Как составить список важных дел

Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.

Не пишите лишнего

На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время. Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.

Контролируйте выполнение

Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен. Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи. Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.

Разбивайте задачи на подзадачи

«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго. Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений. Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.

Интегрируйте дела в календарь

Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели. Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы. Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.

Назначайте дедлайн

Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки. И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально. Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.

Разбивайте задачи на группы

Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.

Составьте список ненужных дел

Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.

Боритесь с прокрастинацией

Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление. Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.

Попробуйте «технику помидора»

Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу. Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут. Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.

Награждайте себя за достижения

Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше. Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск. Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.

Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире.

Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.

Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».

Как вести список

Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:

Принцип № 1. Список всегда должен быть под рукой или на виду. Некоторые люди почему-то делают так: сперва записывают дела, а потом пытаются выполнять их «по памяти». Однако список именно для того и нужен, чтобы в него периодически заглядывать.

Во-первых, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). Во-вторых, он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а в-третьих, список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).

Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.

Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками и т. д.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы убрать завершенные дела из своего поля внимания и больше на них не отвлекаться. Кроме того, удаление выполненных задач создает «ощущение прогресса» и очень неплохо мотивирует.

И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий и т. д. Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.

Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен по-своему. А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.

Как составить список дел на день

Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.

В этом разделе мы рассмотрим несколько «рецептов», которые помогают составить эффективный, понятный и (что самое главное) выполнимый список дел на день.

1. Найдите свое идеальное время для планирования

Любители тайм-менеджмента иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.

• Список дел на завтра (составляется вечером) — это возможность логично совместить подведение итогов прошедшего дня и планирование дня нового. Утром можно будет сразу же приступить к работе, не отвлекаясь на обдумывание задач.
• Список дел на сегодня (составляется утром) — это возможность планировать на «свежую голову» и уточнять по ходу дела некоторые детали. Кроме того, ритуал утреннего планирования хорошо помогает настроиться на работу.

Некоторые специалисты по тайм-менеджменту (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.

Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.

2. Начинайте с главного

Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.

Если что-то вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.

Обратите внимание: все дела не могут быть «самыми важными», иначе в этом приеме пропадает всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.

3. Устанавливайте лимиты времени

Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.

Если для вас это приемлемо, то нет проблем. Но если вы хотите уделить внимание и другим сферам жизни, установите для таких задач временные ограничения (этот процесс называется «бюджетированием»):

Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).

4. Обращайте внимание на формулировки задач

Неудачная формулировка может вызывать желание отложить задачу «на потом» или привести к тому, что мы будем лишь имитировать ее выполнение.

Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:

• Начинается с глагола в повелительном наклонении (не просто «белый хлеб», а «купить белый хлеб»).
• Подразумевает конкретный и проверяемый результат (не «писать книгу», а «написать 1000 слов»).
• Подразумевает понятный первый шаг (не «начать генеральную уборку», а «купить моющие для генеральной уборки»).

Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.

Читайте также: Как формулировать задачи, чтобы они выполнялись?

5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи

Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.

Эти два вида задач лучше записывать отдельно:

Жесткие дела выполняют в предназначенное для них время. Гибкие задачи рекомендуется выполнять в порядке их важности «в окнах» между жесткими задачами.

Читайте также: Алгоритм жестко-гибкого планирования

6. Отделяйте обязательное от необязательного

Если список получился настолько большим, что вызывает панику, попробуйте его «обезвредить». Для этого разделите дела в вашем списке на три группы:

• Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
• Задачи, которые желательно сделать сегодня.
• Задачи, которые можно без проблем отложить.

Например:

Этот прием помогает не паниковать из-за обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего по-настоящему важного.

7. Группируйте схожие задачи

Для выполнения некоторых задач требуются одинаковые условия и эмоциональный настрой. Объединив такие задачи в серию, мы будем тратить меньше времени на «переключения».

Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.

Читайте также: Группировка задач в тайм-менеджменте

8. Дробите большие задачи

Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):

Во-первых, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. Во-вторых, маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.

Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.

Читайте также: Декомпозиция целей и задач

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

1. Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Читайте также: Метод Шваба

3. Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

4. Метод 1-3-5

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

• 1 важную задачу.
• 3 задачи средней степени важности.
• 5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

6. Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

Читайте также: Матрица Эйзенхауэра

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

И напоследок

Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании программ-органайзеров для компьютеров или смартфонов.

