Skip to content
В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.
Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.
Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.
- Что такое сводная таблица?
- Как создать сводную таблицу.
- 1. Организуйте свои исходные данные
- 2. Создаем и размещаем макет
- 3. Как добавить поле
- 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
- 5. Как упорядочить поля?
- 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
- 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
- Работа со списком показателей сводной таблицы
- Закрытие и открытие панели редактирования.
- Воспользуйтесь рекомендациями программы.
- Давайте улучшим результат.
- Как обновить сводную таблицу.
- Как переместить на новое место?
- Как удалить сводную таблицу?
Что такое сводная таблица?
Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:
- представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
- группировать информацию по категориям и подкатегориям.
- фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
- поменять строки и столбцы местами.
- рассчитать различные виды итогов.
- разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
- представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.
Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:
И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.
Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.
Вот посмотрите сами.
Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.
Как создать сводную таблицу.
Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.
Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:
1. Организуйте свои исходные данные
Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».
Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество – ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.
Полезные советы:
- Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
- Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
- Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.
2. Создаем и размещаем макет
Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .
Откроется окно «Создание ….. ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:
- Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
- Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.
Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:
Полезные советы:
- В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
- Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
- Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
- Организация макета.
Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:
- Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
- Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.
Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.
3. Как добавить поле
Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.
По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:
- Нечисловые добавляются в область Строки;
- Числовые добавляются в область значений;
- Дата и время добавляются в область Столбцы.
4. Как удалить поле из сводной таблицы?
Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:
- Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
- Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».
И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.
5. Как упорядочить поля?
Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:
- Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
- Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
- Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:
Все внесенные вами изменения применяются немедленно.
Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).
6. Выберите функцию для значений (необязательно)
По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».
Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем – нужную функцию.
Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.
Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.
В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте – на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».
7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .
Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.
Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!
Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.
Работа со списком показателей сводной таблицы
Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .
Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку «Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.
Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.
Закрытие и открытие панели редактирования.
Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку «Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂
Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите «Показать …» в контекстном меню.
Также можно нажать кнопку «Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню «Анализ».
Воспользуйтесь рекомендациями программы.
Как вы только что видели, создание сводных таблиц – довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:
- Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
- На вкладке «Вставка» выберите «Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
- Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
- Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.
Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂
Но при всем при этом, использование рекомендаций – это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.
Давайте улучшим результат.
Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам «Анализ» и «Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.
Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).
После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.
Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку «Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку «Создать стиль….» внизу галереи «Стили сводной таблицы».
Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку «Параметры» на вкладке «Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать «Параметры … » в контекстном меню.
На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.
Я изменил цветовой макет, а также постарался, чтобы таблица была более компактной. Для этого поменяем параметры представления товара. Какие параметры я использовал – вы видите на скриншоте.
Думаю, стало даже лучше. 😊
Как избавиться от заголовков «Метки строк» и «Метки столбцов».
При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.
Простой способ избавиться от этих нелепых заголовков – перейти с сжатого макета на структурный или табличный. Для этого откройте вкладку «Конструктор», щелкните раскрывающийся список «Макет отчета» и выберите « Показать в форме структуры» или « Показать в табличной форме» .
И вот что мы получим в результате.
Показаны реальные имена, как вы видите на рисунке справа, что имеет гораздо больше смысла.
Другое решение – перейти на вкладку «Анализ», нажать кнопку «Заголовки полей», выключить их. Однако это удалит не только все заголовки, а также выпадающие фильтры и возможность сортировки. А для анализа данных отсутствие фильтров – это чаще всего нехорошо.
Как обновить сводную таблицу.
Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить его, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.
Как обновить вручную.
- Нажмите в любом месте на свод.
- На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Обновить» или же нажмите клавиши ALT + F5.
Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.
Чтобы обновить все сводные таблицы в файле, нажмите стрелку кнопки «Обновить», а затем – «Обновить все».
Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и « Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.
После запуска обновления вы можете просмотреть статус или отменить его, если вы передумали. Просто нажмите на стрелку кнопки «Обновить», а затем – «Состояние обновления» или «Отменить обновление».
Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.
- Откройте вкладку параметров, как это мы только что делали.
- В диалоговом окне «Параметры … » перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновить при открытии файла».
Как переместить на новое место?
Может быть вы захотите переместить своё творение в новую рабочую книгу? Перейдите на вкладку «Анализ», нажмите кнопку «Действия» и затем – «Переместить ….. ». Выберите новый пункт назначения и нажмите ОК.
Как удалить сводную таблицу?
Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.
- Если таблица находится на отдельном листе, просто удалите этот лист.
- Ежели она расположена вместе с некоторыми другими данными на листе, выделите всю её с помощью мыши и нажмите клавишу Delete.
- Щелкните в любом месте в сводной таблице, которую хотите удалить, перейдите на вкладку «Анализ» (см. скриншот выше) => группа «Действия», нажмите небольшую стрелку под кнопкой «Выделить», выберите «Вся сводная таблица», а затем нажмите Удалить.
Примечание. Если у вас есть какая-либо диаграмма, построенная на основе свода, то описанная выше процедура удаления превратит ее в стандартную диаграмму, которую больше нельзя будет изменять или обновлять.
Надеемся, что этот самоучитель станет для вас хорошей отправной точкой. Далее нас ждут еще несколько рекомендаций, как работать со сводными таблицами. И спасибо за чтение!
Возможно, вам также будет полезно:
Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.
Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.
Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.
Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.
Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.
Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.
— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?
— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?
— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?
Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.
Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.
Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.
Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.
Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).
Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.
Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.
В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.
Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.
Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.
В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.
В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.
Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.
Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.
Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.
С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.
Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».
В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.
На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.
