На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.
Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.
Подробности в материале, подготовленном юрисконсультом “РосКо – Консалтинг и аудит” Валерием Ивановым и статье дальше:
Для чего требуется
Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.
Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.
На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.
Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.
Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.
Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.
Какие данные указываются в спецификации
Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
– ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
– указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
– описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
– единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
– итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
– наименования, юрид. названия, адреса сторон;
– налог. и банк. реквизиты;
– подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.
Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.
Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.
Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.
Можно ли обойтись без спецификации
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная – лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Обращайтесь к специалистам
Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант – помощь квалифицированного специалиста.
Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.
Внешний вид | Спецификации | Схемы сборки | Детальные чертежи | Карты раскроя | Таблица материалов и комплектующих
Введение
(рекомендуется
ознакомиться с данной информацией)
Вся техническая информация
разбита на следующие основные блоки:
-
Название изделия с
габаритными размерами. -
Внешний вид изделия с
подробными размерами расположения отдельных элементов. -
Спецификации.
-
Схемы сборки с таблицами
размеров используемых деталей и основной фурнитуры. -
Детальные чертежи.
-
Карты раскроя.
-
Таблица материалов и
комплектующих, используемых в данном изделии. -
Видеообзор и
видеоинструкция. -
Дополнительный материал
при необходимости.
Название
изделия с габаритными размерами
Под габаритными размерами
(где Ш – ширина, Г– глубина, В – высота)
подразумеваются размеры изделия без учета размеров таких элементов,
как мебельные ручки, кухонный пристеночный плинтус и некоторые
другие, т. к. в каждом отдельном случае они могут различаться по
размерам в зависимости от приобретенных Вами. Представленные в
изделиях ручки и некоторые другие элементы носят условный (наглядный)
характер. Об этом отдельно указано в описании и видеообзоре к
изделию.
Внешний
вид изделия с подробными размерами
В данном блоке представлены
подробные размеры изделия. Сюда входят как габаритные размеры, так и
другие важные размеры до различных элементов изделия. Здесь также
наглядно видно, какие элементы не вошли в габаритный размер (см.
пункт выше).
Спецификации
В спецификациях содержится
следующая информация: используемый материал, номера позиций деталей,
наименование деталей, их кол-во в изделии, размер заготовок с
прифуговкой и без нее, обозначение используемой кромки и указание
сторон кромления, размер готовых деталей (готовая деталь =
заготовка + кромка). В колонке под названием «Заготовка»
представлены размеры заготовки с учетом прифуговки перед кромлением,
в колонке «Без прифуговки» размеры заготовки без
учета прифуговки соответственно.
Размеры заготовок
имеют значение в том случае, если у Вас собственное производство.
Если же вы отдаете изготовление деталей на аутсорсинг, то актуальными
в данном случае будут размеры готовых деталей.
На представленном ниже
рисунке наглядно показано, что такое прифуговка (предварительная
фрезеровка торца детали перед ее кромлением). [W]—
размер заготовки до прифуговки, [W-1]
— размер заготовки после прифуговки
глубиной 1 мм, [b]
— размер готовой детали:
В подавляющем
большинстве случаев (за исключением некоторых видов панелей AGT,
пластика ARPA и
т.п.) у плитного материала текстура располагается вдоль длинной
стороны плиты. Например: у плиты ЛДСП с размерами 2750х1830х16 мм
текстура располагается вдоль (параллельно) стороны с размером 2750
мм. Соответственно, в спецификациях текстура располагается вдоль
(параллельно) длины
[L] детали. Если
есть необходимость изменить направление текстуры, то нужно поменять
местами размеры длины [L]
и ширины [W].
Когда в изделии
используется склейка, то в спецификации деталям, участвующим в
склейке, присваиваются значения позиций с цифровым и буквенным
обозначениями. Например: Поз. №№ 1, 1а, 1б и т. д.
Схемы
сборки
На схемах сборки наглядно
показано, где расположены детали с конкретной позицией. Рядом
находятся две таблицы. Первая содержит информацию о номерах позиций
входящих в изделие деталей, их количестве, наименовании и
размерах. Вторая включает в себя наименование и количество основной
фурнитуры, используемой в изделии. Полная же информация о материалах
и комплектующих находится в соответствующей таблице (см. ниже).