У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:

• Их легко исправлять и редактировать.
• Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
• Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
• Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.

Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.

Поделиться:

Если вы испытываете негативные эмоции, ваша мотивация может пойти на спад. Страх, тревога, печаль влияют на нашу продуктивность и творческие способности. Они заставляют нас мыслить ограниченно и ослабляют нашу память, способность к планированию и принятию решений. Кроме того, стресс не помогает лучше работать. Благодаря исследованиям Тереза Эмебайл и Стивен Крамер также доказали, что страдания не помогают добиться лучшего результата.

Эмебайл и Крамер проанализировали дневники, в которых около 12 000 сотрудников записывали о своём прогрессе и регрессе в работе. Эти работники также описали, какие эмоции они испытывали в ходе эксперимента. Учёные соотнесли уровни их счастья или фрустрации с данными о прогрессе и регрессе. Результаты заставили их задуматься.

Оказалось, негативное влияние регресса на то, что происходит в вашем внутреннем мире, действует на мотивацию в три раза сильнее, чем позитивная сила прогресса. Вероятно, из собственного жизненного опыта вы знаете, что плохие события запоминаются гораздо легче и удерживаются в голове дольше, чем радостные.

Почему так происходит? Это естественный механизм, сформировавшийся у человека в ходе эволюции. Мы по-прежнему сканируем окружающую действительность на наличие угрозы, что было необходимо для защиты. В связи с этим наш мозг хорошо работает в ситуациях кратковременного стресса.

Что же касается долговременного стресса, то он негативно сказывается на мозге, снижает умственные способности и ухудшает когнитивные функции. Это влияет на скорость обработки информации, память, внимание, способность усваивать языки и выполнять математические операции. В то же время начинает сильнее работать негативное эмоциональное подкрепление, мы становимся подвержены страху.

Доктор Эми Эрнстен, профессор нейробиологии в Йельском университете, назвала это «перенастройкой мозга с медленной осмысленной регуляции на неустойчивые эмоциональные реакции». Другими словами, из разумных существ мы превращаемся в беспокойных кошек, гоняющихся за огоньком лазерной указки. Вы не можете сосредоточиться на задании, которое необходимо выполнить. Вы легко отвлекаетесь на малейшие раздражители, а беспокойство мешает сосредоточиться.

Стресс, который мы испытываем из-за концентрации на неудачах и постоянного давления извне, убивает в нас продуктивность, творческое начало и возможность принимать здравые решения. И только осознание того, что происходит с нашими эмоциями, что воздействует на нашу мотивацию, может помочь выйти из этого порочного круга.

Если ваш день прошёл удачно, вы ощутите всплеск мотивации. Но как насчёт не самых удачных дней? Как не попасть в порочный круг, в который нас загоняют негативные эмоции? Неудачи и препятствия демотивируют и лишают энергии даже самых уверенных в себе людей. Особенно если они не получают никакой позитивной обратной связи.

Если вы ложитесь спать с негативными мыслями, вероятно, проснётесь вы с ними же. Так вы загоните себя в тупик. Чтобы этого избежать, выделите время и сосредоточьтесь на позитивном. В итоге вы станете более мотивированным, готовым работать продуктивно и справляться со всеми сложностями.

Выделите время на то, чтобы проанализировать свои неудачи

Негативные эмоции действуют на нас разрушительно, но это не значит, что мы должны всеми силами избегать плохих мыслей и не задаваться вопросом, что пошло не так. Размышляйте о своих ошибках и неудачах, не забывая при этом о своём прогрессе.

Ошибки — это следствия неправильных решений, которые вы бы изменили, будь у вас второй шанс. Кроме того, бывают ситуации, когда верные решения и конструктивные действия приводят к разочаровывающим результатам. В таких случаях, если бы вам дали второй шанс, вы бы, скорее всего, поступили также. Но наш мозг всё равно оценивает подобные неудачи как ошибки.

Если вы потерпели неудачу, дайте себе передышку, чтобы справиться со стрессом, а затем сосредоточьтесь на позитивном.

Создайте позитивное подкрепление

Вы можете извлечь пользу из своих неудач, изменив своё отношение к ним. Так вы создадите эффективное позитивное подкрепление.

