Как составить список дел на бумаге

Просмотр шаблона

Краткое содержание

Все мы любим вычёркивать выполненные дела из своего списка, но если составить такой список неправильно, он может принести больше вреда, чем пользы. В этой статье мы расскажем, что нужно сделать для достижения успеха и как эффективно фиксировать и систематизировать задачи с учётом приоритетов. Вы узнаете, как вывести свой список дел на новый уровень, чтобы можно было не беспокоиться о ненужных записках, а сразу приступить к выполнению важных дел.

Список дел — это всего лишь перечисление того, чем вам нужно заняться. В таком списке может быть всё, что угодно. Но сам факт того, что вы записали дела, ещё не означает, что этот список будет по-настоящему полезным. Отслеживание сроков выполнения работы позволяет определять приоритеты и делать её хорошо. Но слишком часто списки дел плохо упорядочены и никак не связаны с работой, которую вы выполняете, что приводит к путанице и необходимости тратить много времени на организацию работы.

Однако составление списка дел не всегда является бесполезным занятием. Возьмите списки своих дел под полный контроль, познав 15 секретов создания по-настоящему полезного списка дел.

Самое главное: откажитесь от списков дел на бумаге

Если вы этого ещё не сделали, то первым шагом к созданию по-настоящему полезного списка дел будет его составление в специализированном приложении. Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. Списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны.

Вместо этого обратитесь к приложению для ведения списка дел. По сравнению со списками на бумаге, приложения имеют следующие преимущества:

• Сортировка работы и определение её приоритета. Чтобы изменить порядок дел в списке на бумаге, придётся полностью переписать его. Используя же приложение, можно с лёгкостью перетаскивать задачи. И это не всё — в большинстве приложений можно отслеживать приоритеты с помощью настраиваемых тегов.

• Невозможно потерять. В отличие от списка дел на бумаге, нельзя потерять список, ведущийся в сети. Он всегда доступен, а вычёркивать в нём завершённые задачи можно из любого места.

• Добавление расширенных сведений. В большинстве приложений для ведения списков дел есть возможность добавить дополнительную информацию в описание, тогда как списке дел на бумаге можно лишь в двух словах описать задачу. В приложении у каждой задачи есть дополнительное место для описания, куда можно внести любые данные, документы для работы и прочую информацию.

• Создание разных списков в одном месте. Выбирая приложение для ведения списка дел, убедитесь, что в нём можно создать больше одного списка. Например, можно создать один список для своих личных задач, второй для командной работы и третий для своего профессионального развития. Приложение для ведения списка дел, поддерживающее несколько списков, позволяет хранить их все в одном месте.

• Установка сроков выполнения, напоминаний и уведомлений. Задачи мало что значат, если не делать их вовремя. Приложение для ведения списка дел позволяет отслеживать сроки выполнения и создавать напоминания или уведомления, которые помогут своевременно завершать работу.

• Совместная работа. Когда ваш личный список дел чётко структурирован, а приоритеты ясно обозначены, повышается эффективность вашего участия в групповых проектах и инициативах. Другими словами, чем вы организованнее, тем проще вам взаимодействовать с коллегами.

Создать списки дел в Asana

Если вы ищете приложение для ведения списка дел, попробуйте Asana. Asana — это инструмент управления работой, созданный для организации работы таким образом, чтобы вы всегда знали, что нужно сделать, почему это важно и как к этому подойти. Используйте Asana для отслеживания работы в контексте общих проектов, общения с коллегами, и будьте уверены, что ничего не забудете.

15 секретов составления более эффективных списков дел

Если вы готовы выйти на новый уровень в составлении списков дел, попробуйте приведённые далее 15 советов, которые позволят добиться максимальной ясности и повысить эффективность. Большинство этих советов подразумевают, что для организации работы и повышения продуктивности вы используете приложение для ведения списков.

1. Записывайте всё

Лучше записать что-то, а потом указать, что эта задача завершена, чем совсем забыть о ней. Очень часто лучшие наши идеи приходят к нам тогда, когда мы не готовы их записать — но у вдохновения нет расписаний. Если у вас промелькнула мысль о том, как улучшить что-то в проекте, или появилась отличная идея, о которой нужно рассказать руководителю, просто добавьте её в свой список дел.

Именно поэтому важно выбирать приложение для ведения списков дел с удобным мобильным приложением. С его помощью создать заметку можно будет в любое время, чтобы не держать идею в голове, пока вы не доберётесь до компьютера.

Чем меньше вы полагаетесь на собственную память, тем проще вам жить. Asana помогает снизить когнитивную нагрузку у сотрудников и делает процессы чёткими и ясными.”

2. Списки, списки и ещё раз списки

Одна из причин, по которой списки дел становятся неподъёмными, заключается в том, что они часто представляют собой смесь всего подряд. Можно работать над несколькими проектами, и попытки сохранить напоминание посмотреть задание для предстоящей кампании рядом с заметкой о поиске поставщиков для мероприятия скоро приведут к тому, что список перестанет быть функциональным. Неудивительно, что вы будете чувствовать себя перегруженным.

Чтобы контролировать свои задачи и работать эффективно, заведите себе несколько списков. Например, создайте отдельные списки для каждого проекта или крупной инициативы. Кроме того, выделите один список для задач, которые необходимо выполнить как можно скорее, второй для идей будущих проектов и третий для личных напоминаний. Это позволит открывать список, связанный с той работой, которой вы занимаетесь в данный момент, чтобы больше ни на что не отвлекаться.

