Как составить структуру отдела закупок

• Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
• Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
  • Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Управление закупками – одна из самых важных сфер деятельности Предприятия. Именно поэтому необходимо тщательное управление закупками как в рознице так и на оптовых предприятиях.
  • Закупки – это основная сфера деятельности в области управления материально-техническим обеспечением  
  • Управление закупками на предприятии осуществляется отделом, отвечающим за закупочную деятельность  
  • Закупки являются самой важной деятельностью в любой организации  
  • Закупки – это первое, что влияет на стоимость продукта  
  • От управления закупками зависит прибыль компании 
  • Управление закупками охватывает также такие области как аутсорсинг и инсорсинг
  • Управление закупками – это управление закупочным процессом  и всех связанных с ним аспектов. В производственных предприятиях закупки составляют около 70% от оборота, а в сервисных компаниях – 40% от оборота. 

  По данным исследования 1% сэкономленный в процессе закупок может повысить доход всей Компании на 2-3%!!!  

  Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов  и создает прочные отношения с поставщиками.  

  Содержание

  1. Цели и задачи отдела закупок
  2. Принципы Управления Закупками (7 R)
  3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
  4. Закупочный процесс
  5. Процесс Управления Закупками
  6. Планирование закупок
  7. Отчет по закупкам

  Цели и задачи отдела закупок

  • Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
  • Снижать расходы отдела закупок
  • Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
  • Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
  • Заниматься обучением и развитием работников отдела
  • Вести четкий и актуальный учет всех сделок 
  • Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
  • Участвовать в усовершенствованиях продукта 
  • Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
  • Избегать дефицита товара
  • Разрабатывать нормы и методики

  Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

  Принципы Управления Закупками (7 R)

  1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
  2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ 
  3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
  4. По надлежащей ЦЕНЕ
  5. Доставленный в нужное МЕСТО
  6. В надлежащее ВРЕМЯ
  7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

  Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово

  • Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
  • Отправить запрос продавцам (поставщикам)
  • Получить предложения от продавцов
  • Сравнить предложения
  • Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
  • Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
  • Контролировать действия Продавца
  • Получение и осмотр товара
  • Помещение на склад и внесение в базу данных
  • Получение счета и оплата

  Закупочный процесс

  Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

  • Исследование рынка
  • Определение требований
  •  Одобрение
  • Сравнение вариантов
  • Принятие решения о закупке
  • Размещение заказов
  • Получение товаров и услуг
  • Учет товаров и услуг
  •  Получение счетов и их оплата
  • Дебет-нота в случае дефекта товара

  Процесс Управления Закупками 

  Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

  1. Планирование закупок
  2. Отслеживание закупок
  3. Составление отчетов по закупкам
  4. Переговоры (Обсуждение)

  Планирование закупок 

  Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

  • Составление проекта закупок и разработка обязанностей
  • Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
  • Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
  • Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
  • Назначение супервайзеров
  • Создание напоминаний
  • Контроль и оценка

  Отчет по закупкам  

  Отчет по закупкам включает в себя:

  • Сопоставление текущих и ожидаемых цен 
  • Расчет задач для закупки и статистики проекта
  • Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
  • Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

  Значение управления закупками.

  Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.  

  Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара.  Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и  достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается,  что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании». 

  (Перевод статьи “Purchasing management” из англоязычной википедии)

В данном разделе приводится образец Положения об отделе закупок. Документ вводит базовые положения и определения для работы отдела.

1. Область применения

• Настоящий документ является основным внутренним документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность отдела закупок, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами компании и внешними контрагентами.
• Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением в составе компании, выполняющим функции по закупке товара у поставщиков нерезидентов и резидентов РФ.
• В своей деятельности отдел закупок руководствуется:
• целями и задачами компании;
• законодательством Российской Федерации;
• Трудовым Кодексом РФ;
• Уставом компании;
• Должностными инструкциями;
• Положением об отделе закупок.

• Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
• Изменения в Положении утверждаются генеральным директором.

2. Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

• ОЗ – отдел закупок;
• ОП – отдел продаж;
• РОЗ – руководитель отдела закупок;
• МОЗ – менеджер отдела закупок;
• KPI – ключевые показатели эффективности;
• ВЭД – контракт – договор с юридическим лицом, зарегистрированным на территории иностранного государства;
• Поставщик – юридическое лицо, зарегистрированное на территории РФ или иностранного государства, осуществляющее поставки товара в адрес компании.