Работа со сводными таблицами в Excel
Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.
Заменим выручку на прибыль.
Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.
Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.
На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.
Источник данных сводной таблицы Excel
Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.
1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.
2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.
3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.
4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.
В целом требований немного, но их следует знать.
Обновление данных в сводной таблице Excel
Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши
или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.
Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.
Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.
Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.
Скачать файл с примером.
Поделиться в социальных сетях:
Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций. Сводные таблицы работают немного по-разному в зависимости от платформы, используемой для запуска Excel.
-
Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.
Примечание: Данные должны быть упорядочены по столбцам с одной строкой заголовка. Дополнительные сведения см. в разделе Советы и рекомендации по формату данных.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
-
При этом будет создана сводная таблица на основе существующей таблицы или диапазона.
Примечание: Если щелкнуть Добавить эти данные в модель данных, таблица или диапазон, используемые для этой сводной таблицы, будут добавлены в модель данных книги. Дополнительные сведения.
-
Выберите место размещения отчета сводной таблицы. Выберите Новый лист, чтобы разместить сводную таблицу на новом листе или существующем листе, а затем выберите место, где будет отображаться новая сводная таблица.
-
Нажмите кнопку ОК.
Щелкнув стрелку вниз на кнопке, можно выбрать из других возможных источников для сводной таблицы. Помимо использования существующей таблицы или диапазона, для заполнения сводной таблицы можно выбрать еще три источника.
Примечание: В зависимости от настроек вашей организации на кнопке может отображаться название организации. Например, “Из Power BI (Майкрософт)”
Получение из внешнего источника данных
Получение из модели данных
Используйте этот параметр, если книга содержит модель данных и вы хотите создать сводную таблицу из нескольких таблиц, улучшить сводную таблицу с помощью настраиваемых мер или работать с очень большими наборами данных.
Получение из Power BI
Используйте этот параметр, если ваша организация использует Power BI и вы хотите обнаружить и подключиться к рекомендуемых облачных наборах данных, к которым у вас есть доступ.
-
Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.
Примечание: Выбранные поля добавляются в области по умолчанию: нечисловые поля добавляются в строки, иерархии даты и времени добавляются в столбцы, а числовые поля добавляются в значения.
-
Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.
Операция
По умолчанию поля сводной таблицы, помещенные в область Значения , будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поля значений .
Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, “Сумма по полю имя_поля”), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
Дополнительные вычисления
Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
-
Выберите таблицу или диапазон данных на листе и выберите Вставить > сводную таблицу , чтобы открыть панель Вставка сводной таблицы.
-
Вы можете вручную создать собственную сводную таблицу или выбрать рекомендуемую сводную таблицу для создания. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
В карта Создание собственной сводной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать назначение сводной таблицы.
-
В рекомендуемой сводной таблице выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать назначение сводной таблицы.
Примечание: Рекомендуемые сводные таблицы доступны только подписчикам Microsoft 365.
Вы можете изменить источникданных для данных сводной таблицы при его создании.
-
В области Вставка сводной таблицы выберите текстовое поле в разделе Источник. При изменении источника карточки в области будут недоступны.
-
Выберите данные в сетке или введите диапазон в текстовое поле.
-
Нажмите клавишу ВВОД на клавиатуре или кнопку, чтобы подтвердить выбор. Область будет обновлена новыми рекомендуемыми сводных таблицами на основе нового источника данных.
Получение из Power BI
Используйте этот параметр, если ваша организация использует Power BI и вы хотите обнаружить и подключиться к рекомендуемых облачных наборах данных, к которым у вас есть доступ.
В области Поля сводной таблицы выберите поле проверка для любого поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу.
По умолчанию нечисловые поля добавляются в область Строк , поля даты и времени добавляются в область Столбцы , а числовые — в область Значения .
Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое из полей сводной таблицы . Если элемент в сводной таблице больше не нужен, перетащите его из списка или снимите флажок.
Операция
По умолчанию поля сводной таблицы в области Значения будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений.
Измените вычисление по умолчанию, щелкнув правой кнопкой мыши любое значение в строке и выбрав параметр Суммировать значения по .
Дополнительные вычисления
Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Щелкните правой кнопкой мыши любое значение в столбце, для который нужно отобразить значение. В меню выберите Показать значения как . Отобразится список доступных значений.
Сделайте выбор из списка.
Чтобы отобразить в процентах от родительского итога, наведите указатель мыши на этот элемент в списке и выберите родительское поле, которое вы хотите использовать в качестве основы вычисления.
При добавлении новых данных в источник данных сводной таблицы необходимо обновить все сводные таблицы, созданные на основе этого источника данных. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте диапазона сводной таблицы , а затем выберите Обновить.
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, выберите весь диапазон сводной таблицы и нажмите кнопку Удалить. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы или диаграммы вокруг них. Если сводная таблица находится на отдельном листе, на котором нет других данных, которые вы хотите сохранить, удаление листа — это быстрый способ удаления сводной таблицы.
-
Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.
-
Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамическую именованную формулу диапазона.
-
Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.
-
Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов. Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.
-
Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.
-
Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:
-
Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и отобразит список полей сводной таблицы .
-
Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
-
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
-
Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу “таблица_СемейныеРасходы”.
-
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.
-
Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.
Список полей сводной таблицы
В области Имя поля вверху выберите поле проверка для любого поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбца , а числовые — в область Значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое из полей сводной таблицы. Если элемент в сводной таблице больше не нужен, просто перетащите его из списка Поля или снимите флажок. Возможность переупорядочения элементов поля — одна из функций сводной таблицы, которая позволяет легко быстро изменять ее внешний вид.