Создать списки дел в Asana

3. Организуйте список дел по рабочим процессам, приоритету или сроку выполнения

Реорганизовывая список дел каждый день, вы теряете время — даже если вам нравится этим заниматься. Откажитесь от этого, создав список с чёткой структурой. Если приложение поддерживает такую возможность, попробуйте создать несколько разделов для разных типов работы. Это позволит сортировать работу по проектам или приоритетам, в зависимости от ваших предпочтений.

4. Добавляйте практические задачи

Список дел не подходит для хранения мыслей или целей. Всё это важно фиксировать, но, если делать это в одном списке дел, в нём будет сложно отыскать важную работу. Вместо этого старайтесь хранить такие сведения в инструменте управления проектами или системе управления целями. Так у вас всегда будет доступ к идеям и важным целям и чёткий список дел.

Хотя хранить идеи и цели отдельно от списка задач к исполнению важно, переключаться между несколькими инструментами не всегда удобно. Попробуйте найти способ фиксировать всю информацию в одном инструменте — например, в Asana.

5. Сначала действия, потом детали

Чтобы все пункты в вашем списке дел призывали к действию, мы рекомендуем начинать названия задач с глаголов. Это необязательное правило, но если название задачи начинается с глагола, вам будет проще понять, что именно нужно сделать.

Например, пункт в списке Три изображения для рекламы в Facebook почти ничего вам не скажет. А вот если добавить в начале слово «подготовить», задача сразу станет понятной: Подготовить три изображения для рекламы в Facebook. Списки дел, в которых названия задач начинаются с глаголов, позволяют быстро понять, что вам предстоит сделать.

6. Указывайте приоритет задач в списке

Чтобы вовремя выполнять нужную работу, важно понимать, какие из задач приоритетны. Можно располагать самое значимое в верхней части списка или использовать настраиваемые теги, чтобы отмечать приоритет, главное — сделать так, чтобы было видно, какие задачи имеют первостепенное значение и ничего не упускать.

Читать о том, как отдавать приоритет самой важной работе

Это не значит, что сначала надо выполнять наиболее важную работу. Иногда начать день с простой задачи бывает полезно, чтобы войти в ритм. А может быть, вы живёте по правилу 80/20 — то есть стремитесь выполнить 80% работы за 20% времени, и хотите вначале справляться со сложными задачами. Даже если вы не берётесь за наиболее приоритетные дела в первую очередь, позаботьтесь о том, чтобы знать, что нужно закончить до конца дня.

Раньше я приходил домой, укладывал сына спать в восемь вечера, а потом разбирал почту до полуночи, пытаясь разобраться в том, что происходит. Теперь я быстро просматриваю Asana и знаю, что действительно важно.”

7. Всегда указывайте срок выполнения

Когда речь идёт о делах их списка, знать нужно не только, что делать, но и когда это нужно закончить. Если выполнить все важные задачи слишком поздно, в этом будет мало хорошего. Другими словами, всегда важно понимать, кто, что и к какому сроку делает. Даже если нет жёстких временных рамок, лучше определить дату выполнения и потом передвинуть срок, чем не справиться вовремя.

8. Разбивайте большую работу на отдельные задачи

Одно из препятствий на пути к выполнению всех задач вовремя — это ситуация, когда вы видите в своём списке, что закончить нужно завтра, а потом понимаете, что на эту работу потребуется не меньше недели.

Если с вами часто такое случается, попробуйте разбивать работу на более мелкие задачи. Представьте, что задачу нужно выполнить к пятнице, но работа над ней займёт несколько дней. Если разбить её на несколько задач меньшего размера, с которыми можно справиться быстрее, это может спасти весь проект.

Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, после чего мы заново расставили приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.”

9. Объединяйте похожие задачи

Если вы выполняете несколько похожих задач друг за другом, то не просто вычёркиваете их из списка, но и повышаете продуктивность. Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами или начинаете новый проект, ваш мозг тратит определённое время, чтобы настроиться на новый вид работы. Люди, на самом деле, не очень сильны в многозадачности, поэтому чем больше задач вы сможете сгруппировать, тем проще будет мозгу.

Ищете повторяющуюся ежедневно работу, которую можно сгруппировать и упростить. Если вы делаете что-то каждый день, возможно, вы даже не думаете о том, сколько на это уходит времени, но в сумме его может быть порядочно. Если у вас есть ежедневные задачи, запишите, сколько времени они занимают. Потом подумайте, можно ли выполнять их эффективнее? Можно ли объединить такие задачи или автоматизировать их? Если вы избавитесь от этой работы, вы не только вычеркните её из списка, но и повысите свою продуктивность.

10. Отмечайте прогресс

Каждый раз, когда вы вычёркиваете что-то из списка дел, это ваше достижение. Это важно! Это нужно отметить — хотя бы просто похвалить себя.

Одной из основных корпоративных ценностей в Asana для нас является сердечность — это то, что нам по-настоящему дорого. Сердечность означает то, что мы тратим время на создание забавных и приятных моментов в ходе рабочих дней. Если вы когда-либо использовали Asana, вы наверняка видели, что, когда вы отмечаете выполнение задачи, по экрану пролетают единороги и йети. Почему? Вопрос должен звучать так: почему бы и нет?

Благодаря таким особенностям Asana, как единороги, пролетающие по экрану, когда вы выполняете задачу, работа из обязаловки превращается в нечто более приятное.”