3. Организационная структура отдела закупок

• Организационная структура отдела закупок построена по линейному принципу.
• Схема организационно-функциональной структуры отдела закупок:
• генеральный директор;
• коммерческий директор;
• руководитель отдела закупок;
• заместитель руководителя отдела закупок (старший менеджер ОЗ);
• менеджеры отдела закупок.
• Руководит отделом закупок – руководитель отдела, деятельность которого регламентируется должностной инструкцией и регламентами компании. Руководитель отдела закупок подчиняется непосредственно коммерческому директору и генеральному директору.
• В непосредственном подчинении у руководителя отдела закупок находятся:
• заместитель руководителя отдела закупок (старший менеджер ОЗ);
• менеджеры отдела закупок.
• Заместитель руководителя ОЗ, в случае отсутствия руководителя отдела закупок, полностью принимает на себя управление подразделением, а также несет всю полноту ответственности за принятые решение в соответствии с настоящим положением и подчиняется непосредственно исполнительному директору.
• Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри отдела закупок определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, которые согласовываются коммерческим директором и утверждаются генеральным директором.

4. Цели и задачи отдела закупок

Цель отдела закупок – построение и развитие наиболее выгодных на своем рынке партнерских отношений с поставщиками товаров и услуг, обеспечивающих:

• стратегическое развитие компании;
• создание, поддержание и усиление конкурентных преимуществ компании;
• поиск и начало сотрудничества с новыми поставщиками;
• работу с рисками в отношении поставщиков, логистических маршрутов, финансовых взаимоотношений;
• повышение автоматизации процессов отдела закупок;
• развитие персонала отдела закупок.

Задачи отдела закупок:

• достижение плановых значений по выручке от реализации и чистой прибыли компании;
• достижение плановых значений по оборачиваемости товара;
• выполнение KPI показателей отдела закупок;
• обеспечение правильности и своевременности документооборота;
• исполнение принятых в компании и отделе закупок регламентов работы.

5. Взаимодействие с контрагентами

Взаимодействие отдела закупок с контрагентами осуществляется на договорной основе.

Взаимодействие с контрагентами должно быть основано на принципах максимизации выгоды компании, которое должно достигаться путем системной работы по оценке поставщиков, регулярному взаимодействию с поставщиками, поиском дополнительных стимулов на получение лучших условий от поставщиков в части:

• номенклатуры;
• цены;
• условий поставки;
• отсрочке по оплате.

6. Ключевые показатели эффективности (KPI) отдела закупок

Система KPI показателей или ключевых показателей эффективности призвана создать набор метрик эффективности выполнения того или иного бизнес-процесса и отдела закупок в целом. Целевые значения показателей могут иметь количественные значения – показатели результатов и качественные – показатели процессов.

Система работы по KPI показателям призвана способствовать поступательному повышению эффективности каждого бизнес-процесса через формирование целевых показателей плана и действий направленных на выполнение показателей, которые являются маркерами развития и совершенствования того или иного бизнес-процесса.

Показатели KPI должны быть понятны сотрудникам, понятна их природа формирования. Сотрудник и компания в целом должны иметь возможность формирования отчетности по всем показателям и иметь простые алгоритмы их расчетов.

Особо важные, с точки зрения развития бизнеса, показатели KPI могут быть связаны с системой материальной и нематериальной мотивации специалистов и руководителей ОЗ, в этом случает менеджер получает заранее установленную сумму вознаграждения при выполнении того или иного показателя KPI в течение периода времени.

Период времени принимается равным 1 месяцу и/или 1 кварталу.

KPI показатели соответствуют функционалу каждого сотрудника и его должностной инструкции и могут различаться по направлениям работы отдела закупок и по сотрудникам отдела закупок.

KPI показатели могут иметь форму целевых значений, выраженных в цифрах плана (показатели результатов) или конкретных достижениях/действиях сотрудника в отношении поставщиков, брендов, товарных групп, процессов компании (показатели процессов).

KPI показатели отдела закупок могут быть двух видов:

• регулярные, т.е. не изменяемые на протяжении длительного периода времени (например, себестоимость закупленных товаров, срок поставки товаров, сроки предоставления ответов на запросы ОП и др.);
• специальные, т.е. показатели, которые могут меняться в зависимости от приоритетов периода времени и компании (например: план закупок по определённому бренду или товарной группе, специальные задачи по отдельным поставщикам, обновление информации и др.).

