ЧТО ТАКОЕ АРХИВНАЯ СПРАВКА
У работников организации как бывших, так и работающих, может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения о трудовой деятельности для реализации своих пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию может архивная справка.
Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы не отражены в трудовой книжке или же записи о них вызвали нарекания работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).
Организация выдает архивную справку в следующем порядке:
1) работник пишет заявление либо письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);
2) письмо-запрос регистрируют и передают ответственному лицу для подготовки архивной справки;
3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;
4) заявителю выдают соответствующую архивную справку.
Справки о трудовом стаже архивы выдают бесплатно, так как эта услуга относится к разряду социально значимых.
На подготовку архивной справки закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.
КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ
Организация составляет архивную справку на своем бланке по установленной форме и включает в нее информацию о предмете запроса (пример 2).
В конце текста справки необходимо указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.
Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитывать). Не нужно делать и поправок на инфляцию — всю информацию необходимо предоставлять в ценах соответствующего периода, о чем можно сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего работника нет, цифры следует взять из штатного расписания за интересующий период.
КАК ВЫДАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ
Порядок выдачи работникам связанных с работой документов (их копий), их форм (справок, выписок и т. д.) должен быть зафиксирован в приложениях к локальным нормативным актам или прописан в соответствующем положении (пример 3).
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР
У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.
Чаще всего работодатель оформляет запрос, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, в соответствии с которым ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в связи с получением профессионального заболевания или произошедшим несчастным случаем (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07.03.2018)).
Также работник сам может оформить запрос, например, если он утерял свою трудовую книжку и желает восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник также может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».
Для направления запроса[*] (пример 4) необходимо иметь письменное согласие работника на получение его персональных данных.
[*] Приказ Минтруда России от 29.02.2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации».
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.
Справка СТД-Р выдается работнику для подтверждения стажа и факта работы в компании, если он выбрал ведение электронной трудовой книжки вместо бумажной.
Как правильно оформить документ, в каких случаях и в какие сроки предоставлять сотруднику — разъясняем в этой статье.
Что такое справка СТД-Р и в каких случаях она выдается
Справка по форме СТД-Р выдается работодателем в подтверждение трудовой деятельности и стажа конкретного работника.
Предоставление данного документа актуально, если у физического лица отсутствует на предприятии бумажная трудовая книжка, т. е. ранее он выбрал электронный формат хранения сведений.
Напомним, что с 2020 года в обиход вошли электронные трудовые книжки (закон № 439-ФЗ от 16.12.2019). Работники получили право сделать выбор в пользу виртуального или бумажного документа. Согласно ст. 66.1 ТК, компания по желанию самого сотрудника может сформировать информацию о трудовой деятельности и стаже в электронном виде, а затем предоставить ее для обработки и хранения на специальные ресурсы ПФР. Это удобно и надежно для обеих сторон.
Однако в некоторых случаях работнику требуется подтвердить указанные сведения. Например:
- при поиске другой работы или трудоустройстве по совместительству;
- при оформлении кредита, в том числе ипотечного, в банке;
- при выходе на пенсию;
- при оформлении субсидий, социальных пособий, страховых выплат и т. п.
И так как копию бумажной трудовой книжки работнику не сделать, он обратится к работодателю с просьбой о выдаче справки СТД-Р.
За оптимизацию документооборота в компании, архивную обработку и надежное хранение бухгалтерских, кадровых, банковских документов отвечает сервис Делис Архив.
Кому выдавать справку СТД-Р
Организация обязана выдать справку по форме СТД-Р любому трудоустроенному в штат сотруднику, независимо от режима работы. В том числе, документ получат те, что выполняет свои должностные обязанности из дома, ведет деятельность дистанционно или вообще работает по совместительству.
Сроки для предоставления СТД-Р четко оговорены в законе:
- при увольнении сотрудника — в последний рабочий день в компании;
- по запросу работника — в течение 3 рабочих дней.
