Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.
Способы ведения учета
Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.
Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:
- Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
- Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
- Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.
Численность сотрудников
Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.
Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».
Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)
А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.
Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.
Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:
Ч=(Т/1910) х Кн, где
Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;
Кн — коэффициент невыходов:
Кн=1+(Пн/(100), где
Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т.п.).
1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.
Трудоемкость всех основных учетных функций приведена в таблицах (часть 3 нормативов).
Пример
Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.
Ч=(4000/1910) х 1,15=2,40
По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.
Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.
Структура бухгалтерии на предприятии
В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.
Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.
Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.
В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.
При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:
- Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
- Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
- Производственный: калькулирование себестоимости.
- Реализации: выписка документов покупателям.
- Материальный: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
- Налоговый: начисление обязательных платежей.
Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:
Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.
Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.
Альтернативный вариант ведения учета
Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.
Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета
Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.
Преимущества работы с профессиональной командой наиболее ярко проявляются в форс-мажорных ситуациях: «уход» базы, необходимость срочного восстановления учета, внезапные проверки налоговых и правоохранительных органов.
Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов» при неожиданном визите проверяющих. Работники далеко не всегда знают свои права и обязанности при общении с инспекторами или полицейскими, поэтому нередко исполняют их незаконные требования, что может повредить организации в дальнейшем.
Если учет ведет наша команда — вы готовы к проверке в любой момент. Все необходимые документы оформлены и подшиты, база данных актуализирована и соответствует бумажной информации.
Вывод
Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.
Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Расчет штатной численности бухгалтерии
Расчет штатной численности бухгалтерии
Подборка наиболее важных документов по запросу Расчет штатной численности бухгалтерии (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 12.04.2022 по делу N 88-10024/2022
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате; 2) О взыскании компенсации за несвоевременную выплату заработной платы; 3) О взыскании компенсации морального вреда; 4) Об установлении оклада, обязании внести в трудовой договор изменения.
Обстоятельства: Судами установлено, что стороны состояли в трудовых отношениях. Приказом работодателя истцу был установлен оклад.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.Доводы кассационной жалобы Ш. о том, что при приеме на работу ее не ознакомили с трудовыми обязанностями, размером заработной платы, а также о том, что акт проверки составлен только за часть периода ее работы, и о том, что ревизор указывал на неверное исчисление ей оклада, но приказ об увеличении оклада не был подписан, повторяют позицию истца при рассмотрении дела судами первой и апелляционной инстанций и не могут являться основанием для отмены обжалуемых судебных актов, поскольку судами на основании совокупности представленных доказательств сделан обоснованный вывод о том, что Ш., работавшая в должности главного бухгалтера ФГКУ УВО организовывала, обеспечивала и несла ответственность за организацию бухгалтерского учета только аппарата ФГКУ УВО, начисление и выплату заработной платы только сотрудникам аппарата ФГКУ УВО со штатной численностью 277 человек, и не принимала участие в ведении бухгалтерского отчета и отчетности филиалов ФГКУ УВО, в которых имелись свои бухгалтерии.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как организовать структуру бухгалтерии?
(Консультация эксперта, 2023)Организационная структура, состав должностей и штатная численность работников бухгалтерии определяются исходя из фактических объемов работ, которые могут существенно отличаться в зависимости от вида и масштаба деятельности, а также территориальной расположенности организации, уровня автоматизации учета, уровня детализации управленческого учета и др.
Вопрос: Какие категории персонала существуют?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023)В большинстве случаев к такому персоналу относят работников, осуществляющих общее руководство организацией, ее структурными подразделениями, которые принимают и реализуют решения по управлению внутренними процессами (производственными, технологическими и иными) в организации, занимаются подготовкой и обработкой правовой, финансовой, бухгалтерской, кадровой документации (руководители организаций, руководители структурных подразделений, заместители руководителей, специалисты бухгалтерии, кадров и т.п.) (п. 7 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждений, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583, Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утв. Приказом Росархива от 14.01.2004 N 9 (далее – Методика N 9), п. 2 Методических рекомендаций, утв. Приказом Минкультуры России от 30.12.2015 N 3453).
Нормативные акты
В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.
Немного терминологии
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
Штат организации: цели и нормативы расчета
Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.
Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
- времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
- нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
- времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
- численности — число работников, которых может организовать один менеджер.
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Как рассчитать штатную численность работников
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
.png)
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:
Кн = 1 + Дн
где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.
С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.
Структура и штат организации: взаимосвязь
Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:
- какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
- сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
- какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.
С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.
Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.
У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе – бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.
Попробовать бесплатно
Бухгалтерия — сердце организации, от ее слаженной работы с другими подразделениями зависит эффективность работы всей компании. На бухгалтерах лежит большая ответственность, им приходится работать с большими объемами документов и данных. Расскажем, как сделать так, чтобы система бухгалтерии работала как швейцарские часы. Статья пригодится как главбуху, так и руководителю, и финансовому директору.
Определитесь с численностью и структурой отдела
Одни из первых вопросов, на которые нужно ответить:
- Сколько сотрудников взять в бухгалтерию?
- Сможет ли весь функционал выполнять один главбух, или потребуется несколько специалистов на разные направления (например, поставщики реализация, расчеты, материалы и т. д.)?
- Сколько таких направлений и функциональных задач?
Самое главное: не всегда количество бухгалтеров в штате прямо пропорционально размеру предприятия. Например, в некоторых случаях вся выручка организации на миллионы рублей может складываться из 2-3 отгрузочных документов, а в других — несколько сотен тысяч по реализации — это сотни накладных.
Также и с начислением заработной платы. По трудоемкости посчитать простой оклад для 100 сотрудников равноценно сложному расчету для 15 человек по тарифам, сменному графику, со множеством коэффициентов и т. д.
