Как составить справочник в excel

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим

Справочник

на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы

Товары

, содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица

Товары

Эту таблицу создадим на листе

Товары

с помощью меню

, т.е. в

формате EXCEL 2007

(см.

файл примера

). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное

имя

Таблица1

. Измените его на имя

Товары

, например, через Диспетчер имен (

)

К таблице

Товары

, как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с

неповторяющимися

значениями. Это поле называется

ключевым

. В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения

уникальности

наименований товаров используем

Проверку данных

(

):

• выделим диапазон
  
  А2:А9
  
  на листе
  
  Товары
  
  ;
• вызовем
  
  Проверку данных
  
  ;
• в поле
  
  Тип данных
  
  выберем
  
  Другой
  
  и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2)

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке

А10

), EXCEL автоматически скопирует правило

Проверки данных

из ячейки

А9

– в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных

в формате Excel 2007

, по сравнению с обычными диапазонами ячеек.

Проверка данных

срабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша

ENTER

. Если значение скопировано из

Буфера обмена

или скопировано через

Маркер заполнения

, то

Проверка данных

не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню

можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований

Проверки данных

.

Для контроля уникальности также можно использовать

Условное форматирование

(см. статью

Выделение повторяющихся значений

).

Теперь, создадим

Именованный диапазон

Список_Товаров,

содержащий все наименования товаров

:

• выделите диапазон
  
  А2:А9
  
  ;
• вызовите меню
• в поле Имя введите
  
  Список_Товаров
  
  ;
• убедитесь, что в поле
  
  Диапазон
  
  введена формула
  
  =Товары[Наименование]
  
• нажмите ОК.

Таблица

Накладная

К таблице

Накладная

, также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле)

Товар

должны содержаться в ключевом поле таблицы

Товары

. Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице

Товаров

, иначе, смысл создания

Справочника

пропадает. Для формирования

Выпадающего (раскрывающегося) списка

для ввода названий товаров используем

Проверку данных

:

• выделите диапазон
  
  C
  
  4:
  
  C
  
  14
  
  ;
• вызовите
  
  Проверку данных
  
  ;
• в поле
  
  Тип данных
  
  выберите
  
  Список;
  
• в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон
  
  Список_товаров
  
  , т.е.
  
  =Список_Товаров
  
  .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы

Товары

.

Теперь заполним формулами столбцы накладной

Ед.изм., Цена

и

НДС

. Для этого используем функцию

ВПР()

:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;2;ЛОЖЬ);””)

или аналогичную ей формулу

=ИНДЕКС(Товары;ПОИСКПОЗ(C4;Список_Товаров;0);2)

Преимущество этой формулы перед функцией

ВПР()

состоит в том, что ключевой столбец

Наименование

в таблице

Товары

не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования

ВПР()

.

В столбцах

Цена

и

НДС

введите соответственно формулы:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);””) =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);””)

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Справочник в MS EXCEL

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары, содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню Вставка/ Таблицы/ Таблица , т.е. в формате EXCEL 2007(см. файл примера ). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1. Измените его на имя Товары, например, через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )

К таблице Товары, как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым. В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ):

• выделим диапазон А2:А9на листе Товары;
• вызовем Проверку данных;
• в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007, по сравнению с обычными диапазонами ячеек.
Проверка данныхсрабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER. Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения, то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных.

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров:

• выделите диапазон А2:А9;
• вызовите меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
• в поле Имя введите Список_Товаров;
• убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
• нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная, также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары. Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров, иначе, смысл создания Справочника пропадает.
Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных:

• выделите диапазон C4:C14;
• вызовите Проверку данных;
• в поле Тип данных выберите Список;
• в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров, т.е. =Список_Товаров .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары.

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС. Для этого используем функцию ВПР() :

или аналогичную ей формулу

Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР() .

В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);»»)
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);»»)

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ&nbsp&nbsp

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspБывают домовые, а я — ОФИСНЫЙ!

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspОблегчаю трудовые будни!

EXCEL ДЛЯ «ЧАЙНИКОВ» И НЕ ТОЛЬКО

Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Предположим, что у нас есть некая база данных. Мы хотим автоматизировать поиск так, чтобы когда мы забивали наименование организации или человека в одну ячейку, телефон (или любая другая информация) появлялся бы в соседней ячейке.

Для создания такого справочника мы используем две функции Excel:

Функция «ИНДЕКС»

Дает возможность выбрать значение нужной ячейки в массиве данных.

Например, у нас есть список людей с телефонами:

Мы хотим, чтобы в выбранной ячейке появлялось значение, которое находится в определенном месте массива (выбранного диапазона), т.е. мы задаем координаты ячейки: номер строки и столбца.

Выведем телефон Иванова (22222) в выбранную ячейку. Для этого выделяем ячейку, куда хотим вывести искомое значение и через функции (обведено красным) находим функцию ИНДЕКС:

Выбираем в качестве массива все заполненные ячейки, кроме шапки и выбираем номер столбца (2) и строки (2) диапазона, который хотим вывести в выделенную ячейку:

В строке состояния (обведена синим) мы видим, что сначала указан диапазон (массив), в котором происходит поиск значения, а дальше следуют координаты искомого значения:

Функция «ПОИСКПОЗ»

дает возможность найти номер строки, в которой находится искомое значение:

Как видим «Смирнов» находится в 3-ей строке массива, что и выдает функция «ПОИСКПОЗ».

Для вывода функции выбираем ячейку, где будет отражаться номер строки, вызываем функцию «ПОИСКПОЗ» через функции (обведено красным) :

Выбираем в качестве искомого значения ячейку, где будет задаваться фамилия человека, которого мы хотим найти в списке, в качестве массива – ячейки со всеми фамилиями. Тип сопоставления поставим «0».

Таким образом, функция выберет нужную фамилию из всего списка предложенных и выведет в результате поиска номер строки. Как видно из строки состояния, первым в скобках указывается ячейка, где указано искомое значение, дальше следует диапазон (массив), в котором будет производиться поиск этого значения. В конце указан тип сопоставления.

Как мы знаем, функция ИНДЕКС предполагает указание строки и столбца искомого значения, в то время как функция ПОИСКПОЗ выдает только номер строки.

Таким образом мы можем подставить функцию ПОИСКПОЗ в качестве координаты, которая указывает номер строки, в функцию ИНДЕКС.

При смене фамилии в ячейке «Искомое» результат поиска будет меняться. При этом регистр значения не имеет. Если написать фамилию с маленькой буквы, функция все равно найдет ее в массиве данных.

Совмещение функций «ИНДЕКС» и «ПОИСКПОЗ» является также отличным средством сопоставления разного рода информации. В этом случае сопоставляемае ячейки должны быть полностью идентичны. Как частично решить проблему отсутствия такой идентичности читайте здесь

Шаблон Excel «Список контактов»

Бесплатный настраиваемый Шаблон «Список контактов» поможет составить организованный список. Подходит для клубов, организаций, семей или личных потребностей. Шаблон позволяет легко сортировать и фильтровать по любому заголовку, и он уж подготовлен для печати.

Этот шаблон можно легко настроить, превратив его в список адресов электронной почты, список фактических адресов или простой список телефонов. Просто выберите один из предустановленных заголовков или создайте собственный. Не стесняйтесь добавлять столько столбцов, сколько вы хотите или удалить несколько для упрощения.

Описание шаблона «Список контактов»

Шаблон «Список контактов» легко настраивается и простой в использовании. Теперь вы можете организованно хранить все ваши контакты.

Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите, использовать этот список для отслеживания дней рождения, юбилеев, и даже списка тех, кого необходимо поздравить новогодней открыткой.