Список полей сводной таблицы
-
Суммировать по
По умолчанию поля сводной таблицы, помещенные в область Значения , будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поля .
Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, “Сумма по полю имя_поля”), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число….
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню “Изменить”), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
-
Дополнительные вычисления
Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.
-
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выбрать весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать кнопку Удалить. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы или диаграммы вокруг них. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Советы и рекомендации по форматированию данных
-
Используйте чистые табличные данные для достижения наилучших результатов.
-
Упорядочение данных по столбцам, а не по строкам.
-
Убедитесь, что все столбцы имеют заголовки с одной строкой уникальных, непустых меток для каждого столбца. Избегайте двойных строк заголовков или объединенных ячеек.
-
Отформатируйте данные как таблицу Excel (выберите любое место в данных, а затем на ленте выберите Вставить > таблицу ).
-
Если у вас есть сложные или вложенные данные, используйте Power Query для их преобразования (например, для отмены сворачивания данных), чтобы они были упорядочены по столбцам с одной строкой заголовка.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Рекомендации сводной таблицы являются частью работы с подключением в Microsoft 365 и анализируют данные с помощью служб искусственного интеллекта. Если вы решили отказаться от работы с подключением в Microsoft 365, ваши данные не будут отправляться в службу искусственного интеллекта, и вы не сможете использовать рекомендации сводной таблицы. Дополнительные сведения см. в заявлении о конфиденциальности Майкрософт.
Статьи по теме
Создание сводной диаграммы
Использование срезов для фильтрации данных сводной таблицы
Создание временной шкалы сводной таблицы для фильтрации дат
Создание сводной таблицы с моделью данных для анализа данных в нескольких таблицах
Создание сводной таблицы, подключенной к наборам данных Power BI
Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей
Изменение исходных данных сводной таблицы
Вычисление значений в сводной таблице
Удаление сводной таблицы
Сводные таблицы Excel – тема очень интересная и обширная.
В этой заметке я расскажу все, что вам нужно знать, для того чтобы начать применять сводные таблицы (в английском варианте – pivot table) в своей работе.
Сводные таблицы предоставляют очень широкие возможности для формирования нужных вам отчетов на основе каких-либо данных. При этом отчеты на базе сводных таблиц создаются буквально в несколько щелчков мыши и не требуют от пользователя создания сложнейших формул для группировки или суммирования необходимых данных.
Кроме этого, данные сводных таблиц очень просто визуализировать с помощью диаграмм или графиков, что с успехом применяется при создании так называемых дашбордов, которые сейчас очень широко применяются при анализе данных.
Постановка задачи
Итак, сводные таблицы могут быть применены к абсолютно любым данным, но чаще всего Excel применяют для анализа различных финансовых показателей компаний или проектов, поэтому давайте рассмотрим следующий пример (скачать файл).
Допустим вы трудитесь в компании, которая является поставщиком овощей и фруктов в сетевые супермаркеты, которые находятся в нескольких крупных городах страны.
По каждой поставке в базе есть информация, которую можно выгрузить в приблизительно вот такую таблицу:
Здесь в каждой строке мы видим дату заказа, название сети супермаркетов, город, в который осуществлялась поставка, категорию товара, его наименование, цену на дату поставки, количество заказов и итоговую сумму сделки.
Информации может быть намного больше. Для упрощения задачи я взял лишь минимальный набор данных. Тем не менее данных очень много и таблица состоит из нескольких тысяч строк.
Любую компанию в первую очередь интересует прибыль и поэтому может потребоваться найти ответы на ряд вопросов, например:
- Определить, в каком из городов за прошедшее время выручка была максимальной.
- Какая торговая сеть позволила получить компании наибольшую выручку.
- Определить категорию товаров и конкретный товар, принесшие наибольшую выручку.
В таблице представлены данные за два года, поэтому приблизительно такие же вопросы могут возникнуть у руководства компании по отношению к какому-то конкретному временному интервалу, например, какой товар был наиболее востребованным прошлым летом, или в прошлом году, какова была динамика продаж товаров разных категорий в течении года (по месяцам, кварталам) или какой из заказчиков в прошлом месяце был для компании наиболее значимым. Также часто возникает необходимость определить лидеров продаж, например составить ТОП5 товаров, на которые был наибольший спрос в определенное время.
Решение задачи формулами
На первый взгляд все эти задачи легко решаются несложными формулами и стандартными функциями.
Так, например, для определения города, принесшего максимальную выручку, нужно лишь сложить сумму всех поставок по каждому из городов. Сделать это можно с помощью функции СУММЕСЛИ.
То есть нам нужно будет создать отдельную таблицу, в которую с помощью функции СУММЕСЛИ свести данные по каждому из городов.
Для начала нужно создать список уникальных значений. Для этого скопируем значение столбца с названиями городов (столбец С) и вставим их на новый лист. Далее с помощью удаления дубликатов оставим лишь уникальные значения.
Ну а теперь применим функцию СУММЕСЛИ.
Сначала укажем диапазон значений, в котором будем искать условие (это столбец с городами в исходной таблице), а затем зададим само условие. Нам нужно, чтобы в этой строке суммировались итоги по конкретному городу, поэтому указываем ячейку с его названием в новой таблице. Ну а теперь задаем диапазон, значения которого нужно суммировать в случае выполнения условия – это столбец с итогами.
Получаем выручку, полученную в конкретном городе. Растягиваем формулу на весь диапазон новой таблицы и получаем результат.
В итоге по значениям суммарной выручки мы легко определим победителя и ответим на первый вопрос.
