Как составить список сотрудников предприятия

В процессе работы у кадровика либо бухгалтера часто возникает необходимость сформировать список сотрудников компании по каким-либо определенным критериям. Рассмотрим самые популярные варианты: например, руководитель поставил задачу кадровику предоставить перечень сотрудников с личными данными (дата рождения, паспортные данные, ИНН, Снилс). При правильном ведении учета и заполнения личных карточек сотрудников все эти данные можно оперативно сформировать в программе. Заходим в раздел Кадры-Кадровые отчеты-Личные данные сотрудников.

В открывшейся форме нужно установить отбор по дате, организации (в случае если в базе их несколько), далее нажимаем кнопку Настройка, здесь мы можем добавить отборы по сотрудникам, если нужны не все, либо по должностям. Для настройки вывода необходимых параметров переключаем Вид на расширенный

Переходим на вкладку Поля и сортировка, галочками отмечаем необходимые значения для вывода в отчет.

Далее нажимаем Закрыть и сформировать. Проверяем результат.

Если список сформировался с ФИО не в алфавитном порядке, то потребуется сделать дополнительную настройку. В разделе Настройки-Дополнительные Настройки:

Указать необходимые приоритеты для формирования отчетов.

Рассмотрим следующую задачу. Бухгалтеру нужно сформировать список работающих физических лиц с номерами телефонов и адресами электронных почт. Эти данные так же хранятся в карточке сотрудника, чтобы вывести общий список заходим в Кадры-Кадровые отчеты-Контактная информация сотрудников.

Принцип работы с отчетом аналогичен предыдущему случаю, устанавливаем даты формирования отчета, выбираем организацию, идем в настройке, задаем необходимые параметры. Проверяем сформировавшийся отчет. В список попадут те сотрудники, у которых требуемые данные заполнены в личной карточке.

Так же может возникнуть потребность в отчете по занимаемым должностям и условиям труда для анализа данных руководителю. Под эти нужды есть отдельный отчет, находится он так же в списке кадровых отчетов, называется Штатные сотрудники. Схема формирования однотипная, через настройки задали нужные отборы:

Сформировали, распечатали либо сохранили на ПК, так же если настроена учетная запись для отправки писем из программы, то можно полученный отчет сразу отправить адресату.

Сейчас разберем более нестандартные запросы, к примеру, поступил запрос сверху предоставить список сотрудников, уволенных за 2018-2019г. Для выполнения задачи есть несколько вариантов: для начала можно сформировать одноименный отчет из списка кадровых отчетов-Уволенные сотрудники

В открывшейся форме отчета переходим в настройки и устанавливаем отборы по дате увольнения: больше либо равно 01.01.2018 и меньше либо равно 31.12.2019, нажимаем закрыть сформировать

Таким образов в отчет попадут все уволенные за период с 2018 по 2019г.

 Эти же данные можно вывести через отчет Кадровые изменения.

В шапке отчета задаем требуемый период 01.01.2018 по 31.12.2019г, переходим в настройки и устанавливаем Вид события-увольнение.

Полученный результат будет соответствовать предыдущему отчету, вопрос выбора отчета в данном случае остается на усмотрение пользователя.

В заключении рассмотрим еще один быстрый и простой способ формирования отчета по кадровым данных сотрудников. Заходим в раздел Кадры-Сотрудники, в этой форме переходим по кнопке Еще-изменить форму

отмечаем пункты, которые необходимы нам в отчете, далее нажимаем Применить

Затем снова кнопка Еще-вывести список-ОК.

Полученный результат сохраняем либо распечатываем.

Так же напоминаем, что периодически необходимо актуализировать персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные. В программе реализована дополнительная проверка по ведению учета, при заполненных паспортных данных и дате рождения, при достижении сотрудником возраста смены паспорта в списке сотрудников будет выходить дополнительное предупреждение, для его анализа нужно открыть карточку сотрудника и будет доступно пояснение.

