Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.
Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк штатного расписания по форме Т-3 .xlsСкачать образец штатного расписания по форме Т-3 .xls
Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?
Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».
Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:
- Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».
Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.
Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Период действия
Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.
Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.
В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?
Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.
Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику
Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.
Вводная часть
Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.
Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.
Основная часть
В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.
Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.
Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.
Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.
Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.
Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.
Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.
Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.
Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.
Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.
Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.
Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).
В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.
Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!
Как утвердить в компании штатное расписание
ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.
Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.
В тексте распоряжения должны быть такие сведения:
- наименование хозяйствующего субъекта;
- название и номер распоряжения;
- место и дата создания документа;
- даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
- ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
- указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
- подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.
К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.
Составим образец приказа об утверждении штатного расписания
ООО «Афродита»
Приказ №34-ОД
г. Сарапул
30 декабря 2019 года
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.
Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Внесение изменений в штатное расписание
Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:
- требуется ввести новые подразделения или должности;
- меняется структура организации;
- требуется переименовать должности или подразделения;
- изменение зарплаты, тарифных ставок;
- предстоит сокращение штата.
Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.
После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.
Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.
В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.
Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
ООО «Афродита»
Приказ №66
г. Сарапул
12 августа 2020 года
О частичном изменении штатного расписания
В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:
1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора.
2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел».
3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом.
4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Как правильно ввести новую должность в штатное расписание
Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.
Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.
Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.
Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.
Образец распоряжения о введении новой должности
ООО «Афродита»
Приказ №74
г. Сарапул
20 сентября 2020 года
О введении новой должности
В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:
1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей.
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Порядок сокращения должностей
Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.
В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.
Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.
Образец приказа о сокращении численности
ООО «Афродита»
Приказ №96
г. Сарапул
15 мая 2020 года
О сокращении численности сотрудников компании
В связи с уменьшением в компании объемов производства
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности:
— программист, в количестве 2 шт. единиц;
— веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы.
2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.
3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.
4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».
Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.
Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлены:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова
Выписка из штатного расписания
Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.
Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.
Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.
Документ должен содержать только следующие сведения:
- Наименование бумаги и дату ее составления.
- Наименование компании.
- Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
- Срок действия выписки.
- Подписи указанных выше сотрудников.
Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.
Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
Для чего и кому необходимо штатное расписание
Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.
При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.
Подробнее: как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.
Отсутствие расписания трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.
По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении расписания;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма штатного расписания
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.
Шаг 1
Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Шаг 2
Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Шаг 3
Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Шаг 4
Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
Шаг 5
В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение штатного расписания
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.
Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.
Подробнее:
- как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- как и сколько нужно хранить штатное расписание.
Как вносить изменения
Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Ознакомление работника с приказом о внесенных изменениях в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Подробнее: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.
Читайте также: как оформлять сокращение должности в штатном расписании
Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.
Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.
Можно ли отказаться от штатного расписания
В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.
Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.
Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.
Какая информация должна быть в штатном расписании
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.
Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.
Штатное расписание 2023 года (скачать бланк Т-3 для заполнения)
Как правильно оформить штатное расписание на 2023 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.
В шапке документа указывают:
- название организации или имя ИП-работодателя;
- код по ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия (обычно до одного года);
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- общее количество штатных единиц.
В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.
В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
- общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты.
Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.
Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.
Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.
В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.
Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.
Штатное расписание на 2023 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
- Для чего нужно штатное расписание
- Для кого обязательно
- Кто составляет
- Из чего состоит
- Как правильно составить штатное расписание
- Как утвердить и изменить
- Наказание за отсутствие
- Итоги
Для чего нужно штатное расписание
Штатное расписание — это таблица, которая включает состав работников компании, их должности, ставки, размер заработной платы и прочую информацию.
Документ необходим для правильной организации рабочего процесса и управления персоналом, говорит Эмиль Ахундов, коммерческий директор НИИ Развития Народного Образования, руководитель проекта «Фабрика лидеров мнений».
«Штатное расписание влияет на все аспекты жизни организации, начиная от процессов производства и заканчивая финансовой деятельностью. Оно помогает определить необходимое количество сотрудников, их должности, распределять обязанности и прибыль, планировать бюджет и контролировать выполнение задач», — объясняет Эмиль Ахундов.
