В работе кадровых специалистов то и дело встречаются ситуации, когда необходимо о чем-то срочно официально уведомить работника. Иногда традиционные способы (письмо, звонок по телефону и пр.) не подходят, тогда в ход идут телефонограмма (о которой мы раньше писали на страницах журнала) и телеграмма (о ней поговорим на этот раз). Расскажем, как ее правильно оформить, какие требования к процедуре отправки надо соблюсти. В какой срок ее доставят и какими подтверждающими ее отправку и доставку документами следует заручиться.
Вопрос в тему
У сотрудника нашей кадровой службы возникла просьба отправки телеграммы (оповещение о необходимости получения трудовой книжки при увольнении). Подскажите, пожалуйста, как в современном мире отправить телеграмму от имени юридического лица (государственного вуза) за подписью руководителя? Наиболее грамотным и современным способом. С «Почтой России» есть договор, оплата телеграммы должна быть от имени юрлица.
Каким образом, в случае необходимости, можно будет доказать, что телеграмма действительно отправлена от имени нашей организации? Плюс, конечно, нужны все подтверждающие отправку и доставку до адресата документы.
Выгодные отличия телеграммы
Телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
В течение многих веков единственным действенным способом передачи информации оставались письма, однако доставить срочное сообщение таким образом было сложно. Ранние телеграфные аппараты распечатывали принятый текст на бумажной ленте с клейкой оборотной стороной, которая затем наклеивалась на лист бумаги для удобства чтения. К середине 1980-х годов появились телетайпы, в которых текст телеграммы распечатывался непосредственно на бумаге. Многие почтовые отделения за дополнительную плату предоставляли возможность отправки поздравительных телеграмм, в этом случае лента или лист с принятым текстом наклеивались на художественно оформленный бланк.
Когда-то принято было посылать телеграммы по случаю важных событий, но в настоящее время телеграмма потеряла былую актуальность ввиду появления множества более удобных и быстрых альтернативных средств связи. Тем не менее телеграмма, как вид документа, востребована и в наше время.
Сейчас телеграмма – один из самых быстрых способов отправки сообщения с доставкой на бумажном носителе. Кроме того, можно заказать уведомление о вручении и засвидетельствованную копию отправленной в телеграфную сеть телеграммы, подтверждающую факт отправки телеграммы. Телеграмма позволяет передавать текстовые сообщения по любому адресу в России и за рубежом (СНГ) с гарантией доставки в установленные сроки (срочные телеграммы – 4 часа, обыкновенные – 8/12 часов).
Телеграмма используется в случае, когда ее отправитель хочет убедиться в том, что адресат в сжатые сроки гарантированно получит его сообщение и заверит факт получения собственноручной подписью. Юридические лица производят отправку телеграмм для решения различных задач, например:
- когда при длительных прогулах надо найти работника и затребовать у него объяснение относительно причин отсутствия на работе, если он на работе не появляется, на звонки…
Вы можете направить важную информацию, заказать уведомление о вручении и копию телеграммы, быстро сообщить новость, оригинально поздравить родных и друзей
Как отправить телеграмму
1
Укажите адрес и данные получателя
2
Введите текст телеграммы
3
Закажите уведомление, копию
4
Оплатите банковской картой
При отправке телеграммы через сайт Почты России вы можете легко и просто подать и оплатить телеграмму, заказать дополнительные услуги (например, копию или уведомление о доставке) в любое время, из любой точки мира — нужен только доступ в интернет.
Да, вы можете заказать получение засвидетельствованной бумажной или электронной копии отправленной телеграммы при оформлении отправки. Стоимость копии будет добавлена к итоговой стоимости телеграммы. Заказанная бумажная копия направляется бумажным письмом на почтовый адрес отправителя, а электронная копия в формате PDF будет отправлена на указанный вами электронный адрес.
Уведомление о вручении телеграммы — это ответная служебная телеграмма, направленная в адрес отправителя, которая содержит информацию о статусе доставки отправленной телеграммы. Это дополнительная платная услуга, для получения которой при оформлении телеграммы необходимо добавить опцию «Уведомление телеграфом».
Вы можете заказать уведомление о доставке/вручении телеграммы при оформлении отправки, оно будет направленно вам телеграммой на указанный обратный почтовый адрес. Стоимость уведомления будет добавлена к итоговой стоимости телеграммы. В электронном виде уведомления не отправляются.
Оплаченная телеграмма попадает на обработку сотруднику оператора услуг телеграфной связи. Он проверяет текст и адрес доставки телеграммы в соответствии с условиями «Публичной оферты о заключении договора на оказание услуг телеграфной связи».
Модерация телеграмм с последующей их отправкой в телеграфную сеть осуществляется в соответствии со следующим графиком:
- Понедельник — пятница с 08:00 до 20:30 (московское время),
- Суббота, воскресенье и праздничные дни с 08:00 до 17:30 (московское время).