В данном ситуации необходимо связаться с сотрудником и запросить новые паспортные данные и ввести их карточку сотрудника по ссылке Личные данные

Далее по синей ссылке История изменения документа, удостоверяющего личность. Откроется окно для ввода данных по новому документу, затем ОК, Записать и закрыть.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Список сотрудников предприятия

№ пп	Ф.И.О.	Личные данные	Служебные данные	Образование
дата рождения	Адрес	Таб.№	Должность
Отдел 1
1.	Миронов М.Б.	6.11.75	ул. Гагарина,122-12	022	секретарь	ср.
2.	Петров И.С.	2.02.60	пр. Славы,10-100	070	нач. отдела	высш.
3.	Иванов И.И.	10.10.70	ул. Мира, 2-12	101	инженер	высш.
4.	Сидоров Р.Р.	3.08.78	ул. Орлова, 4-22	170	завхоз	ср.
Отдел 2
1.	Алексеев В.Д.	7.08.76	пр. Славы, 12-100	005	техник	высш.
2.	Андреев О.Г.	4.08.79	пр. Гая, 34-100	105	бухгалтер	высш.
3.	Михеев О.Ю.	3.10.65	ул. Тюленева, 12-110	180	вед. инженер	высш.

1В спискеТекущие сочетаниябудут
показаны все текущие сочетания клавиш.

2Если компьютер оснащен программируемой
клавиатурой, то нельзя назначать
сочетание клавиш CTRL+ALT+F8, поскольку оно
зарезервировано для перехода в режим
программирования клавиатуры.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Такой список позволит систематизировать данные о сотрудниках: их ФИО, подразделение где он закреплен, и его должность.

Таблицу «Список сотрудников предприятия» можно распечатать и использовать для письменного ее ведения. Формат готовой распечатки вертикальный лист А4.

Исследование структуры штата и оценка трудового потенциала предприятия — важнейшая задача его руководства и ответственных специалистов. В рамках ее решения могут применяться методы, предполагающие исчисление такого показателя, как списочный состав работников. В чем заключается его специфика? Каким образом он может применяться на практике?

Что представляют собой списочные составы работников?

Списочный состав сотрудников предприятия должен включать в себя всех работников, которые заняты на постоянную, сезонную или же временную работу — с момента их зачисления в штат организации. При этом в списочном составе сотрудников каждый день учитываются как присутствующие на работе специалисты, так и отсутствующие.

Установленные законодательством правила учета сотрудников предполагают отражение в списке:

– сотрудников, которые явились на работу фактически, а также тех, которые не осуществляли своих трудовых функций по причине возникшего простоя;

– работников, которые находятся в командировках при сохранении заработной платы в компании;

– сотрудников, которые не явились на работу по причине болезни;

– работников, не явившихся на рабочее место по причине выполнения государственных обязанностей;

– сотрудников, принятых в штат на неполный день или неделю или же на полставки;

– работников сельскохозяйственных организаций;

– специалистов, принятых в штат с испытательным сроком;

– сотрудников, выполняющих работу на дому;

– граждан, которые проходят учебу в ведомственных учреждениях;

– граждан, которые временно привлекаются на выполнение сельскохозяйственных работ при сохранении зарплаты по основной должности.

При этом в списочный состав в случае с учетом работников, работающих в рамках неполного дня, не включаются сотрудники, которые по законодательству осуществляют трудовую деятельность в рамках сокращенного графика — например, в связи с несовершеннолетним возрастом, осуществлением работы во вредных условиях. Также по сокращенному графику могут работать женщины, которым предоставляются дополнительные перерывы в осуществлении трудовой деятельности для кормления ребенка.

Полный перечень категорий работников, которые должны включаться в списочный состав предприятия, приведен в Инструкции по статистике численности работников, утвержденной Госкомстатом СССР в 1987 году (Инструкция от 17.09.1987 № 17-10-0370). Примечательно, что данный источник права действует до сих пор, и его юрисдикция действует на федеральном уровне.

Списочные составы: основные категории специалистов

В целом списочный состав работников предприятия представлен 3 основными категориями специалистов:

– работающими на постоянной основе или больше года по трудовому договору;

– оформленные временно — на срок, не превышающий 2 месяца, а в случае с замещением временно отсутствующего специалиста — не превышающий 4 месяца;

– работающими по сезонному контракту, который заключен на срок, не превышающий 6 месяцев.

Но многое зависит от содержания договоров, устанавливающих правоотношения между конкретным работником и работодателем. Можно отметить, что списочный состав работников по состоянию на выходной или же праздничный день должна приниматься равной соответствующему показателю, фиксируемому в предыдущий рабочий день. Аналогично — если выходных или праздничных дней 2 и больше. Списочная численность по состоянию на каждый из них должна быть равной соответствующему показателю за рабочий день, предшествовавший первому выходному или праздничному.