Отдайте должное негативным событиям, которые происходят с вами. Отдайте должное своим ошибкам, потому что они помогают вам учиться и двигаться вперёд. Проанализировав их причину, в будущем вы сможете добиться лучших результатов.

Будьте благодарны за то, что происходит в вашей жизни. Вы можете каждый день записывать слова благодарности. Это помогает чувствовать себя счастливее, расти как личность и справляться с жизненными невзгодами.

Исследование, проведённое психологом Мартином Селигманом, показало: те, кто ежедневно в течение недели записывал по три хороших момента, которые произошли с ними за день, чувствовали себя более счастливыми и испытывали меньше негативных эмоций даже через месяц после окончания эксперимента. А через полгода самыми счастливыми оказались те, кто продолжил использовать этот метод.

Создавая позитивное подкрепление, вы также развиваете в себе терпение и стрессоустойчивость. Используя списки сделанного, вы всегда можете заглянуть в прошлое и убедиться, что у вас были и дни похуже, которые вы, впрочем, успешно пережили. А воспоминания об удачных днях дадут вам вдохновение и силы.

Если вы переносите неудачи из сегодняшнего дня в следующий, вы затягиваете себя в трясину непродуктивности. Поэтому в конце дня убедитесь в том, что не считаете его потраченным зря. Выделите время на то, чтобы поблагодарить себя за выученные уроки, которые помогут достичь большего.

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно.  Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

• Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
• Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
• Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
• Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
• Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
• Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.

Полезные инструменты планирования

Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

Remember The Milk

Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

Wunderlist

Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

Any Do

Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

Отзывы и комментарии

Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.

О том, как создавать работающие списки дел, которые содержат важное, но свободны от лишнего, помогают достигать целей и даже усиливают мотивацию, в саммари от Smart Reading.

Приблизительное время чтения — 27 минут.

Аудиосаммари книги «Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают».

Время прослушивания — 39 минут.

Список дел: простое средство с секретом

Составление списка дел — один из самых простых способов управления задачами. Тем не менее для многих людей он не работает. Одна из причин — мало кто проходил формальный тренинг по составлению эффективных списков дел, поэтому часто люди используют неэффективные методы.

Что может вам дать качественный подход к составлению списка дел? Это возможность контролировать, чем вы занимаетесь в течение дня, над чем вам нужно поработать, а что можно отложить. Вы сможете выполнять все нужное в срок, расставляя приоритеты на основе важности и срочности дел.

Вы будете уверены, что делаете правильное дело в нужный момент времени. Вы избежите траты ценного времени на «тушение пожаров». Оценивая ситуацию на основании своей текущей загруженности, вы сможете принять решение, на что потратить время.

Также список дел поможет вам справиться с эмоциями, чтобы вы принимали правильные решения, делающие вас максимально эффективными. Быть эффективным — значит делать больше нужных дел за меньшее количество времени.

Составление списков дел помогает существенно снизить стресс, избегая неприятного, убивающего креативность давления, которое возникает, когда вы не укладываетесь в сроки.

У вас также улучшится сфокусированность: вы сможете работать над важными задачами и отказываться от мелких и ненужных. Вы забудете, что такое чувство вины из-за срыва дедлайна, будете работать более продуманно и целенаправленно.

Парадокс продуктивности. Как список дел препятствует успеху

Деймон Захариадис приводит статистику от iDoneThis — разработчика приложения по продуктивности:

Первый вывод из этих цифр — многие списки дел неэффективны, потому что построены на неэффективных системах управления задачами.

Второй вывод: раз многие задачи выполняются быстро, некоторые буквально за минуту, значит, люди предпочитают в первую очередь браться за простые задачи. Нам свойственно не принимать в расчет приоритетность задач и наслаждаться фальшивым ощущением, что мы хорошо потрудились.

Третий вывод: многие списки дел слишком длинные, перегруженные, что создает стресс. Вы вынуждены откладывать их на потом или не делать вовсе. Кроме того, многие люди составляют списки, не имея четкого понимания своего существующего расписания и занятости.

Перед нами Парадокс Продуктивности. Создавая списки дел, чтобы управлять своим временем и справляться с делами, вы непреднамеренно убиваете собственные усилия, потому что используете непродуманные системы управления задачами.