Использование списка контактов

• Добавить дополнительные столбцы для списка адресов с помощью копирования столбца и изменения его названия;
• Добавить категорию или группу столбцов, для лучшей организации ваших контактов. Это позволит вам легко фильтровать список, по тем категориям, которые Вы определили;
• Использовать этот шаблон для функции слияния Microsoft Word для печати писем и конвертов. Подходит для этикеток, свадебных приглашений и тд.
• Сохранить файл список контактов, как файл CSV, чтобы затем провести импорт контактов в другие программы, такие как Outlook, и Gmail Контакты.

Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

Пользовательские справочники в MS Excel

За время работы я зачастую сталкиваюсь с тем, что при работе с различными книгами MS Excel (полученных из разных баз, от разных пользователей и проч. и проч.) возникает проблема: как сделать ту или иную информацию однородной. В то же время перейти на единый классификатор возможности есть не всегда.

В этой статье я хотел бы поделиться с читателями своим решением данной проблемы. Статья также затрагивает вопрос о работе с массивами информации: укрупнение, классификация, выборка и др.

В начале оговорюсь о термине из названия статьи — «пользовательском справочнике». Пользовательским справочником я называю некий массив данных, расположенный на отдельном листе или в отдельной книге (для удобства). Этот массив данных содержит информацию о степени группировки данных, об параметрах отображения информации и проч. Пользовательский справочник имеет сходство со справочниками 1С (как мне кажется), хотя и отдаленное.

Итак, теперь обо всем по порядку.

1. Справочник с целью унифицирования информации

Проблема: Есть данные из разных баз, от разных пользователей. Номенклатура, по сути, одна, а наименования написаны по разному. Цель данного справочника — унифицировать номенклатуру, чтобы информация стала однородной и можно было применять знакомые всем функции (СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, ВПР, ГПР и др.).

Например, есть данные из реестра приемо-сдаточных актов (Таблица № 1)

Из таблицы № 1 сразу видна проблема — одна и та же номенклатура записана по-разному. А значит, функции СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ корректно применить не удасться.

Решение: Создаем справочник номенклатуры, где в одном столбце перечисляем всю исходную номенклатуру, а в столбце рядом — ту же номенклатуру, но с такими названиями, с которыми мы хотели бы ее видеть.

Краткий порядок действий:

— копируем лист с исходными данными в отдельную книгу;

— создаем в этой же книге лист «справочник», где, например, в столбце A будем перечислять имеющуюся номенклатуру, а в столбце B — «правильное название», которое мы хотели бы видеть. Справочник пока не заполняем.

— на листе с исходными данными правее всех исходных данных создаем столбец, шапка которого называется «Номенклатура общая» (где будет отображаться «правильное название»), а под шапкой пишем и растягиваем вниз до конца таблицы с исходными данными формулу =ВПР (B4;справочник!A:B;2;0) (B4 — в данном примере ячейка, содержащая исходную номенклатуру). После растягивания формул до конца получим, что все значения столбца «Номенклатура общая» содержат ошибку Н/Д (мы ведь еще не заполняли справочник!);

— ставим автофильтр на столбец «Номенклатура общая» с условием Н/Д.

— начинаем заполнять лист справочник, копируя с листа с исходными данными значения столбца «Номенклатура», а напротив в ручную проставляя «правильные значения» до тех пор, пока все ошибки Н/Д не уберутся. Если на лист справочник скопировать только значения столбца «Номенклатура» (в столбец A), не проставляя «правильных значений» (в столбец B), то значение функции ВПР в данном случае стареет равно 0. Здесь есть небольшая хитрость — каждый раз при добавлении в справочник «Номенклатуры» (особенно при создании первого справочника), удобно каждый раз, заходя на лист с исходными данными обновлять автофильтр на условие Н/Д, хотя и не обязательно, т. к. значения Н/Д по мере заполнения справочника будут изменяться на «правильные значения номенклатуры», а Excel автоматически автофильтр не обновляет.

Для нашего примера, справочник может выглядеть следующим образом (Таблица № 2).

Из таблицы № 2 видим, что в 1 столбце стоят наименования сырья (по сути, одного вида), полученные из разных источников. В столбце 2 объединяем эти виды сырья в один.

Создание первого справочника обычно занятие трудоемкое. Дальше (по мере обновления рабочей книги) проще, т. к. базы и пользователи меняются не часто и количество «неправильно» введенных данных резко уменьшается.

В результате редактированный лист «Исходные данные» будет выглядеть так, как представлено в таблице № 3.

Реестр пса с добавлением столбца «Номенклатура общая»

Теперь, используя столбец «Номенклатура общая», можно корректно применять функции, подобные функциям СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ, например, для расчета средневзвешенной цены за месяц.

2. Справочник с целью группировки

Похож на предыдущий справочник, но создается с целью группировки информации.

Проблема: если есть сырье нескольких видов (в нашем примере это А и Б) и каждый из этих видов имеет класс (цифры после букв). Для некого анализа нас не интересует класс, а интересует только вид сырья. Полученная в предыдущем разделе таблица этого сделать не позволяет.

Решение: эту задачу также решаем с помощью «Пользовательского справочника»

Краткий порядок действий:

— на исходном листе правее столбца «Номенклатура общая» создаем столбец с шапкой «Вид общий», под шапкой пишем формулу =ВПР (B4;справочник!A:C;3;0) и растягиваем вниз до конца таблицы. В данном случае значения функций ВПР будут равны нулю (ведь столбец C — не заполнен);

— на уже созданном листе «справочник» в столбце C добавляем «Вид сырья», которую заполняем вручную (также удобно пользоваться автофильтром с условием ноль, как и в прошлом разделе с условием Н/Д.

В результате перечисленных действий получим следующий результат (таблица № 4).

Реестр пса с добавлением столбца «Вид общий»

Теперь, используя столбец «Номенклатура общая», можно корректно применять функции, подобные функциям СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ, но уже группируя сырье по видам.

Небольшое замечание: в данном случае, при создании столбца «Вид общий» можно в функции ВПР опираться не на столбец B, а на столбец «Номенклатура общая», тогда в справочнике нужно правее создать связку Номенклатура общая — Вид общий. Это немного сэкономит время, т. к. разных значений в столбце «Номенклатура общая» меньше (а зачастую на порядок!), чем в столбце «Номенклатура». Эту связку нужно располагать на листе справочник ПРАВЕЕ (а не в коем случае не внизу) связки Номенклатура — Номенклатура общая (например, в столбце D (для удобства отображения оставляя столбец C пустым).

3. Справочник с целью отображения и учета информации

Проблема: нужны данные о поступлении сырья из реестра пса только за конкретный период, например, декаду. Опять же использование функции СУММЕСЛИ не возможно, т. к. хотя номенклатура у нас унифицирована, в случае ее применения, результат будет средний за месяц.

Решение: создаем справочник, который будет учитывать соотношение дата — декада с признаком учитывать — не учитывать.

Краткий порядок действий:

— на исходном листе правее столбца «Вид общий» создаем столбец с шапкой «Декада», под шапкой пишем формулу =ВПР (A4;справочник!E:F;2;0), где A4 — исходная дата из реестра пса и растягиваем вниз до конца таблицы. В данном случае значения функций ВПР будут равны ошибке Н/Д;

— на листе «справочник» создаем в столбцах E и F связку Дата — Декада. Такой справочник создается достаточно быстро, т. к. каждая дата элементарно привязывается к одной из 3-х декад. Можно, естественно, эту процедуру еще больше упростить, используя функцию ЕСЛИ и ДЕНЬ, хотя это и не обязательно.

— на исходном листе правее столбца «Декада» создаем столбец с шапкой «Отображать декаду», под шапкой пишем форулу =ВПР (значение декады; справочник!H:I;2;0), где значение декады — значение ячейки напротив в столбце «Декады»;

— на листе «справочник» создаем в столбцах H и I связку Декада — Отображать декаду. Такой справочник создается элементарно, т. к. имеет только 3 строки и 2 столбца. По умолчанию, ставим в столбце «Отображать декаду» везде 1.

— теперь на исходном листе в графе «Отображать декаду» везде стоят значение «1».

— правее столбца «отображать декаду» делаем графы «Отображать количество» (перемножение соответствующих ячеек столбца «количество» и столбца «отображать декаду») и «Отображать Всего с НДС, руб.» (перемножение соответствующих ячеек столбца «Всего с НДС, руб.» и столбца «отображать декаду»).

— в случае, если необходимы данные за определенную декаду, ставим на листе «справочник» напротив всех не нужных декад «0», а напротив нужной декады оставляем «1».

В результате выполнения вышеуказанных действий получаем следующие результаты (таблица № 5)

Реестр пса с подекадной разбивкой и параметрами отображения

Теперь, используя справочник отображения декады можно вывести средневзвешенную цену за определенную декаду с помощью все той же функции СУММЕСЛИ, или отследить количество поставок за декаду с помощью функции СЧЁТЕСЛИ.

Итоговый справочник на основании 3-х разделов будет выглядеть следующим образом (таблица № 6).

С указанным в разделах 1-3 примером можно ознакомиться в формате Excel, перейдя по ссылке.

Справочник в MS EXCEL

​Смотрите также​ программы работа в​ ценой). Вводим знак​ /строку (передвигаем вручную)​ в конце статьи​ справочник из другого​помогите мне пожалуйста!!!!111​ другом складе, чтобы​ ПРОВЕРКА ДАННЫХ –​ там, но и​ щелкните вкладку, чтобы​, чтобы перейти к​Перейдите к представлению Backstage,​Примечание:​Сочетание клавиш. Чтобы быстро​ ввода названий товаров​в поле Тип данных​Справочник состоит из двух​ Эксель с таблицами​ умножения (*). Выделяем​ – автоматически изменится​ вы уже будете​

​ документа? и как​hakervanya​

​ в будущем сделать​ ТИП ДАННЫХ –​ ее всегда может​ свернуть ленту.​ представлению Backstage.​ на вкладку​ Вкладка​ создать пустую книгу,​ используем Проверку данных:​ выберем Другой и​ таблиц: справочной таблицы,​

Таблица Товары

​ стала интересней и​ ячейку С2 (с​ размер всех выделенных​ понимать, что лучшего​ можно создать соподчиненный​: Ну почему всё​ заказ и довезти​ СПИСОК).​ использоваться для выполнения​Редактирование в классическом приложении​Нажмите​Открыть​Личные шаблоны​ вы также можете​

​выделите диапазон​ введем формулу, проверяющую​ в строках которой​ динамичней. Когда на​ количеством). Жмем ВВОД.​ столбцов и строк.​ инструмента для создания​ справочник?Возможною.​ за всех приходится​ недостающие продукты.​Нужно сделать так, чтобы​ различных манипуляций, сопоставления​Если в Excel Online​Создать​.​

​содержит созданные вами​ нажать клавиши CTRL+N.​C4:C14​ вводимое значение на​ содержатся подробные записи​

• ​ листе сформирована умная​​Когда мы подведем курсор​​Примечание. Чтобы вернуть прежний​​ таблиц, чем Excel​​Открыть другой документ,​
• ​ додумывать?​
• ​Выделим оба списка (без​ при выборе какой-то​ с другими списками​ нет нужной вам​. Следом за опцией​

​Выберите​

​ шаблоны. Если вы​Советы:​;​​ уникальность:​​ о некоторых объектах​ таблица, становится доступным​ к ячейке с​​ размер, можно нажать​​ не придумаешь.​ взять данные, закрыть.​Как я понял​ шапок) с помощью​ фамилии, в остальных​ и т.п.​
​ функции, файл можно​Пустая книга​Компьютер​ не видите шаблон,​​ ​​вызовите Проверку данных;​=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2)​ (сотрудниках, товарах, банковских​ инструмент «Работа с​ формулой, в правом​ кнопку «Отмена» или​Работа с таблицами в​Если вдруг это​ (если понял), у​

​ клавиши CTRL. Свободное​ ячейках автоматически проставлялись​Чтобы впоследствии справочник стал​ отредактировать в классическом​расположены несколько шаблонов.​, а затем​ который хотите использовать,​По умолчанию новые книга​

​в поле Тип данных​При создании новых записей​ реквизитах и пр.)​ таблицами» – «Конструктор».​

​ нижнем углу сформируется​ комбинацию горячих клавиш​ Excel для чайников​

• ​ всё происходит в​​ тебя есть справочник​​ место между списками​
• ​ соответствующие данные. Ячейки​ действительно полезным массивом,​
• ​ приложении Excel 2016. Чтобы​Выберите шаблон, чтобы посмотреть​
• ​Обзор​ убедитесь, что он​ содержит три листа,​
• ​ выберите Список;​

Таблица Накладная

​ о товарах (например,​ и таблицы, в​Здесь мы можем дать​ крестик. Он указываем​ CTRL+Z. Но она​ не терпит спешки.​ Экселе – то​ работа/оплата, где в​ (т.е. столбец B)​ с телефоном выделили​ нужно правильно его​ переключиться на классическое​ его.​. Кроме этого Вы​
​ находится в правильной​ но их количество​в качестве формулы введите​ в ячейке​

• ​ которую заносятся данные​​ имя таблице, изменить​​ на маркер автозаполнения.​
• ​ срабатывает тогда, когда​
• ​ Создать таблицу можно​ можно не открывая​
• ​ две колонки перечислены​ нам не нужно.​ зеленым, потому что​ создать.​

​ приложение, сделайте следующее:​Откроется предварительный просмотр и​ можете открыть файлы,​ папке. Пользовательские шаблоны​

​ можно изменить.​ ссылку на ранее​А10​ связанные с этими​ размер.​

​ Цепляем его левой​

​ делаешь сразу. Позже​

​ разными способами и​

​ другой документ брать​ виды работ и​ Затем на вкладке​ это самая важная​Как сделать справочник в​Щелкните​ дополнительная информация об​ хранящиеся в службе​ обычно хранятся в​

​Дополнительные сведения см. в​ созданный Именованный диапазон​), EXCEL автоматически скопирует​
​ объектами. Указав в​
​Доступны различные стили, возможность​

​ кнопкой мыши и​ – не поможет.​ для конкретных целей​ данные с помощью​ соответствующая им стоимость​

excel2.ru

Создание книги

​ ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ​ информация.​ Excel? Для создания​Изменить в Excel​ использовании шаблона.​ OneDrive (ранее SkyDrive).​

​ папке​ статье Изменение количества​

Создание книги

1. ​ Список_товаров, т.е. =Список_Товаров.​

2. ​ правило Проверки данных​​ ячейке лишь ключевое​​ преобразовать таблицу в​ ведем до конца​

3. ​Чтобы вернуть строки в​

Создание книги на основе шаблона

1. ​ каждый способ обладает​​ ВПР().​​ (работа может артикулом​​ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА​​В ячейку J6 (там,​

2. ​ телефонного справочника нужны,​

3. ​.​Нажмите​

Откройте новую пустую книгу.

1. ​Появится диалоговое окно​​Шаблоны​​ листов в новой​

2. ​Теперь товары в накладной​​ из ячейки​​ слово, например, фамилию​

3. ​ обычный диапазон или​​ столбца. Формула скопируется​​ исходные границы, открываем​​ своими преимуществами. Поэтому​​А что такое​

   ​ обзываться, тогда еще​ ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК –​ где ИМЯ) вводим​ минимум, два столбца:​

​Запустится приложение Excel, в​​Создать​

• ​Открытие документа​(стандартный путь в​ книге.​ можно будет вводить​

  ​А9​ сотрудника или код​ сводный отчет.​ во все ячейки.​

• ​ меню инструмента: «Главная»-«Формат»​ сначала визуально оценим​ “соподчиненный справочник”?при “проверка​

  ​ одна колоночка, всего​ ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.​ команду =ИНДЕКС и​ имя человека или​ котором откроется файл.​

Создание книги на основе существующей

1. ​, чтобы воспользоваться выбранным​​. Найдите и выберите​​ Windows Vista: C:Пользователиимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftШаблоны;​

2. ​При необходимости также можно​​ только из таблицы​​– в этом​

3. ​ товара, можно вывести​​Возможности динамических электронных таблиц​​Обозначим границы нашей таблицы.​​ и выбираем «Автоподбор​​ ситуацию.​

4. ​ данных” из другого​​ артикул, название, цена).​​Появится небольшое окно, где​ начинаем заполнять аргументы.​ организации и, собственно,​Выполните с ним нужные​ шаблоном.​

5. ​ нужный файл, а​ стандартный путь в​​ добавить и удалить​​ Товары.​

Создание книги на основе шаблона

1. ​ проявляется одно преимуществ​​ в смежных ячейках​​ MS Excel огромны.​

2. ​ Выделяем диапазон с​​ высоты строки»​​Посмотрите внимательно на рабочий​

3. ​ файла справочник не​Итак, ты хочешь​

   • ​ можно выбрать, чтобы​Массив: выделяем всю таблицу​ номер телефона. Но​ действия.​​Откроется новая книга на​​ затем нажмите​​ Microsoft Windows XP:​​ листы.​Теперь заполним формулами столбцы​

   • ​ таблиц, созданных в​ дополнительную информацию из​​ Начнем с элементарных​​ данными. Нажимаем кнопку:​Для столбцов такой метод​

   • ​ лист табличного процессора:​ дает присоединить. соподчиненный​​ сделать так, чтобы​​ команда показывала повторяющиеся​ заказов вместе с​​ можно сразу сделать​​При сохранении изменений в​​ основе шаблона.​​Открыть​ C:Documents and Settingsимя_пользователяApplication​

     ​Дополнительные сведения о добавлении​​ накладной Ед.изм., Цена​​ формате Excel 2007,​​ справочной таблицы. Другими​ навыков ввода данных​ «Главная»-«Границы» (на главной​ не актуален. Нажимаем​Это множество ячеек в​ справочник – это​ вставляя на лист​ или уникальные значения.​ шапкой. Делаем его​​ список более информативным,​​ приложении они также​Шаблон можно подобрать по​.​ DataMicrosoftШаблоны).​ и удалении листов​ и НДС. Для​

​ по сравнению с​​ словами, структура Справочник​ и автозаполнения:​ странице в меню​ «Формат» – «Ширина​​ столбцах и строках.​​ выбираешь одну позицию,​​ ‘счет’ артикул, у​​ Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они​ абсолютным, фиксируя клавишей​ добавив дополнительные строки.​ сохраняются в OneDrive.​

support.office.com

Создание и открытие рабочих книг Excel

​ категории или воспользоваться​Если Вы открывали данный​Совет:​ см. в статье​ этого используем функцию​ обычными диапазонами ячеек.​ снижает количество ручного​Выделяем ячейку, щелкнув по​ «Шрифт»). И выбираем​ по умолчанию». Запоминаем​ По сути –​ и от нее​ тебя автоматически вытаскивались​ подсветятся цветом, который​ F4.​Шаблон готов. Шапка может​

​ Не нужно использовать​​ строкой поиска, чтобы​​ документ недавно, то​ Другие шаблоны книг можно​ Вставка и удаление​ ВПР():​Проверка данныхсрабатывает, если​ ввода и уменьшает​ ней левой кнопкой​ «Все границы».​ эту цифру. Выделяем​ таблица. Столбцы обозначены​

Создание новой пустой книги

1. ​ еще один справочник​​ данные из справочника​​ можно выбрать справа.​
2. ​Номер строки: сюда вводим​​ быть другой, какие-то​​ функцию “Сохранить как”​​ найти более редкий​​ удобнее будет найти​
3. ​ скачать с сайта​

Открытие существующей книги Excel

​ листов.​=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;2;ЛОЖЬ);””)​ после ввода значения​ количество опечаток.​ мыши. Вводим текстовое​Теперь при печати границы​ любую ячейку в​ латинскими буквами. Строки​

1. ​ открывается​ – название и​​ У нас это​​ ПОИСКПОЗ и заполняем​
2. ​ столбцы должны быть​​ и повторно добавлять​​ шаблон.​​ его в списке​​ Microsoft Office.com. В​Откройте вкладку​или аналогичную ей формулу​ в ячейку нажата​
3. ​Создадим Справочник на примере​​ /числовое значение. Жмем​​ столбцов и строк​ столбце, границы которого​ – цифрами. Если​​возможно, я не​​ цена, в конце​

​ красный.​ уже аргументы этой​ добавлены, какие-то исключены.​ файл.​​Не все шаблоны созданы​​Последние книги​ разделе​

Закрепление книги в Excel

​Файл​=ИНДЕКС(Товары;ПОИСКПОЗ(C4;Список_Товаров;0);2)​ клавиша​ заполнения накладной.​ ВВОД. Если необходимо​ будут видны.​

1. ​ необходимо «вернуть». Снова​ вывести этот лист​​ совсем корректно выразился…​​ выдавало сумма?​Скачать телефонный справочник шаблон​
2. ​ функции. Искомым значением​ Осталось только заполнить​Excel легко справляется с​ компанией Microsoft. Многие​, чем искать на​Доступные шаблоны​.​
3. ​Преимущество этой формулы перед​ENTER​В накладной будем выбирать​ изменить значение, снова​С помощью меню «Шрифт»​

​ «Формат» – «Ширина​ на печать, получим​ под справочником я​Вариантов реализации 3.​ в Excel​ будет ячейка с​ справочник информацией.​ числами. В Excel​​ созданы сторонними компаниями​​ компьютере.​​щелкните​​Щелкните​ функцией ВПР() состоит​. Если значение скопировано​ наименование товара, а​

Использование шаблонов в Excel

​ ставим курсор в​ можно форматировать данные​ столбца» – вводим​ чистую страницу. Без​ подразумеваю выпадающий список,​Первый – есть​Теперь можно скопировать все​ выпадающим списком –​Дополнительно можно провести еще​ можно упростить ввод​

Как создать новую книгу на основе шаблона

1. ​ и даже частными​​Если Вы часто работаете​​Шаблоны Office.com​Создать​
2. ​ в том, что​​ из Буфера обмена​​ цена, единица измерения​​ эту же ячейку​​ таблицы Excel, как​
3. ​ заданный программой показатель​ всяких границ.​
4. ​ где можно выбрать​ специальная функция в​ красные ячейки из​
5. ​ J6 (плюс F4).​​ одну манипуляцию: определить​​ данных с помощью​ пользователями, поэтому некоторые​
6. ​ с одним и​, выберите определенную категорию​

​.​ ключевой столбец Наименование​ или скопировано через​ и НДС, будут​ и вводим новые​

​ в программе Word.​ (как правило это​Сначала давайте научимся работать​ одно значение.​ экселе: ВПР(). При​ левого столбца и​ Просматриваемым массивом является​ формат ячеек. По​

​ функции автозаполнения. Затем​ шаблоны могут работать​
​ тем же документом,​
​ и дважды щелкните​

​В разделе​

office-guru.ru

Работа в Excel Online

​ в таблице Товары​

1. ​ Маркер заполнения, то Проверка​ подставляться в нужные​ данные.​​Поменяйте, к примеру, размер​ ​ 8,43 – количество​​ с ячейками, строками​​hakervanya​

2. ​ правильно написанной функции​​ добавить их в​​ столбец с фамилиями​ умолчанию формат каждой​​ на основе этих​​ лучше, а некоторые​ то удобнее будет​

​ шаблон, который хотите​

​Шаблоны​ не обязан быть​​ данных не срабатывает,​​ ячейки автоматически из​При введении повторяющихся значений​ шрифта, сделайте шапку​ символов шрифта Calibri​

1. ​ и столбцами.​

2. ​, выложите лучше книги​

   ​ все будет заключаться​ правый и наоборот.​ (вместе с шапкой):​ ячейки значится как​ данных можно получить​

​ хуже других.​

​ закрепить его в​ скачать.​щелкните​ самым левым в​ а лишь помечает​ справочной таблицы Товары,​ Excel будет распознавать​

​ «жирным». Можно установить​ с размером в​​ с примерными данными​

​ в вбивании артикулов​

​ Получатся два равнозначных​ A1:A13 (плюс F4).​ ОБЩИЙ. Можно оставить​ рекомендации и одним​Урок подготовлен для Вас​ представлении Backstage.​Прежде чем начать работу​

1. ​Из существующего документа​​ таблице, как в​​ ячейку маленьким зеленым​

   ​ содержащей перечень товаров​ их. Достаточно набрать​

2. ​ текст по центру,​ 11 пунктов). ОК.​

   ​Чтобы выделить весь столбец,​ и поясните, что​ в счет и​ списка.​ Тип сопоставления: точное​ все как есть,​ щелчком создать диаграммы.​

support.office.com

Создание книги

​ командой сайта office-guru.ru​Перейдите к представлению Backstage,​ с Microsoft Excel​.​ случае использования ВПР().​ треугольником в левом​ с указанием, соответственно,​ на клавиатуре несколько​ назначить переносы и​Выделяем столбец /строку правее​ щелкаем по его​ нужно сделать.хорошо. в​ копировании формулы.​hakervanya​ совпадение, т.е. 0.​

​ но для столбца​

1. ​ Кроме того, с​

2. ​Источник: http://www.gcflearnfree.org/office2013/excel2013/5/full​​ затем нажмите​​ Вы обязаны создать​

   ​В диалоговом окне​

​В столбцах Цена и​

​ верхнем углу ячейке.​ цены, единицы измерения,​ символов и нажать​

1. ​ т.д.​ /ниже того места,​ названию (латинской букве)​ файле “объемы потребления…”​

2. ​Второй – написать​: подскажите пожалуйста как​Номер столбца: снова нужен​

​ с номером телефона​ помощью гистограмм, цветовой​Автор/переводчик: Антон Андронов​

1. ​Открыть​ новый документ, либо​Создание из имеющейся книги​ НДС введите соответственно​Через меню Данные/ Работа​

2. ​ НДС.​ Enter.​Простейший способ создания таблиц​​ где нужно вставить​ левой кнопкой мыши.​

​ в первом столбце​​ обработчик события на​ создать справочник в​

support.office.com

Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать

​ ПОИСКПОЗ. Искомое значение:​ можно задать специальный​ кодировки и значков​Автор: Антон Андронов​. Появятся последние открытые​ открыть уже существующий.​выберите диск, папку​ формулы:​ с данными/ Проверка​Эту таблицу создадим на​

​Чтобы применить в умной​ уже известен. Но​ новый диапазон. То​Для выделения строки –​

Шаблон телефонного справочника

​ есть перечень материалов.​ изменение листа, который​ ексел, в каком​ I7. Просматриваемый массив:​ формат. Для этого​ можно с легкостью​Создание книги​ книги.​ Вы можете создать​ или адрес в​

​=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);””)​ данных/ Обвести неверные​ листе Товары с​ таблице формулу для​ в Excel есть​ есть столбец появится​

​ по названию строки​ в файле “справочники”​ при добавлении артикула​ он должен быть​ шапка массива, т.е.​ надо выделить ячейки​ выявить тенденции и​Выполните вход на странице​Наведите указатель мышки на​ пустую книгу или​ Интернете, где находится​=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);””)​ данные можно получить​ помощью меню Вставка/​ всего столбца, достаточно​ более удобный вариант​

​ слева от выделенной​ (по цифре).​ есть этот же​ автоматически вытащит нужные​ файле? Может примерчик​

​ А1:Н1 (плюс F4).​

Как пользоваться справочником

​ из этого столбца,​ закономерности.​ office.com/signin и выберите​ книгу, которую необходимо​ воспользоваться уже готовым​ книга, которую требуется​Теперь в накладной при​ информацию о наличии​ Таблицы/ Таблица, т.е.​ ввести ее в​ (в плане последующего​ ячейки. А строка​Чтобы выделить несколько столбцов​

​ перечень, но необходимо,​ данные из справочника​ какой нибудь есть?​ Тип сопоставления: 0.​ правой кнопкой вызвать​Создание книги​ в​ закрепить. Рядом с​ шаблоном. Помимо этого​ открыть.​ выборе наименования товара​ данных, которые были​ в формате EXCEL​ одну первую ячейку​ форматирования, работы с​ – выше.​ или строк, щелкаем​ чтобы в первом​

​Третий – написать​помогите пожалуйста​Получили следующее. Формула универсальна,​ меню, выбрать ФОРМАТ​Откройте Excel.​средстве запуска приложений Office 365​ ней появится значок​ в рамках данного​Щелкните книгу, а затем​

​ автоматически будут подставляться​ введены с нарушением​ 2007(см. файл примера).​ этого столбца. Программа​

1. ​ данными).​Нажимаем правой кнопкой мыши​ левой кнопкой мыши​ файле можно было​ систему для ввода​
2. ​Hugo121​ ее можно протянуть​ ЯЧЕЕК.​Выберите элемент​плитку​ в виде канцелярской​ урока мы рассмотрим,​ нажмите кнопку​ его единица измерения,​ требований Проверки данных.​ По умолчанию новой​ скопирует в остальные​Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:​
3. ​ – выбираем в​ по названию, держим​ выбрать из выпадающего​ видов работ по​: Воистину правильная постановка​ и на остальные​

​Среди предоставленных вариантов выбрать​Пустая книга​Excel​ кнопки. Нажмите на​ как закрепить файлы​Создать​ цена и НДС.​Для контроля уникальности также​ таблице EXCEL присвоит​

​ ячейки автоматически.​Переходим на вкладку «Вставка»​ выпадающем меню «Вставить»​ и протаскиваем.​ списка. в пределах​ данному клиенту с​ задачи – половина​ строки в заготовке.​ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется​.​.​ значок.​ и папки в​.​Книга — это файл, который​

Как сопоставить два списка в Excel

​ можно использовать Условное​ стандартное имя Таблица1.​Для подсчета итогов выделяем​ – инструмент «Таблица»​ (или жмем комбинацию​Для выделения столбца с​ одной книги я​ формочкой, из которой​

​ решения.​ Теперь, при выборе​ мини-список, среди которых​Или нажмите клавиши CTRL+N.​Выберите​Книга окажется закрепленной. Для​ представлении Backstage для​Откройте вкладку​

​ содержит один или​ форматирование (см. статью​ Измените его на​ столбец со значениями​ (или нажмите комбинацию​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+”=”).​ помощью горячих клавиш​ это делаю с​ можно выбрать работу,​Чего тебе надобно,​ фамилии, будет выпадать​

​ можно будет выбрать​Ввод данных​Новая книга​ того чтобы снять​ быстрого доступа к​Файл​ несколько листов для​ Выделение повторяющихся значений).​ имя Товары, например,​

​ плюс пустая ячейка​ горячих клавиш CTRL+T).​

​Отмечаем «столбец» и жмем​ ставим курсор в​ помощью присвоения имени​ а она уже​ старче?​ вся остальная информация.​ НОМЕР ТЕЛЕФОНА.​

exceltable.com

Создание справочника в Excel: нужен пример

​Чтобы ввести данные вручную,​​, откройте файл в​ закрепление, снова нажмите​ ним.​.​ упорядочения данных. Можно​Теперь, создадим Именованный диапазон​
​ через Диспетчер имен​

​ для будущего итога​​В открывшемся диалоговом окне​ ОК.​ любую ячейку нужного​
​ и проверки данных,​ атоматически подставит артикул,​
​Что ты понимаешь​ В том числе​​

​ выполните указанные ниже​​ списке​ на значок канцелярской​Файлы Microsoft Excel называются​Щелкните​ создать пустую книгу​ Список_Товаров, содержащий все​ (Формулы/ Определенные имена/​ и нажимаем кнопку​ указываем диапазон для​Совет. Для быстрой вставки​ столбца – нажимаем​ через файлы так​ цену, сумму в​ под словом ‘справочник’?​
​ и номер телефона.​Любой справочник нужен для​ действия.​Последние​ кнопки.​книги​Создать​ или воспользоваться шаблоном.​ наименования товаров:​ Диспетчер имен)​ «Сумма» (группа инструментов​
​ данных. Отмечаем, что​

​ столбца нужно выделить​​ Ctrl + пробел.​ уже не получается…​ конец. Добавив формы​
​ Может, примерчик приведешь?​Получается, что команда ИНДЕКС​ того, чтобы по​Выделите пустую ячейку, например​или выберите один​Похожим образом в представлении​. Начиная новый проект​.​Более новые версии​выделите диапазон​К таблице Товары, как​
​ «Редактирование» на закладке​ таблица с подзаголовками.​ столбец в желаемом​ Для выделения строки​ предложения типа поместить​ для редактирования справочников,​hakervanya​ при задании критерия​ одному критерию можно​
​ A1, а затем​
​ из шаблонов.​ Backstage можно закреплять​ в Excel, необходимо​Выполните одно из указанных​ Office 2010 ​А2:А9​ к справочной таблице,​ «Главная» или нажмите​
​ Жмем ОК. Ничего​ месте и нажать​ – Shift +​ справочник в книгу​ получим прямо готовую​: мне нужно что​
​ из массива, выдает​ было легко узнать​ введите текст или​Присвоение имени файлу​ еще и папки​ создать новую книгу.​ ниже действий.​Откройте Excel.​;​ предъявляется одно жесткое​ комбинацию горячих клавиш​ страшного, если сразу​ CTRL+SHIFT+”=”.​
​ пробел.​ на отдельный лист​ систему.​ бы из какого​ нам номер его​ остальные. Так, в​ число.​Excel Online автоматически присваивает​ для быстрого доступа​ Существует несколько способов​
​Чтобы использовать один из​Выберите элемент​

​вызовите меню Формулы/ Определенные​ требование: наличие поля​ ALT+”=”).​
​ не угадаете диапазон.​
​Все эти навыки пригодятся​Если информация при заполнении​
​ не есть решение​
​Ну чего, угадал​ то файла(где перечислены​ строки и столбца.​ телефонном справочнике мы​Чтобы перейти к следующей​ новой книге название​ к ним. Для​ начать работу с​
​ образцов шаблонов, доступных​Пустая книга​
​ имена/ Присвоить имя​ с неповторяющимися значениями.​Если нажать на стрелочку​ «Умная таблица» подвижная,​ при составлении таблицы​ таблицы не помещается​ проблемы.​
​ я? Если да​ виды работ и​ Но т.к. критерий​ можем ввести необходимую​ ячейке, нажмите клавишу​Книга1​ этого, находясь в​ документом Excel 2013:​ в Excel, в​или нажмите клавиши​
​в поле Имя введите​ Это поле называется​ справа каждого подзаголовка​ динамическая.​ в программе Excel.​ нужно изменить границы​​Программа Microsoft Excel удобна​​ – тебе повезло,​ оплата)вставлялось выбранное значение​ плавающий, и мы​ фамилию и узнать​ ВВОД или TAB.​(или “Книга2”, “Книга3″​ представлении Backstage, перейдите​ создать новую пустую​ разделе​ CTRL+N. ​ Список_Товаров;​ ключевым. В нашем​ шапки, то мы​Примечание. Можно пойти по​ Нам придется расширять​ ячеек:​ для составления таблиц​ у меня такая​ в листик ексель,​ постоянно будем менять​ номер телефона этого​Чтобы заполнить ряд данных,​ и т. д.). Чтобы​ на вкладку​ книгу, воспользоваться существующим​

CyberForum.ru

Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция

​Доступные шаблоны​Начните вводить текст.​убедитесь, что в поле​ случае, ключевым будет​ получим доступ к​ другому пути –​ границы, добавлять строки​Передвинуть вручную, зацепив границу​ и произведения расчетов.​ готовая есть простенькая​

​ всегда следующей, последней​ фамилии, чтобы узнавать​ человека. В Excel​ выполните указанные ниже​ присвоить ей более​Открыть​ шаблоном или открыть​щелкните​Откройте вкладку​ Диапазон введена формула​ поле, содержащее наименования​ дополнительным инструментам для​ сначала выделить диапазон​ /столбцы в процессе​ ячейки левой кнопкой​ Рабочая область –​ (выбирает из одного​

Как создать таблицу в Excel для чайников

​ записью. Как в​ номера телефонов людей,​ сделать это помогают​ действия.​ осмысленное название:​и выберите​ ранее сохраненный документ.​Образцы шаблонов​Файл​ =Товары[Наименование]​

​ Товара. Именно по​ работы с данными​

​ ячеек, а потом​ работы.​ мыши.​ это множество ячеек,​ ‘справочника’), по образу​ акссе сделать это​ мы дополнительно воспользовались​ функции ИНДЕКС и​Введите начало ряда в​Щелкните имя книги.​

​Компьютер​Выберите вкладку​, а затем дважды​

​и выберите пункт​

Как выделить столбец и строку

​нажмите ОК.​ этому полю будут​ таблицы.​ нажать кнопку «Таблица».​

​Заполняем вручную шапку –​Когда длинное слово записано​ которые можно заполнять​

​ и подобию разберешься,​ я знаю, а​ функцией ПОИСКПОЗ. Она​ ПОИСКПОЗ.​ двух ячейках, например:​

​Введите нужное название.​. Найдите папку, которую​Файл​ щелкните нужный шаблон.​Создать​К таблице Накладная, также,​ выбираться остальные значения​Иногда пользователю приходится работать​Теперь вносите необходимые данные​

Как изменить границы ячеек

​ названия столбцов. Вносим​ в ячейку, щелкнуть​ данными. Впоследствии –​ как масштабировать на​

1. ​ с екселем вообще​ помогает искать позиции​Имеем небольшой справочник. В​
2. ​ “Янв” и “Фев”​Все, что вы делаете​ требуется закрепить, и​. Откроется представление Backstage.​Чтобы выбрать один недавно​.​
3. ​ предъявляется одно жесткое​ из справочной таблицы​ с огромными таблицами.​ в готовый каркас.​ данные – заполняем​

​ 2 раза по​ форматировать, использовать для​ нужное кол-во справочников…​ первый раз сталкиваюсь.​ нужных нам строки​ действительности, в фирмах​ или “2014” и​ в Excel Online —​ нажмите на значок​

​Выберите​ использовавшихся шаблонов, щелкните​Откройте шаблон двойным щелчком.​ требование: все значения​ для подстановки в​ Чтобы посмотреть итоги,​ Если потребуется дополнительный​ строки. Сразу применяем​

​ границе столбца /​ построения графиков, диаграмм,​Могу намылить, если​ Даже не знаю​ и столбца.​

​ обычно более длинные​ “2015”.​ от присвоения имени​ канцелярской кнопки.​Создать​Последние шаблоны​Щелкните и начните вводить​ в столбце (поле)​ накладную.​ нужно пролистать не​ столбец, ставим курсор​ на практике полученные​ строки. Программа автоматически​ сводных отчетов.​ нужно.​ с чего начать.​

Как вставить столбец или строку

​Работа со списками в​ списки, поэтому и​Выделите две ячейки, содержащие​ файлу до изменения​Шаблон – это предварительно​, затем нажмите​, а затем дважды​ текст.​

​ Товар должны содержаться​Для гарантированного обеспечения уникальности​ одну тысячу строк.​ в предназначенную для​ знания – расширяем​

​ расширит границы.​Работа в Экселе с​

​Да ты угодал,​У меня 5​ Excel подразумевает их​ искать в них​ ряд, а затем​

​ ячеек, — сохраняется автоматически.​ созданный документ, служащий​Пустая книга​ щелкните нужный шаблон.​Откройте вкладку​ в ключевом поле​ наименований товаров используем​

Пошаговое создание таблицы с формулами

1. ​ Удалить строки –​ названия ячейку. Вписываем​ границы столбцов, «подбираем»​Если нужно сохранить ширину​ таблицами для начинающих​ это то что​ разновидностей справочников, можно​ сопоставление. Т.е. сравнивание​
2. ​ информацию вручную сложно.​ перетащите маркер заполнения​Работа с данными​ для ускорения работы.​.​Чтобы использовать собственный шаблон,​Файл​ таблицы Товары. Другими​ Проверку данных (Данные/​ не вариант (данные​ наименование и нажимаем​ высоту для строк.​
3. ​ столбца, но увеличить​ пользователей может на​ мне нужно,​ ли разместить их​ данных, нахождение одинаковых​ Составим заготовку, в​через ячейки или​Присвоив имя файлу, можно​ Шаблоны содержат готовые​Откроется новая пустая книга.​ в разделе​
4. ​.​ словами, в накладную​ Работа с данными/​ впоследствии понадобятся). Но​ ВВОД. Диапазон автоматически​Чтобы заполнить графу «Стоимость»,​ высоту строки, воспользуемся​

​ первый взгляд показаться​пришли пожалуйста………….!​ на 2-6 листе​

​ или уникальных позиций.​ которой будет значиться​ на них.​ добавить данные, отформатировать​

​ настройки, такие как​Помимо создания новой книги,​Мои шаблоны​Щелкните​ можно вводить только​ Проверка данных):​

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

​ можно скрыть. Для​ расширится.​ ставим курсор в​ кнопкой «Перенос текста»​ сложной. Она существенно​[email protected]извеняюсь не тот​ книги, а потом​

​ Попробуем для примера​

1. ​ вся информация. А​Далее:​ их, ввести формулы,​ форматирование и дизайн,​
2. ​ существует необходимость открывать​, а затем на​Создать​ те товары, которые​выделим диапазон​ этой цели воспользуйтесь​Если необходимо увеличить количество​ первую ячейку. Пишем​ на панели инструментов.​

​ отличается от принципов​ адрес​ вставлять в первый​ сопоставить два простых​ появляться она будет​

​   Сохранение книги в​ создать диаграммы и​ с целью экономии​ ранее сохраненные документы.​ вкладке​.​ имеются в справочной​А2:А9​ числовыми фильтрами (картинка​

​ строк, зацепляем в​ «=». Таким образом,​Для изменения ширины столбцов​ построения таблиц в​[email protected]​

Как работать с таблицей в Excel

​ лист, по какой​ списка.​ по заданному критерию​ OneDrive​ т. д. Все​ времени и сил​ Для получения подробной​Личные шаблоны​В разделе​

​ таблице Товаров, иначе,​на листе​ выше). Убираете галочки​

​ нижнем правом углу​ мы сигнализируем программе​ и высоты строк​ Word. Но начнем​

​большое спасибо !Пожалуйста,​ нибудь кнопочке? Или​Имеется информация по двум​ – фамилия, поэтому​Excel удобно использовать для​

1. ​ возможности доступны на​ при создании нового​ информации обратитесь с​в диалоговом окне​Доступные шаблоны​ смысл создания Справочника​Товары​ напротив тех значений,​ за маркер автозаполнения​ Excel: здесь будет​
2. ​ сразу в определенном​ мы с малого:​ помогите и мне.​ это как то​ складам. Задача: проверить,​ сделаем этот пункт​
3. ​ создания телефонных справочников.​ вкладках вверху.​ проекта.​ уроку Сохранение и​Создать​дважды щелкните элемент​ пропадает.​;​
4. ​ которые должны быть​ и протягиваем вниз.​ формула. Выделяем ячейку​ диапазоне выделяем область,​ с создания и​ возможно ли хоть​ по другому делается,​ каких позиций нет​ в виде выпадающего​ Причем информация не​

​Если вкладки занимают слишком​Откройте вкладку​ автовосстановление книг в​дважды щелкните нужный​Пустая книга​Для формирования Выпадающего​вызовем Проверку данных;​

​ спрятаны.​С выходом новых версий​ В2 (с первой​ увеличиваем 1 столбец​ форматирования таблицы. И​ каким-нибудь способом привязать​ ума не приложу?​ на том и​ списка (ДАННЫЕ –​ просто надежно хранится​ много места, дважды​Файл​ Excel.​ шаблон.​.​

exceltable.com

​ (раскрывающегося) списка для​

Шаблон Excel «Список контактов»

Бесплатный настраиваемый Шаблон «Список контактов» поможет составить организованный список. Подходит для клубов, организаций, семей или личных потребностей. Шаблон позволяет легко сортировать и фильтровать по любому заголовку, и он уж подготовлен для печати.

Этот шаблон можно легко настроить, превратив его в список адресов электронной почты, список фактических адресов или простой список телефонов. Просто выберите один из предустановленных заголовков или создайте собственный. Не стесняйтесь добавлять столько столбцов, сколько вы хотите или удалить несколько для упрощения.

Описание шаблона «Список контактов»

Шаблон «Список контактов» легко настраивается и простой в использовании. Теперь вы можете организованно хранить все ваши контакты.

Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите, использовать этот список для отслеживания дней рождения, юбилеев, и даже списка тех, кого необходимо поздравить новогодней открыткой.

Использование списка контактов

• Добавить дополнительные столбцы для списка адресов с помощью копирования столбца и изменения его названия;
• Добавить категорию или группу столбцов, для лучшей организации ваших контактов. Это позволит вам легко фильтровать список, по тем категориям, которые Вы определили;
• Использовать этот шаблон для функции слияния Microsoft Word для печати писем и конвертов. Подходит для этикеток, свадебных приглашений и тд.
• Сохранить файл список контактов, как файл CSV, чтобы затем провести импорт контактов в другие программы, такие как Outlook, и Gmail Контакты.

Источник

Как создать телефонный справочник в excel

Справочник в EXCEL

history 19 апреля 2013 г.

Группы статей
• Выпадающий список
• Имена
• Приложения
• Проверка данных
• Таблицы в формате EXCEL 2007
• Условное форматирование

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары , содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню Вставка/ Таблицы/ Таблица , т.е. в формате EXCEL 2007 (см. файл примера ). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1 . Измените его на имя Товары , например, через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )

К таблице Товары , как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым . В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ):

• выделим диапазон А2:А9 на листе Товары ;
• вызовем Проверку данных ;
• в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10 ), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007 , по сравнению с обычными диапазонами ячеек. Проверка данных срабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER . Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения , то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных .

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений ).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров :

• выделите диапазон А2:А9 ;
• вызовите меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
• в поле Имя введите Список_Товаров ;
• убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
• нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная , также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары . Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров , иначе, смысл создания Справочника пропадает. Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных :

• выделите диапазон C4:C14 ;
• вызовите Проверку данных ;
• в поле Тип данных выберите Список;
• в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров , т.е. =Список_Товаров .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары .

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС . Для этого используем функцию ВПР() :

или аналогичную ей формулу

Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР() .

В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);»») =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);»»)

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Шаблон Excel «Список контактов»

Бесплатный настраиваемый Шаблон «Список контактов» поможет составить организованный список. Подходит для клубов, организаций, семей или личных потребностей. Шаблон позволяет легко сортировать и фильтровать по любому заголовку, и он уж подготовлен для печати.

Этот шаблон можно легко настроить, превратив его в список адресов электронной почты, список фактических адресов или простой список телефонов. Просто выберите один из предустановленных заголовков или создайте собственный. Не стесняйтесь добавлять столько столбцов, сколько вы хотите или удалить несколько для упрощения.

Описание шаблона «Список контактов»

Шаблон «Список контактов» легко настраивается и простой в использовании. Теперь вы можете организованно хранить все ваши контакты.

Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите, использовать этот список для отслеживания дней рождения, юбилеев, и даже списка тех, кого необходимо поздравить новогодней открыткой.

Источник

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как при помощи Excel создать таблицу контактов и задокументировать сведения о заинтересованных сторонах проекта

Определение заинтересованных сторон и документирование сведений о них является одной из главных задач руководителя проекта. Когда впоследствии мы перейдем к определению непосредственных исполнителей проекта и займемся документированием сведений о них, вы сможете воспользоваться полученными здесь навыками по созданию списка контактов. Типичный фрагмент «файла контактов» показан на рис. 1.

Рис. 1. Список контактов

Так как электронная таблица довольно большая, на этом рисунке представлены далеко не все столбцы. В их названиях мы использовали схему Outlook Contacts (Контакты Outlook), но вы можете ввести и собственные варианты. Еще лучше, загрузите таблицу, а затем заполните ее. Вы увидите, что мы не изменяли схему, а просто скрыли столбцы, которые не используются в данном списке. Выделите заголовки всех столбцов таблицы, а затем щелкните правой кнопкой мыши на выделении. В появившемся контекстном меню выберите команду Unhide (Отобразить), чтобы отобразить все ранее скрытые столбцы таблицы.

Наверное, данная рабочая книга во многом напоминает вам контактную информацию. Это действительно так, и вам нет необходимости вводить заново все то, что содержится в Outlook Contacts. В разделе «Планирование и приобретение ресурсов», мы покажем, как создать такую электронную таблицу в формате Outlook Contacts. Это даст вам возможность импортировать соответствующие поля в Outlook.

Формируя информацию о заинтересованных сторонах, обязательно заполните следующие поля:

• Title (Название);
• FirstName (Имя);
• LastName (Фамилия);
• Company (Компания);
• Department (Отдел);
• BusinessPhone (Рабочий телефон);
• EmailAddress (Адрес электронной почты);
• Categories (Категории).

В столбце Categories используйте слово Stakeholder (Заинтересованная сторона). Позже, когда мы добавим непосредственных исполнителей проекта, то употребим здесь словосочетание Team Members (Непосредственные исполнители проекта). Благодаря этому, вы сможете быстро выполнять сортировку по категориям заинтересованных сторон. Прежде всего — и это очень важно — выделите все данные в своей электронной таблице. Если хотите сделать это быстро, нажмите клавиши Ctrl+A (Excel автоматически исключит первую строку списка, поскольку в ней введены заголовки столбцов).

Затем на ленте программы Excel активизируйте вкладку Data (Данные) и щелкните на кнопке Sort (Сортировка), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В качестве первого критерия сортировки данных списка выберите элемент Categories, а затем укажите следующий по важности (для вас) критерий, например фамилию заинтересованного лица или название компании. В этот список можно также включить информацию об адресе, если заинтересованные лица не сосредоточены в вашем здании или находятся в других организациях.

Вместо списка заинтересованных сторон можно создать контактную базу данных и включить в нее поля, отображающие информацию о ролях и обязанностях относительно выполняемого проекта, об особых потребностях и проблемах и т.п. Выбор — за вами.

Источник

Справочник в excel как сделать

Тема справочников должна идти флагманской темой для любого аналитика и предпринимателя, который ведет свой учет в электронных таблицах. Ведь справочники помогут:

↑ не поддаваться панике! Держи все под контролем.

Для примера рассмотрим любую таблицу с данными, например, таблица по закупкам спортивных товаров. Если ты ведешь такую таблицу в Экселе, то тебе наверняка захочется через некоторое время узнать:

• сколько товаров из категории «Мячи» закуплено в течение последних трех месяцев,
• сколько денег ты должен каждому поставщику просто и в разрезе товарных групп
• и так далее. Придумай сам!

Механизм очень прост. Он состоит всего из двух шагов. Если тебе лень читать, просто посмотри это видео про справочники в Google Docs, и все поймешь:

↑ качай пример в файле «

» и пробуй сделать то же сам.

Пример из видео упрощен. Он предполагает, что ты начинаешь с нуля. Далее я расскажу, как сделать справочник к уже существующей таблице с данными посредством Excel.

Шаг первый. Создай список уникальных значений

В Экселе для того, чтобы создать список уникальных значений, проще всего использовать сводную таблицу.

• Выдели диапазон, в котором находится список ВСЕХ значений
• Иди в меню Данные (в последних версиях Excel — Вставка) > Сводная Таблица
• В появившемся диалоге сводной таблицы нажми ОК
• Создастся макет Сводной таблицы на новом листе. В список значений (Строк) перемести название поля, которое ты выбрал.

↑ Перетащи свое Поле в область СТРОКИ

• Готово! У тебя должен получиться список всех уникальных значений.

Теперь скопируй его и вставь как значения. Это и будет твоим справочником. Иногда еще необходимо очистить свою таблицу от дублей. Например, категории товаров «Мячи» и «Мячи » (с пробелом в конце) компьютер засчитает как 2 различных значения. В этом случае тебе нужно вернуться на таблицу с данными и Все «Мячи » с пробелом заменить на «Мячи» без пробела. Чтобы это сделать:

• Нажми сочетание клавиш Ctrl + H — найти и заменить
• В поле Найти: напиши «Мячи » с пробелом
• В поле Заменить на: введи «Мячи» без пробела
• Жми на кнопку Заменить все!

Таким образом, ты почистишь свою базу от ненужных повторов. Тогда ты можешь удалить их и из справочника. Ты уже на половине пути. Теперь необходимо привязать свой справочник к исходной таблице

Шаг второй. Привязать справочник к исходной таблице

Тебе нужно выделить всю колонку в исходной таблице, в которой ты вносишь категорию из справочника. И далее всего пару кликов мыши:

• Идешь в меню Данные > Проверка данных

• Откроется диалоговое окно. Выбери Тип дынных > Список

• Появится возможность выбора Источника данных. Стань в него и выбери диапазон из справочника
• Совет: выбери диапазон длиннее, чем просто все данные из справочника. Например, если был диапазон А2:А30, то исправь его на А2:А3000. Тогда ты сможешь вносить новые строки в справочник и они попадут в исходник.

Последнее. Проверь работу своего справочника. Попробуй внести значения из выпадающего списка., попробуй так же внести неверное значение. Компьютер должен запретить ввод любых значений, которых нет в справочнике.

И ура! Надеюсь, по моим подсказкам, ты смог настроить себе один или несколько справочников в исходной таблице с данными. Ты сделал огромный шаг на пути к автоматизации своего бизнеса. Если возникнут проблемы, пиши об этом в комментариях.

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Скачать телефонный справочник шаблон в Excel

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных».

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя».

Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окне, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1»). У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных».

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя».

Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия». Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен». Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Как создать выпадающий список, состоящий сразу из нескольких ячеек (скажем чтобы наименование было со стоимостью)

Спасибо, всё получилось.

Огромное спасибо автору за «зависимые выпадающие списки». Сам бился два дня, а ваша статья очень помогла. Всё работает на разных листах. Получил как раз то, что и хотел.

Автору спасибо за хорошую статью! Как оказалось, есть масса возможностей их создания!

Выпадающий список со значениями с другого листа не работает, так как окно когда открыто проверка данных не дает работать с другими окнами, тем более с другим листом!

Источник

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
• Нажимаем «ОК«

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать «ОК«

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
• В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
• Нажать «ОК«

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными —  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:

• Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

•  Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:

• Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

• Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

• Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;

• В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:

• Нажмите «ОК«

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
• Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:

• В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:

• Нажмите «ОК«

Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

• Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

• Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:

• Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

• Нажмите «ОК«
• В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

• Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
• Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:

• В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

• Нажмите «ОК«

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.