Детальные
чертежи
В данном блоке представлены
чертежи всех деталей, на которых имеются отверстия или криволинейные
элементы. Информацию по деталям без отверстий или криволинейных
элементов можно найти в спецификациях. Размеры деталей в чертежах
соответствуют размерам готовых деталей в спецификациях
(готовая деталь = заготовка + кромка).
Чертежи вписаны в рамку,
содержащую название изделия, наименование используемого материала,
номер позиции, наименование, размер и количество деталей,
используемых в изделии.
Наименования используемых
кромок и их условные обозначения находятся в табличке в правом
верхнем углу рамки и несут персональную информацию для каждой
конкретной детали. Стрелки с цифровыми условными обозначениями кромок
указывают на сторону детали, кромкующуюся соответствующей кромкой.
В большинстве случаев
отверстия и пазы на чертежах имеют условные обозначения,
представленные в табличках в правых нижних углах рамок и в
приложениях «Условное обозначение отверстий» и
«Условное обозначение пазов». В остальных случаях
даются дополнительные пояснения, понятные для пользователя.
В левом верхнем углу рамки
находится табличка с информацией о материалах, участвующих в склейке.
В чертежах для обычных деталей она отсутствует.
В чертежах используются
размерные линии двух типов: линейный размер и размер с общей
размерной линией. В некоторых случаях размерная линия может
располагаться внутри детали на чертеже. Одна размерная линия может
относиться к отверстиям на двух противоположных сторонах, если
отверстия располагаются на одной линии (на одинаковом расстоянии от
точек привязок размерных линий).
Расстояние до ручек в
чертежах имеет условное значение (если не указано иначе в каждом
конкретном случае).
Отверстия одного типа
расположены на расстоянии, кратном 32 мм (32, 64, 96, 128 и т.д.)
кроме случаев, где это неуместно. Это сделано для возможности
использования технической документации в условиях мебельного
производства, оснащенного сверлильно – присадочными станками,
предназначенными для выполнения парных отверстий с межцентровым шагом
32 мм (по так называемой Системе 32,
являющейся общепринятым мебельным стандартом).
В некоторых случаях
чертежная рамка имеет защитные надписи для защиты авторских прав.
Карты
раскроя
Карты раскроя плитного
материала прилагаются к каждому изделию. Это помогает исключить
ошибку при расчете количества плитного материала и ускоряет процесс
производства мебели.
Внимание!
Раскрой сделан по размерам заготовок!!! Если в
изделии используется склейка, то в картах раскроя к размеру
заготовок, участвующих в склеивании, автоматически добавляется по 10
мм на каждую сторону. Это сделано для того, чтобы после склеивания
оставалась возможность для торцевания склейки с целью доведения ее до
фактического размера заготовки (фактический размер заготовки указан в
спецификации).
Таблица
материалов и комплектующих
В данной таблице содержится
полный перечень используемых в изделии материалов и фурнитуры. Такая
таблица совместно с картами раскроя позволяет закупить все
необходимое в полном объеме и сразу. Это также помогает рассчитать
себестоимость изделия без учета расходов на транспортировку,
производство, монтаж и гарантийные обязательства.
Находящиеся в списке
фурнитуры гвозди для задних стенок можно заменить на скобы.
Использование уголков для задних стенок в пазу является
необязательным.
Заглушки для евровинтов
(конфирматов) и эксцентриковых стяжек представлены в таблице без
привязки к цвету материала, так как выбор материала остается за Вами.
Видеообзор
и видеоинструкция
Краткий видеообзор будет
производиться к каждому изделию. Видеоинструкция же только для
сложных изделий, которые требуют дополнительных пояснений.
Дополнительный
материал
В дополнительном материале
могут содержаться изображения, пояснения, ссылки и другая информация,
созданная помочь и упростить процесс изготовления. Этот раздел будет
особенно полезен для новичков в сфере производства мебели.
P.S.
Во
всех изделиях внутренние части выдвижных ящиков выполнены из ЛДСП и
ХДФ Белого цвета. Это сделано для удобства как в производственных
условиях, так и для возможности выбора любого другого цвета для них.
Важно!!!
Убедитесь, что вы ознакомились с каталогом
«Инструмент
и оборудование мебельщика».
Это значительно улучшит Ваши результаты при изготовлении мебели!
