Как составить список дел организации

Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

Содержание:

I. Почему ваши списки дел не работают
II. Как вести список дел правильно 
1. Как составить список дел на неделю: методика планирования
III. CRM-системы для управления временем

Почему ваши списки дел не работают

Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

• Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
• Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
• При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.

Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

Назад к содержанию

Как вести список дел правильно

Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

Назад к содержанию

Как составить список дел на неделю: методика планирования

Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, как правильно делегировать по методу Стивена Кови.

Читать по теме
после того как вы распределили все задачи на неделю, нужно распланировать каждый день. В отдельной статье мы рассказали, как составить список дел на день.

Назад к содержанию

CRM-системы для управления временем

Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.

Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу — три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.
Например, в облачной CRM-системе SalesapCRM вы можете ставить задачи себе и своим сотрудникам и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете автоматизировать постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.

Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу SalesapCRM, и вы забудете о сорванных дедлайнах.

Назад к содержанию

Автор: Любовь Аброськина

2 036

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить список дел в организации — шаблон». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Номенклатура дел организации разрабатывается в последнем квартале года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2022 год, разработанная в 4 квартале 2021 года, начинает заполняться с 01.01.2022 года.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем рабочего места в конце календарного года. В нижней части этого реестра указывается суммарное количество дел, томов (частей), перечисленных в номенклатуре.

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое подразделение создает свою номенклатуру дел. Эти номенклатуры согласовываются с сотрудником, ответственным за архивирование, и утверждаются руководителем отдела. Согласно пункту 3.4.6 Основных архивных правил организации, утвержденных решением Совета директоров ОАО «Росарком» от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), на основании реестров структурных подразделений составляется коллективная номенклатура дел.

Номенклатура дел по образцам компании должна сверяться с архивом не чаще, чем раз в 5 лет. Исключение составляют случаи, когда организация подверглась серьезной реорганизации (с точки зрения выполняемых функций или структуры бизнеса/управления) — в этом случае необходимо разработать новую номенклатуру дел.

Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один должен храниться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Правила составления списка дел

Специалист службы/сотрудник в компании лучше, чем кто-либо со стороны, знает, как составить список дел организации. Тем, кто участвует в формировании рабочего процесса, легче понять, какие документы следует объединить в один файл, а какие, наоборот, разнести по разным томам. Никто не подготовит лучшие названия для этих разделов, чем ваши собственные эксперты, знающие специфику вашей организации.

Традиционно служба, ответственная за составление номенклатуры, назначается службой, ответственной за канцелярскую работу. Например, в номенклатуре актов организации (далее НОД) он может быть отнесен к офису, общему отделу, секретариату.

Перед началом разработки НПА необходимо установить состав документации, создаваемой в процессе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если таковые имеются), документы планирования и отчетности.

Для того, чтобы определить структуру HSR, необходимо также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за создание этих или других групп документов.

Порядок отнесения документов к делам соответствует номенклатуре дел.

Правила составления номенклатуры дел установлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательное составление номенклатуры дел предусмотрено и в инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел — это структурированный список названий дел, созданных в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три типа номенклатур дел:

Регламент об утверждении номенклатуры

Номенклатура файлов — это систематизированный перечень заголовков для каждого файла или дела с указанием сроков хранения. Поскольку каждая организация в процессе своей работы собирает большое количество различных документов, их необходимо содержать в порядке. Для поддержания порядка в делах используется специальный документ, который принято называть списком дел. Номенклатура дел организации 2020 (образец, записи) представлена в нашем материале.

Законодательная база

Досье — это один документ или подборка документов, относящихся к одному вопросу и помещенных под одну обложку. А порядок, в котором отдельные документы делятся на папки, определяется номенклатурой файлов. В делопроизводстве основой систематизации документов является их правильная классификация с целью размещения в соответствующих делах.

Основная цель номенклатуры — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архива организации» (утверждены Решением Совета директоров Росархива от 06.02.2002), номенклатура — это перечень наименований дел, оформленных в делопроизводстве компании, с указанием сроков их хранения. Ниже приведен образец номенклатуры дел организации 2020 года.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• Удобный поиск необходимых документов;
• Помощь в передаче файлов и подготовке инвентаризации;
• систематическая подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

В современном мире управление документацией — это систематический подход и точность. Если список файлов хорошо подготовлен, с документами в учреждении можно быстро разобраться. В настоящее время он является обязательным для каждого юридического лица, т.е. учреждения, организации, компании. Поэтому, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех уровней.

Теперь давайте поговорим о том, кто должен в обязательном порядке составлять такой список. В первую очередь это должны сделать компании, передающие документы в государственные архивы (пункт 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основ организации архивного дела, утвержденных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в объеме документов, отнесенных к государственной собственности;
• Негосударственные, если у них есть соглашение с государственным архивом.

В первую очередь, в самом начале деятельности организации необходимо разработать номенклатуру дел. Это можно сделать и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия такого решения накопится значительное количество рабочей документации, которую необходимо будет разобрать. В конце каждого года при необходимости план файла может быть скорректирован. В этом случае он изменяется, дополняется или удаляется, а затем применяется в новой редакции с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных принципов архивного дела). Другими словами, шаблон номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце предыдущего года или в самом начале текущего.

Составление обычно поручается отделу документации, юридической фирме компании или, если компания небольшая, сотруднику отдела кадров, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к сотрудникам Федеральной архивной службы (раздел 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура составлена на основе документов, характеризующих деятельность и структуру компании, предыдущих номенклатур, а также перечней типовых документов, образующихся в процессе деятельности компании.

При разработке номенклатуры дел следует учитывать:

• документы, относящиеся к созданию организации (устав, учредительный договор);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• графики занятости;
• номенклатура файлов за предыдущие годы;
• регистрационная форма организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Стандартная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении 24 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015, № 38830).

