Как составить спецификацию образцы

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

Спецификация на поставку товара

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Зачем нужна спецификация

Документ составляют для уточнения или определения условий по основному соглашению. На практике часто составляется к сделкам поставки (определяется срок поставки, стоимость, ассортимент), купли-продажи (ассортимент, наименование, стоимость, порядок оплаты), перевозке грузов (маршрут, наименование и вес груза, пункт отправления и прибытия, продолжительность погрузки, вид упаковки). Обязательность составления документа зависит от условий основного соглашения и не устанавливается нормами законодательства. Стороны вправе определить приложение к спецификации к договору поставки, например технические документы или подтверждающие гарантийные обязательства на товар. Закон не регулирует количество спецификаций. Ограничение устанавливается, исходя из потребности сторон. Например, по договору поставки участники сделки каждую поставку согласовывают в отдельном документе. Для этого определяют: наименование, ассортимент, количество, стоимость, срок поставки, срок оплаты. Подписывают в обоюдном порядке по количеству, равному сторонам сделки. Общие условия договора не меняется, новые соглашения в таком случае заключать необходимости нет.

Кто формирует спецификацию

На практике сторона, оказывающая услугу, подготавливает вариант и передает его на согласование. Участники правоотношений самостоятельно определяют, кто составляет спецификацию к договору, и готовит первоначальную редакцию.

Например, подрядчик, выполняющий работы по ремонту оборудования, присылает договор и приложение. В зависимости от повторных обращений заказчика по существующему договору, подрядчик оформляет только новые приложения.

Как составить спецификацию

Документ составляют в письменной или электронной форме. Применяются общие требования к оформлению юридических документов. Гражданский кодекс РФ не определяет, что указывается в спецификации к договору поставки, и обязательная форма документа отсутствует. На практике структура состоит из следующих частей:

  • фабула (наименование сторон, для физических лиц — Ф.И.О., данные документа, удостоверяющего личность, для юридических — указываем полномочное лицо для подписания, определяем дату и место заключения);
  • основная (согласованные условия, не определенные в основном договоре: срок поставки, наименование, ассортимент, порядок оплаты);
  • заключительная (реквизиты сторон, ОГРН юридического лица, подпись полномочного лица, печать при наличии).

После того как редакция документа подготовлена, стороны его подписывают. Количество экземпляров равняется количеству сторон.

Для примера — образец формы спецификации к договору поставки:

Приложение №________

к Соглашению №______

от_____________ (дата)

Спецификация №_____

г. _______________

_____________ (дата)

_____________________________________________ (полное наименование организации-поставщика), именуем__ в дальнейшем «Поставщик», в лице _________________________________________, действующ___ на основании _______________________________, с одной стороны, и ______________________________________________ (полное наименование организации-покупателя), именуем__ в дальнейшем «Покупатель», в лице ________________________________________, действующ___ на основании ______________________________, с другой стороны, пришли к соглашению о нижеследующем:

Поставщик передает, а Покупатель принимает товар следующего ассортимента, количества, комплектности и качества: _______________________

  1. Поставляемый товар должен быть новым (товаром, который не был в употреблении, не проходил ремонт, в том числе восстановление, замену составных частей, восстановление потребительских свойств).
  2. Сроки изготовления: ________ рабочих дней с момента поступления предоплаты на расчетный счет Поставщика.
  3. Оплата Покупателем Продукции осуществляется в следующие сроки _________________.
  4. Транспортные расходы: включены в стоимость товара.
  5. Поставщик обязуется доставить товар по адресу: _________________.
  6. Приложение вступает в силу с момента его подписания Сторонами и составлено в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Поставщик: ________________/(подпись)____________________/ (Ф.И.О.)

Покупатель: ________________/(подпись)____________________/ (Ф.И.О.)

Подписать документ должно полномочное лицо. Для организаций — лицо, имеющее право действовать без доверенности, или специально уполномоченный на это специалист. Указываем во вводной части, на основании чего действует лицо, — устав или доверенность. На сайте ФНС предварительно проверяем, может ли лицо действовать без доверенности. Заказываем выписку и получаем информацию из граф 16-24.

Подробнее: как составить доверенность на получение товара

Подготавливая текст документа, всегда указывайте отсылку на основной договор.

Это может выглядеть так:

Приложение № 1 к договору поставки № 1АР-2023 от 27.03.2023. Спецификация № 1.

