Как составить спецификацию проекта

Представим, что вы планируете разработать большой проект: сайт, блог или приложение. Чего вы боитесь как заказчик? Что подрядчик пообещает золотые горы, возьмёт деньги, но не сделает, что вы хотели. А как подрядчик? Что в начале работы вас попросят сделать одно, а в процессе — всё переделать (причём раз десять), в итоге вы потратите кучу времени и уйдёте в минус.

Проект большой, поэтому надо принять меры. И поможет в этом спецификация (в простонародье — спека). В этой статье я расскажу, как готовить спецификацию к масштабному проекту, на примере нашей недавней работы с крупным клиентом.

Что такое спецификация?

Спецификация — это документ с набором требований, которым должен соответствовать разрабатываемый продукт. Весомый плюс этого документа в том, что он сэкономит вам время разработки и гарантирует спокойствие при согласовании.

Спека похожа на список продуктов перед походом в магазин. Запишите и структурируйте всё, чтобы не забыть «купить». Это по сути договор между вами и заказчиком, который регулирует объём будущих выполненных работ.

Подготовку спецификации можно разделить на пять шагов.

1. Закрытая или открытая?

Открытая спецификация описывает требования к исполнению, но не указывает, как эти требования должны быть достигнуты. Такой формат удобен исполнителю: он получает свободу выбора рабочих инструментов в течение всего процесса и не скован непреложными истинами, от которых не сделать потом шаг в сторону.

Закрытая спецификация описывает не только способы достижения требований, но и инструменты или технологии, которые нужно использовать при создании продукта. У закрытой спецификации больше плюсов для заказчика: он заранее согласовывает путь разработки, поэтому для него такой подход более прозрачный.

Есть и средний вариант: полузакрытая спека (обычно заказчики и исполнители договариваются именно на такой компромисс). Вы описываете инструменты разработки только там, где их можно определить заранее, до начала работ.

2. Содержание

По структуре спецификация похожа на дипломную работу: элементы вроде содержания, введения или списка источников точно напомнят о студенческих временах.

С содержанием всё довольно просто: в него можно перенести примерный план задач от заказчика — то, что вам надо сделать. А чтобы понять, как это сделать, созвонитесь со специалистами и добавьте их комментарии к плану.

Ну и какая дипломная работа спецификация без титульного листа! Добавьте на него заголовок и дату публикации.

3. Разделы

Спецификация должна быть такой, чтобы любой открывший её сразу понял, что и как нужно делать. Вот обязательные разделы: они понадобятся при описании любого проекта. Их можно пополнить подразделами, если нужно.

1. Введение
   1. Обзор: цель спецификации.
   2. Объём проекта: краткое описание проекта.
   3. Глоссарий: расшифровка терминов.
   4. Ссылки: список источников.
   5. Обзор продукта: краткое описание каждого раздела
2. Общее описание
   1. Системная среда: общее описание, при помощи каких инструментов будет реализован функционал продукта.
   2. Спецификация функциональных требований: подробное описание, из чего состоит продукт. Если вы создаёте сайт, здесь будет подробное описание всех его страниц, хедера, футера и так далее.
3. Технические требования
   1. Требования к интерфейсу: общее описание требований к возможностям интерфейса проекта. Если продолжать пример с сайтом, то в этом разделе можно указать домен, на котором он будет размещаться, место хранения базы данных и используемые API.
   2. Функциональные требования: описание того, как должна работать система со стороны пользователя. Здесь, например, можно описать карту сайта, работу пагинации, RSS и счётчики аналитики.
   3. Нефункциональные требования: описание того, что нужно сделать, чтобы реализовать функциональные требования. Так сказать, начинка продукта. К примеру, описание страниц ошибок, навигации по сайту, требования к производительности и безопасности данных.

О последних двух подпунктах расскажу подробнее.

4. Функциональные и нефункциональные требования

Это основная и самая подробная часть спецификации. Ей нужно уделить особое внимание, но сначала давайте разберёмся, в чём разница между этими требованиями.

Функциональные требования — то, как должна вести себя система, чтобы удовлетворить ожидания пользователя. В нашем проекте одной из функций была строка поиска. В её поведение закладывалось ранжирование результатов в хронологическом порядке. А если ничего не найдено, то пользователь получает рекомендацию изменить запрос.

В то время как функциональные требования определяют, что делает система, нефункциональные требования описывают, как она это делает. Это свойства, которые система должна демонстрировать, или ограничения, которые она должна соблюдать. Например, веб-сайт не должен загружаться более 3 секунд.

Если продукт не соответствует нефункциональным требованиям, он продолжает выполнять основные функции, но не обеспечивает пользователю удобство.

