Служебная записка на командировку – образец 2022 года приведен в нашей статье – понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения. Рассмотрим как составить такую записку и разъясним нюансы оформления командировки.
Чем обычно подтверждают даты командировки
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 – приказ на командировку».
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
Можно ли подтвердить расходы электронными документами? Ответ дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Как оформить служебную записку на командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
- На служебном автомобиле.
- Личном транспорте.
- Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках – образец 2022».
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Скачать бланк служебной записки на командировку можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Служебная записка на командировку
Скачать
Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец служебной записки на командировку
Итоги
При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.
Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.
Зачем нужна служебная записка
Какие обычно в командировке возникают расходы:
- проезд;
- проживание;
- суточные.
Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.
- Чтобы подтвердить стоимость проезда, работник предъявляет проездные документы — билеты, квитанции, посадочные талоны и т.п.
- Проживание подтверждается счетом, актом из гостиницы, договором на аренду жилья, чеками.
- Суточные не требует документального подтверждения. Для их расчета достаточно приказа, в нем ведь указаны даты командировки. Правда точно определить суточные по приказу можно не всегда.
Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.
В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.
Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.
В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:
- Срок пребывания в командировке по факту определяется документами на проезд. Если же он отправился в поездку на служебном, собственном или ином транспорте (например, арендованном), то срок указывается в служебной записке, а подтверждением служат прилагаемые к ней документы.
- Если же и проездных документов нет, то срок будет определяться по документам о найме помещения для проживания.
- Когда нет ни тех, ни других документов, тогда в служебной записке нужно просто указать фактический срок командировки, а подтвердить ее должен сотрудник принимающей стороны. Например, это может быть руководитель компании, в которую был направлен сотрудник.
Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).
Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).
Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.
Задайте вопрос экспертам по зарплате
Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Укажите контактные данные и наш специалист свяжется с вами, первая консультация – бесплатно:
Какие документы приложить к служебной записке
Что касается проезда, то главным документом будет путевой лист. Проверяющие настойчиво его требуют и он содержит все необходимые данные — сведения об автомобиле, водителе, маршруте, километраже, расходе и марке топлива (например, если сотрудник расходовал бензин АИ 92, а принес чеки на дизтопливо — возместить такие расходы ему нельзя, т.к. этот вид топлива он не мог использовать в своем авто).
А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.
Служебное авто
Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.
Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.
Арендованный автомобиль
Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.
Планы на командировку могли измениться:
- из-за аварии на железной дороге;
- отсутствия билетов;
- значительной задержки рейса;
- производственной необходимости (к примеру, объект, на который необходимо добраться, находился в местности, куда можно доехать только на авто).
Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).
Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.
Личный автомобиль
Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:
- Если по договору в сумму аренды входят все сопутствующие расходы, в т.ч. топливо, то в авансовый отчет эти затраты не попадут. Они будут выплачены сотруднику по договору в сумме вознаграждения. В служебной записке достаточно сослаться на договор, к которому должны быть приложены копии (внесены сведения) водительского удостоверения и документа о праве собственности на авто.
- Если ГСМ не входят в сумму аренды, то их расход можно компенсировать сотруднику отдельно, в т.ч. по авансовому отчету о командировке. Для этого нужно приложить чеки на бензин к отчету и указать на эти расходы в служебной записке.
По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.
Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:
- Работник проживал не в гостинице, а арендовал квартиру.
- Класс номера в гостинице выше, чем положено по положению о командировках
Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.
- В счет включены дополнительные услуги — оплата стоянки, питания, интернета, бара и т.д.
Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.
Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.
Наконец о суточных. Если иным образом утвердить срок пребывания в командировке нельзя, то бухгалтеру придется ориентироваться на отметки в служебной записке. Например, там может быть указано следующее:
Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).
Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.
Образец служебной записки
Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.
Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.
Образец вы также можете скачать вот тут.
Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога:
- Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
- Как бухгалтеру рассчитать суточные: выходные, простои, загранпоездки, налоги и взносы
- Как учесть расходы при командировках
Актуально на: 26 февраля 2021 г.
0
Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.
Служебная записка о направлении в командировку
Служебная записка о согласовании командировки, как правило, составляется непосредственным начальником работника, которого планируют направить в командировку. Пишется такая служебная записка на имя руководителя организации.
В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника надо отправить в командировку, место, а также период командирования.
Если руководитель организации согласен с необходимостью командировки, то издается соответствующий приказ.
Приведем образец служебной записки о командировке.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Служебная записка на командировку генерального директора (образец)
Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.
Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Служебная записка об отмене командировки (образец)
Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки. Затем на основании такой служебной записки руководитель издаст приказ об отмене командировки.
Сколько хранить служебные записки о командировках
По общему правилу документы о командировании работников нужно хранить 5 лет (п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Кроме того, служебные записки о командировке могут пригодиться в налоговых целях для подтверждения обоснованности командировки и ее отмены. Срок хранения документов, используемых для налоговых целей, тоже 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Служебная записка о направлении в командировку
Составляется в той ситуации, если сотрудника нужно отправить в командировку. Отправителем является непосредственный руководитель сотрудника.
Директору ООО «Вектор-сталь»
Сидорову И.И.
От руководителя отдела продаж
Иванова В. В.
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с появлением крупного клиента из другого города, который не имеет возможности посетить Москву, прошу командировать менеджера по проектам Петрова П. П. в город Санкт-Петербург. Предполагаемая длительность командировки: с 16 февраля по 20 февраля.
Также прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
— 10 000 на проживание в гостинице.
— 5 000 на питание.
— 3 000 на транспорт.
Подпись, дата.
ФАЙЛЫ
Скачать пример служебной записки о направлении в командировку .doc
Пояснение:
- В бумаге нужно обосновать необходимость командировки, дату поездки, город, в который направляется специалист.
- Нужно указать сведения о сотруднике: ФИО, должность.
- Если требуется, можно дополнить записку просьбой о выделении командировочных средств.
Общая форма и другие частные случаи служебных записок — здесь.
Скопировать урл
Распечатать
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
-
Гость_Светлана
20 мая 2023 в 21:20
Я вас правильно поняла, что нужно заключить агентский договор с физ.лицом, в котором прописать, что
Как ООО на ОСНО арендовать или нанять автомобиль физлица? -
Редактор Мария Власова
20 мая 2023 в 19:36
Вы являетесь налоговым агентом по физлицам, которым платите доход. Это в общем случае по сотрудникам, а…
Как ООО на ОСНО арендовать или нанять автомобиль физлица?
-
Гость_Светлана
20 мая 2023 в 11:05
“Удерживаете НДФЛ 13% и платите за него как налоговый агент”. Подскажите пож.как это оформить?…
Как ООО на ОСНО арендовать или нанять автомобиль физлица?
-
Редактор Мария Власова
20 мая 2023 в 09:38
Вы заключаете с физлицом договор оказания транспортных услуг. Удерживаете НДФЛ 13% и платите за него как…
Как ООО на ОСНО арендовать или нанять автомобиль физлица?
В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утвержденно Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749), приказом от 11.02.2016 № 6.18.1-01/1102-05 «О расходах на служебные командировки работников Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», Положением о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (утверждено приказом НИУ ВШЭ от 01.06.2016 № 6.18.1-01/0106-08), :
- Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
- Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Работник направляется в командировку на основании соответствующим образом оформленной и подписанной служебной записки о командировании.
Порядок оформления документов о командировании
Шаг 1. Подготовить служебную записку (СЗ) о командировании по утвержденной форме
Служебная записка о командировании (XLS, 653 Кб)
Инструкция по заполнению СЗ о командировании (XLSX, 16 Кб)
Внимание:
- Командировка по России оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки;
- Зарубежная командировка оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки.