Указывая информацию о юридическом лице, обязательно укажите один из индивидуализирующих номеров: ОГРН, ИНН. Для физического лица — данные документа, удостоверяющего личность, СНИЛС либо ИНН. Для индивидуальных предпринимателей — ОГРНИП.

Вот пример спецификации к договору, составленной по всем правилам:

Образец приложения к договору поставки товара

Читайте также: как составить приложение к договору

Можно ли вносить изменения в спецификацию к договору

Закон допускает внесение изменений. Для этого оформляем дополнительное соглашение, в котором определяем новые условия. К составлению предъявляются общие требования для юридических документов: применяем форму, допускаемую основной сделкой (письменная или электронная); подпись ставит полномочное лицо с указанием основания действия; указываем ссылку на первоначальный документ, в который вносятся изменения.

Может пригодиться:

  • как составить претензию на возврат товара ненадлежащего качества;
  • как оформить возврат некачественного товара поставщику.

Об авторе статьи

Мичиганин Олег

Юрисконсульт

В 2012 году закончил Российскую правовую академию Министерства Юстиции РФ по специальности юриспруденция. С 2013 года специализируюсь в области арбитражного процесса, гражданских правоотношений, корпоративного и договорного права.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Образец спецификация к договору поставки 2023

  • Главная
  • Контракт

Как составить спецификацию к госконтракту

Спецификация к договору — это, по 44-ФЗ, неотъемлемая часть госконтракта. Подготовить ее нужно одновременно со всей документацией по закупке.

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции и ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае спецификацию к контракту по 44-ФЗ на поставку товара заполнит заказчик, а во втором — поставщик. Но закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:

  1. Порядковый номер.
  2. Наименование товара, работы или услуги.
  3. Технические характеристики.
  4. Количество.
  5. Единица измерения.
  6. Цена за единицу.
  7. Общая стоимость по каждой позиции.
  8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.

Подобные документы обязательно подписываются всеми сторонами сделки и составляются в том же количестве экземпляров, что и контракт.

Образец спецификации к госконтракту по 44-ФЗ

№ 123-45ЭА

ОКПД2: 32.99.53.130

Электронный аукцион

Приложение № 1

к гражданско-правовому договору

№ 123-45ЭА от 09 декабря 2020 года

С П Е Ц И Ф И К А Ц И Я

№ п/п

Наименование товара

Производитель/страна происхождения

Единица измерения

Количество

Цена за единицу, руб., с НДС

Ставка НДС, %

Стоимость, руб.

Антистеплер № 10

Китай

Штука

2

24,00

Без НДС

48,00

Батарейки АА, 6 Штука/упак.

Китай

Упаковка

20

231,00

Без НДС

4620,00

Батарейки ААА, 6 Штука/упак.

Россия

Упаковка

10

244,00

Без НДС

2440,00

Блок-кубик запасной 9×9×9 цветной

Россия

Штука

7

181,00

Без НДС

1267,00

Блоки для записей 90×90×90 белый непроклеенный

Россия

Штука

5

152,00

Без НДС

760,00

Блокнот А5, 60 л, клетка

Россия

Штука

12

46,00

Без НДС

552,00

Блокнот А6, 60 л

Россия

Штука

2

31,00

Без НДС

62,00

Брелоки для ключей 15×30мм, 12 Штука/упак., красные

Китай

Упаковка

6

70,00

Без НДС

420,00

Бумага 4А, 100 л, 5 цветов

Россия

Пачка

2

189,00

Без НДС

378,00

Дырокол

Китай

Штука

3

235,00

Без НДС

705,00

Датер

Чешская республика

Штука

2

380,00

Без НДС

760,00

Ежедневник А6,176 л, недатированный

Россия

Штука

2

279,00

Без НДС

558,00

Ежедневник А6, 65 л, синий датированный

Китай

Штука

1

314,00

Без НДС

314,00

Ежедневник А5, 176 л, датированный

Китай

Штука

1

401,00

Без НДС

401,00

Ежедневник А5, 176 л, недатированный

Россия

Штука

3

387,00

Без НДС

1161,00

Зажимы для бумаг 12 Штука/упак.

Китай

Упаковка

5

59,00

Без НДС

295,00

Точилка для карандашей

Китай

Штука

7

11,00

Без НДС

77,00

Итого

115 000,00

Итого: 115 000 (Сто пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек, без НДС.

