Как составить скользящий график по сменам

В ТК РФ не дано понятия «скользящий график работы». Обычно под ним понимают режим, когда выходные выпадают на разные дни недели. Например, при графике работы «два через два» выходные работника каждую неделю будут в разные дни недели.

Скользящий график работы обычно вводят в компаниях, когда в силу производственно-технических процессов нельзя организовать труд работников так, чтобы они отдыхали в одни и те же дни. В таком трудовом режиме обычно работают продавцы, охранники.

Сменная работа – это безостановочная работа производства, когда одна группа рабочих сменяет другую в течение одного дня, который таким образом делится на несколько смен (ст. 103 ТК РФ). То есть режим работы предполагает постоянный и безостановочный процесс. Примером может служить ситуация, когда сотрудники работают в три смены по 8 часов.

Обязательные требования при сменной работе:

• составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;

• учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;

• ознакомление работников с графиком сменности не позднее чем за один месяц до введения его в действие. Подробнее ознакомиться со сменным графиком работы можно в нашей статье.

При работе по скользящему графику сотрудники, как правило, не сменяют друг друга в течение одного рабочего дня, а выходят на работу в разные дни. Примером может служить график работы «2 через 2».

В отличие от сменного графика при введении скользящего режима работы не нужно учитывать мнение профсоюза, даже если он есть в организации. Также закон не требует знакомить сотрудников с графиком за месяц.

Тем не менее нужно информировать сотрудников о графике работы заранее. Поэтому желательно установить определенный срок ознакомления сотрудников с документом. Этот срок должен быть указан в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовых договорах с сотрудниками.

Скользящий график работы составляют в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Необходимо:

• прописать чередование рабочих и выходных дней. При суммированном учете рабочего времени общее количество часов работы за учетный период не должно превышать норму рабочего времени конкретного сотрудника за этот период (ч. 1 ст. 104 ТК РФ);

• учитывать, что еженедельный непрерывный отдых должен быть, как правило, не менее 42 часов (ст. 110, ч. 1, 3 ст. 111 ТК РФ);

• определить учетный период, если вводится суммированный учет. Он может быть любой, например, месяц, квартал, но не больше одного года. Лучше взять учетный период длиннее, например, полгода так, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. Исключение составляют отдельные категории сотрудников, у которых учетный период ограничен. Например, у работников с вредными условиями труда он, как правило, не может быть больше трех месяцев (ч. 1, 2 ст. 104 ТК РФ).

Скользящий график удобно оформлять в виде таблицы. Обычно в нем указывают:

• номер и дату составления;

• название отдела;

• учетный период;

• Ф.И.О. и должности работников;

• порядок чередования рабочих и выходных дней;

• время начала и окончания рабочего дня, его продолжительность;

• время обеденного перерыва.

Если выходные предоставляются по скользящему графику при сменной работе, то можно всю необходимую информацию о выходных указать в графике сменности и не составлять дополнительно скользящий график.

В правилах внутреннего трудового распорядка скользящий график работы указывают, если он установлен в целом по организации или, например, отдельному структурному подразделению.

В правилах нужно подобно прописать все элементы режима работы (ч. 1 ст. 100, ч. 3 ст. 111, ч. 4 ст. 189 ТК РФ):

• указать продолжительность рабочей недели (рабочая неделя с выходными днями по скользящему графику);

• чередование рабочих и выходных дней;

• продолжительность ежедневной работы;

• время ее начала и окончания.

Если сотрудникам устанавливают суммированный учет рабочего времени, то порядок его введения также нужно прописать в ПВТР (ч. 4 ст. 104 ТК РФ).

Рекомендуем также закрепить в правилах порядок и сроки ознакомления сотрудников со скользящим графиком работы.

Прописать условие о скользящем графике в трудовом договоре нужно, если это индивидуальный график сотрудника. В остальных случаях достаточно указать его в правилах внутреннего трудового распорядка. Но можно продублировать его и в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).

Изменить прежний режим работы на скользящий график можно двумя способами.

Первый – договориться с сотрудником и заключить допсоглашение об изменении режима работы.

Второй – изменить его в одностороннем порядке. Это возможно, если введение нового режима работы происходит из-за организационных или технологических условий труда. Тогда необходимо соблюсти определенную процедуру. В частности, нужно уведомить работника о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца (ст. 72, ч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ).