Почему ваши списки не работают

В идеале в конце каждого дня все дела из вашего списка должны быть вычеркнуты, то есть сделаны. Есть восемь наиболее распространенных причин, почему этого не происходит.

1. Вы создаете список, не задумываясь о цели. Основная цель списка — помочь вам организовать свои дела и проекты. Списком, который вы видите у себя перед глазами, гораздо легче управлять, чем тем, что хранится у вас в голове. Правильно составленный список сфокусирует ваше внимание на самых важных задачах и не позволит потратить все время на наименее критичные.

2. Вы не указываете сроки выполнения. Список дел без сроков — это список желаний, и не более. Сроки помогают определять приоритеты задач и проектов по важности и необходимым временным затратам.

Без срока нет импульса к действию, без импульса ничего не происходит. Установка сроков помогает справиться с прокрастинацией, оценить эффективность вашей системы управления делами и выбирать те задачи, которые помогают достигать ваших целей.

3. Ваши списки слишком длинные. Слишком длинные списки отвлекают большим выбором дел. Они нереалистичны и заставляют вас испытывать стресс оттого, что вы не выполнили запланированного.

Если ситуация повторяется снова и снова, ваш мозг привыкает к неудачам и прокрастинации. Оцените, сколько задач вы реально можете сделать за то время, которое у вас есть.

4. Ваши списки слишком разнородны. Если важные и несущественные, сложные и простые дела стоят рядом, вы будете постоянно отвлекаться, производительность будет очень низкой, а стресс вырастет.

5. Вы с трудом расставляете приоритеты. Посмотрите, как наш мозг принимает решения.

Обширные списки заставляют постоянно решать, какое дело важное, а какое — нет. Вы выбираете то дело, которое принесет быстрый результат, чем более важное, но требующее значительных усилий. Постепенно вы теряете желание принимать хоть какие-то решения, а тем более — действовать.

6. Вы не указываете подробности о каждой задаче. Одна из основных причин, почему списки не работают, — отсутствие краткого описания задач.

Без информации о приоритетности, требуемом времени и значимости каждой задачи для достижения цели трудно понять, возможно ли ее выполнить в предложенных обстоятельствах, какие нужны ресурсы, когда стоит за нее браться. Так список дел превращается в барьер, а не в инструмент эффективности.

7. Ваши задачи слишком масштабные. Если задачи слишком крупные по объему, у них нет четкого начала и конца, вы не можете оценить прогресс и качество выполнения — в итоге это приводит к прокрастинации. Крупные задачи стоит разбивать на более мелкие. Разбив проект на подзадачи, легко видеть прогресс.

8. Ваши задачи не привязаны к конкретной цели. У всех ваших действий есть какая-то цель.

Именно наши цели заставляют нас действовать. Мы гораздо меньше прокрастинируем, если знаем, какой конкретный положительный результат получим от выполнения этой задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем больше вероятность, что мы начнем действовать.

Оцените свои навыки

Недостаточно просто знать, что вы не успеваете выполнить все запланированное, нужно понимать, почему это происходит.

Для этого есть короткий опросник. Оцените каждый из перечисленных ниже пунктов по шкале от 1 до 5: 1 — вам нужна помощь с этим пунктом, 5 — у вас все получается.

Суммируйте оценки. Если у вас получилось от 32 до 40 баллов, считайте себя экспертом по составлению списков дел. Если у вас от 19 до 31, вы неплохо справляетесь, но все-таки некоторые области вашей стратегии управления задачами можно улучшить. Если у вас 18 и менее баллов, вам нужно изменить свой подход к составлению списков задач.

Как отрицательные эмоции снижают вашу производительность

Очень важно понимать, как эмоции влияют на производительность. Если мы несчастны, испытываем стресс или страх, производительность падает. Мы не хотим вовлекаться в работу независимо от того, какую роль она играет в достижении наших целей. Мы становимся менее креативными, и нам трудно принимать решения. Мы теряем фокус и очень легко отвлекаемся. В результате мы делаем очень мало.

Подумайте об этом с точки зрения правильно составленных списков дел. Даже если ваши списки недлинные, связаны с конкретными целями, включают сроки и всю необходимую информацию для приоритизации задач, ваши результаты могут быть недостаточно хорошими.