Штатное расписание — полезный и удобный внутренний документ для любой организации, который фиксирует разделение труда, сложившееся в трудовом коллективе. С его помощью можно составлять статистические отчеты, осуществлять расчеты, проводить анализ и т.д., отмечает Константин Бахтин, руководитель арбитражной практики юридической компании «Гебель и партнеры».
Имея перед глазами документ, можно быстро оценить эффективность компании, сколько сотрудников работает в подразделениях. Это поможет не «раздувать» штат, то есть не расширять коллектив без насущной необходимости.
Еще в таблице отмечают вакантные места: так проще подыскивать новых сотрудников и выявить текучку кадров.
«Хотя штатное расписание содержит информацию о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем фонде оплаты труда, в нем нет персональных данных работников», — подчеркивает Елена Лимонова, директор по развитию кадрового агентства «Стафф-АП».
Как ИП нанять работника: этапы и документы
Для кого обязательно
В статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ упоминается штатное расписание и его обязательность, подчеркивает Нурлан Гасымов, адвокат Адвокатской палаты Санкт-Петербурга.
Поэтому любое юридическое лицо или ИП (всплывашка: индивидуальный предприниматель), имеющие наемных работников по трудовому договору, обязаны иметь утвержденное штатное расписание, подчеркивает Константин Бахтин.
«В первую очередь оно необходимо для руководителя организации. Например, с его помощью можно доказать обоснованность проведенного сокращения, сославшись на отсутствие открытых и доступных вакансий», — приводит пример Константин Бахтин.
На практике, по словам Станислава Шиткова, предпринимателя, владельца компании «Прачечные Тритон», в компаниях малого бизнеса штатное расписание используют редко.
«Обычно оно ведется формально, только для предоставления в контролирующие органы — например, в трудовую инспекцию. Можно сказать, что этот документ для нашей сферы деятельности стал атавизмом», — считает Станислав Шитков.
Кто составляет
Составлять документ может любой уполномоченный сотрудник — руководитель, кадровик, бухгалтер, HR-специалист или другие специалисты.
Обязанность по составлению и ведению таблицы должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного работника.
Чтобы не запутаться в юридических тонкостях и всегда быть в курсе изменений в законодательстве, лучше иметь надежного юриста. В Совкомбанке к услугам такого специалиста можно обращаться круглосуточно.
Нужна срочная юридическая помощь здесь и сейчас? Обращаться за консультатцией к незнакомым онлайн-специалистам — не самое надежное решение. Подключите услугу «Спроси юриста». За скромную абонентскую плату (от 1500 до 3500 ₽/год в зависимости от тарифа) квалифицированный специалист будет на связи 24/7 по самым разным вопросам.
Спросить юриста
Из чего состоит
Елена Лимонова подчеркивает, что организация вправе разработать собственную форму штатного расписания. Но гораздо удобнее готовая форма Т-3 (можно скачать образец).
В каждую из 10 граф этой формы нужно внести следующую информацию:
- название структурного подразделения (например, администрация);
- код подразделения по ОКПО (можно проверить на специальном ресурсе);
- должность (специальность или квалификационная категория);
- Количество штатных единиц (одна ставка — одна единица, если полставки — то 0,5).
- Тарифная ставка (оклад в месяц);
- Пункты 6–8. Надбавки (в том числе премии. Если их нет, можно ничего не писать);
- Полная сумма выплаты в месяц (значения из графы 4 умножаются на суммы из граф 5–8).
- Примечания (для дополнительной информации, например, о том, что место вакантно).
Если вы индивидуальный предприниматель, то вписывать себя в документ не надо: закон не рассматривает ИП как работника, в отличие от директора ООО или АО.
В список не вносят и подрядчиков, которые работают по договорам ГПХ, так как штатное расписание регулируют нормы ТК, а трудовые отношения ГПХ зафиксированы в Гражданском кодексе.
