Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов — научиться расставлять приоритеты.
Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.
С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.
Изучение своей жизни
Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.
Как вы проводили свое время последний месяц?
Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.
Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.
Оцените, насколько вы удовлетворены тем, как проводите свое время.
Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, здоровье, семье.
Оцените каждую область с точки зрения того, насколько она важна для вас. Используйте шкалу с 1 до 10, где 1 — совершенно не важна, а 10 — жизненно важна.
Теперь оцените свои успехи по каждой из областей. Насколько вы удовлетворены тем, сколько времени тратите на нее? От 1 до 10.
Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.
Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.
Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:
- Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
- Какой области я бы хотел уделять больше времени?
- Где мне нужно тратить меньше времени?
- Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)
Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.
Подробнее остановимся на этом шаге.
Как расставить приоритеты
Мы оснастим вас несколькими простыми, но эффективными методами для расстановки приоритетов. Они помогут принимать правильные ежедневные решения и станут интересными мысленными упражнениями.
Метод первый: через год
Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?
При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?
Простой пошаговый процесс этого метода:
- Представьте себя и свою жизнь через год.
- Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
- Создайте список дел, которые приведут к этому.
Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.
Метод второй: обратное мышление
Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».
Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 — завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.
Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.
Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.
Метод третий: сбалансированная система показателей
Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.
Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях. Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.
Шаг первый: укажите свои цели.
Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.
К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.
Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.
Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.
Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.
Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.
Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.
Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.
Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.
«Двух зайцев одним выстрелом» — это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.
Метод четвертый: матрица Кови
Вероятно, вы уже слышали и читали о матрице, но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.
Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:
- Важные и срочные.
- Важные и не срочные.
- Неважные и срочное.
- Неважные и не срочные.
Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.
Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови — в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно планировать и к чему стоит приступать уже сейчас.
Метод пятый: ABCDE
Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.
Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой — это значит убрать туман из головы.
Дальше присвойте задачам статус.
Задачи А — наиболее важные.
Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить — и чем раньше, тем лучше.
Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси — это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.
Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.
Задачи B имеют меньшие последствия.
Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.
Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.
Задачи С не имеют последствий.
Задачи типа С — это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.
Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.
Задачи D можно делегировать кому-нибудь.
Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.
Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.
Задачи E нужно убрать из списка дел.
Задачи типа Е — вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг — все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С — вместо соцсетей позвоните другу.
Дополнительные советы
Составьте список важных дел.
Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.
Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.
Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.
Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.
Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.
Ценности и принципы — это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.
Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.
Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.
Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях — это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.
Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.
Найдите цели для своих приоритетов.
Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по коммуникации, посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.
Используйте напоминания.
Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?
Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.
Книги
Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству тайм-менеджмента, уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:
- «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
- «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
- «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
- «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
- «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
- «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
- «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
- «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.
Желаем вам удачи!
Идеи
Как приоритизировать задачи: пошаговая инструкция
Со мной так часто бывает: составляешь список дел, приступаешь к работе, а через полчаса понимаешь, что занимаешься тем, чего нет в списке. В такой ситуации на помощь приходит приоритизация. Она важна по этим причинам:
- Создаёт прозрачность во всём, что нужно сделать.
- Определяет скорость, с которой необходимо выполнять задачи.
- Гарантирует, что у вас будет достаточно времени на каждую задачу.
- Помогает сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью.
- Повышает эффективность и производительность.
В статье расскажу, как расставлять приоритеты в личных и рабочих делах, чтобы добиваться долгосрочных целей и наслаждаться жизнью без стресса.
Шаг 1. Запишите все задачи
Невозможно расставить приоритеты, если задачи плавают у вас в голове. Чтобы ничего не забыть, составьте так называемый мастер-список, в который занесите все свои задачи: рабочие и личные, срочные и не очень, кратковременные и долгосрочные.
Например, в итоговом списке могут быть такие дела: написать статью, пройти курс по вёрстке, добавить в портфолио два новых кейса, сходить к стоматологу, сделать йогу, распланировать отпуск. На этом этапе нет маленьких и неважных задач. Если задача попала в список, значит, она важна лично для вас.
Отличный способ перенести все задачи из головы на бумагу — воспользоваться методологией Get Things Done (GTD). Она состоит из таких шагов:
- Собрать в одном месте всю поступающую информацию по задачам. Например, адрес стоматологической клиники, время приема, рентгеновские снимки зубов.
- Обработать всю информацию. Для этого ответьте на такие вопросы: что это за задача? Какой должен быть результат? Что для этого нужно сделать?
- Распределить задачи по категориям. Например, указать, какие задачи можно делегировать, какие отложить, а какие нужно сделать прямо сейчас.
Как только вы создадите мастер-список, вы заметите, что разные задачи требуют разного уровня внимания. Что-то можно сделать сегодня за пару минут — например, ответить на письмо. Над какими-то проектами придется поработать в ближайший месяц — например, закончить обучение в школе email-маркетинга. И будут долгосрочные цели, к которым можно двигаться потихоньку, — например, до конца года накопить на новую машину.
На основе мастер-списка начните расставлять приоритеты по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.