5. Согласование

Для начала представьте себя заказчиком и прочитайте спецификацию его глазами. Скорректируйте текст, если в нём чего-то не хватает или есть слабые места.

Как только спека согласована, остаётся подписать её вместе с заказчиком и приступать к работе.

В сухом остатке

Информации было много, давайте закрепим:

1. Открытая или закрытая спека? Первая даёт больше свободы подрядчику, вторая понятнее заказчику, но возможен и компромиссный полузакрытый вариант.
2. Титульный лист и содержание. Готовим драфт, чтобы было куда накидать «мясо».
3. Описание всех разделов. Заполняем каждый раздел из содержания.
4. Требования клиента. Делятся на функциональные (что система должна делать) и нефункциональные (как она должна это делать).
5. Согласование. Перед отправкой заказчику прочитайте спецификацию его глазами: всё ли понятно?

Спецификация может показаться сложным документом, но без неё будет намного сложнее в самой разработке. А чтобы вам было полегче, скачайте через форму ниже готовый шаблон 🙂

1. Понятие о спецификации в составе проектной документации




2. Этапы разработки спецификации проекта




3. Оформление спецификации

Понятие о спецификации в составе проектной документации

Спецификация проекта является конструкторским документом в составе проектной документации, который содержит данные о материалах, изделиях и оборудовании. Эти данные необходимы для определения общей потребности, комплектации материальными ресурсами объекта строительства.

Разработка спецификации проекта производится на основании комплекта рабочих чертежей. Для каждой марки чертежей оформляется своя ведомость материалов и оборудования. Она является обязательным разделом проекта. Ее маркировка совпадает с маркировкой основного комплекта чертежей с добавлением аббревиатуры СО.

Назначение спецификации:

• определение полного перечня требуемых материалов, изделий, оборудования с их подробным описанием;
• подсчет количества материальных ресурсов.

На основе данных единой ведомости можно рассчитать стоимость материалов, грамотно составить график их поставки для обеспечения выполнения непрерывного строительного процесса, определить потребность в подъемных механизмах, запланировать движение транспортных средств при доставке строительных изделий от заводов-изготовителей до приобъектного склада строящегося объекта.

Этапы разработки спецификации проекта

Процесс разработки спецификации можно разделить на несколько этапов:

1. Изучение имеющейся проектной документации с тщательным изучением пояснительной записки, комплекта рабочих чертежей. Целью этапа является определение состава строительно-монтажных работ для возведения объекта в определенные сроки.
2. Определение количества, марок, видов материальных ресурсов. Их выбор осуществляется на основе требуемых технических параметров. Результатом данного этапа является получение показателей качества и подсчет сметной стоимости строительства.
3. Предоставление результата заказчику. Совершенствование документации в зависимости от потребностей заинтересованных сторон.

Техническая спецификация проекта является документом, одинаково важным для подрядчика и заказчика. Она дает возможность организовать и контролировать ведение работ на стройплощадке в соответствии с планируемой очередностью, поставку материалов, их расход.

На основании спецификации происходит изучение условий закупки материальных ресурсов и оборудования. Благодаря этому происходит правильное распределение финансовых средств заказчика на приобретение материалов с длительными сроками поставки. Это, в свою очередь, позволит выдержать договорные сроки и своевременно сдать объект в эксплуатацию.

Оформление спецификации

Оформление спецификации осуществляется согласно ГОСТа, регламентирующего систему строительной проектной документации. Спецификация составляется в виде таблицы, содержащей следующие графы:

1. Поз. Обозначение материала в соответствии с чертежами в виде цифры или буквы.
2. Наименование и техническая характеристика. Название материалов, его технические параметры. Материальные ресурсы должны соответствовать требованиям государственных стандартов, технических регламентов.
3. Тип, марка, обозначение документа, опросного листа. Для материалов и изделий указывается номер ГОСТа, технических условий, согласно которым был произведен данный материал. Ссылка на опросные листы дается для оборудования.
4. Код продукции. Заполняется на основании классификатора страны, выполняющей разработку проектной документации.
5. Поставщик. В графе прописывается название, адрес предприятия, которое выпустило данный вид продукции. Для импортных изделий указывается страна-производитель и наименование фирмы.
6. Единица измерения.
7. Количество.
8. Масса единицы. Указание массы единицы производится в кг. Для материалов массой менее 25 кг, данную графу можно не заполнять.
9. Примечание. Заполняется при наличии дополнительных сведений, не отраженных в прочих графах.

Спецификация имеет титульный лист, на котором предоставлено наименование заказчика, проектной организации, указание объекта, вид строительства, название и обозначение документа, год выпуска. Также он содержит данные о разработчиках документа с указанием должностей, их подписи.