11. Сортируйте список в конце дня

Вместо того чтобы большую часть утра разбираться со списком дел, организуйте задачи с вечера, и тогда, войдя в систему утром, вы уже будете знать, что нужно делать. Потратив 5-10 минут вечером, с утра вы сможете сразу же приступать к работе.

12. Отключайте уведомления

Уведомления полезны для выполнения работы в срок, и в любом хорошем приложении для ведения списков дел будет функция уведомлений. Но также важна и функция «Не беспокоить». Ведь вы занимаетесь организацией своей работы, чтобы добиться максимальной продуктивности, а иногда для этого нужно сосредоточиться на чём-то одном, ни на что не отвлекаясь.

Отвлекающие факторы дорого обходятся, поэтому мы стараемся избавляться от них при любой возможности. Используя Asana, сотрудники могут концентрироваться и выполнять работу, не отвлекаясь, потому что все знают, что происходит и за что они отвечают, и поэтому нет нужды встречаться для обсуждения текучки.”

Читать 7 советов о том, как сосредоточиться и снизить количество цифровых отвлекающих факторов

13. Отслеживайте то, что вам не нужно делать

Никто не хочет тратить время на неважную работу. Поэтому, хотя и нужно указывать все подробности в списке задач, важно отсеивать всё лишнее.

Если вы отслеживаете приоритеты задач, то уже знаете, что важно, а что не очень. В этом случае не стесняйтесь понижать приоритет работы. Отслеживать задачи не значит выполнять всё, что есть в списке, это значит контролировать задачи так, чтобы выполнять самую важную работу.

14. Следите за подвисающими задачами

У всех бывает так, что задачу нужно было выполнить на прошлой неделе, а вы к ней ещё даже не приближались. Видя такие задачи, задайте себе вопрос, почему они не были выполнены? Что мешает вам сделать эту работу? Может быть, нужно изменить её приоритет или делегировать? Может быть, вы что-то не понимаете, и это не даёт вам выполнить задачу? Зная, почему произошла задержка, вы можете эффективнее разбираться с такими задачами.

15. Работайте совместно, используя одну платформу

В идеале не нужно отслеживать список дел в вакууме. Быть организованным и знать приоритет своих задач не так уж полезно, если вам неизвестно, над чем работает команда, и наоборот. Наиболее эффективные команды используют единый источник достоверных данных, в котором и ведётся вся работа. Благодаря этому все понимают, кто за какие задачи отвечает, и вы можете сосредоточиться на том, чтобы эффективно работать всей командой.

Конечно, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana. С Asana команда может организовать работу так, чтобы все понимали, что делать, почему это важно и как к этому подойти. Так вы будете пользоваться преимуществами ясности и повышенной эффективности не в одиночку.

Создать списки дел в Asana

Вычеркните «научиться составлять списки дел» из вашего списка

Списки дел нужны для того, чтобы эффективнее организовывать и отслеживать работу — и эти 15 советов помогут вам добиться этого. Но если вы хотите создать список для отслеживания работы, вам также понадобится способ делиться информацией и видеть, что делают ваши коллеги. Ищите приложение, в котором есть такие дополнительные функции, как управление задачами и проектами.

Хотите узнать об этом больше? Прочитайте о преимуществах управления проектами с помощью Asana.

Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.

Не пишите лишнего

На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время. Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.

Контролируйте выполнение

Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен. Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи. Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.

Разбивайте задачи на подзадачи

«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго. Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений. Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.

Интегрируйте дела в календарь

Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели. Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы. Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.

Назначайте дедлайн

Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки. И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально. Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.

Разбивайте задачи на группы

Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.

Составьте список ненужных дел

Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.

Боритесь с прокрастинацией

Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление. Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.

Попробуйте «технику помидора»

Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу. Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут. Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.

Награждайте себя за достижения

Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше. Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск. Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.

Если вы испытываете негативные эмоции, ваша мотивация может пойти на спад. Страх, тревога, печаль влияют на нашу продуктивность и творческие способности. Они заставляют нас мыслить ограниченно и ослабляют нашу память, способность к планированию и принятию решений. Кроме того, стресс не помогает лучше работать. Благодаря исследованиям Тереза Эмебайл и Стивен Крамер также доказали, что страдания не помогают добиться лучшего результата.

Эмебайл и Крамер проанализировали дневники, в которых около 12 000 сотрудников записывали о своём прогрессе и регрессе в работе. Эти работники также описали, какие эмоции они испытывали в ходе эксперимента. Учёные соотнесли уровни их счастья или фрустрации с данными о прогрессе и регрессе. Результаты заставили их задуматься.

Оказалось, негативное влияние регресса на то, что происходит в вашем внутреннем мире, действует на мотивацию в три раза сильнее, чем позитивная сила прогресса. Вероятно, из собственного жизненного опыта вы знаете, что плохие события запоминаются гораздо легче и удерживаются в голове дольше, чем радостные.

Почему так происходит? Это естественный механизм, сформировавшийся у человека в ходе эволюции. Мы по-прежнему сканируем окружающую действительность на наличие угрозы, что было необходимо для защиты. В связи с этим наш мозг хорошо работает в ситуациях кратковременного стресса.

Что же касается долговременного стресса, то он негативно сказывается на мозге, снижает умственные способности и ухудшает когнитивные функции. Это влияет на скорость обработки информации, память, внимание, способность усваивать языки и выполнять математические операции. В то же время начинает сильнее работать негативное эмоциональное подкрепление, мы становимся подвержены страху.

