Как составить служебную записку на имя директора

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Налоговый учет и оптимизация в торговых компаниях и маркетплейсах. Про схемы

Схемы дробления в торговле, которые легко раскрывает налоговая? Франшиза: когда можно оформить договор концессии, а когда переквалифицируют в дробление? Нюансы экспорта и 0% ставки НДС? Договор аренды: как провести налоговый анализ договора и исключить риски? Когда займы и агентские договоры переквалифицируют в куплю-продажу? Ответы смотрите в новом видео.

Свежие облигации: Делимобиль на размещении. Про тачки

Прошло 8 месяцев с момента размещения первого выпуска облигация Делимобиля, ну или, как называют его прошаренные инвесторы, собираясь в клубе анонимных лудоманов, Каршеринг Руссия. Выпуск был прошлым летом одним из моих любимых наравне с ВУШ. Настало время второго выпуска «Делика».

Свежие облигации: Делимобиль на размещении. Про тачки

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными:

• горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;

• эффективное информационное взаимодействие:

– рассылка объявлений/извещений для работников организации;

– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

– запрос справочной информации;

– проведение инструктажа;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• справочные данные об организации;

• место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

  • «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

  • «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

• из преамбулы (вводной части);

• основной части;

• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК  В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  • Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
  • Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

  • Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  • Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между  подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

  • Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);

• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

• краткое содержание документа;

• количество страниц;

• наличие приложений;

• дата исполнения;

• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

• входящий регистрационный номер;

• дата получения (регистрации);

• ссылка на исходящий номер и дату;

• автор служебной записки;

• краткое содержание;

• количество страниц;

• приложения;

• дата исполнения;

• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

  • Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2017.

Служебная записка – образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику – имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

Для чего составляется служебная записка

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

  • запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
  • обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
  • предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Наряду со служебными записками на предприятии также могут составляться докладные записки, узнайте больше о специфике их применения.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Ознакомиться с экспертным определением понятия служебной записки вы можете в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите к нему бесплатный пробный доступ.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

  • наименование организации;
  • Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
  • номер документа, дата его составления;
  • наименование документа («Служебная записка о…»);
  • основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
  • блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

  • события и факты, ставшие поводом для ее составления;
  • отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
  • рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Служебная записка может составляться в том числе и целях обеспечения поощрения работника за трудовые достижения. Используйте удобную форму для составления такой записки, подготовленную экспертами «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к документу.

Здесь вы узнаете больше о порядке представления работника к поощрению.

Где можно скачать пример служебной записки

Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами, по ссылке ниже:

Скачать образец служебной записки

Итоги

Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.

При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.

Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:

  • «Служебная записка на командировку – образец 2022»;
  • «Докладная записка о хамском поведении сотрудника (образец)»;
  • «Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей».

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 мая 2019 г.

Содержание журнала № 10 за 2019 г.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ОСН

УСН

ЕСХН

ПСН

ЕНВД

Служебная записка — довольно популярный инструмент коммуникации внутри организации. Она может помочь определить деловую цель тех или иных затрат, установить размер расходов, а также стать дополнительным аргументом в споре с проверяющими.

Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете

Оформление служебных записок

В законодательстве правил оформления служебной записки нет. Поэтому работники вправе составлять ее в произвольной форме. Однако если служебная записка часто используется в организации, то можно предусмотреть форму бланка и правила ее составления в локальных нормативных документах, руководствуясь требованиями по оформлению документов, и ознакомить с ними работниковГОСТ Р 7.0.97-2016.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: в первой — излагаются факты, послужившие поводом для написания, во второй — делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

После того как работник составил служебную записку, ее передают:

если требуется дополнительное согласование действий — согласующему лицу для проставления визы. Виза, как правило, проставляется в нижней части листа на свободном месте или на отдельном листе и представляет собой согласие/несогласие с выводами или предложениями работника. Затем служебную записку отдают руководителю организации, а он выносит свою резолюцию;

если дополнительных согласований не требуется — сразу руководителю организации для вынесения резолюции.