! Если период командировки совпадает с ежегодным отпуском, необходимо оформить перенос (отзыв из) отпуска заявлением (необходимо передать в Отдел кадров) ОБРАЗЕЦ (отзыв из отпуска) (DOCX, 16 Кб)
Шаг 2. Оформить служебную записку в СЭД
Запустить в СЭД служебную записку в соответствии с Порядком оформления СЗ в СЭД.
Инструкция по оформлению Служебной записки о командировании в СЭД (DOCX, 1.80 Мб)
! Если день отъезда в командировку и день возвращения из командировки из нее выпадает на выходной день, то необходимо оформить работу в выходной день. Для этого нужно заполнить заявление о работе в выходной день и прикрепить скан к служебной записке о командировании Согласие на работу в вых дни (DOC, 31 Кб)
! Для получения аванса на покрытие предстоящих расходов по проезду и найму жилого помещения, других расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных) необходимо прикрепить к служебной записке о командировании скан заявления о выдаче денежных средств под отчет. Заявление о выдаче денежных средств на командировку (DOCX, 27 Кб)
Аванс на командировку выдается работникам не ранее, чем за 15 дней до начала командировки. В случае необходимости оплаты отдельных расходов на командировку ранее этого времени (приобретение билетов, оплата проживания, организационного взноса, визы и т.д.) с разрешения курирующего руководителя денежные средства могут быть выданы раньше с предоставлением отчета по ним не позднее 15 рабочих дней со дня выдачи.
Аванс на командировочные расходы выдается наличными денежными средствами из кассы или перечисляется на карту работника, выданную в рамках «зарплатного» проекта.
Шаг 3. Расписаться в приказе о командировании по мере его готовности в каб. 415 (Отдел кадров), забрать подписанную служебную записку о командировании для подготовки авансового отчета и передачи его в бухгалтерию.
Шаг 4. Оформить авансовый отчет в течении 3-х дней после возвращения из командировки (в бумажном виде)
Бланк авансового отчета (XLSX, 45 Кб)
Образец заполнения авансового отчета (XLSX, 131 Кб)
Авансовый отчет необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!
! Если не был получен аванс на командирование, к авансовому отчету прилагается заявление о возмещении командировочных расходов Заявление о возмещении денежных средств на командировку (DOCX, 16 Кб);
! В случае превышения расходов по сравнению с нормами, указанными в Служебной записке, суммы превышения оплачиваются по решению руководителя. Возмещение командировочных расходов производится через кассу филиала или на карту работника, выданную в рамках «зарплатного» проекта.
! В случае неизрасходованного остатка денежных средств – расчеты с подотчетным лицом осуществляются через кассу, требуется обратиться в Бухгалтерию.
Шаг 5. Передать в Бухгалтерию документы о командировании.
По возвращении из командировки работник обязан сдать в бухгалтерию:
1. Авансовый отчет об израсходованных суммах;
2. Подписанную служебную записку о камандировании;
3. Заявление о возмещении денежных средств на командировку (при условии, что не был выдан аванс);
4. Первичные документы, подтверждающих понесенные расходы в связи со служебной командировкой.
Дополнительная информация:
Не допускается направление в служебную командировку следующих категорий работников:
- Беременных женщин;
- Работников в возрасте до 18 лет.
Направление в служебную командировку следующих категорий работников допускается только при определенных условиях:
- Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, – если имеется их письменное согласие на командировку или такая служебная поездка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
- Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет без матери, работников, имеющих детей-инвалидов, попечителей детей-инвалидов и работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
- Работников-инвалидов – если направление в командировку не противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
- Работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, – если командировка не выпадает на период проведения выборов;
- Работников в период действия ученического договора – если служебная командировка непосредственно связана с ученичеством.
В период нахождения в служебной командировке на работника распространяется режим рабочего времени, определенный локальными нормативными актами организации, индивидуального предпринимателя, в которую (к которому) он командирован.
Официальные документы
Положение о служебных командировках (ссылка)