Доктор Эми Эрнстен, профессор нейробиологии в Йельском университете, назвала это «перенастройкой мозга с медленной осмысленной регуляции на неустойчивые эмоциональные реакции». Другими словами, из разумных существ мы превращаемся в беспокойных кошек, гоняющихся за огоньком лазерной указки. Вы не можете сосредоточиться на задании, которое необходимо выполнить. Вы легко отвлекаетесь на малейшие раздражители, а беспокойство мешает сосредоточиться.

Стресс, который мы испытываем из-за концентрации на неудачах и постоянного давления извне, убивает в нас продуктивность, творческое начало и возможность принимать здравые решения. И только осознание того, что происходит с нашими эмоциями, что воздействует на нашу мотивацию, может помочь выйти из этого порочного круга.

Если ваш день прошёл удачно, вы ощутите всплеск мотивации. Но как насчёт не самых удачных дней? Как не попасть в порочный круг, в который нас загоняют негативные эмоции? Неудачи и препятствия демотивируют и лишают энергии даже самых уверенных в себе людей. Особенно если они не получают никакой позитивной обратной связи.

Если вы ложитесь спать с негативными мыслями, вероятно, проснётесь вы с ними же. Так вы загоните себя в тупик. Чтобы этого избежать, выделите время и сосредоточьтесь на позитивном. В итоге вы станете более мотивированным, готовым работать продуктивно и справляться со всеми сложностями.

Выделите время на то, чтобы проанализировать свои неудачи

Негативные эмоции действуют на нас разрушительно, но это не значит, что мы должны всеми силами избегать плохих мыслей и не задаваться вопросом, что пошло не так. Размышляйте о своих ошибках и неудачах, не забывая при этом о своём прогрессе.

Ошибки — это следствия неправильных решений, которые вы бы изменили, будь у вас второй шанс. Кроме того, бывают ситуации, когда верные решения и конструктивные действия приводят к разочаровывающим результатам. В таких случаях, если бы вам дали второй шанс, вы бы, скорее всего, поступили также. Но наш мозг всё равно оценивает подобные неудачи как ошибки.

Если вы потерпели неудачу, дайте себе передышку, чтобы справиться со стрессом, а затем сосредоточьтесь на позитивном.

Создайте позитивное подкрепление

Вы можете извлечь пользу из своих неудач, изменив своё отношение к ним. Так вы создадите эффективное позитивное подкрепление.

Отдайте должное негативным событиям, которые происходят с вами. Отдайте должное своим ошибкам, потому что они помогают вам учиться и двигаться вперёд. Проанализировав их причину, в будущем вы сможете добиться лучших результатов.

Будьте благодарны за то, что происходит в вашей жизни. Вы можете каждый день записывать слова благодарности. Это помогает чувствовать себя счастливее, расти как личность и справляться с жизненными невзгодами.

Исследование, проведённое психологом Мартином Селигманом, показало: те, кто ежедневно в течение недели записывал по три хороших момента, которые произошли с ними за день, чувствовали себя более счастливыми и испытывали меньше негативных эмоций даже через месяц после окончания эксперимента. А через полгода самыми счастливыми оказались те, кто продолжил использовать этот метод.

Создавая позитивное подкрепление, вы также развиваете в себе терпение и стрессоустойчивость. Используя списки сделанного, вы всегда можете заглянуть в прошлое и убедиться, что у вас были и дни похуже, которые вы, впрочем, успешно пережили. А воспоминания об удачных днях дадут вам вдохновение и силы.

Если вы переносите неудачи из сегодняшнего дня в следующий, вы затягиваете себя в трясину непродуктивности. Поэтому в конце дня убедитесь в том, что не считаете его потраченным зря. Выделите время на то, чтобы поблагодарить себя за выученные уроки, которые помогут достичь большего.

Привет! На связи Ольга Грызлова. Я не представляю себе жизнь без ежедневника, но так было не всегда. Долгое время я записывала информацию на случайных листочках. Поняла, что этого недостаточно, и перешла на планинг. Но и его не хватало! Поэтому настал черёд ежедневника, в котором всё на видном месте. С ним я не забываю о важных делах и целях, успеваю и работу сделать, и домашние дела. Сегодня я расскажу, как научиться вести ежедневник и планировать с нуля, и делать это продуктивно.

Для чего нужно вести ежедневник

Когда мы представляем себе успешного человека, занятого делами, он обязательно “оснащён” телефоном размером с лопату (приложен к уху) и ежедневником (что-то пишет в нём ручкой). Но зачем вести ежедневник, если ты и так успешен? Этому есть 5 главных причин:

• Для того, чтобы ничего не забыть. Слышали фразу “не записал — считай, забыл”?
• Для разгрузки мозга. Не нужно носить все дела в голове — из-за этого там путаница и ощущение, что тонешь в делах. А выгрузил в ежедневник — и вот уже их не море, а всего лишь 25))
• Для планирования и следования своим планам. Дисциплинирует!
• Для того, чтобы всё успеть.
• Для анализа успеха — что удалось, а что нет, и почему (но анализ делают далеко не все).

Вести ли ежедневник, если у меня мало дел?

Да! Но вам лучше подойдёт еженедельный разворот — там меньше места, и удобнее видеть всю неделю целиком.

Как ежедневник изменил меня в лучшую сторону

Вначале я просто вела ежедневник — записывала дела общим списком. Потом в книгах прочла про постановку целей — и начала это использовать. Цели ставила самые разные — соблюдение водного баланса, похудение, прохождение курса, поддержание чистоты дома и т.д.