В соответствии с Основными правилами работы архивов организации, утвержденными решением Совета директоров Росархива 06.02.2002, в номенклатуре следует указывать:

1. Индекс.
2. Имя.
3. Количество единиц хранения — измеряется в объемах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и количество перечисленных позиций — указание на то, как долго должны храниться записи, со ссылкой на законодательный акт, на основании которого определяется срок.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

То, что было сказано выше, является информацией в аннотации. Давайте теперь покажем на конкретном примере, как должен выглядеть список дел для дошкольного учреждения на 2020 год в соответствии с ФГОС, бесплатный шаблон которого можно скачать ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к детским садам это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который подробно раскрывает стандарт. Если мы посмотрим на него, то увидим четыре раздела, первый из которых — общие положения. Это не относится к нашему вопросу. Но остальные три можно взять для работы из требований:

• структурировать образовательную программу;
• условия для реализации;
• результаты освоения программы.

Каждый экземпляр имеет собственное хранилище данных:

• Первый экземпляр помещается в дело и хранится у делопроизводителя;
• Второй был использован в работе;
• Третий — бухгалтерский документ в архиве компании, если таковой существует;
• Четвертый после утверждения остается в государственном архиве (если требуется утверждение);
• Оставшиеся копии направляются в структурные подразделения.

Структура (разделы) номенклатуры организации обычно основывается на структуре, установленной в ее штатном расписании. Первым разделом комбинированной номенклатуры всегда является название услуги DMS: Case Management, Office и т.д.). Последние — это названия организаций или органов pro bono.

В небольших организациях или там, где нет стабильной структуры, управленческие функции или виды деятельности становятся разделами номенклатуры, такими как: Управление, персонал, реклама и т.д.

Номенклатура дел разрабатывается в соответствии со стандартизированной формой, которая была разработана архивными органами и в настоящее время закреплена в Основных принципах работы архивов Организации. Форма номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из пяти столбцов (см. примеры 2, 3). Каждая строка в табличной части Номенклатуры называется позицией и описывает один случай. Давайте рассмотрим особенности заполнения столбцов этой таблицы.

Номенклатура дел организации разрабатывается в последнем квартале года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в начале года — это означает, что номенклатура на 2020 год, произведенная в 4 квартале 2019 года, начинает комплектоваться с 01.01.2020.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем рабочего места в конце календарного года. В нижней части этого реестра указывается суммарное количество дел, томов (частей), перечисленных в номенклатуре.

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое подразделение создает свою номенклатуру дел. Эти номенклатуры согласовываются с сотрудником, ответственным за архивирование, и утверждаются руководителем отдела. Согласно пункту 3.4.6 Основных архивных правил организации, утвержденных решением Совета директоров ОАО «Росарком» от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), на основании реестров структурных подразделений составляется коллективная номенклатура дел.

Номенклатура дел по образцам компании должна сверяться с архивом не чаще, чем раз в 5 лет. Исключение составляют случаи, когда организация подверглась серьезной реорганизации (с точки зрения выполняемых функций или структуры бизнеса/управления) — в этом случае необходимо разработать новую номенклатуру дел.

Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один должен храниться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Почему дальше мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело — это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Например, исходящее письмо и входящее письмо — это разные документы, тогда как дело «Переписка с Northern Wind Ltd» включает в себя как входящие, так и исходящие письма, но только те, которые относятся к переписке с Northern Wind Ltd. Приказ о базовой деятельности» — это документ, а файл «Приказы о базовой деятельности» состоит только из приказов. Может существовать файл ‘Documents for Construction Project #5’, который будет содержать несколько различных типов документов: письма, дизайн, черновики проектов, заметки, программы, контракты и другие.

Для чего нужна номенклатура, уже выяснили, теперь можно приступить к ее созданию.

Этот официальный документ упрощает систематизацию внутреннего документооборота. По сути, это план, который четко определяет, какие алгоритмы должны использоваться для распределения произведенных документов и в какие файлы они должны быть помещены. Это создает систему картотеки для компании и облегчает навигацию среди накопленных бумажных ресурсов.

В то же время, номенклатура дел для отдела кадров, бухгалтерии, а также общефирменная номенклатура содержит четкое определение периодов для каждой категории документации. Структурная система точно определяет, как долго должны храниться документы, собранные в конкретном деле. При создании файла исполненных документов следует с самого начала исходить из того, каким будет срок их хранения. Этот этап принято называть предварительной экспертизой для определения ценности записей.

Зачастую номенклатура дел является наиболее удобным документом, с помощью которого можно внедрить систему учета в компании для ведения учета промежуточных дел, т.е. дел, рассчитанных на десятилетие.

Еще одним важным назначением подшивки номенклатуры является то, что она может быть использована при создании справочной подшивки, необходимой для поддержания актуальной информации по оформленной документации. Система классификации, используемая при создании номенклатуры, становится основой для создания картотеки, которая предоставляет справочную информацию о движении документов внутри организации.

Организация должна начать разработку номенклатуры в последнем квартале года, предшествующего году, в котором номенклатура должна вступить в силу. Номенклатура дел — это документ, разработанный индивидуально для конкретной организации, которая его использует, либо создавая его полностью самостоятельно, либо используя типовую номенклатуру, принятую в качестве образца.

Для того чтобы начать разработку НДО, необходимо тщательно изучить состав документации, используемой в организации, и способ распространения документов, так как номенклатура дел должна отражать все документы, созданные в ходе деятельности за год. Обычно за разработку номенклатуры отвечает подразделение (лицо) по управлению документацией.

Специальный служащий/сотрудник в компании лучше, чем кто-либо со стороны, знает, как перечислить проблемы организации.

Участвуя в формировании рабочего процесса, легче понять, какие документы следует объединить в один файл, а какие, наоборот, разнести по разным томам. И никто не уловит названия разделов лучше, чем ваши собственные эксперты, знающие специфику работы вашей организации.

Традиционно служба, ответственная за составление номенклатуры, назначается службой, ответственной за делопроизводство. Например, в номенклатуре актов организации (далее НОД) он может быть отнесен к офису, общему отделу, секретариату.

Перед началом разработки НПА необходимо установить состав документации, создаваемой в процессе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если таковые имеются), документы планирования и отчетности.

Для определения структуры HSR также необходимо посмотреть штатное расписание, чтобы знать, кто будет отвечать за создание этих или других групп документов.