Заказчик Поставщик
_______________ (И.И. Иванов) ____________ (П.П. Петров)
ЭЦП ЭЦП

Подписаться на новости

Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить

Материалы, которые могут вас заинтересовать

Бесплатно научим выигрывать госконтракты

Подпишитесь на рассылку, чтобы за несколько уроков узнать, как проверить нишу; подготовить все, что нужно для участия; правильно заполнить заявку и вести себя во время торгов.

Бесплатно научим выигрывать запросы котировок

Всего 4 урока раскроют особенности этой процедуры, научат выбирать выгодные, правильно заполнять заявку и исполнять контракты.

Уточняем требования в спецификации к договору оказания услуг

Спецификация к договору на услуги — это документ, в котором уточняются условия договора, конкретизируется предмет, уточняются его характеристики и особенности, сроки выполнения обязательств.

Зачем нужна спецификация

Нередко компании, оказывающие услуги (например, транспортные или медицинские), в своей деятельности используют рамочный договор на оказание услуг, а все нюансы конкретного соглашения (перечень и характеристики оказываемых услуг, сроки оказания и оплаты) прописываются в спецификации, являющейся неотъемлемой частью контракта. Обычно она составляется в табличной форме.

Ранее унифицированная форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132, но с 01.01.2013 года обязательность этих бланков отменена, следовательно, стороны вправе согласовать и иной ее вид. Утвержденные данным постановлением бланки разрешено использовать, в том числе для разработки собственного образца.

Когда составляется

Рационально использовать в следующих случаях:

  • при наличии большого объема различных услуг, оказываемых в рамках договора;
  • при исполнении указанных в контракте услуг в разные периоды времени;
  • при необходимости более точного и конкретного описания выполняемых действий;
  • в случае, если стороны при заключении сделки не до конца определили ее содержание.

Когда можно без нее обойтись:

  • по контракту необходимо совершить простое, единичное действие, которое вписывается в текст соглашения;
  • предмет сделки описывается в техническом задании, акте и т.д.

Кто формирует

Это решают стороны. Обычно документ составляет работник, имеющий определенные познания в соответствующей сфере. Эту обязанность необходимо прописать в должностной инструкции такого сотрудника.

Как правильно заполнить

Содержание этого документа в законе не регламентируется, определяется соглашением сторон взаимоотношений. На практике выработан ряд рекомендаций, которые рационально соблюдать при заполнении:

  • название документа должно точно соответствовать его наименованию в тексте соглашения. Само слово «спецификация» используется в обязательном порядке;
  • в документе необходимо указать реквизиты основного соглашения: номер, наименование, дату;
  • наименование сторон должно соответствовать основному контракту, реквизиты полностью не нужны;
  • если она составляется одновременно с основным соглашением, день и место спецификации и основного договора должны совпадать во избежание дальнейшим судебных споров об исполнении;
  • при установлении особенностей оплаты (поэтапно, с предоплатой) — отразите это в тексте документа;
  • при определении срока действия документа, отличного от срока действия основного соглашения, стоит указать, какой документ будет действовать после окончания срока действия спецификации, либо на соответствующие положения основного контракта.

Образец

Приложение № 1

СПЕЦИФИКАЦИЯ

к Договору оказания услуг № 1 от 01.01.2020

г. Курган 01 февраля 2020 года

Общество с ограниченной ответственностью «Копыта», в лице директора Шмидта Олега Олеговича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», и Общество с ограниченной ответственностью «Рога», в лице директора Бендера Михаила Эдуардовича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Заказчик», договорились об оказании Исполнителем в пользу Заказчика следующих услуг:

Наименование

Количество

Единица измерения

Цена за единицу (без учета НДС),

руб.

Цена за единицу (с учетом НДС), руб.

Общая стоимость (без учета НДС), руб.

Общая стоимость (с учетом НДС),

руб.

1

Составление искового заявления по взысканию задолженности с покупателя

10

штука

1 000,00

1200,00

10 000,00

12 000,00

Итого

10 000,00

12 000,00

в том числе НДС

0,00

2 000,00

Оплата производится после выполнения обязательств.

Исполнитель

Директор

______________ Шмидт О.О.

М.П.

Заказчик

Директор

______________ Бендер М.Э.

М.П.