А затем мне попался красивый ежедневник-планер, в котором был трекер привычек — такой ежедневный чек-лист, в котором нужно отмечать сделанное. Это здорово мотивировало меня следовать целям.

Я встретила информацию по различным системам планирования. Пробовала почти все существующие — подходит мне или нет? Пробую и сейчас, когда встречаю что-то новенькое. Всё это помогает вести и не забросить ежедневник, делает планирование интересным занятием.

Сейчас я не представляю жизни без ежедневника. Он напоминает, поощряет, радует и мотивирует. Занимаюсь спортом, стараюсь обходиться без кофе, регулярно читаю, веду хозяйство, прохожу различные курсы — и в результате всего этого становлюсь лучшей версией себя!

Как начать вести ежедневник с нуля: пошаговая стратегия

Если вы уже что-то читали по этому поводу, то воскликните: о боже, как всё сложно! Поэтому я объясню вам на пальцах, как и что делать.

Шаг 1. Выберите тот, который нравится

Это может быть красивый ежедневник в кожаном переплете, или вовсе обычная тетрадь. Ежедневников сейчас целая куча, и в интернете можно найти абсолютно разные — в точку, в клетку, в линейку, с рисунками и без, обычные и не очень. Тут можно заблудиться!

Если вы сомневаетесь, подойдёт ли вам выбранный, поступите как я:

сделайте скриншот странички, распечатайте и заполняйте. Если понравится, закажите полную версию.

Шаг 2. Просто начните вести!

Если это недатированный вариант, проставьте даты, укажите месяцы — и вперёд!

Не бойтесь ошибиться — ведь это ваше личное дело, как вы заполняете ежедневник.

Если есть боязнь чистого листа, можно поступить так:

• Начните со 2й страницы!
• Купите ручку со стирающимися чернилами и заполните ей. Нет ручки — берите карандаш и ластик.
• Разрешите себе ошибиться! Помните, что ежедневник — это подспорье в работе и жизни, а не выставочный экземпляр. Если вы им не пользуетесь, он просто пылится без дела, и всё.

Шаг 3. Ведите какое-то время, чтобы привыкнуть

Не старайтесь вести правильно и красиво — просто не забывайте записывать дела и вычёркивать сделанные. Носите ежедневник с собой повсюду. Ну, вот вы и ведёте ежедневник!

Когда привычка появилась, можно пробовать разные системы планирования, трекеры привычек и постановку целей. Но не пытайтесь сделать всё и сразу — это так не работает! Схватившись за всё одновременно, вы с большой вероятностью забросите ваш ежедневник и вообще планирование.

Способы вести ежедневник

Систем планирования и способов вести ежедневник несколько. Пробегитесь по всем и выберите для себя наиболее подходящую.

Обычный To Do лист

To Do — в переводе означает “сделать”. Это совершенно стандартный список дел на день, где вы отмечаете или вычёркиваете сделанное. Все с него начинают!

Многим удобно помечать наиболее важные дела буквами, знаками или цветными маркерами.

Система “Утро-День-Вечер”

Делим лист ежедневника на 4 части:

• Утро
• День
• Вечер
• Прочие дела (не привязанные ко времени суток, т.е. можно выполнить, когда получится).

Система подходит, если у вас много дел, привязанных ко времени суток. Например, вы используете ежедневник не только на работе (учёбе, если вы студент, подросток, школьник), но и дома, и тогда вечер будет наполнен личными, домашними делами.

Матрица Эйзенхауэра

Такая матрица идеально подойдёт тем, кто увяз по уши в продуктивной прокрастинации, поскольку наглядно показывает, на что тратится время.

Страница делится на 4 квадранта, вот так:

Затем все дела на день распределяются по соответствующим квадрантам.

Для достижения целей важно правильно определить приоритет дел и начать с важных и срочных, а затем перейти к важным, но не срочным. Неважные же делать в последнюю очередь.

Возможно, ваши дела не двигаются с места именно потому, что вы много времени уделяете неважных делам!

Я использую матрицу Эйзенхауэра не каждый день, а именно тогда, когда надо сделать что-то важное, достичь цели быстро, а отвлекающих моментов много.

Bullet Journal

Вести ежедневник по системе Bullet Journal придумал Райдер Кэррол. Это совершенно вольная система ведения, компиляция планера и дневника. Берутся чистые тетрадные страницы (обычно — в точку), и на них изображается что угодно, похожее на ежедневник. Делаются обычные странички ежедневника, а также месячный и недельные планы, трекеры, списки и всё, что душа пожелает.

Девушки и девочки, думающие, как правильно и красиво вести ежедневник, выбирают именно этот вариант. В сети много примеров ведения — с рисунками, наклейками, надписями и прочими украшательствами. Однако сам автор — мужчина, и Bullet Journal применяет для рабочих дел.

Обычно в ежедневнике Bullet Journal заводят такие странички:

1. Оглавление. Заполняется постепенно. Не забудьте пронумеровать страницы!
2. Годовой разворот. Там можно обозначить все цели на год, расставив их по месяцам.
3. Месячный разворот. Иногда на одной страничке рисуют весь месяц, а на другой — цели, события этого месяца. А иногда обе странички заняты квадратиками месяца. Помечаем все важные даты (дни рождения, встречи и т.д.), обозначаем цели и задачи месяца.
4. Развороты под ваши цели. Это могут быть трекеры привычек, списки фильмов и книг, стран, списки желаний, планы путешествий.
5. Дневные развороты.
6. Дневниковые развороты.