Ежемесячный список составляется из основного, еженедельный — из ежемесячного и т.д. Таким образом, ежедневные приоритеты всегда совпадают с долгосрочными целями
Шаг 2. Отделите срочное от важного
Мастер-список позволит понять, как расставить приоритеты для всех задач. Но иногда бывает сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. В этом поможет матрица Эйзенхауэра. Это обычный квадрат, который делится на четыре сектора. В каждом из них находится свой тип задач:
- Срочные и важные — эти задачи нужно выполнить как можно скорее. Например, подписать акт для заказчика, чтобы получить оплату за работу.
- Важные и несрочные — выполнение таких задач нужно обязательно планировать, иначе они никогда не сделаются. Например, обучение на профессиональных курсах.
- Срочные и неважные — эти задачи можно делегировать. Например, уборку дома к приезду родителей.
- Несрочные и неважные — такие можно смело исключать из своего списка дел. Например, просмотр роликов на YouTube.
Если говорить проще, срочные задачи — это те, на которые нужно отреагировать немедленно, иначе вы упустите какие-то возможности. А важные задачи соответствуют вашей долгосрочной миссии и жизненным ценностям.
При грамотной приоритизации большую часть времени человек тратит на дела из двух верхних квадратов. Задачи из нижних квадратов можно делегировать или отменить
Шаг 3. Оцените ежедневные задачи по их истинному приоритету
Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые необходимо выполнить. В этом случае нужно найти способ копнуть глубже и определить их истинную важность.
Один из лучших способов это сделать — метод Айви Ли. Чтобы им воспользоваться, следуйте простому набору правил:
- В конце каждого рабочего дня запишите шесть самых важных дел, которые нужно выполнить завтра.
- Расставьте эти шесть пунктов в порядке их истинной важности.
- Когда вы сядете за работу, сконцентрируйтесь только на первом деле из списка. Работайте до тех пор, пока не закроете первую задачу, только потом переходите к следующей.
- Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершённые дела в новый список из шести задач на следующий день.
- Повторяйте этот процесс ежедневно.
Такое искусственное ограничение заставляет нас правильно расставлять приоритеты и сохранять сосредоточенность во время работы.
В начало списка попробуйте включить «лягушку» — важное, но большое и сложное дело, которое совсем не хочется делать. Если с утра закрыть такую задачу, появятся энергия и вдохновение, чтобы двигаться дальше.
Шаг 4. Разделите задачи с одинаковым приоритетом
Список дел на день составить не так сложно. Но более долгосрочные задачи всегда кажутся одинаково важными. Если ты ведёшь на работе одновременно пять проектов — сделать нужно все, иначе уволят или лишат премии.
В такой ситуации поможет метод ABCDE. Вот как он работает:
- Просмотрите свой список и дайте каждой задаче букву от A до E, где A — это наивысший приоритет.
- Для всех задач под буквой A присвойте номера, определяющие порядок, в котором вы будете их выполнять.
- Повторяйте, пока у всех задач не будет буквы и цифры.
Кажется, что в большинстве случаев невозможно отличить задачу B1 от задачи A3. Мне в такой ситуации помогают дедлайны. Например, мне нужно сделать два лендинга для разных клиентов. Это постоянные заказчики, никого из них не хочется подводить. Но один лендинг от меня ждут 5 июня, а второй — 11 июня. Получается, что разница в приоритете всё-таки есть.
Так и с остальными задачами. При этом вместо дедлайна можно руководствоваться и другими характеристиками: личным интересом, размером гонорара и пр.
Если каждой задаче присвоить несколько уровней приоритетности, их истинная важность станет намного яснее
Шаг 5. Откажитесь от «достаточно хороших» целей
Неважно, насколько эффективно и результативно вы работаете каждый день, если вы работаете над неправильными целями. Именно поэтому эксперты рекомендуют периодически пересматривать долгосрочные приоритеты, чтобы убедиться, что вы всё ещё на правильном пути.
Чтобы это сделать, можно воспользоваться способом Уоррена Баффета:
- Запишите 25 своих главных целей. Это могут быть личные, рабочие, образовательные задачи — что угодно, на что вы хотите потратить своё время.
- Обведите пять самых важных целей в этом списке. «Важность» в этом случае зависит только от вас и ваших ценностей. Например, вы можете отнести к важным только те задачи, которые продвинут вас по карьерной лестнице. Или такие, которые помогут наладить баланс между рабочим и личным.
- Цели, которые вы не обвели, попадают в список «избегать любой ценой». Это задачи, которые кажутся достаточно важными, но на самом деле они не приближают к достижению долгосрочных целей.
При этом список может быть актуален ограниченный период времени. Например, у вас появился ребёнок, и в ближайший год вы хотите уделять внимание только ему. Но работа для вас тоже важна: как только малыш подрастёт, вы продолжите идти к своим карьерным и финансовым целям.
Отказываться от чего-то всегда больно. Но если распыляться на всё подряд, получится только собирать вершки
Шаг 6. Помните об ошибке необратимых затрат
Расставляя приоритеты, важно помнить о гибкости. Никто не знает, что случится завтра. Проект на работе прикроют, придёт новый клиент с интересным заказом, заболеет собака или вы решите переехать заграницу. Планирование — это всего лишь предположение, которое может не оправдаться.
