение курсов повышения квалификации, благодарности от непосредственного руководства, успешно организованные мероприятия (приём иностранных гостей и так далее). Постарайтесь проанализировать свою деятельность на предыдущих местах работы. Наверняка найдётся то, что можно записать в успехи. Пусть даже это будет бесперебойное оснащение офиса всем необходимым или количество успешно организованных совещаний и переговоров.

Примеры достижений в резюме секретаря:

1. Грамотно организовала встречу зарубежной делегации, по итогам получила благодарность от руководителя ООО «ИнтерТрейд».
2. Прошла курсы повышения квалификации «Секретарское дело с использованием персонального компьютера».
3. Оптимизировала электронный документооборот, что позволило сократить затраты времени на работу с документацией.
4. Инициировала создание реестра документов на базе Microsoft Excel, что дало возможность систематизировать документооборот.
5. Выполняла функции секретаря-переводчика на переговорах с европейскими партнёрами.
6. Получила навыки работы в 1С.
7. Овладела навыками скоростного набора текстов. Скорость 295 символов в минуту на кириллической раскладке клавиатуры, 285 — на латинской.

Работа секретаря бывает монотонной, утомительной и однообразной, но может быть связана и с авралами и стрессами. Всё это повышает ценность таких личных качеств, как внимательность и усидчивость, стрессоустойчивость и способность проявлять выдержку, аккуратность и умение работать в режиме многозадачности, исполнительность и энергичность. Попытайтесь выделить несколько главных качеств, наиболее важных для конкретной вакансии, под которую составляется резюме.

Примеры личных качеств в резюме секретаря:

1. Исполнительность.
2. Внимательность.
3. Аккуратность.
4. Высокая работоспособность.
5. Опрятность.
6. Организованность.
7. Ответственное отношение к работе.
8. Усидчивость.
9. Нацеленность на результат.
10. Лёгкая обучаемость.
11. Любовь к порядку.
12. Инициативность.
13. Умение ладить с людьми.
14. Активная жизненная позиция.
15. Умение отстаивать интересы компании.
16. Стремление к профессиональному росту.
17. Устойчивость к стрессам.
18. Приятная внешность.
19. Способность работать в режиме многозадачности.
20. Коммуникабельность.
21. Самостоятельность.
22. Ухоженный внешний вид.
23. Презентабельность.
24. Честность.
25. Добросовестность.
26. Порядочность.

Мы будем рады, если образец резюме секретаря, который мы подготовили, поможет вам составить отличное резюме и успешно трудоустроиться на хорошую работу. Кстати, быстро создать своё резюме вы сможете, используя наш шаблон.

Секретарь — правая рука руководителя. Опытные секретари со знанием иностранного языка получают достойные зарплаты. Подскажем, как секретарю правильно описать свой опыт работы и обязанности в резюме, чтобы устроиться на хорошую работу в крупную компанию и вырасти до должности руководителя секретариата.

Добавьте цифр, чтобы дополнить описание поля «Обязанности и достижения», — так работодатель сможет оценить, какой объем работ вы готовы выполнять:
— Анализировала ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составляла расписание с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день).
— Спланировала и организовала около 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа- и ж/д билеты, визовая поддержка, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита).
— Принимала и распределяла более 250 входящих звонков в день с помощью офисной АТС.
— Обрабатывала заказы от клиентов — более 100 входящих звонков в день, 20 исходящих звонков.
— Еженедельно организовывала 20 встреч и 5 собраний для сотрудников офиса.
— Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Провела анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать это при планировании.
— Разработала 3 должностные инструкции, что привело к увеличению эффективности работы секретариата в 1,5 раза.

Смотрите, какие знания и навыки работодатель ищет в резюме секретаря чаще всего. Дополните свое резюме, чтобы претендовать на вакансии в крупных стабильных компаниях.
— Английский — свободное владение.
— Знание делового этикета.
— Отличное знание MS Office, Google Docs, CRM-систем, Photoshop, InDesign и навыки дизайна.
— Уметь вести переговоры и общаться с первыми лицами.
— Опыт работы в режиме многозадачности, готовность к переработкам и работе в выходные.
— Умение расставлять приоритеты, оперативность в работе.