Для решения остальных задач нужно будет также создавать отдельные таблицы и с помощью формул, которые могут быть довольно сложными, рассчитывать значения.
Подобный подход к формированию нужных отчетов весьма трудоемкий и требует не только времени на создание отчета, но и внимательности со стороны пользователя, ведь допустить ошибку в формуле при обработке огромного массива данных довольно просто. Ну а об аппетитах начальства рассказывать и вовсе нет смысла. Как только на стол ляжет ответ на первый вопрос сразу же появятся дополнительные и придется вновь корпеть над формулами и стягивать нужные данные в компактную табличку…
Это не наш метод, тем более что сводные таблицы позволяют сделать ровно тоже самое, но в разы быстрее.
Ответим на первый вопрос с помощью сводной таблицы.
Создание сводной таблицы в Excel
Сводная таблица всегда строится на основе некоторого массива данных, который должен иметь строку заголовков.
В моем примере мы имеем простой диапазон значений, но первая строка диапазона содержит заголовки столбцов, а значит и такой диапазон подойдёт для создания сводной таблицы.
Установим табличный курсор в любую ячейку диапазона и на вкладке Вставка выберем Сводная таблица.
Excel автоматически выберет весь неразрывный диапазон значений и появится окно создания сводной таблицы, где будет указана абсолютная ссылка на этот диапазон.
Абсолютным и относительным ссылкам уже было посвящено отдельное подробное видео, поэтому не буду на этом останавливаться. Упомяну лишь, что в случае использования такого фиксированного диапазона в качестве источника данных сводной таблицы, мы в итоге не сможем добавлять в нее новую информацию. Точнее сказать, если в исходной таблице появятся новые строки, то для того, чтобы информация из них появилась в сводной таблице нам придется вручную корректировать в ее настройках этот диапазон.
Фактически данную проблему полностью решают умные таблицы. Поэтому перед тем, как создать новую сводную таблицу стоит преобразовать исходные данные в умную таблицу.
Делается это очень просто – также устанавливаем табличный курсор в любую ячейку диапазона и либо на вкладке Вставка выбираем Таблица, либо просто нажимаем сочетание клавиш Ctrl+T.
Так как строка с заголовками уже присутствует в диапазоне, то соответствующую галочку не убираем.
Ну и также, как и раньше создадим сводную таблицу, но уже на основе умной таблицы.
Теперь в источнике данных уже указан не фиксированный диапазон на листе, а отдельный объект Таблица1. Это нам гарантирует, что новые данные будут автоматически добавляться в сводную таблицу при ее обновлении.
Вставим сводную таблицу на новый лист.
На новом листе появится подсказка, подсказывающая нам, что это лист сводной таблицы, а также в правой части окна появится панель инструментов, позволяющая сконструировать нужный нам отчет.
Эту панель инструментов условно можно разделить на две части. В верхней находится перечень, так называемых полей. Можно легко убедиться, что названия полей соответствуют названиям заголовков исходной таблицы. То есть по названию поля мы можем легко понять, какой именно столбец с данными за ним стоит.
В нижней части расположены четыре области, которые относятся к четырём конструктивным элементам сводной таблицы. В зависимости от того, в какую область мы перетащим то или иное поле, его данные будут выводиться в той или иной части сводной таблицы.
Например, нам нужно ответить на вопрос – поставки товаров в какой город позволили получить максимальную выручку?
То есть в первую очередь нам нужно получить список городов. Для этого захватываю мышью поле Город и перетягиваем его в область Строки. Мы сразу получаем список названий всех городов из столбца Город исходной таблицы.
То есть область Строки позволят разместить данные в строках.
Если мы перетянем данное поле в область Столбцы, то получим тот же список, но уже в одной строке, то есть каждое название стало заголовком отдельного столбца.
Верну поле в Строки и завершу создание первой сводной таблицы. Нам ведь нужно узнать суммарную выручку по городам, поэтому просто перетягиваем поле Итого в Значения. Получаем точно такую же табличку, как и раньше, но буквально в несколько щелчков мыши.
Пока не будем обращать внимание на внешний вид сводной таблицы, а сосредоточимся на ее функциональности.
Обратите внимание на то, что в области Строки фигурирует имя поля, а в области Значения находится фраза «Сумма по полю Итого». Эта же фраза подставлена в заголовок соответствующего столбца сводной таблицы. Она указывает на то, что при формировании значений столбца сводной таблицы производилось суммирование значений столбца Итого умной таблицы.
Если щелкнуть мышью по маленькому черному треугольнику и в меню выбрать Параметры полей значений, то появится окно, в котором доступны все возможные операции. Чаще всего приходится применять суммирование или подсчет количества значений.
Так как в столбце Итого в исходной таблицы у нас находятся числовые значения, то Эксель автоматически выбрал суммирование при перетягивании поля в область. Если же в столбце находится текст, то по умолчанию будет выбрано количество.
Так в столбце Заказчик умной таблицы находятся наименования торговых сетей, то если я перетяну их в область Значения мы увидим количество по этому полю. Фактически это значение показывает, сколько было поставок в том или ином городе, то есть сколько сделок было совершено.
Ну а теперь давайте создадим еще одну сводную таблицу, которая ответит на второй вопрос – какая торговая сеть позволила получить компании наибольшую выручку?
Переключимся на лист с исходными данными и точно также создадим еще одну сводную таблицу на новом листе.
В первую очередь нам нужен список торговых сетей, поэтому перетянем поле Заказчик в область Строки. Ну а поле Итого в Значения. Все готово!
