Как составить штатное расписание на сдельную оплату труда

Новый выпуск является подсказкой для сотрудников отдела кадров. Рассмотрим, чем заполнение штатного расписания при сдельной оплате труда и неполном рабочем времени отличается от заполнения обычного расписания, а также рассмотрим, как настраивать графики неполного и сокращенного рабочего времени в программном продукте «1С:Зарплата и управление персоналом».

Штатное расписание — это внутренний документ работодателя, содержащий перечень его структурных подразделений, наименований должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц и их окладах.

Существует утвержденная форма штатного расписания № Т‑3, но ее применение для негосударственных организаций является необязательным.

Если организация использует унифицированную форму штатного расписания:

• В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» необходимо отразить размер месячной заработной платы. Для каждой должности здесь указывается месячная заработная плата по тарифной ставке для одной штатной единицы.

Обратите внимание: Иные выплаты, например, компенсационные или социальные выплаты не включаются в графу 5.

• Если сотрудник имеет сдельную оплату труда, то в графе 10 «Примечание» делается пометка о сдельной оплате труда и приводится ссылка на локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок установления оплаты труда.

Обратите внимание: В графе 10 работодатель должен указать размер оплаты за норму выработки. При этом графа 5 не заполняется.

• Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, в штатном расписании особенностей нет — оно заполняется аналогично полному графику сотрудника.

Настройка графиков неполного и сокращенного рабочего времени в «1С:Зарплата и управление персоналом»

В программном продукте «1С:Зарплата и управление персоналом» есть возможность настроить графики неполного и сокращенного времени.

• Сокращенное рабочее время устанавливается законодательством по различным причинам. Заработная плата в таком случае не изменяется.
• Неполное рабочее время устанавливается в случае договора сотрудника с работодателем. Заработная плата устанавливается пропорционально отработанному времени.

Как настроить график сокращенного рабочего времени

1. Переходим в раздел «Настройка», затем «Кадровый учет».
2. Выбираем «Используется работа по неполной ставке».





3. Переходим в раздел «Настройки», затем «Графики работы сотрудников».
4. Нажимаем «Создать».



5. Вводим название графика.
6. Нажимаем «Изменить свойства графика»:
   • Указываем рабочие дни недели.
   • При заполнении учитывать праздничные дни.
   • В расписании работы указываем продолжительность.
   • При нажатии ОК график работы заполняется автоматически на текущий год.

Как настроить график неполного рабочего времени

1. Переходим в раздел «Настройка», затем «Кадровый учет».
2. Выбираем «Используется работа по неполной ставке».





3. Переходим в раздел «Настройки», затем «Графики работы сотрудников».
4. Нажимаем «Создать».
5. Вводим название графика.
6. Нажимаем «Изменить свойства графика».





7. Ставим флажок «Использовать неполное рабочее время»:
   • выбираем неполный рабочий день;
   • неполная рабочая неделя.
8. Поставим галочку «Считать норму по другому графику». Это обуславливает «точку отсчета», исходя из которой будет исчисляться неполная ставка. Если не установить этот флажок, то норма времени этого сотрудника была бы установлена автоматически — 20 часов.
9. Нажимаем ОК.

Готово.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропускать новые выпуски.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Как отразить в штатном расписании сдельную оплату труда

Как отразить в штатном расписании сдельную оплату труда

Подборка наиболее важных документов по запросу Как отразить в штатном расписании сдельную оплату труда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.

Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.

Можно ли отказаться от штатного расписания

В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.

Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.

Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.

Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.

Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.

Штатное расписание 2023 года (скачать бланк Т-3 для заполнения)

Как правильно оформить штатное расписание на 2023 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.

В шапке документа указывают:

• название организации или имя ИП-работодателя;
• код по ОКПО;
• номер документа и дату его составления;
• период действия (обычно до одного года);
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• общее количество штатных единиц.

В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.

В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
• общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты.

Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.

Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.

Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.

В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.

Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.

