Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире.
Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.
Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».
Как вести список
Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:
Принцип № 1. Список всегда должен быть под рукой или на виду. Некоторые люди почему-то делают так: сперва записывают дела, а потом пытаются выполнять их «по памяти». Однако список именно для того и нужен, чтобы в него периодически заглядывать.
Во-первых, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). Во-вторых, он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а в-третьих, список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).
Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.
Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками и т. д.
Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы убрать завершенные дела из своего поля внимания и больше на них не отвлекаться. Кроме того, удаление выполненных задач создает «ощущение прогресса» и очень неплохо мотивирует.
И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий и т. д. Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.
Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен по-своему. А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.
Как составить список дел на день
Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.
В этом разделе мы рассмотрим несколько «рецептов», которые помогают составить эффективный, понятный и (что самое главное) выполнимый список дел на день.
1. Найдите свое идеальное время для планирования
Любители тайм-менеджмента иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.
- Список дел на завтра (составляется вечером) — это возможность логично совместить подведение итогов прошедшего дня и планирование дня нового. Утром можно будет сразу же приступить к работе, не отвлекаясь на обдумывание задач.
- Список дел на сегодня (составляется утром) — это возможность планировать на «свежую голову» и уточнять по ходу дела некоторые детали. Кроме того, ритуал утреннего планирования хорошо помогает настроиться на работу.
Некоторые специалисты по тайм-менеджменту (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.
Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.
2. Начинайте с главного
Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.
Если что-то вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.
Обратите внимание: все дела не могут быть «самыми важными», иначе в этом приеме пропадает всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.
3. Устанавливайте лимиты времени
Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.
Если для вас это приемлемо, то нет проблем. Но если вы хотите уделить внимание и другим сферам жизни, установите для таких задач временные ограничения (этот процесс называется «бюджетированием»):
Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).
4. Обращайте внимание на формулировки задач
Неудачная формулировка может вызывать желание отложить задачу «на потом» или привести к тому, что мы будем лишь имитировать ее выполнение.
Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:
- Начинается с глагола в повелительном наклонении (не просто «белый хлеб», а «купить белый хлеб»).
- Подразумевает конкретный и проверяемый результат (не «писать книгу», а «написать 1000 слов»).
- Подразумевает понятный первый шаг (не «начать генеральную уборку», а «купить моющие для генеральной уборки»).
Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.
Читайте также: Как формулировать задачи, чтобы они выполнялись?
5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи
Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.
Эти два вида задач лучше записывать отдельно:
Жесткие дела выполняют в предназначенное для них время. Гибкие задачи рекомендуется выполнять в порядке их важности «в окнах» между жесткими задачами.
Читайте также: Алгоритм жестко-гибкого планирования
6. Отделяйте обязательное от необязательного
Если список получился настолько большим, что вызывает панику, попробуйте его «обезвредить». Для этого разделите дела в вашем списке на три группы:
- Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
- Задачи, которые желательно сделать сегодня.
- Задачи, которые можно без проблем отложить.
Например:
Этот прием помогает не паниковать из-за обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего по-настоящему важного.
7. Группируйте схожие задачи
Для выполнения некоторых задач требуются одинаковые условия и эмоциональный настрой. Объединив такие задачи в серию, мы будем тратить меньше времени на «переключения».
Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.
Читайте также: Группировка задач в тайм-менеджменте
8. Дробите большие задачи
Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):
Во-первых, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. Во-вторых, маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.
Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.
Читайте также: Декомпозиция целей и задач
Каким может быть список?
У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.
1. Обычный список
Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:
Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.
2. Метод Шваба
Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:
Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.
Читайте также: Метод Шваба
3. Метод трех результатов
Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.
Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.
Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.
4. Метод 1-3-5
Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Вот как это выглядит:
В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.
Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.
5. Техника Pomodoro
Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:
- Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
- Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
- Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
- Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
- После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).
Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.
Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.
6. Матрица Эйзенхауэра
Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:
Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.
Читайте также: Матрица Эйзенхауэра
7. Метод Альпы
Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:
Этап 1. Составить список дел.
Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.
Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).
Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.
Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.
Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.
И напоследок
Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании программ-органайзеров для компьютеров или смартфонов.
У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:
- Их легко исправлять и редактировать.
- Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
- Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
- Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.
Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.
Поделиться:
Список дел на день — это самый простой и самый популярный метод тайм-менеджмента. И это неудивительно: чтобы составить список дел, достаточно найти любой клочок бумаги и записать на нем предстоящие дела.
Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.
Содержание
- Фиксация задач
- Расстановка приоритетов
- Группировка задач
- Бюджетирование времени
- Ненужные задачи
- Пожертвовать задачами
- Декомпозиция задач
- Оперативный список
- Обязательные и необязательные задачи
- Разделение сфер
- Планирование кайросов
- Жесткие задачи
- Планирование блоками
- Работа по таймеру
- Блоки отдыха
И еще один секрет
1. Фиксация задач
Главный принцип работы со списком дел звучит так:
Все задачи должны быть записаны
Да, есть немало людей, которые предпочитают составлять списки дел «в уме». Но у этого подхода две проблемы:
- Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
- О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.
Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.
Важно понимать, что список дел — это не просто «напоминалка». Записывая задачи, мы словно берем на себя обязательство их выполнить. Именно с таких обязательств и начинается самодисциплина человека.