За просрочку в отношении работодателя наступает ответственность, предусмотренная ст. 5.27. КоАП. Для юридического лица штраф составит до 50 000 рублей.
Аналогичную справку (СТД-ПФР) можно в любой момент заказать на портале Госуслуг, либо получить через центры обслуживания ПФР и МФЦ. Отличается она от СТД-Р тем, что содержит информацию о стаже работника у всех работодателей, начиная со дня оформления трудовой книжки.
Заявление на выдачу СТД-Р
Для выдачи справки СТД-Р работник сначала должен написать заявление на имя руководителя компании. Оно составляется в свободной форме. Но обязательно необходимо указать, в каком виде и по какому адресу (или лично в руки) работодатель должен передать документ.
Образец:
Предприятие обязано отреагировать на запрос в течение 3 рабочих дней. Уклонение от исполнении просьбы сотрудника влечет наложение административных санкций.
Как выдать СТД-Р при увольнении
Для выдачи справки СТД-Р при расторжении трудовых отношений с работником отдельного заявления от него не требуется. На работодателе в любом случае лежит обязанность своевременного представления документа. Это нужно сделать в последний рабочий день увольняемого лица.
При выходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением, справку стоит выдать в последний день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК).
Если же работник намеренно уклоняется от получения справки или просто забыл про нее, направьте документ почтой заказным письмом с уведомлением. Ответственность за несвоевременную выдачу справки снимается с компании с даты отправки (даже если адресат не явится за получением корреспонденции).
Как оформить справку СТД-Р
Справка составляется по унифицированной форме, утвержденной приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020. В этом же документе можно найти инструкцию по заполнению бланка.
Условно СТД-Р можно разделить на 2 части:
- Общая информация о сотруднике и компании (шапка).
- Таблица, в которой непосредственно указываются данные о стаже и трудовой деятельности человека за конкретный период.
Итак, в шапке прописывают:
- ФИО, дату рождения, СНИЛС физлица;
- наименование организации, номер страхователя в ПФР, ИНН, код причины постановки на учет — КПП;
- дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в электронном формате;
- дату письменного запроса физического лица на выдачу СТД-Р.
В табличной части необходимо заполнить следующие графы:
- порядковый номер кадрового события;
- дата, когда оно произошло;
- конкретное название мероприятия (прием на работу, увольнение);
- должность, профессия, специальность, трудовая функция лица, в отношении которого заполняется документ;
- код трудовой функции (с 01.07.2021 заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий);
- причина увольнения (прописывается без сокращений со ссылкой на пункт, часть, статью Трудового кодекса);
- номер и дата приказа, который послужил основанием для кадрового события;
- отметка об отмене записи (делается в случае необходимости).
Образец заполнения табличной части.
Как подписать справку СТД-Р
Справка может быть выдана в электронном виде или на бумажном носителе. Но в обоих случаях она должна быть надлежащим образом заверена.
- Справка на бумаге — подписью генерального директора или доверенного лица с проставлением печати организации (при ее наличии);
- Электронная СТД-Р заверяется квалифицированной подписью уполномоченного лица.
Переход на электронные трудовые книжки за 2020-2022 г. облегчил для многих компаний проблему хранения и обработки кадровых документов. Оцифровать и перенести в электронный вид другие документы предприятия, сократить расходы на хранение бумажных версий поможет архивный сервис Делис Архив.
Допустили ошибку, как исправить
Если в выданной справке СТД-Р была допущена ошибка, можно либо исправить информацию в ней, либо аннулировать.
- Для исправления записи сделайте отметку Х в графе 10 табличной части документа и строкой ниже внесите верные данные.
- Для аннулирования записи (например, удаления информации об увольнении, которого на самом деле не было) просто внесите отметку Х в графу 10 ошибочной строки.