Штатное расписание на 2023 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Скачать штатное расписание

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание.  Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

 

Скачать пример заполнения штатного расписания

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении… графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Не составите штатное расписание – есть риск получить штраф.  Из статьи узнаете, в какой форме составить документ и какие сведения в него включить, как долго хранить штатное расписание и нужно ли знакомить с ним работников. Эксперты рассказали, как заполнить графы унифицированной формы Т-3. Готовый образец сможете скачать по ссылке в статье.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, в котором в сводном виде фиксируют сложившееся разделение труда между работниками. Определение дал Роструд в Письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

В Трудовом кодексе нет прямого указания на штатное расписание. Но считаем, что штатное расписание – это обязательный кадровый документ, и вот почему. О штатном расписании говорится в ч. 1 ст. 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где дают понятие трудовой функции работника. Кроме того, Роструд считает, что отсутствие должностей в штатном расписании инспекторы Государственной инспекции труда могут расценить как нарушение. Административная ответственность в этом случае предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

По какой форме составлять штатное расписание?

На практике работодатели чаще используют унифицированную форму штатного расписания. Это форма Т-3. Но она необязательна. Работодатель может разработать собственную (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Унифицированную форму утвердили Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Какую информацию включать в штатное расписание?

В штатное расписание включите:

• наименование структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей, профессий;
• количество штатных единиц;
• размер оклада и (или) тарифной ставки;
• наличие и размер надбавки и пр.

В штатное расписание не нужно вносить фамилий работников. Главная цель документа – определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Чтобы отобразить эту информацию, работодатель может разработать штатную расстановку.

Форму и образец заполнения штатной расстановки можно скачать в системе КонсультантПлюс:

Штатная расстановка (образец заполнения)

Как заполнить унифицированную форму Т-3?

В унифицированную форму Т-3 сведения вносятся по графам.

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

Структурными подразделениями могут быть как филиалы и представительства, так и отделы, цеха, участки и т. д. (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Обычно сначала указывают подразделения, которые включают руководство, например «Администрация», и далее в порядке подчинения.

Обратите внимание, что в некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот. Например, дополнительный отпуск или выход на пенсию. Поэтому если на предприятии существуют вредные факторы, при разработке наименования руководствуйтесь отраслевыми классификаторами вредных производств.

Графа 2 «Код»

Коды структурным подразделениям работодатель присваивает самостоятельно. Как правило, их указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Наименование должности работодатель определяет самостоятельно. Исключение: работа связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот. Если законом установлены льготы или ограничения в отношении работы в определенной должности, то при разработке наименований должностей используйте документы:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37);
• Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

В графе 3 формы Т-3 не указывают конкретный вид работы, но работодатель вправе внести изменения в унифицированную форму и дополнить ее графой с указанием вида работы.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Количество штатных единиц в организации зависит от ее потребностей в конкретных видах работ, их срочностью, экономической целесообразностью и других показателей. В штатное расписание можно вносить как полную, так и неполную штатную единицу. Например, 0,5 или 0,25.

Вакантные должности в штатном расписании отражают по общим правилам. Это связанно с тем, что документ отражает информацию об общей структуре организации и не конкретизируется на определенных работников. Если документ будет содержать такую информацию, у работодателя появится необходимость изменять его каждый раз при приеме или увольнении работников.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»

Информация, вносимая в данную графу, зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Это может быть фиксированная сумма оплаты труда в рублях либо проценты или коэффициенты (абз. 3 раздела «Штатное расписание» Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Если работник трудится по сдельной системе оплаты труда, в графе 5 можно поставить прочерк. В графе 10 «Примечание» укажите «Сдельная оплата труда». Сделайте ссылку на локальный акт, который определяет порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Госорганы отмечают, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ст. 132 ТК РФ, Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1, Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299).

Суды считают, что разные оклады на одноименных должностях правомерны, если работодатель сможет обосновать разницу. Например, когда у одного из работников, замещающего одноименную с другими должность, круг обязанностей шире и ответственность выше, что подтверждает должностная инструкция (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 26.10.2021 по делу № 88-25020/2021, Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 09.06.2022 по делу № 88-10180/2022, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу № 33-6699).

Во избежание спорных ситуаций как с работниками, так и с госорганами рекомендуем не устанавливать разный оклад для одноименных должностей. Уточнить различия в обязанностях можно, введя категории или слова «младший», «старший», «ведущий». Либо установите доплаты, надбавки за пределами оклада, например за квалификацию.

Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.»

