Как составить сальдо расчетов

При корректной работе программы бухгалтер не задумывается над тем, как собрать баланс. Нажимает соответствующую кнопку и вуаля — баланс готов.

Но ситуации могут быть разные. Например, приходится:

• дополнительно проверять отчеты, заполняемые программой, если учет в ней вели не очень аккуратно;
• разбираться, как с бухгалтерской точки зрения заполняется баланс, и сохранять для себя справочник о том, какая информация по счетам должна в него попадать.

Начинающему бухгалтеру следует выработать свой механизм действий, чтобы в будущем его баланс был безупречен. Для этого надо знать и понимать систему бухучета и законодательные нормы.

Правила для бухгалтера

• Если вы работаете в бухгалтерских программах, для начала нужно подготовить данные, а только после этого заполнять бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский учет (БУ) ведут методом двойной записи. Все операции отражают на счетах бухгалтерского учета и по дебету счетов и по кредиту. Исключения составляют лишь забалансовые счета.

О том как составить проводку и не ошибиться вы узнаете на вебинаре «Учимся составлять и читать бухгалтерские проводки».

Вся информация об остат­ках и обо­ро­тах по всем сче­там буху­че­та или же толь­ко по опре­де­лен­ным сче­там БУ (бухгалтерского учета) собирается в оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ).

ОСВ яв­ля­ет­ся ре­ги­стром бух­гал­тер­ско­го учета, в ко­то­ром накапливаются дан­ные, со­дер­жа­щи­е­ся в пер­вич­ных до­ку­мен­тах (ч. 1 ст. 10 За­ко­на от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В то же время по­ря­док со­став­ле­ния ОСВ ни один нор­ма­тив­ный до­ку­мен­т не ре­гу­ли­рует.

Из чего состоит ОСВ

Клас­си­че­ская ОСВ со­дер­жит по­ка­за­те­ли:

• по вер­ти­ка­ли пе­ре­чис­ле­ны все счета бух­гал­тер­ско­го учета, по ко­то­рым было ка­кое-то дви­же­ние в те­че­ние вы­бран­но­го пе­ри­о­да;
• по го­ри­зон­та­ли рас­по­ла­га­ют­ся графы: саль­до на на­ча­ло пе­ри­о­да (Дебет, Кре­дит), обо­ро­ты за пе­ри­од (Дебет, Кре­дит), саль­до на конец пе­ри­о­да (Дебет, Кре­дит).

Ви­зу­аль­но это вы­гля­дит так:

Оборотно-сальдовая ведомость за _________ (период)

	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
Номер счета бухучета	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
02
10
…

По ОСВ удобно проверить правильность отражения остатков, проанализировать деятельность организации в целом, выявить ошибки.

• При­мер: из ОСВ можно уви­деть, что на ак­тив­ном счете по­явил­ся кре­ди­то­вый оста­ток, а на пас­сив­ном счете – де­бе­то­вый. ОСВ – на­гляд­ный при­мер зо­ло­то­го пра­ви­ла буху­че­та: дебет все­гда равен кре­ди­ту.

Из ОСВ, сальдо по бухгалтерским счетам переносят в соответствующие строки баланса.

Основные правила составления оборотно-сальдовой ведомости

• Если бухучет ведется в бухгалтерской программе, то все просто. Как правило, в разделе «Отчеты» можно выбрать опцию «Оборотно-сальдовая ведомость», затем выбрать период, и ведомость будет сформирована автоматически. В программе можно наладить нужную степень детализации ОСВ по субсчетам и субконто (аналитика).
• Если ведомость формируется вручную, поскольку бухучет ведется в упрощенном виде, то необходимо:

• взять сальдо по всем счетам на начало периода из ведомости за предыдущий период;
• собрать дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам и внести их в ОСВ;
• вывести расчетным путем сальдо по всем счетам на конец периода.

Затем можно сверить по каждому бухгалтерскому счету сальдо на конец периода с данными бухучета. Они должны быть равны.

При правильном составлении ведомости должны совпадать:

• итоговые сальдо по дебету и кредиту на начало периода;
• итоговые обороты по дебету и кредиту;
• итоговые сальдо по дебету и кредиту на конец периода.

При формировании оборотно-сальдовой ведомости нужно указать:

• наименование организации;
• название документа: оборотно-сальдовая ведомость;
• период, за который она составлена;

• в таблице — данные, которые были рассчитаны.

Заверяет оборотно-сальдовую ведомость тот сотрудник, который ее составлял. 