Например, вы полгода работали над выпуском нового продукта. Потом случилась пандемия, и вы оказались заперты дома, а продукт стал никому не нужен. В этот момент трудно не разочароваться — ведь уже сделана большая часть работы.
В такой ситуации многие сталкиваются с когнитивным искажением — ошибкой необратимых затрат. Это психологический эффект, из-за которого мы чувствуем необходимость продолжать что-то делать только потому, что уже потратили на это много времени и усилий.
Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите время, вы не сможете вернуть его назад. И любое время, потраченное на достижение неправильных целей, будет потрачено впустую. Тогда лучше приложить силы, чтобы сменить лодку, а не пытаться устранить утечку.
Шаг 7. Используйте «множители времени»
Когда вы научитесь расставлять приоритеты, попробуйте выполнить задачу со звёздочкой — сосредоточьтесь на множителях времени.
Множители времени — это стратегии или инструменты, которые освобождают время в будущем. Вместо того, чтобы спрашивать: «Что самое важное я могу сделать сегодня?», спросите: «Что самое важное я могу сделать сегодня, чтобы сделать лучше завтрашний день?»
Часть задач можно делегировать. Сначала придётся потратить время, чтобы обучить человека, но в перспективе это сэкономит несколько рабочих дней в году. А ещё ко множителям времени относится обучение. Например, раньше я делала лендинги на любительском уровне и много времени тратила на вёрстку. Потом я прошла курс по дизайну одностраничников и стала выполнять такие задачи быстрее.
Приоритизация задач: запомнить
Записывайте всё: личные и рабочие задачи должны храниться в одном месте.
Оцените долгосрочные цели: подумайте, какую работу вам необходимо проделать, чтобы их достичь.
Разбивайте цели: чтобы понять, как достичь долгосрочных целей, разбейте их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные задачи.
Установите чёткие сроки: ставьте делайны, даже когда формально они не нужны.
Используйте метод «срочно-важно»: расставьте приоритеты между срочными и важными задачами; установите конкретное время для работы над важными несрочными задачами; делегируйте или удалите всё остальное.
Составьте ежедневный список: запишите шесть важных задач, которые нужно сделать сегодня. Эти задачи должны быть связаны с вашими долгосрочными целями.
Избегайте отвлекающих факторов: держитесь подальше от всего, что не соответствует вашим долгосрочным задачам.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз: попытка сразу вычеркнуть слишком много дел из своего расписания — это путь к выгоранию.
Не бойтесь отказаться от планов: если задача больше не актуальна или не приносит нужных результатов — вычеркивайте её из списка.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Иногда начинает казаться, будто весь мир рушится. Работа и школьные задания начинают накапливаться, домашние дела и обязанности, обязательства перед друзьями и семьей — порой в сутках недостаточно часов. Научившись эффективно расставлять приоритеты, вы станете более продуктивным работником, экономя время, энергию и нервы. Научитесь организовывать свои задачи, разделяя их по категориям и уровням сложности, и начните практиковать профессиональный подход к их выполнению. Переходите к первой части статьи для получения дополнительной информации.
-
1
Определите временные рамки для вашего списка. У вас приближается особенно напряженная неделя? Сумасшедший день? Возможно, мысль о том, что вам нужно сделать до конца года, сводит с ума. Независимо от характера ваших обязательств, выберите период для составления списка приоритетов и начните воплощать их в конкретные действия во избежание стресса.[1]
- К краткосрочным целям зачастую относятся пункты из различных категорий. Возможно, у вас есть несколько дел, которые необходимо закончить на работе к концу дня, а также дела, по которым нужно съездить, прежде чем отправиться домой, и много всяких дел по дому, когда вы, наконец, окажетесь там. Неплохо будет составить список виновников стресса, всех дел, которые необходимо сделать в ближайшие несколько часов.
- Долгосрочные цели могут включать в себя более крупные цели, которые необходимо будет разбить на несколько шагов и на которые тоже нужно расставить приоритеты. К примеру, цель «поступить в колледж» включает в себя различные мелкие дела. Этот простой шаг разбивки позволит упростить и прояснить процесс.
-
2
Запишите все, что вам необходимо сделать. Начните разбивать список и записывать, что именно вам надо сделать в произвольном порядке. В пределах сроков, которые заставляют вас нервничать, выберите все задачи — крупные или мелкие — которые необходимо выполнить, и перечислите их. Перечислите проекты, которые нужно завершить, решения, которые должны быть приняты, и поручения, по которым нужно съездить.
-
3
Классифицируйте все, что вам нужно сделать. Возможно, будет полезно разбить все на отдельные категории, то есть создать разные списки дел для разных областей жизни. Домашние дела могут принадлежать к одной категории, а рабочие проекты — к другой. Если вы активно занимаетесь общественной деятельностью, то, возможно, много чего происходит в период выходных, к чему вы тоже должны подготовиться и расставить приоритеты. Составьте отдельный список для каждой категории.