Негативные эмоции могут просто не дать вам сконцентрироваться и закончить дела. Постарайтесь разобраться, что вызывает эти негативные эмоции, и примите меры, чтобы изменить что-то в своей жизни и уменьшить стресс.

10 самых популярных систем составления списков задач

№1. Длинные списки «все включено»

В этой стратегии нет ничего элегантного. Вы просто записываете каждое дело, которое приходит вам в голову, в единый список.

Вы уже видите недостатки, которые есть в этом подходе. Во-первых, ваш список будет слишком длинным, во-вторых, в нем будет слишком много возможностей для выбора, и, в-третьих, он будет слишком разнородным. Хочется отметить, что такие списки все-таки имеют право на жизнь.

Просто это первый шаг составления списка. После того как вы запишете все дела, которые приходят вам в голову, нужно будет организовать их с учетом важности, приоритета, содержания и других характеристик.

№2. Список «Задача + дата начала + срок выполнения»

Привлекательность такого варианта списка дел в его простоте. Кроме того, в нем есть один из самых важных элементов — сроки. Такой список позволяет сфокусироваться на небольшом количестве задач.

Вы можете уделять внимание задачам, которые уже начаты или должны быть начаты в этот день, и отложить те, дата начала которых еще не наступила. Кроме того, вы сможете избежать ситуации, когда начинаете работать над задачей в последнюю минуту.

Указанная вами дата начала подскажет, что уже нужно начинать работать над ней, чтобы уложиться в срок. У этого способа тоже есть недостатки, но он гораздо лучше, чем первый вариант списка «все включено».

№3. Парные списки: основной список и список дел на день

Этот подход подразумевает, что у вас есть два отдельных списка: ваш основной список и список дел на день.

Основной список — это, по сути, хранилище всех ваших задач независимо от их приоритета, сроков, времени на выполнение и проектов, с которыми они связаны. Второй список — список дел на день, который вы держите под рукой и периодически просматриваете, чтобы отслеживать прогресс.

Как работают эти списки вместе? Каждый день вы просматриваете свой основной список дел и выбираете задачи, которые нужно сделать в ближайшее время.

Вы переносите их в свой список дел на день, учитывая, что в вашем расписании есть достаточно времени на их выполнение. Такой подход может быть эффективным, если у каждого задания определены срок выполнения, содержание, приоритетность и время, необходимое на выполнение.

№4. Стратегия 3 + 2

Эту систему можно описать очень простой формулой: три большие задачи и две небольшие. Каждый день вы выбираете пять задач, над которыми будете работать.

Основное преимущество этой стратегии в том, что она ограничивает количество дел, которые вы делаете за день: их пять, не больше и не меньше.

Одним из преимуществ этого подхода будет минимизация переключения с задачи на задачу. Так как ваш список дел будет включать всего несколько задач, на которых нужно сфокусироваться, вы вряд ли будете все время переключаться с одного на другое.

Конечно, недостатки у этого подхода тоже есть. Он жесткий, без возможности гибкости и подстройки. Кроме того, в нем нет указаний, как выбирать эти пять задач на день.

Автор рекомендует использовать стратегию 3 + 2 так: составьте основной список всех дел, которые вам нужно сделать, с указанием подробностей каждой задачи, сроков и целей. И каждый вечер выбирайте из него три большие задачи и две небольшие на следующий день.

№5. Правило 1–3–5

Правило 1–3–5 — это разновидность стратегии 3 + 2. Вы выбираете одну большую задачу, три задачи среднего размера и пять небольших задач, чтобы выполнить все это в течение дня. Таким образом, количество задач увеличивается до девяти.

Этот подход гибче, чем техника 3 + 2: во-первых, можно сделать девять дел, а не пять, во-вторых, появляется третья категория задач, в-третьих, число задач все же ограниченно. Недостатки тоже есть: этот подход не учитывает содержание задач и не подсказывает, по какому принципу выбирать текущие задачи из общего списка дел.

№6. Система, основанная на проектах

В этой системе вы разбиваете задачи на категории на основании проектов, с которыми они связаны. В итоге получается несколько списков, по одному на каждый проект.

Плюс в том, что привязка к основной цели заложена изначально и вы ясно видите прогресс по всем проектам. Вы можете легко выбирать задание, над которым начнете работать, в зависимости от того, какой проект для вас сейчас наиболее актуален.