Таким образом, законодательством РФ предусмотрена довольно сложная классификация сотрудников, попадающих в списочные составы предприятий. Полезно будет также рассмотреть то, какие категории специалистов не включаются в список работников в соответствии с нормами, принятыми Госкомстатом СССР.

Какие сотрудники не включаются в список?

В данном случае речь идет о работниках, которые:

– не включены в штат предприятия и осуществляют свои трудовые функции в соответствии с соглашением на разовые работы;

– оформлены на предприятие в рамках совместительства из других организаций;

– привлечены в фирму по договору с государственной организацией;

– временно оформленные на работу в другую фирму при том, что за ними не сохраняется зарплата на основной должности;

– направленные на учебу с отрывом от трудовой деятельности и получающие стипендию за счет работодателя;

– учащиеся школ в период профориентации;

– работники, проходящие обучение для последующей работы на новых предприятиях;

– молодые специалисты, которые находятся в оплачиваемом фирмой отпуске после окончания учебного заведения;

– направили в отдел кадров заявление об увольнении, а также прекратили трудовую деятельность до момента истечения срока вынесения предупреждения либо в случае его отсутствия.

При этом, если сотрудник в одной фирме осуществляет трудовую деятельность на две, полторы или же менее одной ставки или же нанятый одной фирмой как внутренний совместитель, то он учитывается как один человек в рамках списочной численности специалистов.

Списочный состав работников по состоянию на определенную дату должен включать всех сотрудников, которые приняты в штат с данной даты, и в то же время в него не должны включаться уволенные специалисты.

Наряду со списочным составом, в законодательстве РФ есть нормы, в соответствии с которыми может определяться средняя численность работников. Изучим ее специфику подробнее.

Для чего нужны показатели средней численности работников?

Рассматриваемые показатели могут использоваться по причине довольно частых изменений в структуре штата предприятия. Среднесписочная численность (калькулятор — основной инструмент ее определения) вычисляется по следующей формуле: сумма списочного состава штата фирмы за все дни в рамках отчетного периода — например, месяца, делится на количество дней соответствующего периода. Также может браться, к примеру, суммарный показатель за год по месяцам и делится на 12. Конкретный способ применения формулы зависит от тех задач, которые стоят перед службой кадров предприятия.

На практике средняя численность работников фирмы может определяться, к примеру, в целях формирования отчетности. В этом случае соответствующий показатель приводится наряду со списочным составом, который фиксируется по состоянию на определенную дату: таким образом, численность специалистов приводится в среднем выражении в рамках отчетного периода — месяца, квартала, полугодия, года.

Использование списочного состава при оценке трудовых ресурсов

Практическое применение таких показателей, как списочная или средняя численность может также осуществляться в рамках оценки трудовых ресурсов предприятия. Изучим данный аспект подробнее.

Существует большое количество характеристик трудовых ресурсов, анализируемых кадровыми службами предприятий и иными заинтересованными структурами, имеющими отношение к бизнесу. Рабочая сила — это один из ключевых ресурсов любой организации, уровень квалификации и прочие значимые характеристики которой определяют конкурентоспособность бизнес-модели компании, поэтому ее оценке менеджеры фирмы могут уделять самое пристальное внимание.

Основные характеристики рабочей силы

В числе наиболее значимых характеристик рабочей силы:

– прирост;

– явочный состав;

– фактически работающие специалисты.

Под абсолютным приростом правомерно понимать разницу между показателем численности специалистов по состоянию на начало и конец того или иного отчетного периода. В свою очередь, вычислив отношение между соответствующим показателем на конец и начало отчетного периода можно определить темпы прироста рабочей силы. Подобные показатели имеют значение если осуществляется количественная оценка трудового потенциала фирмы.

Кроме того, кадровые службы предприятий могут решать задачи, связанные с планированием структуры штата исходя из отнесения специалистов к тем или иным категориям сотрудников. В числе самых значимых показателей, применяемых в данном случае — явочный списочный состав работников. Он отражает количество сотрудников, которые являются на свое место работы в течение суток. Данный показатель может определяться с учетом различных корректировок — например, тех, что учитывают предполагаемые неявки сотрудников на работу.

Еще один важный параметр, характеризующий обеспеченность трудовыми ресурсами фирмы — количество фактически работающих специалистов. Оно имеет принципиальное отличие, в частности, от явочного количества — поскольку рассматриваемый параметр не включает такой показатель, как величина целодневных простоев, то есть, тех, в течение которых специалисты не приступали к осуществлению трудовой деятельности в течение всего рабочего дня по графику.