ОСВ можно составить на бумаге или в виде электронного документа, заверив его электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранить оборотно-сальдовые ведомости необходимо в течение 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Ситуация. Организация отработала год и пришло время отчетности. Нужно заполнить баланс. Баланс — это не единственная форма отчетности, но здесь мы будем говорить только о нем.

• Шаг 1. Скачайте и распечатайте ОСВ для дальнейшей работы в конце статьи в разделе «Шпаргалка».

• Шаг 2. В распечатанном ОСВ рядом с номером счета напишите его краткое название, которое вы используете в обиходе. Постарайтесь не заглядывать в план счетов.

Например:

	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
Номер счета бухучета	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01 — ОС
02 — амортизация
10 — материалы
…
50 — касса
51 — банк
71 — подотчет
…

Проверить себя можно посмотрев вебинар «Учимся составлять бухгалтерский баланс. Практикум для начинающего бухгалтера» или открыв План счетов.

• Шаг 3. Определите какой счет перед вами: А, П, А-П. С правой стороны ОСВ (рядом со столбцом «Сальдо на конец периода») проставьте:

А — если счет активный

П — если счет пассивный

А-П — если счет активно-пассивный.

Например:

	Сальдо на конец периода
Номер счета бухучета	Дебет	Кредит
01 — ОС		А
02 — амортизация		П
10 — материалы		А
…		…
50 — касса		А
51 — банк		А
71 — подотчет		А-П
…		…

Активные, пассивные и активно-пассивные счета — какое место они занимают в балансе

Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными.

Активный счет – если на нем отражаются средства (активы), которые принадлежат предприятию на праве собственности.

Активным является счет, на котором вы учитываете активы предприятия. Активы в бухгалтерском учете — это имущество компании. К примеру, денежные средства, товары, материалы и хозяйственный инвентарь вы учитываете на активных счетах 50, 51, 41, 10 и т.п.

В балансе данные об активах указывают в первых двух разделах.

Пассивный счет – если на нем отражаются обязательства организации перед третьими лицами, собственный капитал организации (не путайте с денежными средствами)

Пассивным называется счет, на котором вы учитываете источники имущества. Пассив в бухгалтерском учете — это собственный капитал организации, резервы и обязательства, долгосрочные и краткосрочные займы.

В балансе данные о пассивах указывают в разделах с третьего по пятый.

Активно-пассивные счета называются так потому что что в конкретный момент времени на нем может быть остаток по кредиту или по дебету этого счета. В этом нет ничего страшного, просто одна и та же экономическая категория, например поставщики товаров, могут в конкретный момент времени как быть должны нам, так и мы можем быть должны им. Эта меняющаяся картинка учитывается только на одном счете учета, который мы выбрали именно для поставщиков. (Пример получили товар или выплатили аванс)

Активно-пассивные счета — это счета, на которых организация учитывает одновременно и имущество, и обязательства. В частности, к активно-пассивным относят счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками — 60, с покупателями и заказчиками — 62 и т.д. Также к активно-пассивным относится счет 99 «Прибыли и убытки».

В балансе данные по таким счетам могут отражаться как во втором, так и в пятом разделах, все завит от того, какое сальдо имеет активно-пассивный счет на дату составления баланса.

Давайте вспомним как ведут себя счета

• Активный — по дебету счета увеличивается, по кредиту счета уменьшается, имеет только дебетовое сальдо.
• Пассивный — по дебету счета уменьшается, по кредиту счета увеличивается, имеет только кредитовое сальдо.
• Активно-пассивный может иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо.

• Шаг 4. ​Проведите реформацию баланса и внесите корректировки в ОСВ. 

Теперь поработаем с той информацией, которая у нас есть в ОСВ. Посмотрите внимательно на каждую цифру в столбце «Сальдо на конец периода»

Важно: бух­гал­тер­скую от­чет­ность можно фор­ми­ро­вать толь­ко ис­хо­дя из дан­ных обо­рот­но-саль­до­вой ве­до­мо­сти с раз­вер­ну­тым саль­до.

Раз­вер­ну­тое саль­до – это когда де­бе­то­вые и кре­ди­то­вые саль­до по ак­тив­но-пас­сив­ным сче­там буху­че­та по­ка­за­ны от­дель­но (и по де­бе­ту, и по кре­ди­ту). На­при­мер, у ор­га­ни­за­ции есть:

• де­бе­то­вый оста­ток по счету 62 и кре­ди­то­вый оста­ток по счету 62

Если в ОСВ будет по­ка­за­но ре­зуль­ти­ру­ю­щее саль­до по счету 62 (толь­ко де­бе­то­вое или толь­ко кре­ди­то­вое), то ба­ланс будет за­по­лен невер­но. Ведь де­бе­то­вый оста­ток по счету 62 отражают в раз­де­ле «Ак­ти­вы», а кре­ди­то­вый – в раз­де­ле «Пас­си­вы».