В случае, когда KPI показатели предусматривают материальное вознаграждение сотрудника, то могут быть установлены пороговые значения выполнения показателей, так регулярные KPI показатели могут иметь порог в 80% выполнения, специальные также могут иметь порог 80%, а некоторые, связанные с исполнением определенного процесса (провести переговоры, совершить контакты и т.д.) могут иметь порог в 100%.

KPI показатели устанавливаются на период и в течение периода не изменяются.

6.1. KPI показатели по бизнес-процессам отдела закупок

В приложении №1 приведен перечень вариантов KPI показателей для основных бизнес-процессов отдела закупок.  Приложении №2 содержит инструкцию о порядке взаимодействия сотрудников ОП со специалистами ОЗ в части работы с запросами поставщикам.

6.2.    Количество KPI показателей отдела закупок

Количество KPI показателей для сотрудника ОЗ может быть установлено не более 3 (трех) на отчетный период равный 1 месяцу и не более 1 (одного) на отчетный период равный 3 месяцам (или 1 квартал).

6.3.    KPI руководителя отдела закупок

Руководитель отдела закупок имеет аналогичный подход в постановке KPI показателей на отчетный период.

Значения KPI показателя для руководителей могут устанавливаться как сумма плановых и фактических значений непосредственных подчиненных.

Руководитель может иметь индивидуальные KPI показатели.

Сотрудники, замещающие руководителя, имеют значения KPI как сумму индивидуальных KPI и дополнительные KPI в соответствии с выполняемыми задачами.

7.      Постановка планов и контроль результатов в отделе закупок

Ежемесячно с 1 по 5 число каждый сотрудник получает от непосредственного руководителя свой набор KPI показателей в виде файла через CRM систему с указанием конкретных значений планов по каждому из показателей.

Направленный сотруднику файл с набором KPI показателей считается утвержденным на очередной период, сотрудник, в свою очередь, должен убедиться в понимании стоящих перед ним задач и способов их реализации, а в случае не понимания задать уточняющие вопросы, причем сделать это необходимо в течении первой отчетной недели отчетного периода.

В течение месяца сотрудник самостоятельно и/или с помощью непосредственного руководителя отслеживает выполнение своих показателей KPI.

Еженедельно руководитель доводит до сотрудников выполнение KPI показателей в общем и по каждому в отдельности, а также осуществляется анализ план/факт по основным показателям.

Ежемесячно с 1 по 5 число нового месяца производится подсчет результатов выполнения KPI показателей по каждому сотруднику за предыдущий месяц.

Результаты оформляются файлом и высылаются сотруднику через CRM систему для ознакомления. В случае несогласия с результатами сотрудник ОЗ может обратиться за разъяснениями результатов к своему непосредственному руководителю, а в случае неполучения ответа к вышестоящему руководству.

С Положением об отделе закупок компании ознакомлен (ФИО и подпись сотрудника):

Данное положение является реальным примером, которым можно воспользоваться, адаптировав его под конкретный бизнес. 

Всегда можно задать уточняющие вопросы нашим специалистам по т. +7(981)648-68-04 или электронной почте: kksalesb2b@mail.ru.

Бизнес-процессы отдела закупок

Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:

В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок.
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.

В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:

• Алгоритм формирования заявки Поставщику
• Правила согласования заявки с Поставщиком
• Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
• График заявок поставщикам
• Принципы выбора поставщиков
• Алгоритм предотвращения дефицита товара
• Алгоритм работы с товарными излишками

и многое другое.

Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.

Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия

Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:

• • Сотрудников склада
  • Логистов
  • Бухгалтерию
  • Финансово-экономический
  • отдел
  • Юридическую службу
  • Информационно-технический отдел
  • Отдел продаж или магазины предприятия
  • Маркетологов
  • Службу безопасности
  • Руководство предприятия

Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.

Культура постоянного совершенствования в отделе закупок

Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:

• Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
• Мини-лекции с домашним заданием
• Подготовка интересных тестовых заданий

Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.

Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок

В заключении хочу сказать, что руководитель отдела закупок несет полную ответственность за управление закупочной деятельностью:

• за ее организацию
• за ее контроль
• за ее совершенствование
• а также, за внутренний рейтинг отдела закупок на предприятии.

Об этом я рассказываю на тренинге «Точные закупки» и «Переговоры в закупках».