Оценка трудовых ресурсов: нюансы

Рассмотрим более подробно то, каким образом могут применяться указанные показатели в целях осуществления оценки предприятием персонала. Рабочая сила — это, как мы отметили выше, важнейший ресурс организации, и потому управление им должно быть рациональным и отражать специфику выстраивания бизнес-модели предприятия.

Главная цель руководства и компетентных сотрудников компании в данном случае — обеспечить максимальную производительность труда в целях увеличения объемов, поставляемых на рынок товаров или услуг, а также обеспечения высокой эффективности организации производства. Для этого менеджмент может осуществлять оценку структуры штата предприятия в целях выявления: обеспеченности фирмы и ее структурных подразделений необходимыми трудовыми ресурсами, показателей текучести кадров, показателей, характеризующих производительность труда на предприятии, эффективности использования сотрудниками фирмы рабочего времени, рациональности использования предприятием фонда оплаты труда.

Источниками данных, посредством которых могут быть получены ключевые показатели для решения указанных задач — такие как, например, количество работников организации, их списочные или средние показатели численности, чаще всего являются отчетные документы — например, форма № П-4, а также внутрикорпоративные источники данных — например, табели учета, составляемые специалистами отдела кадров.

Данные о кадровых ресурсах: порядок оценки

Рассмотрим теперь то, в каком порядке может осуществляться оценка кадровых ресурсов предприятия.

Используя рассматриваемые показатели, компетентные специалисты кадровой службы компании, прежде всего, анализируют их на предмет соответствия плановым показателям. В случае если наблюдаются изменения, оцениваются не только его количественные характеристики, но также и качественные. В процессе анализа показателей по тем или иным категориям специалистов выявляются различные отклонения от цифр, которые были зафиксированы по итогам предыдущих отчетных периодов, и на основе сравнения данных осуществляется их интерпретация. Основным ее пользователем является руководство организации, которое может задействовать полученные данные для принятия решений:

– об увеличении численности штата компании;

– об изменении структуры штата фирмы в целях улучшения производительности труда на предприятии;

– о внесении изменений в структуру управления организацией в целях повышения эффективности коммуникаций между сотрудниками фирмы при решении тех или иных задач.

Стоит отметить, что список работников фирмы, средняя их численность и иные характеристики, используемые при оценке трудового потенциала компании, во многих случаях дополняются иными показателями, позволяющими сделать анализ структуры штата компании еще более информативным. Например, в расчет может браться квалификационный состав штата предприятия, его структура с точки зрения профессиональных навыков и компетенций работников. Во многих случаях кадровики и руководство фирмы при принятии решений об оптимизации структуры штата могут акцентировать внимание как раз таки на повышении квалификации специалистов, чем на применении тех или иных организационных мер, направленных на улучшение модели управления кадрами предприятия.

Но во многих случаях большее значение имеет фактическая обеспеченность компанией специалистами того или иного профиля. Вполне может выясниться, что предприятие испытывает недостатков кадров, обладающих необходимым уровнем квалификации.

Использование оценки трудовых ресурсов при расширении бизнеса

Анализ структуры штата компании может быть использован также при решении задач, характеризующих расширение бизнеса. Детальное изучение трудового потенциала основного предприятия, показателей производительности труда работников, которые осуществляют свою деятельность в данной фирме, позволит повысить эффективность развертывания новых мощностей предприятия — например, при открытии еще одной фабричной линии в другом городе. Наличие готовых аналитических данных, полученных специалистами кадровых служб и менеджерами основной компании, позволит составить типовое штатное расписание, сформировать оптимальные графики работ, осуществить распределение должностей специалистов по тем или иным структурным подразделениям предприятия.

Резюме

Таким образом, исчисление списочного состава, а также численность работников фирмы исходя из средних значений, дополненных иными значимыми показателями, характеризующими трудовой потенциал фирмы — например, явочным составом, позволяет менеджменту фирмы решать важнейшие задачи, связанные с повышением эффективности труда на предприятии, оптимизацией производительности труда, развертыванием новых мощностей предприятия.

Важно подходить к анализу соответствующих показателей комплексно, учитывать при этом квалификационные характеристики отдельных групп специалистов, специфику рыночных трендов и, что также очень важно — актуальные положения законодательства РФ. Успешное решение подобных задач позволит предприятию быть более конкурентоспособным на рынке, готовым к реализации как стратегий роста, так и планов, направленных на поддержание стабильного развития фирмы.