Как составить смету на хранение

20 Сентября 2021

Как правильно посчитать расход на архив в организации?

Архив – это не только способ хранения документации, но и существенная статья расходов предприятия. При необходимости создания архива в организации следует предварительно рассчитать, сколько финансовых вложений потребует решение этой задачи. Расходы на организацию и содержание бумажного и электронного архива считаются по-разному.

Расходы на традиционный архив 

При создании традиционного архива «с нуля» руководству предприятия потребуется выделить средства на следующие статьи расходов:

• Оборудование внутреннего пространства хранилища – ящики, стеллажи, сейфы и т.д.
• Канцелярские принадлежности – файлы, папки, скоросшиватели и многое другое.
• Оснащение помещения климатическим и пылеудаляющим оборудованием, системой безопасности.
• Сканер, копировальное оборудование и другая оргтехника. Оборудование избавит от необходимости выносить документы из хранилища для размножения на несколько экземпляров.
• Работа экспертов при проведении экспертизы ценности бумаг.
• Оплата труда архивариуса. В некоторых компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на секретаря или сотрудника отдела кадров.

Это базовые расходы на архив организации. Отдельной статьей идут выплаты налогов с каждого штатного сотрудника архивного отдела.

В мелких компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на бухгалтера или кадровика. При большом объеме документов может возникнуть необходимость в найме архивариуса, организации самостоятельного архива или структурного подразделения в составе службы делопроизводства. Эти нюансы также влияют на величину расходов. При необходимости выделения хранилища в обособленное структурное подразделение целесообразнее задуматься об автоматизации архива, чтобы не увеличивать штат архивных специалистов.

Расходы на электронный архив в организации

Как и в случае с традиционным архивом, основная статья расходов предназначена на создание хранилища. Большая часть денежных средств уйдет на покупку технического оснащения и оцифровку бумаг. Содержание цифрового архива не требует финансовых вложений. Необходимо купить:

• Оргтехнику для перевода данных в цифровой вид.
• Сервер или системный блок.
• Специализированное программное обеспечение для систематизации и хранения данных.

Дополнительно оплачиваются услуги экспертной комиссии и специалистов, осуществляющих настройку системы. 

Затраты на архив на аутсорсинге 

Заключение договора на получение услуг архивной компании избавляет клиента от крупных первоначальных вложений. Заказчику не потребуется приобретать мебель, технику и программное обеспечение.

Квалифицированные специалисты архивной организации выполнят любой объем работы быстро и качественно. Сотрудничество с аутсорсинговой компанией – экономически выгодное решение, особенно для небольших компаний.

Строительство является весьма трудоемким процессом, который включает в себя выполнение различных технических, ремонтных и погрузочно-разгрузочных работ. Кроме того, для постройки объекта используется большое количество строительной техники, привлекаются бригады рабочих и т.д. Словом, количество этапов стройки вполне может запутать как заказчика, так и исполнителя, что приведет к возможному появлению «нецелевых расходов», поэтому в начале строительных или ремонтных работ необходимо составить смету, чтобы точно знать, куда и на какие цели должны расходоваться денежные средства.

Виды смет и способы расчета

Смета – это документ, который согласуется между заказчиком и исполнителем и содержит полный перечень видов работ, планирующихся для выполнения на объекте строительства, строительных материалов, технического оборудования и т.д. В документе также указывается объем всех перечисленных единиц, стоимость за единицу и общая сумма. Кроме того, смета содержит информацию о стоимости проведения работ, указанных в ней, нормативы и сроки проведения работ, затраты на оплату труда рабочих, аренду и эксплуатацию технического оборудования в базовых ценах, а также коэффициент перерасчета на актуальные цены.

Для того, чтобы понять, как составить смету, необходимо знать, какие виды данного документа бывают. Выделяют три основных вида сметы:

• локальная;
• объектная;
• сводная.