- Как вариант, если будет полезным иметь все в одном месте, вы можете рассмотреть составление всеобщего списка дел и обязанностей, рабочих обязательств и всего необходимого для общественной жизни. Если вы ощущаете себя перегруженным, то поможет совмещение всех дел, что позволит увидеть важность каждой отдельной задачи в сравнении с остальными.[2]
- Как вариант, если будет полезным иметь все в одном месте, вы можете рассмотреть составление всеобщего списка дел и обязанностей, рабочих обязательств и всего необходимого для общественной жизни. Если вы ощущаете себя перегруженным, то поможет совмещение всех дел, что позволит увидеть важность каждой отдельной задачи в сравнении с остальными.[2]
-
4
Приведите список в порядок. Определите в списке наиболее важные или срочные дела и перепишите список, поставив эти дела во главе. Здесь все зависит от вас и пунктов вашего списка — вам решать, что важнее: школьные мероприятия или рабочие проекты.
- Кроме того, если все одинаково важно и необходимо, оставьте список неупорядоченным и организуйте его по алфавиту или в случайном порядке. По мере того, как вы активно ставите галочки в списке, все, что имеет значение — это то, что вы выполняете пункты списка.
- Когда у вас перед глазами будет список с вычеркнутыми делами, выполнять остальные будет куда проще.
-
5
Храните список на видном месте. Держите свой список где-нибудь на видном месте, особенно для долгосрочных дел, где вы сможете применять его как напоминание того, что необходимо закончить, активно вычеркивая или отмечая пункты по мере их завершения.
- Если вы составили вариант списка на бумаге, повесьте его на место, куда вы часто смотрите, например, на дверцу холодильника, доску объявлений около парадной двери или на стену кабинета.
- Как вариант, вы можете держать список открытым на рабочем столе, пока занимаетесь другими делами, так что они будут свежи в вашей памяти, и удалять пункты, когда завершаете дело.
- Стикеры для заметок отлично подходят для расклеивания напоминаний по дому. Один такой стикер с напоминанием поработать со своими документами на экране телевизора позволит не забыть сделать важное дело, вместо того чтобы терять время на менее продуктивные занятия.
Реклама
-
1
Расставьте задачи по степени важности. Что является самым важным делом в вашем списке? Решите, что важнее — рабочие/школьные задачи или общественные и домашние дела (с учетом возможных отклонений). К примеру, нужно поесть и принять душ, а вот стирка может подождать еще один день, пока вы не закончите важный рабочий проект.
- Определите три различных уровня, их будет достаточно для классификации разных задач и критериев из списка. Высокая, средняя и низкая важность задач — лучший и простейший способ для начала классификации пунктов списка дел по степени важности. Будьте при этом разумны.
- Для классификации задач также можно использовать цвета. К примеру, для важных дел можно использовать красный, оранжевый — для задач меньшей важности, а желтый — для самых несрочных.
-
2
Определите срочность каждой задачи. Примите во внимание предстоящие крайние сроки и вашу способность работать в пределах этих сроков. Что необходимо сделать в ближайшее время? Что нужно сделать к концу дня? На чем бы вы могли суметь выиграть чуть больше времени?
- Важно рассмотреть период времени, который уйдет у вас на завершение каждой задачи, возможно, даже назначить установленное время определенным делам. Если вы считаете приоритетным тренироваться каждый день, но у вас накопилось просто огромное количество работы, которую надо доделать, выделите себе на это отрезок в пределах 30 минут и старайтесь как-то укладываться в него.
-
3
Классифицируйте каждую задачу по степени сложности. Может быть важно отвезти к концу дня что-то на почту, но сделать это несложно. Классифицируйте все пункты из своего списка по степени сложности, с тем чтобы знать, как расположить их по отношению к другим задачам.
- Будет эффективным применить для классификации уровни как, например, сложный, умеренный и легкий, а не пытаться оценить их в сравнении друг с другом. Не беспокойтесь по поводу их упорядочивания, перед тем как присвоить степень сложности каждому из пунктов, если это будет полезным.
-
4
Сравните все задачи и упорядочьте список. В верх списка поставьте самые важные и срочные задачи, требующие минимальных усилий, с той целью, чтобы постараться выполнить максимальный объем работы в отведенное время.
Реклама
-
1
Выполняйте по одному пункту за раз и доводите его до конца. Сложно продвигаться по списку путем выборочного подхода и делать все понемногу. Через несколько часов ваш список будет выглядеть точно так же, как он выглядит сейчас: незавершенным. Вместо того чтобы выполнять понемногу, делайте одно дело до конца и затем, после короткого перерыва, переходите к следующему из списка. Не начинайте работать над чем-то еще из списка до тех пор, пока не закончите с первыми самыми важными делами.
- Как вариант, вы можете посмотреть пункты из нескольких списков, которые можно эффективно совместить. Да, идею просматривать свой конспект по математике и одновременно писать доклад по истории едва ли можно назвать удачной, но за учебой вы могли бы сидеть в прачечной и ждать, когда просушится ваше белье, экономя тем самым время и стараясь завершить важные дела.[3]
- Как вариант, вы можете посмотреть пункты из нескольких списков, которые можно эффективно совместить. Да, идею просматривать свой конспект по математике и одновременно писать доклад по истории едва ли можно назвать удачной, но за учебой вы могли бы сидеть в прачечной и ждать, когда просушится ваше белье, экономя тем самым время и стараясь завершить важные дела.[3]
-
2
Решите, что поручить другим и что пойдет своим чередом. Допустим, у вас дома возникли проблемы с подключением к интернету. Вам так и хочется найти бесплатную точку доступа Wi-Fi и найти в сети решение проблемы, чтобы исправить все самостоятельно. Но при этом вам нужно закончить приготовление ужина, до утра проверить двадцать письменных работ и сделать еще пятьдесят дел. Лучшим вариантом в этом случае будет связаться с компанией-провайдером.