Резолюция на документ обычно ставится в верхнем углу и содержит следующую информацию:

кому поручено исполнение документа — должность, ф. и. о. исполнителя;

само поручение в повелительном наклонении;

срок исполнения (при необходимости);

подпись и дату.

Приведем образец бланка служебной записки.

 
(кому: должность, ф. и. о.)
 
(содержание поручения, сроки исполнения)
 
(подпись, дата)
 
 
(кому: должность, наименование структурного подразделения)
 
(ф. и. о.)
 

от

(кому: должность, ф. и. о.)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

(заголовок текста)

(обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки)

,

В связи с изложенным

Приложение

(перечень документов, количество листов)

« » 20 г.

(подпись)

(ф. и. о.)

(согласовано/не согласовано)

(должность, ф. и. о., подпись, дата)

После того как служебная записка согласована и по ней вынесено решение, оно подлежит исполнению.

Служебная записка нужна…

Служебные записки составляются для решения рабочих вопросов технического, информационного, организационного или хозяйственного характера на всех уровнях организации — для запроса информации, выдачи инструкций, объявления, извещения кого-либо из сотрудников о каком-либо событии.

Например, в отдел кадров попадают служебные записки руководителей подразделений о несоблюдении сотрудниками дисциплины и с требованием принять меры — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание. Кадровики служебной запиской могут информировать директора о нарушении руководителями подразделений установленных правил, к примеру о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени.

И бухгалтеру этот документ бывает необходим. Как правило, для того чтобы разобраться, какие расходы были понесены и в каком размере. Так, при технической неисправности приборов в автомобиле, например одометра, записка послужит основанием для списания расходов на топливо по показаниям GPS-навигатора.

При перерасходе топлива во время служебной поездки записка с резолюцией руководителя определяет, как отразить перерасход в бухучете — списать на расходы или возместить ущерб за счет работника.

Служебная записка от профильных подразделений поможет бухгалтерии определить конкретные сроки полезного использования активов, например созданного программного продукта.

Рассмотрим, в каких случаях служебная записка как дополнительный документ послужит для объяснения и документального обоснования тех или иных хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете.

…для суточных

Подтверждать сами суточные документами не надо. Но период командировки должен быть подтвержден, ведь от этого зависит размер суточных. Как известно, командировка удостоверяется проездными документами, а если их нет, то документами о найме жильяпп. 7, 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

В ряде случаев подтвердить период, за который надо выплатить суточные, можно служебной запиской. Например, так поступают, если работник в командировку направился на автомобилеп. 7 Положения о командировках; Письма Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Когда самолет к месту командировки улетает ночью, а работник выезжает в аэропорт накануне вечером, служебная записка поможет учесть день выезда для расчета суточных

Когда самолет к месту командировки улетает ночью, а работник выезжает в аэропорт накануне вечером, служебная записка поможет учесть день выезда для расчета суточных

Если вернуться из командировки в день, указанный в приказе, невозможно, то служебной запиской объясняется причина вынужденной задержки. Например, на пути следования образовалась пробка, в которой пришлось простоять значительное время, поэтому работник не успел вернуться в назначенный срок.

Однако помните, что указанные в служебной записке время выезда и возвращения, срок пребывания в месте командировки должны соответствовать датам в путевом листе, иначе у налоговых органов при проверке могут возникнуть претензиип. 7 Положения о командировках; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Также срок пребывания в командировке подтверждается служебной запиской, если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилья в месте командировки. Тогда в такой записке должностное лицо организации, в которую был направлен работник, делает отметку о датах прибытия работника в место командировки и выезда оттуда и ставит свою подписьп. 7 Положения о командировках; Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1.

Бывают ситуации, когда самолет в место командировки вылетает ночью. А поскольку в аэропорт требуется приезжать заблаговременно (регистрация на рейс заканчивается за 30—40 минут до времени отправленияпп. 80, 81 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов… утв. Приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, да и дорога до аэропорта занимает некоторое время), то выезжать приходится вечером накануне вылета. Законодательно вопрос о включении в расчет периода командировки дня выезда в аэропорт накануне дня вылета не урегулирован.