Так как строительство является достаточно длительным процессом, то учесть все нюансы еще до закладки фундамента невозможно. Подрядчик не может заранее знать, какие виды работ потребуются и не возникнет ли каких-либо осложнений или форс-мажорных обстоятельств. Поэтому в текущем процессе строительства используются локальные сметы, в которых учтены все расходы, стоимости и сроки выполнения для конкретного вида работ. Локальные сметы используются для того, чтобы составить смету объектного типа – данный вид сметы описывает строительный объект полностью. Сводные сметы составляются из объектных и нужны для описания нескольких объектов стройки.

Как уже было сказано выше, невозможно точно спрогнозировать, как изменится стоимость труда, материальных ресурсов и строительной техники с течением времени, поэтому смета составляется на основе базисных цен, составленных в 2006 году, которые затем переводятся в текущие. Существует четыре метода, как перевести смету в текущие цены:

• базисно-индексный;
• базисно-компенсационный;
• ресурсный;
• ресурсно-индексный.

Базисно-индексный метод подразумевает использование прогнозных и текущих индексов по отношению к стоимостям, определенным с помощью базисных цен или цен предыдущего периода.

Базисно-компенсационный метод применяется с использованием прогнозируемых цен, составленных на основе базовых с учетом ожидаемого роста/снижения, которые корректируются уже по факту во время строительного процесса.

Ресурсный метод – затраты в смете при таком подходе указываются в натуральных величинах, которые затем калькулируются на основе текущих цен, которые определяются на момент составления сметного документа.

Ресурсно-индексный метод – метод аналогичен базисно-индексному с той только разницей, что расчет выполняется в натуральных величинах.

Регламента на применение вида расчета сметы не существует – под каждый конкретный объект применяется самостоятельно выбранный вид расчета, который прописывается в договоре.

Алгоритм работы для корректировки сметы

Финансовые инвестиции не являются безграничными, поэтому при слишком большой стоимости проекта возникает вопрос, как уменьшить смету, чтобы уложиться в запланированный бюджет. Существует несколько способов:

1. Перед проведением ремонтных работ крупного строительного объекта можно попросить скидку у строительной компании на перечень предоставляемых услуг. Как правило, строительные фирмы идут на этот шаг для укрепления сотрудничества, особенно, если заказчик в перспективе может стать постоянным клиентом. Удачной возможностью получить скидку является период спада заказов, когда компании невыгодно терять клиента.

2. Как правило, строительные материалы закупаются с 10% запасом на непредвиденные расходы, поэтому можно обсудить со специалистами, где целесообразно этого не делать, чтобы сэкономить. Это же касается и найма рабочих, и выделения времени на проведение строительных работ. Чтобы составить смету, которая позволит сэкономить бюджет, проконсультируйтесь у профессионалов: какие виды работ можно сократить по времени или отказаться от них вообще, где количество рабочих можно сократить, а где – урезать количество используемых материалов.

Этапы самостоятельной разработки сметы

Услуги сметчика стоят довольно дорого, поэтому в целях экономии можно, используя следующую схему, разобрать, как научиться делать смету самостоятельно:

1) В первую очередь необходимо заняться изучением сметных нормативов. Всего существует три типа нормативов:

• ОЕР;
• ТЕР;
• ФЕР.

Основное их различие – область применения, поэтому вам необходимо знать, какой тип строительства будет применяться – от этого и будет зависеть, какие единицы расчета следует применять.

2) Определившись с базой, следует выбрать тип расчета, который будет применяться в данном проекте.

3) Составьте типы и количество смет, объединив их в единую структуру. Необходимо знать, сколько будет применяться локальных и объектных смет, которые затем объединятся в единую сводную смету.

4) Следующий этап – непосредственный расчет сметы. Чтобы знать, как написать смету на этом этапе корректно, следует досконально изучить, какие виды работ будут применяться, сколько единиц техники, строительных материалов, рабочих и времени понадобится на это, а также стандартные нормы выполнения.

5) Далее необходимо определиться с методом приведения сметы к текущим ценам.

6) После выполнения калькуляции необходимо привести документ в соответствующий вид, форма которого определяется нормативной базы.