Данный образец спецификации на услуги к договору при использовании необходимо переработать под конкретные обстоятельства, в зависимости от интересов заказчика и исполнителя.

Условия соглашения, указанные в спецификации, стороны вправе пересмотреть или отменить, но только по взаимному согласию.

Глушенкова Юлия

Глушенкова Юлия
Юрист

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Спецификация представляет собой особое дополнение к договору, которое составляется в письменной форме. Спецификация является приложением к основному договору, но в зависимости от содержания договора и спецификации (в каком документе содержится наименование и количество товара) – спецификация либо работает самостоятельно, либо действует лишь при наличии основного договора

Бланк спецификации к договору поставки

Проверено экспертом

Образец спецификации к договору поставки

Проверено экспертом

Когда нужно составить спецификацию

Составление спецификации необходимо в следующих случаях:

  • большой объем товаров, который поставляется по одному договору;
  • услуги выполняются в разное время;
  • требуется точное описание действий, которые выполняются по договору;
  • необходимо дополнение содержания самого договора, которое не было полностью определено при его заключении.

ВАЖНО. В приложении не должно быть никаких противоречий договору поставки. Это очевидно приведет к спору между сторонами договора.

Можно ли не подписывать спецификации

Создание спецификации широко используется при заключении торговых сделок. Наличие приложения позволяет не перегружать сам договор.

Типовой договор поставки товара


Посмотреть


Скачать

ВАЖНО. Необходимо подчеркнуть, что приложение не является обязательным, если в основном договоре указано сколько товара и какого именно надлежит поставить. Однако зачастую этот момент как раз указывается только в спецификации, а в основном договоре его нет.

В большинстве случаев в самих договорах содержатся лишь формальные условия сделки. При использовании рамочных контрактов можно руководствоваться ст. 329 Гражданского кодекса РФ. Количество, сроки поставки, а также ассортимент оговариваются как раз в приложении. Рамочный договор — это обычная практика при долгосрочном сотрудничестве. Вместе с этим, отсутствие спецификации фактически делает его незаключенным, что используется недобросовестными контрагентами в ходе судебных споров. Рамочный контракт без спецификации не будет подтверждать факт передачи товара покупателя. Это освобождается его от обязанности оплачивать продукцию, а также вернуть товар или даже потребовать оплату за его хранение.

Спецификацию можно не составлять лишь в том случае, когда действия по поставке товара легко зафиксировать в договоре. Это может быть сделано, например, в случае разовой поставки небольшой партии товара.

 Что должно быть в спецификации обязательно

В настоящее время бланков спецификации установленного формата не существует, т.е. допускается произвольная форма, которую утверждают на предприятии. Безусловно спецификация должна соответствовать стандартам делопроизводства и включать нужную информацию. 

В «шапке» указывается наименование самого документа, порядковый номер, а также дата и номер договора, к которому относится приложение.

Основная часть спецификации представляет собой таблицу, где представлены данные о:

  • названиях продукции;
  • используемых единицах измерения;
  • количестве товаров;
  • цене за единицу товара;
  • сумме НДС;
  • стоимости продукцию.

В данной части может быть зафиксирована и другая необходимая информация, такая как условия оплаты по договору.

Название товара из ассортимента, заполненные латиницей, в спецификации должны быть отражены точно так же. Перевод наименований с иностранного языка на русский не допустим.

Обязательно ли нужно прописывать в договоре поставки цену за единицу продукции? Ответ на этот вопрос дает эксперт системы КонсультантПлюс – читайте здесь. Чтобы зайти в онлайн версию системы, вам может понадобиться бесплатный доступ в пробную версию системы по ссылке. Бесплатный доступ действует 2 дня.

Возможно ли внести корректировки в спецификацию

К приложениям применяются те же нормы и правила, которые разработаны для договоров поставки. Это регламентируется статьей 432 Гражданского Кодекса РФ. Если все стороны договора согласны, спецификацию можно редактировать в любое время. Возможен вариант расторжения спецификации и подписание новой, а также создание дополнительных приложений. Все изменения можно внести на основании заявления, которое составляет один из контрагентов.

Сколько спецификаций к договору допустимо

Количество спецификаций или иных приложений к договору никак не ограничено.

Бланк спецификации к договору поставки

Проверено экспертом

Образец спецификации к договору поставки

Проверено экспертом

Добавить комментарий