Организация начинает разработку номенклатуры в последнем квартале года, предшествующего году, в котором номенклатура должна вступить в силу. Номенклатура дел — это документ, разработанный индивидуально для конкретной организации, которая его использует, либо создавая его полностью самостоятельно, либо используя типовую номенклатуру, принятую в качестве образца.

Для того чтобы приступить к разработке НДО, необходимо тщательно изучить состав документации, используемой в организации, и пути движения документов, так как номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в ходе деятельности за год. Обычно за разработку номенклатуры отвечает подразделение (лицо) по управлению документацией.

Каждая организация в процессе своей работы собирает огромное количество разнообразных документов. Чтобы систематизировать их, «упорядочить», был создан специальный документ под названием «Номенклатура дел».»

В настоящее время его содержание не является строго обязательным, но, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно корпусная номенклатура используется в крупных компаниях с разветвленной структурой, множеством отделов и, соответственно, большим документооборотом, небольшие компании используют ее в зависимости от своих потребностей.

Нет строгих правил по форматированию документа, что означает, что его можно вести как от руки, так и на бумаге. Второй вариант более удобен, так как документ часто бывает достаточно объемным, и составлять и вносить исправления таким образом гораздо удобнее. Документ может быть изготовлен на стандартных бланках формата А4 или на фирменном бланке.

Если форма содержит несколько листов бумаги, они должны быть скреплены, пронумерованы и в конце соответствующим образом прошнурованы с указанием даты оформления, количества страниц и заверены подписью ответственного лица. Одна копия этого документа должна быть сделана и передана в архив компании, когда он перестанет быть полезным.

Рекомендации по составлению указателя дел

Департамент делопроизводства начинает свое развитие за месяц до начала следующего года. В новых компаниях, а также в уже существующих отделах в соответствии с правилами архивного дела номенклатура разрабатывается в течение месяца. В качестве методологической основы используются локальные акты компании по делопроизводству.

Определяется структура всех имеющихся в компании документов, проводится группировка на основе ряда признаков, основным из которых является структура организации. Поэтому необходимо придерживаться принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, затем его кодировка включается в коллективную номенклатуру в целом по компании.

Сроки хранения дел номенклатуры делятся на временные и постоянные. Следует учитывать, что значительная масса документов относится к первой группе.

Вторая группа включает в себя в основном нормативные акты компании, используемые в процессе ее деятельности. Термины определяются из списка, который составляется отдельно для каждой отрасли или группы организаций.

Существуют типовые, ведомственные и эталонные списки. В настоящее время многие компании используют список, утвержденный Министерством культуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем компании. Затем копии или отдельные выписки делаются для каждого подразделения и службы организации и передаются им для использования при регистрации документов на новый год. Сначала вводится присвоенный код, а затем последовательно вводятся соответствующие номера.

Если юридическая фирма в течение текущего года сменила филиал, а также изменила структуру, номенклатура дел меняется до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется окончательный отчет о количестве и категориях дел, завершенных в организации.

В этой графе номенклатуры организации должен быть указан индекс каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номера (кода) структурного подразделения согласно утвержденной организационной схеме и порядкового номера дела, заведенного в кадровой службе. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 — код службы персонала в штатном расписании, 07 — порядковый номер файла или папки в номенклатуре дел.

Группа цифр индекса разделяется дефисом. Затем указатели дел переносятся из номенклатуры на корешки скоросшивателей, а при сдаче дел в архив они переносятся на обложки дел. Дела, имеющие проблему и не рассмотренные в одном календарном году, вводятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким файлам могут относиться личные карточки, трудовые книжки и реестры. Если кадровые карточки выбрасываются, информация о них не может быть внесена в картотеку дел в соответствии с приказом.

В графе № 2 номенклатуры дел укажите заголовки дел или папок всех входящих, исходящих, внутренних документов, с которыми ведется работа, включите исходные, учетные материалы, например, картотеки, журналы регистрации или книги регистрации и выдачи документов. В номенклатуру не включены названия печатных изданий: бюллетеней, тарифов и других исходных материалов.

Все заголовки дел должны быть расположены в определенном порядке. Это должно зависеть от важности документов, составляющих дело. Заголовки файлов, содержащие организационную документацию, должны быть перечислены первыми: Положение об отделе кадров и должностные инструкции всех сотрудников, Правила процедуры решения кадровых вопросов, коллективный договор. Затем введите заголовки тех папок, которые содержат административную документацию: приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, наложенных взысканиях, поощрениях и командировках.

Заголовки всех папок с бухгалтерской и исходной документацией: список сотрудников, кадровые карточки (если они не заброшены), графики отпусков, журналы учета сотрудников, направленных в командировки, и т.д. Дополните список официальной внутренней перепиской: отчетами, объяснениями, уведомлениями.

Процедура инициируется изданием соответствующего приказа. Этот приказ должен содержать указания руководителя о процедуре, сроках подготовки и лицах, ответственных за подготовку.

В соответствии с приказом ответственное лицо или отдел создает номенклатуры дел структурных подразделений (если таковые имеются) или сразу общих (сводных) дел.

Согласно пункту 2 раздела 3.4.7 «Основные принципы работы архива организации», при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации или положением о структурном подразделении, списком работников, номенклатурой дел организации за предыдущий год, перечнями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учетными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Особое внимание следует уделить штатному расписанию, так как оно является основой для определения структуры номенклатуры (пункт 3(3.4.8) «Основных принципов организационного архивирования»).

Из процедуры разработки и утверждения номенклатуры дел следует, что готовый перечень должен быть заверен руководителем организации. Утвержденная номенклатура действительна в течение 5 лет, если функции и структура организации остаются неизменными.

В конце календарного года производится окончательный учет количества файлов, поданных и включенных в номенклатуру. В нем указывается количество дел постоянного хранения, дел со сроком хранения более 10 лет и дел со сроком хранения до 10 лет включительно, а также дел, переходящих на следующий год.