«Штатное расписание может быть представлено как в виде текста/положения, так и в формате таблицы или организационной схемы. Оно позволяет четко прослеживать организационную структуру компании, закреплять штатную численность структурных подразделений и число штатных единиц по каждой профессии, прослеживать систему оплаты труда сотрудников», — подытоживает Станислав Шитков.
Как правильно составить штатное расписание
Чтобы правильно вести документ, необходимо учитывать размер организации, ее специфику и потребности, говорит Эмиль Ахундов.
«Самое главное, что нужно сделать заранее — определить общую структуру расписания в зависимости от направления деятельности и особенностей организации», — советует Константин Бахтин.
Как утвердить и изменить расписание
Готовое штатное расписание утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник. Ему нужно поставить подпись в приказе об утверждении.
Но прежде в готовом документе подписи ставят главный бухгалтер и руководитель отдела кадров (если они есть в компании). После этого издают приказ об утверждении расписания.
Срок действия документа не ограничен, пока не появились какие-либо изменения (например, уровень зарплат стал другим или появилась новая должность).
«В случае изменения отдельных положений — структуры, численности или должностей можно не разрабатывать новый документ, а лишь издать приказ о внесении изменений. При этом законом не установлена обязанность работодателя знакомить сотрудников со штатным расписанием и уведомлять их о принятых изменениях», — говорит Константин Бахтин.
Вместе с тем для изменения штатного расписания может потребоваться согласование с профсоюзами или трудовыми коллективами, уточняет Эмиль Ахундов.
Рост компании почти всегда связан с расширением штата и, как следствие, ростом затрат. В Совкомбанке можно взять выгодный кредит и вывести свое предприятие на новый уровень.
Бизнес исчерпал предел роста? Пора менять стратегию и привлекать новые эффективные ресурсы. Один из них — кредит на расширение бизнеса от Совкомбанка. Выберите любую из трех программ льготного кредитования ИП и ООО и получите мощный финансовый поток на очень выгодных условиях: для IT-предпринимателей и сельзохпроизводителей – до 5%, для остальных субъектов МСП – не более 10,25%
Наказание за отсутствие
Хотя в Трудовом кодексе нет требования о штатном расписании, его отсутствие является нарушением ТК РФ, напоминает Елена Лимонова.
«Штатное расписание практически всегда запрашивают во время проверок со стороны налоговой, трудовой инспекцией, а также Социальным фондом России. Оно необходимо для успешного прохождения государственных проверок. Если документа в компании нет — это нарушение законодательства, которое чревато штрафом», — говорит Нурлан Гасымов
Для индивидуальных предпринимателей штрафы за отсутствие документа составляют до 5000 рублей, предупреждает эксперт.
За отсутствие обязательного локального нормативного акта организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей штраф в размере до 50 тысяч рублей, предупреждает Константин Бахтин.
Итоги
Штатное расписание сотрудников — обязательная отчетность, которую могут запросить во время проверки.
Правила составления штатного расписания несложные: нужно заполнить графы готовой формы Т-3.
За отсутствие нормативного акта положены штрафы: для ИП — до 5 тысяч рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.
Документ помогает в планировании и учете численности сотрудников, оценке затрат при изменении уровня зарплат.
Добавить в «Нужное»
Штатное расписание: образец и порядок утверждения
Штатное расписание – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, описывающий ее структурные подразделения, должности (специальности), количество штатных единиц по каждой должности и тарифную ставку для каждой должности. В итоге штатное расписание – это полная картина о структуре организации, количестве сотрудников по каждой должности, которое необходимо для нормальной работы, а также об общих затратах на оплату труда в организации.
Форма штатного расписания
Унифицированная форма штатного расписания (форма № Т-3 или по ОКУД 0301017) утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
В то же время использование именно этой формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Организация может применять и самостоятельно разработанную форму штатного расписания, утвердив ее своим приказом или как приложение к учетной политике (Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ).
Отметим, что порядок заполнения штатного расписания законодательно не утвержден.