Оформление листа спецификации зависит от раздела рабочей документации. При составлении ведомости материалов для раздела архитектурных решений АР возможно разделение на основное здание и вспомогательную часть, на подземную и надземную части. Кроме того, разрешено отдельно выделять материалы и изделия по видам работ: на возведение стен, перегородок, кровельного покрытия. Изделия, оборудование в спецификации учитываются в штуках, материалы покрытий – в м2, теплоизоляционные ресурсы – в м3.

Для раздела конструктивных решений КР спецификация оформляется на элементы сборных железобетонных конструкций, монолитные участки, стальные изделия. Если в состав рабочей документации входит индивидуальное строительное изделие, то оно также вносится в спецификацию материалов с указанием ссылки на сборочный чертеж.

Ведомости материальных ресурсов на строительство наружных, внутренних сетей водоснабжения, водоотведения, теплоснабжения, газоснабжения, электрических сетей включают в себя основные материалы в виде труб, кабелей, наименование и марку оборудование, прочие изделия.

Спецификация – обязательный раздел проектной документации, который завершает проектирование. От ее правильности, точности зависит стоимость строительства, временные параметры строительства. Она дает возможность проанализировать разработанный проект в целом. Для проектировщика это важно с точки зрения обнаружения недочетов и их быстрого исправления. Заказчику поможет представить будущий объект ясно и четко.

Ее оформление возможно машинописным и рукописным способом, путем распечатки документов, составленных электронно, с использованием стандартизированных информационных программ. Каждый из этих способов имеет законную силу. Она может быть предоставлена заказчику в бумажном или электронном виде.

Спецификация проекта

При
реализации проекта необходимо
выполнить ряд
работ. При этом потребуются определенные
материалы, документация, оборудование.
Все это прописывается в специальном
документе – спецификации проекта.

Составление
спецификации преследует две основные
цели:

1)
информативную.

2)
контрольную.

В
спецификации четко указано, какие именно
материалы, оборудование и документы
должны использоваться.

На
завершающей стадии проекта спецификация
позволит контролировать правильность
его выполнения.

Правильное
составление спецификации позволит
исполнителям в дальнейшем не
совершать ошибок.

Спецификация
оборудования

Сюда
записываются необходимые оборудование,
материалы, документы. Здесь не пишется
то, что необходимо для выполнения
отдельных работ. Например, в спецификации
проекта «Организация выставки продукции
фирмы» помещение с необходимой площадью
в первый столбик будет включено, а
фотографии для стенда
– не будут.

Они
являются необходимым материалом для
выполнения работы «Создание выставочных
стендов» и будут указаны в спецификации
именно к данной работе..

Спецификация
работ

Сюда
записываются все работы, мероприятия,
которые необходимо провести в ходе
реализации проекта. Спецификация каждой
из работ затем выносится в отдельную
таблицу, где рассматриваются
более подробно.

В
таблицу можно включать и другие столбцы
(например, можно указывать ответственного
за выполнение, срок окончания и прочие
необходимые данные).

Важные
моменты

Сюда
записывается все, что не может быть
отнесено ни к оборудованию, ни к работам,
но тем не менее представляется важным
для реализации проекта. Можно упомянуть
о том, чего нельзя допустить при выполнении
проекта. 

Например,
при реализации проекта под названием
«Создание отдела маркетинга» нельзя
задействовать площадь и ресурсы других
отделов.

Это
– важный момент..

Помните

Руководитель
может заранее подготовить варианты
решения возможных неблагоприятных
ситуаций.

2. Внесение коррективов

Реализация
проекта точно по плану возможна лишь в
теории. В реальной жизни перед командой
возникают непредвиденные обстоятельства,
приводящие к осложнениям и нарушению
течения процесса. Поэтому менеджер
должен уметь постоянно работать над
планом: сверять показатели,
применять коррекцию, пересматривать
цели..

ИТЕРАЦИОННЫЙ
ХАРАКТЕР ПЛАНИРОВАНИЯ

При
планировании используются круговые
итерационные модели, в которых по
завершении одной итерации производятся
мониторинг и по обстоятельствам либо
пересмотр плана, либо продолжение работы
над следующим этапом.

Итерационный
характер планирования включает в себя
постоянное согласование и внесение
коррективов на разных уровнях, определяется
как последовательное приближение к
осуществлению проекта.

Мониторинг

Перед
началом выполнения работы устанавливаются
определенные цифровые или другие
индикаторы, позволяющие контролировать
процесс. С помощью этих индикаторов на
протяжении всей работы проводится
диагностика соответствия реальных
результатов плановым показателям. По
результатам диагностики, если это
требуется, проводится корректировка
задач и рабочих заданий.