Недостатки этой системы: она не определяет структуру вашего дня и содержит мало подробностей о каждом задании (неизвестно нужное время и приоритеты).

№7. 3-MIT-подход

MIT — это аббревиатура от most important task, что в переводе означает «самая важная задача». Она была популяризирована Лео Бабаутой из ZenHabits.net. Изначально эта стратегия означала, что вы выбираете одно наиболее важное задание и фокусируетесь на его выполнении в течение дня, не обращая внимания ни на что другое.

Только после завершения этой задачи вы начинаете заниматься чем-то другим. Подход 3-MIT — распространенный вариант. Как подразумевает название, нужно выбрать три приоритетные задачи, сфокусироваться на них в течение дня и выполнить, что бы ни случилось.

Такая идея практична. Но если вы недостаточно мотивированы, подвержены прокрастинации, часто не справляетесь со своей нагрузкой, этот подход вам вряд ли подойдет.

№8. Метод Канбан

Метод Канбан — рай для визуалов. Это прекрасная стратегия, если вам нравится видеть свои проекты и задачи на разных стадиях выполнения.

У этого подхода есть несколько существенных преимуществ. Во-первых, это очень наглядная презентация ваших проектов и задач. Он позволяет выбрать наиболее важные задачи и легко расставлять приоритеты в зависимости от срочности.

Метод Канбан позволяет вам отслеживать прогресс выполнения задач, и каждая задача может быть легко связана с проектом, к которому она относится, если вы используете стикеры разных цветов.

Один из недостатков системы Канбан — о каком-нибудь небольшом деле можно запросто забыть, если оно затеряется в общей массе.

№9. Матричная система

Эта система была представлена Стивеном Кови в его книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Eе также называют матрицей Эйзенхауэра. Матрица состоит из четырех квадрантов:

Все задачи распределяются по квадрантам в соответствии с этими характеристиками.

Задачи из первого квадранта должны быть сделаны немедленно.

Задачи из второго квадранта не такие срочные, но их выполнение должно быть запланировано на определенное время в ближайшем будущем.

Задачи из третьего квадранта можно делегировать кому-нибудь, а задачи из четвертого вообще можно не делать.

Эта система дает вам простой способ понять, какие задачи требуют вашего внимания, а какие можно проигнорировать. Она заставляет фокусироваться на задачах, которые напрямую связаны с вашими целями.

Вы будете постоянно спрашивать себя: «Важна ли эта задача для меня?» Неважные задачи можно не делать без какого-либо чувства вины. Недостатки у матрицы тоже есть: она не требует расшифровки задач (то есть вы не знаете, сколько времени вам нужно на выполнение задач) и, кроме того, может возникнуть проблема, если у вас накопится слишком много дел в одном из квадрантов (особенно сложно решить, на чем фокусироваться, если много задач во втором квадранте).

№10. Как привести дела в порядок (GTD)

Система Дэвида Алена «Как привести дела в порядок» — одна из самых известных систем управления задачами. Если вкратце, в нашей голове крутится очень много задач, которые мы должны сделать.

Большинство из них никак не категоризированы с точки зрения содержания, приоритета и ожидаемого эффекта. У нас нет никакого плана действий, поэтому остается чувство незаконченности. Мы хотим выполнить эти задачи, но не предпринимаем для этого никаких действий, что приводит к стрессу.

Система «Как привести дела в порядок» заставляет нас взять все эти мысли из головы и перенести их на бумагу. Имея такой список, мы структурируем задачи в соответствии с их содержанием: создаем несколько списков и распределяем по ним задачи. Раз в неделю списки обновляем.

Это очень примерное описание системы «Как привести дела в порядок», про нее написана целая книга. У этого подхода есть и плюсы, и минусы: например, он не дает возможности оценить всю совокупность задач в целом, не дает представления о приоритетах и не связывает задачи с целью, а ведь именно эта связь обеспечивает фокус.

Как создать идеальный список задач

Многие люди недооценивают влияние списков задач на нашу продуктивность. Но списки действительно играют решающую роль. Они помогают снижать стресс, фокусироваться и избегать препятствий на пути выполнения задач.