Во избежание споров лучше прописать такой нюанс в положении о командировках организации по аналогии с нормой об учете времени для проезда к аэропорту и железнодорожному вокзалу, находящимся за чертой населенного пунктап. 4 Положения о командировках. А чтобы учесть день выезда в аэропорт в расчете суточных, работнику целесообразно составить служебную записку и приложить к ней проездной документ до аэропорта. Образец служебной записки в этом случае может выглядеть так (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
от менеджера
Колпаковой И.А.

Главному бухгалтеру
Воробьевой Н.Н.
выплатить суточные за 19.02.2019
25.02.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о подтверждении дня выезда в командировку для расчета суточных

В соответствии с приказом от 15.02.2019 № 10 в период с 20.02.2019 по 22.02.2019 я находилась в командировке в г. Новосибирске.

Так как вылет самолета в г. Новосибирск был 20 февраля в 00 ч 10 мин, мне пришлось выехать в аэропорт Шереметьево от Белорусского вокзала на аэроэкспрессе 19 февраля в 21 ч 00 мин.

В связи с изложенным прошу учесть день выезда — 19 февраля — в расчете срока командировки и выплатить за этот день суточные.

Приложение:
Копия билета от 19.02.2019 на аэроэкспресс по маршруту Белорусский вокзал — Шереметьево.

25 февраля 2019 г.

И.А. Колпакова

Согласовано

Руководитель отдела продаж

В.М. Бусыгина

25.02.2019

…для расходов на проживание

Вообще работодатель не обязан возмещать работнику расходы на проживание в месте командировки при отсутствии документов, подтверждающих эти затраты. Но если сочтет нужным, то может возместить не подтвержденные документами расходы на основании служебной записки работника. В ней работник должен указать причину отсутствия документов на жилье, потраченную сумму и привести косвенные доказательства.

На основании служебной записки с резолюцией руководителя бухгалтер отразит расходы. Служебная записка в таком случае может выглядеть, например, так (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
руководителя департамента логистики
Петрова В.И.

Главному бухгалтеру
Воробьевой Н.Н.
компенсировать расходы
03.04.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о подтверждении расходов на проживание в месте командировки

В соответствии с приказом от 20.03.2019 № 12 в период с 25.03.2019 по 29.03.2019 я находился в командировке в г. Мичуринске.

Средняя стоимость одноместного номера в гостиницах составляет 2000 руб. за ночь, двухместного — 3500 руб. В связи с отсутствием в гостиницах свободных одноместных номеров в целях экономии я арендовал квартиру у физического лица. Стоимость проживания составила 800 руб. в сутки.

Период проживания: 4 ночи с 25.03.2019 по 29.03.2019.

Общая сумма расходов на жилье составила 3200 (три тысячи двести) руб.

Адрес проживания: г. Мичуринск, ул. Герасимова, д. 93, кв. 25.

Хозяин квартиры отказался выдать расписку. Стоимость проживания могу подтвердить перепиской с хозяином квартиры.

В связи с изложенным прошу утвердить и компенсировать произведенные расходы.

Приложение:
1. Распечатка переписки с хозяином квартиры с договоренностью о сроках и стоимости проживания.
2. Распечатка с интернет-сайта о стоимости номеров и их наличии в гостиницах.

03 апреля 2019 г.

В.И. Петров

Имейте в виду, возмещенные работнику суммы на проживание, которые не подтверждены документами:

не признаются расходами в целях налогообложения прибылип. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ;

включаются в базу по страховым взносамп. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. В то же время если в локальном акте фирмы (например, в положении о командировках) установлен лимит для документально не подтвержденных расходов, то в базу для взносов на травматизм включается только сумма, превышающая норму. Такую позицию однажды занял судПостановление 2 ААС от 13.10.2017 № 02АП-7353/2017;

освобождаются от НДФЛ в части, не превышающей 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировкеп. 3 ст. 217 НК РФ.

…для премий

Для учета премии, выплачиваемой работникам, в организации должны быть такие документы, какп. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42954, от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165:

приказ директора о выплате премии;

документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий (в том числе конкретные показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т. п.). Это коллективный или трудовой договор, положение об оплате труда, положение о премировании со ссылкой на него в трудовом договоре;

документ, подтверждающий достижение работниками конкретных показателей оценки труда.