Надбавки могут быть установлены законом, например за работу в районах Крайнего Севера. Либо их устанавливают локальным нормативным актом работодателя, например за знание иностранного языка.

Если в организации установлена надбавка, размер которой меняется, например, в зависимости от стажа работника, то работодатель может не указывать ее в соответствующей графе. В графе 10 нужно сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при изменении размера надбавки.

В законе не прописано, как отражать премии в штатном расписании. Премии, отраженные в штатном расписании, ‒ обязательные выплаты. Если премию назначают по решению работодателя, в данном документе она, как правило, не отражается.

Графа 9 «Всего в месяц»

Графу заполняйте, когда оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. Если итоговую сумму посчитать затруднительно, в графе 9 поставьте прочерк, а в примечании укажите ссылку на документы, устанавливающие выплаты.

Графа 10 «Примечание»

В графу можно внести любую информацию, которая относится к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, которыми установлены виды надбавок и их размеры.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно скачать в системе КонсультантПлюс:

Форма: Штатное расписание организации, включающее ее обособленные подразделения. Унифицированная форма № Т-3 (Форма по ОКУД 0301017) (образец заполнения)

Каков срок действия штатного расписания?

Срок действия документа законом не определен. Работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Срок может быть указан в самом документе.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносили изменения в виде дополнений, то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждают новое расписание. Так удобнее применять документ в работе. При этом работодатель вправе иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.

Знакомить ли работников со штатным расписанием?

Работодатель не обязан знакомить работника со штатным расписанием при приеме на работу. Это следует из Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1. Чтобы избежать спорных ситуаций, рекомендуем выдавать по запросу работника копию выписки из штатного расписания относительно его должности. Копию всего документа работодатель вправе не выдавать. 

Роструд отметил: несмотря на то что штатное расписание – локальный нормативный акт, этот документ не является непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Но обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

По вопросу, должен ли работодатель выдать работнику штатное расписание по его запросу в соответствии со ст. 62 ТК РФ, судебная практика неоднозначна. Ряд судов придерживаются позиции, что штатное расписание не относится к документам, связанным непосредственно с работой сотрудника, а также не является документом, подлежащим выдаче работнику в обязательном порядке. Например, Апелляционное определение Московского городского суда от 01.02.2022 по делу № 33-2073/2022, Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2020 по делу № 88-8227/2020, Апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2020 № 33-27676/2020.

Существует и другая позиция. В Апелляционном определении Московского городского суда от 12.03.2020 по делу № 33-10606/2020 суд признал неправомерными действия работодателя, который отказал сотруднику выдать копии выписки из штатного расписания по его должности за период выполнения трудовых обязанностей. В определении отмечено, что запрашиваемый документ связан с работой и подлежит выдаче сотруднику в порядке ст. 62 ТК РФ.

Как внести изменение в штатное расписание?

Изменения в штатное расписание вносите на основании приказа руководителя либо утвердите новое штатное расписание. На практике документ изменяют, когда:

• исключают вакантные должности или целые подразделения в связи с организационными изменениями;
• вводят новые штатные единицы при необходимости расширить производство или увеличить оказываемые услуги;
• сокращают штатные единицы, связанные с сокращением численности или штата организации;
• изменяют оклады;
• переименовывают подразделения и должности.

Сколько хранится штатное расписание?

Штатные расписания организации по месту утверждения имеют постоянный срок хранения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до ее ликвидации. Сокращать эти сроки нельзя (п. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 4.10 Инструкции из  Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).

Составить документ с учетом всех обязательных требований и минимизировать риски штрафов вам помогут уникальные экспертные материалы в системе КонсультантПлюс:

Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание

Подборка форм: Штатные расписания   

Вопрос:

Можно ли использовать латинские буквы в наименовании должностей (PR-менеджер, IT-специалист, HR-менеджер)?

Ответ:

Законодательство не запрещает использовать в наименовании должностей латинские буквы в штатном расписании. При этом в соответствии со штатным расписанием вносят записи в трудовые книжки. 

Использование в названии должностей в трудовой книжке иностранных слов может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Дело в том, что трудовые книжки ведут на государственном языке Российской Федерации. На территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики. Об этом сказано в п. 6 Приложения 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н.