Постоянно и длительно хранящиеся дела, включая личные дела, должны быть переданы в архив организации не позднее трех лет после окончания их учета (Глава 3.7 «Основные принципы работы архива организации»).

Ознакомьтесь с методикой составления описи дел и скачайте необходимые для этой процедуры документы: приказы и протоколы.

Как составить картотеку дел сотрудников. Как его поддерживать.

После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы этого документа, которую можно использовать в процессе работы.

Подготовка номенклатуры консолидированного дела компании на новый год осуществляется в четвертом квартале текущего года.

Новая номенклатура может быть составлена в связи со значительными изменениями в структуре или функциях компании, что имеет особое значение для государственных органов. Это означает, что процесс утверждения номенклатуры должен быть проведен своевременно и включать такие шаги, как координация с комитетом экспертов архивного учреждения.

Если не было сделано никаких глобальных изменений, все, что необходимо в конце года — это уточнить номенклатуру файлов. При необходимости можно добавить вновь созданные дела или удалить те, которые больше не нужны. Также можно редактировать названия дел и т.д. Пересмотренный список дел должен вступить в силу с первого дня нового года.

После окончания рабочего года в установленной форме составляется итоговая запись о количестве и категориях файлов, поступивших в организацию.

На этом мы завершаем обзор основных моментов, касающихся создания списка дел в организации. Продолжение этой темы вы найдете в будущих публикациях, где мы представим образец списка дел, который станет отличной иллюстрацией к представленной здесь информации о том, как создать этот документ.

В зависимости от специфики документооборота в конкретной компании, рассмотрим, как составить список дел для организации, который может быть одного или нескольких типов.

Typical — это нормативный документ. Его формы установлены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных принципов работы архива организации». Сводка НД позволяет объединить данные по отделам в едином регистре.

Другой вид НД — список файлов одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно кадровиками предприятия Это решение целесообразно, если в силу специфики деятельности такой реестр файлов не вписывается в стандарты. Здесь следует учесть один момент:

• Формы ЗП за предыдущие годы;
• мнение высшего руководства и руководителей отделов;
• учредительные документы;
• График работы;
• планы развития компании;
• отчеты, выявляющие недостатки в управлении документами.

НД составляется на фирменном бланке. Затем следует процесс утверждения. В рамках этого необходимо:

• Получить разрешение архивной службы;
• подпись начальника отдела делопроизводства;
• Согласен с мнением комитета экспертов;
• согласовывает со специалистами федерального или муниципального архива (в случае передачи документов на хранение государству).

В зависимости от специфики управления документами в конкретной компании, давайте разберемся, как создать номенклатуру дел организации, которая может быть одного или нескольких типов.

Typical — это нормативный документ. Его формы установлены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных принципов работы архива организации». Сводка НД позволяет объединить данные по отделам в едином регистре.

Другой вид НД — список файлов одного подразделения, например, отдела кадров, составляется непосредственно кадровиками предприятия Это решение целесообразно, если в силу специфики деятельности такой реестр файлов не вписывается в стандарты. Здесь следует учесть один момент:

• Формы НД за предыдущие годы;
• мнение высшего руководства и руководителей отделов;
• учредительные документы;
• График работы;
• планы развития компании;
• Отчеты, выявляющие недостатки в управлении документами.

В первую очередь, номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Это можно сделать и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия такого решения накопится значительное количество рабочей документации, которую необходимо будет разобрать. В конце каждого года план досье может быть пересмотрен, если это необходимо. В этом случае он изменяется, дополняется или удаляется, а затем применяется в измененной редакции с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных принципов архивного дела). Другими словами, образец списка файлов на 2021 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце предыдущего года или в самом начале текущего года.

Составление обычно поручается отделу делопроизводства компании, юридической фирме компании или, если компания небольшая, сотруднику отдела кадров, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к сотрудникам Федеральной архивной службы (раздел 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура составлена на основе документов, характеризующих деятельность и структуру компании, предыдущих номенклатур, а также перечней типовых документов, образующихся в процессе деятельности компании.

При разработке номенклатуры дел следует учитывать:

• документы, относящиеся к созданию организации (устав, конституция);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• графики занятости;
• номенклатура файлов за предыдущие годы;
• регистрационная форма организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

НД составляется на фирменном бланке. Затем следует процесс утверждения. В рамках этого необходимо:

• получение разрешения от архивной службы;
• подпись начальника отдела делопроизводства;
• Согласен с мнением комитета экспертов;
• согласуется со специалистами федерального или муниципального архива (если документы передаются на государственное хранение).

Стандартная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении 24 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

В соответствии с Основными правилами работы архива организации, утвержденными решением Совета директоров Росархива 06.02.2002, в номенклатуре следует указывать:

1. Индекс.
2. Имя.
3. Количество единиц хранения — измеряется в объемах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и количество перечисленных позиций — указание на то, как долго должны храниться записи, со ссылкой на законодательный акт, на основании которого определяется срок.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Ведение дела включает в себя:

• Оформляйте папки на них.
• Заполните папки документами в определенном порядке. Он может быть логическим (документы, относящиеся к одному вопросу, заполняются вместе), хронологическим, алфавитным или нумерованным. Документ подается со всеми приложениями к нему.
• Инвентаризация папок с документами постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них следует пронумеровать, а описи подытожить, указав в итоговой записи количество документов и листов в папке и количество листов в описи.

Как заполнить бланк описи дел.

Номенклатура дел создается одновременно с созданием новой бизнес-структуры, т.е. номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному пересмотру, т.е. при необходимости учреждение корректирует текущий список дел и с нового года применяет уже пересмотренный порядок.

Не следует спешно удалять из описи устаревшие оттиски дел, которые не будут действовать в новом году. Проверьте, соблюдаются ли сроки хранения для данной категории форм, файлов и печатной продукции. Если форма была упразднена, но срок ее хранения в картотеке организации еще не истек, эту форму не следует исключать из описи.

Зарегистрируйте новые формы дел и документации в описи только в том случае, если они будут использоваться в новом отчетном периоде. Нет необходимости регистрировать формы «для галочки».