- Допустимо решить в пользу чего-то, не стоящего времени, или когда делегирование задачи по стоимости перевешивает время, которое вы на нее потратите. Допустим, если выбор стоит между тем, чтобы купить новое дорогое проволочное ограждение или самостоятельно собрать его из отходов, усердно прочесывая свалки, тщательно перебирая металлолом несколько часов под жарким солнцем, не лучше ли будет купить новые провода, когда все упирается лишь в несколько сотен рублей экономии?
-
3
Чередуйте разные задачи из списка. Если разделять типы выполняемой деятельности, это поможет вам сохранять интерес к делам и быстрее продвигаться по пунктам списка. Чередуйте список домашних школьных заданий со списком домашних дел по хозяйству, чтобы работать наиболее эффективно. Между ними делайте небольшие перерывы и занимайтесь разными делами. Так вам удастся сохранить энтузиазм и повысить производительность.
-
4
Начните с менее привлекательных или наиболее сложных задач. В зависимости от вашего характера, для вашего настроя может быть лучше, если вначале вы завершите дело, которое меньше всего желаете делать. Это необязательно должна быть самая сложная или наиболее важная задача, но порой эффективнее начать именно с нее, чтобы оставить на потом менее неприятные занятия.
- Сочинение по английскому может быть важнее домашнего задания по математике, но если вы вправду ненавидите математику, сначала выполните задание по этому предмету, чтобы вы могли освободить время и посвятить его исключительно сочинению, уделяя ему полное и неограниченное внимание.
-
5
Помните: срочно — не всегда значит важно. Допустим, вы оказались в ситуации, когда у вас есть только 10 минут, чтобы проехать через весь город до магазина с целью забрать заказанный диск «Игры престолов». На первый взгляд кажется, что важнее в данный момент ничего нет. Но как насчет сочинения по английскому или другого более важного задания? Не лучше ли будет дождаться свободного дня, чтобы забрать диск и насладиться любимым сериалом?
-
6
По мере выполнения задач вычеркивайте их из списка. Поздравляем! По мере продвижения по списку воспользуйтесь радостным моментом, чтобы вычеркнуть пункт, удалите его из файла или агрессивно вырежьте написанное на бумаге ржавым перочинным ножиком и торжественно сожгите кусочки в огне. Уделяйте минуту, чтобы наградить себя за каждое маленькое достижение. Ведь вы не бездействуете, а выполняете дела шаг за шагом!
Реклама
Что вам понадобится
- Карандаш
- Бумага
- Маркер
Советы
- Рассмотрите возможность разбить объемную задачу на несколько более мелких. За мелкие дела не так страшно браться и завершать их проще.
- Давайте себе время на отдых, расслабление и восстановление.
- Будьте реалистичны в отношении того, какой объем вы можете выполнить за определенный период времени.
- Попросите о помощи. По возможности поручите выполнить членам семьи или друзьям часть дел из вашего списка.
- В случае со школьными заданиями в верхней части списка должны стоять те, которые принесут вам больше баллов и у которых скоро истекает срок сдачи.
- Оставляйте запас времени на случай непредвиденных обстоятельств.
- Если у двух задач одинаковая степень важности или срочности, рассмотрите ту, на выполнение которой требуется меньше усилий.
- Делайте перерывы каждые полчаса-час.
- Сложным задачам, на выполнение которых уйдет больше времени и усилий, уделяйте особое внимание.
- Используйте текстовый редактор или редактор таблиц на своем компьютере. Тогда вам не придется заново копировать список.
- Помогайте и учите этому других. Если вы закончили дела раньше времени, предложите помощь своим родным и друзьям и научите и их расставлять приоритеты. Ваши родители могут поощрить вас дополнительными деньгами на карманные расходы.
- Пропустите или отложите дела, которые не так важны и требуют много времени и сил.
- Подчините себе время, планируя дела заранее, сохраняя положительный настрой и не откладывая дела в долгий ящик.
- Управляйте временем, заблаговременно планируйте и не медлите.
- Запомните мантру: «Я могу, я должен и я сделаю это!» — и не жалуйтесь на загруженность.
- Терпение и усердный труд, безусловно, будут вознаграждены.
Реклама
Предупреждения
- Главным приоритетом всех задач должна быть ваша собственная безопасность и безопасность окружающих.
- Ваша личная жизнь, счастье и честность должны стоять во главе списка приоритетов.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 25 433 раза.
Была ли эта статья полезной?
Ты никогда не задумывался, почему, пока некоторые люди, несмотря на все обстоятельства и пережитые неудачи, всё-таки добиваются своего, другие, имея все шансы стать успешными в каком-либо деле, не пользуются своими возможностями? Всё дело в расстановке приоритетов. Те, кто расставил их правильно, вопреки убеждениям окружающих, знают, что любой, даже мизерный, шанс изменить свою жизнь стоит того, чтобы им воспользоваться.