Подробнее: Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
У списка дел из предыдущего примера есть серьезный недостаток: в нем не расставлены приоритеты. Почему это плохо?
В списке присутствуют две важных задачи: «подготовить презентацию» и «записаться к стоматологу». Но поскольку они стоят ближе к концу списка, мы можем до них так и не добраться. Устали, пропало настроение, приехали гости, отключили свет… Мало ли что может произойти в течение дня?
Чтобы повысить шансы на выполнение этих задач, их нужно поставить в самое начало списка. Именно с них мы и должны начать свой день.
Теперь, даже если план на день все-таки сорвется, мы с высокой долей вероятности успеем сделать самое главное.
Подробнее: Зачем расставлять приоритеты
3. Группировка задач
У нашего списка дел есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:
- Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
- Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
- Потом опять пойдем в магазин.
- Потом опять — в зал и т. д.
Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.
«Переключения» исчезли. Например, сейчас мы всего один раз идем в магазин и сразу покупаем все необходимое. Это простой прием помогает существенно экономить время и силы.
Подробнее: Как группировать задачи
4. Бюджетирование времени
В нашем списке дел на день есть две задачи, которые можно выполнять бесконечно долго: «гулять» и «читать книгу».
У остальных задач есть какое-то естественное завершение. Например, задачу «пропылесосить ковры» мы закончим, когда ковры станут чистыми. То же самое и с покупками. Купили хлеб? Задача выполнена.
А вот «гулять» и «читать книгу» можно до бесконечности. Если не контролировать продолжительность таких задач, то до других дел руки могут так и не дойти.
Здесь пригодится прием, который называется «бюджетирование». Нужно заранее решить, сколько времени мы готовы потратить на свои «бесконечные» задачи. Это время можно указать прямо в их формулировках:
Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.
5. Ненужные задачи
Добавлять задачи в список очень легко. Именно поэтому мы часто планируем те дела, которые не особо и нужны. Например:
- «Написать комментарий к статье на Дзене». Как это улучшит нашу жизнь?
- «Выбрать издательство для будущей книги». Зачем думать об издательстве, если мы еще не начали ничего писать?
Выявить такие «балластные» задачи очень легко. Когда список дел уже составлен, нужно еще раз внимательно посмотреть на каждую задачу и спросить себя: а зачем я это делаю? Если внятного ответа на этот вопрос нет, задачу лучше вычеркнуть и не тратить на нее время.
Иногда бывает так: задача вроде бы бесполезная, но ее почему-то очень хочется оставить. В этом случае нужно просто записать ее на отдельный листочек или переместить в папку «Когда-нибудь / может быть», если мы пользуемся электронным планировщиком. Через несколько дней, когда «страсти утихнут», мы сможем еще раз внимательно изучить эту задачу и принять по ней окончательное решение.
6. Пожертвовать задачами
Страшная правда о тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:
Мы не можем выполнить все дела
Да, мы способны хотеть очень многого, но наши время и силы всегда ограничены. Попытка «объять необъятное» закончится тем, что мы либо не выполним свой план, либо заработаем переутомление.
Посмотрим на две последние задачи в нашем списке дел («навести порядок в гараже» и «перебрать пряности»). Есть подозрение, что на выполнение этих задач нам просто «не хватит маны». Поэтому берем и со спокойной совестью вычеркиваем эти дела из своего списка.
Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.
7. Декомпозиция задач
В начале нашего списка дел стоит крупная и сложная задача — «подготовить презентацию». Такие дела в тайм-менеджменте называются «слонами». «Слоны» пугают нас своими размерами, поэтому их обычно хочется отложить на потом. Кроме того, зачастую не очень понятно, как к таким задачам вообще подступиться.
Сделать «слона» менее страшным и более понятным помогает прием «декомпозиция». Его идея заключается в том, чтобы разбивать сложные задачи на отдельные простые шаги («нарезать слонов на бифштексы»). Например:
Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.
8. Оперативный список
Список дел на день иногда получается настолько длинным, что с ним становится сложно работать. Во-первых, нам приходится постоянно «сканировать» весь список взглядом в поисках подходящих задач. Во-вторых, на глаза все время попадаются те дела, которые мы пока не собираемся выполнять.
Здесь может пригодиться прием, который называется «оперативный список». Берем еще один лист бумаги и выписываем на него те задачи, которые мы хотим выполнить прямо сейчас.
Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.
9. Обязательные и необязательные задачи
Иногда, глядя на список задач, мы испытываем хтонический ужас:
— Как много всего нужно сделать!
В такие моменты хочется все бросить и сбежать от своего списка куда-нибудь подальше (например, в социальные сети). Но справиться с этим страхом можно очень легко. Для этого берем «страшный список» и разбиваем задачи на три группы:
- Обязательно сделать сегодня.
- Желательно сделать сегодня.
- Можно без проблем отложить.
В результате у нас получатся три коротких перечня:
Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.
10. Разделение сфер
Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:
- Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
- Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.
В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:
Да, вместо одного плана на день у нас получилось два. Зато эти планы будут понятными и не вызовут никаких затруднений.
Подробнее: Принцип разделения сфер
11. Планирование кайросов
В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:
- Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
- Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
- Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.
Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.
Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения
Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.
12. Жесткие задачи
Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:
- Посетить врача в 12:00.
- Встретиться с клиентом 15:30.