СТД-Р формируется на основе СЗВ-ТД, поэтому убедитесь, прежде всего, что неточность не прокралась оттуда. В таком случае нужно переделать отчет и отправить его снова в ПФР. Если оставить СЗВ-ТД без внимания и скорректировать только саму справку, есть риск расхождения базой Пенсионного фонда.
Не удалось получить данные формы
Справка о стаже работы – образеци порядок ее заполнения не установлены законодателем, поэтому работодатель составляет документ в произвольном виде. Справку представляют чаще всего в Пенсионный фонд РФ, если нет возможности доказать стаж трудовой книжкой, а также по запросу других организаций (например, в суд). В связи с этим справка должна содержать всю необходимую информацию. О том, как правильно ее оформить, мы расскажем в нашей статье.
Оформляем справку о трудовом стаже в организации
По заявлению действующего или бывшего работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней (ст. 62 Трудового кодекса РФ) оформить справку о стаже работы на данном предприятии. В тексте рекомендуется указывать следующую информацию:
- Наименование организации, адрес, телефоны. Можно дополнительно указать ОГРН, ИНН/КПП.
- Дату выдачи документа и номер (если осуществляется нумерация).
- Фамилию, имя, отчество полностью, паспортные данные гражданина, которому предоставляется справка о стаже. Если фамилия менялась, то указываются реквизиты документа, на основании которого произошла такая смена (свидетельство о браке и др.).
- Должность и стаж работы в организации. Здесь же следует упомянуть о переводах, совместительстве, присвоении разрядов или категорий и пр. При этом обязательно упоминаются реквизиты документов-оснований (приказов).
- Если предприятие переименовывалось, то в справке об этом обязательно говорится. При этом прописываются данные тех актов, на основании которых внесены изменения.
Подписывает справку руководитель или кадровый инспектор по доверенности (с указанием даты и номера последней). Документ заверяется печатью.
Здесь вы можете скачать образец справки о стаже.
Справки об общем, непрерывном, страховом стаже
По действующему пенсионному и трудовому законодательству понятия «общий стаж» и «непрерывный стаж» утратили свою актуальность. В настоящее время мы можем говорить только о страховом стаже. Однако не у всех граждан трудовая деятельность охватывается только страховым стажем, так как расчет его мы ведем лишь с 1 января 2002 года. Периоды работы до 2002 года составляют трудовой стаж. Поэтому если требуется справка об общем стаже, то в нее включают и трудовой, и страховой стаж.
Запросить такой документ можно по последнему месту работы, так как при трудоустройстве всегда делают ксерокопию трудовой книжки. Так же, как и обычную справку, эту бумагу работодатель готовит не более 3 рабочих дней.
При составлении справки сотрудник кадровой службы просто складывает периоды трудовой деятельности по количеству годов, месяцев и дней в порядке, который предусмотрен главой 3 закона «О страховых…» от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Далее в документе отражается общая продолжительность трудового времени. В основании указываются номера записей в трудовой книжке.
Образец справки о страховом стаже работы можно скачать здесь.
Как получить справку из Пенсионного фонда РФ?
Если по разным причинам не получается получить информацию о стаже у работодателя, гражданин может обратиться с заявлением о выдаче таких сведений непосредственно в Пенсионный фонд РФ. Это делается в территориальном органе ПФР, через МФЦ (многофункциональные центры), личный кабинет на сайте ПФР или портал госуслуг.
Данные передаются в форме СЗИ-6 о состоянии индивидуального лицевого счета. Справка предоставляется бесплатно в течение 10 дней с даты обращения. При этом следует отметить, что в ПФР есть данные только с 2002 года.
***
Таким образом, справка о трудовом стаже составляется самостоятельно работодателем по форме, установленной в организации. Также сведения о стаже можно получить в ПФР по личному запросу.
Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы
Для оформления пенсии работникам нередко требуется архивная справка о стаже работы, поскольку в ПФР имеются не все данные о периодах работы, а в трудовой книжке — не все записи. Рассказываем, где получить документ и как его оформить.