Если
отклонения от плана незначительны,
работа идет прежним курсом. Если
мониторинг выявляет наличие серьезных
проблем, допускается пересмотр плана..

Необязательно
ждать завершения работы нас этапом
проекта, чтобы проверить степень и
качество его выполнения.

Альтернативы
решений

По
результатам мониторинга принимается
3 варианта решений:

• план
остается без изменений;

• в
него вносятся коррективы;

• происходит
пересмотр плана или целей.

Первый
вариант используется в том случае, если
отклонения от первоначального плана
столь незначительны, что могут разрешиться
в рабочем порядке и не потребуют
привлечения дополнительных ресурсов.

Ко
второму варианту прибегают тогда,
когда происходят
серьезные отклонения от плана, нормы
не выполняются, сроки не соблюдаются.

Третий
вариант приводят в действие в том случае,
если причинами отклонения от нормы
являются неверно поставленная цель и
неправильно составленный план.

После
стабилизации обстановки проводят
следующую итерацию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Проект большой, поэтому надо принять меры. И поможет в этом спецификация (в простонародье — спека). В этой статье я расскажу, как готовить спецификацию к масштабному проекту, на примере нашей недавней работы с крупным клиентом.

Что такое спецификация?

Спецификация — это документ с набором требований, которым должен соответствовать разрабатываемый продукт. Весомый плюс этого документа — в экономии времени при разработке и гарантия спокойствия при согласовании.

Спека похожа на список продуктов перед походом в магазин. Запишите и структурируйте всё, чтобы не забыть «купить». Это по сути договор между вами и заказчиком, который регулирует объём будущих выполненных работ.

Подготовку спецификации можно разделить на пять шагов.

1. Закрытая или открытая?

Открытая спецификация описывает требования к исполнению, но не указывает, как эти требования должны быть достигнуты. Такой формат удобен исполнителю: он свободен в выборе инструментов и в процессе может менять подходы.

Закрытая спецификация описывает не только способы достижения требований, но и инструменты/технологии, которые нужны при создании продукта. У закрытой спецификации больше плюсов для заказчика: весь процесс разработки становится прозрачным и более контролируемым.

Есть и средний вариант: полузакрытая спека (обычно заказчики и исполнители договариваются именно на такой компромисс). Вы описываете инструменты разработки только там, где их можно определить до начала работ.

2. Содержание

По структуре спецификация похожа на дипломную работу: элементы вроде содержания, введения или списка источников точно напомнят о студенческих временах.

С содержанием всё просто — укажите примерный план задач от заказчика, который надо сделать. А чтобы понять как это сделать, созвонитесь со специалистами и добавьте их комментарии к плану.

Ну и какая спецификация без титульного листа! Добавьте на него заголовок и дату публикации — и всё, титульник готов.

3. Разделы

Спецификация должна быть понятной, чтобы любой открывший её сразу понял, что и как нужно делать. Ниже приведу обязательные разделы, которые понадобятся при описании любого проекта. Если нужно, их можно пополнить подразделами.

О последних двух подпунктах расскажу подробнее.

4. Функциональные и нефункциональные требования

Это основная и самая подробная часть спецификации. Ей нужно уделить особое внимание, но сначала разберёмся, в чём разница между этими требованиями.

Функциональные требования — то, как должна вести себя система, чтобы удовлетворить ожидания пользователя. В нашем проекте одной из функций была строка поиска. В её поведение закладывалось ранжирование результатов в хронологическом порядке. А если ничего не найдено, то пользователь получает рекомендацию изменить запрос.

Если функциональные требования определяют, что делает система, нефункциональные требования описывают, как она это делает. Это либо свойства, которые система должна демонстрировать, либо ограничения, которые она должна соблюдать. Например, веб-сайт не должен загружаться более 3 секунд.

Если продукт не соответствует нефункциональным требованиям, то он продолжает выполнять основные функции, но без удобства для пользователя.

5. Согласование

Для начала поставьте себя на место заказчика и прочитайте спецификацию его глазами. Скорректируйте текст, если нашли слабые или непонятные места.

Далее отдайте спеку заказчику на первую оценку. Возможно, согласование займёт несколько итераций, но это неотъемлемая часть работы.

Как только спека согласована, остаётся подписать её вместе с заказчиком и приступать к работе.

Кратко

Можно использовать как шпаргалку, чтобы ничего не забыть:

Спецификация может показаться сложным документом, но без неё будет намного сложнее в самой разработке. А чтобы вам было полегче, можно скачать готовый шаблон 🙂