[gklink]Бесплатно скачать бланк штатного расписания по форме № Т-3 в формате Excel можно здесь.|файл штатное расписание бланк
Зачем нужно штатное расписание
Как мы уже сказали выше, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание должно содержать:
- перечень структурных подразделений. Отметим, что законодательство не регулирует порядок присвоения наименований структурным подразделениям. То есть тут у организации есть выбор;
- наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц.
Штатная единица – это единица из перечня должностей в штатном расписании, соответствующая одному рабочему месту. Отметим, что в штатном расписании не указываются ф.и.о. сотрудников, заполняющих определённые должности, поскольку это информация именно о структуре организации, о численности персонала, а не о конкретных лицах.
Причем штатное расписание показывает именно структуру организации: должности руководителя организации, его заместителей и работников, непосредственно подчиненных руководителю.
Также штатное расписание содержит информацию об общем месячном фонде заработной платы организации.
Из совокупности норм ТК можно сделать вывод об обязательности такого документа как штатное расписание. В трудовом договоре указывается наименование должности (профессии), на которую принимается сотрудник, в соответствии со штатным расписанием (ст. 15, 57 ТК РФ).
Штатное расписание может помочь организации обосновать сокращение штата или численности работников. В частности, штатным расписанием можно подтвердить, были ли в организации вакантные должности, которые надо предлагать сокращаемым работникам (ст. 180 ТК РФ).
За отсутствие штатного расписания организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Штатное расписание при наличии ОП
Если у организации есть обособленные подразделения, филиалы, представительства, то организация может сама решить, будет ли она утверждать отдельное штатное расписание для организации без ОП и отдельные документы для каждого ОП, филиала, представительства. Или же организация утвердит единое штатное расписание на всю организацию в целом.
Можно ориентироваться на то, есть ли у руководителя ОП полномочия утверждать штатное расписание. Если нет, то штатное расписание должен утвердить руководитель организации. И проще сделать единое штатное расписание на всю организацию.
Заполнение штатного расписания: образец
Рассмотрим порядок заполнения отдельных граф штатного расписания (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплату, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1):
- в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается показатель по соответствующим должностям (профессиям). Если же по данной должности предусматривается неполная штатная единица с учетом особенностей работы по совместительству, то указывается соответствующая доля, например 0,25; 0,5; 2,75;
- в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается рублевая месячная зарплата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации. Система оплаты труда может регулироваться коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Обратите внимание, оклад для одинаковых должностей должен быть одинаковым. Если для какой-то должности для разных людей надо установить разные оклады, то нужно ввести дополнительные должности: эксперт, младший эксперт, старший эксперт, ведущий эксперт. Также нельзя указывать в штатном расписании вилку окладов, в частности так: от 20 000 руб. до 30 000 руб.;
- в графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные законодательством (например, северные надбавки), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При необходимости можно указать надбавку в процентах от оклада или в виде коэффициента. Обратите внимание, в штатном расписании можно не прописывать все выплачиваемые премии. Достаточно сделать ссылку на Положение о премировании организации в графе 10 «Примечание»;
- в графе 9 «Всего в месяц» штатного расписания указывается сумма, равная произведению графы 4 и суммы граф 5-8.
Поясним подробнее порядок заполнения графы 4 при неполном рабочем времени. Если организации не нужна полная штатная единица по какой-то должности, то в штатное расписание можно ввести неполную штатную единицу. Это, проще говоря, не количество работников по одной должности, а объем работ по этой должности.
Если на одной должности у вас работают 3 человека, каждый по 0,5 рабочего времени, то в штатном расписании нужно указать 1,5. Кстати, округлять количество штатных единиц нельзя (например, нельзя написать 2 вместо 1,8). Ведь исходя из количества штатных единиц подсчитывается фонд оплаты труда в целом.
Некоторые бухгалтеры называют неполную штатную единицу неполной ставкой, то есть имеют в виду работу в режиме неполного рабочего времени с оплатой пропорционально отработанному времени. То есть человек работает не стандартные 40 часов в неделю, а меньше. И получает оплату пропорционально отработанному времени.