- Сходить в кино в 20:00 и т. д.
Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.
Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».
Задачи из первого списка мы выполняем в отведенное для них время. Со вторым списком работаем так же, как и обычно, выполняя дела в промежутках между «жесткими» задачами.
Подробнее: Техника жестко-гибкого планирования
13. Планирование блоками
Сегодня люди все чаще задумываются о поддержании так называемого «жизненного баланса». Им хочется уделять полноценное внимание всем сферам жизни: работе, семье, творчеству, здоровью и т. д. К сожалению, обычный список дел не предусматривают такую возможность.
Может помочь техника блочного планирования. Смысл ее в том, чтобы выстраивать свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков, посвященных разным видам деятельности. Например:
По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.
14. Работа по таймеру
Иногда мы воспринимаем свой список дел как один большой и непрерывный поток задач. Такое отношение легко приводит к «приступам прокрастинации». И это объяснимо: никому не хочется выполнять работу без конца и края.
Решение этой проблемы предложил в 80-х годах итальянец Франческо Чирилло. Его идея состояла в том, чтобы выполнять задачи с помощью таймера. Выглядит это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
- После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.
При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.
Этот метод (он называется «метод помидора») существенно снижает риск прокрастинации. Таймер разрушает монолитность списка дел и разрезает его на небольшие временные интервалы. Нам гораздо легче уговорить себя поработать всего 25 минут, чем выполнять «одну сплошную работу».
Подробнее: Техника Pomodoro
При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:
- Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
- Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.
На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:
Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.
И еще один секрет
Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.
Во-первых, такие программы можно установить не только на компьютер, но и на смартфон. Смартфоны мы всегда носим с собой, поэтому списки дел всегда будут под рукой.
Во-вторых, планировщики помогают упростить работу с любыми списками. Мы можем устанавливать напоминания для важных встреч, настраивать автоматическое повторение задач и сортировать дела так, как заблагорассудится.
Ну, а в-третьих, в современных планировщиках можно легко реализовать все приемы и техники, описанные в этой статье.
Быть в хорошем настроении с самого утра, всё успеть и сделать это продуктивно, получать только позитивные эмоции, не забывать про отдых и себя — наверное, так выглядит наш идеальный день. А обычный? Авралы, спешка, вагон невыполненных дел и сильная усталость к вечеру. Согласитесь, этот вариант намного ближе к реальности. В чем проблема? Почему мы не можем жить по идеальному плану? Что идет не так?
Ответ простой: неправильное составление плана на день или его отсутствие.
Почему важно составлять дневной план?
Представьте, обычное утро: вы открываете глаза, проверяете телефон, умываетесь, завтракаете, едете по привычному маршруту на работу. У вас всегда есть этот минимальный первоначальный план, который вносит в жизнь систему. Благодаря ему, вы не теряете время на неважное. А если составить такой план на весь день? Не обязательно расписывать всё по минутам, достаточно сделать список задач и встреч, планировать важное, отделять срочное от несрочного. Да, на первый взгляд, это может показаться сложным и кажется, что такое планирование держит в строгих рамках. Но, наоборот: чем четче вы видите свой день, тем проще относитесь к отмененным встречам, перенесенным делам и другим непредсказуемым факторам. После появления новых задач вы не теряетесь, а знаете куда их можно вклинить без потери времени и стресса. По сути, дневной план — наша уверенность и точка опоры.
Джедайские техники: помощь в правильном составлении плана на день
Если вы чувствуете, что ничего не успеваете, в конце вечера как выжатый лимон и каждый день у вас завал как в рабочем плане, так и в личном — значит что-то точно идет не так. Ваш день не будет идеальным без времени на себя и отдыха, без чувства удовлетворенности перед сном.
Как закрыть эту проблему? Существует множество методов, один из них использование “джедайских техник”. И это не о битве на светолучах с беспорядком, а реальные рабочие приемы из одноименной книги. До знакомства с этим способом, я не задумывалась как часто мы употребляем выражение “не хватает времени”. Сейчас поняла, что нам не хватает не времени, а ума. Если мы научимся ставить себе понятные и осуществимые цели, разве будет с этим сталкиваться?
Основная мысль такая:
- Мы берем задачи, которые «как бы горят», но по факту ничего не случится, если мы отложим их на потом или вообще не выполним
- Выполняем мелочь и рутину, а на важное не хватает энергии. Возможно стоит начать делегировать?
- Не выделяем хотя бы 1 час с утра на важную, фокусную задачу. Подчеркиваю: С УТРА, до всех дел, в первую очередь. Иначе рутина снова сдвигает её и задача так и будет стоять у вас в листе ожиданий.
- Обязательно выделяйте время, когда вас никто не должен беспокоить и наоборот, когда можно быть доступным для всех.
Как работать с “инбоксом”?
В течение рабочего дня наш мозг эффективно думает не более 3-х часов. А максимальное время концентрации на информации в лучшем случае составляет всего 40 минут. Но существует состояние “потока”, которое может растягивать это время, увеличивать его. В чем смысл? В энергии.
Ведь можно делать всё, укладываясь во время и график, но при этом чувствовать себя обессиленным и уставшим. А можно “экономить мышления”, и тем самым сохранить на максимуме оба ресурса: как время, так и энергию. Вот это как раз есть одно из главных составляющих идеального дня — баланс.
Наверное, к одним из главных источников таких энерго-временных провалов нужно и можно назвать «инбокс». То есть всё, что ждет от нас решения: сообщения в мессенджере, неразобранные рабочие задачи, недочитанные книги, денежные операции, не записанные идеи и другие повседневные задачи. И самое обидное, что их нужно необходимо решать несколько быстрее чем обычно.
И все же, как можно их решить, когда так не хочется?
- Если на решение задачи нужно не больше 5-ти минут, выполняем ее прямо сейчас.
- Работать по “методу помидоро”. Например: 30 минут плодотворной работы, 10 минут отдыха и снова за работу.
- Во время работы отключить лишние уведомления.
- Держать всё вокруг в порядке: хаос очень отвлекает и мешает нам сосредоточиться на одном.
- Отделять «думать» от «делать». Думать только в момент принятия решения, потом делать и не думать в этот момент.
- Минуты на отдых или на “сходить попить чай” ставьте себе тоже как задачу, ограниченную по времени и требующую выполнения.
Список задач: первый шаг по составлению плана на день
Самое сложное в планировании: это начать. Поэтому первое действие должно быть максимально простым и понять — например, список. Расслабьтесь и запишите буквально все, что приходит по задачам вам в голову, вплоть до повседневных дел вроде мытья посуды или выброса мусора. У вас должен получится огромный список из всего подряд, который нужно будет структурировать. Точнее расставить приоритеты. Лично я советую придерживаться следующим правилам:
- Начинать с важных дат. Чтобы было проще я отдельно выделяю важные встречи, дни рождения, концерты и другие мероприятия за месяц или неделю. А потом переношу их в задачи на день по мере актуальности.
- Обозначаю фокус дня: выделяю от 1 до 3-х самых важных срочных задач и отмечаю их маркером или звездочкой.
- Остальные задачи также распределяю по приоритетности
- Не забываю о привычках: пить воду, сделать массаж лица, принять витамины.
Распорядок дня
Есть мнение, что после окончания университета распорядок дня навсегда исчезает из жизни человека. Отчасти это так, но по-хорошему он полезен не только школьнику или студенту. Конечно, вы не должны маниакально расписывать каждое свое действие по секундам, но в идеале всё равно иметь некоторые временные границы.
Например, вам нужно забрать справку с налоговой. Посмотрите режим работы нужного отделения и запланируйте себе приблизительные часы во сколько вам лучше там быть. Или другая ситуация: начальник попросил у вас отчет срочно, сегодня. Прокрутите в голове ваши действия и объективно поставьте себе дэдлайн, тогда вашему мозгу будет значительно легче выполнять задачу.
Внимание! Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.
Как составить план на день: пример
Давайте сразу перейдем к примеру. Повторюсь, что вы можете вести план дня как схематично, так и очень подробно. Я покажу свой вариант, который легко подстраивать под себя и в случае чего менять планы без вреда на время и нервы:
С 8.00. до 10.00. Начинается мое утро. Из обязательного: проверка сообщений на телефоне и быстрые ответы на сообщения (не более 5-10 минут), время на себя (15 минут в ванной комнате), завтрак (не более 20 минут), немного активностей (не менее 15 минут), подбор наряда + легкий макияж (не более 20 минут), срочные дела (не более 20 минут). То есть по сути это все утренние ритуалы, которые необходимо сделать для хорошего начала дня.
С 10 до 10.30. Время, затраченное на транспорт. Обязательно вносите его в свой план для полного видения своего дня.
С 10.30 до 13.00. Мозговой штурм: решаю самые важные рабочие моменты, креативлю и полностью погружаюсь в работу. Если вы составляете план на день, то лучше писать подробнее, вписывая каждую задачу. Например: позвонить в типографию, написать два поста, снять видео про новый планер и т.д.
С 13.00. до 13.40. Время обеда.
С 13.40. до 14.00. Небольшая прогулка или общение с коллегами.
С 14.00. до 18.00. Погружение в работу: тут лучше снова прописать каждую задачу и встречу. Не бойтесь несколько зацикливаться на мелочах, это будет полезно.
С 18.00. до 19.30. Тренировка/курсы английского/другая полезная активность.
С 19.30. до 21.30. Время с семьей/друзьями/прогулка. Каким бы вы интровертом не были, всегда оставляйте место для развлекательной части дня. Хотя бы час.
С 21.30 до 22.00. Подготовка к завтрашнему дню: записать задачи на следующий день, подвести итогов в ежедневнике, подумать в чем завтра пойти на встречу и что с собой взять.
С 22.00. до 00.00. Отдых и подготовка ко сну. Сюда входят ночные бьюти-процедуры, душ, чтение книг или просмотр серии любимого сериала. Всё, что поможет отдохнуть и настроиться на завтрашний день.
Разумеется, если вы мама в декрете или студент, который совмещает учебу с работой, придерживаться такому графику не получится. В этом случае, составляйте примерный график дня прямо накануне, учитывая хотя бы самое важное и приоритетное.
Важные советы по составлению идеального плана, чтобы все успеть
Кажется, мы знаем об идеальном плане уже всё. Не совсем. Есть несколько важных деталей, которые помогут сделать всё еще качественнее и продуктивнее:
- Составляйте план дня накануне вечером или утром. Это самое оптимальное время, когда идеи еще актуальны и при возможности коррективы будет внести проще.
- Не забывайте отмечать каждое выполненное дело галочкой или маркером, а также подвести итоги.
- Каждый вечер анализируйте прошедший день, что вызвало сложности, почему не получилось сделать одно дело и почему другое не вызвало таких проблем.
- Не забывайте разделять важные задачи от неважных, срочные от несрочных. Это можно делать специальными обозначениями прямо в ежедневнике.
- Распределяйте дела на неделю равномерно.
- Если одну из задач не получилось сделать, не переживайте. Перенесите ее на другой удобный для вас день.
Где правильно составлять план на день?
Вы можете вести планирование дня в любом месте, где вам удобно. Но если вы хотите, чтобы оно было действительно детальным и работающим, то лучше остановить свой выбор на ежедневнике.
Ежедневник тетрадь
Переплет: склейка
Рассчитан на: 3 месяца
Цена: 590₽
Посмотреть
Ежедневник на пружине
Переплет: пружина
Рассчитан на: 4 месяца
Цена: 990₽
Посмотреть
Книжный ежедневник
Переплет: книжный
Рассчитан на: 6 месяцев
Цена: 1990₽
Посмотреть
Является ли это утренней задачей? Нет, это не утренняя задача. Между тем, каждый успешный человек, который в настоящее время занимает хорошее положение, следует этому расписанию. В этом секрет всех богатых людей мира — они строго следуют своему расписанию. Потому что они знают, что это важно (ключ жизни), чтобы жить лучше. С его помощью ваша работоспособность повысится, и ни одно из ваших дел не будет пропущено. Только так вы сможете стать успешным человеком.
«Не подготовившись, вы готовитесь к провалу», — Бенджамин Франклин.
Что для этого нужно
1. Вставайте как можно раньше
Вставайте как можно раньше каждое утро, потому что есть много преимуществ вставания по утрам, и в этом нет никакого вреда.
Первая польза от утреннего подъёма заключается в том, что он сохраняет ваше тело здоровым, подтянутым, сильным, а ваш разум остаётся спокойным.
Просыпаясь рано утром, повышается способность выполнять любую работу, и вам интересно заниматься чем-либо ещё.
«Просыпайтесь рано и боритесь с днём до того, как он начнёт бороться с вами. Будьте в нападении, а не в обороне», — Эван Кармайкл
2. Составьте список дел
Первое, что нужно сделать, встав утром, — составить список и записать в него то, что вы должны сделать в течение дня.
Записывайте работу в список в порядке приоритетности. Это облегчит работу.
«Цель без плана — это просто желание», — Антуан де Сент-Экзюпери.
3. 30-минутная тренировка
Тренировку следует делать 30-40 минут ежедневно после пробуждения утром. Это полезно как для физического, так и для умственного развития.
Можно заниматься в тренажёрном зале или йогой. Но я думаю, что лучше заниматься йогой, потому что без особых затрат вы можете заниматься ею дома.
Занимаясь йогой, вы делаете организм сильнее физически, развивается интеллект, а занятия в тренажёрном зале дают только физическое развитие. Когда вы закончите тренировку, тогда вы будете готовы к решению задач.
«Действие — это основополагающий ключ к любому успеху», — Пабло Пикассо.
4. Разделите работу по времени
Самое главное — распределить работу в соответствии с её приоритетом. Какую работу важнее сделать сначала, а какую — потом?
- Важные, которые вы не можете передать другому, вы должны сделать это сами.
- Менее важные, которые вы можете делегировать кому-то.
«Вчерашний день ушёл. Завтра ещё не наступило. У нас есть только сегодня. Давайте начнём», — Мать Тереза.
5. Планируйте время по блокам
Когда вы назначаете время для выполнения какой-либо работы, разделите его на небольшие отрезки. Не переходите сразу же к другой работе после выполнения одной. Дайте себе немного времени, а затем приступайте. Если есть трудности в выполнении работы, разделите её на небольшие части, чтобы её можно было выполнить легко, делая её медленно. Благодаря этому не будет никаких проблем в выполнении.
«Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие», — Стивен Кови.
6. Система ABC
Наш тайм-менеджмент нарушается, когда мы смешиваем важную и срочную работу. Поэтому, какую бы работу и задачу мы ни написали, её нужно разделить на три категории. А затем, в соответствии с приоритетом, срочностью, критичностью, важностью и пользой, эти задачи должны быть выполнены.
Это самый простой, лёгкий в использовании метод, он часто встречается в ежедневниках и мобильных приложениях по тайм-менеджменту, и он самый лучший. Этот метод называется системой ABC.
Согласно системе ABC, мы должны сначала выполнить работу категории A, затем B, затем C.
«Ваша самая важная работа всегда впереди вас, и никогда позади», — Стивен Кови.
7. Следуйте своему потоку
Самое важное и простое, что нужно сделать, — это следовать своему потоку, потому что правильно следовать составленному расписанию — самая сложная задача. Все следуют этим правилам какое-то время, а потом бросают на середине, из-за чего им кажется, что всё бесполезно.
Никогда не сдавайтесь и подключайтесь к расписанию. В результате уже через несколько месяцев вы почувствуете, как в вас происходят изменения. Ваша мыслительная способность возрастёт, а производительность труда увеличится.
«Совершенство — это искусство, завоёванное тренировкой и привыканием», — Аристотель.
8. Сделайте перерыв
Всем известно, что если человек продолжает выполнять работу непрерывно в течение длительного времени, то мозг перестаёт работать, появляется раздражительность и разочарование. И тогда вы бросаете работу.
Вот почему следует делать перерывы между делами, чтобы завершить работу более качественно. И вздремните после обеда, это очень важно. Когда вы делаете перерыв, ум движется плавно. Благодаря этому вы сделаете любую работу быстро и правильно.
«Сделав перерыв, вы сможете выдержать дольше», — Хейли Вульф.
9. Проверьте время выполненной работы
Проверьте по составленному вами списку, какую работу вы выполнили, а какую нет. Отметьте выполненную вами работу. Отмечая, таким образом, мы знаем, какие задания мы выполнили. Это простой и хороший способ самостоятельно пересмотреть расписание.
«Это всегда кажется невозможным, пока не будет сделано»,— Нельсон Мандела.
10. Планирование непредвиденного времени
Никто не знает, что произойдёт, оставьте для этого час, например, важные офисные дела, ухудшение здоровья, срочные работы и т. д.
Если вы оставите один час на случайное время заранее, то в случае внезапного появления какой-либо работы никаких изменений в вашем расписании не будет. Планирование непредвиденного времени имеет важное значение для составления расписания.
«Ничто никогда не проходит, пока не научит нас тому, что нам нужно знать», — Пема Чодрон.
11. Проанализируйте свою деятельность
Откройте расписание, которое вы запланировали перед сном, и посмотрите, выполнили ли вы все дела или нет. Тогда вы сможете лечь спать с чувством выполненного долга и на следующий день снова будете полны сил.
Это поможет вам помнить, что если вы не выполнили какую-то работу сегодня, то обязательно сделаете её завтра.
Это конечная точка вашего расписания. Это последняя точка, потому что если вы не проанализируете свою работу, вы не запомните своё расписание.
«Расписание защищает от хаоса и капризов. Это сеть для ловли дней», — Энни Диллард.
Заключение
Если вы хотите стать разумным, успешным человеком, не похожим на других, то вам следует начать составлять расписание и строго следовать ему. Если вы хотите видеть себя в хорошем месте в будущем, то вы должны строго следовать этому расписанию. Потому что все успешные люди в мире составляют свой график и следуют ему.
Часто задаваемые вопросы
- «Как составить для себя расписание на день?»
Когда вы составляете список, вы просто должны помнить о том, какую работу вы должны сделать сегодня утром. В этом списке отметьте всё, что вы собираетесь делать с утра до вечера. И определите это в соответствии с его приоритетности и важности.
- «Как составить расписание для студентов?»
Студенту проще всего составить список, потому что самая важная задача для него — это учиться. Поэтому у них не возникнет проблем с составлением расписания.
- «Как спланировать свой день для максимальной продуктивности?»
Помните о тех вещах, которые вы записали в своём списке, и всегда выполняйте свою работу в соответствии со временем. Делайте небольшой перерыв в середине дня, чтобы ваш ум мог освежиться, хорошо сконцентрироваться на работе и работать в два раза быстрее.
- «Как придерживаться расписания?»
Всегда напоминайте себе о необходимости следовать расписанию и часто просматривайте свой график.
Также может быть интересно:
Ещё больше интересных материалов на нашем сайте:
Также подписывайтесь на «iDeaWay» в социальных сетях!
У каждого человека есть 12-16 часов в сутках для того, чтобы реализовать свой потенциал. Кто-то за это время успевает выполнить 10 важных задач, провести время с семьей и, ко всему прочему, где-то находит время на хобби. Кто-то за день успевает сходить на работу и посмотреть несколько серий любимого сериала.
Такая разница заключается в том, что одни люди умеют грамотно планировать свой день, а другие — нет.
В этой статье мы расскажем, как распланировать свой день грамотно: рассмотрим 14 эффективных методик тайм-менеджмента. Также поделимся примером плана на день, изучим полезные онлайн-курсы и книги по планированию времени.
Содержание
- Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
- Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
- Пример плана на день
- Курсы, которые помогут грамотно планировать день
- Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
- Что в итоге
Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
Тайм-менеджмент — один из главных навыков в современном мире. Очень важно уметь планировать свой день — выделять важные задачи, которые позволят достичь поставленных глобальных целей и улучшат качество жизни.
Давайте рассмотрим основные причины того, почему так важно планировать свой день:
- Планирование дисциплинирует. Когда главные задачи расписаны по часам, у вас будет меньше отговорок для того, чтобы «забить» на цель.
- Планирование позволяет высвободить свободное время для хобби, семьи и друзей.
- Планирование повышает личную эффективность и продуктивность.
- Планирование позволяет достигать самых амбициозных целей, которые улучшают качество жизни.
Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
Перейдем от теории к практике — рассмотрим 14 эффективных методик управления временем, которые помогут грамотно распланировать свой день, благодаря чему вы сможете все успевать.
1. Составьте свой план на день с вечера
Есть важные задачи на завтра? Составьте список дел вечером сегодняшнего дня.
Дело в том, что вечером у нас много идей и целей в голове. Иногда не можешь дождаться следующего утра, чтобы начать работать.
Но с утра все иначе: часть задач уже забылись, а составлять список целей — лень. Поэтому позаботьтесь о составлении плана на день с вечера — когда у вас есть мотивация, вдохновение и желание.
Плюс вы сэкономите время — вам не придется тратить первые часы дня на составление списка задач. Можно сразу приступать к рабочему процессу — без долгой подготовки и планирования.
2. Сортируйте дела по категориям
Сортируйте свои задачи по категориям. Например, вы ведете список дел в таблице. Сделайте разные столбцы под задачи: «Учеба», «Работа», «Спорт».
Так вы не запутаетесь в большом списке дел — все расставлено по полочкам. Сначала вы можете выполнить все задачи из категории «Работа» → потом можно перейти к категории «Учеба» или «Спорт».
3. Используйте методику «Канбан»
Канбан — это японская методика тайм-менеджмента. Суть этой техники: создайте таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».
Задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, добавьте в столбец «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению поставленной задачи, перенесите цель в столбец «В работе».
После выполнения цели перенесите ее в столбец «Сделано». Такой метод перетаскивания целей из одного столбца в другой позволяет следить за текущим прогрессом.
4. Техника «Помодоро»
«Помодоро» — это техника для эффективной работы. Когда вы приступаете к выполнению задачи из своего плана на день, поставьте таймер.
Суть этой методики: во время работы следите за таймером — через 25 минут отложите дела и отдохните 5 минут → потом снова приступайте к работе. Через 25 минут повторите процесс: отдохните → возвращайтесь к работе.
Таким образом выполнение одной задачи можно разделить на 5-6 «помидоров». Один «помидор» — это 25 минут работы и 5 минут отдыха.
5. Делите одну большую задачу на части
Часто мы ставим самые амбициозные задачи на день: сделать генеральную уборку, прочитать книгу, выучить английский язык. Такие цели пугают — поэтому мы всячески откладываем их на потом.
Разделите одну большую цель на мелкие задачи: прочитать 20 страниц, убраться в спальне, посмотреть 2 серии любимого сериала на английском языке.
Так вам будет проще «заставить» себя начать работу — в плане на день нет пугающих задач.
6. Организуйте свое рабочее место
Постарайтесь организовать свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от выполнения задач, которые вы поставили себе на день. Уберите все раздражители, которые способны отвлечь от эффективной работы: смартфон, игровую приставку, музыкальный плеер.
Оставьте на своем столе только те вещи, которые помогут реализовать все цели.
7. Ставьте цели по технологии SMART
Используйте технологию SMART для того, чтобы грамотно распланировать свой день. SMART — это техника постановки эффективных целей.
Следуя этой методике, цель должна быть: Specific (конкретной), Measurable (измеримой), Attainable (достижимой), Relevant (актуальной) и Time-bound (ограниченной во времени).
Как поставить SMART-цель:
- Сформируйте задачу. Она должна быть конкретной. Для этого ответьте себе на вопрос: «Что я желаю получить в итоге?».
- Проверьте, можно ли измерить эту цель. Например, цель «Написать 20 страниц книги» — измеримая, а «Написать книгу» — нет.
- Убедитесь, что цель достижима. Например, «Посмотреть 2 урока по английскому языку» — задача, которую можно выполнить за один день. А вот цель «Выучить английский» — это задача, на которую уйдут годы.
- Ответьте на вопрос: «Так ли важно сейчас выполнять поставленную задачу?». Может стоит отдать приоритет другим целям? Если задача полностью релевантна, то смело добавляйте ее в свой план на день.
- Установите четкий дедлайн для задачи. Для этого установите сроки, за которые нужно достигнуть результата.
8. Составьте список целей на неделю или месяц
Составьте список задач сразу на неделю или на месяц. Так вам не придется каждый день заниматься планированием, что поможет сэкономить время.
При этом вы можете корректировать свои задачи, ведь есть вероятность, что через неделю у вас сменятся приоритеты.
9. Сначала «съешьте лягушку»
Под «съешьте лягушку» подразумевается следующее: поставьте самую сложную задачу на день в начало списка. Постарайтесь выполнить самую трудную и неприятную цель в начале дня, когда вы полны энергией.
После того, как вы «съедите лягушку», у вас поднимется настроение и появится заряд мотивации на выполнение других, более простых задач.
10. Используйте методику «1-3-5»
Это простая методика подразумевает выполнение не более 9 задач за один день:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Первым делом выполните самую важную задачу, которую вы запланировали на день. Потом переходите к целям средней степени важности и второстепенным задачам.
11. Попробуйте метод Альпы
Метод Альпы — крайне эффективный способ составления плана на день. Его суть заключается в том, что оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие со временем, которое есть в вашем распоряжении.
Как составить план на день по методу Альпа:
- Составьте классический список дел.
- Укажите, сколько времени понадобится на каждую задачу.
- Посчитайте, сколько времени у вас есть. Например, вы проснулись в 8:00, а ложитесь спать в 23:00. В среднем у вас есть 11-12 часов, которые можно потратить на работу (без учета времени на еду, спорт и другие занятия, которые не связаны с работой).
- Подгоните список дел под свободное время. В списке будут задачи, которые не вписываются во временное окно — их можно перенести на следующий день.