Ну и последняя задача – определить категорию товаров, принесшую наибольшую выручку.
Действием по аналогии.
Можно сделать отчет более информативным, если в область Строки перенести еще и Товар. Тогда мы сможем получить информацию не только по отдельным категориям товаров, но и по товарам внутри категории.
При этом важно соблюдать “вложенность” полей. То есть у нас товары принадлежат категориям, а не наоборот. Этот порядок задается последовательностью полей в области. Если сейчас изменить их очередность, то получим следующее – появится список всех товаров, а вложенной информацией станет их принадлежность к какой-либо товарной категории.
В данном случае это крайне не информативно, поэтому верну все как было.
Но не стоит забывать и про область Столбцы. Для примера перетянем в нее поле Заказчик. Мы получим подробный отчет по объемам заказов каждой категории товаров отдельными торговыми сетями. При этом каждую категорию можно раскрыть, чтобы увидеть детализацию по каждому товару и сети.
На первый взгляд формирование сводной таблицы с помощью полей может показаться довольно сложным и непредсказуемым, но небольшая практика быстро расставит все на свои места и позволит вам сходу ориентироваться в нужных областях при создании отчетов.
Итак, у нас есть отчеты, отвечающие на поставленные задачи. Осталось лишь немного отформатировать данные в таблицах, сделав их более приятными для восприятия.
Форматирования сводной таблицы
В первую очередь поговорим о заголовках. Именно их хочется сразу изменить, но тут есть один нюанс, который стоит учитывать.
Заголовок изменяется самым обычным образом – щелкаем по ячейке с ним и затем меняем текст.
Также можно выделить нужную ячейку с заголовком и нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования ее содержимого.
При этом важно учитывать, что в сводной таблице название заголовка не может быть таким же, как и название поля. То есть если я захочу переименовать «Сумма по полю Итого» в «Итого», то ничего не выйдет и появится ошибка.
Правда этот нюанс можно обойти. Если добавить в конце слова пробел, то для Эксель это будет уже другое значение, а пользователь разницы не увидит.
Я же просто переименую поля в «Сумма заказов» и «Количество заказов». Первый заголовок также можно изменить на «Город».
Осталось отформатировать сами значения. В первую очередь изменим числовой формат, сделав его денежным. При этом сразу же приходит на ум воспользоваться соответствующим инструментом со вкладки Главная.
Однако, если выделенным будет только одна ячейка столбца, то и форматирования затронет только ее. В данном случае правильнее будет изменить числовой формат для всего столбца и для этого достаточно из контекстного меню, вызванного щелчком правой кнопки мышки на любой из ячеек столбца, выбрать пункт Числовой формат.
Затем в появившемся окне указываем нужный формат и задаем его параметры.
Форматирование будет применено сразу ко всем столбцу.
Ну а также на контекстной вкладке Конструктор, которая появляется только при выделении сводной таблицы, можно задать стиль оформления таблицы целиком. Для этого нужно либо выбрать одну из готовых цветовых схем, либо можно создать свой вариант стилевого оформления, задав форматирования для каждого элемента сводной таблицы индивидуально.
Общие и промежуточные итоги
И уж если речь зашла о контекстной вкладке Конструктор, то стоит сразу сказать и о настройках сводной таблицы, связанных с ее макетом.
Макет определяет, в какой части сводной таблицы будет выводиться тот или иной ее элемент, то есть определяет ее структуру. Кроме данных, которые автоматически подтягиваются в сводную таблицу из исходной, сама сводная таблица формирует общие и промежуточные итоги по каждому столбцу и строке.
Расположением и видимостью общих и промежуточных итогов мы также можем управлять. Для этого есть соответствующие инструменты на контекстной вкладке Конструктор.
Промежуточные итоги в моем примере формируются суммами по каждой категории товаров и по умолчанию выводятся в строке с наименованием категории, то есть в заголовке группы.
То есть если просуммировать значения по каждому товару, то мы получим значение, указанное в промежуточных итогах.
Далеко не всегда это значение нужно выводить. Так при раскрытом списке оно скорее создает путаницу, если не знать, что именно оно означает. В таком случае можно отключить промежуточные итоги, выбрав соответствующую опцию.
Тогда промежуточные итоги будут выводиться только в случае свернутой категории, когда данные по отдельным товарам не отображаются.
Также можно выводить промежуточные итоги отдельной строкой в нижней части каждой категории товаров (второй пункт меню). Опять же, промежуточные итоги будут отображаться в свернутом виде в основной строке, а при развернутой категории смещаться отдельной строкой ниже.
Общие итоги также формируются автоматически по каждой строке и столбцу и далеко не всегда они необходимы. В соответствующем меню мы можем полностью отключить вывод общих итогов в сводной таблице, либо оставить итоги только по столбцу или только строке.
Макет сводной таблицы
Ну и выбор макета также влияет на внешний вид сводной таблицы. Есть три варианта.
Первый – сжатая форма. Этот вариант по умолчанию и мы его видим сразу после создания сводной таблицы.
При выборе второго варианта – форма структуры, в сводной таблице под каждое поле будет выделен отдельный столбец. То есть в первом столбце теперь выводится только категория товара, а сами товары отображаются во втором столбце.
Табличная форма аналогична форме структуры, но промежуточные итоги из строки с названием категории перемещаются вниз.
В этом же меню есть еще одна настройка, позволяющая повторять или не повторять подписи элементов.
Сейчас категория отображается только в одной строке и это вариант с не повторяющимися подписями. Если выбрать второй вариант, то название категории будет дублироваться в каждой строке.
