Как составить стандартную операционную процедуру

Система менеджмента качества позволяет избежать ошибок со стороны медперсонала и проблем при проверках надзорными органами. Чтобы регламентировать рутинные задачи, необходимо разработать документы, в которых прописаны стандартные операционные процедуры — СОПы. Расскажем, как их составить и на что обратить внимание. 

Что такое СОПы

СОП или стандартная операционная процедура — это документ, в котором подробно расписан конкретный вид работ или процедур. СОПы еще называют рабочими инструкциями, опираясь на которые работники медицинской клиники выполняют должностные обязанности.

СОПы применяют для:

• анализа работы в медорганизации;
• определения лучшего способа выполнения работы;
• стандартизации процессов;
• упрощения ввода в работу новых сотрудников;
• проведения внутренних аудитов;
• управления знаниями, фиксации совокупного опыта персонала;
• поиска источников ошибок и рисков в работе;
• защиты от претензий внешних аудиторов из Роспотребнадзора, Росздравнадзора, МВД.

Главная цель создания СОПов — анализ качества работы персонала. При подготовке инструкций видно, какие ошибки и сбои встречаются при выполнении медицинских процедур, насколько однотипно их выполняют разные специалисты. Кроме того, СОПы помогают упростить обучение сотрудников.

Виды СОПов в медицинской организации

СОПы для медорганизаций можно условно разделить на три группы, каждые из которых анализируют свое направление.

➤ Инструкции по проведению экстренных работ

Они регламентируют выполнение непредвиденных задач, обеспечивают безопасность пациента и персонала в лечебно-профилактическом учреждении. К ним относятся все виды СОПов, в которых регламентированы действия медперсонала в экстренных ситуациях, угрожающих жизни и здоровью. Например, при анафилактическом шоке, выявлении разбитых ртутьсодержащих градусников, нарушении целостности упаковки медицинских отходов класса Б и В.

➤ Инструкции по проведению рутинных работ

СОПы регламентируют порядок выполнения стандартных задач, которые приходится выполнять ежедневно. Например, это могут быть правила забора венозной крови, мазков на коронавирус, промывания желудка или другие. Опираясь на них, удается избежать ошибок и проблем с пациентами, жалоб с их стороны в надзорные органы.

➤ Инструкции, затрагивающие систему менеджмента качества

СОПы регламентируют порядок управления различными сферами деятельности клиники. Например, это могут быть инструкции по управлению внутренними аудитами, документацией, выявленными несоответствиями в системе и другие. Такие СОПы активно используют организации, работающие по системе ISO 9000.

Обязательные СОПы по СанПиН и требованиям Минздрава

СОПы, которые обязательно должны быть в медорганизации, утверждены приказом Минздрава России от 31.08.2016 г. № 646н. Среди них инструкции по приему, транспортировке, размещению, хранению и утилизации, ведению учета и отчетов и их хранению, обслуживанию и поверке измерительных приборов и медицинского оборудования.

Важно! Приказ Минздрава России от 31.08.2016 г. № 646н включен в перечень НПА, на которые не распространяются требования Федерального закона от 31.07.2020 г. № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в приказе, оценивается при осуществлении надзорных мероприятий. Если в ходе проверок обнаружат нарушения, то ответственных лиц привлекут к административной ответственности.

Другой перечень обязательных СОПов по нескольким направлениям установлен СанПиН 3686-21. Среди них инструкции:

• по обработке медизделий для эндохирургических вмешательств;
• по обработке рук;
• для медманипуляций, основанные на принципах эпидбезопасности.

Приказом главного врача медицинского учреждения могут быть установлены требования внедрить СОПы, затрагивающие порядок оказания медпомощи пациентам. Кроме того, в клиниках не запрещается устанавливать стандарты на основе клинических рекомендаций, критериев оценки качества услуг (п. 7 Приказа Минздрава от 31.07.2020 г. № 785н).