Шаг 1. Отделите текущие задачи от будущих

Создайте два списка задач: «Текущие задачи», на которые будете тратить свое время и внимание каждый день, и «Будущие задачи» для отслеживания всех задач, требующих вашего внимания (его вы просмотрите только в конце дня, чтобы создать список дел на следующий день). Этот простой шаг — отделить текущие задачи от будущих — критичен. Работая со списком «Текущие задачи», вы увидите, как он вас мотивирует и вдохновляет. Есть что-то бодрящее в том, чтобы вычеркивать каждую сделанную задачу из вашего списка. В конце дня вы будете радоваться своему успеху.

Шаг 2. Определите, к какому результату приведет вас выполнение каждой задачи

Единственная причина начать что-либо делать — это приблизиться к какой-то конкретной цели. Мы начинаем действовать, чтобы получить конкретный результат. Подумайте об этом с точки зрения ваших списков задач. Как часто вы не справляетесь с какой-то задачей или даже не начинаете работать над ней, потому что она малозначима для вас? Самый простой способ справиться с делами в вашем списке — это определить причину для каждой задачи. Надо понимать, зачем эта задача возникла в вашем списке. Определите, почему вам нужно ее выполнить, и запишите эту причину рядом с задачей. Нужно действительно записать эту причину — это придает ей материальность. Тогда действие будет означать, что вы движетесь к цели, которой хотите достичь.

Шаг 3. Разбейте проекты на отдельные задачи

Чтобы воплотить проект, разбейте его на компоненты. Проект воплощается в жизнь благодаря работе над отдельными задачами. Вы наверняка знаете об этом интуитивно. Но используете ли вы этот принцип для ваших ежедневных списков задач? Разбивка проектов на небольшие задачи делает их более достижимыми. Это также позволяет вам фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью.

Шаг 4. Определите срок для каждой задачи

Указывайте сроки для ваших заданий. Сроки могут быть гибкими. Вы можете изменять их, если изменяются приоритет и важность задачи. Сроки не обязательно должны быть точными. Например, если срок выполнения задачи еще не близок, вы можете определить его, например, как «середина августа» вместо «15 августа». Сроки должны быть:

Шаг 5. Сократите список текущих задач до семи

Автор настоятельно рекомендует сократить ваш ежедневный список до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на выполнение. С этим количеством вы реально можете справиться. О более мелких задачах поговорим далее.

Шаг 6. Разделите задачи по проектам, типам или месту выполнения

Разделите задачи по нескольким параметрам: проект, тип работы и место. Составьте отдельный список для каждого.

Пишите разными цветами или используйте онлайн-инструменты, например Todoist.

Шаг 7. Вычеркните ненужное

Регулярно вычеркивайте из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Какие типы задач могут быть кандидатами на удаление:

Очищая таким образом основной список дел, вы сделаете его действительно рабочим, потому что у каждой задачи будет конкретная цель.

Шаг 8. Оцените, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи

Чтобы понять, сколько времени отнимет решение конкретной задачи, нужно оценить, какие ресурсы (инструменты, информацию, людей) нужно для этого привлечь. Не пытайтесь угадать, сколько времени вам потребуется.

Если вы работаете над новой для вас задачей и не знаете, сколько времени вам нужно, поговорите с тем, кто ее уже выполнял. И не забывайте: «работа занимает все время, отведенное на нее».

Шаг 9. Формулировка каждой задачи должна начинаться с активного глагола

Иногда для того, чтобы начать действовать, нам не хватает просто правильного слова. Такой силой обладают глаголы. Когда вы начинаете фразу с глагола, задача оживает.

Активные глаголы воодушевляют на выполнение задачи, потому что подразумевают конкретные действия и не оставляют места для раздумий.

Шаг 10. Определите, где вам нужна помощь

Записывайте, какая помощь вам нужна для выполнения конкретных задач. Указывайте, что именно (расчеты, отчет, телефонный звонок) и когда вы ожидаете получить. Это поможет вам четко формулировать просьбы и будет напоминать о том, чего вы ждете, если даты пропущены.

Восемь советов, чтобы списки задач работали

Ваш основной список задач, подробные списки задач и ежедневные списки — это взаимосвязанные компоненты одной большой системы. Эффективность зависит от целостности. Несвязанные списки только навредят вашему рабочему процессу.