В изначальном варианте введены специальные символы (ключи), обозначающие разные задачи.

• точка — обычная задача
• звёздочка — важная задача
• кружок — событие
• крестик — выполненная задача
• тире — заметка
• восклицательный знак — напоминалки или заметки, которые нужно запомнить
• галочка > — задача перенесена на следующий день
• галочка < — эта задача привязана к определенному дню.
• глаз — эту тему надо изучить

Ключи ставятся перед списком и выглядят очень лаконично. Но многие используют свои собственные обозначения — почему нет?

Минусом этой системы является и её главный плюс — свобода. Все страницы изначально пустые, поэтому, чтобы что-то написать, надо сначала разлиновать. Если вы — сильно занятой или просто ленивый человек (как я), будет проще подобрать себе готовый ежедневник с линовкой.

Система Яны Франк

Яна — художница и придумала свою собственную систему планирования. Смысл — деление каждого часа на части: 45 минут — для основного дела, а 15 минут — для дополнительного. Система может подойти всем творческим людям. Однако и тут без плана никуда: мы “на берегу” планируем, что будем делать, а уж в 45-минутку занимаемся только делом. А 15 минут тратим на то, что не связано с умственной и творческой деятельностью — моем посуду, раскладываем бумаги, приседаем.

Как вести ежедневник по системе Яны Франк, которая описала её в книге “Муза и чудовище”? Купить специальный блокнот — либо завести большую тетрадь формата А4 и разлиновать его так, чтобы было место для всего. Вот так:

Система 1–3–5

Почему важно вести ежедневник? — чтобы те дела, которые ведут к успеху, точно делались! Система 1-3-5 этим и удобна, что заставляет вас концентрироваться на важных делах. Всего за день нужно сделать 9 дел. Если у вас ежедневно завал, попробуйте именно этот способ вести ежедневник!

1 — самое важное дело, его нужно сделать в первую очередь.

3 — не самые важные дела, их делаем потом.

Оставшиеся 5 дел — в последнюю очередь или вовсе переносим на завтра.

Система 1-3-5 отлично подойдёт для рабочих дел.

Не подойдёт для домашних, поскольку их обычно гораздо больше 9, и нужно выполнить каждое дело к определённому времени, а стирка не главнее завтрака.

Mind map, или ментальная карта

Ещё один способ интересно вести ежедневник — это вести его по системе Mind map. Эту систему можно использовать для всего, в том числе и для планирования дня.

Очень удобна для визуалов, так как позволяет разгрузить мозг и упорядочить дела. Сейчас я использую именно её, и моё планирование дня выглядит вот так:

Можно рисовать на бумаге, а можно — в программах, их очень много. Мне удобнее от руки.

Плюс — день как на ладони.

Минус — если у вас много дел, требуется много места, и в обычный ежедневник рисунок может не влезть.

Ещё один минус — не очень удобно выделять дела, привязанные ко времени.

Способ Глеба Архангельского

Рабочий ежедневник удобно вести по способу, который придумал столп отечественного тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Существует печатный вариант, но вы можете нарисовать себе его в обычном разлинованном ежедневнике, вот так:

Здесь все задачи делятся на жёсткие — привязанные ко времени, и гибкие — не привязанные.

Кроме того, есть строчки с условными обозначениями (вы можете придумать что-то своё):

• Восклицательный знак — фокус или главное дело дня.
• Лягушка — мелкое, но неприятное дело, которое надо выполнить с утра пораньше. Такие лягушки склонны накапливаться, поэтому, делая это дело пораньше, мы чувствуем себя героями — “съели лягушку”!
• Слон — большое дело, которое выполняется по частям. Вот и мы ежедневно “отъедаем” часть слона и таким образом “съедим” его полностью к назначенному сроку.
• Внизу мы пишем награду дня. Сделали большое дело — наградите себя.
• А там, где солнышко — пишем главное событие дня. Так мы понимаем, что жизнь проходит не зря, и что-то остаётся в памяти.

Есть у такого ежедневника и закладка — стратегическая картонка, на которой можно написать свои цели на год, чтобы они были постоянно перед глазами.

Деловому человеку, у которого много дел привязано ко времени, будет удобно вести ежедневник по “тайм-драйву”. Если же у вас, как и у меня, маловато “жёстких встреч”, выберите что-то другое. Хотя, признаюсь, отмечать “главное событие дня” мне понравилось.

Как эффективно вести ежедневник: важные правила

И вот у вас есть симпатичная тетрадь, и вы начали записывать дела на день, но полезности его вы пока не чувствуете. Как удобно вести ежедневник, чтобы был толк?