Не прошедшие проверку телеграммы отклоняются. Пользователь будет проинформирован об аннулировании его заказа. Денежные средства в таких случаях возвращаются по обращению пользователя в отдел рекламаций or@ct.cnt.ru.
На стоимость телеграммы влияют:
- категория телеграммы («Обыкновенная» или «Срочная»),
- количество слов в тексте телеграммы,
- количество слов в подписи,
- количество слов в адресе получателя,
- выбранные дополнительные услуги: например, получение уведомления о вручении, заверенной копии, отправка телеграммы на художественном бланке (открытке).
Стоимость услуги определяется по формуле:
Стоимость одного слова х Количество слов + Стоимость доставки + Стоимость дополнительных услуг
Подробную информацию о стоимости телеграммы вы можете получить в разделе «Тарифы».
Внести изменения в текст или адресную часть уже отправленной телеграммы невозможно. Денежные средства в этом случае отправителю также не возвращаются. Если вы хотите скорректировать текст и/или адресную часть, необходимо отправить новую телеграмму.
Поддержка пользователей осуществляется ПАО «Центральный телеграф». Ваши вопросы по услуге и порядку оплаты вы можете направить на электронный адрес ask@telegraph.ru.
Услугу предоставляет ПАО «Центральный телеграф». Лицензия на оказание услуг телеграфной связи № 185280 от 01 марта 2021 г.
Бланки служебных телеграмм
Дата _ отгружено
станции __ вагон № _ накладная _ название
изделий __ размер _ количество _ вес
брутто-нетто __ мест _ для _ завод-поставщик
__
Номер заказа __
транс __ количество мест _ вес _ вагон _
накладная __ станция назначения __
номера мест __ завод-поставщик __
В других жанрах
служебной телеграммы тенденция к
стандартизации проявляет себя в
жесткой композиционной структуре
текста. Исследователи языка телеграмм
видят в ней три обязательных компонента.
Схема текста служебной телеграммы
1. Констатируются
(чрезвычайно важные) факты: Ваш завод
сорвал поставку станков… фонду
девяти месяцев, Поставка колосников
задерживается отсутствия колосниковой
стали.
2. Высказывается
отношение адресанта к изложенному
факту. Для этого языком телеграмм
выработались штампы (клише), описывающие,
например, аварийные ситуации: Завод
на грани остановки. Завод крайне
затруднительном положении, Срывается
ввод важных объектов, Положение
угрожающее.
3. Вводится речевое
действие (просьба, требование, инструкция,
распоряжение): Отгрузку сообщите.
Сообщайте ежедневно ходе выполнения
поставок, Примите все меры отгрузке.
Действуйте инструкции техники
безопасности.
Тенденция к
стандартизации языка телеграмм наиболее
четко проявила себя в выработке
системы устойчивых выражений. К таким
стандартным фразам-клише относятся:
“Оплата гарантируется предъявлению
счета”, “Выполнение заказа
гарантируется”, “Получение груза
… подтверждаем”, “Ждите распоряжений”,
“Приказ последует”,
“Подробности
письмом”, “Ответ оплачен”,
“Удовлетворить просьбу не представляется
возможным” и
др.
Клише языка
телеграмм оказывают влияние на
стандартизацию языка деловых писем.
Прежде всего это проявляется:
в усилении роли
глагола (речевые действия): прошу
отгрузить, прошу
командировать;
в широком
использовании отглагольных существительных:
выполнение графика поставок
угрозой, отгрузка произведена
12/10;
в увеличении числа
аббревиатур (номенклатурных обозначений,
текстовых сокращений и общепринятых
сложносокращенных слов).
Стандартизация в
построении текста служебной телеграммы
гармонично сочетается с системой
словесных сокращений. Система эта
находится в состоянии постоянного
изменения и обновления.
Специфическими
аббревиатурами для языка телеграмм
являются использующиеся при необходимости
вместо знаков препинания аббревиатуры:
ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ —
двоеточие, КВЧ — кавычки.
Международные
телеграммы транслитерируются, т.е.
передаются латинскими буквами.
Использование латинского алфавита в
международном телеграфном наборе
узаконено Всемирным почтовым союзом,
по решению которого официальным языком
международного общения является
французский. Правила Госстандарта
России (с ними можно ознакомиться на
любом телеграфе, где принимаются
международные телеграммы) упорядочивает
систему транслитерации русских букв.
Что опускается и
сокращается в “телеграфном стиле”:
1. В предложениях,
как правило, опускаются сказуемые:
“Подробности письмом”; “Последняя
отгрузка 20 мая”.
1. В текстах
телеграмм опускаются предлоги, союзы
и союзные слова: “Пуск линии (под)
угрозой срыва”; “Сообщите (об)
отгрузке оборудования “, (При)
Затягивании отгрузки принимайте меры
“.
3. Сокращаются
многословные названия организаций в
одно сложносокращенное слово:
Кузбаскомплектоборудавание,
Промгазнефтестрой.
4. Этим же правилом
руководствуются при обозначении
должностей: замначсахалинупрснаб;
начглавупрремстрой.