Приказ об утверждении скользящего графика работы составляют в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Документ необязательный, но на практике его часто используют для введения графика в действие.

Рекомендуем указать в нем, в частности:

• распоряжение об утверждении скользящего графика;

• дату, с которой он вводится;

• поручения ответственным лицам, например, специалисту по кадрам – ознакомить работников с документом под подпись.

Ответственных сотрудников нужно также ознакомить с приказом под подпись.

Можно установить пятидневку с разным чередованием рабочих и выходных дней — выходные могут быть в середине недели или один выходной может быть фиксированным, а второй меняться. Можно составить график «сутки через трое», «два через два» или другой. Продолжительность рабочего дня может быть любой. Главное – соблюсти норму рабочих часов за учетный период, а еженедельный непрерывный отдых не должен быть меньше 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Пример 1. Скользящий график «сутки через трое».

Продолжительность ежедневной работы – 22 часа. Начало работы — 08:00, окончание работы — 08:00. Перерывы для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00, с 19:00 до 20:00.

Условные обозначения:

«14» — часы работы с 08:00 до 24:00;

«8» — часы работы с 00:00 до 08:00;

«В» — выходной день.

Образец графика на апрель 2023 года.

График сутки через трое

Пример 2. Скользящий график «два через два по 12 часов».

Продолжительность ежедневной работы — 12 часов.
Начало работы — 08:00, окончание работы — 21:00. Перерыв для отдыха и питания — с 14:00 до 15:00.

Условные обозначения:

«12» — часы работы с 08:00 до 21:00;

«В» — выходной день.

Образец графика на март 2023 года.

График два через два

Для работников со скользящим графиком работы можно выбрать любую систему оплаты труда (повременную, когда оплата производится из оклада, часовой или дневной ставки, либо сдельную). Специальных требований в законе нет. Сотрудник с таким режимом работы, так же как и любой другой, имеет право на установленные стимулирующие и компенсационные выплаты (ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ).

Оплата недоработок и переработок при суммированном учете рабочего времени.

Из-за скользящего графика у работника могут образоваться недоработки нормы рабочего времени или, наоборот, переработки (норму рабочего времени удобно посмотреть по производственному календарю).

При суммированном учете рабочего времени наличие или отсутствие недоработок (переработок) определяется по итогам учетного периода.

При подсчете часов переработок и недоработок нужно учитывать, что у разных работников норма часов за учетный период может отличаться. Это связано с тем, что из стандартной нормы часов исключается время, когда работник не трудился, но за ним сохранялось место работы (в частности, все виды отпусков, больничные, прохождение медосмотров). Норма рабочего времени сотрудника в этих случаях должна уменьшаться на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время (письма Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378, от 21.05.2019 № 14-2/ООГ-3606).

Не нужно оплачивать недоработку, если она произошла по вине сотрудника, например, он прогулял (ч. 3 ст. 155 ТК РФ).

Если же график был заранее составлен с недоработкой и сотрудник получает оклад, то дополнительно оплачивать недоработку сверх него не нужно. Недоработка будет оплачена в рамках оклада.

Сотрудникам с часовой (дневной) ставкой и сдельщикам советуем за недоработку сделать доплату. В этой ситуации именно работодатель не смог обеспечить отработку сотрудником суммарного количества часов за учетный период. Полагаем, что ее нужно оплачивать минимум по среднему заработку согласно ч. 1 ст. 155 ТК РФ.

Если недоработка возникла не по вине работодателя или сотрудника, она оплачивается в размере минимум 2/3 оклада (ч. 2 ст. 155 ТК РФ). При сдельной оплате думаем, что нужно считать размер оплаты недоработки исходя из сдельной расценки.

Если из-за работы по скользящему графику по итогу учетного периода у сотрудника образовалась переработка, то есть он отработал сверх установленной нормы часов, то оплатить ее нужно как сверхурочную работу. А именно: за первые два часа работы – минимум в полуторном размере, последующие часы – минимум в двойном размере.

Вместо оплаты работник может выбрать отгул – не менее времени, отработанного сверхурочно (ч. 1 ст. 99, ч. 1 ст. 152 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).