Если ты не знаешь, на что именно тратить свое время и энергию, постарайся прежде всего хорошенько поразмыслить над несколькими вещами, которые помогут тебе найти ответы на главные вопросы.
1. Пойми, что список приоритетов не может быть безразмерным
Нельзя растрачивать себя на всё, что только придет тебе в голову. Другими словами, список твоих приоритетов не сможет вместить неограниченное число позиций. И тебе остается только смириться с этим.
Попробуем привести пример. Представь, что список твоих приоритетов состоит из пяти пунктов. Если ты уже заполнил их, то внести новый пункт окажется невозможным. Единственное, что ты в силах сделать, — вычеркнуть один из прописанных приоритетов и поместить новый на его место. Резюмируем: чтобы добавить новый жизненный приоритет, нередко приходится отказываться от какого-то старого. Невозможно же совмещать одновременно такие вещи, как здоровье и курение, комфорт и карьеру, высокий заработок и вечные развлечения где-нибудь на Лазурном берегу.
Отказаться от чего-нибудь подобного поможет прежде всего правильно поставленная цель. Но для того чтобы верно сформулировать ее, задумайся вот над чем: как ты хочешь себя чувствовать? Быть может, ты не готов проводить большую часть жизни в гонке за успехом, а хочешь спокойной и размеренной жизни? Или, наоборот, пребывание в гармонии быстро тебе надоедает? Главное — ответить на эти вопросы максимально честно, ведь от них зависит, насколько ты будешь доволен качеством своей жизни. Формируй цели, которые позволят тебе обрести желаемое состояние.
8 признаков того, что стоит переосмыслить свои ценности и жизненные приоритеты
2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня
Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.
Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать. Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.
Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.
3. Проверь, насколько твои приоритеты соответствуют твоим внутренним ценностям
Ценности — это наши желания, которые идут изнутри. Приоритеты же часто оказываются навязанными лишь снаружи. И это действительно важная проблема. Когда твои ценности идут вразрез с приоритетами — как ты думаешь, что происходит? Правильно, ничего хорошего. Ты просто разрываешься между понятиями «это важно для меня» и «это должно быть важно для меня». Как итог — плохое настроение, повышенная тревожность, а в некоторых случаях даже депрессия.
Хочешь узнать свои настоящие ценности — посмотри, на что ты тратишь свое свободное время. Если ты во всеуслышание говоришь о том, как важно читать, подстегиваешь своих знакомых и друзей на занятия спортом, делаешь многочисленные репосты мастер-классов в социальных сетях, но сам предпочитаешь тратить свое время на занятия, не несущие никакой пользы, — вывод очевиден.
Второй вариант проверки ценностей — это твоя энергия. Когда твои приоритеты идут бок о бок с твоими ценностями, происходит то, что многие называют белой полосой в жизни человека. Ты движешься в правильном направлении, поэтому тебе легко добиваться поставленных целей. Если же свою энергию тебе приходится подстегивать различными способами, например при помощи кофеина или обещания развлечений, то стоит проанализировать, действительно ты занимаешься тем, чем хочешь, или ты взялся за дело только потому, что должен этого хотеть.
6 ложных ценностей, навязываемых обществом, которые на самом деле не нужны для счастья
4. Живи не ради характеристики или резюме
Мы часто рассуждаем о жизни так, будто бы находимся на собеседовании, а напротив нас сидит строгий кадровик. Мы отвыкли говорить простыми словами, совершать простые поступки, помогать окружающим людям. Наша сосредоточенность направлена на достижение качеств, которые можно записать в резюме. Да, они помогают нам завоевывать хорошую репутацию, получать работу мечты и выделяться среди сотни тысяч таких же специалистов, как и мы, но вот только людьми они нас не делают. А ведь именно то, как ты строишь семью, поддерживаешь отношения с друзьями и в общем-то живешь вне рабочего пространства, куда важнее.
Счастье — это не всегда свершения в карьере. Иногда это обыкновенная жизнь с возможностью включения в нее самых близких людей и поддержанием достатка, необходимого для нашего комфорта. Конечно, такой сценарий жизни подходит не всем, но он приземляет нас, для того чтобы мы еще раз оценили свои приоритеты.
5. Включи в список приоритетов отдых и хобби
Обычно в список своих приоритетов мы вписываем хобби в последнюю строчку. Но ведь именно хобби позволяет нам чувствовать себя счастливыми. Хочешь получать удовольствие от жизни — оставь немного времени для того, чтобы иметь возможность заниматься любимым делом каждый день.
Не стоит относиться к хобби как к тому занятию, которое обязательно выбирается один раз и на всю жизнь. Да, бывает и так, но в большинстве случаев с течением времени наши хобби претерпевают изменения. Также не стоит настраивать себя на то, что на хобби обязательно нужно зарабатывать. Если ты неплохо поешь, играешь на музыкальном инструменте или даже можешь совмещать эти два дела вместе, иногда лучше заниматься этим просто для своего удовольствия.