• Шаг 5. В ОСВ нам нужно проверить, а нет ли по субсчетам по одному и тому же контрагенту и дебетовых и кредитовых остатков. Если есть, то необходимо внести исправления. Например, в ОСВ (развернутом по субсчетам и субконто) вы видите:

	Сальдо на конец периода
Номер счета бухучета	Дебет	Кредит
…
60 «Расчеты с поставщиками»	79 240	79 240	Развернутое сальдо на счете 60
60.1 «Задолженность перед поставщиком»		79 240	По субконто 60.1
Авангард		79 240	В разделе «Контрагенты»
…
60.2 «Выплачены Авансы поставщику»	79 240		По субконто 60.2
Авангард	79 240		В разделе «Контрагенты»
…

Очевидно, что при проведении какого-то документа, допущена ошибка. Необходимо ее поправить, т.е. зачесть оплаченный аванс в счет оплаты за поступившие материальные ценности. После этого сальдо по контрагенту «Авангард» закроется в ноль:

	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
Номер счета бухучета	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
60 «Расчеты с поставщиками»			79 240	79 240
60.1 «Задолженность перед поставщиком»			79 240	79 240
Авангард			79 240	79 240
…
60.2 «Выплачены Авансы поставщику»			79 240	79 240
Авангард			79 240	79 240
…

Рассмотрим эту ситуацию на бухгалтерских проводках:

• Д 10 К 60.1 – 79 240 поступили материалы от поставщика
• Д 60.2 К 51 — 79 240 оплатили поставщику аванс

Поэтому и возникли остатки на конец отчетного периода и по дебету, и по кредиту. Такие ошибки возможны, когда банк разносится автоматически или банк разносит один бухгалтер, а документы от поставщиков разносит другой.

Проводкой Д 60.1 К 60.2 — 79 240 эту ситуацию нужно исправить. Что мы и сделали в нашем примере.

• Перед тем как составить баланс следует учесть особенности отражения в балансе основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА).

Дело в том, что операции по учету ОС ведутся на двух счетах БУ. На счете 01 учитываются сами ОС, а на счете 02 — амортизация этих ОС и убыток от обесценения (по разным субсчетам). Счет 01 является Активным, а счет 02 — Пассивным.

«В бухгалтерском балансе основные средства отражаются по балансовой стоимости, которая представляет собой их первоначальную стоимость, уменьшенную на суммы накопленной амортизации и обесценения» (п. 25 ФСБУ 6/2020 «Основные средства»).

Другими словами, прежде чем отражать информацию в балансе по ОС, нужно остаток по счету 01 уменьшить на остаток по счету 02 «Амортизация» и по счету 02 «Убыток от обесценения ОС».

Если не было обесценение ОС, то первоначальную стоимость ОС уменьшаем только на амортизацию. Например:

Сальдо по дебету счета 01 — 1 256 000 рублей

Сальдо по кредиту счета 02 — 869 000 рублей

В активе баланса (первый раздел) отразим только разницу — 387     
(1 256 000 — 869 000) / 1000.

Почему разделить на 1000?

Остатки по счетам в балансе по установленным правилам отражаются в тысячах рублей без десятичных знаков (приказ Минфина России от 02.07.2010 № 66н). Это же правило используется при отражении в балансе информации о НМА.

В балансе, указывается остаточная стоимость НМА организации (п. 35 ПБУ 4/99, письмо Минфина России от 30.01.2006 № 07-05-06/16). Остаточная стоимость нематериальных активов определяется как разница между сальдо по счетам 04 и 05 (с учетом переоценки и обесценения).

Важно. Все созданные резервы уменьшают показатели баланса. 

Например: в случае признания дебиторской задолженности сомнительной организация создает резервы сомнительных долгов. Величина созданного резерва учитывается на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам» и относится на финансовые результаты организации (Инструкция по применению Плана счетов, п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Проводка Д 91.2 К 63

В балансе вся дебиторская задолженность (дебетовое сальдо по счетам: 60, 62, 76…) необходимо уменьшить на кредитовое сальдо по счету 63 «Резерв по сомнительным долгам»

Это следует из п.35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»: «Бухгалтерский баланс должен включать числовые показатели в нетто — оценке, т.е. за вычетом регулирующих величин, которые должны раскрываться в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках».

Что еще необходимо учитывать перед составлением баланса

На конец отчетного периода, перед составление баланса необходимо провести реформацию баланса. Что это такое?