Отметим также, что невозможно просто скопировать стандартный или примерный перечень дел, представленных вышестоящими министерствами и ведомствами. Почему? Стандартный или примерный перечень случаев не может учесть индивидуальную специфику учреждения. Напомним, что, несмотря на схожесть подведомственных учреждений по видам и направлениям деятельности, неизбежно существуют существенные различия в структуре, численности персонала и правовых аспектах. Поэтому необходимо «доработать» типовой шаблон описи дел путем добавления отдельных форм и исключения лишних дел.

Довольно часто при создании списка стандартных архивных документов со сроками хранения до 2020 года опускаются некоторые важные формы, файлы и бланки. Это очень затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого рода, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственное лицо.

Назначьте конкретного сотрудника организации, который будет отвечать за разработку или обновление именования файлов в соответствии с отдельным постановлением или другими местными правилами. Определите конкретные сроки разработки этого постановления.

Шаг 2: Поручить руководителям и заместителям.

Позволить каждому руководителю всех структурных подразделений государственного учреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период, в течение которого директора департаментов должны составлять описи дел. Передайте заполненные инвентаризационные описи по отделам ответственному лицу.

Шаг 3 слияния.

После возвращения всех списков дел по отделам проанализируйте информацию. Затем объедините все списки дел в один — индивидуальный список дел. Допустимо сохранить номенклатуру дел с разделением на отделы, при этом каждый отдел регулирования является отдельной организационной единицей государственного органа.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения делится на: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, офис управления, преподавательский состав.

Этап 4: Утверждение приказа.

После завершения списка дел подготовьте отдельный приказ или команду утверждения. Используйте текущий пример утверждения списка дел.

Номенклатура дел на очередной служебный год составляется в последнем квартале текущего года, после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с архивной службой в лице своего территориального органа или с архивом головной организации в зависимости от адреса передачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действительна в течение пяти лет. В случае существенного изменения функций и структуры организации номенклатура подлежит предварительной переработке и утверждению. Если таких изменений нет, номенклатура автоматически вводится на следующий год после незначительных исправлений и повторного ввода. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный за предыдущий год и подписанный руководителем службы управления документами, является постоянным документом организации («Перечень типовых документов…», статья 67).

Нет строгих правил по оформлению документа, что означает, что его можно вести как в ручном, так и в бумажном виде. Второй вариант более удобен, так как документ часто бывает довольно объемным, и составлять и вносить в него изменения гораздо удобнее именно таким образом. Документ может быть изготовлен на стандартных бланках формата А4 или на фирменном бланке.

Если форма содержит несколько листов, они должны быть переплетены, пронумерованы и в конце скреплены соответствующей печатью с указанием даты оформления, количеством страниц и заверением всего подписью ответственного лица.

Документ составляется в одном экземпляре, который после утраты силы сдается на хранение в архив компании.

Как заполнить таблицу списка дел

Отдельно рассмотрим случай, когда документы необходимо сдать на хранение в архив.

Такие файлы должны быть подготовлены для передачи на хранение в соответствии с требованиями Национального архива. Через год после прекращения записей постоянные и временные файлы передаются в архив организации. Этот процесс происходит в соответствии с графиком, утвержденным руководством. Прием папок осуществляется в соответствии с описями и номенклатурами вместе с листами регистрации документов. Если какие-либо файлы необходимо сохранить для текущей работы, архив организует их заимствование. Подготовка дел и передача их в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, обработку дел и составление постоянных и долгосрочных описей дел.

Как правило, информация, содержащаяся в большинстве документов, имеет одноразовое значение и теряет свою значимость после использования. Однако документы, имеющие научную и практическую ценность, должны сохраняться постоянно. В целях оптимального отбора ценных документов проводится экспертиза с позиции определения государственной, социально-культурной и иной значимости документов для отбора их на государственное хранение или определения срока хранения. Комиссия формируется приказом начальника управления из наиболее квалифицированных специалистов, а также руководителя управления, ведомственного архива и главного бухгалтера. Основные задачи экспертного комитета — анализ проектов классификаторов и номенклатур для управления записями.

г. Нижний Новгород

Устав компании и учредительный документ

Перечень стандартных документов по управлению архивами

Положения об органах управления (наблюдательный совет, общее собрание акционеров, совет директоров компании)

Регулирование регулирующих органов (наблюдательный совет, общее собрание акционеров, правление)

Государственные расписания и их изменения

Отчет за 2010 год.

Регулирование деятельности структурных подразделений

Правила 2010 года.

Приказы директора по основной деятельности

Приказы директора по административным и хозяйственным вопросам

Протоколы общих собраний акционеров и сопутствующие документы

1Записи голосования — до ликвидации WSiP; после ликвидации — PPE

Документальные инструкции

Переход от 2010 года.

Номенклатура дел — это документ организации, представляющий собой структурированный перечень наименований дел, заведенных в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и имеет вид таблицы, в которой указывается индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер позиции по списку.

Номенклатура дел является основой для составления описи постоянных и временных складов (свыше 10 лет) и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации она используется для учета дел, относящихся к временным складам (до 10 лет включительно).

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: модельная, эталонная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заведенных в делопроизводстве организаций одного вида, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, подлежащих заведению в делопроизводстве организации, на которую она распространяется, с указанием индексов этих дел и является документом рекомендательного характера. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Номенклатура дел организации — это структурированный перечень конкретных наименований дел, которые предполагается создать в делах организации (или ее структурного подразделения) в данном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный определенным образом.

Разработка номенклатур отдельных случаев на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале — с тем, чтобы в декабре номенклатура могла быть окончательно утверждена и внедрена с января следующего года.

Похожие записи:

Когда составляется номенклатура дел на 2023 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2023 год, составленная в 4-м квартале 2022-го, начинает заполняться с 01.01.2023.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)».

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО по ссылке ниже:

Скачать образец номенклатуры дел

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Основным камнем преткновения, как правило, является определение границ бизнес-процессов. Т.е. как только вы хотите обозначить, где заканчивается один процесс и начинается другой, появляются сомнения.