Ну а теперь со знанием дела приведем отчет к нужному виду – вернем сводной таблице сжатую форму, а затем перенесем промежуточные итоги вниз каждой категории.
С помощью соответствующего инструмента вставим пустые строки после каждой категории, чтобы визуально их отделить друг от друга.
Ну а чтобы быстро свернуть или развернуть все категории можно воспользоваться контекстным меню, вызванным щелчком правой кнопки мыши на соответствующей ячейке. Здесь есть раздел, в котором выбираем нужный вариант.
Ну а если кнопки свертывания не нужны, то можно их скрыть. Для этого на контекстной вкладке Анализ отключим их отображение.
Подкорректируем заголовки, выберем подходящий стиль и наш отчет готов.
Сортировка и фильтрация
Скорее всего вы уже обратили внимание на то, что в сводной таблице есть две ячейки с кнопками.
По щелчку мыши на них появляется меню с возможностью фильтрации и сортировки данных. Эти инструменты относятся к заголовкам строк и, соответственно, столбцов.
Если нужно сформировать отчет только по какой-то одной товарной категории (например, “Зелень”), то с помощью фильтра отключаем все ненужные и получаем результат:
То же самое касается и заказчиков. То есть мы можем сократить отчет только до нужной категории товаров, заказанных определенной торговой сетью.
Если кроме категории нужно отфильтровать данные еще и по конкретным товарам, то в меню в выпадающем списке указываем соответствующее поле, а затем делаем фильтрацию по нему.
При применении сортировки или фильтрации значок на кнопке изменяется. По нему можно однозначно определить, что данные в столбце или строке отфильтрованы или отсортированы.
Чтобы удалить фильтры достаточно выбрать соответствующий пункт в меню, однако в случае с вложенными полями удаление фильтра касается только выбранного в выпадающем списке. То есть если фильтрация была произведена по нескольким полям, то для ее удаления нужно будет сначала переключиться на соответствующее поле.
Кроме стандартных возможностей фильтрации мы можем настроить фильтр по произвольному полю. Для этого есть отдельная область, которая так и называется Фильтры.
Сейчас мы построили отчет, дающий полное представление об объемах заказов со стороны торговых сетей, но вот как дела обстоят по отдельным городам?
Перетаскиваем соответствующее поле в область Фильтр и над сводной таблицей появляется соответствующий выпадающий список.
Мы можем выбрать отдельный город, чтобы получить информацию только по нему.
Что же касается сортировки, то в выпадающем меню есть стандартные инструменты, позволяющие отсортировать заголовки строк или столбцов в алфавитном порядке.
Однако намного удобнее пользоваться контекстным меню. Например одной из первых задач у нас было определить, в каком из городов за прошедшее время выручка была максимальной. Мы получили результат в виде данных по всем городам, но чтобы быстро определить нужное значение необходимо отсортировать значения по возрастанию или убыванию. Вызываем контекстное меню на любой ячейке столбца и выбираем нужный вариант.
Аналогично можно отсортировать данные по любому полю или итогам. Просто вызываем контекстное меню на соответствующей ячейке и выбираем нужное направление сортировки.
Ну и затронув тему фильтрации нельзя обойти стороной так называемые срезы.
Срезы в сводных таблицах
Срез – это тот же фильтр, но интерактивный.
При вставке среза мы также выбираем поле, по которому фильтр будет работать. Например, вставим два среза – по городам и товарам.
Если в ранее вставленном нами фильтре нужно выбирать нужные объекты из списка, то в срезе достаточно щелкнуть мышью по нужному пункту. При этом обратите внимание на то, что срез по городам и ранее вставленный вручную фильтр работают синхронно, то есть полностью дублируют друг друга.
Таким образом выбирая нужные значения в срезах в пару щелчков мыши мы можем изменять отчет, выводя в нем только нужную информацию.
Для выделения нескольких пунктов подряд достаточно выбирать их удерживая нажатой левую кнопку мыши. Если же нужно выбрать несколько несмежных значений, то в окне каждого среза есть соответствующая кнопка. Также как и для очистки фильтров.
Даты в сводных таблицах
Ну и последняя важная тема – это даты. Пока мы вообще не трогали поле Дата, но сводные таблицы позволяют очень гибко выводить информацию, связанную с датами и сейчас я это продемонстрирую.
Создадим еще одну сводную таблицу, в которой выведем выручку за все время.
В исходной таблице указывалась конкретная дата каждой сделки, а сводная таблица автоматически сгруппировала даты при этом не только по годам, но и по кварталам и месяцам. При этом в области Строки поле Дата было автоматически преобразовано в три – Годы, Кварталы и Дата.
Если такая группировка не нужна, то можно ее отменить через контекстное меню.
Также с помощью контекстного меню можно вернуть группировку (пункт Группировать), указав необходимые группы. Здесь можно выбрать сразу несколько, например, месяцы и года.
Сортировка и фильтрация по датам работает также, как и с другими данными. Например, можно отключить какой-то временной период.
Для дат существует свой формат срезов – временная шкала.
Она также в интерактивном режиме позволяет выбирать только интересующие вас временные интервалы.
Таким образом на базе сводной таблицы можно создать интерактивный отчет, в котором с помощью срезов и временной шкалы можно очень тонко фильтровать данные. Ну а преобразовав данные сводной таблицы в диаграммы или графики можно получить отличный дашборд, с помощью которого легко можно анализировать или демонстрировать информацию.
Ну а сводные таблицы – это очень обширная и увлекательная тема, которой я посвятил отдельный очень подробный видеокурс, который так и называется “Сводные таблицы“.