Зафиксировать условия договора можно по-разному. Например, отразив их непосредственно в тексте договора или в дополнениях к нему. Как вариант, в спецификации. Давайте разберемся, что это за документ и как его составить. Примером послужит договор поставки.
1. Зачем нужна спецификация
Чтобы договор поставки считался заключенным, стороны обязательно должны согласовать наименование и количество товара, подлежащего продаже (п. 3 ст. 425 ГК). Вариант, когда это делают непосредственно в договоре, подходит не всегда. В частности, такой способ может быть:
— неудобен. Например, если стороны зафиксируют перечень, состоящий из сотни наименований товаров с различными единицами измерений и характеристиками (цвет, размер и т.д.) по тексту, это перегрузит договор и затруднит восприятие его условий;
— неприменим. Например, для рамочного договора, т.е. соглашения, в котором стороны оговаривают основные условия (общее наименование товара, который будет реализован, период действия рамочного договора, порядок разрешения споров и т.п.) и при этом договариваются, что конкретное наименование и количество поставляемого товара согласуются отдельно для каждой сделки.
Выйти из ситуации поможет специальный документ, подписанный сторонами и приложенный к основному договору как его неотъемлемая часть, — спецификация.
В спецификации, как правило, согласовывают предмет договора поставки, т.е.:
— именуют и описывают товары, подлежащие продаже;
— указывают количество товара по каждой товарной позиции.
Примечание
Обычно в спецификации указывают товары, поставляемые одной партией, т.е. одновременно. Для следующей поставки подписывают новую спецификацию.
Зачастую спецификацию рассматривают и как документ, позволяющий кроме наименования и количества товара установить его цену, сроки поставки, оплаты и т.п. Обычно так поступают в случаях, когда при долгосрочном сотрудничестве жестко фиксировать условия, например цену, на продолжительный срок экономически нецелесообразно.
То, что названные условия будут определены в спецификации, надо зафиксировать непосредственно в договоре (п. 1 ст. 435, п. 2 ст. 437 ГК).
Пример формулировки
Поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар. Наименование, количество и цена товара, подлежащего передаче покупателю в рамках каждой конкретной партии, определяются в соответствии со спецификациями на каждую партию товара, являющимися неотъемлемой частью договора.
При этом рекомендуется учесть следующие нюансы:
1. Закрепив в договоре подобную формулировку, обязательно надо согласовать названные условия в спецификации. В противном случае договор будет считаться незаключенным (п. 1 ст. 402 ГК). Значит, стороны не смогут потребовать исполнения обязательств и применить ответственность за их неисполнение.
2. Условия договора и спецификации к нему не должны противоречить друг другу. Иначе при возникновении спора суд будет выяснять общую волю сторон, оценивать переговоры, переписку и их последующее поведение (ст. 401 ГК). А не определив, что стороны имели в виду, может признать условия несогласованными с вытекающими последствиями. Например, если речь идет:
— о наименовании и количестве товара — договор будет считаться незаключенным;
— сроке поставки — поставщик будет обязан передать товар в разумный срок. Если этого не произойдет — в семидневный срок со дня поступления от покупателя письменного требования о поставке товара (п. 1 ст. 427, ст. 295 ГК).
Как вариант, в договоре можно указать, что приоритетно: договор или спецификация. Либо устранить неточности допсоглашением (п. 1 ст. 420 ГК).
Примечание
Спецификация — не единственный документ, которым уточняются условия договора. В этих целях можно использовать, например, протоколы согласования цен, допсоглашения, счета-фактуры и т.п.
2. Как оформить спецификацию к договору
Что должна представлять собой спецификация, в законодательстве не определено. Поэтому ее можно составить в произвольной форме. Если же стороны предварительно разработают форму спецификации и зафиксируют ее в договоре, при подготовке спецификации нужно будет использовать этот шаблон.
В любом случае спецификацию следует оформить письменно (п. 1 ст. 161, ч. 1 ст. 162 ГК). Обычно составляют один документ в двух экземплярах — по одному для каждой стороны договора.
Как правило, спецификация содержит:
1) реквизиты:
— дату и место составления.
Обратите внимание!