Реформация баланса — это процедура списания прибыли или убытка, полученной организацией за прошедший финансовый год. Реформацию проводят 31 декабря, после того как в учете отражена последняя хозяйственная операция. Реформация баланса включает в себя два этапа:

• закрытие счетов, на которых в течение года отражались доходы, расходы и финансовые результаты деятельности организации
• перенос финансового результата, полученного за отчетный год, в состав нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

По итогам каждого месяца организация закрывает синтетические счета 90 и 91 и списывает финансовые результаты от основной деятельности и прочих операций с субсчетов 90.9 и 91.9 на счет 99 «Прибыли и убытки».

Следовательно, на конец каждого месяца счета 90 и 91 должны были иметь нулевое сальдо. А вот на субсчетах, открытых к этим счетам, суммы в течение года накапливаются.

Их нужно будет обнулить 31 декабря при реформации. Субсчета, отрытые к счету 90 «Продажи» и счету 91 «Прочие доходы и расходы» закроются внутренними проводками:

• Д 90.1 К 90.9 — закрыт субсчет 90.1
• Д 90.9 К 90.2 — закрыт субсчет 90.2
• Д 90.9 К 90.3 — закрыт субсчет 90.3
• Д 90.9 К 90.4 — закрыт субсчет 90.4
• Д 91.1 К 91.9 — закрыт субсчет 91.1
• Д 91.9 К 91.2 — закрыт субсчет 91.2

В результате сделанных записей дебетовые и кредитовые обороты по субсчетам, открытым к счету 90 и счету 91, будут равны друг другу. Поэтому по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, ни эти синтетические счета, ни субсчета, открытые к ним, сальдо иметь не должны. На этом первый этап реформации завершен.

Вторым этапом будет начисление налога на прибыль (при ее наличии) и перенос финансового результата, полученного за отчетный год, в состав нераспределенной прибыли, если такая имеется или в состав непокрытого убытка, если организация сработала с убытком, проводками:

Д 99 К 84, если получена прибыль

Д 84 К 99, если сработали в убыток

На контроль бухгалтеру

Для определения финансового результата при закрытии отчетных периодов в течение года (в т. ч. по итогам декабря) бухгалтер должен был:

1. Ежемесячно списывать финансовые результаты от основной деятельности и прочих операций с субсчетов 90.9 и 91.9 на счет 99 «Прибыли и убытки»
2. Отразить в БУ сумму начисленного налога на прибыль (при ее наличии)
3. Начислять суммы причитающихся налоговых санкций — в корреспонденции со счетом 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль». Таким образом, 31 декабря на счете 99 «Прибыли и убытки» должен сложиться чистый финансовый результат (прибыль или убыток) отчетного года.
4. Годовой финансовый результат (прибыль или убыток), отнести на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» проводкой:

• Д 99 субсчет «Чистая прибыль (убыток)» К 84 — отражена чистая (нераспределенная) прибыль отчетного года
• Или Д 84 К 99 субсчет «Чистая прибыль (убыток)» – отражен чистый (непокрытый) убыток отчетного года.​

Практическое задание: проведите реформацию баланса по распечатанной ранее ОСВ. Начислять налоги не нужно. По условию примера они уже все начислены. После проведенной работы, можно заполнить баланс. Что и в какой строчке баланса отражать? можно посмотреть в документах в разделе Шпаргалка в конце статьи.

Алгоритм действий для выполнения задания:

1. Распечатайте ОСВ в конце статьи.
2. Заполните краткое название счетов учета.
3. Определите какой счет перед вами: А, П, А-П.
4. Проведите реформацию баланса и внесите корректировки в ОСВ.
5. Распечатайте бланк баланса в конце статьи.
6. Заполните баланс, воспользовавшись подсказкой в конце статьи.

Проверить себя можно посмотрев вебинар «Учимся составлять бухгалтерский баланс. Практикум для начинающего бухгалтера».

Внимание! За счет округлений у вас может возникнуть отклонение данных в балансе по итоговым показателям строки 1600 и 1700 (они должны быть равными). Скорректируйте один из показателей путем уменьшения (увеличения) по строке Дебиторская задолженность (1230)

Например:

По строке 1600 получилось: 1 285

По строке 1700 получилось: 1 286

Отклонение: 1

Показатель строки 1230 можно уменьшить на 1 и тогда показатель по строке 1600 станет равен показателю по строке 1700.

Как бухгалтеру заполнить оборотно-сальдовую ведомость и зачем она нужна

Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, содержащую сведения об остатках и оборотах по всем или отдельным счетам бухучета. О том, для чего используют этот документ, как его правильно составить, пойдет речь в нашей статье.