Как определить приоритеты, когда постоянно завален делами
Находим главное в жизни и учимся ставить это на первое место.
Когда тонешь в море задач и обязательств, даже решить, что сделать в первую очередь, бывает нелегко. В такой ситуации важно принять, что выполнить всё просто физически невозможно, и выделить самое главное. Иначе стресс и чувство вины не дадут вам покоя.
Что должно быть в приоритете
Конкретные задачи у каждого будут свои, но есть несколько жизненных сфер, которым всем нам стоит уделять больше внимания. Именно они помогают приближаться к долгосрочным целям и делают жизнь стоящей. Тем не менее многие игнорируют их месяцами, а то и годами. Постарайтесь подвинуть их на первые строчки своего списка дел.
1. Здоровье
Здоровый образ жизни отходит на второй план чаще всего. Мы отказываемся от прогулки по парку и тренировки, чтобы доделать дела, или выбираем фастфуд, чтобы не тратить время на готовку.
Результаты таких решений накапливаются и начинают влиять на все сферы жизни. Фастфуд не даёт достаточно энергии, чтобы хорошо работать. Стресс и раздражительность, возникающие из‑за того, что мы не заботимся о себе, заставляют срываться на близких. В итоге страдает не только физическое самочувствие, но и психическое благополучие, портится эмоциональное состояние. Так что напоминайте себе: здоровье — это основа всего.
2. Сон
Подготовиться к экзаменам, дописать отчёт, засидеться допоздна за просмотром сериала — мы выбираем что угодно, только не сон. Кажется, что, сократив его, мы приобретём несколько дополнительных часов на свои дела. Но цена за это очень высока.
Вы наверняка ощущали на себе эффект недосыпа: усталость, раздражительность, невозможность сосредоточиться и делать что‑то продуктивно. Но, согласно исследованиям, постоянный недостаток отдыха приводит к куда более серьёзным проблемам: от заболеваний сердечно‑сосудистой системы до ухудшения работы мозга. Не пренебрегайте сном.
3. Отношения с близкими
В моменты напряжения мы часто запускаем отношения с близкими, считая, что они никуда не денутся и мы просто вернёмся к общению, когда у нас будет больше времени. И вот мы пропускаем концерт ребёнка из‑за рабочего совещания или забываем поздравить друга с днём рождения из‑за того, что мысли заняты делами. Такие мелочи накапливаются и портят отношения, а восстановить их потом трудно.
Выделяйте время на укрепление семейных и дружеских связей, чтобы не пришлось жалеть о том, что вы упустили. Вот несколько советов, которые помогут в этом:
- Делайте первый шаг. Не ждите, пока другие что‑то предложат. Будьте тем, кто поддерживает связь и приглашает куда‑нибудь родных и друзей.
- Определите для себя, что вы не пропустите ни за что на свете. Когда‑то вам неизбежно придётся сделать выбор в пользу работы или других обязанностей. Но должны быть и ситуации, которыми нельзя пренебречь, например годовщина свадьбы или помощь другу в трудную для него минуту.
- Поддерживайте контакт. Все мы заняты, но это не повод терять контакт. Звоните, пишите, поздравляйте близких с их победами, выражайте сочувствие при неудачах, благодарите и выходите на связь просто так.
4. Продуктивная работа
Усердная и продуктивная работа — необязательно одно и то же. Можно с утра до ночи трудиться, но получать минимальный результат. Поэтому важно действовать не просто усердно, а с умом: работать углублённо, концентрироваться на задачах, которые помогают расти, в том числе профессионально. Ищите и ставьте на первое место возможности, которые позволят вам учиться новому и заниматься тем, что вас вдохновляет.
Что стоит исключить из приоритетов
Чтобы подвинуть вверх что‑то в списке дел, придётся отказаться от чего‑то другого. Вот несколько вариантов занятий, исключение которых освободит ваше время и силы.
1. Социальные сети и поглощение контента
Проверить, что новенького запостили в Instagram* или Twitter, не должно быть вашим приоритетом. Вот что советует автор книги «Цифровой минимализм» Кэл Ньюпорт: «Сосредоточьтесь на небольшом количестве тщательно отобранных онлайн‑действий, которые поддерживают ваши ценности, а всё остальное спокойно пропускайте».
Чтобы облегчить этот процесс:
- Следите за тем, на что уходит ваше время. Для этого есть специальные сервисы. Когда увидите, сколько вы тратите впустую, проще будет перенаправить это время на что‑то другое.
- Усложните себе доступ. Удалите приложения соцсетей, чтобы не заходить в них от скуки.
2. Задачи с малой ценностью
Всегда находятся дела, которые отнимают много времени, но не двигают нас вперёд:
- проверить почту и ответить на письма;
- прочитать накопившиеся сообщения в рабочих чатах;
- сделать повторяющиеся административные задачи;
- выполнить чью‑то срочную просьбу.
Подобная текучка только отвлекает от главного. Напоминайте себе, что вы не добьётесь больших целей, если постоянно будете заниматься только такими мелочами.