Кого назначить ответственным за разработку СОПов

Разработку инструкций поручите специалистам, которые хорошо знают, как устроены внутренние процессы и логистика медорганизации. В качестве альтернативного варианта — обратитесь в стороннюю компанию, которая специализируется на составлении документов для клиник.

Если вы решили самостоятельно разрабатывать СОПы, возьмите типовые шаблоны, адаптируйте, согласуйте с главврачом и профильными специалистами проект документа. Это позволит найти ошибки до момента утверждения СОПа, устранить их и избежать проблем.

Эксперты рекомендуют: лучше не составлять правила с нуля, если вы ни разу этим не занимались. Итоговый вариант может содержать массу недочетов и вызывать вопросы со стороны надзорных органов.

Как оформить бланк СОПа: рекомендованная структура

Изучите требования стандартов ISO 9001, GxP, ISO 15189. Правила, которые есть в этих документах, адаптируйте под требования медицинской организации. Не пытайтесь полностью все скопировать, иначе при заполнении бланка у вас останутся пустые разделы.

На титульном листе СОПа перечислите:

• название СОПа;
• идентификатор (код);
• Ф. И. О., должность и подпись разработчика СОПа;
• Ф. И. О., должность и подпись руководителя, утвердившего СОП;
• Ф. И. О., должность и подписи сотрудников, согласовавших СОП;
• дату разработки;
• дату утверждения и введения в действие;
• печать организации.

Разделы СОПов структурируйте примерно так:

• назначение;
• область применения;
• сотрудники, для которых предназначен СОП;
• ссылки на нормативные документы;
• термины и определения;
• используемые сокращения;
• применяемое оборудование и инструменты;
• ответственность за невыполнение или неправильное применение СОПа;
• описание процедуры, требования к промежуточному контролю;
• действия во внештатных ситуациях;
• алгоритм или блок-схема;
• процедура оценки знаний по СОПу и допуска персонала к самостоятельной работе.

Шаблон СОПа для медорганизации

Скачать полностью >>>

Оставьте место под иллюстрации. Чем больше будет схем, тем проще работникам изучить требования. Многие не вникают в написанное, но всегда просматривают картинки. Внизу каждой страницы предусмотрите поля для нумерации, но не ставьте номера сразу. В итоговой версии может быть больше или меньше страниц.

Что включить в каждый СОП: примерное содержание

Перед составлением правил, поручите ответственным лицам изучить стандарты и ГОСТы, методические рекомендации, мировые практики и советы опытных специалистов клиники. После этого нужно составить эталонный алгоритм выполнения процедуры — от подготовки до ее завершения. Лучше поручить это работникам, на которых будет распространяться СОП.

Алгоритм написания СОПа

Скачать полностью >>>

Содержание СОПа о выполнении экстренных работ

Правила выполнения экстренных процедур должны быть лаконичными, но практичными. Не включайте в них нужную информацию — сотрудники запутаются, что и как делать. Предусмотрите две части — медицинскую и организационную. В первой перечислите особенности анатомии и физиологии (универсальный блок для всех СОПов), а во второй — правила оказания медпомощи с учетом специфики организации, численности и квалификации персонала, логистики отделений и прочих индивидуальных особенностей ЛПУ.

В СОПы, регламентирующие выполнение экстренных работ, включите: 

• пошаговый алгоритм действий, рисунки или фотографии;
• всю необходимую информацию для выполнения процедуры;
• жесткие ограничения по времени на каждое действие, например, на подготовку 5 минут, на саму процедуру 10, на уборку помещения еще 7.

Критерии выполнения работ и индикаторы качества установите в зависимости от специфики процедуры. Оценивать можно время выполнения работ, состояние пациента или все сразу. Чем больше критериев вы установите, тем лучше. Не забывайте о том, что при сложных манипуляциях и тяжелом состоянии пациента не исключены проблемы. В правилах это также нужно предусмотреть, иначе вам придется наказывать медиков за то, что они не в силах были сделать.