«А у всех по-другому…», «Ну так не принято…» , «А почему так?», «А у нас за это другой отвечает…» – примерно такие вопросы будут возникать и у вас, и у вашей команды при подготовке списка процессов.

Скажу сразу, не надо думать о том, что «принято». Это ваша компания и вам решать, где начинается один процесс и заканчивается другой. Если в других компаниях за работу с персоналом отвечает менеджер по HR (или кто-либо иной), это необязательно должно быть так же в вашей компании. Вы уникальны. Так создавайте свою уникальную структуру бизнеса. Ваш продукт достаточно просто скопировать. Вашу структуру бизнеса скопировать сложно. Это ваше конкурентное преимущество. Если вы считаете, что должен существовать отдельный процесс «Придание хорошего настроения сотрудникам» и отвечает за него штатный специалист по юмору (технический директор, экономист или кто-либо еще), то так тому и быть.

Создавайте свою модель бизнес-процессов! К черту нормы! Делайте так, как удобно вам!

Бизнес-процессы компании и подготовка полного списка

Первое, что понадобится – орг структура компании и штатное расписание. Пусть эти два документа постоянно будут у вас перед глазами. Естественно, если их нет, необходимо создать их. Не надо вырисовывать красивые орг структуры и готовить штатное расписание по стандартам. Сделайте это, в первую очередь, для себя. 

Нарисуйте от руки орг структуру и распечатайте список всех людей в компании с указанием должностей. Главное содержание. 

Следующий шаг. Возьмите любой отдел компании и начните составлять список его функций. Проще говоря, запишите, что делает этот отдел. К примеру, отдел печатной рекламы делает:

• Подготовка макетов
• Согласование макетов
• Предпечатная подготовка
• Подготовка ТЗ на изготовление печатной рекламы
• Поиск типографий
• Заключение договоров с типографиями
• Документальное оформление заказов
• Контроль исполнения заказов

Вы должны составить список всех дел (функций), которые происходят в отделе. 

Далее необходимо проверить себя – не упустили ли вы что-то. Для этого необходимо взять список сотрудников отдела и сделать аналогичный список функций, но уже для каждого сотрудника. Таким образом вы меняете границы и масштаб вашего исследования (да и мышления), подходите к вопросу одновременно дедуктивно и индуктивно. Это позволяет охватить картину деятельности отдела целиком, при этом не упуская из виду детали.

Заметка. Не полагайтесь только на свои знания о деятельности отделов и сотрудников. Привлекайте руководителей и конкретных сотрудников к данному процессу. Спрашивайте у них, что они делают в своей работе. Сначала объясните цель своего вопроса, а затем спрашивайте. Вы должны точно знать, какой перечень дел выполняет каждый отдел и каждый сотрудник отдела. Это, кстати, пригодится в дальнейшем для определения зон ответственности и влияния.

Убедительно обращаю ваше внимание. Не поручайте сделать это задание письменно. Беседуйте с сотрудниками. Если вы просто попросите их написать, что они делают, то скорее всего, что вы получите очень краткий и расплывчатый список. Беседуйте, узнавайте и составляйте список самостоятельно, сохраняя иерархию управления. Т.е. пусть руководители составляют списки дел своих подчиненных. А вы уже составляйте списки дел руководителей и отделов. Как только закончите составлять эти списки, переходите к следующему шагу – сравните их. 

Сравните список функций отдела и список дел сотрудников. Не находите несоответствий? Скажу честно, если вы их не найдете, я очень удивлюсь. Как правило, сравнение функций и дел выявляет достаточное количество разногласий. Вы наверняка найдете дела, цель которых не понятна. И функции, не подкрепленные конкретными делами, конкретных сотрудников.

К примеру. У одного из сотрудников отдела печатной рекламы есть такое дело – выбор цветопробы. Т.е. перед тем как печатать весь тираж, выводится несколько вариантов печати с разными настройками цвета. Задача сотрудника – выбрать наиболее подходящий вариант. Но к какой функции отдела относится это дело? Контроль исполнения? Нет. Предпечатная подготовка? Тоже нет. Получается, что одну из функций упустили из вида. Назовем ее «Согласование изготовления тиража».

Еще пример. Есть функция «Контроль исполнения заказов». А собственно, в чем она заключается? Что конкретно делается для того, чтобы контролировать заказ? При разговоре с сотрудниками выясняется, что весь контроль заключается просто в звонке исполнителю за день до сдачи заказа. Вот и все. 

Целая функция заключается в пятиминутном действии. Странно, не так ли? Кстати, нигде не было указано, что происходит в том случае, если исполнитель не выполняет заказ в срок. А это одна из важнейших функций. 

Идем дальше. Теперь необходимо привести списки в соответствие с друг другом. Функции отделов должны быть подкреплены задачами сотрудников и наоборот. В результате у вас должна быть достоверная и полная картина деятельности всего отдела в целом и каждого его сотрудника. 

Особое внимание уделите деятельности управленцев. Их дела зачастую остаются загадочными и расплывчатыми. Но функция управления, как и все остальные, имеет в своем основании конкретный список дел. Закончили? Переходите к следующему отделу. До тех, пор пока у вас не будет согласованного списка функций всех отделов со списком дел всех сотрудников. 

Теперь можно переходить к составлению списка всех процессов компании. Методология будет представлена в следующей статье.

В сети присутствует масса информации о том, как организовать себя и стать успешным. Практически все специалисты советуют начинать процесс самоорганизации с составления списка дел. Это основной инструмент тайм-менеджмента, всегда работающий эффективно, заслуживший признание в большинстве стран мира. Популярность данного метода планирования объясняется его простотой и доступностью. Чтобы составить список запланированных дел, достаточно ручки и листа бумаги. В результате вы научитесь грамотно распределять своё время, станете более успешными и эффективными в работе и личной жизни. С чего начать свой список и как ему следовать? Попробуем разобраться.

Приложение для составления списка дел и задач ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Почему это не всегда работает

Каждый из нас хотя бы раз в жизни пытался составлять список дел. Но, далеко не все его пункты были достигнуты. Как правило, 40 % запланированных задач остаются незавершёнными, половина выполняется в течение одного дня, причем 18% из них – в течение часа. 10% – за несколько минут.