Не советуем распределять часы переработки по рабочим дням и оплачивать в полуторном размере первые два часа (которые приходятся в среднем на каждый рабочий день учетного периода), а остальные часы — в двойном. Этот способ назван правильным в Определении Верховного Суда РФ от 27.12.2012 № АПЛ12-711. Дело в том, что оно основано на п. 5.5 Постановления Госкомтруда СССР от 30.05.1985 № 162, ВЦСПС № 12-55, которое ныне утратило силу. Менее рискованно пользоваться изложенным выше способом, так как он улучшает положение сотрудника. Советуем его закрепить в локальном нормативном акте, например, положении об оплате труда.

Отметим, что если сотруднику установлен оклад, для расчета доплаты за сверхурочную работу необходимо дополнительно рассчитать часовую ставку. Это связано с тем, что доплата исчисляется за каждый час сверхурочной работы.

Оплата недоработок и переработок при обычном учете рабочего времени.

Если у сотрудников со скользящим графиком при обычном учете рабочего времени образовались переработки или недоработки, то их оплачивают вместе с зарплатой за тот месяц, в котором они были.

Расчет оплаты переработки и недоработки в целом такой же, как и при суммированном учете. Однако в этом случае:

• расчет оплаты сверхурочной работы делается за каждый день, когда она была. То есть первые два часа сверхурочной работы каждого дня, когда она была, оплачивается минимум в полуторном размере, оставшиеся – минимум в двойном, если не предоставляется отгул (ч. 1 ст. 99, ч. 1 ст. 152 ТК РФ);

• средний заработок для оплаты недоработки по вине работодателя с учетом ч. 1 ст. 155 ТК РФ рассчитывается исходя из среднего дневного заработка, а не из среднего часового, как при суммированном учете рабочего времени.

Если суббота и воскресенье для сотрудника – рабочие дни в соответствии с его трудовым графиком (ст. 100 ТК РФ), то работа в такие дни оплачивается в обычном одинарном размере.

Если сотрудника привлекают к работе в дни, которые по графику являются выходными, то его работа в такие дни должна быть либо оплачена не менее чем в двойном размере, либо (по его желанию) компенсирована предоставлением неоплачиваемого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ).

Работа в нерабочие праздничные дни при скользящем графике оплачивается в обычном порядке. То есть за работу в этот день сотруднику нужно оплатить каждый час работы не менее чем в двойном размере или в одинарном с предоставлением отгула. Не играет роли тот факт, рабочий или нет такой день согласно скользящему графику сотрудника. Вид компенсации он выбирает самостоятельно, если только с ним не заключен трудовой договор сроком до двух месяцев – тогда ему полагается только минимум двойная оплата. День отдыха и оплата в одинарном размере не предусмотрены (ч. 1, 3, 4 ст. 153, ч. 2 ст. 290 ТК РФ).

Если невозможно соблюсти норму работника в день или неделю, целесообразно ввести суммированный учет рабочего времени. Его цель – соблюдение нормы рабочего времени за учетный период (ч. 1, 3 ст. 104 ТК РФ). Например, суммированный учет рабочего времени целесообразно ввести сотрудникам, которым установлен график работы «сутки через трое», поскольку в этом случае не соблюдается нормальная продолжительность работы в неделю (не более 40 часов). Это следует, в частности, из ч. 2 ст. 91 ТК РФ.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени нужно прописать в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 104 ТК РФ).

Удобно определять норму рабочего времени, используя производственный календарь на соответствующий год.

Посчитать ее можно и самостоятельно. За основу берется еженедельная продолжительность рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов в неделю. Но для некоторых категорий работников она меньше, например, для инвалидов I или II группы — не больше 35 часов в неделю (ч. 2, 3 ст. 91, абз. 4 ст. 92 ТК РФ, п. 1 порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).

Пример формулы расчета.

Месячная нома рабочего времени = (продолжительность рабочей недели в часах /5 х количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели в конкретном месяце) – количество часов в этом месяце, на которое сокращается рабочий день накануне праздника.

Из нормы рабочих часов, которые сотруднику необходимо отработать в учетном периоде, нужно исключить время, когда он не работал, но за ним сохранялось место работы. Например, когда сотрудник был в отпуске или на больничном (письма Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378, Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1).