Нажмите на эту ссылку, чтобы перейти на страницу курса >>
________________________________________
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал Excel Master
★ Серия видеокурсов “Microsoft Excel Шаг за Шагом”
★ Авторские книги и курсы
Отчет в виде таблички, регулируемый фильтрами, помогает систематизировать информацию в крупных базах данных. Выясним, как составить такую таблицу на основе информации из документа Эксель и редактировать ее форму и содержание.
Содержание
- Как создается сводная таблица в Excel
- Классический способ составления сводной таблицы
- Использование Мастера сводных таблиц
- Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц
- Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов
- Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц
- Плюсы сводных таблиц
- Поля сводной таблицы
- Настройка внешнего вида таблицы
- Как работать со сводными таблицами в Excel
- Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу
- Обновление данных в сводной таблице в Excel
- Заключение
Как создается сводная таблица в Excel
Перед составлением сводной таблички необходимо проверить соответствуют ли ее компоненты нескольким критериям. Если не обратить на это внимание, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Условия таковы:
- над каждым столбцом есть шапка с заголовком;
- каждая ячейка в таблице заполнена;
- установлены форматы ячеек (например, только формат «Дата» для дат);
- в одной ячейке указываются данные только одного формата;
- необходимо разделить объединенные ячейки.
Рассмотрим два метода создания табличного отчета.
Классический способ составления сводной таблицы
Для проверки этого способа воспользуемся табличкой с данными о продажах спортивных товаров. Нужно поставить цель создания таблицы, чтобы четко представить результат. Выясним с помощью сведения данных, сколько женских теннисных кроссовок продали в магазине. Сумма должна отобразиться в строке рядом с наименованием, даже если продажи разбросаны на несколько строк в источнике.
Упростить обновление сводной таблички возможно через подключение динамических изменений. При добавлении новой информации в начальную табличку результат вычислений изменится. Это необязательный шаг.
- Нажимаем на одну из ячеек источника и открываем вкладку «Главная» в верхней части экрана. Нужно найти раздел «Стили», а в нем – функцию «Форматировать как таблицу». Выбираем понравившийся стиль.
- На экране возникнет окошко, куда требуется добавить диапазон данных. Обычно строка уже заполнена, остается проверить координаты, поставить галочку в графе «Таблица с заголовками» и нажать «ОК».
На панели инструментов появится вкладка «Конструктор таблиц». Она будет возникать в верхней части экрана каждый раз при выборе ячеек отформатированной таблицы. Программа дает таблице имя, его всегда можно изменить. Переходим к основному этапу – составлению табличного отчета:
- Необходимо открыть вкладку «Вставка», кликнуть по пункту «Сводная таблица» в левой части экрана.
- На экране появится окошко для составления сводной таблицы. Выбираем диапазон данных, из него будет создан отчет. Сначала в строке появится имя первой таблички – если есть необходимость, можно выбрать другие ячейки или указать имя другой таблицы из того же документа.
- Выберем место, где будет размещена сводная таблица. Ее можно поместить на тот же лист или на новый в одном документе с начальными данными.
- После заполнения всех полей нажимаем «ОК».
- Откроется окно для формирования таблички. В нем находится список полей и области настроек. В верхней части окна выбираем нужные поля. После этого перетаскиваем их в нужные области.
В заданной ситуации нужны несколько полей. «Пол» и «Вид спорта» попадают в категорию «Фильтры», «Наименование» – в область «Строки», «Сумма» перемещается в «Значение». Раздел «Столбцы» остается пустым.
Когда таблица сформирована, нужно применить выбранные фильтры. Разберем этот этап по шагам. Стоит вспомнить условие: нужно определить продажи женских теннисных кроссовок.
- Открываем раздел «Пол» в таблице и выбираем «Женский», после этого кликаем «ОК».
- Применяем фильтр к виду спорта – согласно условию, необходимо поставить галочку в графе «Теннис» и кликнуть «ОК».
Результат: на листе представлены только запрошенные данные. Информация о сумме в нескольких строчках с одинаковым наименованием суммируется.
Использование Мастера сводных таблиц
Составить отчет можно с помощью специального инструмента – Мастера сводных таблиц. Функция не находится в быстром доступе по умолчанию, поэтому сначала добавим ее туда.
- Открываем вкладку «Файл», ее раздел «Параметры». Находим пункт «Панель быстрого доступа», в появившемся списке выбираем пункт «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Кнопка «Добавить» станет активной, по ней нужно кликнуть, а после – нажать «ОК».
- Начинаем работу с Мастером сводных таблиц нажатием на квадратный значок, появившийся в верхнем левом углу экрана.
- Появится окно Мастера. Необходимо определить источник информации и вид отчета. В первом случае выбираем первый пункт – список или базу данных, во втором – сводную таблицу.
- Второй шаг работы с Мастером – определение диапазона данных. Программа автоматически выбирает диапазон, поэтому нужно проверить правильный ли он. Если данные выбраны неправильно, выбираем ячейки вручную. После настройки диапазона нажимаем «Далее».
- Определяем, где собираемся разместить сводную табличку. Если выбираете «Существующий лист», укажите конкретный лист из документа.
- Заполняем форму сводной таблички по правилам классического метода и выставляем фильтры.
Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц
Зачастую важные для отчета данные размещены в разных таблицах, и их требуется объединить. Воспользуемся Мастером сводных таблиц и совместим несколько баз данных в одну. Представим, что есть две таблицы с данными о наличии товаров на складе. Нужно воспользоваться инструментами Excel, чтобы объединить их в одну базу данных.