Совет 1. Ведите список мелких дел

Задачи, на выполнение которых у вас уходит менее 15 минут, заносите в список мелких дел. Не стоит засорять ими основной список, в котором может быть только семь пунктов. В течение дня выделяйте 30–45 минут на выполнение мелких задач. По возможности группируйте их по темам. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, считайте это одним пунктом в вашем списке задач.

Совет 2. Не допускайте перегрузок

Одна из основных угроз любой системы управления — это перегрузка. Периодически оценивайте свою загруженность, чтобы оценить, можете ли вы взять на себя дополнительные задачи или откажетесь от того, что запланировали.

Совет 3. Группируйте задачи по содержанию

Краткие описания задач помогут понять, как выстроить их по очередности.

Совет 4. Еженедельно пересматривайте основной список дел

Если в вашем основном списке более 12 задач, еженедельно пересматривайте его. Так вы сможете оценить прогресс и откорректировать приоритеты, если они изменились.

Совет 5. Обновляйте список целей

Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к вашей цели, либо удаляет от нее. Ваши цели должны быть конкретными. И вы обязательно должны их записывать. Пересматривайте их раз в месяц, уделяя этому 30 минут. Соответственно, меняйте списки задач.

Совет 6. Не увлекайтесь методологией

Изменяйте детали вашей системы, если вы находите новые, более эффективные способы справляться с делами. Но не увлекайтесь перебором методик — ведь задача состоит в повышении продуктивности, а не в бесконечном переборе вариантов.

Совет 7. Создайте систему на ваш вкус

Не существует идеальной системы списков задач. Основные части эффективной системы — сроки, описание задач, разделение на текущие и будущие задачи — универсальны для всех. Другие компоненты не так важны, их можно менять или вообще не использовать. Главное, чтобы ваш подход соответствовал вашим обстоятельствам.

Совет 8. Будьте последовательны

Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если пропустить день или два, возникает эффект снежного кома. Создайте новую привычку работать со списками дел.

Последовательность и постоянство — залог эффективной работы системы списков дел. Проблема в том, что это непросто. От вас требуется принятие обязательств и настойчивость.

Если вас постигла неудача, важно, что вы будете делать дальше. Можно сдаться и перестать пытаться, а можно признать, что идеал — это иллюзия, простить себя и начать все заново. Такой подход гораздо продуктивнее.

Постарайтесь найти причину ваших сложностей и измените систему так, чтобы избегать этого в будущем. Ваши решения в период сложностей определят, сработает ваша система в долгосрочном плане или нет.

Как встроить списки задач в жизнь

Офлайн или онлайн?

На этот вопрос нет однозначно правильного ответа. Давайте разберем преимущества и недостатки обоих вариантов.

Плюсы списков офлайн:

Плюсы списков онлайн:

Как совместить календарь и списки задач

Лучше всего использовать списки дел и календарь вместе. Вы сразу видите, сколько свободного времени у вас есть, и можете заполнить его нужными делами.

Список «Сделано»

Когда он нужен. Одна из основных причин падения продуктивности — это отсутствие мотивации. Вам наверняка знакомо это ощущение, хотя бы раз его испытывали все. Эту проблему может решить список выполненных задач.

Видя, сколько всего уже сделано, вы воодушевляетесь делать еще больше. Эта стратегия отлично работает, если вам нужна мотивация, чтобы начать работать над задачей.

Если мотивация вам не нужна, такой список не только не нужен, а даже вреден: он только отвлекает от дел.

Как сделать список рабочим. Вносите в список все задачи, которые вы выполнили в течение дня. Ни размер, ни приоритетность не имеют значения.

В конце дня просмотрите свой список выполненных дел. Оцените, как много вы сделали. Похвалите себя за хорошую работу.

Планируя дела на следующий день, еще раз проглядите список «Сделано» и наполнитесь гордостью за свою эффективность. Это поддержит вас в течение дня.

Создав работающую систему списков дел и применяя ее ежедневно, вы можете быть уверены: самые важные дела в вашей жизни будут сделаны.

Об авторе

Деймон Захариадис — эксперт по эффективности, основатель агентства по контент-маркетингу, автор книг об эффективном планировании и развитии силы воли. Владелец и автор сайта ArtOfProductivity.com, посвященного оптимальному планированию в повседневной жизни.