Чтобы составленный список действительно работал, в него нужно включать только те дела, которые вы сможете выполнить в течение дня. Не стоит в заполненном рабочем графике выделять время на генеральную уборку. В любом случае эта задача не будет выполненной, так как у вас просто не хватит на неё времени.

Составляя список дел на день, предварительно проанализируйте свою результативность. Проследите за тем, сколько времени у вас обычно уходит на выполнение тех или иных задач. Проконтролируйте, как долго вы занимаетесь подготовкой к совещаниям, сколько времени тратите на деловую переписку. На основании полученных наблюдений будет проще составить реально работающий план.

С чего начать составление списка

В первую очередь, определитесь с подходящим временем для планирования. Кому-то удобнее ставить себе задачи с утра. Другие предпочитают составлять план на завтра с вечера. У каждого из этих подходов есть достоинства и недостатки:

• Список дел на сегодня, составляющийся с утра, будет более точным, так как в него можно будет внести нужные пункты «по ходу дела». Начиная день с планирования, легче настроиться на выполнение важных задач.
• Список на завтра, составляющийся с вечера, поможет систематизировать информацию, полученную за день, подвести промежуточные итоги для принятия решений. Используя данный метод, вам не придётся с утра отвлекаться от основной работы для постановки ежедневных задач. Можно сразу приступать к их решению.

Выбирать подходящее время для планирования необходимо исходя из собственного графика и индивидуальных предпочтений. В некоторых случаях удобнее совмещать оба подхода. Вечером сделать анализ выполненной работы, а с утра подкорректировать список по необходимости.

Как составить список дел, помогающий улучшить результативность

Грамотно составленный план на день, неделю, месяц или год поможет добиться успеха во многих сферах жизни. Достаточно систематически выполнять его каждый пункт с учётом состояния здоровья, внешних условий, самодисциплины. Он поможет рационально распределить силы и ресурсы для достижения поставленных целей. Разберемся, как сделать список дел реалистичным и корректным.

1. Убирайте лишнее

Составляя список дел на день, включайте в него только то, что вы в силах выполнить за это время. Не нужно добавлять в него незначительные или второстепенные задачи. Чем длиннее будет ваш перечень, тем сложнее будет выполнить отмеченные в нём пункты. Это вызовет тревожность, раздражительность из-за невозможности контролировать ситуацию, и, впоследствии, может привести к проблемам со здоровьем.

2. Начинайте с главного

При составлении своего списка задач, самые главные цели ставьте в его начало. Начинайте выполнение пунктов с этих важных дел. Если что-то изменится, возникнут форс-мажорные обстоятельства, вы хотя бы будете уверены в том, что решили ключевые задачи. А более мелкие дела можно перенести на завтра.

3. Всегда держите его под рукой

Записав запланированные дела в электронном ежедневнике или дневнике, некоторые люди успешно откладывают их «на дальнюю полку» и пытаются выполнять задания по памяти. Из-за этого он перестаёт быть эффективным.

Держа список под рукой, проще контролировать, какие задания из него выполнены, а какие требуют завершения. К тому же он может стать неплохим стимулом к работе. Видя его перед глазами, мы всегда помним о том, что у нас есть незавершённые дела. Поэтому не будем отвлекаться на разговоры по телефону или просмотр сериалов.

4. Ограничиваем выполнение каждой задачи временными рамками

Человек способен выполнить любую задачу за то время, что есть у него в распоряжении. То есть на одно и то же дело можно потратить как весь рабочий день, так и пару минут, выделенных в плотном рабочем графике. Поэтому, при планировании лучше устанавливать себе сжатые сроки. Чем больше будет у вас свободного времени, тем меньше гарантии, что вы закончите намеченные задания вовремя. Если ваши задачи будут ежедневно переписываться на следующий день, такое планирование нельзя назвать эффективным.

5. Удаляем завершённые задачи из списка

Их стирают, вычёркивают, помечают крестиками или галочками или любым другим способом ставят отметку о завершении запланированного дела. Так вы не будете отвлекаться на завершённые задачи. К тому же вычеркнутые из списка пункты станут своеобразным подтверждением вашего прогресса. К вечеру с полной уверенностью можно будет сказать себе, что день прошёл не зря.

6. Превращаем составление списков в привычку

Чтобы данный метод планирования был успешным и эффективным, его нужно использовать регулярно. Ежедневное составление списков дел должно стать полезной привычкой, которая поможет навести порядок в личных и рабочих делах сделает жизнь организованной и стабильной. Первое время может случиться так, что вы будете забывать вычёркивать из списка выполненные пункты, или забудете о его существовании из-за мелких бытовых хлопот. Но, со временем ваш мозг привыкнет к новому стилю мышления.

7. Ставьте перед собой реально достижимые задачи

Потратьте несколько минут на то, чтобы подробно описать суть задачи. Размытые, неконкретные формулировки не вызовут у вас желания незамедлительно приступать к действиям. Поэтому пишите чётко, коротко, по существу.

8. Используйте правильные формулировки

От того, каким образом записана суть задачи в списке, зависит оперативность и качество её исполнения. Чтобы сделать задание в плане «работающим» и «корректным», оно должно соответствовать следующим критериям:

• Начинаться с глагола в повелительном наклонении. В списке продуктов нужно записать: «Купить молоко», а не «Молоко».
• Указывать на конкретный результат: «Написать 10 страниц конспекта» вместо: «Написать конспект».
• Подразумевать конкретные шаги в реализации плана. Не стоит в первом пункте писать: «Начало генеральной уборки». Более корректным будет текст: «Купить моющие средства для генеральной уборки».

9. Отделяйте друг от друга задачи с жёсткими сроками выполнения и более гибкие задания

Гибкими считают дела, которые можно выполнять в любое время дня. К ним относится полив цветов, написание статьи, починка испорченного утюга и т.д. Задачи с жёсткими рамками нужно успеть выполнить за ограниченное время. Например: забрать ребёнка из детского сада в 17.00-17.30, сесть на рейсовый автобус в 12.20 и другие.