Где заказать документ
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане вправе обратиться:
- в организации (к работодателям), которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- органы местного самоуправления;
- непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
- в уполномоченные на оказание таких услуг МФЦ.
Полезно знать: как можно подтвердить трудовой стаж
В каких случаях требуется справка о стаже
Сведения о периодах работы потребуются для оформления пенсии и иных выплат и льгот, которые зависят от трудового периода. Если в ПФР отсутствуют сведения, в трудовой книжке они внесены некорректно или нечитаемо, стаж потребуется подтвердить документально.
Например, для получения звания «Ветеран труда» и при выходе на пенсию требуется подтвердить наличие стажа. В таком случае алгоритм, как получить архивную справку о трудовом стаже, следующий:
- Бывший работник или его представитель обращается к работодателю(-ям) с письменным заявлением о предоставлении необходимой информации.
- Если организация по каким-то причинам больше не существует, сведения запрашивают либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, необходимо подать письменное заявление о предоставлении сведений. В нем уточняют:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.
Большинство органов оказывают услуги по предоставлению сведений о стаже в электронном виде. На сайте Росархива содержится специальная форма запроса, а на портале госуслуг есть возможность заказать документ о периодах работы после выбора нужной городской или муниципальной администрации.
Подробнее: как заказать архивную справку через Госуслуги
Какие данные обязательны для указания в справке
Поскольку в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового периода, есть стандартный набор обязательных сведений в справках о периодах работы. Рассмотрим их структуру на примере бланка.
_______________ №___________
_______________ от___________
СПРАВКА
Выдана ___________________ (Ф.И.О. получателя) в том, что он (она) действительно работал(а) с __________________ (Приказ о приеме на работу № __ от ________ года) по ______________________________________ (Приказ об увольнении № __ от ________ года) в качестве ________________________ (наименование должности) в _________________________________ (наименование работодателя).
Основание выдачи: заявление.
Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ.
Руководитель (подпись)
Обращаем внимание, что это один из вариантов, как выглядит архивная справка, поскольку обязательной формы документа не существует, допустимо использовать любой шаблон. Но рекомендуем изучить «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», утв. Росархивом (см. разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут понять, какие сведения и как использовать.
Основные требования к выдаваемому документу:
- его составляют на бланке организации;
- указывают дату составления и номер;
- уточняют, на чье имя выданы сведения;
- в случае подтверждения периода указывают даты работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
- указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
- обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать (при ее наличии) для дополнительного подтверждения достоверности.
С учетом описанных требований предлагаем образец справки о периодах работы в Пенсионный фонд, выданной по заявлению работника:
Если организация переименована, необходимо указать даты переименований и названия, соответствующие датам.
Отличия справки о стаже от СТД-Р и СТД-ПФР
СТД-Р выдают сотруднику при увольнении и направляют сведения в ПФР. Если сведения о периодах работы запрашивают до 2020 года, их оформляют документом о стаже по форме работодателя. Данные после введения в действие СТД-Р допустимо оформить по утвержденной форме или по форме работодателя.
СТД-ПФР содержит сведения о работе у всех работодателей. Если требуемого периода в ней нет, потребуется документ о стаже от работодателя.
Подробнее:
- как оформить справку СТД-Р;
- как получить справку СТД-ПФР.
Срок выдачи документа
Оформление документов в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков отметим, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, следует готовить и предоставлять в трехдневный срок со дня обращения. В государственных архивах на это уходит больше времени — не менее 30 дней.
Учет выданных справок о стаже
Для учета заводят журнал регистрации. В нем присваивают порядковый номер, указывают дату выдачи и кому направлен документ. При личном вручении у получателя берут подпись в получении. Если отправляют почтой или электронно, ставят соответствующую типу отправления отметку.
На заметку: как подготовить документы к архивному хранению
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Мотрой Алена
Журналист
В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности “Журналистика и наука общения”. В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