- Выбираем ячейку и открываем Мастер сводных таблиц и диаграмм. Если он уже есть на панели быстрого доступа, нужно нажать на соответствующий значок. О том, как добавить инструмент на панель, рассказано в разделе «Использование Мастера сводных таблиц».
- Данные находятся в двух источниках, поэтому выбираем пункт «В нескольких диапазонах консолидации». Также нужно выбрать разновидность отчета – «сводная таблица».
- На следующем шаге выбираем пункт «Создать поля данных» и нажимаем «Далее».
- Появится окно со списком диапазонов. Туда можно добавить несколько таблиц. Выделяем мышкой первую таблицу и нажимаем «Добавить», то же делаем со второй таблицей.
- Выбираем диапазоны по очереди и даем им имена как полям сводной таблицы. Также нужно указать количество полей.
- Последний шаг – выбор места для размещения отчета. Удобнее будет использовать новый лист, так новая таблица не нарушит расположение другой информации в документе.
Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов
Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.
- Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
- На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».
- Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».
Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц
Следует учесть несколько особенностей, проявляющихся при работе с отчетами в форме таблиц:
- проверьте верно ли прописаны наименования и прочая информация в каждой строке, иначе отчет будет составлен с учетом опечаток – для одного наименования будет создано несколько строк;
- необходимо заполнить всю шапку, если таблица не преобразована в динамическую, чтобы избежать ошибок;
- если данные отчета не изменяются автоматически (то есть она не динамическая), нужно обновлять информацию после внесения изменений в источники.
Важно! Обновить сводную табличку можно через вкладку «Данные». Для этого выбираем ячейку в таблице и находим на вкладке функцию «Обновить все».
Плюсы сводных таблиц
Отчеты в формате сводных таблиц обладают серьезными преимуществами перед другими типами отчетов в Excel. Рассмотрим каждое из них:
- Таблица составляется по практически любому объему данных.
- Редактировать вид отчета можно через меню форматов – встроенная библиотека содержит множество цветовых тем таблиц.
- Возможно объединение данных в более широкие группы, например несколько дат объединяются в кварталы.
- По результатам отчета можно провести расчеты с помощью инструментов Excel, это не повлияет на источники данных.
- Информация в сводной таблице может стать основой для составления графика или другого визуального отчета.
Поля сводной таблицы
Обратим особое внимание на один из шагов составления сводной таблички – выбор полей и распределение по областям. Для того чтобы понять метод работы с окном «Поля таблицы», рассмотрим его элементы по отдельности.
В более новых версиях Microsoft Excel окно выглядит немного иначе, но функции сохраняются.
- Форматы окна «Поля таблицы». В меню можно выбрать, какие разделы будут показаны на экране.
- Список полей, которые добавляются в отчет.
- В поле «Фильтры» нужно переместить показатели для дальнейшей фильтрации данных.
- Поле «Столбцы» должно содержать указания о том, какие данные вывести в столбцах.
- Назначение области «Строки» почти то же, что и у области «Столбцы» – указываем данные, которые будут выведены в строках.
- В области «Значения» должны оказаться поля с числовым форматом для вычислений.
Если в источниках много данных, можно воспользоваться функцией «Отложить обновление макета», чтобы предотвратить ошибки в работе программы.
Настройка внешнего вида таблицы
Изменения во внешнем виде сводной таблицы вносятся с помощью инструментов вкладки «Конструктор». Она появляется на панели управления, когда отчет уже составлен. Функции раздела «Макет» позволяют изменить структуру итоговой таблицы. Раздел «Стили сводной таблицы» содержит темы разных цветов, которые применяются к отчету.
Как работать со сводными таблицами в Excel
Бывает недостаточно создать отчет в виде таблицы – требуются дополнительные действия. Рассмотрим несколько способов работы со сводной таблицей, ее структурой и данными.
Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу
Если необходимо дополнить отчет новой информацией из расширенного диапазона, придется изменить выбор ячеек.
- Открываем вкладку «Анализ» (в более ранних версиях – «Параметры») и кликаем по кнопке «Источник данных».
- На экране появится начальная таблица, по которой был составлен отчет, и окно для выбора диапазона. Добавляем к ней столбец с новыми данными и выделяем новый диапазон мышью.
- Обновляем сводную таблицу – в списке появятся новые поля. Их нужно распределить по областям.
Обратите внимание! Невозможно сделать новую таблицу источником данных. Если нужно добавить информацию из таблицы, потребуется создать новый отчет на том же листе и поставить две таблицы рядом.
Обновление данных в сводной таблице в Excel
Если отчет не переведен в динамический формат, все еще есть способы обновить информацию в нем после внесения изменений в источник. Обновим сводную таблицу вручную. Для этого кликнем по любой ячейке отчета и по пункту «Обновить» в контекстном меню. Также можно воспользоваться кнопкой с тем же названием на вкладке «Параметры»/«Анализ».
На этой вкладке размещен инструмент, с помощью которого можно обновлять таблицу автоматически.
- Выбираем любую ячейку отчета и открываем вкладку «Параметры»/«Анализ». Находим пункт «Сводная таблица» – в нем нужно выбрать пункт «Параметры».
- Находим в настройках пункт «Разметка и формат». Этот раздел состоит из нескольких пунктов. Требуется поставить галочки в графах, показанных на изображении ниже, и нажать кнопку «ОК».
Заключение
Отчет в табличном формате быстро составляется благодаря инструментам Excel. Его наглядность и развернутость можно выбрать на этапе составления. Программа позволяет менять структуру и содержание таблиц.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