Обратите внимание! Практические навыки выполнения экстренных процедур следует отрабатывать на практике минимум раз в полгода. Неверное выполнение СОПов, в том числе нарушение временных рамок, может привести к причинению вреда пациенту, вплоть до летального исхода.

Если в вашем ЛПУ нет специалиста, который может заняться с работниками практикой, запишите их на обучение в Центр Оценки Квалификации и Обучения №1. На базе ЦОКО есть все условия для прослушивания теоретической части и отработки навыков, необходимые тренажеры и оборудование.

Содержание СОПа о выполнении рутинных работ

Включайте в СОПы стандартные правила выполнения работ, алгоритмы, схемы и советы, длительность выполнения процедур и прочую информацию, которая имеет значение при работе с пациентами и оказании медицинской помощи. Дополнительно включите в содержание требования к выполнению рутинных работ с применением материалов и оборудования. Опирайтесь на инструкции производителей и особенности организации работ ЛПУ. Применяйте те профессиональные термины, которые хорошо знакомы всему персоналу.

Содержание СОПа о менеджменте качества

Структура этого СОПа идентична со структурой других. Единственное значимое отличие — содержание. Правила менеджмента должны затрагивать именно оценку качества выполняемых задач, управления ЛПУ или персоналом, ведения документации и организационные вопросы. То есть если вы составляете СОП с правилами ведения документации, то и прописывайте в нем основные требования к содержанию и оформлению внутренних бумаг.

Как внедрить СОПы в медорганизации

Каждый СОП отдавайте на финальное согласование главврачу. Только после того, как он его утвердит, вводите правила в действие. Сделать это можно совместно с внедрением системы менеджмента качества, если ее ранее не было в организации, или отдельно.

В целом процесс внедрения СОПов включает в себя пять этапов:

1. Первичное ознакомление персонала с правилами выполнения конкретных работ
2. Период пробного введения в действие документа, в ходе которого можно выявить недоработки в СОПе
3. Доработка СОПа при обнаружении недочетов
4. Дополнительное обучение персонала
5. Итоговое введение в действие.

Дополнительно составьте приказ, в котором возложите обязанности за обучение работников на ответственное лицо. Например, если СОПы распространяются на медсестер, то на роль ответственного подойдет главная медсестра отделения. Она четко знает, что и как делать, поэтому сможет показать остальным.

Важно! Если ранее в медорганизации СОПы не использовали, а каждый медик работал по своим правилам, то прежде чем обучать всех, нужно отправить на курсы ответственное лицо. Обучение и аккредитация медицинских работников >>>

После ознакомления работников с СОПами, отработки навыков на практике, проверьте знания. Сделать это можно в устной или письменной форме, в формате стандартного экзамена или теста из 5-10 вопросов. Тот, кто успешно пройдет проверку знаний, должен расписаться на последнем листе документа. Потом, если человек будет нарушать регламентированные правила, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Как и в каких случаях обновлять СОПы

Так как сфера медицинских услуг подвергается трансформации, СОПы периодически придется дорабатывать. Актуализируйте их после появления законов, обновления оборудования и в других случаях, если изменения затрагивают правила оказания конкретных услуг.

Чтобы вам не пришлось постоянно проводить аудит СОПов вручную, создайте электронную базу данных. В нее внесите:

• названия;
• даты введения;
• кто утвердил;
• кто согласовал;
• кому отдали распечатанный СОП.

Если вы внесете изменения в оригинал, работники, ранее получившие на руки СОП, обязаны его обменять на новый под подпись. После выдачи актуальных документов, внесите информацию в реестр. Читайте в статье: Изменили требования к хранению наркотических и психотропных веществ: обзор нового приказа Минздрава

Где хранить внутренние СОПы

Бумажные оригинальные версии храните в архиве медицинской организации, в сейфе у главного врача или в специально оборудованном помещении, к которому нет доступа у третьих лиц. Несмотря на то, что СОП нельзя назвать секретным и важным документом, потеря оригинала приведет к проблемам. Вам придется разработать новый, а потом снова обучать работников по нему.

Если вы создали электронную версию СОПа и подписали его ЭЦП, то храните его на сервере медицинской организации. Доступ к хранилищу защитите паролем, иначе СОП может быть скопирован работниками, сохранен на компьютеры. После актуализации документа, вы не сможете убедиться, что устаревшую версию уничтожили. В итоге в организации могут активно применяться правила, которые будут отличаться друг от друга.

Writing a standard operating procedure (SOP) may feel like more work about work.

But every winning team needs to play by the same rules if they’re going to produce consistently high-quality work.

And that’s a tall order when you don’t have SOPs.

SOPs are one of the best strategies to help you scale your business.

But the SOP writing process doesn’t have to be complicated.

In this guide, you’ll learn the following:

• How to write an SOP (that makes sense)
• Which tasks to prioritize when starting out
• Tools you can use to get started on your SOP journey

What is a standard operating procedure?

A standard operating procedure (SOP) is a set of step-by-step instructions that outline how to perform a specific task or activity consistently and efficiently. 

Many industries and organizations use SOPs — including manufacturing, healthcare, and government.

But SOPs are becoming more common in the agency and professional services space.

The goal of an SOP is to provide a standard and repeatable way of doing things so that the process is consistent and reliable and the outcomes are predictable.

Different types of SOPs

Here are the three different types of SOPs.

1. Step by step – one-pagers for simple processes and tasks
2. Hierarchical format – for complex processes that require multiple steps
3. Flowchart – for flexible processes that involve conditional logic

Step-by-step SOP

Step-by-step standard operating procedures break a task into a step-by-step list with detailed instructions. The specific steps and substeps are laid out logically and shouldn’t be skipped.

Step-by-step SOPs are best for straightforward and repetitive processes with simple steps, like invoicing a client, creating a content brief, or something as simple as adding Zoom to Calendly.

Hierarchical SOPs

Hierarchical SOPs help manage complex processes with many subtasks that don’t tend to change.

You can think of them as a “mega SOP” made up of shorter, more simple step-by-step SOPs.

Here’s an example of a hierarchical SOP I put together at a digital marketing agency.

It was a guide covering the entire SEO campaign process for clients. Each section was filled with information and links pointing to shorter step-by-step SOPs for specific tasks.

Flowchart SOPs

A flowchart SOP is a diagram that turns a procedure into a visual map. It’s ideal for procedures that require conditional logic at specific steps (if X happens, do Y).

You can cover multiple possible scenarios using a flowchart, so the next step is always clear.

So instead of doing this:

Your team knows what to do at all times by looking at the flowchart.

Take a look at Ahref’s blog content creation process, for example.

There are plenty of step-by-step SOPs involved in the process. But the flowchart helps to provide a clear visual representation of the entire process — making it far easier to understand and follow.

Flowcharts are a great SOP solution for creative processes and procedures that work with lots of moving pieces, like capacity planning or content creation.

Why even bother with SOPs?

McDonald’s sells more than 75 hamburgers per second, every minute, every hour, every day of the year.

How?

They have mastered standardization.

SOPs are one of the best strategies to claw back your time and help you scale…

They help you scale

Ask any successful business owner what helped them to scale, and they’ll mention SOPs in some way or another.

I recently contacted a bunch of agency owners with a survey asking them how they simultaneously kept on top of multiple client projects.

One answer that kept popping up?

Processes — aka SOPs.

Check out this answer from self-proclaimed “process nerd” Ryan Stewart…

Processes helped Ryan’s digital agency, Webris, generate millions of dollars for his clients.

By providing clear, step-by-step instructions for performing tasks, SOPs can help ensure that client work is performed to the same standard every time and help you scale at breakneck speed! 💰

Prevent knowledge loss 

SOPs can help keep the business running when a crucial employee goes on leave — relieving the pressure of any one person to do it all and making your company more adaptable and resistant.

SOPs can also be a lifesaver in the agency space — especially with the notoriously high turnover rates.

Help you to take a hands-off approach

Probably one of the most significant benefits of using SOPs if you’re a manager, founder or CEO.

They provide a set of clear rules so that anyone can deliver work that meets your business’s standards.

Make your work’s quality consistent long-term, regardless of which team member does it.

Do this effectively, and congrats — now your business runs WITHOUT you.

Become more efficient with time

SOPs can eliminate the time spent on those pointless meetings by answering common questions. Helping you multiply your time and make your team work as efficiently as possible.

What should an SOP include?

You’re likely going to be creating basic step-by-step SOPs to start.

So make sure to include the following elements:

• Title
• Purpose
• Additional context
• Terminologies
• Tools associated with the process
• Roles and responsibilities
• Step-by-step procedure

Look at this SOP template from Notion — it’s pretty comprehensive!

How to create an SOP in 6 steps

Here’s how to create standard operating procedures in 6 steps:

1. Pick a task to standardize
2. Define the scope of the SOP
3. Break the task down into steps
4. Identify the stakeholders
5. Write your SOP
6. Review, test, edit, and repeat

Now let’s get into the details.

1. Pick a task to standardize

The first step in your SOP creation process is to pick a task/process you want to turn into an SOP.

How do you do this?

Start with tasks you and your team carry out regularly and prioritize those.

Why?

Creating SOPs for these tasks will have the most significant positive impact on your business. The more you can cut the time down here, the better. 🤑

You can use our free Process Prioritization Worksheet to do this.

Share it with your team and get them to list the tasks they perform regularly.

Get them to answer the following questions:

1. How often do you perform this process? (barely, often, regularly)
2. How mature is the documentation for this process? (well documented, somewhat documented, not documented)
3. How much pain does this process cause? (not painful at all, somewhat painful, severely painful)

This will give you a priority score out of nine.

Higher the score, the higher the need for an SOP.

Or, if you want to be smarter with this process, you can also use time tracking software to identify your most significant time drainers.

Using a tool like Toggl Track, you can quickly see how long your team spends on project tasks.

You may spot a few tasks that seem to have taken a little longer than usual — which gives you a chance to uncover why and potentially create an SOP to make the task more efficient (profitable). 🤑

2. Define the scope of the SOP

Some questions to get you started:

• Where does your SOP start and stop?
• Is your SOP dependent on other SOPs? Or other teams and departments?
• If so, how will you define dependencies and responsible parties?

You can’t reinforce expectations if you don’t write them down.

For instance, if a graphic designer makes an infographic, the project manager needs to do a quality check.

If the requirements are met, the project manager will send the file to the client, who needs to approve it.

If not, the project manager will assign the work back to the graphic designer to revise and repeat.

You can reference other SOPs or integrate parts of them into yours to make the complete picture clear to the reader.

3. Break the task down into steps

Any good SOP needs clear step-by-step instructions telling your team what to do.

So list a fully detailed breakdown of your chosen task.

Start with your favorite online document tool for this step. Google Docs, Word, Notion, etc.

Don’t overthink it here. Keep it simple!

Want a way to hack this process? 🧠

Start with backward planning — aka planning in reverse chronological order from finish to start.

Backward planning helps you break down your usual thought patterns and makes creating your SOPs easier.

Start by identifying the final step of the process.

Following a content creation example, the last step might be to publish or send it to the client. The step before that is quality assurance. The step before that…

Break it down from the final deliverable, and you’ll have a more accurate list of tasks to include in your SOP.

Here’s an example from Fio of Contentfolks (click to expand):

She planned an online event at Wildbit using a Miro board with a rectangular block for each week leading up to the event (the five green blocks you see below). Then she started working backward from the date of the event itself.

You can apply the same strategy when it comes to creating your SOPs.

4. Identify the stakeholders

Once you know what’s involved in the process, it’s time to determine who’s involved.

You need to indicate who does what.

Note: simple step-by-step SOPs won’t require multiple stakeholders to be involved. But multiple stakeholders will be involved if you create a more complicated hierarchal SOP.

Take Ahrefs’s content production process, for example.

You can see that the process will likely involve a content manager, writer, editor, and graphic designer.

Ask yourself:

• Which team members need to follow this specific SOP?
• Who’s impacted by the process?
• Who decides when the job is done?

5. Write your SOP

Once you know the why, what, and who behind your SOP, it’s time to figure out the how.

How you create your SOP is entirely up to you.

Not sure where to start? We’ve added a list of tools you can utilize below.

Use Notion? Here’s the Notion template from above.

6. Review, test, edit, and repeat

Ensure the SOP leads to the desired outcome and is fit for purpose and for the intended audience.

The first one you create might need some polishing.

Track your progress:

• Were there any questions from the team?
• Was there a task that somebody didn’t realize was their responsibility?
• Did the team struggle with any part of the SOP?

You can track the time the team spends on each task for accurate results using time tracking software.

Your team can get started tracking time spent on tasks in a few clicks with Toggl Track.

This will give you access to data you can act on inside the Project Dashboard.

Tracking their work like this helped increase Sweat+Co’s profitability by 20%

“Toggl Track increased our profitability by at least 20%. We found out where the team was spending too much time on clients. Whether that was us being inefficient or over-serving or working too slowly, Toggl Track gave us the ability to restrategize, find out what’s wrong, and fix it.”

Dax Kimbrough, Business Consultant with Sweat+Co

SOP best practices

Here are some best practices to consider when creating your next SOP:

• Definition of done – indicate when the process is complete, and goals are achieved.
• One process, one SOP – don’t overcomplicate it. Create one SOP for each task.
• Interlink – creating multiple SOPs? Make sure to interlink other SOPs where relevant.
• Use visuals – flowcharts, diagrams, and other visual aids. It will be easier for the reader to connect the dots.
• Use video – short on time? Use a screen recording tool to speed up the process.
• Resources – does the process require the reader to use other tools? If so, give them login access.

SOP templates and tools you can use

Here’s a list of tools you can use when creating your next SOP.

Google Docs

You can download our free template here if you want to stick with Google Docs to create your SOPs.

Notion

We use Notion here at Toggl — so we’d highly recommend it for creating SOPs!

Access their SOP template here.

Scribe

Scribe helps you to turn any process into a step-by-step guide instantly.

Access their SOP template here.

Trainual

Transform standard operating procedures into step-by-step training manuals that are easy to update, assign, access, and track with Trainual.

Loom

Using videos in your SOP is a mega hack. Every single SOP should start as a video.

Why?

Most teams are strapped for time. They don’t feel like they have the time to build SOPs.

So use a video recording tool (Loom) instead and walk through the process on screen.

Creating SOPs isn’t a waste of time

When jumping between projects and meetings, you’re already too busy doing the work to add SOP document creation to the pile, right?

But that’s a common error in thinking.

Systemizing your processes can cut some tasks that take excessive time and help you create more capacity.

You can use that time to do more work, increase revenue, and keep growing your team.

Here are a few resources you may want to read when thinking about the whole SOP process:

• Project Management For Beginners
• Project Planning: From Start To Finish
• How to Create a Project Cost Estimate in 8 Steps
• How to Create a Work Breakdown Structure in 6 Steps

Youtube is also worth checking out for more great content on SOPs!

Друзья, всем привет! Хочу поделиться с вами ещё одним полезным инструментом бережливого производства – СОП (Стандартная операционная процедура)

Стандартная операционная процедура – последовательность операций (действий) выполняемых в процессе работы, которая направлена на достижение высокого результата с минимальными затратами ресурсов. В основе СОПа лежат стандарты (документ, инструкция, чертежи и т.д.).

Ещё с древних времен человек пытался стандартизировать процессы. Для примера можно оценить египетские пирамиды, все камни выполнены по стандартным размерам и процесс строительства шел по определенному алгоритму (стандарту). В текущее время, в бизнесе, для достижения высоких результатов в производстве, продажах или логистике просто необходим пошаговый алгоритм действий для цикличных операций, который визуализирован в удобном (комфортном) формате.

Все мы сталкивались с ситуациями в производстве, когда несколько сотрудников выполняя аналогичные операции в процессе задействовали разное количество ресурсов (время, силы и т.д.) – вот для таких случаев и необходим СОП в первую очередь. Другое дело, когда сотрудники выполняют операции по единому документу (стандарту). В данном случае для достижения цели все работают по единому алгоритму и в случае возникновений отклонений их легче идентифицировать, найти и корневые причины. Источник данных стандартных операционных процедур позволяет получать информацию о правильных подходах в работе, лучшей практике, разрабатывать обучающие программы и т.д. Чтобы все сотрудники воспринимали процедуры одинаково, в них должны использоваться стандартные символы: текст, визуализация, таблицы с данными, схемы и т.д. В данном случае, процедура может использоваться в управлении и контроле изменений для совершенствования процессов. Фиксация и документация лучших практик выполнения операций или иной работы в процедуре предоставляет возможность регулярных совершенствований в таком формате, который обеспечит их доведение до всех сотрудников. Для хранения и защиты всей информации о процессах используются соответствующие методы. Необходимо и очень важно обеспечить сохранность информации о процессах, в первую очередь, которую невозможно восстановить и которая необходима для обеспечения беспрерывной деятельности компании. При обнаружении рисков для компании стандартные операционные процедуры выступят средством защиты, предоставляя ответ на вопрос. Если не сохранить ключевую информацию по процессу в документе, она будет работать за счет человеческого фактора, она останется в памяти определенных сотрудников и, скорее всего, будет утрачена с течением времени.

Преимущества СОП.

1. Снижение вариабельности процесса

2. Оптимизация операций, не приносящих ценность процессу

3. Сокращение времени на выполнение операций

4. Повышение уровня качества продукции

5. Выстраивание системы работы и обучения.

План составления СОП

1. СОП составляется через непосредственное наблюдение выполнение операции. Невозможно правильно сформировать СОП, не выходя в производство, опираясь лишь на знание технологии участка и ранее полученный опыт работы в направлении. Первым шагом делается ряд наблюдений (фотография рабочего цикла), примерно 10 циклов, но не менее 8. Наблюдать за операциями необходимо при работе с ней разными сотрудниками, из числа наиболее опытных и эффективных.

2. СОП описывается простым и доступным для сотрудников языком. Необходимо, чтобы вся рабочая группа понимала, что главные пользователи СОПа – это работники. Из СОПа нужно исключить сложные выражения, и при этом не скатываться в примитивизм. В качестве тестирования можно предоставить СОП выпускнику техникума или школы. Если ему все понятно и не возникает вопросов, значит операция составлена правильно.

3. Каждый шаг в составлении СОП и каждый его пункт необходимо согласовывать с работниками, которые задействованы в данном процессе. Лучше всего включит пару опытных и квалифицированных работников в рабочую группу по формированию СОПА и сделать их соавторами. Как показывает жизненный опыт сотрудник будет охотнее соблюдать СОП, в разработке которого он принимал непосредственное участие.

4. Необходимо структурировать и оптимизировать информацию в СОП, примерно 3-4 страницы (в идеале 1).

Заключение.

СОП являются простым, доступным и полезным инструментом в повышении эффективности процесса. Вся информация, содержащаяся в документе и необходимая для корректного выполнения всех операций с первого раза, собрана во всех подразделениях компании. Ключевой целью СОП является документирование оптимальных способов выполнения операций в каждой конкретной ситуации для определенных подразделений с их процессами, сотрудниками и оборудованием. Проще говоря, стандартная операционная процедура разрабатывается индивидуально для каждого процесса, и это гарантирует, что все операции действительно выполняются наиболее подходящими из всех возможных вариантов.