Как раз документом, подтверждающим выполнение работником условий премирования, может быть, например, служебная записка о достижении заданных показателей с расчетом суммы премии. Обычно такие записки составляют руководители подразделений на имя директора компании. В них указываются ф. и. о. и должность работника, период, за который предлагается начислить премию, перечисляются выполненные показатели, а также, в случае необходимости, приводится сам расчет.

…для представительских расходов

Служебная записка может помочь и при оформлении представительских расходов. Если, например, проводилось мероприятие не с длинной многодневной программой и большим количеством гостей, расходы на которое подтверждаются отчетом с приложенными к нему сметой и программойПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, а короткие встречи, на которых предлагались напитки и закуски. В этом случае служебная записка выступает в качестве отчета. В ней необходимо перечислить участников встречи, указав ф. и. о., наименование организаций и должность каждого участника, а также деловую цель, с которой проводилась эта встреча.

Вот образец служебной записки на представительские расходы (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
от руководителя отдела продаж
Бусыгиной В.М.

Главному бухгалтеру
Воробьевой Н.Н.
возместить расходы
09.04.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о проведении встречи с представителем ООО «Импорт»

Сообщаю, что 08.04.2019 проведена встреча с представителем ООО «Импорт».

Участники со стороны ООО «Промторг»: руководитель отдела продаж Бусыгина В.М.

Участники со стороны ООО «Импорт»: генеральный директор Лабутин А.А.

Цель встречи: ознакомление с нашей продукцией и заключение договора поставки.

Результаты встречи: участники подписали договор поставки № 117П от 08.04.2019 на сумму 1 435 000 (один миллион четыреста тридцать пять тысяч) рублей, по условиям которого ООО «Промторг» обязуется поставить ООО «Импорт» оборудование согласно приложенной спецификации.

Место проведения: комната для переговоров в гостинице «Рассвет».

Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

Приложение:
1. Акт на аренду переговорной комнаты гостиницы «Рассвет» от 08.04.2019.
2. Чеки на напитки и закуски на 2 листах.

09 апреля 2019 г.

В.М. Бусыгина

…для оплаты сверхурочной работы и работы в выходной день

Привлечение работника к сверхурочной работе или к работе в выходной или праздничный день оформляется приказом с его письменным согласиемстатьи 99, 113 ТК РФ.

Иногда инициатором сверхурочной работы может быть сам работник. Тогда согласием работника на привлечение его к сверхурочной работе или к работе в выходной день может быть служебная записка, а решением руководителя о привлечении работника послужит его резолюция на ней.

Служебная записка будет выглядеть так (скачать бланк).

Генеральному директору ООО «Промторг»
Семенову И.П.
от начальника склада
Серегина С.А.

Начальнику отдела кадров
Соломатиной Э.А.
подготовить приказ
о привлечении Серегина С.А.
к работе в воскресенье 14.04.2019
12.04.2019

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о выходе на работу в выходной день

В связи с внеплановой отгрузкой оборудования клиентам требуется мое присутствие на работе в воскресенье 14.04.2019 в период с 10 ч 00 мин до 14 ч 00 мин. Прошу оплатить это время в повышенном размере согласно Трудовому кодексу.

12 апреля 2019 г.

С.А. Серегин

Необходимость выхода начальника склада Серегина С.А. на работу в воскресенье 14.04.2019 для внеплановой отгрузки оборудования согласована.

Заместитель генерального директора

П.П. Иванов

12.04.2019

* * *

Храниться служебная записка может в различных подразделениях организации в зависимости от функции и содержания записки, а также от принятого порядка документооборота. Но если с ее помощью можно обосновать произведенные расходы, определить цель понесенных затрат или она поможет в налоговом споре, то целесообразно хранить копию служебной записки в бухгалтерии.

Понравилась ли вам статья?

  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки

  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое

Поставить оценку

Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  • я подписчик электронного журнала

  • я не подписчик, но хочу им стать

  • хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Другие статьи журнала по теме:

Документооборот / Первичные документы

Документооборот / Первичные документы

2023 г.

2022 г.

2021 г.

Добавить комментарий