Не забывайте и про автоматизацию, если бухгалтер вносит первичку в учетную программу вручную, это занимает больше времени.
Что касается структуры отдела: чаще всего выбирают линейную, вертикальную или функциональную.
При линейной (это самый простой вариант для бухгалтерий численностью 5-8 человек) каждый специалист отвечает за свой участок работы и отчитывается непосредственно перед главбухом.
Вертикальная структура уже предполагает наличие заместителей у руководителя бухгалтерской службы. Каждый из замов курирует свое направление, а им в свою очередь подчиняются рядовые специалисты. Схема аппарата будет выглядеть так:
Отдел бухгалтерии может включать следующие участки:
- производственный (калькулирование себестоимости),
- финансовый (учет движения денежных средств по кассе и банковским счетам),
- расчетный (начисление зарплаты сотрудникам),
- налоговый (начисление обязательных платежей и сдача отчетности),
- материальный (оприходование документов и списание материалов) и т.п.
Функциональная структура используется на крупных производствах или в группах компаний. Бухгалтерия делится на подразделения, каждое из которых ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». И все вместе они в конечном итоге подчиняются главбуху.
С большим объемом финансовых документов бухгалтериям помогает справиться Делис Архив. Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют качество документов, полноту и сроки их поступления. Далее отсканируют и добавляют документы в электронный архив или ваше облачное решение.
Взаимозаменяемость — залог бесперебойной работы
Важно организовать работу службы так, чтобы в случае болезни или отпуска кого-либо из сотрудников, другой человек мог оперативно принять его функционал.
Специфика деятельности бухгалтерии такова, что пропуск сроков подачи отчетности или предоставления документов в фискальные органы может стоить компании многомиллионных штрафов. Поэтому заминки и простои в работе — непозволительная роскошь.
Рекомендуем ввести должность заместителя главбуха, чтобы за рядовыми бухгалтерами всегда оставался полный контроль.
В 2020-2021 годах особенно остро вставал проблема замены — сотрудники не только болели, но и вынуждены были оставаться дома на карантине, самоизоляции. Приходилось оперативно перестраивать взаимодействие между ними. А проконтролировать удаленную работу намного сложнее. Поэтому рекомендуем предусмотреть регламент на случай форс-мажора.
К примеру, если часть сотрудников вынуждены будут перейти на работу из дома, то они возьмут на себя функции, которые можно выполнять удаленно, а работники в офисе те, что нужно выполнять «очно». Например, удаленные сотрудники займутся работой с базами, проверкой проводок, разнесением первички, работой в электронными документами.
Офисные сотрудники — пробивают продажи по кассе, принимают документы от курьеров, сотрудников (например, авансовые отчеты), ходят на почту, отвечают на звонки и т.д.
Планируйте задачи наперед
Еще один момент, на который стоит обратить внимание при организации работы бухгалтерии, это планирование задач.
Каждый бухгалтер должен четко знать, какие обязанности за ним закреплены на определенный период, какие отчеты ему нужно сдать и в какие сроки.
Не лишним будет установить распорядок рабочего дня бухгалтерской службы, выделить часы приема по производственным вопросам для остальных работников компании.
Организуйте разумное хранение
Обработка огромного количества бумажных документов — неотъемлемая часть любой бухгалтерии. Однако сразу после обработки от них избавиться не удастся: накладные, акты, справки, расчеты нужно где-то хранить. Через какое-то время они могут понадобиться при проведении налоговых проверок или для сверки с контрагентами.
Самое разумное решение — доверить вопрос хранения специализированным компаниям. Это не только экономит вам место, но и предотвращает вероятность случайного уничтожения документов, их порчи, а также риск разглашения персональных данных, конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Профессионально архивные услуги оказывает Делис Архив.
Проводите регулярное обучение
При организации работы отдела важно учитывать необходимость периодического обучения сотрудников, повышения уровня квалификации и рядовых бухгалтеров, и главбуха. Кроме того для отдельных компаний требование о подтверждении квалификации это обязанность.
Например, согласно статьи 195.3 ТК и профстандарта «Бухгалтер» для работы в банке главному бухгалтеру нужно иметь определенное образование и регулярно проходить повышение квалификации.
Требования законодательства, а также правоприменительная практика меняется каждый год, поэтому советуем также сразу заложить в бюджет:
- обновление 1С и других программ, причем у официальных дилеров и через легальный софт;
- установку и обновление справочно-правовых систем;
- затраты на семинары и курсы повышения квалификации сотрудников;
- проведение аудиторских проверок (чтобы убедиться, что в отчетности содержится достоверная информация).
Не обременяйте бухгалтера лишними задачами
Хотите, чтобы бухгалтерия всегда сдавала отчеты вовремя? Не перегружайте ее дополнительным (не свойственным ей) функционалом. Так, к должностным обязанностям бухгалтера не относится:
- составление и проверка договоров с контрагентами;
- подготовка и проверка табелей учета рабочего времени;
- ведение кадрового учета и делопроизводства;
- проведение маркетинговых исследований лизинговых и кредитных компаний.
Несмотря на то, что бухгалтеры считаются универсальными специалистами, их компетенции не настолько широкие. Лучше проверку договоров поручить юристу, а подбор и оформление персонала hr или кадровику.
Любая ошибка может стоить организации денег — штрафы за несоблюдение трудового законодательства высокие.
Грамотно выстроенная и слаженно функционирующая система бухгалтерии — это половина успеха бизнеса. Ведь через нее проходят все финансы организации, именно данные бухучета служат основой для формирования управленческих отчетов и составления бюджета.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:
