Как составить список задач в эксель - Сайт, где вы сможете решить свои вопросы

Вам нужно спланировать рабочий день, чтобы успеть закрыть важные дела? Используйте бесплатный шаблон в Excel из статьи. Он решит эту проблему. С его помощью вы сможете составить список задач, расставить приоритеты и выделить время на действительное важное и срочное. Скачать файл можно прямо из статьи. Ссылка находится после инструкции.

Задачи, которые решает шаблон

Составление списка дел на день.
Расстановка приоритетов и выделение важных и срочных задач, которые требуется закрыть в первую очередь.
Работа с нагрузкой. Если вы запланируете больше дел, чем реально можно успеть сделать – шаблон отметит задачи, которые реально закрыть сегодня.
Повышение личной эффективности.

Шаблон рассчитан на то, что запланированные дела займут максимум 6 часов времени. Оставшиеся 2 часа (из стандартного 8-ми часового рабочего дня) обычно уходят на звонки, перерывы, общение с коллегами и другие вещи. Поэтому все дела, которые выходят за лимит в 6 часов, Эксель будет выделять как не выполнимые.

В шаблоне есть строки для 20 дел. Обычно такого числа хватает для составления планов на день. При необходимости лимиты можно изменить. Пишите в комментариях, каких функций не хватает в планировщике – попробуем их сделать в следующих версиях.

Как пользоваться списком дел в Excel?

1. Скачайте файл с шаблоном по этой ссылке. Откройте его на компьютере. В шаблоне будет пример списка дел на день. Вы можете его очистить, чтобы заполнить таблицу своими данными.

Внимание! Не удаляйте информацию из ячеек, выделенных фоном. Там прописаны формулы.

2. Заполните поля таблицы:

Название поля	Что нужно в него вписать
A. Задача	Укажите в столбике список дел на день. Каждую задачу необходимо вводить в новой строке.
B. Важность	Здесь находится выпадающий список. У каждой задачи необходимо выбрать параметр с уровнем важности: «Важно» или «Не важно».
D. Срочность	Здесь нужно выбрать у каждой задачи уровень ее срочности – «Срочно» или «Не срочно».
G. Время, мин.	Укажите прогнозируемое время на закрытие задачи в минутах. Например, если планируете выполнить работу за 1,5 часа – укажите в поле цифру 90.

Пример заполнения данных. На скриншоте можно посмотреть, как выбирать значения из выпадающего списка:

3. Когда заполните список дел и укажите у каждого пункта его важность, срочность и время на выполнение – в поле F появятся цифры с указанием порядка (1,2, 3 и 4). Откройте фильтр в заголовке столбца F и выберите значение сортировки – «От минимального к максимальному». После этого дела в списке распределятся по их значению – от важных к менее важным.

Скриншот, как делать сортировку в списке дел в Экселе:

Результат работы. Вы видите, что срочные и важные дела стали первыми в списке:

4. В поле I можно посмотреть, какие дела реально успеть сделать за день, а какие – нет. На скриншоте выше видно, что на обновление портфолио на сайте не хватит времени.

По умолчанию шаблон определяет, какие задачи, в первую очередь из списка важных и срочных, можно успеть выполнить за 6 часов. Остальные помечает как невыполнимые. При необходимости алгоритм можно изменить путем редактирования формул в Excel.

Где скачать файл для составления планов на день?

Вы можете бесплатно скачать шаблон по этой ссылке. Он работает в программе Эксель. Его можно свободно распространять и делиться с другими людьми.

Если вам требуется дополнительный функционал, напишите комментарий под статьей. Постараемся его реализовать в следующих версиях.

Рекомендуем прочитать статьи:

Бесплатная программ для учета времени в Excel
Российский софт для офиса
116 сервисов для организации удаленной работы
CRM-системы для малого бизнеса

📢 Скачать исходник с примером вы можете в конце статьи 🔽

📌 Готовые решения Excel: Планировщик задач (часть 2)

Итак, давайте рассмотрим, что нового мы внести, и как с этим работать.

▶️ Обзор изменений

Мы несколько изменили внешний вид, чтобы добавить дополнительные функции.

Новый интерфейс планировщика задач

Теперь в главном меню вы можете не только выбрать нужный месяц.

⏩ Вот список новых возможностей:

🔘 автоматически обновить список задач (кнопка обновить список задач):

🔘 добавить задачу, указав дату планирования задачи и ее описание:

🔘 указав определенный день вам больше не потребуется искать задачу в общем списке

Для указанной задачи Вы можете:

изменить статус;
изменить описание самой задачи;
удалить задачу.

🔘 Если потребуется, удалить поставленную задачу, то это можно сделать и из самого списка. Для этого просто выделите нужную задачу и нажмите кнопку “Удалить поставленную задачу

🔘 Выпадающие списки.

⚠️ Для корректной работы мы добавили возможность выбора посредством выпадающих списков.

Предусмотрены следующие списки выбора:

выбор числа (дня), в который требуется добавить задачу

выбор числа (дня), из которого требуется удалить задачу

выбор определенной задачи (на указанный день)

🔔 Для выбора дня (даты) допускается ввод и с клавиатуры, но для этого вы просто вводите число: 1, 2, 3.. и т.д.

выбор статуса как в самой таблице, так и при изменении

🔘 Также мы добавили визуальное отображение плана выполнения задач и процентное отображение план-факта выполнения

На графике вы можете видеть как близко вы к цели 😉

🔘 Принимая во внимания, что ошибки допускают все, то для корректной работы мы внесли определенные индикаторы, символизирующие, что допущены ошибки заполнения:

так индикатор “Внимание! есть неуточненные данные” говорит о том, что в таблице данных есть пустые строки, т.е. строка добавлена, а задача не определена (такая ошибка может быть если вы добавили строки, а задачу не указали, или напротив очистили строку задач, но не удалили ее)

индикатор ошибки статуса говорит о том что в таблице имеется строка с установленным статусов для которой задача не определена

🔔 Чтобы избежать ошибок рекомендуем вносить записи через меню задач.

▶️ Пример работы

А на этом сегодня все. 👏 Удачных Вам планирований.

Мы надеемся, что Вы нашли этот урок полезным ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

📝 Продолжение следует…

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые уроки и полезные фишки Excel. Следите за нашими новостями и вы узнаете больше о VBA и Excel в частности.

🔔 Наша команда очень заинтересована в составлении качественного и полезного контента, а потому:

✔️ Понравился урок!? – Поблагодарите автора лайком 👍

✔️ Остались вопросы или есть свое решение!? – Оставляйте комментарий 💬

✔️ Требуется иное решение!? – ✏️ Пишите в комментариях 💬 свой вопрос и мы его обязательно рассмотрим в ближайшей теме обзора.

Нам важна Ваша обратная связь 💝 так мы можем анализировать на сколько данный материал был Вам полезен.

🌺🌺🌺 С наилучшими пожеланиями 🤝 команда excel_easy

➡️ СКАЧАТЬ ПРИМЕР ФАЙЛА

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые уроки и полезные фишки Excel

Источник

За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Источник

Простой список дел

В этом шаблоне простого списка дел используется таблица и условное форматирование. Добавьте строку для новой задачи, укажите приоритет, даты и примечания. При указании степени завершения 100% Excel автоматически отмечает задачу как завершенную. Этот шаблон списка дел можно распечатать в формате Excel. Его можно настроить и использовать для отслеживания ваших действий по выполнению списка дел. Этот шаблон поддерживает специальные возможности.

Excel

Скачать

Источник

In this guide, we’re going to show you how to create a To-Do list in Excel with the help of checkbox controls and conditional formatting.

Download Workbook

Preparation before creating a To-Do list

Start by creating a 3-column range for the to-do list. These columns can include:

To-Do items
Checkboxes for status
Helper column for storing the values of checkboxes

Checkbox controls can go under the status column. You can add multiple checkboxes by creating one inside a cell and dragging it down for the rest.

See how to insert a checkbox in Excel for more details on how to add checkbox controls.

Once the checkboxes are ready, link them to adjacent cells under the Helper column.

Once linked, check and uncheck the checkboxes to make sure they are linked correctly. You will see that cells in the Helper column show either TRUE or FALSE value based on the checkbox selection.

Helper column is actually optional. Now, let’s take a look on further customization options for our To-Do list.

Adding conditional formatting

Conditional formatting is great way to help distinguish completed and not-completed items.

Select all of to-do items in your list.
Open the New Formatting Rule window by following Home > Conditional Formatting > New Rule.
Select Use a formula to determine … item in New Formatting Rule
Enter a formula which is using the NOT function with the reference of the first cell of the Helper. Be sure to leave the row part relative: =NOT($D5) (Relative reference is important to let Excel copy the formula to other cells in the column).
This formula allows you to format unchecked items, because FALSE will become TRUE thanks to the NOT function. TRUE tells Excel to apply the determined format.
Click the Format button to open Format Cells
We selected a grey font color and strikethrough font type to express completed items.
Click OK buttons in all windows to apply the formatting.

Once the formatting is applied, you will see something like below.

If you are satisfied with the result, just hide the helper column and you’re done. Next, we are going to place a progress indicator.

Progress

Since we are already keeping the values of checkboxes in the helper column, we can count them and calculate the ratio of checked items. The COUNTA and COUNTIF functions can help here.

If we name Helper column as “Helper”, the formulas will be like below.

Count of all items: =COUNTA(Helper)

Count of completed items: =COUNTIF(Helper,TRUE)

Ratio of completed items: =Completed_Items/All_Items

While the COUNTA function counts cells that contain a text, the COUNTIF function counts the cells containing only TRUE. The ratio between two gives us the progress.

You can also add a visualization to display this information. Although Excel doesn’t have a visualization called “progress bar”, you can create one by modifying a bar chart.

Insert a bar chart by following Insert > Insert Column or Bar Chart > Clustered Bar (2-D Bar).
Right-click on your chart area and click Select Data.
Use Chart data range input to select the ratio.
Click OK to see the chart. With a couple of visual modifications, this bar chart will become a progress bar.
Double-click on the vertical axis to see the options. Open Axis Options and set Minimum to 0 and Maximum to 1.
Remove the vertical axis.
Remove the title.
Shrink the area by decreasing the height.
Add border to the Plot Area by right-clicking and setting Outline
Decrease the Gap Width.