3. Негативный настрой
Мы часто зацикливаемся на неприятных событиях и неудачах, сомневаемся в себе или злимся на других. Это не только портит настроение, но и отнимает время, которое можно было бы потратить на перемены в жизни. Используйте следующие стратегии, чтобы не застревать в отрицательных мыслях:
- Собирайте коллекцию комплиментов. Когда вам сказали что‑то хорошее, похвалили, поблагодарили, сделали комплимент, записывайте это в блокнот или сохраняйте скриншот. При плохом настроении перечитывание добрых слов поможет почувствовать себя лучше.
- Следите за своим внутренним диалогом. Когда замечаете негативные мысли о себе, представляйте, что говорите подобное близкому другу или ребёнку. Скорее всего, вы увидите, что слишком критичны к себе.
- Будьте добрее. Помните, что люди могли причинить вам боль, потому что сами переживали трудности. Но не забывайте и о доброте к себе. Если чувствуете, что человек токсичный, защищайте свои границы или прекращайте общение.
Как ставить важное на первое место
1. Объедините все задачи
Наверняка у вас есть список рабочих задач и личных дел, а ещё в голове постоянно крутятся разнообразные идеи. Так очень трудно понять, за что браться сначала. Поэтому первый шаг — это собирать все дела в одном месте и отмечать, к какому сроку они должны быть выполнены. Для этого можно использовать бумагу или сервисы вроде Trello и Todoist.
2. Избавляйтесь от отвлекающих факторов
Заблокируйте доступ к сайтам, которые отнимают много времени. Можно сделать это на целый день или на определённый промежуток, когда вам нужно поработать не отвлекаясь. Если для вас это не вариант, хотя бы отключите лишние уведомления.
3. Не поддавайтесь желанию переключиться на что‑то новое
Всегда будет новая идея или задача, которой хочется заняться. Но, переключаясь с одного на другое, вы не продвинетесь в том, что делаете. Даже если вам стало скучно, дайте начатому шанс. Не бросайте одну привычку через неделю, чтобы пробовать другую. Не беритесь за новый проект, пока не закончили текущий.
4. Различайте важные и срочные дела
Обычно мы в первую очередь уделяем внимание задачам с горящими сроками, даже если сами по себе они менее важны для нас. А вот такие мероприятия, как позвонить бабушке или сходить на прогулку, не попадают в приоритеты, хотя они как раз делают жизнь сбалансированной и дарят ценные воспоминания.
Чтобы распределять дела по важности, используйте матрицу Эйзенхауэра. В ней четыре категории:
- Срочное и важное: ценные для вас задачи — их нужно выполнить как можно скорее.
- Несрочное, но важное: задачи, которые помогают развиваться, — их нужно внести в календарь.
- Срочное, но неважное: задачи, которые можно передать кому‑то другому.
- Несрочное и неважное: задачи, от которых нужно отказаться.
Старайтесь как можно больше заниматься важными делами, а неважные — минимизировать.
5. Управляйте не временем, а своей энергией
Для этого нужно определить, когда вы продуктивнее всего, и распределять задачи исходя из своего уровня энергии. Например:
- Если вы жаворонок, ставьте важные дела на утро, когда у вас больше всего сил.
- Если вы сова, занимайтесь проектами, которые требуют концентрации, по вечерам.
- Если у вас маленькие дети, ваше продуктивное время выпадает на моменты, когда они спят или за ними присматривает кто‑то другой. Используйте эти промежутки для своих приоритетных дел.
6. Составьте список своих обязательств
Мы часто берём на себя слишком много, несмотря на то что наши силы и время ограниченны. Поэтому периодически полезно проводить ревизию своих обязательств:
- Составьте максимально подробный список того, на что вы тратите время.
- Разделите эти дела по категориям: карьера, семья, увлечения и так далее.
- Решите, сколько времени в процентном соотношении хотели бы тратить на каждую категорию.
- Сократите количество менее значимых обязанностей, чтобы хватало ресурсов на самые важные.
- Каждый день составляйте список дел, учитывая главные для вас категории.
7. Стремитесь как можно скорее «съесть лягушку»
Под лягушкой имеется в виду самое сложное или неприятное дело на день. Например, поработать над проектом, который вы мечтаете сделать, позаниматься спортом, написать тысячу слов для будущей книги. Обычно подобные дела хочется отложить на потом, но лучше выполнить их в первую очередь.
Так вы продвинетесь вперёд, а всё остальное в течение дня будет даваться легче. Если «съедать по лягушке» каждый день, постепенно вы добьётесь больших результатов.
8. Распределяйте задачи по блокам
Это поможет строить график исходя из приоритетов и не терять время, переключаясь с одного на другое. Вот как работает метод:
- Составьте список дел на день.
- Распределите однотипные задачи по блокам, например «Работа с почтой», «Написание текста», «Встречи».
- Посчитайте, сколько времени уйдёт на каждый блок.
- Добавьте блоки в календарь один за другим.
- Переходите к следующему, только когда закончили предыдущий.
- При необходимости двигайте блоки в календаре.
Старайтесь, чтобы каждый день хотя бы один из блоков был посвящён вашим приоритетам.
Читайте также 🧐
- 7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела
- Как стать продуктивнее: 7 главных правил
- 4 способа организовать список дел, чтобы работать эффективнее
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