Спецификацию надо подписать в период действия договора. В противном случае стороны не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. То есть не смогут применить зафиксированные там условия об ответственности, сроках поставки, оплаты и т.п. При этом подписанная спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора;
— номер — если спецификаций несколько;
— реквизиты договора, к которому она составлена;
2) преамбулу:
— наименование сторон договора;
— Ф.И.О. лиц, уполномоченных на подписание спецификации, их должности, а также наименование документа, из которого вытекают такие полномочия. Например, устав, доверенность.
Иногда эту информацию опускают. Полагаем, это допустимо в ситуациях, когда договор и спецификацию подписывают одни и те же лица. Если же уполномоченные сотрудники меняются, данные сведения лучше указать. В спорных случаях это облегчит проверку полномочий представителя контрагента;
3) содержательную часть:
— перечень поставляемых товаров.
При этом рекомендуется описывать каждую позицию товара максимально детально. Как правило, по договору поставки реализуют вещи, имеющие родовые признаки. С целью конкретизировать товар, т.е. определить разновидность, можно указать в спецификации наряду с общим наименованием его конкретную категорию, тип, марку, модель, артикул, сорт, класс, физические свойства и т.д.
Примечание
Чтобы определить необходимые характеристики товара, можно использовать:
— ТНПА, описывающие товар, содержащие его общие характеристики и требования к нему. Например, техрегламенты ЕАЭС, ГОСТы, стандарты и техусловия организаций;
— относящиеся к товару документы. Среди них техпаспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации.
Это позволит поставщику избежать претензий при его приемке, а покупателю приобрести интересующий его товар.
В некоторых случаях стороны договариваются о поставке товаров в ассортименте. То есть товаров одного наименования, но обладающих разными характеристиками (размерный ряд, цвет и т.п.). В таком случае ассортиментные условия тоже надо согласовать (п. 1 ст. 437 ГК). Если иные условия, касающиеся предмета поставки, согласовывают в спецификации, ассортимент логично зафиксировать там же.
Если ассортимент не согласовать, поставщик сможет поставить товар в том ассортименте, который определит сам с учетом известных ему потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора вовсе (п. 2 ст. 437 ГК);
— количество товара. Обычно его указывают в соответствующих единицах измерения. К примеру, для сыпучих товаров это килограммы.
Законодательство позволяет согласовать количество товара в денежном выражении (п. 1 ст. 435 ГК). В таком случае в спецификации прописывают общую стоимость товара и цену за единицу. Количество определяют путем деления первого значения на второе. Но такой способ используют реже;
— цену товара. Чаще всего стороны согласовывают цену за единицу (штука, метр и т.д.) товара. При этом рекомендуется делать пометку о том, включен ли в цену НДС. Например, указав «цена за единицу (с НДС в размере 20%)» или выделив НДС отдельно. В противном случае сумма налога может быть предъявлена к оплате сверх предусмотренной цены товара (п. 1 ст. 130 НК).
Если поставщик освобожден от исчисления и уплаты НДС или применяет особый режим налогообложения без исчисления и уплаты такого налога, стоит сделать пометку «Цена за единицу (без НДС)».
При необходимости в спецификации можно прописать:
а) общую сумму всех товаров одной позиции. Ее вычисляют путем умножения цены за единицу товара на его количество;
б) стоимость всего товара, указанного в спецификации;
— иные условия — если необходимо конкретизировать поставку по конкретной спецификации. Это могут быть отличные от согласованных в договоре условия о таре и упаковке, способ и срок доставки, оплаты и т.д.
Оформить содержательную часть можно в виде таблицы. Это особенно удобно, когда позиций товара много.
Пример оформления шапки таблицы
| N
п/п |
Наименование и ассортимент товаров | Единица измерения | Количество | Цена за единицу, в том числе НДС (20%),
руб. коп. |
Общая цена, в том числе НДС (20%),
руб. коп. |
4) подписи представителей сторон. Поскольку спецификация содержит условия договора, стороны должны подтвердить, что соглашение по ним достигнуто. Для этого уполномоченные представители проставляют подпись и ее расшифровку, а также указывают свои должности (п. 2 ст. 404 ГК).
Примечание
Печать на спецификации ставится только тогда, когда это предусмотрено в договоре (ч. 3 п. 1 ст. 161 ГК).
При необходимости в этой части спецификации можно продублировать адреса, телефоны контрагентов, их банковские реквизиты. Это актуально, если стороны сотрудничают на долгосрочной основе и с течением времени указанные реквизиты меняются.
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