• Поставьте себе цели — на месяц, на 2-3 месяца и даже на год. Для этого отведите специальный лист и аккуратно их выпишите. Лучше всего, если цели будут конкретные, измеримые, выполнимые и конечные, например, не “Я хочу похудеть”, а “Я хочу весить меньше на 2 кг через 3 месяца”). Если вы только в начале пути, не ставьте себе много целей. Одной-двух вполне достаточно. Можно прописать цели и на “стратегической картонке” — это одновременно и закладка, и мотиватор.
• К каждой цели распишите задачи — что надо сделать в этом месяце и на этой неделе, чтобы цели достичь. Расставьте задачи по дням недели.
• Полезно записывать долгосрочные планы и мечты. Многие любят технику “100 желаний” — нужно записать 100 своих желаний, и хорошо бы за один раз. Самые интересные желания появляются в самом конце!
• Носите ежедневник с собой, если вы ходите на работу. Это удобно — всегда можно посмотреть записи на день и что-то сделать с рабочего места, например, оплатить коммунальные услуги, куда-то зайти по пути домой и т.д.
• Расставляйте приоритеты у дел. Можно выделять цветным текстовыделителем самые важные дела, а можно использовать обозначение А Б В. А — самые важные дела, сделав которые, вы скажете, что день прошёл не зря. Б — не самые, но тоже важные. В — неважные, и их можно делегировать, перенести или вовсе не делать.
• Всегда начинайте день со сложных дел либо с дел с приоритетом А. Либо делайте их тогда, когда у вас больше всего энергии — обычно это первые часы работы.
• В конце дня запишите вкратце главные события дня и ваши эмоции по этому поводу — получится что-то типа мини-дневника. До отдельной тетради не всегда доходят руки, а в ежедневнике часто остаётся место и для таких пометок.
• Обязательно отмечайте выполненное — это своеобразная награда. Как вам удобно — помечать сделанное галочкой, аккуратно вычеркивать или вовсе закрашивать дело? Мне по душе последний вариант, поскольку дело не маячит перед глазами и не отвлекает внимание, но тот же Райдер Кэррол, создатель Bullet Journal, считает, что тогда очень трудно будет найти нужную запись в уже завершённом планере.
• Не планируйте слишком жёстко своё время — ведь такой план сложно выполнить. В жизни возникает много непредвиденных обстоятельств и задач, поэтому жёсткий график постоянно сбивается — он просто нежизнеспособен! Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют планировать не более 50% своего рабочего времени, причём, между задачами должен быть запас времени — если вдруг что-то сдвинется, это не помешает дальнейшим планам.
• Не пишите в ежедневнике всё подряд. Некоторые используют его как блокнот, а в итоге записи заезжают на соседние листы, и найти в нём что-либо очень непросто. Идея: выделить под записи листы в конце блокнота.
• Планируйте свой день накануне. Вечером, в конце дня выделите немного времени, чтобы спланировать следующий день. Так вы психологически настроитесь на предстоящие задачи — и на то, чтобы их завершить. Некоторые планируют утром — это тоже неплохо, но постарайтесь планировать тогда, когда вы ещё не в суете дня — а, к примеру, релаксируете, допивая утренний кофе.

Немного советов, как правильно выбрать ежедневник

“Правильно” — это так, как лично вам удобно вести записи в ежедневнике. Тут нет контролирующих органов и “мамки, которая заругает” — мы сами уже взрослые. Поэтому критерий правильности — это значит, что ежедневник выполняет свои функции.

Датированный или нет

Ежедневники с датами встречаются намного реже, но они удобны тем, кто не хочет тратить время на писанину, и тем, кто редко сбивается с графика. Мужчины обычно выбирают датированные.

Недатированный же формат можно вести с любого дня, и это более творческий вариант. Даты можно проставить как угодно — то есть, только тогда, когда вы его ведёте, поэтому не будет пропущенный страниц. А выходные и отпуск можно вообще сделать одной страничкой.

Если вы планируете недавно — выберите именно недатированный. Женщины чаще склоняются именно к такому варианту.

Ежедневник или еженедельник

Выбор зависит в первую очередь от целей и удобства. Если много разнообразных дел — конечно, ежедневник. Если вы хотите красиво и креативно украшать странички, а помимо этого вести небольшие дневниковые записи — вам таже больше подойдёт именно он.

А вот еженедельник подходит тем, у кого не так много дел. С ним проще сохранять фокус на важных делах недели, так как вы их обозначаете на одном развороте.

Бумажный или электронный

Приложения-ежедневники существуют, но… как ни странно, они не так популярны, как традиционные. А всё потому, что бумажные вести легче и проще. Они не виснут, им не надо ни с чем синхронизироваться. В них нет отвлекающих моментов, как в телефоне. Их можно быстро пролистать.

С другой стороны, в приложениях можно настроить упоминания, оповещения — да и другие важные функции там есть. Ведя электронный, мы за экологию: экономим ресурсы этой планеты и собственные деньги, ведь не надо тратиться на бумагу и ручку.

Попробуйте оба варианта, чтобы решить.

Для себя я выбрала бумажный вариант — он доставляет мне эстетическое удовольствие, остаётся на память. А электронный даже не пробовала, поскольку, как только я захожу в телефон, постоянно на что-то отвлекаюсь (даже с отключенными уведомлениями).

Как не забросить ежедневник

У многих вопрос — как заставить себя вести ежедневник? А у меня встречный вопрос — а он вам точно нужен? Если есть потребность записывать дела, то зачем себя заставлять?

• Если дел не так уж много, а фокус на главном сохранить хочется, попробуйте распечатать себе недельную раскладку и вести её. Понравится — заведёте себе постоянный вариант.
• Чтобы не забросить, ведите ежедневник так, как вам хочется. И пусть он не такой красивый и аккуратный, как на фотках флет-лей в инстаграм. Пусть вы даже не следуете умным советам, изложенным выше — если эти записи действительно помогают вам в жизни и делаю вас лучше, вы уже отличаетесь от большинства людей на этой планете.
• Попробуйте разные варианты и выберите подходящий. Маленький или большой формат, мягкая или жёсткая обложка, датированный или нет, дорогой и не очень, электронный или традиционный, с обычной линовкой или авторский. Мне, например, очень нравятся дорогие варианты в невероятных кожаных обложках с карманчиками для всего и висюльками, но писать мне в них неудобно — поэтому я выбираю попроще. И при всей любви к экологии и экономии именно бумажный — мой вариант.
• И главное, чтобы не забросить — пользуйтесь им! Всегда держите под рукой. Сверяйтесь с ним. Делайте записи. Многие даже у кровати кладут.