В списке дел такие задачи лучше записывать в отдельных колонках:

9.00 – Совещание по проекту	Проанализировать статистику по отчёту за июнь
11.00 – Обсуждение внедрения новой CRM с коллегами	Проверить отгрузку товара на Санкт-Петербург
17.00 – Посещение тренировки по фитнесу	Сделать отчёт по рекламной акции
21.00 – Просмотр семейного фильма «Король Лев» с ребёнком	Проверить актуальность цен на сайте
	Купить продукты к встрече с друзьями в выходные

10. Разделяйте задачи на основные и второстепенные

Если в вашем списке оказалось слишком много задач, и вы пребываете в лёгкой панике из-за нехватки времени на их выполнение, разделите все присутствующие в нём пункты на три категории:

• Дела, которые нужно обязательно завершить сегодня.
• Задачи, которые желательно завершить к окончанию дня.
• Дела, с выполнением которых можно чуть повременить без ущерба для личной жизни или рабочего процесса.

Быстрее справиться с выполнением задач поможет их группировка по видам деятельности и месту выполнения.

Варианты списков задач

Заниматься ежедневным планированием можно различными способами. Проще всего взять лист бумаги, ручку и записать на нём все свои запланированные дела в произвольном порядке. На эту работу у вас не уйдёт много времени. Но, более эффективным будет список, составленный одним из следующих методов:

Способ Шваба

Его суть заключается в присвоении номеров задачам в порядке их приоритетности и важности. Выполнение заданий начинают с первого пункта.

Способ трёх результатов

Определяем три результата, связанные с жизненными целями, которые нужно достичь за установленное время. Например: Записаться на курсы китайского (цель: выучить китайский). Подготовиться к презентации (цель: карьера). Подобрать хостинг для сайта (цель: открытие интернет-магазина). Остальные дела из плана выполняют по мере необходимости.

Методика 1-3-5

Заключается в планировании не более 9 дел за раз:

• Одной главной задачи;
• Трёх заданий средней приоритетности;
• Пяти второстепенных дел.

Сначала выполняют задачи из первой и второй группы. Потом переходят к второстепенным.

Матрица Эйзенхауэра

Универсальный метод планирования, подразумевающий распределение задач по срочности и важности. Их делят на четыре группы:

• A – срочные и важные (сходить к врачу).
• B – важные, но не срочные (записаться на курсы IT).
• C – не важные, но срочные (подстричься в парикмахерской).
• D – не срочные и не важные (сходить в кино).

Выполнение начинают с пунктов A и C. Потом идут дела из категории B и D.

Метод Помодоро

Предлагает особый подход в организации и управлении задачами. Работает это так:

1. Из списка нужно выбрать любую из задач.
2. Установить на телефоне или другом цифровом устройстве таймер на 25 минут. В течение этого отрезка времени нужно работать над выбранной задачей.
3. После окончания отведённого тайминга задачу помечаем крестиком и делаем пятиминутный перерыв.
4. Потом снова возвращаемся к решению задачи, установив таймер на 25 минут. Повторяем описанные манипуляции до полного завершения задания.

Способ Alpen

Состоит из пяти основных этапов:

1. Составляется список задач.
2. Оценивается, сколько времени необходимо для решения каждой из них.
3. Подсчитывается, сколько времени есть в распоряжении с запасом 40 %.
4. Список подгоняется под отведённое время.
5. Подводятся итоги дня. Невыполненные задания переносятся на следующий день.

Данный метод подойдёт людям, испытывающим хроническую нехватку времени.

Приложения и программы для планирования

В современных условиях составление списков дел на листах или в бумажных ежедневниках кажется «каменным веком». Большинство специалистов, работающих в сфере тайм-менеджмента, предпочитают использовать для планирования специальные сервисы, объединяющие в себе функции электронного секретаря и планировщика задач.

ЛидерТаск

Популярное приложение для организации управления личными и рабочими проектами, разработанное российскими программистами. Программа удобна для персонального использования и эффективной работы в команде. Помогает структурировать задачи, распределить их по важности, приоритетности. В приложение встроен расширенный набор команд для ежедневного планирования:

• Цветовые метки, статусы для заданий;
• Поручения, подзадачи;
• Чек-листы;
• Распределение задач по приоритетам;
• Уведомления о совершении события;
• Внутренний корпоративный чат.

С помощью программы «ЛидерТаск» можно планировать рабочее время и личные дела. Приложение совместимо со всеми видами цифровых устройств. Работает в онлайн и оффлайн режиме. Поможет всегда быть в курсе рабочих дел, где бы вы ни находились. Структурирует всю нужную информацию и поможет сохранить её в одном надёжном месте.

Remember The Milk

Популярное приложение с удобным, интуитивно понятным интерфейсом и полноценным набором инструментов для тайм-менеджмента. Подходит для разных цифровых платформ. Интегрируется со многими популярными сервисами.

Any Do

Многофункциональный электронный планировщик с продвинутым и мощным функционалом, обеспечивающим эффективную работу над задачами и проектами любой сложности. Поддерживает версии для Android, iOS, работает в браузере Google Chrome.

Заключение

Использование списков дел – беспроигрышный способ ежедневного планирования, помогающий без особых усилий навести порядок в рабочих процессах и личной жизни. Для большей результативности традиционные бумажные планеры лучше заменить современными приложениями, в которых проще составлять, редактировать и изменять при необходимости списки. В них можно легко менять задачи местами, группировать и объединять по различным признакам. Также в программах можно настроить функцию «повторяющихся задач», которые не нужно будет добавлять ежедневно. Они сами автоматически появятся в составленном списке.

Организуйте своё рабочее время, как вам будет удобно. Расставляйте задачи по важности и приоритету, описывая их максимально чётко и кратко. Ограничивайте выполнение заданий временными рамками. И, обязательно поощряйте себя за прогресс и достижения в их выполнении. Такие простые приёмы помогут стать успешнее и организованнее, достигая лучших результатов в работе и личной жизни.