Согласно правилам смета разбивается на три составляющие:

• прямые затраты – закупка стройматериалов, аренда/покупка спецтехники, оплата труда рабочих;
• накладные расходы – это затраты, идущие на оплату организации строительного процесса и его административную часть;
• сметная прибыль – вид затрат, который идет на оплату вознаграждения подрядчику.

Для составления сметы лучше воспользоваться профессиональными услугами. Существует множество компаний, которые предоставляют данные услуги. Достаточно заключить договор на составление сметы с ней и оплатить работу. Как правило, компании предоставляют письменные гарантии на корректность составленной сметы и готовы аргументировать каждый пункт предоставленного документа.

Как составить простую коммерческую смету (калькуляцию) подрядчику

С чего надо начинать считать любую коммерческую смету или калькуляцию по-другому? Да конечно во первых необходимо для начала определиться с составом работ и объемов, которые планируется производить.

Далее самое главное – это определить трудоёмкость выполняемых работ.

Что такое трудоемкость? Если просто, то сколько нужно часов рабочему строителю средней подготовки чтобы справиться с единицей объема работы. Например, 10 часов потребуется каменщику, чтобы выполнить кладку стен в объеме 1 м3. Это значит, что трудоемкость данной работы 10 человеко-часов.

Где взять такие данные по всем видам работ?

1. Во-первых, это из собственного опыта и прошлых работ.
2. Во-вторых, можно найти такие данные в ГЭСН (государственные элементные сметные нормативы). Эти нормативы есть в свободном доступе в интернете. Там в принципе по каждой работе можете найти примерные цифры по трудоемкости.

Вычисление общей трудоемкости

Зная объемы по каждому виду работ, можно просто путем обычного перемножения вычислить полную трудоёмкость, например трудоемкость выполнения кирпичной кладки 5 м3 будет составлять 50 чел-часов (10 чел-часов х 5 м3).

Таким же образом вы можете найти трудоемкость по каждому объему выполняемой работы. Сложив вместе, вы вычислите общую трудоемкость.

Далее все просто вам необходимо эту трудоемкость перевести в человеко-дни. Это делается делением на 8 (так как рабочий день считается 8 часов). По аналогии затем полученное количество человеко-дней, разделите на 22 и получите туже самую трудоемкость но уже в человеко-месяцах.

Теперь, чтобы перевести все это в деньги нужно просто умножить эти человеко-месяцы на среднемесячную зарплату рабочих по вашему региону и виду работ. Это можно определить по вашему прошлому опыту работы с рабочими-строителями или вашему видению такого уровня зарплаты или взяв среднюю зарплату по региону с сайта hh.ru, например, отсмотрев для этого несколько предлагаемых вакансий с уровнем зарплаты.

Вот так вы получите одну из важнейших составляющих любой коммерческой сметы – оплата труда своим работникам.

Дополнительные затраты в смете

Далее добавьте к полученному значению накладные расходы, без которых не обходится ни одна работа. Уровень накладных расходов может колебаться от 60 до 130% от рассчитанной оплаты труда. В среднем по строительству считается все-таки уровень в 110 процентов для строительных работ.

Вот эта сумма уже будет являться вашей себестоимостью выполняемых работ. То есть это минимальная цена работ, за которую возможно просто выйти в ноль.

Затем к этой сумме добавьте сметную прибыль. Сметная прибыль в среднем занимает 65% от рассчитанной оплаты труда.

Кроме того, рекомендуем обязательно указать резерв средств на непредвиденные расходы. В среднем достаточно 2–3 %. Однако если у вас очень неясное начальное техническое задание или вы не очень уверенны в правильности посчитанных вами объемов, то можно указать до 10% от всей полученной суммы.

Вот и получилась простейшая, но в то же время обоснованная и более или менее точная коммерческая смета.

Если у вас остались вопросы напишете нам или позвоните и мы проконсультируем вас по всем сметным вопросам.

Данная коммерческая смета касается только работ, где используется давальческий материал от заказчика. Если вам нужно закупать самостоятельно еще и материал, то дополнительно необходимо еще и учесть материал по рыночной цене которую очень легко найти в интернете по поиску.