Если вы всё же не ведёте свой ежедневник, задумайте — почему? Что не так? Что мешает? И ещё раз — действительно ли он вам нужен?

Идеи, как вести ежедневник красиво

Как оформлять и вести ежедневник, чтобы он был удобен и радовал глаз? У меня есть несколько идей!

• Ежедневник сам по себе должен быть красив. Согласна, бывают красиво оформленные записи на тонкой, просвечивающей, шероховатой бумаге, но всё-таки приятнее, когда и бумага высокого качества, и печать хорошая, и обложка не на один день.
• Пишите аккуратно. Ровный почерк легче разобрать, да и выглядит он эстетичнее.
• Стикеры. Сейчас их выбор просто огромен! Можно найти стикеры, совершенно разные по цене и качеству, тематические и общие. Необязательно искать в больших магазинах — я покупала и через инстаграм, и на алиэкспресс. Следите только, чтобы стикер не был объёмным, чтобы странички не мялись.
• Разноцветные ручки и маркеры помогут выделить важное и украсить ежедневник. Мне нравятся пастельные цвета маркеров — не мешают восприятию записей. Следите, чтобы маркеры не просвечивали через страницу. Многие раскрашивают и рисуют цветными карандашами.
• Освойте леттеринг и каллиграфию, чтобы делать красивые надписи в своём планере — это могут быть цели, вдохновляющие цитаты, имена и т.д.
• Вырезки из журналов и газет.
• Интересный приём — кусок цветной бумаги. Он наклеивается сбоку или снизу, по нему можно писать или рисовать, обычно что-то вдохновляющее. Интересно смотрится чёрная бумага с белыми надписями.

Красивое и интересное оформление требует времени и сил, зато потом ежедневник приятно брать в руки, а также фотографировать. Впрочем, вы сами решаете, как лучше всего его вести и что в него заносить. Главное — начать вести, а остальное придёт!

Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!

https://vk.com/olga_grizlova

https://www.instagram.com/olga.grizlova/

https://t.me/olgagrizlova

Список дел на день — это самый простой и самый популярный метод тайм-менеджмента. И это неудивительно: чтобы составить список дел, достаточно найти любой клочок бумаги и записать на нем предстоящие дела.

Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.

Содержание

1. Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
3. Группировка задач
4. Бюджетирование времени
5. Ненужные задачи
6. Пожертвовать задачами
7. Декомпозиция задач
8. Оперативный список
9. Обязательные и необязательные задачи
10. Разделение сфер
11. Планирование кайросов
12. Жесткие задачи
13. Планирование блоками
14. Работа по таймеру
15. Блоки отдыха

И еще один секрет

1. Фиксация задач

Главный принцип работы со списком дел звучит так:

Все задачи должны быть записаны

Да, есть немало людей, которые предпочитают составлять списки дел «в уме». Но у этого подхода две проблемы:

• Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
• О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.

Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.

2. Расстановка приоритетов

3. Группировка задач

У нашего списка дел есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:

• Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
• Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
• Потом опять пойдем в магазин.
• Потом опять — в зал и т. д.

Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.

4. Бюджетирование времени

Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.

5. Ненужные задачи

Добавлять задачи в список очень легко. Именно поэтому мы часто планируем те дела, которые не особо и нужны. Например:

• «Написать комментарий к статье на Дзене». Как это улучшит нашу жизнь?
• «Выбрать издательство для будущей книги». Зачем думать об издательстве, если мы еще не начали ничего писать?

Выявить такие «балластные» задачи очень легко. Когда список дел уже составлен, нужно еще раз внимательно посмотреть на каждую задачу и спросить себя: а зачем я это делаю? Если внятного ответа на этот вопрос нет, задачу лучше вычеркнуть и не тратить на нее время.

Иногда бывает так: задача вроде бы бесполезная, но ее почему-то очень хочется оставить. В этом случае нужно просто записать ее на отдельный листочек или переместить в папку «Когда-нибудь / может быть», если мы пользуемся электронным планировщиком. Через несколько дней, когда «страсти утихнут», мы сможем еще раз внимательно изучить эту задачу и принять по ней окончательное решение.

6. Пожертвовать задачами

Страшная правда о тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:

Мы не можем выполнить все дела

Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.

7. Декомпозиция задач

Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.

8. Оперативный список

Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.

9. Обязательные и необязательные задачи

• Обязательно сделать сегодня.
• Желательно сделать сегодня.
• Можно без проблем отложить.

В результате у нас получатся три коротких перечня:

Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.

10. Разделение сфер

Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:

• Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
• Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.

В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:

11. Планирование кайросов

В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:

• Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
• Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
• Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.

Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.

Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения

Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.

12. Жесткие задачи

Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:

• Посетить врача в 12:00.
• Встретиться с клиентом 15:30.
• Сходить в кино в 20:00 и т. д.

Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.

Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».

13. Планирование блоками

По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.

14. Работа по таймеру

• Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
• После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
• После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.

При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.

При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:

• Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
• Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.

На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:

Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.

И еще один секрет

Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.