[gklink]Посмотреть образец заполнения штатного расписания по форме № Т-3 в формате Excel можно здесь.|файл штатное расписание образец
Какой оклад указать в штатном расписании для неполной штатной единицы
Оклад — это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение им трудовых обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ст. 129 ТК РФ).
В трудовом договоре человека, принятого на неполное рабочее время (в том числе совместителя), оклад должен быть указан в полном размере в соответствии со штатным расписанием. То есть в штатном расписании оклад указывается в полном объёме как для полной штатной единицы.
Это подтверждается в том числе порядком расчета показателя графы 9. Показатель «Всего в месяц» рассчитывается как произведение оклада, указанного в графе 5, и количества штатных единиц, указанных в графе 4. Соответственно, если по должности предусматривается неполная штатная единица, то общая сумма зарплаты за месяц будет рассчитана с учетом этого.
Должны ли должности в штатном расписании соответствовать профстандартам
В соответствии с ТК наименования должностей, профессий или специальностей в трудовых договорах должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках либо профессиональных стандартах, если ТК РФ, иными законами предусмотрено право работников на предоставление им компенсаций, льгот или каких-либо ограничений при работе на таких должностях (по профессиям, специальностям) (ст. 57 ТК РФ).
Поэтому должности в штатном расписании должны соответствовать профессиональным стандартам:
- если работникам на каких-то должностях положены компенсации, льготы и т.д.;
- если к работникам предъявляются определенные требования, установленные ТК и иными НПА, для выполнения определенных трудовых функций.
Подробнее о профессиональных стандартах вы можете почитать отдельную консультацию.
Отметим, что допустимо указывать в штатном расписании двойные должности, к примеру бухгалтер-кассир, если должности схожи по своим трудовым функциям.
Срок действия штатного расписания
Срок действия штатного расписания законодательно не установлен. Как правило, штатное расписание действует до утверждения нового. Поэтому поле «на период ____» в штатном расписании можно не заполнять.
Как утверждается штатное расписание
Штатное расписание должно быть подписано работниками, ответственными за его заполнение, например, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или приказом, подписанным уполномоченным лицом.
После этого реквизиты «утверждающего» приказа нужно внести в поле «Утверждено» штатного расписания.
Приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.
|
ООО «Ромашка» Приказ об утверждении штатного расписания Приказываю: Утвердить штатное расписание от 09.03.2022 № 1 со штатной численностью 5 единиц. Директор Иванов И.И. |
Образец приказа об утверждении штатного расписания вы можете скачать здесь.
Как изменить штатное расписание
Штатное расписание можно изменить в любой момент по мере необходимости, в частности, если:
- меняется структура организации;
- меняется количество штатных единиц по какой-то должности;
- меняются должности;
- меняется оклад по каким-то должностям;
- меняются надбавки по должностям.
Изменения в штатное расписание должны быть утверждены приказом руководителя или уполномоченного им лица.
Если в штатное расписание вносится много изменений, то проще составить новую редакцию штатного расписания и утвердить ее отдельным приказом руководителя.
Нужно ли ознакомить работников со штатным расписанием
Такого требования в законодательства нет, ведь это не локальный нормативный акт организации, непосредственно связанный с трудовой деятельностью (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Как отражать в штатном расписании вакансии
Штатное расписание может включать как уже занятые должности, так и вакантные, если организация планирует взять сотрудника на эту должность. Например, если в штатном расписании есть должность «помощник секретаря» и трудящийся на этой должности сотрудник уволился, а организация ищет нового сотрудника на вакантную должность, то исключать должность «помощник секретаря» из штатного расписания не надо. А вот если эту должность решено ликвидировать после увольнения человека, то можно внести изменения в штатное расписание.
Вакантные должности в штатном расписании можно отдельно помечать. Например, в унифицированной форме № Т-3 для этих целей можно использовать графу 10 «Примечание».
Отметим, что если один сотрудник временно выполняет обязанности другого, то вносить в штатное расписание дополнительную штатную единицу не надо.
Срок хранения штатного расписания
Штатное расписание должно храниться бессрочно, то есть в течение всего срока деятельности организации вплоть до ликвидации (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