12. Используйте электронные таск-менеджеры
Составляйте список дел на день в электронных таск-менеджерах. Например, вы можете скачать приложение на смартфон или программу для компьютера.
Включите уведомления в приложении — вы будете получать напоминания о том, что нужно выполнить ту или иную задачу, поставленную на день.
13. Ставьте дедлайны
Ставьте дедлайны для своих задач. Так вам будет проще «заставить» себя выполнить поставленную цель.
Например, цель может выглядеть так: «Прочитать 50 страниц книги до 15:00» или «Убраться в квартире до 13:00».
14. Держите план на день «перед глазами»
Постоянно держите список задач на день «перед глазами». Включите уведомления на смартфоне, если пользуетесь электронными таск-менеджерами; повесьте лист бумаги с целями на день на стену или прикрепите его к монитору.
Пример плана на день
Чтобы вам было проще составить план на день, давайте посмотрим на пример графика задач:
| Время: | Что делаю: |
| 7:00 | Подъем |
| 7:15 | Душ |
| 7:35 | Завтрак |
| 8:00 | Чтение книги в течение 15 минут |
| 8:15 | Сбор на работу/учебу |
| 9:00 | Начало рабочего дня |
| 10:00 | Составить отчет о рекламной кампании для клиент → сделать до 13:00 |
| 13:00 | Обеденный перерыв |
| 13:15 | Прогулка на свежем воздухе |
| 13:45 | Разработка маркетинговой стратегии для клиента → сделать до 16:00 |
| 16:00 | Небольшая разминка |
| 18:00 | Конец рабочего дня → сходить в бассейн |
| 19:30 | Ужин |
| 20:00 | Изучение английского языка → просмотр 3-х лекций на YouTube |
| 21:30 | Чтение перед сном |
| 22:30 | Медитация |
| 23:00 | Отбой |
Курсы, которые помогут грамотно планировать день
Теперь давайте рассмотрим полезные курсы, которые помогут вам грамотно управлять своим временем.
«Целеполагание» — Викиум
Курс на целеполагание: как правильно ставить и достигать цели.
После прохождения обучения вы сможете:
- Достигать поставленных целей.
- Не терять энергию впустую.
- Выполнять свои планы.
- Ставить новые планки в развитии.
- Исполнять мечты.
- Стать эффективнее в работе и жизни.
Стоимость: 1 990 руб.
«Лучшие техники тайм-менеджмента» — 4Brain
Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.
Почему стоит пройти онлайн-курс:
- Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников.
- С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией.
- Это десятки часов, которые потребуются, чтобы научиться этому самостоятельно, а в последствии это сотни часов благодаря вашим новым умениям.
Стоимость: 1 990 руб.
«Тайм-менеджмент» — Skillbox
Во время прохождения курса вы освоите тактическое и стратегическое планирование, научитесь сортировать задачи по приоритетам и экономить время. Сможете легко соблюдать баланс между делами и личной жизнью.
Научитесь:
- Оценивать необходимое для решения задачи время.
- Использовать тактический тайм-менеджмент.
- Разрабатывать собственный план/дашборд.
- Понимать психологию прокрастинации.
- Применять стратегическое планирование.
Полная стоимость: 18 602 руб. Можно оформить рассрочку на 12 месяцев и платить 1 550 руб/мес.
Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
В этом разделе собраны лучшие книги, которые помогут составить эффективный план на день, неделю, месяц и даже год.
«Гиперфокус» — Крис Бэйли
Описание книги: автор изучил множество статей, пообщался с известными исследователями внимания, провел собственные эксперименты и отобрал самые эффективные техники.
С их помощью вы сможете достичь состояния максимальной продуктивности – гиперфокуса, а также научитесь использовать режим расфокусировки, который подзаряжает энергией и помогает стать креативнее.
Благодаря этой книге вы будете лучше концентрироваться на важных задачах, реже чувствовать себя перегруженным и уделять близким не только больше времени, но и больше внимания.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
«12 недель в году» — Брайан Моран, Майкл Леннингтон
Описание книги: в начале каждого года мы полны задумок и планов, но, как показывает опыт, не всегда способны им следовать. Авторы предлагают свой способ исполнения задуманного: год, состоящий из 12 недель.
Такой подход поможет вам сохранить мотивацию и действовать решительнее. Подсказки и практические задания направлены на то, чтобы перестроить мышление и стать успешным.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен
Описание книги: с помощью книги клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.
В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done (GTD) поистине универсальна.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» — Брайан Трейси
Описание книги: книга — результат тридцатилетней работы автора, который подробно исследовал проблему планирования времени, изучив сотни публикаций о личной эффективности.
Брайан Трейси наглядно демонстрирует, как можно одновременно построить карьеру и при этом находить время на семью и даже личностное развитие.
Автор не утомляет читателей теорией, описывая лишь конкретные действия, которые приведут к желаемому результату: работать больше и лучше, но при этом быть счастливым.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
Что в итоге
Подведем итоги:
- Грамотное планирование своего дня поможет выделить только важные задачи, которые приближают вас к глобальным и амбициозным целям.
- Чтобы научиться грамотно планировать день, используйте полезные техники и методики, описанные в статье.
- Также вам помогут онлайн-курсы и книги по эффективному управлению временем.
